Un projet SIRH gagnant ! Retours d’experts

La mise en place d’un SIRH permet à l’entreprise d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines (ADP, paie, recrutement, mobilité, formation…). Les principaux avantages de la mise en place du SIRH sont : une meilleure organisation, un gain d’efficacité et de performance. Afin que l’entreprise puisse bénéficier des avantages que procure le SIRH, il est primordial pour elle de choisir la bonne solution mais également de suivre étape par étape son implémentation. Aussi pour éviter que celle-ci tourne au cauchemar, voici quelques conseils d’experts pour que l’expérience soit un succès.

Un SIRH pour quel Besoin ?

Avant toute conduite du projet SIRH, l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle mettre en place un SIRH ? Que va apporter le SIRH ? Quels sont les besoins ?

Toutes les entreprises n’implantent pas un SIRH pour les mêmes raisons. Talentia Software distingue 5 besoins (sachant qu’un SIRH répond normalement à plusieurs besoins) :

• Le 1^er besoin auquel répond le SIRH est la nécessité d’automatiser les processus RH (67% des entreprises)
• Pour améliorer la performance de la fonction RH (66%)
• Pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité (60%)
• Pour maîtriser les coûts de gestion de la fonction RH (44%)
• Pour gérer les talents (43%)

1 projet, 10 étapes

Le choix de la solution est une étape décisive dans le projet. Il ne faut pas que l’entreprise se retrouve avec un logiciel surdimensionné et des coûts disproportionnés par rapport aux besoins de l’entreprise.

Pour Fabienne Latour directrice marketing de HR Path le choix de la solution repose sur une méthodologie en 10 étapes, qui sont également les 10 points clés pour réussir son projet SIRH :

1) Définir l’objectif : pourquoi souhaitons-nous, nous munir d’un SIRH ? Quel type de projet ?

2) Réaliser un audit de l’existant : Penser à cartographier les outils existants. La volonté de mettre en place un SIRH découle souvent d’un rapprochement entre deux entités, il est alors indispensable d’auditer l’existant des 2 entreprises.

3) Projeter la cible : qu’est-ce-que l’entreprise souhaite faire ? Déterminer le schéma directeur SIRH cible

4) Quel est le Budget / ROI : combien cela va coûter à l’entreprise par rapport à ce que cela va rapporter ?

5) Constitution de l’équipe projet : de qui sera composée l’équipe projet / quelle sera sa mission / à quelles étapes du projet interviendront-ils ?

6) Création du cahier des charges : 2 cahiers des charges : fonctionnel et opérationnel. Les cahiers des charges doivent être précis, exhaustifs et surtout détaillés.

7) Planification du projet : établir mois après mois chacune des étapes (la phase de l’audit, des 1ers tests…)

8) Le choix de la solution. De nos jours plus aucune entreprise ne se lance dans le développement en interne d’une solution. Elles préfèrent se tourner vers les éditeurs de progiciels du marché qui proposent plusieurs types de solution. 3 critères fondamentaux doivent animer le choix de la solution :

• Critère technologique : La solution retenue est-elle compatible avec l’existant, est-elle facilement accessible, est-elle suffisamment intuitive la solution est-elle évolutive…
• Viens ensuite le critère financier, avec le prix de la solution.
• Puis le 3^e critère est le caractère de la dépense; est-ce un achat de logiciel, donc un seul coût ou un abonnement dès lors réglé mensuellement (ex Saas).

9) La préparation du projet

10) l’Anticipation de la phase de production : produire un plan d’assurance qualité visant à régir la production

L’entreprise qui prend la décision d’implanter un SIRH doit être consciente de ce que cela représente en termes de temps, de décision, de budget et de mobilisation des salariés.

Une communication claire

Il est indispensable de former les différents utilisateurs. Que cette formation soit assurée en interne ou via un prestataire, celle-ci doit être accompagnée par une forte mobilisation de l’ensemble de l’entreprise et d’une bonne communication.

Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement. L’objectif étant que le changement ne soit pas trop lourd pour les salariés (par exemple passer d’une solution « manuelle » à une solution complète) et surtout qu’il ne soit pas une source de stress.

Avec l’implantation d’un SIRH, c’est toute l’organisation de l’entreprise qui sera impactée. Il est important de communiquer sur le projet mais également de manière générale de rappeler le fonctionnement des RH dans l’entreprise et notamment certains processus.