La prise de poste des Managers Paie : un enjeu majeur

Chez PAY JOB, nous recrutons de plus en plus de Responsables de Service Paie (plus d’une trentaine de recrutements réalisés depuis le début de l’année). Malheureusement, les ruptures de période d’essai sont aussi fréquentes sur ces postes que sur les postes de gestionnaires de paie (près d’un recrutement sur cinq aboutit à un échec au cours de la période d’essai).

Nous avons vu dans un précédent article  que les candidats en sont majoritairement à l’initiative. Dans cet article, nous exposons les vertus du coaching d’intégration, que nous proposons désormais en option à nos clients.

Le thème de l’accompagnement de Managers en situation de prise de poste

Michael Watkins, professeur à Harvard, a étudié au début des années 2000 des managers promus au sein de dizaines d’entreprises puis livré ses conclusions dans un ouvrage « 90 jours pour réussir sa prise de poste ».

Pour mesurer la réussite d’une prise de poste, l’auteur définit ce qu’il appelle le seuil de rentabilité d’un nouveau Manager. Il s’agit du moment où le manager a apporté autant de valeur à son entreprise qu’il en a consommée. Il interroge 210 dirigeants afin d’évaluer ce moment, et obtient un chiffre de 6.2 mois. Les trois premiers mois sont dédiés à la formation du nouveau collaborateur, les trois suivants voyant une augmentation progressive de la productivité de ce dernier. Il estime que le délai d’atteinte du seuil de rentabilité peut être considérablement réduit si un nouveau manager est bien accompagné.

Chaque année, le quart des managers est appelé à de nouvelles fonctions, écrit Watkins. En outre, pour chaque individu qui change de poste, beaucoup d’autres (supérieurs, subordonnés collègues) voient leurs performances affectées. L’auteur met particulièrement en avant le cas des recrutements externes, des études ayant montré que près de la moitié des dirigeants recrutés en externe n’obtiennent pas les résultats attendus. Il explique cela par le fait que les dirigeants recrutés en externe ont besoin de temps pour s’intégrer à la culture d’entreprise, pour maîtriser les réseaux informels d’information et de communication et pour gagner l’estime de leurs nouveaux collaborateurs.

Une des observations principales de Watkins est que les nouveaux managers peinent à changer de perspective. L’urgence de la situation de prise de poste les amène à se centrer sur leur savoir-faire, qui a fait ses preuves dans leur précédente expérience. Ils ont ainsi tendance à vouloir transplanter l’organisation de leur précédente entreprise à la nouvelle, ce qui aboutit à un échec, puisque ce changement est initié sans tenir compte du système (acteurs en place, culture d’entreprise, produit vendu, concurrence et marché…) Pour réussir, le manager doit donc être capable d’observer son nouvel environnement et d’adopter un nouveau point de vue en conséquence. Cette phase de « recadrage » est la plus délicate. C’est dans ce sens qu’un accompagnement extérieur peut être profitable.

Nos observations dans le cadre de nos coachings d’intégration Managers Paie

Nous constatons premièrement qu’une situation de prise de poste est une période de vie très difficile pour les Managers Paie que nous accompagnons.

Ils sont soumis à de nombreux challenges :

– en tout premier lieu ils veulent convaincre leurs supérieurs qu’ils ont fait le bon choix en les recrutant. Pour cela, ils cherchent à démontrer leurs qualités professionnelles mais ils cherchent également à instaurer une confiance relationnelle avec eux,

– ils doivent aussi se faire accepter (et si possible apprécier !) par leur équipe, qui n’a pas été associée au processus de recrutement ; il s’agit d’un enjeu majeur,

– ils doivent encore convaincre leurs pairs, collaborateurs au même niveau hiérarchique (responsables comptables, des services juridiques, informatiques, etc.),

– ils doivent enfin convaincre leurs clients pour les Responsables de pôles sociaux de cabinet d’expertise comptable ou les salariés de l’entreprise pour les Responsables de services paie internes aux entreprises.

Tout cela se passe dans un contexte où le manager est souvent très peu accompagné par ses supérieurs (dans 3 cas sur 4 les Responsables Paie que nous suivons n’ont pas d’entretien personnalisé avec leur n+1 au bout des 15 premiers jours, certains attendent même plusieurs jours avant d’avoir accès à un ordinateur !). Ils sont par ailleurs souvent gênés par la présence du prédécesseur lors de la période de passation de dossiers, qui dans le cas d’un licenciement peut vouloir leur nuire, ou dans le cas d’un remplacement temporaire (maternité par exemple) peut craindre que ses habitudes soient remises en question par le remplaçant.

Une stratégie commune : de la recherche d’affinités à la recherche de reconnaissance professionnelle

Nous observons que les managers que nous accompagnons ont tendance à d’abord rechercher l’amitié de leurs pairs avant de privilégier la reconnaissance professionnelle. Certains proposent à leurs collègues d’aller déjeuner ou boire un verre après le travail, l’idée sous-jacente étant de pouvoir s’intégrer au plus vite en apprenant notamment les codes de l’entreprise.

Cette démarche d’intégration se révèle souvent décevante, car les collaborateurs de l’entreprise, pour la plupart, attendent de leur côté des gages de compétences professionnelles de la part du nouvel arrivant, avant de lui donner leur confiance. Les enjeux de compétition au sein des entreprises sont nombreux, qu’ils s’agissent de rivalités au sein d’un même service mais également entre différentes départements (typiquement les services paie et comptables des cabinets d’expertise ont souvent des intérêts divergents).

Dans un second temps, les néo-managers réorientent leurs efforts afin de faire valoir leurs compétences métier et les bénéfices associés pour l’entreprise et l’ensemble de ses acteurs. Cette démarche est facilitée par le fait que les managers disposent peu à peu d’une meilleure compréhension de leur environnement.

Notre proposition de coaching d’accompagnement

A travers nos accompagnements, nous cherchons à aider les Managers à prendre du recul par rapport à l’ensemble des enjeux qui se présentent à eux, afin de discerner ce qui dépend d’eux et ce sur lequel ils n’ont pas de possibilité d’agir. Mettre des mots sur leurs ressentis dans un cadre extérieur et confidentiel leur permet de progresser plus vite et plus sereinement. Le rôle du coach est très différent de celui du supérieur hiérarchique. Le professionnel accompagnant est avant tout au service du manager, afin qu’il puisse prendre patience face aux difficultés de la prise de poste et parvenir peu à peu à se positionner dans ce nouvel environnement, avec ses qualités propres, et son propre style managérial. Savoir prendre de la hauteur, reporter une décision précipitée ou accorder un peu plus de confiance à ses collaborateurs, mais aussi à soi-même, peut permettre que certaines périodes d’essai aboutissant aujourd’hui à un échec se transforment en réussite.