Le contrôle URSSAF à la loupe avec la direction du contrôle
Entreprises, travailleurs indépendants, professionnels de santé, particuliers employeurs, associations… nous pouvons tous faire l’objet d’un contrôle URSSAF, mais en connaissons-nous véritablement la teneur ? Nous faisons le point pour vous en 8 questions-réponses avec un Représentant de la Direction du contrôle de l’Urssaf Ile-de-France, M. Thierry Bertrand.
Il s’agit du premier article d’une série de 2.
L’URSSAF Ile-de-France… en quelques chiffres
Représente 21.2% des comptes actifs du régime général de la France soit 1 251 309 cotisants (progression de 2.31% en un an). 105.1 milliards d’euros encaissés en 2015 à travers 5 542 591 opérations de paiement.
Pourriez-vous nous expliquer comment se déroule un contrôle sur place ?
La procédure débute par la réception d’un avis de contrôle qui informe la société contrôlée de la date de visite, des documents à présenter (liste non exhaustive), mais également de la possibilité d’être assisté notamment par son cabinet conseil.
Le premier rendez-vous débute souvent par un premier échange avec le dirigeant de la société (ou d’un représentant de l’entreprise mandaté par le dirigeant) pour suivre le contrôle. Celui-ci présente l’entreprise, les accords d’entreprise, les modalités de rémunération (avantages divers, remboursements des frais du personnel…).
Après cet échange, débute la phase d’investigation.
Dans un premier temps il s’agit de la consultation de l’ensemble des documents juridiques (statuts, procès -verbaux d’assemblée…) et contractuels (contrat de prévoyance, mutuelle). L’Inspecteur du recouvrement identifie les axes qu’il va approfondir lors de son contrôle.
Dans un second il analyse les documents relatifs à la paie (DADS, état récapitulatif de paie). Il y a là un véritable travail de consolidation et de confrontation entre les documents. L’inspecteur vérifie par exemple si les différents éléments de rémunération sont soumis à cotisations. Il vérifie également le paramétrage du logiciel de paie.
Vient ensuite la vérification des éléments comptables, avec le contrôle de la balance et du grand livre comptable. On vérifie si l’ensemble des rémunération et avantages enregistré en comptabilité sont bien soumis à cotisation. Il peut par exemple se demander si les frais professionnels remboursés sont bien justifiés (objet professionnel du déplacement) et quelles sont les modalités de leur remboursement (valeur forfaitaire ou réelle) ?
A l’issue des investigations, une nouvelle rencontre avec le dirigeant a lieu. Les différents constats effectués lors du contrôle sont alors présentés.
Les inspecteurs de l’Urssaf ont également une mission de conseil. Ils peuvent par exemple permettre ainsi à la société de corriger certaines erreurs de bonne foi en émettant des observations pour l’avenir, sans redressement chiffré pour la période contrôlée.
Quelques jours après le contrôle, le dirigeant reçoit une lettre d’observation, qui formalise l’état des lieux : quels sont les constats, existe-t-il des anomalies ? La lettre d’observation est obligatoirement communiquée aux sociétés qui font l’objet d’un contrôle.
L’entreprise dispose dès lors d’un délai de 30 jours après la réception de la lettre d’observation afin de répondre ou d’apporter de nouvelles informations. Il s’agit de la période dite contradictoire.
A l’expiration de ce délai, et après réponses aux remarques formulées, l’inspecteur transmet son rapport aux services de l’Urssaf chargés du recouvrement des sommes dues.
Si l’entité contrôlée souhaite contester la décision, elle doit saisir la commission de recours amiable (CRA). Depuis le 1er janvier 2017, le délai de saisine a été porté de un à deux mois dans le cadre du renforcement des droits du cotisant.
Que recherche un inspecteur URSSAF au cours de son contrôle ?
Cela dépend des phases de l’investigation. Lors de l’analyse des documents sociaux, l’inspecteur vérifie -par exemple- l’exactitude du calcul de la Réduction Générale des Cotisations sur les bas salaires (dite réduction Fillon). En effet, la formule de calcul de cette réduction diffère en fonction notamment de l’effectif de l’entreprise ou encore du temps de travail des salariés.
L’inspecteur vérifie si les rémunérations et avantages sont bien soumise à cotisation. Il vérifie également le calcul de certaines cotisations ou contributions particulières. Il s’agit par exemple de vérifier que les financements patronaux aux régimes de prévoyance, l’intéressement et la participation sont bien soumis à CSG/CRDS. Il s’agit là d’un travail très technique de l’inspecteur.
Les investigations comptables sont liées aux différents types de rémunérations ou d’indemnisation des salariés (quelles sont les modalités de remboursement de frais /quels sont les différents types de rémunérations ?).
Comment les entreprises doivent-elles préparer le contrôle ?
L’avis de passage permet d’obtenir des informations sur les documents qui seront à fournir lors du contrôle.
Il est bien important que l’entreprises puissent recenser toutes les pièces demandées.
Lorsque l’entreprise délègue la paie ou la gestion comptable, il est indispensable qu’elle prépare le contrôle avec ce cabinet extérieur. Il est fréquent que certaines pratiques ou dispositifs mis en place au sein de la société soient portés à la connaissance du cabinet à l’occasion du contrôle.
