La V2 du bulletin électronique dès 2017

Même si la dématérialisation de la paie est possible en France depuis 2009, il faut l’avouer, le bulletin de paie électronique est très peu utilisé dans l’hexagone, contrairement aux autres pays européens. La loi El Khomri, va permettre de « rattraper » ce retard puisqu’elle entend généraliser le bulletin de paie électronique.

Annoncé depuis 2005, le bulletin électronique a vu le jour en France en 2009, avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures du 12 mai 2009 qui a modifié les articles L3243-2 et L3243-4 du code du travail.
Cette nouvelle rédaction de l’article L3243-2 permettait à l’employeur de remettre le bulletin de paie du salarié sous forme électronique, « dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ».
Ce nouveau mode d’émission du bulletin de salaire, sous forme de document numérique remplaçant le papier, peine pourtant à s’imposer.
Dans les faits, très peu d’entreprises ont recours à la dématérialisation du bulletin car son application est compliquée, puisqu’elle est conditionnée à l’acceptation des salariés.

La loi El Khomri devrait inverser la tendance, puisqu’elle prévoit la généralisation du bulletin de paie. En effet, la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnel, prévoit que « sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique… ».

Effectif au 1er janvier 2017, ce texte autorise l’employeur, à remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés. Ceux-ci conservent toutefois le droit de s’y opposer. Ce texte marque le renversement de la règle d’option puisque jusque-là, c’était à l’employeur d’adresser une demande au salarié pour recourir à ce type de bulletin de paie. L’employeur ne sera désormais plus tenu de recueillir l’accord du salarié. La seule obligation pour l’employeur est que la remise devra s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».

Cela fait directement référence au recours à un tiers pour l’archivage des données, puisque le bulletin de paie devra être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique (ou SAE) choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci devra également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

Les bulletins seront donc automatiquement fournis dans ce format au sein des entreprises qui mettront ce système en place dès 2017. Les salariés qui souhaiteront conserver le format papier devront en faire la demande officielle.

Ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.
– Pour les entreprises, il y a bien évidement la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). On estime que ces 3 postes réunis représenteront une économie de 1.5€ à 3€ (au sein des petites et moyennes entreprises) par collaborateurs. Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents seront archivés sur un logiciel.
– Pour les salariés, ils pourront aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin.

Le seul véritable obstacle est la résistance au changement de certains collaborateurs. Celle-ci sera sans doute surpassée par la majorité des collaborateurs convaincue par sa simplicité, sa qualité, sa praticité et sa facilité d’utilisation.