La paie dans le secteur public : pour enfin tout comprendre !

C’est bien connu, il existe un énorme fossé entre le secteur public et le secteur privé : recrutement, conditions de travail, de licenciement, de retraite, d’aides sociales… quasiment tout est différent. La paie n’est pas en reste puisqu’il n’existe quasi aucune similitude entre les paies de ces deux mondes.

Quand il s’agit de comparer dans le détail : le traitement indiciaire, les indemnités de résidence, ou encore le supplément familial par exemple, sont autant de composants propres à la paie du secteur public, difficilement compréhensibles pour un salarié du privé. Pour enfin y voir plus clair, nous avons posé nos questions à Mme Hélène BARRIOS, Directrice Générale de Cegid Public.

Cegid Public est une filiale du groupe Cegid, numéro 1 des éditeurs français dans le domaine de la gestion et des ressources humaines. Cegid Public s’adresse aux organismes du secteur public : mairies, intercommunalités, conseils départementaux, établissements publics, etc. Cegid Public comptabilise aujourd’hui plus de 4 000 clients.

Quelles sont les particularités de la paie des agents titulaires de la Fonction Publique et quelles sont les différents composants de la rémunération de ceux-ci ?

La paie du secteur public est fédérée par la notion d’indice. Il s’agit avant tout d’une paie indiciaire !

L’indice est déterminé en fonction d’un grade et d’un échelon, ceux-ci étant liés au statut des carrières dans les 3 versants de la Fonction Publique : Hospitalière, Territoriale ou d’Etat.

On entend beaucoup parler dans la presse du point d’indice. La valeur du point d’indice est publiée au Journal Officiel. Tout est calculé en fonction de cette base.

La position statutaire permet quant à elle de suivre les agents en activité, en congé parental, en disponibilité, etc.

S’ajoutent ensuite les primes, celles-ci étant liées au Régime Indemnitaire (RI). Il s’agit d’un ensemble d’indemnités qui se déclenchent en fonction de données statutaires rattachées à l’agent (par exemple un grade).

Le régime indemnitaire est fixé par l’autorité : le maire d’une commune ou le président d’un conseil régional par exemple. Chaque structure a ses propres règles d’indemnités fixées par délibération. Cela peut poser des problématiques lorsqu’il y a, comme c’est le cas depuis quelques années avec la promulgation de la loi NOTRe, fusion entre deux organisations publiques. C’est le cas lors de la fusion des régions, où chacune d’entre elles bénéfice de son propre régime indemnitaire.

La première question adressée à un client dans le cadre de la mise en place d’une solution est « Quel est votre régime indemnitaire et quelles sont les règles spécifiques associées ? ».

Même au niveau des régimes de cotisations, il existe de fortes disparités entre public et privé. Le secteur public détient ses propres caisses de retraite : « la retraite des fonctionnaires » (par exemple la Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). Les régimes sont différents et sont parfois propres à une structure, c’est notamment le cas de la SNCF.

Les cotisations employeurs, elles aussi, divergent. Il y a des charges employeurs spécifiques au secteur public. On peut citer l’exemple des charges liées à la formation, qui pour le secteur public sont gérées par un organisme unique : le Centre National de la Fonction Publique Territorial (CNFPT).

Vous l’aurez compris, à l’exception de la CSG (Contribution Sociale Généralisée) et de la CRDS (Contribution pour le Remboursement de la Dette Sociale) qui sont communes à ces deux secteurs, il n’existe aucune similitude avec la paie du secteur privé !

Comment s’organise la gestion de la paie dans les structures qui emploient des agents titulaires et non titulaires ?

Tous nos clients ont les 2 !

Contrairement à l’idée que l’on se fait, les non-titulaires sont également régis par le droit public ! Ainsi la paie peut aisément être réalisée sur un seul et même logiciel.

Certaines catégories de professions peuvent sembler équivalentes à celles du privé, il s’agit par exemple des personnels horaires ; personnels encadrant des enfants ou les animateurs, ou des apprentis. Il est prévu dans les logiciels des mécanismes de paie qui leur sont propres. Cette population fait parfois l’objet d’un « train de paie » différent, puisqu’il faut rappeler que dans le secteur public, la paie est traitée très tôt dans le mois. Pour cette population, nous observons que la plupart de nos clients font le choix de saisir les heures de cette population plus tardivement afin de « coller » à la réalité.

Les élus font également l’objet d’un traitement à part puisqu’il s’agit d’une population sensible et qu’ils ne perçoivent non pas « un salaire » mais bien des indemnités.

Quels sont les besoins spécifiques du secteur public auxquels doivent répondre les logiciels ?

Que la paie indemnitaire soit automatisée !

Il est primordial que la « carrière » soit automatisée. En effet, des décrets organisent les avancements des agents et permettent de piloter les changements d’échelon ou de grade  en fonction de règles d’ancienneté. Les agents peuvent ainsi  voir leur indice de rémunération augmenter. Une réforme majeure est d’ailleurs en cours depuis 2016 intitulée « Parcours Professionnels, Carrières et Rémunérations (PPCR) » et qui a pour objectif de revaloriser les grilles indiciaires et d’améliorer les perspectives d’évolution de carrière des agents de la Fonction Publique.

En outre, le logiciel doit également intégrer les calculs automatisés en fonction des primes.

L’offre est-elle segmentée par rapport à la taille de la population ou de la typologie d’organismes publics (hôpital,  mairie, établissement public, etc.) ?

L’offre de Cegid Public est segmentée en fonction de la taille mais également de la typologie des clients :

  • Pour les collectivités de moins de 50 agents, nous proposons une solution ultra-automatisée et simplifiée ;
  • Pour le « middle market », les collectivités entre 50 et 500 agents, il y a une diversité de cas de figure. Pour cela, la solution comprend 80% d’automatismes et 20% de paramétrages ;
  • Enfin, pour les structures de 500 paies et au-delà, nous distinguons la Fonction Publique d’Etat et la Fonction Publique Territoriale.

    Cette offre contient beaucoup plus de paramétrages que les offres précédentes permettant de couvrir toutes les spécificités, avec une très grande majorité d’automatismes.

Dernièrement, on a pu assister à de grandes modifications du paysage « paie » dans le secteur privé : DSN, dématérialisation du bulletin de paie, ect. Qu’en est-il du secteur public ?

La dématérialisation a commencé très tôt dans le secteur public, dès 2005 avec XéMéLios qui permet l’envoi des bulletins de salaire dématérialisés.

Nous avons également le chantier de la DSN qui serait applicable en 2020.

Depuis plus de 10 ans, l’organisation de la paie du secteur public a beaucoup changé, en intégrant par exemple la déconcentration, la saisie déconcentrée des variables de paie (par exemple les heures supplémentaires), la consultation du dossier individuel pour l’agent, la mise en place de processus collaboratifs tels que les demandes de congés, etc. La dématérialisation est au cœur des évolutions des processus RH. L’innovation n’est donc pas l’apanage du secteur privé ! Bien au contraire !

 

Le télétravail est-il compatible avec les métiers de la paie ? Retour d’expériences

Le travail à distance ou télétravail a le vent en poupe ces dernières années. Les salariés en rêvent puisqu’il permettrait l’amélioration de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Les pouvoirs publics soutiennent le développement du télétravail, en témoignent les ordonnances Macron qui facilitent sa mise en œuvre en simplifiant son cadre juridique.

Le cabinet Greenworking évaluait en 2012 à 12,4 % la proportion des salariés français qui télétravaillent au moins 8 heures par mois. Le télétravail est très concentré dans certains secteurs surtout celui des TIC (Informatique et télécommunications, SSII…). Si le télétravail est « ouvert » à un large champ de fonctions, certaines entreprises le réservent pourtant aux cadres supérieurs, aux salariés autonomes -le plus souvent en forfait jours- ou à certains techniciens dont le travail est facilement contrôlable.

Alors que théoriquement toutes les catégories professionnelles peuvent bénéficier du télétravail, le profil de certains postes peut-il empêcher sa mise en œuvre ? Le télétravail est-il compatible avec les métiers de la paie ?

Afin de répondre à ces questions, nous avons questionné directement les professionnels de la paie.

Quand télétravail rime avec équipement

L’équipement n’est plus un obstacle au télétravail. Le télétravail est aujourd’hui technologiquement réalisable puisque l’entreprise, comme le télétravailleur, disposent de l’équipement technique requis : internet, messagerie instantanée, partage et synchronisation des données, accès au système informatique de la société… Les activités totalement dématérialisées peuvent donc être facilement télétravaillées.

Pour les logiciels de paie, certains éditeurs proposent des logiciels en mode Saas ou sur le Cloud, par exemple SAGE avec sa version sur le cloud, solution Paie i7 online. Ainsi l’application peut être utilisée partout et n’importe quand : il suffit d’une simple connexion internet et d’un ordinateur.

La confidentialité un problème ?

On présume que la confidentialité peut poser problème, puisqu’un bureau à domicile n’offre pas le même niveau de confidentialité et de sécurité des informations qu’un bureau en entreprise. Cependant pour les gestionnaires de paie rencontrés il n’en est rien. Pour eux, la confidentialité est inhérente à la fonction, « on doit apporter la même discrétion que l’on se trouve à son domicile ou en entreprise ».  « Sur demande de mon employeur, j’ai dû aménager à mon domicile un espace dédié au télétravail qui me permet non seulement de travailler efficacement mais surtout de garantir la confidentialité des informations du service paie (données numériques, documents papiers) » nous précise un gestionnaire de paie que nous avons récemment eu en ligne.

En effet, il appartient à l’employeur de veiller à la protection des données sensibles, celui-ci « doit prendre les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles » (accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005, article 5).
Un second gestionnaire de paie nous a confié que son employeur a fixé les règles et les devoirs du télétravailleur dans un avenant à son contrat de travail mais également au sein d’une charte dédiée.

Une communication déficiente ?

La fonction paie est une fonction transverse, au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable, le télétravail peut apparaître ici comme un obstacle à la communication.

Un gestionnaire ne paie nous confirme que les interactions sont moins fluides qu’en présentiel, cependant selon lui des alternatives sont possibles.

« Le télétravail est effectivement compatible avec une transmission fluide de l’information (par téléphone, mail…) il existe également de nombreuses applications intuitives qui permettent de rester en contact et d’échanger sur les dossiers en temps réel… il suffit simplement d’adapter notre communication ».

Un management à revoir 

Le télétravail pose inévitablement la question du management à distance. Le management fondé sur le présentéisme et le contrôle des collaborateurs n’est pas compatible avec la distance, synonyme plutôt de confiance et de transparence. Ainsi les sociétés qui pratiquent le télétravail sont contraintes de faire évoluer leur pratique managériale.

Une responsable paie nous a confié que lorsque sa société a ouvert la possibilité aux gestionnaires de paie de travailler à distance un jour par semaine elle a dû adapter son management. « Pour cela j’ai dû suivre une formation sur le thème du management à distance puisque l’éloignement modifie profondément le suivi, le contrôle et l’appréciation du travail des collaborateurs ».

Plus qu’une fonction, une culture d’entreprise

« Je ne pense pas que la question de la compatibilité du télétravail avec les métiers de la paie se pose ; selon moi le télétravail est avant tout compatible avec une entreprise » nous confie une autre responsable paie.

Le télétravail serait davantage lié à une entreprise plutôt qu’à une fonction, il correspondrait avant tout à une culture d’entreprise.

Pour sécuriser la mise en place du télétravail dans votre structure, cliquez ici

Adhérer à un club RH, pourquoi ?

Le succès professionnel d’une personne ne repose pas essentiellement sur ses compétences et son expérience, son « réseau » y joue souvent un grand rôle.
Grâce notamment à Viadeo et LinkedIn, se constituer un réseau est plus simple que jamais.

A côté des réseaux sociaux professionnels, on retrouve les réseaux « réels » soit le fameux carnet d’adresse fabriqué au cours de nos rencontres. Ce carnet se construit au fil des rencontres, des expériences, il est souvent constitué du cercle familial, de l’entourage proche, des personnes rencontrées dans le cadre des études, celles rencontrées lors du parcours professionnel. Il s’agit souvent d’un réseau très hétéroclite qu’il est nécessaire d’entretenir.

Un moyen de se créer et d’entretenir un réseau est l’adhésion à un club. On entend par club, une notion de rassemblement et de partage d’intérêts communs dans un cadre plus ou moins formel. Il s’agit de moment pour nouer des relations professionnelles et commerciales, mais au-delà des rencontres, quels sont les avantages de l’adhésion à un club ?

Mme Courade, DRH de l’aéroport de Toulouse-Blagnac et présidente du club management ressources humaines a accepté de nous présenter les avantages de l’adhésion au club management & Rh.

Créée en 2005, le club management Ressources humaines s’adresse aux professionnels du management de tout secteur d’activité. Avec 132 membres, organisés en 4 groupes projets, le club organise depuis 12 ans déjà des réunions, des débats-conférences et des évènements phares (université d’été, Gala de fin d’année, réunion du printemps et de l’automne).  Les membres du club se retrouvent régulièrement pour échanger sur les bonnes pratiques du management.

Pour Mme Courade, l’adhésion à un club comme le CMRH comporte plusieurs avantages :

Un lieu pour échanger et s’informer

« Avec la création de ce club nous avons voulu créer un lieu permanent et régulier d’échanges et de partage sur des sujets liés au management et à l’organisation des entreprises ».   « Sur l’année, nous avons 4 évènements phare ainsi que plusieurs conférences-débat et des réunions qui permettent d’échanger sur les bonnes pratiques et de brainstormer ». Ces évènements sont l’occasion de rester informé sur l’actualité, d’enrichir ses connaissances et de bénéficier d’informations de qualité, avec pour exemple l’intervention d’experts invités. « Ce fut le cas lors de notre université d’été, ou nous avons fait appel à un expert qui est intervenu sur notre thématique du jour #plushumaindanslentreprise ». Ce club favorise l’échange entre toutes les personnes qui, par leur expérience ou leur fonction, peuvent apporter leur contribution à l’analyse et à la compréhension des évolutions du Management.

Un Partage d’expérience

Le club compte 132 membres : principalement des DRH, des RRH, des dirigeants de société, des managers…, de différents secteurs. La rencontre entre ces différents professionnels est l’occasion d’apprendre de l’expérience des autres. « Grâce à ce club, les membres ne sont plus seuls dans l’exercice de leur fonction, ils bénéficient du collectif ».  Le club favorise l’entraide entre les membres et surtout permet de faire gagner du temps, grâce au partage des expériences.
De nombreuses problématiques sont communes aux entreprises, ce club est l’occasion d’échanger avec d’autres professionnels qui peuvent avoir rencontrées les mêmes difficultés, prendre le temps d’échanger avec eux permet de recueillir les solutions qu’ils ont apportées, les astuces mises en place. Les échecs des uns peuvent permettre aux autres d’avancer.

Prendre du recul

Discuter avec d’autres, s’astreindre à des réunions régulières pour réfléchir permet souvent de prendre un recul nécessaire à la bonne conduite de ses missions. Puisque les membres ont tous des profils différents et évoluent pour la plupart dans des secteurs totalement distincts, l’intérêt réside dans la différence de point de vue. Obtenir un point de vue sur votre activité avec un regard étranger peut s’avérer très utile.

Un Moment de Convivialité

Après le professionnalisme, le second caractère du club est sa convivialité. « Nous traitons de sujet sérieux dans la convivialité » … « c’est très important car ces échanges sont une bouffée d’air frais pour nous ». Le club permet aux membres de s’évader de la routine du travail, de briser la solitude du métier et surtout d’échanger entre pairs.
L’adhésion à un club c’est s’accorder le temps nécessaire à notre développement personnel et professionnel.

Pour terminer, adhérer à un club, c’est aussi construire et bénéficier de la puissance d’un réseau !

 

L’Open Space est-il compatible avec les métiers de la paie ?

Dans la continuité de notre précédent article sur le bonheur au travail (voir article), intéressons-nous maintenant au lieu de travail. Pour les salariés, l’aménagement des bureaux rentre dans l’équation du bien-être au travail.

Il n’est pas rare de voir des sociétés faire appel à des professionnels de l’aménagement afin de créer des bureaux ultramodernes et design. On a tous déjà entendu parler ou même vu les bureaux ultra-tendance de Google ou d’Apple.

En matière d’aménagement des bureaux, la référence depuis quelques années est l’open space. Pour rappel l’open space est un espace de travail ouvert, sans cloison entre les différents bureaux, les salariés évoluant donc sur un plateau ouvert.

Selon une étude d’OpinionWay pour CD&B, la plupart des salariés français évoluent en open space mais n’en sont guère satisfait. Selon cette étude, près de la moitié des salariés travaillant en open space accepteraient immédiatement un bureau individuel si on le leur proposait, à contrario 40% hésiteraient à quitter leur open space.

Dans ce contexte nous nous sommes intéressés à la compatibilité de cet aménagement avec l’importance de la confidentialité que présentent les métiers de la paie.

L’open space est-il possible pour les métiers de la paie ?

 

Notre premier sentiment est qu’il est difficilement conciliable avec les exigences de confidentialité et de discrétion du métier. En effet, comment préserver la confidentialité des données traitées alors que son bureau n’est pas cloisonné, pire encore, que votre bureau est à la vue de tous ?

Pour répondre à cette interrogation nous avons pris contact avec des gestionnaires et responsables de paie afin de connaître leur ressenti. Contre toute attente, les professionnels contactés ont pour la plupart tous évoluer en open-space et partagent un sentiment plutôt positif de cet aménagement.

« Le savoir travailler ensemble »

 

Pour eux,  la confidentialité dépend avant tout de la configuration des bureaux, « il est évident qu’en open space,  le gestionnaire de paie n’a pas à être  positionné au milieu du plateau à la vue de tous ». Pour eux le respect de la confidentialité dépend avant tout du « savoir travailler ensemble ». Un gestionnaire nous a confié qu’au sein de sa société, les salariés ont été sensibilisés au respect de la confidentialité de sa fonction,  « les trop curieux ont été invité à éviter son espace les jours de paies ». Dans les faits,  ces consignes n’étaient pas véritablement nécessaires « puisqu’ aucun collègue n’a jamais manifesté de curiosité déplacée …  il s’agit là du respect du travail des uns et des autres et n’est pas propre à un aménagement de bureau ».

« Un lieu d’échange et de collaboration »

 

Pour eux l’open space favorise avant tout les échanges « la fonction paie est une fonction transverse, au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable…. les contacts sont facilités par cet aménagement et la collaboration y est plus fluide» nous raconte une consultante paie d’un grand cabinet comptable.

Loin l’idée de la sédentarité du poste, désormais la fonction suit la tendance de la mobilité et des nouveaux modes de travail collaboratifs et connectés, rendus possibles notamment grâce aux logiciels de paie accessibles en ligne ou sur le cloud.

Vers un « Sans bureau fixe » ?

 

Pour certains gestionnaires de paie le seul « bémol » de l’open space est véritablement le bruit. Celui-ci occasionnerait des difficultés de concentration et de facto une perte d’efficacité.

Dans ce cas,  des améliorations peuvent être apportées. Une responsable paie d’une PME nous confie que dans sa société,  un travail sur l’acoustique a permis de réduire les bruits, puis différents espaces de travail ont été créés permettant de s’isoler et ainsi d’être dans sa bulle.

Après l’open space, si le bureau du futur était le fait de ne plus avoir de bureau à soi ?

Cette pratique appelée le « desk sharing », « flex office » ou encore « bureau lib » permet aux salariés de pouvoir s’installer dans plusieurs endroits, en fonction de ses besoins. Cette pratique qui séduit de plus en plus les entreprises et les salariés permet à ceux-ci d’adapter leur bureau à leur besoin.  Cette pratique, plusieurs professionnels de la paie ont eu la possibilité de la « tester » et tous nous ont confié l’avoir véritablement « adoptée ».

Une autre consultant paie nous a confié évoluer au sein d’une grande société française dans « un espace libre » où les salariés n’ont pas d’espace de bureau personnel puisqu’ils sont mobiles et libres de choisir leur espace. Il s’agit, selon elle, de l’aménagement idéal qui favorise à la fois les échanges tout en permettant un certain niveau de confidentialité.

 

 

Un club Payroll au sein même d’une entreprise ? ça existe ! L’exemple de la BPCE

L’avènement du numérique a considérablement transformé les services paies au travers des différents projets règlementaires : DSN, dématérialisation et simplification du bulletin de paie… et bientôt le prélèvement à la source.

Les services paies sont plus que jamais au cœur de ces transformations et doivent accompagner l’ensemble des collaborateurs dans la conduite du changement et dans la compréhension des évolutions du bulletin de salaire.

La performance et la communication des services paies sont devenus des enjeux cruciaux.  Afin d’améliorer la communication entre les professionnels, certaines entreprises se sont dotées d’outils 2.0 au service de la communication RH-paie, d’autres ont privilégié les rencontres ; c’est le cas du groupe BPCE qui a créé un club paie.

M. Verhague, directeur des opérations RH du groupe BPCE nous présente ce club.

Pourriez-vous nous expliquer la genèse de ce groupe ?

Il y a quelques années, ce club a été mis en place pour améliorer la communication et l’utilisation de la solution de Paie dans les Caisses d’ Épargne.

A mon arrivée chez BPCE en juin 2016, j’ai décidé d’étendre ce club à toutes les entreprises du Groupe BPCE et notamment les Banques Populaires et des filiales comme Natixis, Le crédit Foncier et la Banque Palatine.

Le club rassemble les responsables des services Paie du Groupe BPCE deux fois par an. Nous essayons de faire un club sur Paris et un en région pour répondre au mieux à la couverture géographique de notre Groupe.

Le club est animé par les équipes SI Paie de ma Direction, nous avons par contre des interventions d’entreprises extérieures en fonction de nos projets et de la veille marché que nous souhaitons partager avec nos entreprises.

Quel est le fonctionnement du club ?

Les principaux objectifs sont le partage des bonnes pratiques et des projets entre les entreprises du Groupe, la diffusion d’informations du SI Paie Groupe. Il s’agit également de faciliter les échanges entre les entreprises afin de dynamiser la communauté des experts de la Paie.

Nous partageons bien évidemment autour de la veille réglementaire et préparons les projets d’avenir pour nos environnements de Paie.

Notre dernier club s’est tenu à Paris le 30 mai et nous avions beaucoup échangé autour du projet de prélèvement à la source et des premiers objectifs connus du nouveau gouvernement.

Nous préparons maintenant notre prochain club qui se tiendra normalement début octobre dans un lieu qui reste à définir. L’ordre du jour tournera très probablement autour des nouveautés sociales attendues dès début 2018 et d’un projet d’évolution du SI Paie Caisse d’Épargne sur lequel nous travaillons actuellement.

Quels sont les enjeux de demain ?

La digitalisation est une formidable opportunité pour les services Paie car elle permet de gagner en efficacité grâce aux self-services salariés / managers et à l’évolution des solutions de Paie. Cette efficacité se traduit très souvent par des gains de temps qui pourront se traduire par le recentrage des experts sur leur métier cœur.

Les principaux enjeux continueront à tourner autour de l’efficacité des services de Paie mais également sur la gestion de la relation avec les salariés, et tout cela sur un perpétuel fond d’évolutions réglementaires.

Les SI Paie vont continuer à déployer de l’énergie sur l’automatisation des tâches (saisies répétitives, contrôles de paie, vérifications des données, etc.) et notamment via des assistants virtuels.

La relation avec les salariés doit s’améliorer avec le déploiement de chatbots.

Créer un CSP Paie: mode d’emploi (3/3)

Le centre de services partagés (CSP), popularisé dans les années 80 est aujourd’hui devenu un outil précieux pour les grandes entreprises. Faurecia, Carrefour, Groupama, LVMH… 75% des entreprises du CAC40 y ont recours. Son efficacité est cependant extrêmement dépendante de la mise en place d’un certain nombre de processus, sur lesquels il est important de prendre le temps d’une réflexion ante-projet.

Cet article est le dernier d’une série de trois, dans lequel l’auteur détaille avec précision les questions à se poser pour élaborer un cahier des charges « gagnant ».

De l’importance des outils – le choix du SIRH

Sans outils performants on ne peut pas construire un CSP efficace. La convergence des systèmes SIRH au niveau le plus large doit s’accompagner de la mise en place de self-services ou de portails. Il s’agit là de bien gérer l’image de la DRH, d’optimiser et de simplifier le traitement des informations.

Prenons l’exemple de la gestion des congés qui est très révélateur d’un changement radical des pratiques. Le circuit RH des imprimés servant à cette gestion est lourd et comporte de nombreux risques d’erreurs ou d’omissions (on peut estimer que chaque salarié utilise 6 imprimés en moyenne chaque année, si on multiplie par le nombre de salariés, on peut craindre que les sapins vosgiens ne viennent à disparaître !).
La mise en place d’un portail RH permet de supprimer le papier sans remettre en cause la validation par le manager qui est effectuée par un work-flow relié à la messagerie. Il permet également la gestion de la délégation en cas d’absence ainsi que l’accès à ses propres informations par le salarié ainsi qu’un suivi de ses équipes par le manager. Chacun y trouve des avantages surtout les financiers qui y voient une nette amélioration du suivi de leurs provisions.
L’impact des progrès technologiques doit être mis au service d’une amélioration de la productivité. La réflexion doit aussi s’accompagner d’une étude des coûts de mise en place, de fonctionnement, de maintenance sans toutefois tomber dans le « low-cost ». Il est très difficile pour l’utilisateur d’imaginer la formule idéale et le meilleur rapport qualité / prix pour des raisons budgétaires bien compréhensibles. La plupart du temps, l’investissement de départ souvent important oblige le sacrifice de certaines fonctionnalités proposées ou bien la diminution du niveau de service.

Il s’agit hélas, bien souvent d’un mauvais calcul qui oblige dans un premier temps des développements supplémentaires pour gérer une solution de contournement et à terme la demande d’une montée de version qui au final coûtera plus cher et qui aura généré beaucoup de frustrations de la part des utilisateurs.Le choix d’un mode de fonctionnement en matricule unique ou bien d’un module permettant la gestion intégrée de la structure organisationnelle en sont deux exemples vécus très révélateurs.

L’analyse de la cartographie des outils SIRH utilisés pour l’ensemble des processus liés à la paie est souvent révélatrice de cette performance en fonction du nombre de ces outils, des liens qui existent entre eux, du mode de saisie et / ou de transmission des éléments par fichiers ou interfaces.

Il faut impérativement privilégier une saisie unique permettant un gain de temps et un moindre risque d’erreurs. Pour cela, il conviendra d’identifier le niveau de saisie le plus pertinent. Il faut privilégier dans la mesure du possible, celui qui est le plus proche de la source de l’information.

Voici deux exemples pour illustrer ce propos :

  • En amont, c’est l’équipe RH qui collecte l’ensemble des informations nécessaires à la constitution ou à la modification du dossier du salarié. Par voie de conséquence, c’est à ce niveau qu’il est le plus pertinent de réaliser la saisie (ou l’intégration) des données.
  • Au cours de sa vie professionnelle le salarié demandera la modification de certains éléments (situation familiale, R.I.B., adresse,…). Lui permettre de réaliser lui-même ces changements (en prenant le soin de fixer les limites de ces saisies) évite une transmission d’information et fiabilise la base de données.

 

On peut transposer ce principe sur la totalité des informations et ainsi diminuer la transmission de données destinées à une ressaisie afin de gagner en efficacité et en fiabilité.On notera que cette alimentation du système peut également être optimisée grâce à l’injection automatisée de fichiers normés ou bien par la mise en place d’interfaces spécifiques.

Garantir une circulation rapide et efficace des informations

Dans un monde de plus en plus digitalisé, une bonne communication et un partage des informations est le meilleur gage de réussite pour un CSP. Il sera intéressant pour cela de privilégier un « Shareplace » ou un espace commun partagé, protégé dont l’accès sera filtré en fonction des différents profils d’accès.

Si on prend l’exemple d’un gestionnaire paie et de son correspondant RH local, il y a fort à parier que certains documents sont détenus en double, que d’autres sont conservés par l’un et pas par l’autre et qu’enfin les échanges entre les titulaires successifs de ce poste ne font qu’aggraver cette situation en chargeant inutilement les messageries respectives.

L’idée est donc de concevoir une architecture commune pour ces deux interlocuteurs dans laquelle ils pourront à la fois stocker leurs propres informations mais surtout partager celles qu’ils ont en commun. Ce mode de fonctionnement comporte de multiples avantages comme l’unicité du lieu de stockage ou la certitude d’utiliser un document qui soit à jour et mutualisé. On ajoutera ensuite en fonction de l’organisation miroir en place un stockage commun des accords, des fichiers de suivi, de la documentation et des communications diverses évitant ainsi une transmission par e-mail trop lourde et pas toujours facile à actualiser pour sa diffusion.

Qui n’a pas vécu de grand moment de solitude en recherchant un document ou un fichier avant de se demander s’il s’agit bien de la dernière version à jour ! L’espace commun partagé ou Shareplace est un « stockage » organisé d’une documentation. Facile d’accès et sécurisé, il permet à différents interlocuteurs de retrouver facilement les documents référents d’une part et de déposer chaque mois les fichiers à transmettre pour une récupération en temps réel d’autre part. Ce dépôt, effectué en dehors de la messagerie, diminue également les risques de piratage ou d’erreur de destinataire.

Dans le cas d’un projet commun comme par exemple la préparation d’un contrôle Urssaf, il facilite le regroupement des informations nécessaires et facilite la centralisation pour le suivi de ce contrôle.

Créer un CSP Paie: mode d’emploi (2/3)

Le centre de services partagés (CSP), popularisé dans les années 80 est aujourd’hui devenu un outil précieux pour les grandes entreprises. Faurecia, Carrefour, Groupama, LVMH… 75% des entreprises du CAC40 y ont recours. Son efficacité est cependant extrêmement dépendante de la mise en place d’un certain nombre de processus, sur lesquels il est important de prendre le temps d’une réflexion ante-projet.

Cet article est le second d’une série de trois, dans lequel l’auteur détaille avec précision les questions à se poser pour élaborer un cahier des charges « gagnant ».

Penser la gestion des compétences et des ressources humaines

Sera-t-il nécessaire d’organiser un call center ? Quelles seront les limites du changement acceptables sans risque social ni perte d’autonomie ou de proximité avec les salariés ? Les salariés posent souvent des questions relatives au bulletin de paie, réclament un document administratif ou souhaitent un accompagnement sur certaines démarches (mutuelle, 1% logement, etc.) Ce service entraine une charge importante pour l’équipe RH locale et nécessite d’organiser les contacts afin de ne pas perturber la bonne marche de l’activité.

Des solutions existent :
– Créer un centre d’appel dédié permettant de répondre en premier niveau à un certain nombre de questions
Mettre en place un portail RH permettant de gérer ces différents échanges à l’aide d’outils simples et automatisés

L’utilisation de ces solutions qui modifient les habitudes doit faire l’objet d’une communication, avec fourniture de supports, la plus large et la plus en amont possible ainsi que d’un accompagnement au changement par et pour les équipes locales et centrales. Nous recommandons que  les problématiques les plus complexes continuent à être traitées en local pour plus d’efficacité et un moindre coût.

Une fois les décisions prises concernant la création d’un call-center et la délimitation de son action, vient le moment d’élaborer les définitions des postes attendus dans le CSP, et, de ce fait, d’anticiper l’accompagnement des « ressources humaines » déjà présentes dans l’entreprise :
– la fixation du niveau d’expertise des gestionnaires de paie, et de la hiérarchisation des équipes (les théories de gestion rappellent qu’une équipe est optimale lorsqu’elle est constituée de 3 à 5 collaborateurs)
– la détermination des formations nécessaires à l’accompagnement du changement (montée en compétences des équipes, accompagnement organisationnel)
les recrutements initiaux et la prévision de  la gestion du turn-over.

Enfin, et pour donner un sens à cette réflexion qui vise aussi à valoriser les fonctions support, nous recommandons d’accompagner les évolutions des équipes y compris après la mise en place du CSP, de développer la mobilité interne et de donner de la valeur ajoutée et de l’autonomie aux managers.

Organiser le partage des accords, processus et règles de gestion

On touche là au quotidien des gestionnaires paie et au nécessaire travail d’identification, d’adaptation et d’harmonisation des accords, des processus et des règles de gestion de la paie. Il s’agit du cœur de métier.

Il est important :
– d’optimiser ce partage avec les acteurs locaux, en s’assurant que ces règles et processus sont bien connus et approuvés par chacun des acteurs et que leur mise à disposition est facile et efficace (mise à jour automatique des différentes versions bien spécifiées et nouveaux documents bien diffusés).
– de désigner qui en sera le gardien et comment en réaliser les évolutions futures. Cette désignation dépendra du type de document  (pour un processus lié à l’outil ou à l’application des règles, ce sera fréquemment le SIRH, pour les accords locaux le RRH, pour la prévoyance, les frais de santé ou la retraite le responsable Compensation & Benefits, et enfin pour les accords centraux le DRH)
– d’en garantir la bonne réalisation, un contrôle efficace et d’en optimiser les coûts informatiques.

Il faut que ces processus et ces règles de gestion soient connues et partagées par tous. L’objectif de ce partage est multiple :
– garantir l’harmonisation et organiser la modification de l’ensemble des processus et des règles de gestion afin de gagner du temps,
– améliorer les performances et définir les bons indicateurs,
minimiser les risques

Deux types de risques principaux sont à anticiper :
Une application différente des textes en fonction de la personne traitant le dossier
Un contrôle ultérieur générateur de redressement (Urssaf, fiscal ou faisant suite à un questionnement des Instances Représentatives du Personnel).

Créer un CSP Paie: mode d’emploi (1/3)

Le centre de services partagés (CSP), popularisé dans les années 80 est aujourd’hui devenu un outil précieux et utile pour les grandes entreprises. Faurecia, Carrefour, Groupama, LVMH… 75% des entreprises du CAC40 y ont recours. Son efficacité est cependant extrêmement dépendante de la mise en place d’un certain nombre de processus, sur lesquels il est important de prendre le temps d’une réflexion ante-projet.

Cet article est le premier d’une série de trois, dans lequel l’auteur détaille avec précision les questions à se poser pour élaborer un cahier des charges « gagnant ».

Bien répartir les tâches et s’interroger quant au partage des responsabilités, à travers un document d’engagement co-signé

La création d’un CSP pose la question de l’optimisation de l’organisation du travail et du périmètre de responsabilité de chacun. Qui fait quoi ? Qui est responsable de quoi ? il est impératif de répondre à ces questions afin de constituer des fondations solides.
L’efficacité, la fluidité des processus, le contrôle, la performance et la qualité de service du CSP dépendent pour une large part de ces choix. La répartition des tâches doit être matérialisée pour pouvoir être partagée et pour servir de document de référence qui pourra, le cas échéant, être périodiquement révisable.

Le mieux sur un plan pratique est de réaliser deux documents :
1) Une convention d’engagements réciproques qui sera signée par les responsables des différents services impliqués (directeur du CSP, DRH, directeur du SIRH, directeur financier, …)
2) Une annexe à cette convention, sous format Excel, qui détaillera l’ensemble des tâches et précisera les actions et la responsabilité des différentes parties

Prenons l’exemple de l’établissement d’un solde de tout compte; on précisera :
– Qui fournit les informations nécessaires et avec quel délai de prévention
– Qui réalise ce solde et dans quel délai, selon la date de la demande et son positionnement dans le calendrier de paie mensuel
– A qui, avec quelle signature et comment sont envoyés les différents documents nécessaires à la remise du solde au salarié
– Les modalités de confirmation de la remise de ces documents ainsi que les documents signés à retourner pour archive et contrôle

De cette façon, on permet à chacun de savoir précisément quel service il doit rendre. On peut également ainsi définir les indicateurs qui permettront de valoriser les actions réalisées par le CSP et, en cas de difficultés, d’arbitrer.
Sur le plan de l’audit interne, la traçabilité de chacune des tâches permettra un contrôle plus efficient.

Optimiser les ressources et les compétences des acteurs de l’entreprise, via la dualité d’organisation Local/ Central

La mise en place d’un CSP est l’occasion de redistribuer les rôles de la fonction RH au service de la stratégie de l’entreprise, dans le cadre d’une démarche participative fédérant tous les acteurs de l’entreprise.
Où seront basés les différents acteurs et quelle sera la répartition entre le central et le local ?La création d’un Centre de Services Partagés est l’occasion d’une réflexion importante sur l’intérêt de confier une tâche plutôt à un acteur qu’à un autre. Cette réflexion sera bien sûr fonction des outils utilisés et du profil des différents acteurs mais également de leur proximité avec les salariés

Il convient pour cette analyse de privilégier la proximité de l’information, d’éviter la double saisie et enfin de mutualiser la réalisation de ces tâches pour éviter qu’en cas d’absence le processus ne soit interrompu.
On portera une attention toute particulière au délai et au mode de transmission des fichiers ou éléments de paie afin de réaliser ces transmissions au fil de l’eau et non pas en totalité durant la période de contrôle. La bonne fluidité de cette transmission sera un gage d’efficacité essentiel de la qualité des données et du temps de traitement nécessaire.

En règle générale on retrouve :

En local (Société, site ou établissement) :
La source de l’information (mouvements du mois, nouveaux contrats, relevés des badgeuses, primes, gestion des absences de santé et autres).
– Le contrôle de la Gestion des Temps et des Activités
– Le contact avec les salariés
– La réalisation des déclarations obligatoires (DUE, DMO, registre du personnel, …)
– Le contact avec les organismes extérieurs gérant les frais de santé, la prévoyance ou la retraite
– Le suivi des dossiers des salariés sur un plan RH
– La transmission au CSP des éléments variables de paie chaque mois

En central (équipe du CSP à proprement parler):
Le traitement des données en paie sous la forme d’injection de fichiers, de saisies complémentaires à celles réalisées en local, d’application des règles, de réalisation des calculs en amont nécessaires pour l’alimentation des rubriques particulières, …)
– La valorisation de la gestion des temps fournie par le local
– La réalisation et le contrôle de la paie
– La réalisation des déclarations liées au paiement des charges (DUCS, DSN, DNAC, DADS-U, …)
– La réalisation de l’interface comptable
– La fourniture des divers éléments pour un traitement  en local, tels que les soldes de tout compte, attestations, certificats de travail ainsi que les fichiers extraits du système de paie qui sont nécessaires aux différents acteurs.

Le blog des gestionnaires de paie, une référence made in « Rue de la paye »

Xavier Théoleyre est Responsable Marketing de Rue de la Paye depuis plus de trois ans. Il est rédacteur en chef du blog gestionnaire-paye.com, des sites ruedelapaye.com, fredpayroll.com (100 000 sessions mensuelles en moyenne sur l’écosystème). Il a la gentillesse de bien vouloir répondre à nos questions portant sur le développement remarquable de cette société d’externalisation de paie et sur ses nombreux projets à venir.

 

 

Pourriez-vous nous parler de Rue de la paye d’abord. Comment s’est créée la société ? Comment s’est-elle développée ? quel service propose-t-elle et quelle est sa cible clientèle ?

Rue de la Paye est née de l’imagination de Frédéric Malot. Après une carrière de kayakiste et un diplôme d’expertise-comptable en poche, il réalise que la profession du chiffre n’aime pas la paye. Elle est compliquée, fastidieuse et pas suffisamment rémunératrice. Nous sommes en 2000 et l’internet ouvre tous les horizons.

Frédéric Malot crée alors Rue de la Paye, la première société d’externalisation de la paye disponible sur le web. Ces services s’adressent tout d’abord aux experts-comptables, qui représentent encore 70% de ses clients, puis progressivement directement aux entreprises de 5 à 1000 salariés. La société développe une interface simple et conviviale pour la collecte des variables de paie. Elle offre les services  de nos équipes de gestionnaires de paie pour établir les bulletins de salaire et les charges sociales. Enfin elle met les documents à disposition de ses clients sur un cloud paie sécurisé accessible depuis l’interface.

A ce jour, Rue de la Paye réalise en moyenne 30 000 bulletins de salaire par mois pour un peu plus de 5000 entreprises.

Comment vous est venu l’idée de créer un blog ?

Rue de la paye est constituée de spécialistes de la paye en veille constante sur tous les aspects législatifs et conventionnels. Le blog nous permet d’augmenter la notoriété de notre marque tout en valorisant cette expertise. Il est, avec notre site www.ruedelapaye.com, un plier de notre stratégie de content marketing. Il contribue fortement à nous donner une visibilité de qualité sur le net.

D’autre part, l’objectif de notre entreprise est de rendre la paie plus simple pour nos clients. Il est donc de notre devoir de rentre toutes les évolutions de ce domaine intelligible au plus grand nombre. Nos articles ne sont pas uniquement destinés aux techniciens de la paie mais à tous. Ils sont destinés à vulgariser la paye pour permettre à tout un chacun de s’approprier cette matière mouvante et d’abord complexe.

Vous avez aujourd’hui 40 000 visiteurs mensuels sur votre blog. Qui sont ces visiteurs ? Avez-vous qualifié leurs attentes et comment y répondez-vous ?

Nos visiteurs sont principalement des gestionnaires de paie. Mais pas seulement ! Nous lisent également les patrons de petites et moyennes entreprises, les experts-comptables et un certain nombre de salariés. Ils y retrouvent les dernières actualités de la paie et du social (par exemple, nous parlons beaucoup de la loi El Khomry et de ses rebondissements en ce moment), des informations sur les conventions collectives et  des éléments pratiques pour établir la paye au quotidien. Nous ne nous interdisons pas non plus de communiquer sur l’envers des décors de Rue de la Paye en interviewant certains de nos salariés.

Comme vous le voyez, les thèmes abordés couvrent un  large spectre. Que vous cherchiez le montant du panier repas BTP en Bretagne, des informations sur les exonérations de charges et les aides à l’emploi d’un apprenti ou d’avoir le point de vu d’un expert de la paye sur le futur de la fiche de paie et des relations sociales, nous nous efforçons de vous répondre au mieux.

Vous noterez que j’insiste sur le « nous ».  Ce blog n’est pas la propriété du seul service marketing. J’ai la chance de pouvoir compter sur la contribution de bon nombre de mes collègues qui fournissent quotidiennement des articles intéressants à mon équipe.

Quels sont vos projets pour le futur en terme de développement du blog ? Concernant Rue de la paye plus largement ?

Pour le blog comme pour Rue de la Paye, l’objectif est de développer les partenariats. Le but final étant d’offrir à nos clients un ensemble de solutions pour simplifier la gestion de la paie et plus largement de l’ensemble des fonctions RH.

Rue de la paye a déjà développé un partenariat avec l’assureur indépendant CFDP pour proposer à ses clients de l’assistance et de la protection juridique. Concrètement, depuis le 1er avril 2016, les entreprises qui choisissent Rue de la Paye se voient offrir la possibilité de poser toutes leurs questions sur la gestion sociale et les ressources humaines. Des juristes leurs répondent directement.

Toujours en partenariat avec CFDP, nous vous proposons de vous accompagner en cas de litige avec un salarié que vous soyez en attaque ou en défense. Les frais d’expertises et d’avocats sont pris en charge dans la limite prévue par le contrat.

Les juristes de CFDP seront amenés à proposer des articles sur le site de Rue de la Paye pour développer encore plus fortement la présentations de cas pratiques relevant de leur spécialité.

Le nombre de nos contributeurs doit continuer à augmenter au cours des mois à venir. Le blog doit à court terme devenir une référence du web dans le domaine de la paie et des ressources humaines.

extrenalisation de la paie paiexpert PAYJOB

« On assiste à un vrai changement culturel des TPE-PME vis-à-vis de la paie »

Vincent Vibert Paiexpert PAYJOB

Fort d’une dizaine d’années d’expérience en gestion de la paie et des ressources humaines, essentiellement acquise au sein de cabinets d’expertise-comptable, Vincent Vibert a créé en 2013 Paiexpert.Il revient sur les grandes tendances du marché de l’externalisation des métiers de la paie, notamment sur un segment qui lui est cher, celui des TPE-PME, avec lesquelles il affectionne particulièrement l’interaction quotidienne en support de leurs problématiques RH.

 

PAY JOB – La paie est-elle, à votre connaissance, toujours la fonction la plus externalisée ?

Vincent Vibert – En pratique, dans le monde des TPE-PME, la comptabilité est le premier service à être confié à un prestataire : toute société se doit de tenir une comptabilité et, bien souvent, elle fait appel à un cabinet d’expertise-comptable afin de se concentrer sur son cœur de métier. Or, on a tendance à intégrer la paie dans le pôle comptabilité, bien qu’il s’agisse de deux métiers bien différents. La nécessité de tenir une comptabilité intervient dès la création de l’entreprise, alors que celle de la paie n’arrive que lors de la première embauche d’un salarié. C’est pourquoi, historiquement, c’était souvent le cabinet d’expertise comptable qui jouait aussi le rôle de gestionnaire de paie pour ses clients.

La situation est aussi très différente suivant la taille des entreprises :

  • les très grandes, au-delà de 2 000 salariés (pour donner un ordre d’idée), vont plutôt internaliser la gestion de paie ;
  • les entreprises de taille intermédiaire, disons à titre d’exemple entre 500 et 2 000 salariés, vont privilégier une externalisation partielle (de l’outil informatique et de l’assistance par exemple) ;
  • pour les plus petites, c’est l’intégralité de la gestion paie, associée à une assistance en ressources humaines, qui fait l’objet d’une externalisation totale.

 

Qu’est-ce qui a changé depuis dix ans dans le monde de l’externalisation de la paie ?

Le monde de la paie est en perpétuelle évolution. Malgré le fameux « choc de simplification » annoncé par l’État, on dénombre aujourd’hui plus de 4.000 articles dans le code du travail. À ces derniers, qu’il convient bien entendu de connaître, il faut rajouter accords nationaux, accords collectifs et règles jurisprudentielles dont le nombre ne cesse d’augmenter. Parallèlement, les différentes alternances politiques n’aident en rien cette gestion, chaque parti tendant à défaire ce qu’a fait l’autre. Cette spirale inflationniste complique les tâches quotidiennes des gestionnaires de paie et rend cette mission de plus en plus ardue, compte tenu des risques qui peuvent en résulter.

C’est pourquoi depuis près d’une dizaine d’années, la majeure partie des cabinets d’expertise-comptable a tendance à délaisser cette fonction « paie », afin de se concentrer, eux-mêmes, sur leur cœur de métier : la comptabilité.

La Paie, autrefois mission annexe, est désormais devenue une mission à part entière et reconnue, synonyme de valeur ajoutée.

La demande des clients a-t-elle évolué en conséquence ?

Oui, on assiste à une vraie prise de conscience de ce que peut apporter le service d’un Expert Paie auprès d’une TPE-PME. Nos clients se rendent compte que la paie ne se résume pas à la « simple » émission d’un bulletin et que l’exactitude de celui-ci est la première garante du climat social : cette condition n’est pas suffisante, mais elle est nécessaire. Je crois donc que cette autonomisation de la fonction « paie » va de pair avec l’importance accrue accordée au facteur humain dans l’entreprise.

Par ailleurs, les petites structures, qui n’ont pas les ressources humaines et financières nécessaires à la mise en place d’un pôle RH en interne, ont quotidiennement besoin d’assistance et de conseil sur leurs embauches, leurs départs, leurs contrats de travail, la gestion des congés payés, des congés maladie, … L’interlocuteur étant pratiquement toujours le dirigeant, ou le DRH lorsqu’il y en a un : il s’agit bien d’une fonction d’accompagnement de la Direction.

 

Comment se recompose ce marché de l’externalisation paie ?

On voit apparaître des sociétés dédiées à l’externalisation de la paie pour les TPE-PME – comme il en existe depuis longtemps pour les plus grandes entreprises – à l’instar de PAIEXPERT, mais en petit nombre.

En effet, cette fonction requiert beaucoup de connaissances, de réactivité, et surtout de fiabilité. L’externalisation de la paie repose également sur une relation de confiance et sur un fort engagement de confidentialité.

C’est d’ailleurs la raison pour laquelle la clientèle s’acquiert essentiellement par réseau (avocats, experts-comptables, cabinets de recrutement, centre de formations, bouche-à-oreille …).

De ce fait, de plus en plus de TPE-PME confient leur comptabilité et la gestion de leur paie à deux prestataires différents. Pour les entreprises, il n’y a aucune différence : il avait déjà deux interlocuteurs au sein d’un même cabinet, il en a désormais deux dans deux structures différentes. Et tout le monde travaille ensemble en « partenaires » privilégiés. On assiste à un vrai changement culturel de ce point de vue, avec de nouveaux modèles de fonctionnement, au bénéfice d’un réel accompagnement des entreprises dans leur développement.

 

Crédit illustration : ©bakhtiarzein/Fotolia