Les jours de congés payés pour fractionnement c’est maintenant

Lorsqu’un salarié prend une partie de ses congés payés en dehors de la période qui va de mai à octobre, il peut bénéficier de jours de congés payés supplémentaires pour fractionnement. C’est à compter du 31 octobre que le gestionnaire de paie peut déterminer si un salarié peut bénéficier ou non de ces jours supplémentaires.

Tout d’abord, je vous rappelle quelques principes de la prise des congés payés, puis les modalités d’acquisition des jours de fractionnement, un tableau récapitulatif pour synthétiser le gain lié au fractionnement et des astuces pour gérer le fractionnement.

Rappel de quelques principes sur les congés payés

  • Acquisition des jours de congés payés

Le salarié acquiert durant la période de référence 5 semaines de congés payés. La période de référence d’acquisition des congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.

  • Les deux fractions du congé annuel

Le congé annuel est de 5 semaines. Il est composé du congé principal de 4 semaines et de la cinquième semaine.

  • La prise des congés payés
    La prise des congés payés se fait, en principe, selon les règles de la convention collective applicable dans l’entreprise. D’une manière générale, le salarié doit bénéficier entre mai et octobre d’au minimum 12 jours consécutifs et au maximum de 24 jours de congés.

Si un salarié ne solde pas l’ensemble de son congé principal pendant cette période, il peut prétendre à des jours de congés payés supplémentaires : les jours de congés de fractionnement.

Acquisition des jours supplémentaires liés au fractionnement

Sauf renonciation écrite , les salariés, qui n’ont pas pris 4 semaines de congés payés pendant la période allant de mai à octobre, ont le droit soit à 1 jour, soit à 2 jours de congés payés supplémentaires de fractionnement.

  • S’il reste sur le compteur de congés payés entre 3 et 5 jours de CP, ils ont le droit à 1 jour de fractionnement.
  • Si sur le compteur, il reste minimum 6 jours de congés payés, alors les salariés bénéficient de 2 jours de congés payés supplémentaires.

Tableau récapitulatif

Parce que la méthode d’acquisition des jours de congés peut se faire selon la méthode des jours ouvrables ou selon la méthode des jours ouvrés, je partage avec vous un tableau explicatif avec les deux options.

En cas de calcul des congés payés en jours ouvrables

Solde du congé principal Jours de fractionnement acquis
de 3 à 5 jours 1 jour
minimum 6 jours 2 jours

En cas de calcul des CP en jours ouvrés

Solde du congé principal Jours de fractionnement acquis
de 3 ou 4 jours 1 jour
minimum 5 jours 2 jours

Comment faire pour bien faire ?

Parce que gérer le congé payé pour fractionnement n’est pas une option, je partage 3 astuces pour le suivre facilement.

  • À fin octobre, identifiez les jours de congés payés du congé principal restants.
  • Vérifiez que le salarié n’a pas renoncé à son droit au fractionnement
  • Et enfin,sur le bulletin de paie, ajoutez les jours de congés payés supplémentaires s’il y a lieu.

 

Classement : les 8 sujets les plus maîtrisés par les professionnels de la paie

« La paie est métier très technique »

 

Depuis le mois de septembre, le groupe Pay Job a lancé un vaste concours basé sur les connaissances techniques à destination des professionnels de la paie. Calcul du salaire pour un salarié entré en cours de mois, calcul de l’indemnité légale de licenciement, calcul des JRTT… toutes les thématiques paie sont présentes dans ce grand concours dont la finale aura lieu en septembre.

Au total, ce sont plus de 2 275 professionnels de la paie qui, depuis septembre, relèvent le défi. La moyenne de ce concours se situe aujourd’hui à 58%, ce qui est très bien !

Parmi les différentes thématiques abordées, quelles sont celles qui détiennent le meilleur taux de réussite ?

A partir des résultats observés sur nos tests voici le top 8 !

8 : Le calcul des plafonds et les cotisations

Avec un taux de réussite de seulement 52.71%, c’est le sujet le moins maîtrisé par les professionnels de la paie qui ont relevé les défis Pay Job.

Régularisation progressive de plafond, réintégration sociale, CICE, réduction Fillon…les règles concernant la fixation des taux et plafond évoluent régulièrement. Il n’est pas toujours aisé pour un professionnel de la paie de s’y retrouver.

Parmi les questions posées nous retrouvons : « Quels sont les éléments de la rémunération soumis à cotisations qui permettent de déterminer les tranches de cotisations ? » ou « Quel montant ne doit pas excéder la rémunération brute d’un salarié pour être éligible au CICE ? ».

7 : Les arrêts de travail et les congés évènements spéciaux

Arrêt de travail pour cause de maladie, maternité ou encore d’accident, la gestion des arrêts va souvent de surcroit avec la gestion des IJSS.

L’absence du salarié a de nombreuses conséquences sur la rémunération :  comment calculer les IJSS en cas d’accident de travail, les IJSS majorés, avec ou sans subrogation… sans oublier la gestion des congés évènements familiaux : combien de jours pour un pacs, un enfant malade…

Tous les professionnels de la paie n’interviennent pas sur le volet administration du personnel, cela peut expliquer le taux de réussite de 54.3%.

6 : Départ de la société et fin de contrat

A l’occasion du départ du salarié de l’entreprise, les indemnités versées peuvent prendre plusieurs formes : indemnité de fin de contrat, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité légale de licenciement et plusieurs autres.

Les indemnités de départ font parties intégrantes du solde de tout compte, une simple erreur de calcul peut avoir de lourdes conséquences.

Comment gérer la sortie d’un salarié en cours de mois, comment calculer la retenue de sortie, et qu’en est-il de la régularisation de plafonds ?

55.34% des professionnels de la paie ont réussi cette thématique.

Parmi les questions posées on retrouve « Dans quel cas, le pourcentage de l’indemnité de fin de contrat peut-il être limité à 6 % ? » ou « Quel est le taux du forfait social à appliquer sur les indemnités de rupture conventionnelle ? »

5 : Les congés payés et RTT

Les RTT ne sont pas gérées comme les congés payés puisqu’elles ne répondent pas à la même logique. Pour rappel, le nombre de RTT dépend des heures travaillées par le salarié alors que les congés payés sont cumulés chaque mois par le salarié qui y a droit quelque soit sa date d’entrée dans l’entreprise.

56.91% des participants ont validé cette thématique.

Parmi les questions posées on retrouve : « Comment sont indemnisées les JRTT ? ou « Un salarié peut-il renoncer à ses congés payés et demander une indemnité compensatrice en contrepartie ? »

4 :  La rémunération des apprentis – stagiaires et mandataires sociaux

Les stagiaires, apprentis mais également les mandataires sociaux par leur statut, ont des systèmes de rémunération particuliers. Par exemple, l’employeur qui accueille un stagiaire devra lui verser une gratification minimale lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois. Dans le cas de l’apprenti, la rémunération est fonction de son âge ainsi que de son niveau de formation. Enfin, le statut du mandataire social dépend quant à lui de la structure juridique avec laquelle il collabore, s’il est associé et du nombre de parts qu’il détient.

La rémunération des stagiaires n’a plus de secret pour les professionnels de la paie puisque 57.92% d’entre eux ont obtenu de bonnes réponses sur cette thématique.

3 : Les déclarations et obligations sociales

Les professionnels de la paie doivent fournir différentes déclarations sociales périodiques permettant de déterminer les cotisations et contributions sociales. La dernière-née, qui a fait grand bruit, est sans aucun doute la DSN. Les dates de déclarations dépendent de l’effectif dans l’entreprise et des dates de paiements des salaires.

Cette thématique a été validée par 59.28% des professionnels de la paie et se hisse à la 3e marche du podium.

2 : Les jours fériés, ponts et journée de solidarité

L’année 2018 est très généreuse, puisque plusieurs jours fériés chômés tombent un lundi, mardi ou jeudi. Certains jours donnent l’occasion d’un grand week-end pour ceux qui décident de faire le pont. Que les jours soient chômés ou travaillés, les incidences en paie diffèrent. A la différence des autres thématiques paie, la législation des jours fériés évolue peu.

En parallèle, les participants devaient également répondre aux questions sur la journée de solidarité instaurée en 2004. Comment traiter cette journée particulière en paie mais également comment gérer le casse-tête des compteurs ?

La gestion des fériés se hisse à la 2e marche du podium avec un taux de bonnes réponses de 62.10%.

1 : Les avantages et primes

Les entreprises ont de plus en plus recours aux primes, gratifications et avantages afin de récompenser, motiver ou prendre en compte les conditions de travail de leurs salariés. Sur les dernières années, bon nombre d’entreprises ont refondu leur système de rémunération variable en élargissant les populations visées mais également en modifiant les critères d’obtention, au point tel que des nouveaux métiers ont vu le jour dont le responsable comp & ben.

Ces pratiques de rémunération sont principalement observées au sein des grands groupes, là où exerce la grande majorité des professionnels de paie.

Avec un taux de réussite de 64.64%, la gestion de la rémunération variable se hisse sur la 1ere marche du podium.

 

Pour retrouver toutes les questions et réponses des défis, suivez le lien: http://www.payjob.fr/quizz/

Pour vous perfectionner sur un sujet, découvrez nos formation en paie: http://www.payjob.fr/les-formations/

La Paie : un métier d’avenir

Payer

 

  • au sens latin,  le mot « payer » est celui qui doit
  • salaire ou rémunération d’un travail
  • donner de l’argent pour un service ou un bien

S’il y a bien un métier dont on ne peut se passer, c’est bien celui de la Paie ! Quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, tous sont concernés.
La fonction est « inévitable » : les collaborateurs et collaboratrices doivent être payés.

Depuis quelques temps déjà, les offres d’emploi sont plus nombreuses que les candidats.

Le but de cet article est d’informer tous celles et ceux qui souhaiteraient choisir cette voie et qui s’interrogent sur la formation qui leur conviendrait le mieux car il est important de choisir en conscience les parcours proposés.

Quelle formation choisir pour devenir Gestionnaire de Paie ?

Avant de vous lancer dans cette recherche, il semble opportun de connaître les missions et le profil de ce métier pour savoir si c’est une voie pour vous, en fonction de vos goûts et vos aptitudes.

Missions

  • Réaliser et émettre les bulletins de paie.
  • Effectuer les saisies des éléments variables.
  • Remplir les documents réglementaires et périodiques.
  • S’assurer de l’application stricte du Droit Social et du Droit du Travail.
  • Entretenir des relations avec les caisses de retraites et les mutuelles.
  • Suivre les dossiers de gestion du personnel (congés, RTT, maladie…).
  • Maîtriser les outils informatiques de paie et gestion du personnel.
  • Renseigner les salariés.

Profil

  • Le Gestionnaire de Paie est un spécialiste des questions administratives liées à la gestion du personnel.
  • Il doit pouvoir expliquer précisément un bulletin de paie au salarié.
  • Il doit faire preuve :
  • de rigueur et d’organisation,
  • de fiabilité et de confidentialité,
  • de curiosité intellectuelle,
  • d’un sens de la communication affirmée,
  • d’un esprit de synthèse et d’analyse.

Formation

  • BAC +2 ou +3 : BTS, DUT, Licence Professionnelle
  • Connaissances mathématiques

Écoles et centres de formation

A. En présentiel

B. En présentiel et ouverte à distance

  C. Par correspondance

 

 

 

 

 

 

Pour aller plus loin, découvrez notre formation éligible au CPF  Gestionnaire de paie en cabinet d’expertise comptable

Autodidacte et métiers de la paie : 2 notions contradictoires ?

« Je n’ai pas le bac, et je suis responsable paie dans un grand groupe international »

 

Il existe des métiers accessibles sans le bac, parmi ceux-ci on retrouve notamment les carrières commerciales car être un excellent vendeur ne s’apprend pas à l’école.

Qu’en est-il des métiers de la paie qui exigent une haute technicité et une maîtrise de l’environnement règlementaire ? Est-il possible de faire de la paie son métier sans pour autant détenir de diplôme ? Nous serions tentés de répondre par la négative tant la profession est complexe, cependant contre toute attente ce secteur compte de nombreux autodidactes.

Ainsi, nous notons que parmi les nombreuses candidatures de professionnels de la paie que nous traitons, 20% n’ont aucun diplôme et 10% un niveau bac.

Plus précisément nous notons que 14% des gestionnaires de paie et 16% des responsables paie n’ont pas de diplôme d’étude supérieure.

Le secteur de la paie serait donc une exception à la culture du diplôme toujours très marquée en France. Comment expliquer cela ?

Trois constats permettent de répondre à cette question.

1er constat : un métier qui a beaucoup évolué

 

Auparavant, il n’existait pas de formation initiale dédiée exclusivement aux métiers de la paie, les postes de gestionnaires paie étaient souvent occupés par des autodidactes. Ceux-ci étaient formés sur le tas et grâce à des opportunités internes et mêmes parfois accompagnés directement par leur responsable ils pouvaient gravir les échelons et devenir responsable paie.

Si aujourd’hui les métiers de la paie sont orientés sur le conseil et sur les activités à forte valeur ajoutée ce n’était pas le cas autrefois. La saisie de masse était récurrente et les activités de contrôles très ponctuelles.

« Auparavant le métier était moins technique et nécessitait une expertise métier moins élevée puisque la principale tâche consistait à saisir les données » nous confie une responsable paie. Pour elle, grâce à leur motivation personnelle et leur capacité d’apprentissage les autodidactes pouvaient faire « carrière » dans les métiers de la paie.

De ce fait, nous observons que la population d’autodidacte est davantage représentée par les professionnels de la paie les plus âgés.

2e constat : l’expérience prime sur la formation

 

Les entreprises accordent plus d’importance à l’expérience qu’aux diplômes.  Les différentes études Pay Job le démontrent (étude gestionnaire paie et manager paie). Le métier s’apprend avant tout « sur le tas ».

Les employeurs veulent avant tout des spécialistes rapidement opérationnels !

Devant la pénurie de profil, certaines entreprises n’hésitent pas à investir dans la formation de collaborateurs non diplômés pour « créer » les spécialistes qu’ils ne trouvent pas sur le marché.

Un dirigeant d’un cabinet d’expertise comptable nous confiait qu’il n’hésite pas à recruter un gestionnaire de paie sans formation dès lors que ce dernier détient une expérience acquise en cabinet d’expertise comptable. « Aujourd’hui il est compliqué de recruter un collaborateur paie, d’autant plus en cabinet car tous ne souhaitent pas forcément travailler au sein d’un cabinet d’expertise comptable ainsi dès lors que nous identifions un profil qui détient de l’expérience et les compétences requises nous n’hésitons pas à le rencontrer… le niveau de formation n’entre pas dans nos critères de recrutement ».

Contrairement à certains secteurs peu ouverts, voire fermés aux autodidactes, le secteur de la paie très pénurique prend le pari d’offrir des opportunités aux autodidactes à condition que ceux-ci détiennent de l’expérience.

3e constat : la paie est un métier qui requiert une formation continue

 

« Faire de la paie c’est accepter de se former perpétuellement car les actualités sociales sont très riches », nous confie un gestionnaire de paie junior. Puisque le droit social est en perpétuelle évolution, la première qualité d’un bon gestionnaire de paie réside dans la veille juridique qu’il réalise. Dans ce secteur l’apprentissage doit être continu (voici notre catalogue de formation).  Les autodidactes sont animés par la volonté d’apprendre coûte que coûte, et surtout ils savent rechercher l’information manquante, c’est pourquoi il n’est pas impossible pour eux de réussir dans la paie.

Aujourd’hui le digital transforme l’accès à l’information, celle-ci est en libre accès sur internet (à condition de savoir trier l’information). Certains professionnels ont tout appris sur internet ou dans les ouvrages consacrés à la paie et de ce fait ne disposent d’aucun diplôme.

 

A défaut de diplôme, l’autodidacte devra trouver L’EMPLOYEUR qui acceptera de lui laisser une chance, qui acceptera de le former, car le N+1 joue souvent un rôle indispensable de mentor.

 

 

Quand le bulletin électronique devient la norme et le papier l’exception

Annoncé depuis 2005, il aura finalement fallu attendre 2017, pour voir la généralisation du bulletin de paie électronique. Tour d’horizon de son application.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut décider de remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés.

En réalité cette possibilité existait déjà, cependant dans les faits, très peu d’entreprises avaient recours à la dématérialisation du bulletin car son application était très / trop compliquée. Sa mise en œuvre était conditionnée à l’acceptation des salariés. Auparavant l’employeur qui souhaitait remettre un bulletin électronique à ses salariés devait recueillir leur accord.

Depuis janvier 2017 et le renversement de la règle d’option, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. La grande majorité des salariés l’ont adopté car il présente de nombreux avantages.

Un changement apprécié

Dans les entreprises qui ont opté pour cette transmission, le changement a été rapidement apprécié. La grande majorité des salariés se disent satisfait de ce mode de transmission et côté employeur on apprécie cette « praticité » En effet ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.

  • Pour les salariés, grâce au coffre-fort numérique RH ils peuvent aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin.

Le bulletin dématérialisé séduit surtout les jeunes qui en apprécient l’instantanéité et l’accès depuis leur    smartphone.

  • Pour les entreprises, il y a bien évidement la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). Cependant dans les faits les entreprises réalisent-elles réellement des économies, ou les dépenses sont-elles simplement transférées du poste d’impression et d’envois postaux, aux solutions de coffre-fort numérique et de signature électronique ?

Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents sont archivés sur un logiciel.

Chez Pay Job, 100% des bulletins de paie sont aujourd’hui dématérialisés. Nous avons ainsi gagné en instantanéité (plus besoin d’attendre le courrier) et en gain de temps.

Les salariés peuvent s’y opposer

L’employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d’opposition au bulletin de paie électronique soit un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche.

Cette information préalable permet au salarié d’anticiper la dématérialisation de son bulletin de paie et surtout de s’y opposer. A tout instant le salarié peut refuser la dématérialisation et même s’il a accepté, le salarié peut à tout moment demander de revenir à la version « papier ».

Une DRH d’un grand groupe nous confiait que le nombre de salarié opposé à la dématérialisation est minime. Selon elle, cette opposition revêt davantage d’une opposition au changement plutôt qu’au bulletin électronique.

La conservation et la disponibilité du bulletin

La seule obligation pour l’employeur est que la remise doit s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité » (article L3243-2 du code du travail).

L’employeur est libre de choisir, soit il garantit lui-même cette disponibilité, soit il fait appel à un prestataire extérieur. Le bulletin de paie doit être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci doit également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

L’employeur doit garantir la « disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Le salarié doit être en mesure de récupérer à tout moment ses bulletins de paie dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive (article D3243-8 du code du travail).

Le salarié dont l’employeur actuel ou les anciens dématérialisent auprès d’un prestataire, peut consulter ses bulletins de salaires depuis son CPA (compte personnel d’activité). Ainsi cela permet au salarié de disposer d’un emplacement unique pour conserver tous ses bulletins.

Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de remettre au salarié un bulletin de paie simplifié afin de faciliter la lisibilité des bulletins de paie par les salariés. Il est fort à parier que les employeurs en profitent pour dématérialiser leur bulletin de paie, même si cela n’est pas une obligation.

1ers retours sur la phase de test du prélèvement à la source

Alors même que le gouvernement a confirmé le report de l’application du prélèvement à la source (PAS) au 1er janvier 2019, celui-ci est entré en phase de test. En première ligne de ce test en conditions réelles, le Groupement d’intérêt public – Modernisation des déclarations sociales GIP-MDS.

Mme Elisabeth Humbert-Bottin, Directeur général du GIP-MDS, nous livre les premiers retours.

Le gouvernement a annoncé le report du prélèvement à la source, est-ce que cela affecte la phase de test, si oui comment ?

Le système pilote qui devait être mis en œuvre en juillet est maintenu et a démarré. Cela étend simplement la durée du test, la méthode est inchangée.
Ce délai de déploiement supplémentaire va laisser plus de temps aux acteurs pour fiabiliser et sécuriser leurs process, ce ne peut être que bénéfique.

Bercy a annoncé le nombre de 700 entreprises qui testent le projet, est-ce exact ? Qui sont-elles ? Est-ce qu’il y a un secteur d’activité qui se détache ?

Comme l’indique la DGFIP, le Pilote compte plus de 700 organismes inscrits (160 entreprises, 500 organismes institutionnels et la grande majorité des éditeurs de logiciels de paie).

Quels sont les premiers retours ?

Le pilote a été ouvert il y a seulement un mois, il est encore tôt pour avoir des retours significatifs.

Cela étant il peut être observé que le pilote a déjà permis de mettre en évidence quelques réglages de nature à faciliter le déploiement du PAS pour tous à plusieurs niveaux :

– Sur le système net entreprises : améliorations notamment d’ergonomie pour une meilleure compréhension des actions à opérer
– Dans le système de la DGFIP : amélioration et clarification des messages retours opérés
– Pour les éditeurs : vérification de la bonne implémentation de cas particuliers
– Pour les entreprises : vérification des paramétrages de base

Cette expérience donnera lieu à production de conseils opérationnels permettant aux entreprises dont le démarrage en pilote puis en réel est à venir d’opérer celui-ci dans les conditions optimales.

Comment se déroule ce test en conditions réelles, pouvez-vous nous présenter cette phase dans le détail ?

Ce Pilote se séquence en deux temps :

1er temps : du 30 juin au 31 août : phase d’appel des taux : les entreprises déposent des DSN qui sont transmises à la DGFIP : la DGFIP, sur la base de ces DSN, émet des CRM nominatifs à destination des entreprises. Ce CRM pour chaque NIR déclaré dans la DSN contiendra un taux fictif à appliquer au salarié

2e temps : du 31 août à fin décembre : phase d’intégration des taux et du PAS dans les DSN : les entreprises pilotes ayant récupéré leur CRM nominatif de la DGFiP intégrant les taux, viendront déposer des DSN contenant les blocs relatifs au PAS qui seront transmises à la DGFIP.

Les suites de ce Pilote à compter de début 2018 (compte tenu du report de la mise en production en 2019) sont en cours de calage.

Au préalable, les déclarants devront respecter certains pré-requis :
-Les déclarants (entreprises ou tiers-déclarants) doivent avoir un éditeur en capacité de proposer une solution compatible avec le pilote PAS DSN.
-Les entreprises doivent s’inscrire en remplissant le formulaire en ligne sur DSN-info en amont des premiers dépôts : http://www.dsn-info.fr/pilote-dsn-pas.htm

S’agissant des retours d’informations par la DGFiP, les taux transmis seront des taux fictifs, par souci de respect de la confidentialité des éléments relatifs aux individus. Les valeurs de taux transmis et la présence ou l’absence de taux transmis sera aléatoire et n’aura en aucun cas vocation à refléter la réalité de la situation fiscale de l’individu employé.

Quels sont les enjeux de cette phase de test ?

Deux composants majeurs sont à éprouver concernant le prélèvement à la source :
le fonctionnement du prélèvement à la source pour les entreprises (PAS), lequel passera par la DSN
le fonctionnement du dispositif complémentaire qui a été prévu dénommé PASRAU (prélèvement à la source sur les revenus autres) qui vise à la collecte du prélèvement à la source pour les organismes versant des prestations retraite, prévoyance, etc …

Pour la DSN le prélèvement à la source (PAS) est « naturellement » présent dans la DSN puisque la DSN est un message rendant compte des éléments calculés en paie et que le PAS sera calculé en paie.

La DSN est aujourd’hui un dispositif qui fonctionne ; elle est généralisée auprès de plus d’1,5 million d’entreprises et elle est fiable, les taux de qualité constatés par les organismes qui l’utilisent sont bons.

Le PAS a conduit à ajouter quelques données dans la DSN sachant que la donnée principale qui est la base fiscale est déjà véhiculée en DSN depuis le début du projet (la DSN remplace déjà dès la campagne sur les revenus 2017 la DADS U pour la collecte du montant permettant de pré imprimer la déclaration pré remplie).

Les données ajoutées sont :

– Le taux à appliquer – il sera transmis par la DGFIP à réception de la DSN du mois antérieur – pour amorcer le dispositif dès octobre de l’année qui précède la mise en place ; les entreprises recevront automatiquement les taux à appliquer à chaque salarié
– Le type de taux pour signaler les cas d’application d’un taux par défaut lorsque le vrai taux n’a pu être récupéré
– L’identifiant du taux qui permettra à la DGFIP de vérifier que l’entreprise a bien récupéré les retours
– Le montant du PAS calculé
– Les mêmes données dans un espace spécifique de la DSN réservé aux corrections d’erreurs faites par un déclarant sur un mois ; seules les erreurs dont l’entreprise sera à l’origine seront à rectifier ; pour les autres la DGFIP traitera les rectifications en lien direct avec le salarié
– Une donnée spécifique pour des cas particuliers (apprentis, contrats courts, prestations IJ subrogée)

Par ailleurs le système PASRAU permet à tous les organismes servant des prestations d’appliquer le PAS selon la même logique que dans la DSN telle qu’expliquée ci-dessus.

D’un point de vue opérationnel, la phase de « pilote » est mise en place afin de permettre à toutes les parties (entreprises & tiers-déclarants, éditeurs, DGFiP) de tester le dispositif en conditions réelles en amont de l’obligation légale.

Il est important que des profils variés d’entreprises participent au test, un panel large d’entreprises est recherché, la représentativité en termes de variété des solutions logicielles et de typologies d’entreprises permettra d’adapter les fonctionnalités nécessaires. Par exemple, des éditeurs ayant un parc client diversifié (public et privé / petites et grandes entreprises), des grandes entreprises avec des contrats de droit privé mais aussi la fonction publique (collectivités, fonction publique d’Etat), etc.

Trois axes principaux sont poursuivis dans le cadre du pilote pour la DSN :
– s’assurer que les 20 éditeurs qui représentent plus de 90% des paies réalisées en France ont bien mis en place et éprouvé une version compatible PAS
– s’assurer que les experts comptables qui représentent 60% des paies réalisées en France ont bien appréhendé son fonctionnement et ses impacts dans leurs relations avec les entreprises clientes
– pour les entreprises qui réalisent directement leur paie s’assurer dans les différents secteurs de l’économie qui représentent des cas de paie différents que le paramétrage des logiciels est conforme et les procédures de gestion praticables

L’intérêt pour l’entreprise elle-même de participer au pilote est de rôder ses process et ce a fortiori lorsqu’elle gère des situations particulières comme des rémunérations versées à des stagiaires ou apprentis, des CDD de moins de 2 mois, de nouvelles embauches, des revenus étrangers, le versement d’indemnités journalières subrogées soumises au prélèvement à la source, etc.

Pour le pilote PASRAU les axes majeurs poursuivis sont :
– s’assurer que les gros producteurs de prestations (retraite, IJ) sont prêts
– vérifier la qualité de l’identification des salariés
– s’assurer de la robustesse du système avec de gros fichiers

Quel est le rôle du GIP-MDS pendant cette phase ?

Le rôle du GIP-MDS est multiple.

D’un point de vue technique, nous nous assurons que tout est opérationnel et fonctionne correctement. Ce test permettra d’évaluer en conditions réelles les fonctionnalités et de les ajuster si besoin avant l’ouverture à l’ensemble des entreprises.
Il s’agit de fournir à la DGFIP un outil « clé en main », utile et opérationnel à l’issue du test.

Nous sommes aussi partenaire des entreprises. C’est l’ADN de la gestion de projets au GIP-MDS : placer l’utilisateur et donc les entreprises, au cœur de la construction du dispositif.
L’originalité de ce dispositif est de travailler étroitement avec des entreprises à toutes les étapes du projet pour effectuer les ajustements qui vont le rendre plus performant. Les fonctionnalités sont donc développées et adaptées au plus près des besoins des entreprises en fonction de leurs retours.

Le GIP-MDS accompagne et informe les entreprises. Une documentation spécifique au PAS est mise à disposition des éditeurs et déclarants, sur le site DSN-INFO, afin de faciliter leur appropriation des consignes et modalités déclaratives prévues pour le PAS. Pour toute autre demande relative à la DSN, les éditeurs et déclarants peuvent s’appuyer sur les ressources mises à disposition dans le cadre du projet : Les questions relatives à la phase « pilote » PAS-DSN peuvent être adressées via la base de connaissances en mentionnant qu’il s’agit d’une question relative au pilote PAS (https://dsn-info.custhelp.com).

Indemnités non soumises à cotisations : les questions à se poser en paye

Dans un précédent article, nous avons abordé la question des avantages en nature et du remboursement des frais professionnels. Avec les indemnités non soumises à cotisations, nous élargissons notre champ d’investigation et nous tenterons de définir de manière fine quelles sont les sommes versées sous formes d’indemnités et qui sont non soumises à cotisations. Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Quelles sont les caractéristiques des indemnités non soumises à cotisations ?

Dans son sens premier, une indemnité est une  compensation financière destinée à réparer un dommage (par exemple, les indemnités de rupture de contrat). En  droit du travail, le mot désigne un salaire accessoire qui n’est pas inclus dans le traitement, mais qui est versé en rémunération d’une sujétion de service ou en remboursement d’une dépense avancée par le salarié que l’employeur prend en charge (par exemple des frais de transport ou de repas).

En droit de la sécurité sociale on dénomme « indemnité journalière » la somme destinée à remplacer en tout ou partie,  la rémunération que pendant son congé de maladie, le travailleur ne perçoit plus de son employeur.

Aussi, il est communément admis que les indemnités ne soient pas soumises à cotisations dans le respect de certaines limites qui sont liées à la nature des indemnités versées.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

Il n’existe pas de définition légale commune qui permettrait de classer ou de typer les sommes appelées indemnités non soumises à cotisations. La première difficulté à laquelle se trouve confronté tout professionnel de la paye, est la pluralité des situations auxquelles renvoient le versement de telles sommes.

De manière générale, une indemnité, contrairement à une prime, n’est pas soumise à cotisations. Toutefois, il existe de faux-amis.

Par exemple, une prime de panier est en fait une indemnité (donc non soumise à cotisations dans le respect du barème ACOSS). A l’inverse, une indemnité de fin de contrat est une prime visant à rémunérer la précarité du contrat et à ce titre doit être soumise à cotisations.

Nous voyons là la difficulté d’organiser et par conséquent de gérer le traitement social et fiscal de ces sommes. Dans tous les cas, en matière de méthodologie de contrôle, la première étape consiste à contrôler la possibilité ou non de ne pas soumettre à cotisations. La deuxième étape est de s’assurer du respect des limites de non-soumissions aux cotisations.

Quelles sont les indemnités les plus fréquemment rencontrées ?

Le sujet le plus classique est celui des indemnités de rupture d’un contrat, citons par exemple les indemnités légales et/ou conventionnelles de licenciement, les indemnités transactionnelles.

Viennent ensuite les indemnités journalières de Sécurité Sociale (en cas d’arrêt de travail pour maladie, accident du travail, maternité, paternité…).

Et enfin, toutes les indemnités de repas, de déplacement (grand et petit).

En quoi « le versement d’indemnités » à un salarié peut constituer un risque URSSAF ?

Toutes les sommes qui échappent aux cotisations peuvent potentiellement présenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer la nature des sommes versées. Enfin, quand bien même le versement de l’indemnité est justifié, il s’agit ensuite de s’assurer que le plafonnement des sommes non soumises est bien respecté : par exemple, du point de vue social, les indemnités de rupture sont plafonnées à deux PASS (plafond annuel de la sécurité sociale).

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces sommes.

Les voies de contestations du contrôle Urssaf 2/2

Vous venez d’être contrôlé et voilà vous êtes redressé, que pouvez-vous faire ? Connaissez-vous véritablement les moyens de contestation ? Nous faisons le point pour vous en 5 questions-réponses avec la responsable du département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France, Mme Marie Eva Haguet.
Il s’agit du second article d’une série de 2.

L’Urssaf Ile-de-France en quelques chiffres:
En 2015, 96.68% des opérations de paiement sont dématérialisées. 111 640 délais de paiement ont été accordés aux cotisants. L’Urssaf Ile-de-France comptabilise 11.087 millions de DPAE en 2015 soit une hausse de 3.34%.

Le département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France a 3 principales missions :
-Il est chargé de transmettre les informations juridiques en interne
-Il est un appui juridique aux sollicitations des collègues
-Il permet la sécurisation des procédures

Les remarques des entreprises sont-elles réellement prises en compte lors de la phase contradictoire ?

La période contradictoire est véritablement une période d’échange et de dialogue avec le contrôleur. Pendant cette période, la société contrôlée peut faire part de ses remarques ou apporter des éléments nouveaux. L’ensemble de ces éléments sont pris en compte par le contrôleur puisqu’il a l’obligation d’y répondre.

Si l’argumentaire juridique est valable il sera forcément pris en considération. Un redressement porte toujours sur un point de droit et la marge de manœuvre n’est en aucun cas différente d’un contrôle à l’autre.

Quels sont les moyens de l’Urssaf si les cotisations ne sont pas réglées dans le délai de la mise en demeure ?

Si l’entreprise contrôlée ne conteste pas le redressement en saisissant la commission de recours amiable (CRA), elle a un mois pour payer le total des cotisations mais également pour s’acquitter des majorations de retard. Ce délai court à compter de la notification de la mise en demeure qui constitue la décision de redressement.

Si passé ce délai la société n’a pas réglé les sommes dues, l’Urssaf peut émettre une contrainte. Il s’agit là d’une procédure de recouvrement extrajudiciaire, qui est délivrée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par huissier et qui a les effets d’un véritable jugement. Ce document mentionne en autre le montant de la dette (montant redressement + pénalités de retard), le délai de quinze jours qui permet de faire opposition et l’adresse du tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS) compétent.

Le département des affaires juridique est-il saisi pour tout litige ?

Notre service est très polyvalent. Nous intervenons notamment lorsque la législation est complexe. Ce fut le cas lors de la mise en place de la réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale. A l’origine cette loi était relativement « simple » d’application, cependant avec les différentes mesures prises ces dernières années cette mesure est devenue véritablement complexe. C’est également le cas pour le régime social de faveur applicable au financement des retraites complémentaires et du régime de prévoyance.

Il est également important de noter que l’Urssaf accompagne les entreprises dans la compréhension et la mise en application des textes. Ainsi en 2015, 5 470 demandes complexes transmises par les cotisants, les services de l’URSSAF ou par les partenaires ont été traitées.

Dans ce cadre, il est important pour les cotisants et futurs cotisants de connaître la procédure de rescrit social, par laquelle toute question juridique nouvelle peut nous être adressée, notre réponse engageant notre organisme notamment dans le cadre des opérations de contrôle (pour autant que la situation exposée soit conforme à la réalité ou que la législation n’ait pas évolué). Cette procédure permet ainsi une véritable sécurisation juridique de certains questionnements des entreprises.

Les voies de contestations du contrôle Urssaf 1/2

Vous venez d’être contrôlé et voilà vous êtes redressé, que pouvez-vous faire ? Connaissez-vous véritablement les moyens de contestation ? Nous faisons le point pour vous en 5 questions-réponses avec la responsable du département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France, Mme Marie Eva Haguet.
Il s’agit du premier article d’une série de 2.

L’Urssaf Ile-de-France en quelques chiffres:
En 2015, 96.68% des opérations de paiement sont dématérialisées. 111 640 délais de paiement ont été accordés aux cotisants. L’Urssaf Ile-de-France comptabilise 11.087 millions de DPAE en 2015 soit une hausse de 3.34%.

Le département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France a 3 principales missions :
-Il est chargé de transmettre les informations juridiques en interne
-Il est un appui juridique aux sollicitations des collègues
-Il permet la sécurisation des procédures

En cas de redressement, existe-t-il des voies de recours, permettant de contester le redressement et le montant du redressement ?

Lors de la réception de la lettre d’observation, débute la période contradictoire pendant laquelle le cotisant peut formuler ses remarques en retours. L’inspecteur à l’obligation d’y répondre. A l’issu de cette période le redressement peut être : tout simplement abandonné puisque le cotisant aurait apporté de nouveaux éléments, maintenu en partie ou maintenu en intégralité.

Dans le cadre du maintien de la procédure de redressement, l’Urssaf adresse à l’entreprise contrôlée un courrier de mise en demeure en recommandé avec avis de réception.

Dès réception du courrier 3 possibilités s’offrent au cotisant :

  • Régler les sommes dues dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la lettre
  • Demander des délais de paiement supplémentaires
  • Contester la décision de redressement URSSAF

 

Pour contester le redressement il faut dans un délai de deux mois (délai issu du décret du 8 juillet 2016) à compter de la réception de la mise en demeure saisir la Commission de Recours Amiable de l’URSSAF.

La procédure devant cette commission, s’effectue uniquement sur pièces. Il s’agit des éléments communiqués et arguments avancés dans la lettre de saisine.

Une fois saisit, la Commission rend sa décision dans un délai maximum d’un mois.  Le défaut de réponse dans ce délai équivaut à un rejet de la contestation.

En cas de rejet ou de réponse négative ou d’absence de réponse de la Commission, le cotisant peut saisir le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale (TASS) dans un délai maximum de 2 mois soit à compter de la date de notification de la décision, soit à partir de l’expiration du délai d’un mois dont la CRA disposait pour répondre.

Pendant le contrôle le cotisant peut-il refuser l’accès à certains documents ?

Tous les documents doivent être mis à disposition lors du contrôle. La liste des documents est établie dans l’avis de contrôle, cependant puisqu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive pour la suite du contrôle la bonne entente sera de bon augure.

Nous vous donnons rendez-vous le 22 août pour la seconde partie de cette interview.

CICE et réduction générale de cotisations « FILLON »

Dans notre série sur les sujets sensibles en paye, nous abordons deux dispositifs qui posent bien des difficultés pour les professionnels de la paye, la réduction générale des cotisations patronales dite « Fillon » et le CICE (crédit d’impôt pour la compétitivité des entreprises). Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Pour quelles raisons, le calcul du CICE, qui est une mesure de crédit fiscal, est associé à la réduction générale des cotisations patronales dite « Fillon » ?

Effectivement, on pourrait s’interroger sur le lien qui existe entre ces deux mesures. La réponse est simple, les paramètres de calcul du CICE et de la réduction « Fillon » comportent les mêmes caractéristiques. En effet, le calcul du SMIC de référence est notamment identique. A signaler que ce sont les mêmes paramètres pour le calcul de la cotisation Allocations Familiales.

Aussi, le CICE, assis sur les rémunérations brutes versées est calculé par les services paye, déclaré via la DSN et envoyé à destination des URSSAF.

Le CICE constitue ainsi un sujet porté par les services paye mais partagé avec les services financiers et comptables et pour cause, car le CICE peut faire l’objet d’une demande de restitution immédiate ou d’un préfinancement du crédit d’impôt auprès d’un organisme bancaire.

Quels sont les points de vigilance, de contrôle et les bonnes pratiques à adopter pour circonscrire ces deux sujets ?

Le calcul de la réduction « Fillon » a subi de nombreux changements au cours de ces dernières années : Les modalités de calcul ont été profondément réformées pour les rémunérations versées depuis le 1er janvier 2015 (loi 2014-892 du 8 août 2014, art. 2-I, 5°, JO du 9 ; décret 2014-1688 du 29 décembre 2014, JO du 31 ; circ. DSS/SD5B 2015-99 du 1er janvier 2015).

En tout premier lieu, j’invite les professionnels à mener une analyse du paramétrage de toutes les rubriques utilisées dans les calculs, puis ensuite à déterminer les situations sensibles : 35 heures ou moins, temps complet ou partiel, heures complémentaires et supplémentaires, prise en compte des absences non indemnisées ou partiellement indemnisées, CDD, 13ème mois, abattement pour frais professionnels, etc.

Et surtout à contrôler progressivement le calcul des réductions appliquées ! En effet, la réduction « Fillon » est calculée pour chaque année civile, pour chaque salarié et pour chaque contrat de travail, en fonction de la rémunération annuelle brute (c. séc. soc. art. L. 241-13, III). L’employeur applique la réduction par anticipation, mois civil par mois civil (c. séc. soc. art. L. 241-13, V et D. 241-8). Une régularisation est indispensable, puisque le montant définitif de la réduction dépend de paramètres annuels.

Par expérience, je sais que parfois les délais de contrôles sont très courts en paye. Pour autant, un contrôle par échantillonnage et régulier permet d’éviter les opérations de régularisation à postériori.

En quoi le calcul du CICE et de la réduction « Fillon » peut constituer un risque URSSAF ?

Il est aisé de comprendre que toutes les mesures qui permettent de réduire les cotisations patronales constituent par définition un sujet sensible et sur lequel un contrôle URSSAF peut porter. Le contrôle de la réduction « Fillon » est dans le top 3 des sujets contrôlés.

Comme nous l’évoquions plus haut, les paramètres de calcul étant identiques, si le calcul d’une mesure est erroné, ce sont potentiellement toutes les autres mesures qui sont impactées. Les professionnels de la paye ont coutume de dire que si la réduction « Fillon » n’est pas juste, notamment du point de vue de la détermination du SMIC de référence, il existe de fortes probabilités que le calcul du CICE soit lui aussi erroné.

A noter que l’administration fiscale ne contrôlera pas l’utilisation du CICE : un CICE qui ne serait pas utilisé conformément aux objectifs d’amélioration de la compétitivité de l’entreprise ne fera donc l’objet d’aucune remise en cause par l’administration fiscale.

Qu’advient-il du CICE en 2018 ?

Avec le nouveau gouvernement, le CICE devait disparaître en 2018 au profit d’une réduction de charges. Or, l’année du basculement, l’État aurait à payer deux fois. Une fois au titre de l’année d’avant, puisque le CICE est décalé d’un an ; et une autre fois au titre de l’année en cours, avec la nouvelle baisse des charges qui se serait substituée au CICE. Or, le 4 juillet 2017, le premier ministre a reporté la transformation du CICE en allègement de charges à 2019. La pérennité du dispositif pose question après cette date.

 

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à justifier les résultats obtenus. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces mesures. Une telle démarche est la meilleure façon de prévenir un contrôle URSSAF et ou fiscal.

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