Responsables et gestionnaires de paie : comment gérer le stress inhérent à vos fonctions ?

Exigences des clients et de l’administration française de plus en plus importantes, marges d’erreur de plus en plus restreintes et pression des échéances déclaratives de plus en plus lourdes : les sources de stress ne manquent pas au sein des équipes paie !

Si les compétences et qualités requises pour devenir responsable ou gestionnaire de paie sont nombreuses, la gestion du stress est certainement l’une des aptitudes indispensables pour exercer dans le secteur de la paie. Mais comment gérer et limiter le stress inhérent à vos fonctions ?

Il n’existe pas encore de baguette magique permettant d’effacer toutes vos échéances ou de réduire de manière drastique votre charge de travail… Mais il existe quelques méthodes et outils permettant de limiter ce stress quotidien et de réduire la charge mentale qui vous incombe !

PAY JOB a sollicité l’aide précieuse de plusieurs professionnels de la paie et vous présente ci-dessous leurs techniques et conseils pour gérer (voire éviter !) ce stress quotidien.

1. Former ses clients et ses collaborateurs

Que vous exerciez en cabinet d’expertise comptable ou non, vous avez tout intérêt à former ceux pour qui vous gérez les bulletins de salaire, les charges sociales et l’administration du personnel.

Permettre à vos clients d’être plus indépendants vous fera gagner un temps précieux, particulièrement en fin de mois lorsque les échéances approchent et que le volume de travail augmente.

Pour optimiser son temps et gagner en sérénité, mieux vaut donc former vos clients à la saisie d’informations sur votre plateforme RH et les tenir informés de toute évolution d’utilisation de votre portail dédié. Vous éviterez ainsi les questions et les interruptions quotidiennes tout en limitant les erreurs de saisie … Erreurs qui vous obligerez à reprendre le travail déjà effectué !

Dans la continuité, vous pouvez également créer et alimenter une page FAQ (Frequently Asked Questions) qui sera entièrement dédiée à vos clients afin que leur premier réflexe soit de consulter cette page web … Et non de vous appeler !

En tant que responsable ou gestionnaire de paie, il vous faut aussi répondre aux interrogations des salariés de votre entreprise, notamment sur les différentes rubriques de leurs bulletins de paie.

Pourquoi ne pas reprendre ce principe de FAQ et l’adapter aux questions courantes de vos collègues ?

Une autre solution envisageable est de sensibiliser vos collaborateurs aux impératifs de vos fonctions et au respect des périodes de concentration qui vous sont nécessaires. Pour cela, vous pouvez, par exemple, leur donner de la visibilité sur vos planning mensuels ou encore leur suggérer de prévoir les réunions importantes et les questions non-urgentes en début de mois.

2. Communiquer au sein des équipes paie

Le niveau de stress des gestionnaires de paie dépend aussi de l’efficacité actuelle du service. Et cette efficacité dépend en grande partie de la fluidité de l’information au sein de l’équipe. En effet, si l’information circule rapidement et régulièrement, les équipes paie seront en mesure d’identifier facilement les points sensibles de la paie, de définir les bons indicateurs de performance et de réagir rapidement face à toute évolution juridique, technique ou sociale.

Il est donc important d’élaborer et de mettre à jour des documents de références pour le service Paie (livres blanc, guides de procédures), mais aussi de motiver toute l’équipe à mettre en place une vieille juridique et sociale et à partager toute nouvelle actualité.

 

Lucie Alvarez – Responsable Paie et ADP : « Lorsqu’on manage un service paie ; il faut savoir gérer son stress et surtout celui de ses collaborateurs afin qu’ils jouent leur « partition » au mieux. »

Les responsables paie ont un rôle particulier à jouer en termes de communication et de gestion du stress au sein du service paie. Le stress du gestionnaire de paie peut être amplifié par le sentiment, non fondé, de ne pas être apte à réaliser autant de tâches dans un laps de temps si restreint.

En tant que responsable paie, une solution pour réduire le stress de vos collaborateurs peut être de développer leur sentiment d’auto-efficacité, en leur rappelant, par exemple, les challenges similaires qu’ils ont réussi à surmonter ou encore en découpant chaque tâche en plusieurs étapes, avec des objectifs intermédiaires.

3. Se munir des bons outils

 

Laëtitia Lapierre – HR Business Partner : « Il faut anticiper un maximum les missions redondantes pour pouvoir pallier aux éventuelles urgences »

Et cette anticipation passe notamment par l’utilisation des bons outils !

Il vous faut tout d’abord un logiciel de paie qui vous permette d’automatiser et de simplifier vos processus, et donc de gagner un temps considérable ! Plus il sera doté de fonctionnalités intuitives, plus vous gagnerez du temps, notamment si vous êtes amené(e) à former sur ce logiciel un collaborateur débutant ou en alternance.

Lorsqu’il s’agit d’anticiper les imprévus, le choix d’un logiciel en mode SaaS, qui vous permet d’accéder en toute sécurité à vos données à distance, prend également tout son sens.

Il vous faut aussi définir et utiliser les outils de gestion qui vous correspondent. Créez des To Do Lists, des rétroplannings et des roadmaps par client et/ou par service pour ne pas revenir sur les tâches déjà effectuées. Et, surtout, pour ne rien garder d’important uniquement à l’esprit : la charge mentale est source de stress professionnel, limitez-la au maximum !

Enfin, choisissez des outils de veille juridique et sociale que vous considérez comme fiables et adaptés à votre secteur d’activité. Legisocial.fr, Legifrance.com, RF Paye, RF Social font partie des sites d’actualités les plus fréquentés par les professionnels des RH et de la paie.

4. S’inspirer des métiers à haut risque

Pilotes d’avion, urgentistes, militaires ou encore pompiers se doivent d’éviter toute émotion forte afin de mener à bien leurs missions. Ils ont donc, eux aussi, leurs propres « tips » pour minimiser leur état d’anxiété au quotidien.

L’un d’entre eux consiste à élaborer, avant chaque intervention ou chaque décollage, tous les « scénarios catastrophes » possibles et de proposer pour chaque situation une stratégie adaptée.

Au-delà de la solution en elle-même, le simple fait d’avoir à l’esprit toutes les éventualités permet d’éviter la panique. En effet, l’effet de surprise est un facteur de stress à lui seul !

 

Guillaume Maillard – PAYROLL EXPERT AND ADP : « Pour gérer la pression en tant que professionnel de la paie, le sport reste un bon médicament … »

Autre solution pour gérer le stress lié à son activité professionnelle : pratiquer régulièrement une activité sportive ! Une bonne pratique qui n’a rien de révolutionnaire mais qui a déjà fait ses preuves !

 

Pour aller plus loin, découvrez nos articles connexes :

Delisle A., « Être un bon manager : les DO et les DON’T du responsable paie », 23 novembre 2018

Zegrea G, « Cabinet comptable : 3 outils pour sécuriser votre service paie », 28 janvier 2019

 

 

Quels rapports entretient le service Paie avec les autres services de l’entreprise ?

C’est une question cruciale. Le département Paie constitue dans une entreprise un service support. Il a des devoirs et peu de droits. Il suffit de se balader sur les réseaux professionnels pour constater combien les « payeurs » souffrent d’un manque de reconnaissance, d’autant plus dans un contexte législatif compliqué.

Nous nous sommes ici interrogés sur le ressenti général de ceux qui dirigent les services Paie, les Responsables Paie. Se sentent-ils suffisamment reconnus par l’entreprise ? Nous avons également souhaité savoir s’ils s’entendaient davantage avec certains services qu’avec d’autres. Pour cela, nous avons interrogé par téléphone une centaine de responsables paie en activité, la moitié en ETI, l’autre moitié en grands groupes. Voici les résultats de notre étude.

 

I)                    Les services Paie ne se sentent pas assez écoutés, surtout en grands groupes

Ce n’est pas une surprise mais plutôt la confirmation d’une hypothèse toute évidente quand on connaît les professionnels de la paie. Deux tiers des responsables Paie de grands groupes ont répondu « non » à la question : « Le service Paye est-il apprécié à sa juste valeur dans votre entreprise ? »

Dans les ETI, les réponses se partagent à 50/50 entre le oui et le non. Dans le détail, les principales causes de ce ressenti sont à chercher du côté d’un manque de considération. Les responsables Paie ne se sentent pas écoutés par leur hiérarchie. Ils se sentent encore moins intégrés au processus de décision.

Dans les grands groupes en particulier on regrette un manque d’effectif. Dans les PME et les ETI, c’est plutôt un investissement insuffisant dans la formation et l’accompagnement des équipes qui est pointé du doigt.  Les collaborateurs insuffisamment formés aux évolutions légales peinent à répondre aux missions qui sont les leurs.

 

 

 II)                     Ils s’entendent très bien avec les DRH, plutôt mal avec les directions générales

C’est la seconde information de notre étude. Pour le coup elle est surprenante. Les résultats sont identiques dans les PME/ ETI et dans les grands groupes. Le meilleur « ami » du Responsable Paie est le Directeur des Ressources Humaines, de loin. Il y a un net écart avec les trois autres directions testées, qui obtiennent des notes très proches toutes les trois : la direction générale, à qui il est reproché de ne pas s’intéresser au service paie, la direction financière et, de manière surprenante, la direction informatique. En effet, alors qu’on pourrait s’attendre à ce que le service paie travaille main dans la main avec le service informatique, l’histoire est tout autre, en particulier dans les grands groupes où la DSI répond avant tout aux demandes de la direction générale, et laisse bien souvent le service Paie bricoler ses solutions avec un outil mal adapté à ses besoins.

L’étude laisse apparaître une vraie différence concernant la relation à la DAF et à la Direction générale, clairement meilleure dans les PME que dans les grands groupes. La relation aux services informatiques est quant à elle aussi mauvaise dans les PME que dans les grands groupes. Cette constatation explique sans doute un grand nombre de difficultés des services Paie. De nombreux Responsables Paie de PME déplorent également de devoir utiliser un logiciel mal adapté ou mal paramétré.

Turnover sur les métiers de la paie : quelles en sont les causes ?

Nous avons étudié 300 départs de CDI en analysant ce que nous disent les candidats que nous rencontrons en entretien, afin de connaître, d’une part le turnover moyen des professionnels de la paie (vous êtes selon nos estimations environ 60 000 gestionnaires et responsables paie en France, hors population publique), d’autre part les principales causes à l’origine de ces départs.
Voici les résultats de notre étude.

 

1)      Résultats généraux :

 

a) Le Turnover moyen est de 3,8 ans.

Il s’agit donc de l’espérance de temps sur laquelle vous devriez pouvoir compter lorsque vous embauchez un professionnel de la paie. Comme nous le verrons un peu plus loin, cette durée dépend de nombreux facteurs, et en particulier du type d’entreprise dans lequel vous travaillez.

 

b) Principales causes de départ :

nous avons identifié 4 principales causes de départ, qui sont, dans l’ordre croissant :

 

  • Un changement de vie personnel (12% des causes évoquées) : suivi de conjoint, souhait de se rapprocher de son domicile à la suite d’un changement familial (naissance, divorce), déménagement personnel…

 

  • Un problème d’ambiance au travail (15% des causes évoquées) : à la suite d’un changement de manager, de modifications du cadre de travail décidées par la hiérarchie, d’une mésentente avec de nouveaux collaborateurs,

 

  • Une réorganisation d’entreprise (22% des causes évoquées) : à la suite d’une fusion, d’un rapprochement d’entreprises, de la création d’un CSP, de l’externalisation de la paie, de licenciements économiques, de la délocalisation du service paie, d’un déménagement des bureaux…

 

  • Un souhait d’évolution professionnelle (50% des causes évoquées) : cette catégorie, la plus large, regroupe de nombreuses causes différentes. Elle rassemble tous les départs motivés par l’idée que « l’herbe est plus verte ailleurs », que cela soit pour aller vers un logiciel plus efficace, une meilleure rémunération, un poste plus proche de chez soi, une culture d’entreprise qui vous correspondrait davantage, etc. Les professionnels de la paie étant très recherchés, quitter une société est généralement un risque modéré, car les propositions de poste ne se font pas attendre.

 


 

2)      Différences selon les structures :

 

a) Les cabinets : améliorer l’ambiance de travail pour réduire le turnover

C’est l’enjeu principal des cabinets. Avec un turnover de 2,8 ans en moyenne, et une forte difficulté à recruter, les cabinets d’expertise comptable auraient tout intérêt à identifier des leviers pour fidéliser leurs collaborateurs, d’autant plus que leurs clients n’apprécient pas ce turnover. Notre tableau des causes met en avant le fait que les départs liés à l’ambiance de travail sont deux fois supérieurs dans les cabinets. Le rôle du manager et des experts comptables est évidemment essentiel ici, afin de permettre de stabiliser le service.

 

b) En intégrant une PME ou un grand groupe, vous jouez la carte du long terme, même si vous risquez davantage de subir une réorganisation d’entreprise

Les départs liés à ce type de cause sont près de trois fois supérieures à ce que l’on retrouve dans les cabinets.  En revanche, le turnover diminue avec la taille de l’entreprise. Dans les grands groupes, les professionnels de la paie restent en moyenne 5 années par CDI. C’est deux fois plus que dans un cabinet d’expertise comptable.

Du point de vue du salarié, il est donc logique de chercher à rejoindre un grand groupe quand on souhaite se stabiliser. C’est d’ailleurs le chemin choisi par de nombreux professionnels de la paie : faire ses armes en cabinet puis rejoindre l’entreprise.

 

Enfin, nous remarquons que les départs liés à un souhait d’évolution professionnelle sont légèrement plus nombreux dans les PME, où la petite taille du service paie ne permet pas aux professionnels de la paie d’évoluer.

 

Cabinet comptable: 3 outils pour sécuriser votre service paie

Cabinet comptable, sécuriser le service paie est l’une de vos priorités. Tout d’abord afin de remplir le contrat de confiance avec vos clients, mais aussi afin d’éviter un redressement en cas de contrôle Urssaf. Avec les changements multiples et récurrents de la législation sociale difficile de pas faire d’erreurs. Alors, comment sécuriser le service paie en cabinet comptable?
Parmi les outils qui permettent de sécuriser la paie, trois sont incontournables.

1 ) Le logiciel de paie

Un logiciel de paie performant n’est pas un gage de sécurisation du calcul de la paie. Le facteur humain dans le paramétrage et la gestion du logiciel est primordial.
Néanmoins, un logiciel de paie performant est une première condition pour avoir des bases saines et gagner du temps dans le contrôle. Le choix d’un bon logiciel de paie est une première étape à ne pas négliger.

Qu’est-ce qu’un bon logiciel de paie ?

Un bon logiciel de paie installe automatiquement les mises à jour légales et conventionnelles, il est simple d’utilisation et permet de gagner du temps lors des régularisations de paie, des contrôles et des envois de déclarations sociales. Un bon logiciel de paie est évolutif et réactif aux changements réglementaires.
La maîtrise du logiciel de paie par les collaborateurs est importante. Un logiciel de paie connu uniquement dans ses fonctions de base ne permet pas à l’équipe de sécuriser la paie.

La formation des collaborateurs sur toutes les fonctions du logiciel et ses mises à jour est primordiale. Un logiciel de paie non maîtrisé augmentera le coût de production par le temps supplémentaire passé à contrôler et à accomplir des tâches qu’il peut réaliser lui-même, mais dont le collaborateur n’a pas connaissance.

Pour lire plus d’articles à propos des logiciels de paie, vous pouvez consulter la section logiciel du blog PAY JOB.

2) La bible des procédures de paie

C’est un document de référence ou un dossier qui précise en détail, par écrit, les procédures de paie utilisées au sein d’un service, des règles techniques et opérationnelles mises en œuvre. Il sert de mémento au personnel affecté à la gestion de la paie.La bible de paie est un moyen de s’assurer de la cohérence de vos pratiques de paie.
Il contient :

  • les outils de contrôle utilisés par le service (tableaux de contrôle, formules de calculs, simulations, etc.)
  • les fiches maquettes à utiliser par chaque collaborateur pour demander des informations aux clients
  • des modèles de réponses faites sur un sujet, d’information, etc.

et permet :

  • d’éviter la désorganisation générée par le départ d’un collaborateur ou par une absence prolongée
  • de se servir comme support de formation pour l’intégration d’un nouveau gestionnaire de paie

Les services paie attendent souvent d’avoir un nombre de collaborateurs importants pour mettre en place la bible de paie, ce qui génère plus de travail et de difficultés. Prendre l’habitude de préciser ses pratiques même lorsqu’une seule personne gère la paie, évitera la démotivation et le report de la rédaction de cet outil lorsque le nombre de collaborateurs aura augmenté.
Pour en savoir plus concernant la bible des procédures paie lisez cet article écrit par Georgeta

3) La documentation

Avoir des abonnements à la documentation sociale est un bon début. Mais l’organiser efficacement est tout aussi important.
Un responsable de service paie reçoit tous les jours des alertes sur la paie, l’administration du personnel, les ressources humaines, la formation a l’impression de ne rater aucune information. Mais sans une stratégie claire, cette veille peut être contre-productif. Voici comment utiliser efficacement la documentation sociale :

A. Bien sélectionner ses sources

Comment?

  • Testez les outils, avec les versions d’essai gratuit ( ex: demandez une démonstration des fonctionnalités de l’outil).
  • Prenez soin de couvrir l’intégralité des besoins liés à la paie : les bases de la paie, l’actualité, les conventions collectives, la jurisprudence, des outils de calcul
  • Ayez au moins 2 sources différentes pour comparaison des interprétations des textes législatifs. L’interprétation d’une source peut être plus claire qu’un autre pour vous grâce des exemples cités variés.
  • Participez à des événements (ex: La journée nationale de la paie, La journée nationale du club social de l’ordre des experts-comptables).
B. Prévoir un temps pour la veille sociale

Disposer d’une bonne documentation ne suffit pas. Elle doit être lue et partagée.

  • Prévoyez et assurez-vous que les collaborateurs ont un temps suffisant pour faire des recherches et se documenter.
  • La réunion d’information est un autre temps à prévoir. Elle est nécessaire pour s’assurer de la bonne interprétation de l’actualité et sa mise en pratique de façon uniforme par les gestionnaires de paie.
C. Utiliser efficacement ses sources

Pour éviter de multiplier les recherches sur le même sujet, il est possible de :

  • sauvegarder ses recherches à l’intérieur des dossiers créés dans l’outil de veille
  • faire un recueil de recherches, études sur des informations récurrentes ou sensibles.

Vous pouvez créer une synthèse mensuelle de l’actualité ou vous abonner à des services qui vous proposent cette synthèse.


Outil bonus: La formation

Une documentation efficace ne remplacera pas la formation continue. La formation permet de connaître et maîtriser les spécificités de certains secteurs d’activité (« Hôtels cafés restaurants », « bâtiment », etc.), d’acquérir des techniques de communication et de paie.
J’ai de la gratitude d’avoir rencontré dans mon parcours professionnel des managers qui ont compris l’importance de se former et qui m’ont fait confiance pour choisir les formations dont j’avais besoin.

  • Et vous, quels outils efficaces vous utilisez dans votre service paie? N’hésitez par à réagir par rapport à cet article en écrivant un mail à ​contact@performant-consult.com
  • Pour en savoir plus et rentrer en contact avec Georgeta, vous pouvez suivre ce lien.Vous pouvez aussi lire les autres articles de Georgeta ici.

L’Externalisation de la paie : Retours d’expériences

De nombreuses entreprises prennent la décision de confier la gestion de leur paie à un expert. Pour des raisons de coûts ou de sécurisation de la paie, les sociétés s’appuient sur les services de leur cabinet d’expertise comptable ou de sociétés expertes.
Contrairement aux idées reçues, ce sont généralement les grandes entreprises qui ont le plus recours à cette solution, préférant se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Les avantages sont principalement au nombre de deux :
• Réduire les coûts : le service paie représente une dépense très importante pour les entreprises. Il y a la masse salariale, le coût du logiciel sans oublier les nombreuses formations que doivent suivre le personnel du service paie afin de suivre les évolutions législatives.
• Sécuriser la paie : une erreur dans les bulletins de paie peut avoir de lourdes conséquences. En optant pour l’externalisation, l’entreprise réduit le risque d’erreur car le prestataire est responsable des salaires et des données sociales.

Sous-traiter la paie comporte également des inconvénients :
• Perte de compétences sociales en interne : le choix de l’externalisation conduit souvent à une décision de réduire le personnel du service paie, parfois même à supprimer le service paie. Dans ce cas, l’entreprise se trouve souvent dépourvue de professionnels détenant des compétences sociales.
• Dépendance envers le prestataire : une fois que l’entreprise a confié la gestion de sa paie à un prestataire, il est souvent difficile d’en changer.

Quelle est la méthodologie d’externalisation de la paie ?

Une fois que l’entreprise a choisi son partenaire, un spécialiste de l’externalisation, celui-ci va mettre en place l’externalisation. Les différents prestataires proposent une méthodologie en plusieurs étapes :

1- La préparation
La première étape est celle de la préparation de l’externalisation. L’entreprise rassemble et communique au prestataire l’ensemble des informations et documents de paie : le dossier paie au format de la solution utilisée par l’entreprise, la copie des contrats en vigueur, les copies des derniers bordereaux de l’Urssaf, caisses de retraites et prévoyance…
Le prestataire analyse les documents et réalise un audit.

2- La mise en production
Le temps de mise en production varie en fonction du volume de paie ainsi que de leur complexité. Le prestataire paramètre l’outil après avoir analysé en profondeur l’état des paies de son client.
Les premiers tests ont lieu, permettant de faire remonter de probables anomalies, mais également des écarts par rapport aux obligations légales et conventionnelles. L’édition de bulletins « blancs » permet de réaliser une comparaison avec d’anciens bulletins de paie.

3- Le démarrage du service
Le prestataire communique au client ses propres supports (fichiers, tableaux), ou s’il s’agit d’un service en ligne, active l’espace de l’entreprise cliente pour la télétransmission des données de paie, fixes et variables.
Les gestionnaires de paie sont par la suite formés au nouvel outil.

4- Et après…
Les gestionnaires de paie saisissent les éléments variables de paie une fois par mois sur le support remis par le prestataire. Une fois les supports complétés par les gestionnaires, ils sont transmis au prestataire pour les intégrer et lancer des calculs de paie test. Quelques jours plus tard, le client reçoit l’intégralité des bulletins.

Les dangers d’une externalisation mal accompagnée

Pour Mme Fatima BELABED, gestionnaire paie, qui est intervenue à deux reprises sur des missions de mise en place d’externalisation de la paie, il est nécessaire de mettre en place une véritable politique de conduite du changement.

« L’ensemble du personnel Paie, voire Ressources Humaines, responsables compris, ne comprennent pas la motivation de la Direction quant au passage à l’externalisation, ils voient leurs postes « supprimés » sur le long terme, n’ayant plus les mêmes fonctions. Ils ne sont par ailleurs pas souvent informés de l’avenir de leurs postes. Cela reste en général un sujet délicat. D’après ce que j’ai remarqué, l’enjeu est parfois dramatique, dès que l’entreprise annonce l’externalisation, les gestionnaires de paie se sentent menacés, ils remettent en cause et en doute leurs compétences, certains démissionnent du jour au lendemain sans exécution de préavis, en mettant la société dans des situations très délicates.
Durant ma dernière mission, où j’ai participé à un projet d’externalisation du service paie à l’étranger, j’ai pu constater des salariés sous tentions, remontés contre les dirigeants car les projets de cette envergure s’éternisent.
Souvent la communication entre la Direction et le personnel est absente, un fait qui rend les choses très difficiles et l’absence d’information fait qu’ils ignorent leur avenir dans la société, je vous laisse imaginer l’impact considérable constaté sur la productivité et l’assiduité des gestionnaires.
Après ces expériences, je me rends compte qu’il est plus que nécessaire de mettre en place une réelle conduite du changement afin que le projet aboutisse dans les meilleures conditions possibles, dans l’intérêt du salarié comme de l’entreprise. »

Notre premier Club Visio Paye s’est tenu le 6/11 et a été un vrai succès !

Cinq professionnels de la paye étaient réunis pour échanger sur les difficultés qu’ils rencontrent sur la mise en place du prélèvement à la source. Voilà un petit résumé des deux principales questions abordées. 

« L’utilisation de la plateforme TOPAze est-elle obligatoire en cas d’entrée d’un nouveau salarié ? »

Les taux de prélèvements à la source de chaque contribuable sont communiqués aux employeurs par l’intermédiaire du flux retour de la DSN. Ceci implique, lors de l’embauche d’un nouveau salarié, que l’employeur attendent le deuxième mois de paye pour connaitre le taux de prélèvement personnalisé de ce salarié.

Alors, quel taux à appliquer sur le premier bulletin ? Deux possibilités s’offrent aux entreprises :

– Appliquer le taux neutre c’est-à-dire un taux déterminé en fonction de la rémunération du salarié et défini dans la grille de taux communiquée par l’administration fiscale ;

– Utiliser le service applicatif TOPAze qui permet de récupérer le taux de PAS des contribuables avant le premier versement du revenu, grâce à leur numéro de sécurité sociale.

L’utilisation de TOPAze n’est donc en aucun cas obligatoire puisqu’il est également possible de choisir d’appliquer le taux neutre !

 

« Comment déterminer le montant imposable des IJSS ? »

Le principe général est que le prélèvement à la source doit s’appliquer aux indemnités journalières, de quelque nature que ce soit, dès lors qu’elles sont imposables et c’est à celui qui les verse de procéder au prélèvement de l’impôt.

Ainsi, en cas de subrogation, il appartient à l’employeur de procéder au prélèvement de l’impôt dû sur les indemnités journalières de sécurité sociale qu’il verse.

Le calcul du montant imposable des IJSS subrogées sera différent suivant la nature de l’arrêt indemnisé :

 

En cas d’indemnisation d’un arrêt maladie ou d’un congé maternité :

Il convient dans un premier temps de déterminer le montant brut des IJSS nettes versées par le calcul suivant : IJSS nettes / 93.3%.

On peut alors calculer le montant imposables des IJSS versées en enlevant aux IJSS brutes la part déductible de la CSG au taux de 3.8%.

Si le montant imposable des IJSS versées en cas d’arrêt maladie ou de congé maternité est calculé de la même manière, il est important de préciser qu’il existe une différence majeure entre les deux : en cas d’arrêt maladie, le prélèvement à la source de l’impôt est limité aux 60 premiers jours calendaires de l’arrêt alors que pour le congé maternité, le prélèvement à la source sera illimité dans le temps.

En cas d’indemnisation d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle :

Il convient là encore de déterminer le montant brut des IJSS nettes versées par le même calcul qu’énoncé précédemment.

Le montant imposable des IJSS se calcule ensuite selon la formule suivante : [(montant brut des IJSS) * 50%] moins CSG déductible au taux de 3,80%.

Le prélèvement à la source de l’impôt sur ces IJSS sera illimité dans le temps.

Où travaillent les professionnels de la paie ?

Certains métiers se retrouvent dans presque tous les secteurs d’activités, c’est le cas des métiers de la paie.

Par définition, cette fonction n’est pas spécifique à une catégorie d’entreprise, puisqu’elle correspond à une fonction support.

Selon la taille de l’entreprise (groupes internationaux, européens, nationaux, PME ou très petites entreprises), les services paie se déclinent de manières différentes.

La paie peut alors être réalisée soit au sein d’un CSP paie (Centres de services partagés) ou d’un service structuré comprenant plusieurs personnes (grandes entreprises), soit par une seule personne (PME – TPE).

Au cours des dernières décennies, une tendance structurelle a profondément affecté la fonction. Certaines entreprises voulant se recentrer sur leur cœur de métiers décident d’externaliser la fonction paie le plus souvent au profit de sociétés d’externalisation ou de cabinets d’expertise comptable.

État des lieux

 

On observe que la grande majorité des professionnels, soit 84%, exercent en entreprise (PME et Grand Groupe).

Les grandes entreprises emploient 65% des professionnels de la paie. A l’opposé, les sociétés d’externalisation n’emploient quant à elles que 3% des professionnels de la paie.

Au-delà de l’opposition entreprise – cabinet, apparait plutôt l’opposition « internalisation ou externalisation » de la paie. Il apparait clairement au vu du tableau ci-dessus que la grande majorité des professionnels de la paie exercent au sein de structures qui font le choix de gérer le processus paie en interne.

La taille du service paie

 

Toutes les entreprises ne détiennent pas un service paie, notamment les plus petites. Dans ce cas, le gestionnaire de paie – souvent unique- est rattaché directement au responsable RH ou, deuxième cas de figure, le RRH produit lui-même la paie.

Plus la taille de l’entreprise est importante, plus la taille du service paie augmente.

Aujourd’hui 60% des services paie sont composés de moins de 5 collaborateurs, 30% entre 5 et 10 collaborateurs et 10% plus de 10 collaborateurs.

Les grands groupes se dotent le plus souvent de CSP paie leur permettant une organisation plus structurée de la paie. Ceux-ci sont souvent composés de gestionnaires paie, de gestionnaires ADP, de gestionnaires des temps, de managers intermédiaires, d’un responsable du CSP et d’un responsable SIRH.

En définitive il n’existe pas de modèle unique ou idéal. Tout dépend du volume de paie, de la culture et de l’organisation de la société, des enjeux financiers et du niveau de compétence des équipes paies.

Part des emplois par secteur en 2017-2018

 

Alors que 84% des professionnels travaillent en entreprises (PME ou grand groupe), quels sont les secteurs d’activités qui recrutent le plus ?

 

Nous observons que l’industrie – pharmaceutique, aéronautique, automobile, métallurgie…-est le premier employeur des professionnels de la paie avec 16% des emplois.

Exæquo à 14%, nous retrouvons les secteurs des activités spécialisées et de soutien aux entreprises ainsi que le secteur de l’enseignement / santé / action sociale. Les services aux entreprises restent un vivier important d’emplois. Ce secteur regroupe une large gamme d’activités qui concernent notamment l’ingénierie, étude, conseil… Les recrutements représentent généralement de petits effectifs (car petit service paie) mais les entreprises restent très dynamiques.

En 3e position, nous retrouvons le commerce avec 12% des emplois.

Les mobilités entre secteurs d’activité sont en principe plus aisées. On observe cependant des spécificités à certains secteurs : la convention collective du bâtiment est très particulière, la paie des intermittents du spectacle est généralement associée à la maîtrise de logiciels dédiés (dont le plus connu est Spaietacle), etc.

 

 

Le contrôle de paie va-t-il supplanter la gestion de la paie ?

C’est une conséquence imprévue de la mise en place de la DSN, et dans un cadre plus large de la digitalisation des technologies. Les gestionnaires de paie sont amenés à faire de plus en plus de contrôle. La saisie d’éléments variables, qui était jusque là leur quotidien, s’automatise à travers la mise en place d’outils de GTA de plus en plus performants.

Jérôme Gosselin, responsable Paie du club Med, en témoigne : « Nous sommes en train de passer sur Workday sur la partie administration du personnel. Via cette solution, tout est accessible sur le cloud, même sur nos smartphones ! » C’est une des forces de Workday, qui est devenu un challenger sérieux de SAP au niveau mondial. Vincent Thouanel, consultant IBM en Payroll, précise : « Workday offre une expérience utilisateur bluffante. Par ailleurs, les implémentations peuvent être rapides. En 6 mois on peut être opérationnel sur Workday. »

L’aventure Workday, commencée en 2005 aux Etats-Unis lorsque l’ancien dirigeant de Peoplesoft a décidé de quitter le navire pour créer une solution innovante et adaptée aux évolutions technologiques, rappelle grandement celle de Silae, un logiciel 100% cloud créé il y a quelques années par un ancien dirigeant de Quadratus qui a su conquérir en très peu de temps le marché français de la paie des experts comptables (voir article sur Silae).

Même si le marché de la paie reste encore relativement statique en ce qui concerne les SIRH utilisés par les ETI et les grands groupes, comme en témoigne notre étude récente à ce sujet (voir l’article « Le Hit Parade des logiciels Paie »), un changement de paradigme se fait sentir. De nouveaux acteurs arrivent avec des solutions innovantes, et surtout, donc, le métier de gestionnaire de paie est en train de changer.

« Avec la DSN, on ne peut plus faire de régularisation d’un mois sur l’autre, enfin si, on peut, mais c’est très compliqué, nous explique Brankiça Pavlovic, dirigeante de la société Arhia. Avant, le gestionnaire de paie régularisait tout en janvier, au moment de la DADS. Aujourd’hui, c’est chaque mois qu’il faut sortir une paie propre. Chez Arhia, nous avons chaque mois trois étapes de contrôle pour la DSN, afin de nous assurer de réduire au maximum les anomalies ! »

Symbole de cette évolution, de plus en plus de sociétés naissantes proposent des solutions de contrôle de paie. Deux exemples :

  • Dhatim, spécialiste du Big Data, est particulièrement actif sur le marché, et dispose déjà d’un certain nombre de grandes références que la société accompagne sur le contrôle de DSN (L’Oréal, Crédit Agricole…)
  • DSN Tools est un outil créé par deux ingénieurs permettant l’exploration et le contrôles des données de la DSN
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    « Le contrôle est ce qu’il y a de plus noble en paie, explique Brankiça Pavlovic. Avec de bons algorithmes, on peut contrôler un gros volume de paie en peu de temps, précise-t-elle ». Bertrand Jaouen, responsable Paie chez Exide Technologies se réjouit également de cette évolution du métier. Il y voit des perspectives très intéressantes pour l’intérêt du service paie : « Avec la DSN, on se retrouve avec une énorme masse de données. On est aujourd’hui à plus de 2000 lignes par salariés. On est capable d’analyser en big data ces données. Dans le futur, ce sera un outil de base pour piloter autrement tout ce qui est coût de l’entreprise : masse salariale, dépenses… » Cette capacité d’analyse offrira une place de choix au service Paie pour échanger avec les décideurs de l’entreprise.

    Il n’y a pas meilleur canal de communication pour un service paie que de parler en termes de coût. C’est d’ailleurs les informations que met en avant le Benchmark 2018 d’ADP, qui évalue le coût moyen de la gestion de la paie par salarié à 448 euros par an.

    Cette évolution sera progressive. Il me semble raisonnable d’estimer qu’elle se déroulera dans le cours des dix prochaines années. Les sociétés et les organisations changent lentement leurs habitudes. Le défi sera pour les entreprises d’accompagner ce changement. De leur côté, les gestionnaires de paie devront prendre cette évolution vers un métier qui sera de plus en plus analytique, plus riche et plus exigeant en terme intellectuel.

    Gérer la paie en interne ou en externe ? Avant tout une question de taille d’entreprise !

    Depuis une vingtaine d’années, les sociétés d’externalisation de paie, très nombreuses, ont inondé le marché français. Le leader ADP a développé un service d’externalisation totale (appelé « management services » ou « MS ») au début des années 2000 ; des sociétés comme Cegedim, Nibelis ou HR Path via sa filiale dédiée Univers Paie ont suivi en prenant également d’importantes parts de marché sur le segment des PME et des grands groupes. L’idée pour les clients était alors d’économiser sur les coûts et de se rassurer sur la conformité des paies en s’appuyant sur les services d’un expert.

    Depuis quelques années pourtant la mode semble se retourner. De grands groupes, comme récemment La Fnac, réinternalisent leur paie.

    Nous avons souhaité approcher cette thématique en interrogeant des experts, consultants au sein de sociétés d’externalisation et responsables paie de services internes. Notre analyse laisse apparaître que le principal critère qui devrait orienter le choix d’une société vers l’externalisation ou l’internalisation de sa paie est avant tout la taille de la société.

    I – Pour les petites PME, mieux vaut externaliser la paie

     

    La majorité des TPE et PME (moins de 250 salariés) choisit de déléguer – totalement ou partiellement – la gestion de leur paie à un prestataire extérieur, souvent un cabinet comptable, afin de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier.

    Outre le gain de temps réel qu’elle représente et la maitrise parfaite du coût unitaire par bulletin, l’externalisation leur permet de s’appuyer sur une expertise affirmée, d’être plus agile, de se mettre à l’abri d’une problématique de conformité et donc de gagner en sérénité, comme le souligne Daniel Clémentine (Directeur des services externalisés Paie et RH au sein du groupe Rogers Capital à l’Ile Maurice).

    Elle permet également d’éviter les problématiques de remplacement du gestionnaire de paie (absence, maladie, congé, départ…), qui devient souvent un élément indispensable dans ce type d’organisation. D’ailleurs, Christian Lelaidier (Responsable Partenaires Primobox) se pose la question de l’utilité même d’embaucher un profil unique de « gestionnaire de paie » pour cette taille de structure. « Une personne qui va par exemple gérer la paie de 200 salariés avec une convention collective unique va sans doute y consacrer 30% à 50% de son temps. Avec la multiplication des solutions digitales pour la récupération des informations nécessaires à l’établissement des paies (les congés / RTT / Notes de frais / Feuilles de Temps / CRA …), les « fonctions » du gestionnaire de paie des sociétés de 250 collaborateurs ont évolués vers celle d’un RRH. Je me demande s’il y a un réel intérêt d’avoir un gestionnaire de paie en dessous de 250 salariés, aussi bien pour le spécialiste paie, que pour la société ».

    Enfin, l’externalisation évite les coûts liés à la mise en place d’un logiciel de paie, à sa maintenance et à la formation des utilisateurs.

    II – Pour les grosses PME et les grands groupes, produire la paie en interne semble plus judicieux

    Garder la gestion du processus de paie en interne semble être une solution plus adéquate pour les structures qui comptent plus de 250 salariés.

    Selon Daniel Clémentine, l’architecture applicative, la complexité organisationnelle (filiales et répartition géographique), fonctionnelle (métiers) et règlementaire (accords internes, usages, pratiques…) de l’entreprise peuvent rendre l’externalisation compliquée. Dans ce contexte, au-delà d’une certaine taille, l’externalisation peut coûter plus chère à l’entreprise en comparaison avec une gestion interne. Delphine Ammeux (Responsable Paie et Reporting RH, Alliance Automotive Group) émet également des réserves sur les présupposées économies d’une externalisation. « Lorsque nous avons choisi notre prestataire (parmi les plus connus du marché), il a réalisé un audit pour évaluer les gains que nous ferions en passant par eux. A postériori, et compte tenu de notre organisation décentralisée, je ne crois pas que nous ayons fait de réelles économies. Il s’avère nécessaire de maintenir un certain contrôle en interne et un prestataire en externalisation a un coût non négligeable ».

    Conserver la paie en interne permet d’éviter de prendre le risque de choisir le mauvais prestataire. Anis Maalaoui (Directeur paie, Criteo) en a fait l’expérience. « On s’aperçoit souvent que ceux qui font la paie chez les prestataires sont souvent des profils très juniors et affichent un niveau de compétence assez faible. Parfois, les prestataires font eux-mêmes appel à des équipes basées en Europe de l’est… ces éléments expliquent en partie le taux d’erreurs souvent très important dans les paies. Finalement, ça demande plus de travail de vérifier et de remonter toutes les anomalies. Garder l’expertise paie dans l’entreprise permet d’avoir un meilleur suivi et d’anticiper plus facilement les divers problèmes ». Un avis partagé par Marion Salerno (RRH, Nuvia). « Mes homologues qui ont recours à des cabinets me rapportent toujours les mêmes problématiques : incompréhension entre la demande et l’application, erreurs fréquentes, manque de connaissance et de formation des gestionnaires de paie… ».

    Elle souligne par ailleurs que ce fonctionnement permet une certaine liberté d’utilisation et de paramétrage spécifique de l’outil SIRH. « Quel que soit le souhait, il me semble que dans ce cas le dicton « on n’est jamais si bien servi que par soi-même » prend tout son sens. En effet comment mieux adapter un logiciel de paie et son utilisation que lorsqu’on s’en sert tous les jours ? »

    Bertrand Jaouen (Responsable paie France, Exide Technologies) y voit les avantages d’une mutualisation et d’un partage des connaissances, des pratiques et des tâches, bénéfiques pour une société en termes de souplesse, de réactivité, de compréhension et d’adaptation des règles. Pour cela, il précise qu’il est essentiel de motiver, de fidéliser et de garder les profils de gestionnaires de paie (très demandés sur le marché). « Je pense que le point le plus important, c’est de réussir à garder l’intérêt de ses collaborateurs au quotidien dans le poste, à travers par exemple des formations, une diversification des tâches, de la gestion de projets, etc ».

     

    Au-delà de la taille de la société, d’autres critères impactent le choix optimal pour chaque organisation, comme par exemple le nombre de structures juridiques et physiques constituant la société, le nombre et les particularités des conventions collectives, etc.

    Dans nos prochains articles, nous aborderons le sujet via d’autres angles et nous évoquerons notamment la gestion de la paie « assistée » ou « semi-externalisée ». N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et commentaires, issues de vos expériences personnelles, afin d’enrichir le débat !

     

    Une conciergerie sociale : Présentation de Ezbeez

    Comment pallier les problématiques paie liés aux TPE ? Nous avons posé nos questions à M. Loustalet, co-fondateur d’Ezbee.

    Pouvez-vous nous rappeler les enjeux liés à la paie pour les petites sociétés ?

    Les petites sociétés comme les plus importantes ne seraient rien sans leurs ressources humaines. Pour les TPE il y a 3 points cruciaux sur lesquels nous avons fondés Ezbeez :

    – L’attractivité RH de ces sociétés ainsi que la rétention de ces ressources face aux sociétés plus « attractives » en termes d’avantages extra salariaux (CE, etc.), de localisation ou en termes de notoriété. Notre fiche de paie offre du pouvoir d’achat à leurs salariés (EzBenefits) et rapproche la province de la région IDF en termes d’accès numérique.

    – Appliquer les bons usages en termes de gestion de paie car le risque inhérent à une mauvaise gestion de la paie (erreurs dans les fiches de paie, non-respect de la règlementation du travail, contrats mal rédigés ou non respectés…) est un possible redressement social qui peut faire très mal, beaucoup plus mal qu’un redressement fiscal. Ezbeez est une conciergerie ce qui signifie que notre société est centrée sur le service et le conseil et non plus seulement sur l’offre logicielle. De plus notre plateforme de collecte des variables de paie est connectée directement aux serveurs des URSSAF ce qui permet d’éliminer le risque d’erreur car elle est constamment mise à jour en ce qui concerne les taux par exemple sans avoir à effectuer de paramétrages client spécifiques.

    – Accompagnement à la transition numérique afin d’augmenter leur productivité en divisant par 4 les tâches administratives, par essence non-productives. Nous avons été choisis comme Activateurs de la transformation numérique des TPE/ PME par la DGE.

    C’est en développant Ezbeez que vous avez réussi à répondre à ces problématiques de la gestion de la paie. Parlez-nous de cette plateforme.

    Notre société est donc une conciergerie qui s’appuie sur les 3 axes décrits ci-dessus : Le service/ conseil, le club privilèges qui est une sorte de CE mutualisé qui offre 100.000 avantages exclusifs aux bénéficiaires de nos fiches de paie et notre plateforme nommée Eznet qui permet la gestion complète du sociale.

    Cette dernière dont nous venons de lancer la version 2.0 permet aux chefs d’entreprises de gérer toutes les variables de leur gestion sociale :

    • Le on-boarding salariés (inscription à notre service, DPAE et contrat de travail, etc.)
    • L’introduction mensuelles de variables de paie (rémunération, primes, note de frais, avantages, congés…)
    • Les déclarations d’arrêts maladie
    • La récupération des relevés mensuels de cotisations, des états récapitulatif URSSAF, attestation pôle-Emploi etc…

    L’innovation qui nous caractérise est que nous sommes le seul logiciel totalement connecté à un dispositif public des URSSAF appelé le TESE ce qui nous permet d’offrir une vraie sécurité en ce qui concerne les données de nos clients et surtout de n’avoir aucune intervention humaine entre l’introduction des variables par nos clients utilisateurs et la réception des fiches de paie. Nous sommes les seuls à avoir fait le pari d’un service privé qui se nourrit d’un substrat public en lui fournissant à son tour des données ad-hoc lui permettant de mieux fonctionner.

    Vous présentez Ezbeez comme étant une solution de conciergerie, pourriez-vous détaillé cette notion ?

    Absolument, et c’est tout à fait révolutionnaire ! Nous ne facturons pas les fiches de paie à nos clients… Pour nous la valeur absolue d’une fiche de paie est égale à 0. Ce n’est qu’une feuille Excel, ni plus ni moins. Pendant des années les TPE ont été prises en otage par les acteurs historiques. Encore aujourd’hui nous sommes les seuls à faire le pari que ce modèle économique de X Euros/ fiche de paie (jusqu’à 50 euros !) est déjà mort et casi enterré 6 pieds sous terre… Même si tout le monde s’y accroche encore par manque d’ambition et de vision en essayant d’améliorer une bougie. Nous, nous avons inventé l’ampoule.

    Aujourd’hui nous évangélisons le marché avec notre conciergerie qui a un modèle extrêmement simple, néanmoins né de 2 ans à extraire du jus de cerveaux :

    Les sociétés paient d’importantes charges, notamment aux URSSAF comme les clients des palaces paient 1000 Euros pour une chambre. Ce qui fait réellement la notoriété ou la différence entre 2 palaces est la capacité d’un concierge à répondre correctement à ses clients et d’accumuler de la connaissances clients pour anticiper les prochaines demandes. Et bien avec Ezbeez c’est la même chose. Nous ne facturons pas les fiches de paie car elles ont finalement déjà été payées via les charges reversées aux URSSAF, ce que nous facturons est LE service de conciergerie qui nous permet d’accumuler de la connaissance client, de la travailler grâce au data mining des fiches de paie, ainsi que celui qui concerne les usages sectoriels du CE (ezbenefits) et pour anticiper les prochains besoins de nos clients en termes de :

    • Mobilité physique et professionnelle
    • Augmentation du pouvoir d’achat salarié
    • Formation
    • Bien- être
    • Pouvez-vous nous en dire davantage sur les particularités techniques de cette solution ?

      C’est une plateforme en mode SAAS développée sous les dernières technologies et « pluggée » à l’URSSAF. Elle est néanmoins développée pour être un SIRH/ ERP autonome pour une scalabilité internationale adéquate, intégrant un guichet unique de collecte de charges sociales et d’interconnexion à n’importe quels organismes publics étrangers grâce aux automates développés.

      Vous proposez actuellement deux forfaits : Ezpaie ainsi que Ezbenefits, pourriez-vous nous présenter ces 2 offres

      En effet Ezpaie est une offre qui propose donc un avantage B2B, la conciergerie sociale (service/ conseil) en intégrant jusqu’à 20 fiches de paies par mois par société ce qui permet une économie à nos clients de plus de 400 euros/ an et par salarié + Ezbenefits qui y est intégré par défaut. Le coût pour la société ? 24,95 euros/ mois sans obligation de permanence.

      Ezbenefits est un réseau d’avantages exclusifs dont nous avons acquis la distribution exclusive sur le long terme qui nous permet d’offrir un vrai plus en termes de pouvoir d’achat aux salariés, soit de nos clients (entreprises de 20 salariés ou moins) soit de société plus importante en complément de politique d’avantages extra-salariaux, d’incentive ou d’un CE déficient.
      Le coût pour la société ? Gratuit pour les client Ezpaie, ou 9 Euros/ salarié/ mois pour les sociétés de plus de 20 salariés.

      Où en êtes-vous actuellement, pouvez-vous nous en dire davantage sur votre stratégie d’expansion ?

      Après 2 ans et 5 mois de commercialisation nous n’avons pas réalisé de lourde levée de fonds, mais nous avons pu compter sur l’investissement des fondateurs (André Martinie et moi-même) de nos amis et familles ainsi que sur 4 BA qui ont toujours été à nos côtés en croyant foncièrement à la réussite de notre modèle ainsi que de l’impact social et économique qu’il représente. Nous gérons aujourd’hui un portefeuille de plus de 1000 sociétés clientes avec une équipe extrêmement réduite de 12 collaborateurs ETP et un budget marketing de seulement… 100.000 euros par AN ! Et nous en sommes vraiment très fiers. Nous devrions atteindre notre break sur Q4-2019 avec d’excellentes projections ; Pour y parvenir nous travaillons cette fois-ci sur une levée de 3 millions pour Q4-2018 pour intégrer les nouveaux services « Premium » issus du datamining et accélérer l’acquisition clients en passant la cinquième car nous sommes enfin structurés pour pouvoir encaisser une forte montée en charge. En ce qui concerne une expansion internationale, nous avons d’ores et déjà jeté notre dévolu sur les 2 prochaines destinations sur lesquels nous avons délégué des études de faisabilité et de marché qui sont très prometteuses, mais je ne peux vous en dire plus car c’est secret-défense 🙂