Publié le : 23/01/19

Cabinet comptable: 3 outils pour sécuriser votre service paie

Cabinet comptable, sécuriser le service paie est l’une de vos priorités. Tout d’abord afin de remplir le contrat de confiance avec vos clients, mais aussi afin d’éviter un redressement en cas de contrôle Urssaf. Avec les changements multiples et récurrents de la législation sociale difficile de pas faire d’erreurs. Alors, comment sécuriser le service paie en cabinet comptable?
Parmi les outils qui permettent de sécuriser la paie, trois sont incontournables.

1 ) Le logiciel de paie

Un logiciel de paie performant n’est pas un gage de sécurisation du calcul de la paie. Le facteur humain dans le paramétrage et la gestion du logiciel est primordial.
Néanmoins, un logiciel de paie performant est une première condition pour avoir des bases saines et gagner du temps dans le contrôle. Le choix d’un bon logiciel de paie est une première étape à ne pas négliger.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de paie ?

›Un bon logiciel de paie installe automatiquement les mises à jour légales et conventionnelles, il est simple d’utilisation et permet de gagner du temps lors des régularisations de paie, des contrôles et des envois de déclarations sociales. Un bon logiciel de paie est évolutif et réactif aux changements réglementaires.
La maîtrise du logiciel de paie par les collaborateurs est importante. Un logiciel de paie connu uniquement dans ses fonctions de base ne permet pas à l’équipe de sécuriser la paie.

› La formation des collaborateurs sur toutes les fonctions du logiciel et ses mises à jour est primordiale. Un logiciel de paie non maîtrisé augmentera le coût de production par le temps supplémentaire passé à contrôler et à accomplir des tâches qu’il peut réaliser lui-même, mais dont le collaborateur n’a pas connaissance.

Pour lire plus d’articles à propos des logiciels de paie, vous pouvez consulter la section logiciel du blog PAY JOB.

2) La bible des procédures de paie

C’est un document de référence ou un dossier qui précise en détail, par écrit, les procédures de paie utilisées au sein d’un service, des règles techniques et opérationnelles mises en œuvre. Il sert de mémento au personnel affecté à la gestion de la paie.La bible de paie est un moyen de s’assurer de la cohérence de vos pratiques de paie.
Il contient :

les outils de contrôle utilisés par le service (tableaux de contrôle, formules de calculs, simulations, etc.)
les fiches maquettes à utiliser par chaque collaborateur pour demander des informations aux clients
des modèles de réponses faites sur un sujet, d’information, etc.

et permet :

d’éviter la désorganisation générée par le départ d’un collaborateur ou par une absence prolongée
de se servir comme support de formation pour l’intégration d’un nouveau gestionnaire de paie

› Les services paie attendent souvent d’avoir un nombre de collaborateurs importants pour mettre en place la bible de paie, ce qui génère plus de travail et de difficultés. Prendre l’habitude de préciser ses pratiques même lorsqu’une seule personne gère la paie, évitera la démotivation et le report de la rédaction de cet outil lorsque le nombre de collaborateurs aura augmenté.
› Pour en savoir plus concernant la bible des procédures paie lisez cet article écrit par Georgeta

3) La documentation

›Avoir des abonnements à la documentation sociale est un bon début. Mais l’organiser efficacement est tout aussi important.
›Un responsable de service paie reçoit tous les jours des alertes sur la paie, l’administration du personnel, les ressources humaines, la formation a l’impression de ne rater aucune information. Mais sans une stratégie claire, cette veille peut être contre-productif. Voici comment utiliser efficacement la documentation sociale :

A. Bien sélectionner ses sources

Comment?

Testez les outils, avec les versions d’essai gratuit ( ex: demandez une démonstration des fonctionnalités de l’outil).
Prenez soin de couvrir l’intégralité des besoins liés à la paie : les bases de la paie, l’actualité, les conventions collectives, la jurisprudence, des outils de calcul
Ayez au moins 2 sources différentes pour comparaison des interprétations des textes législatifs. L’interprétation d’une source peut être plus claire qu’un autre pour vous grâce des exemples cités variés.
Participez à des événements (ex: La journée nationale de la paie, La journée nationale du club social de l’ordre des experts-comptables).

B. Prévoir un temps pour la veille sociale

Disposer d’une bonne documentation ne suffit pas. Elle doit être lue et partagée.

Prévoyez et assurez-vous que les collaborateurs ont un temps suffisant pour faire des recherches et se documenter.
La réunion d’information est un autre temps à prévoir. Elle est nécessaire pour s’assurer de la bonne interprétation de l’actualité et sa mise en pratique de façon uniforme par les gestionnaires de paie.

C. Utiliser efficacement ses sources

Pour éviter de multiplier les recherches sur le même sujet, il est possible de :

sauvegarder ses recherches à l’intérieur des dossiers créés dans l’outil de veille
faire un recueil de recherches, études sur des informations récurrentes ou sensibles.

Vous pouvez créer une synthèse mensuelle de l’actualité ou vous abonner à des services qui vous proposent cette synthèse.

Outil bonus: La formation

Une documentation efficace ne remplacera pas la formation continue. La formation permet de connaître et maîtriser les spécificités de certains secteurs d’activité (« Hôtels cafés restaurants », « bâtiment », etc.), d’acquérir des techniques de communication et de paie.
J’ai de la gratitude d’avoir rencontré dans mon parcours professionnel des managers qui ont compris l’importance de se former et qui m’ont fait confiance pour choisir les formations dont j’avais besoin.

Et vous, quels outils efficaces vous utilisez dans votre service paie? N’hésitez par à réagir par rapport à cet article en écrivant un mail à contact@performant-consult.com
Pour en savoir plus et rentrer en contact avec Georgeta, vous pouvez suivre ce lien.Vous pouvez aussi lire les autres articles de Georgeta ici.