Comment choisir son logiciel de paie? Un point sur le marché 1/2

Aujourd’hui, toute entreprise qui souhaite gérer l’intégralité du processus « paie » doit s’équiper d’un logiciel de paie. Le choix du logiciel revêt un caractère stratégique puisqu’il doit répondre à des enjeux à la fois économiques et organisationnels de l’entreprise.

Devant la multitude d’offres, comment choisir le logiciel correspondant à ses besoins ?

Pour répondre à cette question, nous vous présentons une étude sur les solutions retenues par nos clients, nos partenaires et les raisons de leur choix. Notre étude sur les logiciels porte sur un panel de plusieurs milliers d’entreprises qui ont fait le choix de gérer en interne la paie, mais également d’experts d’externalisation de la paie.

Cet article est le premier d’une série de 2.

La tendance

La plupart des logiciels actuels proposent des offres de base permettant la gestion de la paie, du déclaratif, de centraliser les informations dans une base de données et de générer des reportings. Ces fondamentaux peuvent être complétés par des modules complémentaires en fonction des besoins et spécificités de chaque entreprise.

Que la paie soit traitée totalement en interne ou partiellement externalisée, le logiciel doit répondre à 2 impératifs : il doit permettre un gain de temps et une diminution du risque d’erreur.

A l’ère de la numérisation, de plus en plus de logiciels sont hébergés en mode SaaS (software as a Service) ou sur le cloud. Il n’est ainsi plus nécessaire d’installer de logiciel sur les ordinateurs des utilisateurs, plus de licence d’utilisation à acquérir ni de maintenance à effectuer. Tout se fait en temps réel et à distance.

Les besoins des entreprises en matière de logiciels de paie diffèrent en fonction du secteur d’activité. En particulier, les sociétés exerçant dans la restauration, le bâtiment ou le spectacle sont exposées à la gestion de bulletins de paie compliqués, avec de nombreux éléments variables, entrées sorties, etc.

Mais c’est d’abord la taille de votre entreprise qui doit vous orienter dans le choix d’un logiciel de paie.

Le choix des PME (entre 50 et 500 salariés)

La plupart des entreprises de cette catégorie optent pour un logiciel « standard » permettant la gestion de la paie et du déclaratif, conforme à la législation, dématérialisé (DSN / dématérialisation des bulletins de paie) en mode Saas ou sur le Cloud.

Nombreuses sont les PME à opter pour le Cloud, principalement pour des raisons économiques.

Comme le tableau ci-dessus en témoigne, au niveau des PME, les logiciels qui arrivent en tête sont les logiciels de SAGE, avec la version Sage Paie & RH i7 en installation locale ou la solution Paie i7 online sur le cloud. Ces deux solutions couvrent 27% des services paie des PME.

Les solutions SAGE sont également majoritairement maîtrisées par les professionnels de la paie (voir notre étude sur les logiciels ).

Cegid arrive second avec la solution Yourcegid Ressources Humaines Y2, qui propose une offre complète en mode Saas. Une société du BTP nous a confié que le choix de cette solution s’est fait sur la rapidité de prise en main, la fiabilité ainsi que l’hébergement des données dans un data center.

Nous vous donnons rendez-vous dans un mois pour le deuxième article de cette étude qui abordera le choix des grandes sociétés et des cabinets d’expertise comptable.

Comment rémunérer ses salariés à l’international : Présentation de Globe Payroll

Comment parvenir à rémunérer ses salariés à l’international dans les règles et comment avoir une vision complète de ses opérations de gestion de la Paie ? Nous avons posé ces questions à M. Philippe Cohen, CEO et fondateur de GlobePayroll.

Fort de sa riche expérience dans la mise en œuvre de projets de transformation à travers l’intégration de systèmes d’information, acquise pendant près de vingt ans passés dans un grand cabinet de conseil international il a créé GlobePayroll en 2015.

Pouvez-vous nous rappeler les enjeux liés à la paie internationale ?

Nous nous adressons à tous les DRH des entreprises multinationales. Quand il s’agit de payer vos collaborateurs, vous êtes confrontés à 4 problèmes principaux : la « compliance » (conformité règlementaire), la sécurité des données, la consolidation des informations de masses salariales et le coût. Pour des petites ou moyennes filiales, pas d’autre choix pour le DRH que de s’adresser à des fournisseurs locaux. Or, ces derniers assurent aujourd’hui des prestations de faible niveau en termes de « compliance », avec des solutions souvent obsolètes. Quant à la consolidation des résultats de paie, et plus généralement de la masse salariale, elle est souvent impossible et conduit les DRH à n’avoir le choix qu’entre Excel ou des interfaces complexes et couteuses. Ainsi, ils se retrouvent avec un processus cher à gérer, pour une valeur ajoutée très faible.

C’est en développant Globe Payroll que vous avez réussi à répondre à ces problématiques de la gestion de la paie. Parlez-nous de cette plateforme.

Depuis une dizaine d’année, nous avons pu observer l’impact de la tendance du Saas sur le domaine RH. Tous les acteurs, qu’ils soient historiques et émergents, ont progressivement constitué une offre de service RH, proposant un Core HR et des modules de gestion des talents. Mais aucun d’eux ne dispose d’une application de paye qui puisse répondre aux besoins des entreprises internationales. On continue à renvoyer cette question au « local » alors qu’il s’agit d’un pan essentiel de la RH, cher et fondamental en termes d’intégration. Le besoin était donc clair : restait à transformer l’essai en proposant au marché une vraie solution Saas de paie globale.

GlobePayroll répond à ces questions à travers une plateforme unique et sécurisée qui regroupe l’ensemble des règles de la paie à l’échelle internationale. Cette solution est en mesure de calculer toutes les paies à l’international, tout en prenant en considération les spécificités des règlementations locales dans chaque pays.

Au niveau sécurité, notre plateforme est hébergée dans un Data Center qui répond aux normes de sécurité les plus strictes dans le domaine.

Par ailleurs, la consolidation des données y est native. Le modèle et l’architecture de cette solution permettent de consolider et d’analyser la masse salariale en temps réel, supprimant ainsi les problèmes d’interfaces ou de « hub » de consolidation.

Pour ce qui est du coût, GlobePayroll demeure largement moins chère que les solutions disponibles actuellement sur le marché. Elle permet de mutualiser toutes les infrastructures, de rationaliser tous les équipements, de simplifier la mise à jour des règlementations et par conséquent de réduire les coûts.

Nous avons réalisé une étude de coût : GlobePayroll est 30 à 50 % moins cher que les solutions actuellement disponibles sur le marché.

Pouvez-vous nous en dire davantage sur les particularités techniques de cette solution ?

Avant GlobePayroll, plusieurs éditeurs de logiciels, parmi les plus grands, se sont essayés à concevoir des solutions de paie internationale. Aucun n’a réussi… Pour une raison majeure : tous se sont appuyés sur des produits existants conçus pour des payes locales, en cherchant à les adapter au contexte international. Et ça, ça ne marche pas…
Le succès de GlobePayroll repose sur un pari un peu fou… : construire une solution de paie, de Core HR et de reporting à partir d’une feuille blanche, en recherchant toujours le meilleur compromis entre la performance IT (vitesse, sécurité, scalabilité) et la pertinence RH (automatisation, ergonomie, évolutivité).

La solution s’est construite autour de trois piliers :

  • Un système d’héritage complet et flexible, c’est-à-dire un moteur de règle identifiant une hiérarchie à plusieurs niveaux de règles (internationales, nationales, conventions collectives, entreprise et établissement). La configuration des règles se fait grâce à un langage « naturel » que nous avons créé, qui permet d’implémenter et de maintenir la solution sans aucun développement. Une particularité qu’offre la technologie SaaS, et qui permet un gain de temps et de coûts sur les projets et sur la maintenance.
  • Des fonctionnalités de gestion avancées : GlobePayroll cherche à simplifier le métier des gestionnaires de paie pour le rendre « intelligent ». Nous avons donc conçu et packagé de nombreux assistants intelligents qui permettent d’automatiser (et de configurer à volonté) le plan de contrôle de la paie. C’est un gain de qualité mais aussi de productivité évident, et la capacité pour les services RH de se recentrer sur l’analyse.
  • Enfin, GlobePayroll dispose bien entendu de toutes les fonctionnalités de post-paie habituelles, mais ces dernières ont été conçues à partir des technologies BigData qui donnent une souplesse nouvelle pour les gestionnaires.

Concrètement, en cas de changement de règlementation, comment procède-t-on ?

Le service le plus attendu par nos clients est le mode dit « processing » lorsque nous assurons pour eux la maintenance de la règlementation. Afin de répondre à leurs attentes, quelles que soient leurs localisations dans le monde, nous travaillons actuellement sur la constitution d’une offre de compliance globale, avec un partenaire ou un réseau de partenaires en charge de la veille légale et réglementaire.

Dans les deux cas, ces informations sont remontées à la cellule que nous avons monté à Paris, en charge de maintenir les règlementations hébergées dans GlobePayroll.

Nous disposons également d’une offre « outsourcing », qui nous permet de traiter la paye de nos clients de bout en bout.

Enfin, nous travaillons sur la mise en place d’un réseau de partenaires qui seraient en charge d’assurer le paramétrage et l’intégration de notre solution dans les écosystèmes client.

Où en êtes-vous actuellement, pouvez-vous nous en dire davantage sur votre stratégie d’expansion ?

GlobePayroll, c’est avant tout une équipe de 20 personnes – développeurs, commerciaux, consultants, gestionnaires – qui travaillent sur ce projet ambitieux. Et nous avons prévu de doubler de taille d’ici un an.

Notre solution est le fruit de plus d’un an de R&D avec des experts technologiques et métiers. Nous sommes fiers d’être en production depuis janvier 2017 avec 12 clients. Et nous sommes en discussion avancée avec des entreprises, essentiellement des PME mais également des groupes de taille plus importante, afin de devenir leur partenaire de gestion administrative et de paie. Enfin, nous préparons une levée de fonds pour la fin de l’année afin de soutenir notre stratégie de développement.

Depuis le démarrage de nos activités, notre solution est internationale en couvrant 7 pays : la France, l’Irlande, les États-Unis, le Maroc, le Luxembourg, Monaco et les Pays-Bas.

Notre stratégie nous amène à concentrer nos efforts prioritairement sur l’Europe de l’Ouest et le Maghreb. Notre objectif est de s’implanter chaque mois dans un nouveau pays et de sortir tous les trois mois une version améliorée et enrichie de GlobePayroll.

Au-delà de ce schéma, nous restons réactifs aux demandes de nos clients qui nous amènent largement à dépasser les frontières de l’Europe !

De fait, les capacités de paramétrage de GlobePayroll sont telles qu’elles nous permettent de paramétrer un pays par mois ! Ce qui nous permet de viser de paramétrer 17 pays cette année et de produire 10.000 payes mensuelles en décembre 2017.

 

Rencontre avec Brankiça Pavlovic, CEO et Co-fondatrice d’Arhia

Selon les chiffres officiels, près de 2/3 des entreprises françaises externalisent à ce jour leur paie ; l’intérêt de ce choix, qui se révèle la majeure partie du temps plus pratique que stratégique, n’est donc plus à prouver. Néanmoins, il reste tout de même à choisir le « bon » prestataire – autrement dit, celui disposant de l’offre (services, ressources mises à disposition, tarification…) la plus adaptée aux problématiques et aux spécificités d’une activité donnée.
Sur ce marché en pleine croissance (+ 40% en trois ans), nous pouvons ainsi dissocier deux typologie d’acteurs : les structures éditrices d’outils (plateforme, SIRH, logiciel…) et les cabinets (expertise comptable ou spécialisés sur la gestion sociale). C’est sur ce premier type de prestataires que Pay Job a décidé de s’arrêter, en partant à leur rencontre.

Nouvelle étape aujourd’hui, avec l’interview de Brankiça Pavlovic – CEO et Co-fondatrice d’Ahria.
arhia

Pouvez-vous nous présenter vote activité ?

Brankiça Pavlovic : Arhia est un prestataire dédié à la gestion sociale des entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité.
Nous traitons l’ensemble des formalités liées à l’administration du personnel et à la paye : embauche, solde de tout compte, bulletins de paie, déclarations sociales, absentéisme, visites médicales, registre du personnel….
Notre activité repose sur notre outil, développé en interne par l’équipe et moi-même. Il s’agit d’une plateforme 100% web à la fois souple et sécurisante, permettant une rapide intégration des spécificités des entreprises.
Plus largement, notre mission est de faciliter la vie des entreprises et de les affranchir des exigences associées à la gestion du personnel.
Notre volonté est d’offrir une prestation de qualité qui vise l’excellence et qui sécurise les risques encourus.
Notre approche est de personnaliser le service rendu en privilégiant l’efficacité, la proximité et la souplesse.

Quel a été votre parcours jusqu’alors ?

J’ai passé plus de vingt années au sein de multiples services Paie et Administration du personnel, aussi bien en entreprise que chez des prestataires. Cela m’a permis de me confronter à une multitude d’environnements et problématiques et de découvrir de nombreux logiciels de Paie.

Justement, autour de quel(s) constat(s) le projet s’est-il construit ?

Durant mon parcours, j’ai constaté que le marché des SIRH permettant de réaliser des bulletins de paie s’organise autour de deux grandes offres : d’un côté, les outils paramétrables en interne par le client, avec un support fonctionnel de la part de l’éditeur ou d’un revendeur. Certes ce mode de gestion est plus souple mais il présente des inconvénients : la logique et la conformité des paramétrages est indexé au niveau de compétences du responsable Paie et SIRH.

De l’autre, les systèmes plus complexes, maintenus par le prestataire, permettent de bénéficier de fonctionnalités plus importantes mais ils ne sont pas toujours en mesure de s’adapter aux spécificités et aux besoins des entreprises.
Dernier point, peu d’outils proposent de piloter la totalité du processus d’administration du personnel : DPAE, contrat de travail, calcul automatique des indemnités de rupture, documents de STC, gestion des visites médicales….
Pour faire face à des environnements sociaux denses, les entreprises cherchent des solutions pour répondre à leurs obligations légales. Cependant, comment s’assurer que la gestion du personnel et sa traduction via le bulletin de paye sont conformes du point de vue des règles légales et conventionnelles ? Comment gagner en sérénité et en confiance sur ces questions sensibles ? Comment être certain que toutes les formalités ont été accomplies ?
En nous basant sur ce constat, nous avons conçu une prestation d’externalisation couvrant l’ensemble du processus paie et administration du personnel en nous appuyant sur un outil dans lequel nous avons automatisé les règles légales et conventionnelles.

A quelle(s) cible(s) vous adressez-vous aujourd’hui

De par son fonctionnement, notre outil s’adresse à tout type d’entreprises, PME comme Grand Groupe, tous secteurs confondus.
Notre modèle s’adapte aussi bien aux secteurs dit « complexes » (BTP, production audiovisuelle, industrie, hôtellerie / restauration, travail temporaire) qu’aux secteurs plus « classiques » présentant, au premier abord, moins de particularités.

Concrètement, quelles sont les fonctionnalités clés de votre outil ?

– Le multi-période d’emplois : Nous avons mis en place la fonctionnalité de traiter plusieurs bulletins de paie pour le même collaborateur sur une même période d’emploi.

– la rétroactivité : Il faut modifier, annuler une donnée déjà constatée en paye ? La rétroactivité est une fonctionnalité native dans le produit. Le système va recalculer en automatique les données de rappel.

– le live chat : Un expert est toujours en ligne pour répondre aux besoins d’assistance de nos clients.

– la possibilité pour le client de suivre son dossier en temps réel : les données sont accessibles 24/24, 7/7, nos clients ont une visibilité permanente sur le traitement de leurs informations.

D’un point de vue de la facturation, comment fonctionnez-vous ?

Comme évoqué plus haut, notre objectif était de trouver un modèle permettant de simplifier et de clarifier au maximum cet aspect.
Nous fonctionnons sur la base d’un forfait unique et raisonnons à l’échelle d’un salarié, et non par document ou temps passé sur le dossier. Ce forfait est de 14€ par mois et par salarié.

Où en êtes-vous à ce jour ?

Nous avons intégré notre premier client à la fin du premier trimestre 2016. Quatre autres nous on rejoint depuis. Nous avons actuellement un volume de 300 salariés par mois sur des secteurs variés (travail temporaire, prestations de services, crédit-bail immobilier, holding…). Nous poursuivons notre développement et prévoyons sur l’année 2017 de quadrupler notre volume de production.

Quel objectif(s) vous fixez-vous pour la suite ? A quelle échéance ?

Nous avons des ambitions importantes. En effet, notre objectif est de devenir un acteur majeur de l’externalisation de la paye et du SIRH. A trois ans, nous projetons de franchir le cap des 5 millions d’euros de CA et à 5 ans, d’entrer dans le trio de tête du secteur.

Pour finir, pouvez-vous nous présenter l’équipe ?

Nous sommes deux fondateurs.
Diplômé en économie et expertise-comptable, Arnaud Benhamdine possède une expérience de 15 années comme Consultant Paie et SIRH acquises au sein d’acteurs majeurs du conseil et il a occupé les fonctions de responsable juridique et processus paie chez un des leaders français du SIRH. Il occupe les fonctions de CTO.

Diplômée en droit du travail et gestion des ressources humaines, je possède une expérience de 25 années dans le domaine de la paye et de l’administration du personnel. J’ai notamment occupé des fonctions de responsable opérationnelle au sein de structures diverses (PME et Grands Groupes) et j’ai travaillé comme directrice des services clients pour le leader mondial du SIRH.  J’occupe les fonctions de CEO.

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Nous avons testé le logiciel de paie PayFit

La société qui souhaite révolutionner la gestion de la paie, PayFit, vient de terminer une levée de fonds de 5 millions lui permettant notamment d’accélérer son développement. A cette occasion nous avons voulu nous intéresser de plus près à ce logiciel qui simplifie la gestion des bulletins de paie.

Créée en janvier 2015, PayFit est un service en ligne de réalisation de la paie. Présentée comme une solution «plus fiable, plus rapide et moins cher», ce service permettrait de rendre accessible la paie à tous. Avec PayFit, la paie deviendrait presque amusante et «magique».  Les professionnels du métier, qui constatent chaque jour les nombreuses complexités des situations en matière de gestion de la paie, sont en droit d’être sceptiques face à cette promesse. Nous avons testé la solution en ligne pour nous faire notre propre opinion.

Qu’est-ce que le Payfit ?

Il s’agit d’un logiciel en mode SaaS (software-as-a-service) destiné à gérer la paye des TPE-PME. Ce logiciel couvre l’ensemble des fonctionnalités d’un logiciel de paie « classique », de la création de la fiche salarié, à la réalisation de bulletins de paie, en passant par la déclaration et le paiement des charges. Comme tout logiciel en mode SaaS, aucun achat ni installation de logiciel n’est nécessaire, pas plus que l’installation de future mise à jour.
PayFit n’est pas présenté comme une « paie accompagnée » ou une « co-production » de paie même si une assistance est disponible car le service est conçu afin de permettre à l’employeur de réaliser seul l’ensemble des étapes de l’édition d’un bulletin de paie.

Un essai pour tester le service

Le test que nous avons réalisé s’est limité à la saisie des éléments de paie.  Pour des raisons évidentes nous n’avons pu ni procéder au paiement des salariés, ni déclarer les charges. Ce test d’une durée approximative d’une heure est centré sur la création du compte entreprise ainsi que de l’édition d’un bulletin de paie.

La première étape est bien entendu la création du compte ; PayFit proposant un essai gratuit pour tester son service. L’employeur doit inscrire sa société puis renseigner les éléments relatifs à l’entreprise : nombre de salariés, convention collective, taux AT-MP…

Ensuite vient la création de la fiche de notre premier employé (nous avons la possibilité de délaisser cette saisie à l’employé lui-même). Pour cela nous devons renseigner les informations sur son identité (nom/prénom/date et lieu de naissance, adresse, numéro de sécurité sociale…), puis les informations relatives à son contrat de travail (type de contrat, date d’entrée, classification, catégorie, poste …).payfit-saisie-du-contrat
Ensuite on renseigne les informations relatives au temps de travail. Dans mon exemple je saisis 39h payées e heures supplémentaires et en RTT.

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On me demande ensuite de vérifier l’acquisition de jours de congés payés puis de vérifier le montant des précédentes rémunérations (dans mon exemple le salarié est en poste depuis le 06/06/2016). Puis un bulletin de paie est édité.

Je tente de « corser » la saisie en y rajoutant des éléments de rémunération : tickets restaurants, prime sur objectif, remboursement de frais, saisie d’un acompte puis déduction des heures d’absences. Facile… le bulletin est de nouveau édité avec la prise en compte des nouveaux éléments.

Une prise en main assez rapide

Le logiciel est effectivement assez simple d’utilisation avec une prise en main rapide même s’il faut consacrer au préalable du temps à la compréhension de la logique du logiciel. Le site est intuitif et ergonomique, mais il faut s’armer de rigueur et d’organisation pour renseigner les cases qui précisent les jours de travail ou de congé, les primes et autres « particularités du mois ».

PayFit permet également de déclarer et de payer ses déclarations sociales. Cependant, comme évoqué précédemment, nous n’avons pas pu tester cette partie. Enfin, il convient de noter que pour le moment le site n’est pas compatible avec le navigateur Mozilla.

Prévenir les risques d’erreur

En testant ce type de logiciel, accessible à tous, nous avons « a priori » des craintes concernant la possibilité de réaliser des erreurs aussi minimes qu’elles soient par souci de facilitation des démarches. Ce site est-il suffisamment armé de gardes fous permettant d’éviter les erreurs ?

Tout au long de la saisie des différents éléments de paie, le site nous prodigue des conseils, permettant au plus novice d’entre nous de détenir un certain nombre d’informations sur la paie.

Mais au-delà du conseil y a t’il des rambardes de protection nous empêchant de commettre des erreurs ? Nous avons donc testé en indiquant par exemple une saisie sur salaire supérieure au maximum fixée par la loi…impossible le site nous en empêche.

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Un logiciel se limitant aux paies simples ?

Lors des phases de test nous nous sommes posés la question suivante : qu’en est-il de ceux qui ont des plans de paie compliqués, avec des conventions collectives différentes, des horaires variables ou atypiques ? Le site peut-il prendre en compte les caractéristiques de tous les secteurs d’activités ou les horaires variables de votre aménagement du temps de travail ? Si vous travaillez avec des salariés « spéciaux » (intermittents du spectacle, ouvriers agricoles…) pouvez-vous aisément faire la paie sur ce logiciel ?

Les seuils des cotisations sociales et les différents accords de branches professionnelles sont-ils régulièrement mis à jour ? Puis pour terminer qu’en est-il de la protection des données ?

Nous avons donc contacté PayFit à ce sujet. Ils nous ont affirmé qu’à ce jour une cinquantaine de conventions collectives avaient été codifiées et que les seuils de cotisations étaient régulièrement mis à jour, dès qu’un changement de taux légal était opéré.

En revanche, les cas particuliers tels que les intermittents du spectacle, les ouvriers agricoles, les veilleurs et gardiens de nuit ne peuvent pas été pris en charge par le logiciel.

Qui veut la paix prépare la paie !

Pour faire une paie, il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton pour que la paie réalisée soit juste, ce n’est pas qu’un travail de saisie, cela nécessite de multiples compétences :  être à l’aise avec les mots pour décrypter les conventions collectives, les accords d’entreprises, etc. et savoir réaliser des calculs complexes comme c’est le cas pour les soldes de tout compte ou la réduction Fillon.

Les conséquences d’une paie erronée sont nombreuses. Il y bien entendu le risque de redressement de la part de l’Urssaf mais également, en cas de litige avec un salarié, des risques prudhommaux.

En conclusion, notre avis est que PayFit propose une solution bluffante par sa facilité d’utilisation et l’approfondissement des situations de paie qui peut le rendre très utile pour des TPE/PME souhaitant diminuer leurs coûts de gestion.

Cependant, les employeurs qui font appel à ce service devraient être en capacité de contrôler les paies, via au moins les services d’un bon expert social supervisant le process.

« La paie sur Internet » illustrée avec Sage One Paie

CL photoPour aller au plus simple, en matière de gestion de la paie, les entreprises hésitent entre deux possibilités : soit elles internalisent, via des ressources spécialisées et l’achat d’un logiciel, soit elles externalisent, souvent auprès de leur cabinet comptable ou de prestataires spécialisés.

Il existe pourtant une 3e possibilité : « l’externalisation partielle » ou la paie accompagnée.

M. Christian LITAUDON, Directeur Marketing des Offres Paie-RH chez SAGE nous présente Sage one Paie, une solution répondant à ce choix « du milieu ». Sage est le leader du marché des solutions intégrées de comptabilité/gestion commerciale, de paie et de solutions de paiement en ligne. Les solutions Sage couvrent l’ensemble des besoins fonctionnels de l’entreprise.

 

Pourriez-vous nous présenter la dernière-née de vos solutions, Sage One Paie ?

Sage One est un service de réalisation de bulletin de paie et de déclarations sociales en mode Saas. Il s’agit d’une application online accessible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit, sans logiciel ni mise à jour à installer ou à paramétrer.

Sage One Paie est une co-production de la paie, l’entreprise saisit les éléments variables de paie, calcule et édite les bulletins, télé-déclare directement ses charges sociales avec l’assistance des professionnels de Sage. Ainsi l’entreprise conserve la maitrise de la gestion du personnel tout en étant accompagné sur le légal et le conventionnel pour garantir la conformité des paies.
L’objectif de cette application est de rendre la paie la plus simple possible et la plus accessible.

A quel type d’entreprise s’adresse cette solution ?

Sage One Paie a été créée afin de répondre aux besoins des petites entreprises (de 5 à 20 salariés). Aujourd’hui en France, la paie s’inscrit dans un cadre légal « complexe », nécessitant des processus « métier » propres, où l’erreur n’est pas permise.

On retrouve 3 niveaux de paie : le cadre légal, le cadre conventionnel et les éléments de personnalisation liés à l’entreprise. La plupart de ces entreprises, n’ont pas, ni les ressources en termes de compétences, ni les moyens de produire la paie en interne et ainsi externalisent ou délèguent à un prestataire de service tout ou partie de la paie.
Sage One permet à ces entreprises de conserver la production de leur paie tout en étant assistées par des spécialistes. Cette solution présente des prix attractifs, de 8 à 12€ du bulletin de salaire ou par salarié (tarif en fonction de la taille de l’entreprise).

Vous présentez cette solution comme une « paie accompagnée » ; pourriez-vous définir le concept ?

Entre « faire seul » ou « faire faire » c’est une alternative permettant de conserver la maitrise de cette fonction tout en étant fortement accompagné et soutenu. La paie accompagnée permet de réaliser des paies conformes et surtout de décomplexifier le processus grâce à différents leviers tels que la simplification du paramétrage, l’ergonomie et la navigation qui facilitent l’appréhension des étapes et bien entendu l’assistance « métier ».

Avec Sage One Paie les entreprises ont accès à l’application, ses mises à jour, et l’ assistance dans un schéma « tout compris ». Cette solution permet de traiter tous les éléments de la paie. Les spécialistes actualisent l’application avec la règlementation en vigueur sans intervention du client. L’assistance métier inclut le suivi règlementaire. Les déclarations sociales sont envoyées directement par mail depuis l’application.

Cette solution est présente sous la forme du CLOUD, comment les données sont-elles sécurisées ?

La sécurité et la confidentialité sont des priorités chez Sage, c’est pourquoi tout est mis en œuvre pour garantir une protection optimale. L’utilisateur accède à ses données via son login personnel et mot de passe.
Toutes les données transmises par les clients sont cryptées, puis sauvegardées en permanence dans des environnements professionnels sécurisés.

ADP nous présente DECIDIUM

Photo P. Perche

Patricia PERCHE est directrice Marketing chez ADP depuis 2013, en charge de l’animation des marchés PME, ETI et Grandes Entreprises (jusqu’à 3000 salariés). Diplômée de l’ESSEC Business School, Patricia Perche dispose d’une expérience de vente dans différents secteurs d’activité (retail, édition, automobile, services). Elle rejoint ADP en 2000 dans les services commerciaux dédiés aux TPE/PME. Elle nous présente ici DECIDIUM, la nouvelle solution phare d’ADP.

 

A qui s’adresse la gamme DECIDIUM ? Pourriez-vous nous la présenter ?

La solution DECIDIUM couvre trois domaines d’expertise : la paie, la gestion du capital humain et la gestion des temps et activités. Elle s’adresse à deux typologies de clients :

  • La PME de moins de 500 salariés

Les PME ont recours à la solution DECIDIUM afin de garantir la conformité des bulletins de paie tout en diminuant le temps consacré à la production de la paie leur permettant ainsi de développer le capital humain de l’entreprise. Grâce aux solutions HCM (Human capital Management) de DECIDIUM, la PME peut mettre sous contrôle et piloter sa politique RH, produire des indicateurs RH et partager toutes leurs données sociales avec les Institutions représentatives du personnel par exemple. Les enjeux business des PME sont focalisés sur l’acquisition de nouveaux clients : tous les acteurs de l’entreprise sont mobilisés pour atteindre cet objectif et la Direction générale est sur tous les fronts. Ces entreprises sont souvent dépourvues de service RH. L’activité paie est assurée par une personne responsable de plusieurs activités clés pour l’entreprise. Elle prend en charge également toutes les autres missions de la fonction administrative du personnel et de la RH.

  • Les grandes entreprises et ETI

Pour faire face à la concurrence et accroître ses parts de marché, ces entreprises développent leur activité grâce à la croissance externe et / ou en investissant dans l’innovation et les compétences associées. Le plus souvent, dotées d’un service RH structuré, ces entreprises ont recours à la solution DECIDIUM pour augmenter la performance de leurs actions RH, mesurer l’efficacité de leur politique et accompagner leurs collaborateurs dans les changements opérés par les stratégies mises en place. La suite RH de DECIDIUM va les accompagner pour mettre sous contrôle le pilotage de la masse salariale, suivre les campagnes d’entretiens et élaborer le budget de formation.

Pourriez-vous nous expliquer son fonctionnement ?

DECIDIUM est une solution en service qui s’appuie sur des technologies avancées telles que le cloud et le Big  Data. Elle intègre des fonctionnalités collaboratives pour favoriser l’expérience utilisateur des collaborateurs et des managers. Grâce à ces technologies et à la couverture RH étendue, l’expert RH ou le responsable paie, peut construire une connaissance complète du salarié et mettre en place les actions en conséquence.

Les salariés accèdent par l’intermédiaire de leur appareils mobiles (smart phone, tablette) ou PC en temps réel aux informations RH: poser des congés, vérifier leur solde de RTT… Les managers accompagnent le développement des collaborateurs grâce à des solutions HCM pour gérer les campagnes d’entretiens et les besoins en formation.

En fonction de l’expertise et des compétences du pôle paie et RH, l’entreprise a le choix entre différents niveaux de service. ADP place le curseur en fonction des besoins des clients (co-production, externalisation partielle ou complète). «Je veux garder la maitrise de ma paie, mais j’ai besoin d’être accompagné dans l’interprétation des règles légales et conventionnelles et dans leurs maintenances dans le SIRH» ou «je me décharge complètement de la paie». et ainsi «j’externalise au profit des experts d’ADP».  ADP s’adapte au besoin de chaque entreprise.

Est-ce qu’ADP accompagne les entreprises dans l’apprentissage de DECIDIUM ?

Une fois contractualisée et le périmètre de la solution définie, les utilisateurs de la solution DECIDIUM s’inscriventà la  formation solution. L’effort d’accompagnement dans l’apprentissage des clients, par ADP varie en fonction du niveau de service retenu (co-production ou externalisation), du périmètre fonctionnel choisi (gestion des temps, composants RH ou interface avec d’autres applications) et du niveau d’expertise des utilisateurs chez le Client. ADP accompagne le client dans l’assistance métier et technique au quotidien de la solution.

Quelles sont les perspectives stratégiques d’ADP pour les mois et les années à venir en France et à l’international ?

ADP a créé un laboratoire, « ADP Lab. » situé au Etats-Unis. C’est un centre de recherche interne, pour l’innovation et la collaboration. Face à la transformation numérique qui impacte fortement nos clients, nous nous adaptons avec une nouvelle culture du design, centrée sur l’expérience utilisateur. Nous avons recruté de nouveaux talents pour susciter de nouvelles idées afin que nos solutions soient toujours fiables et sécurisées, mais aussi évolutives, accessibles sur de multiples supports et adaptables en continu aux nouvelles possibilités qu’offrent la révolution numérique. Ce « concept store » permet l’analyse des comportements afin d’améliorer l’offre de service basée sur le « Human Capital Management » (HCM).
Concrètement, ADP utilise de plus en plus la « technologie embarquée » et la technologie du Big Data afin d’améliorer l’expérience client sur des applications métiers à destination des Managers et des Collaborateurs.

Que deviennent les outils classiques d’ADP : hypervision et GXP ?

Ces outils classiques représentent le cœur de métier d’ADP. Les entreprises ont encore majoritairement recours à ces outils. ADP prévoit de faire évoluer Hypervision pour amener encore plus de satisfaction auprès de ses clients. GXP évolue en permanence pour répondre aux attentes spécifiques des grands comptes.

ADP développe-t-il son propre modèle de Gestion des Temps et des Activités? Vous appuyez vous parfois sur l’expertise d’acteurs spécialisés en GTA (type Horoquartz ou Bodet)?

ADP propose différentes options pour s’adapter au contexte de gestion des temps de ses clients. Lorsque l’entreprise cliente est déjà équipée d’une GTA avec un éditeur spécialisé, ADP met en place l’interface pour gérer le flux des données en provenance de la GTA vers la paie ADP.

A contrario, lorsque l’entreprise cliente n’est pas équipée en GTA, ADP, peut mettre en place cette solution via son SIRH DECIDUM. La GTA de DECIDIUM s’adresse aussi bien aux experts de la gestion des temps qu’aux managers et collaborateurs. ADP propose à cet effet, différentes possibilités pour enregistrer la présence ou déclarer l’activité : via un portail, des badgeuses ou du e-pointage.

 

A propos d’ADP :

De puissantes technologies avec une touche d’humanité. Les entreprises du monde entier, quel que soit leur secteur ou leur taille, tirent parti des solutions basées sur le Cloud et des connaissances des experts d’ADP, afin de les aider à libérer le potentiel de leurs collaborateurs. Ressources humaines, gestion des temps et des activités, paie, conformité : travaillons ensemble pour construire une meilleure performance collective.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : www.fr.adp.com

visuel fonction publique

SIRH Paie dans le secteur public : un marché d’experts

Hélène Barrios

Hélène Barrios est directrice générale de Cegid Public, la filiale du groupe Cegid dédiée aux SIRH du secteur public. Ingénieur d’affaires dans plusieurs entreprises informatiques à partir de 1998 (Civitas, Umanis, Intentia Consulting), et elle a retrouvé Civitas en 2004. Elle en prend la direction des opérations et du marketing stratégique en 2009, puis rejoint son poste actuel à la direction générale de Cegid Public, issu de la fusion entre Civitas et Visa Informatique. Elle nous parle des grandes tendances à l’œuvre sur ce marché très particulier et des contraintes propres à la demande publique en matière de SIRH paie.

Quelles sont les principales spécificités techniques d’un SIRH paie destiné au secteur public ?

 

La paie du public est structurée avant tout autour du statut des fonctionnaires, ou plutôt des statuts :

  • fonction publique d’État,
  • fonction publique territoriale,
  • fonction publique hospitalière.

La principale particularité de la paie dans le public, c’est son fonctionnement indiciaire. La rémunération du fonctionnaire est fondée sur un indice, lui-même dépendant d’un échelon, inscrit dans une grille, elle-même attachée à un grade. C’est un mécanisme très réglementé. L’indice, multiplié par la valeur du point, donne le montant du traitement de base. Les organismes sociaux, les cotisations, les règles de gestion des temps… ne sont pas non plus les mêmes que dans le privé.

Il y a un autre élément essentiel propre à la paie du public : c’est la rétroactivité. Lorsque survient un changement réglementaire, il s’applique sur les paies passées, sur plusieurs mois. Il faut donc assurer les rappels de paie. Les calculs que cela suppose requièrent des moteurs de paie très puissants dans le SIRH.

S’ajoute encore la question des primes et des régimes indemnitaires, dont certains aspects obéissent à des mécanismes généraux, communs à tous les organismes publics, tandis que d’autres relèvent de règles délibérées par chacun d’eux.

Par ailleurs, pour toute la partie RH, le fonctionnement est là encore très spécifique : il y a, par exemple, la gestion du statut et les règles automatiques de l’avancement, qui rythment les évolutions de carrière.

La paie dans le public est donc construite sur des règles très détaillées et très complexes, plus encore que dans le privé. Nos solutions doivent répondre à cette complexité, avec un niveau important de fiabilité.

 

Comment l’offre est-elle segmentée ?

 

Un peu comme sur le marché du SIRH privé : de même qu’il y a les TPE-PME, les PME-ETI et les grands comptes, nous avons des petites collectivités, un middle market et de grands organismes, qui requièrent des solutions différentes.

Pour les petites et très petites collectivités (moins de 5 000 habitants), nous avons développé une offre dédiée, Channel, qui consiste en un bouquet de services Saas. C’est la première offre lancée dans le secteur public en mode Cloud. Il s’agit d’un outil très ergonomique, évolutif, avec des tableaux de bord, un fonctionnement par abonnement ou à l’usage.

Il y a ensuite un marché constitué de villes et agglomérations moyennes, mais aussi des centres de gestion de la fonction publique territoriale. Il s’agit de centres auxquels les petites collectivités peuvent déléguer leur paie et leur gestion des carrières par le biais d’un portail déconcentré. Les agglomérations moyennes souhaitent quant à elles gérer davantage de fonctions en interne, et notre offre est conçue pour répondre à cette demande de façon agile.

Une troisième offre est dédiée aux grandes organisations publiques : villes de plus de 80 000 habitants, conseils départementaux, conseils régionaux, établissements publics… Pour ce segment, nous proposons un SIRH plus étoffé, sur un périmètre de fonctionnalités plus large, également disponible en Cloud de façon optionnelle.

En somme, pour les plus petits organismes, on reste le plus souvent sur la gestion de la paie, avec des processus métier très automatisés. Plus la taille augmente, plus l’outil est personnalisable, et plus le nombre de fonctions couvertes en RH s’accroît.

Un élément clé est donc de maîtriser cette personnalisation, de savoir adapter l’outil au régime indemnitaire du client, à ses particularités, au périmètre de sa demande.

 

Comment Cegid est-il positionné sur le marché du SIRH paie du secteur public ?

 

Grâce à la configuration et au ciblage de notre offre, nous sommes très bien représentés sur tous les segments. Il faut préciser que ce marché du public est un marché de niche, très spécialisé, supposant la maîtrise d’expertises très pointues. De ce fait, les acteurs sont moins nombreux que sur le marché du SIRH privé, et les masses ne sont pas comparables. Nous avons 30 ans d’expérience dans ce domaine et 160 collaborateurs au sein de Cegid Public ; cela explique notre position forte sur l’ensemble des segments.

 

Comment évolue l’environnement réglementaire ?

 

Le changement réglementaire est encore plus rapide dans le public. L’année dernière, nous avons géré 52 décrets, soit 1 par semaine ! Et contrairement à ce qui se passe dans le privé, nous devons également assurer la rétroactivité des paies.

Il y a certains sujets en commun : la DSN, notamment, en cours de déploiement dans le privé, s’imposera dans le public entre 2018 et 2020. Les organismes publics emploient d’ailleurs souvent des agents de droit privé : nos solutions intègrent les besoins de chaque client en la matière. Gérer cette mixité public/privé est un aspect important, auquel nos solutions sont bien adaptées. Nous avons notamment élaboré nos premières DSN dans des offices publics HLM en janvier 2016.

Parmi les évolutions réglementaires très attendues par la profession, il y a celle du code des marchés publics. Le mode d’achat en Cloud et par abonnement requiert en effet un changement des règles, par rapport au mode en licence/maintenance, investissement/fonctionnement qui prévaut actuellement et n’est plus adapté aux nouveaux modèles de consommation en Saas.

 

Quelles sont, aujourd’hui, les grandes tendances qui affectent ce marché ?

 

Il y a d’abord une tendance lourde : la baisse des dotations des collectivités locales, qui est considérable, puisqu’elle représente un peu plus de 11 milliards d’euros sur 3 ans. Les organisations publiques sont amenées à rechercher des systèmes RH et paie plus productifs et moins coûteux au total.

Deuxième tendance : depuis la loi de de simplification, de plus en plus de textes poussent à la dématérialisation. D’une façon générale, le secteur public est en avance de ce point vue, et pousse à la dématérialisation depuis plus de 10 ans. Mais le mouvement s’accélère.

Troisièmement, la loi NOTRe (sur la nouvelle organisation territoriale) a accentué la tendance aux fusions de collectivités : communes, intercommunalités, régions. De ce fait, des groupements d’achats se développent de plus en plus, avec une consommation d’outils en mode Saas. Des centres de gestion, des syndicats intercommunaux informatiques concentrent des services en mode CSP (centres de service partagé).

Toutes ces tendances tirent dans le même sens : vers le Cloud. Une grande majorité de nos clients agglomération également  passent en mode Cloud : cela leur permet d’être plus agiles dans le processus de mutualisation, de déléguer les questions techniques. Il y a toutes les raisons de penser que cette évolution va s’accentuer dans les années à venir.

 

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Crédits illustration : DR, © Jean-Luc Mege

« Le SIRH ne se résume pas à un logiciel »

Eric Gallot - PAY JOB

Responsable de la gestion sociale de Hauts-de-Seine Habitat, Eric Gallot exerce depuis de nombreuses années des responsabilités en contrôle de gestion sociale, administration du personnel, paie, règlementation sociale et SIRH. Après avoir travaillé au sein de Veolia Eau, du Groupe SNCF, de Paris Habitat, il a rejoint en 2014 l’office public de l’habitat des Hauts-de-Seine (800 collaborateurs salariés et fonctionnaires). Il partage avec nous son expertise et son expérience en matière de SIRH.

Quelle est la place du SIRH dans l’entreprise d’aujourd’hui ?

Le SIRH n’a pas vocation à servir uniquement la fonction RH. Aujourd’hui, le SIRH qui répond le mieux aux besoins est celui qui dépasse largement le seul périmètre des fonctions strictement ressources humaines. C’est celui qui sait être en totale adéquation avec les problématiques et les enjeux de l’entreprise. Il s’agit d’apporter les moyens nécessaires à l’activité de tous les acteurs de l’entreprise quel que soit leur rôle et leur positionnement au sein de l’organisation.
Le SIRH ne se résume pas à un logiciel : c’est le « système d’information » qui existe indépendamment de toute question informatique. L’informatisation a pour but d’en améliorer l’efficacité, au bénéfice du fonctionnement global de l’entreprise. Elle facilite, améliore, sécurise la gestion du système d’information sans jamais se confondre totalement avec lui.

Qu’est-ce que ça signifie, concrètement, en s’appuyant sur votre longue expérience ?

Les enjeux SIRH sont différents d’une entreprise à l’autre. J’ai été amené à évoluer dans des organisations qui présentent de nombreuses spécificités d’un point de vue RH : diversité de statuts, notamment dans les structures où se retrouvent à la fois des salariés et des fonctionnaires ; multiplicité des conventions collectives, d’accords collectifs à des niveaux différents (Branches, UES, entreprises, établissements, organisations fonctionnelles,…).
Il existe donc une réglementation propre à chaque cas de figure. Le SIRH doit intégrer des règles très diverses en matière de maladie, de cotisations, de gestion du temps de travail, de gestion des carrières… et, dans le même temps, réussir à appliquer des règles ou des process communs qui transcendent cette hétérogénéité.
Pour contribuer à la qualité et à la performance de l’entreprise, le SIRH doit prendre en compte toutes ces spécificités et être conçu de façon pragmatique, en donnant aux collaborateurs comme aux managers les moyens nécessaires à leurs missions. Il doit permettre en même temps d’automatiser les process manuels, quand c’est possible et nécessaire, et de les harmoniser.
Pour illustrer mon propos, un processus, qui relèverait normalement de la comptabilité, pourrait très bien être traité, pour partie, par le système de paie, dans la mesure où cela est jugé plus pertinent. Par exemple, si l’on souhaite utiliser des fonctionnalités de calcul rétroactif. Il convient donc de penser à l’échelle de l’entreprise tout entière, par objectifs et donc au niveau des processus, et non dans une logique compartimentée.

Le SIRH idéal existe-t-il ?

Oui et non, car, comme je viens de le présenter, le SIRH qui convient est toujours celui qui est le mieux adapté aux besoins à un moment T. C’est un processus qui évolue en permanence. C’est notamment la raison pour laquelle il n’existe pas de de logiciel SIRH « standard » qui réponde l’ensemble des besoins. Le standard ne répond qu’à des besoins communs à l’ensemble des entreprises. En conséquence, il ne peut s’adresser qu’à une partie des besoins ; le reste étant soit non traité soit traité manuellement par le personnel (c’est le paramètre des « coûts salariaux » du système d’information, insuffisamment pris en compte dans le coût réel du SIRH).
Chaque entreprise a ses problématiques spécifiques, ses besoins particuliers. Concernant les choix informatiques, la question pour l’entreprise relève davantage de la vision que d’un choix technique. Il faut avoir à l’esprit que l’éditeur et l’entreprise n’ont pas le même objectif. Pour l’éditeur de solutions informatiques, le but est d’offrir une solution qui couvre le plus de clients possibles ; pour l’entreprise, il est d’obtenir une réponse à ses besoins spécifiques. Ces derniers sont justement ce qui la distingue des autres. Pour elle, ce qui compte, c’est que la solution mise en œuvre soit un levier de la performance au sein de l’environnement économique.
Le logiciel doit aussi pouvoir évoluer avec le temps, pour suivre les transformations de l’entreprise : changement de taille, nouvelles activités, nouveaux projets. Et la qualité de service doit être au rendez-vous, en matière d’accompagnement de la DRH, de souplesse, d’adaptabilité.
C’est pour cela que je suis plutôt réservé vis-à-vis des solutions Saas : l’investissement de départ est peu élevé, le système est vite opérationnel, mais le service coûte cher dès lors qu’il s’agit de le faire évoluer. Surtout, on se retrouve, de fait, à payer pour les modifications demandées par les autres clients, qui peuvent très bien correspondre à des fonctionnalités dont l’entreprise n’a pas besoin. On estime aujourd’hui qu’une solution Saas revient plus cher qu’un ERP après 5 ans. Pour être un peu brutal, l’externalisation est commode quand on ne souhaite pas ou que l’on ne sait pas traiter le sujet SIRH.

Changer ou faire évoluer son SIRH, cela suppose donc un accompagnement de ce changement ?

Je n’aime pas parler d’ « accompagnement au changement » en parlant du SIRH. Il ne s’agit pas de faire « accepter » un logiciel ou de nouvelles pratiques aux collaborateurs ; le changement c’est la vie normale. Je citerai à ce titre le sociologue Michel Crozier : il rappelle que l’acteur principal du changement, c’est le collaborateur de base, qui ne cesse de vouloir une évolution et une amélioration de son poste de travail.
L’accompagnement au changement pose davantage la question du management et de sa capacité à accompagner le changement dans le cadre des objectifs collectifs à atteindre. Le logiciel, quand il est adapté aux attentes, est, en réalité, un facilitateur du changement, il n’est pas le changement lui-même ; vous comprendrez que, dans le cas contraire, le logiciel vient en opposition aux besoins et constitue un frein. La seule question qui reste est la qualité de la formation au logiciel afin de permettre une appropriation de la solution informatique et donc la réussite de sa mise en œuvre.
Je ne parlerai pas non plus de réorganisation pour les mêmes raisons. La réorganisation est un processus violent qui vise à faire face à des problèmes qui ne peuvent pas trouver de réponse sans rupture. La bonne attitude est d’être attentif, rester en veille permanente, adopter une méthode « agile ». On doit se garder d’agir seul et d’appliquer des méthodologies ou des idées toutes faites ou à la mode : lorsqu’on prend des décisions en se fondant sur son seul point de vue, on a tendance à améliorer le seul champ de ce que l’on appréhende et à dégrader le reste… Il faut être pragmatique. Par exemple, si le responsable d’une tâche considère qu’elle est mieux accomplie manuellement, inutile de l’informatiser dans le seul but d’apparaître plus moderne que les autres.

Vous l’aurez compris, la question du SIRH rejoint ce qu’est l’entreprise à un moment donné, qui la compose, où elle va et comment elle se donne les moyens d’avancer. La réponse ne vient jamais de l’extérieur : la solution est toujours en interne.

 

 

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Crédit illustration : DR

SNCF : projet SIRH réussi

SNCF : chronique d’un projet SIRH réussi

Sébastien Gayet KURT SALMON - PAY JOB

Manager RH et SIRH chez Kurt Salmon depuis 2011, Sébastien Gayet pilote des projets transverses RH/SIRH pour de grands comptes publics/privés, du schéma directeur à la mise en service en passant par le choix de la solution et la conduite du changement. Il était en charge du projet SIRH de la SNCF, accompagné par Kurt Salmon. Il revient pour nous sur cette ambitieuse opération.

PAY JOBKurt Salmon a accompagné la SNCF dans la mise en place d’un nouveau SIRH. Dans quelles conditions s’est déroulée votre intervention ? Quels en étaient les enjeux ?

Sébastien Gayet : La SNCF a effectivement entrepris en 2012 la modernisation de son SIRH. Auparavant, l’entreprise utilisait un outil maison, fondé sur une technologie obsolète qui générait des coûts de maintenance exponentiels. Nous avons accompagné la mise en place d’une solution « gestion et paie », capable d’assurer 160 000 paies, impliquant 4000 gestionnaires. C’est à ma connaissance le plus gros projet SIRH des dernières années qui ait abouti.

L‘enjeu pour la DRH était de trouver un nouveau positionnement (optimisation des processus, montée en compétence des acteurs RH,…) tout en améliorant la qualité de service rendue aux agents.

Il y avait un objectif d’optimisation : plus d’automatisation, moins de saisie, moins de variables, meilleur moteur de calcul… Il fallait mettre en place des workflows, notamment entre les centres de services partagés (CSP/Central) et les établissements (local). Le but était de tout faire à partir d’un même outil en commun intégrant la gestion administrative et la paie ; et, en conséquence, de gagner du temps, de la réactivité, de l’efficacité. Il s’agissait d’automatiser au maximum les calculs, en tenant compte des tâches métier de chacun. Le système a été mis en production le 1er janvier 2015.

Kurt Salmon est intervenu très en amont sur ce projet, sur toute la partie « conduite du changement ». Nous avons accompagné la SNCF sur les études d’impact sur les postes, sur la gestion des emplois et des compétences (GPEC). Il s’agissait de mener une vraie réflexion sur les métiers au sein de la DRH, et sur l’impact du nouvel outil sur leur évolution. Une étude de cadrage a été conduite sur les hommes et sur les postes.

Nous avons commencé très tôt, dès 2012, et nous avons bénéficié de tous les moyens nécessaires pour un chantier de cette ampleur. Nous avons pu mettre en place une cellule de conduite du changement très dense et très active. La SNCF nous a vraiment permis de faire tout ce qui doit être fait dans un projet SIRH de ce type. Trois consultants de Kurt Salmon ont été mobilisés à temps plein, et 6 ou 7 équivalents temps plein chez le client. Au pic de l’activité, une centaine de personnes travaillaient à temps plein sur le projet.

Quel était le périmètre de votre intervention ?

Nous avons travaillé d’abord sur le positionnement stratégique, sur toute la partie étude d’impact, puis sur la mise en œuvre, jusqu’au déploiement de l’outil, dans le détail opérationnel. Cette capacité à considérer aussi bien la vision d’ensemble que la réalisation sur le terrain était très rassurante pour le client.

L’accompagnement a porté sur plusieurs aspects : la conception et la diffusion d’un plan de communication, avec l’élaboration d’un dispositif de relais à l’échelle nationale ; l’accompagnement local, avec une vingtaine de personnes relais à temps plein ; l’organisation de séminaires ; sans oublier toute la partie ingénierie sociale, associant l’ensemble des instances représentatives du personnel (IRP), afin de s’assurer que le projet ait bien été compris et validé par tous.

Les enjeux, dans le cas de la SNCF, sont de taille : un SIRH déficient, des dysfonctionnements dans la paie peuvent avoir des conséquences sur le climat social, avec un risque de grève et d’immobilisation du trafic. C’est tout le pays qui peut être paralysé. Nous devions être en mesure de mettre en place des cellules de crise, et donc être sensibles aux alertes, qu’il s’agisse de critiques exprimées sur le projet ou d’anomalies dans le système. Il fallait pouvoir réagir tout de suite. Un centre d’appel a été mis en place, pour répondre aux questions et aux inquiétudes sur le bulletin de paie.

L’opération s’est conclue sur des séminaires réalisés avec le management de la SNCF : un premier séminaire de clôture pour mesurer la réussite du projet et un autre pour prendre acte du changement d’outils, de l’entrée dans une démarche digitale, avec ses conséquences en matière de gestion des compétences.

Nous avons donc pu conduire cet accompagnement du changement à son terme en ouvrant sur un vrai projet d’entreprise.

Quel est le secret de ce succès ?

D’abord, le fait de pouvoir travailler avec toutes les « strates » de l’entreprise. Nous étions en lien direct avec la DRH, avec le directeur paie au quotidien ; mais nous avions des relais dans les régions, avec l’opérationnel. Le changement n’a pas été piloté depuis une bulle ou une tour d’ivoire. L’outil a été conçu en liaison avec les professionnels du métier, qui connaissent le quotidien des gestionnaires paie. Nous avons même poussé la démarche jusqu’à un certain degré de personnalisation.

Nous avons bien sûr travaillé en parallèle avec le prestataire de la solution informatique. Le produit a été choisi dès 2012, et nous avons accompagné à la validation des spécifications, afin de nous assurer que l’on répondait bien aux besoins des utilisateurs en les intégrant sur l’ensemble des phases projet. C’est également l’une des clés de notre réussite : nous avons pu intervenir à toutes les étapes de l’élaboration du produit, à chaque test intermédiaire, dans un processus itératif. Le résultat, c’est que nous n’avons pas eu de mauvaise surprise à l’arrivée. Il y avait des choses à ajouter, à ajuster, bien sûr, mais pas de grosse erreur de conception.

Cet aspect « concertation » était essentiel, à la fois pour concevoir l’outil pertinent, mais aussi pour accompagner le changement, et répondre aux inquiétudes que suscite toujours ce genre de projets. Certains ont pu craindre que celui-ci ait pour objectif de limiter les effectifs, voire de sous-traiter la paie… Notre intervention a permis de faire comprendre le projet, qui consistait d’abord à améliorer la qualité de service, en libérant les gestionnaires paie des tâches les plus répétitives, en leur permettant de faire moins de saisie et davantage de réponses aux questions des clients.

La réussite du projet peut se mesurer par ces simples faits : le centre d’appel prévu a été sollicité à moins de 10% de sa capacité, et les cellules de crise n’ont pas été mobilisées.

Le secret, enfin, je l’ai déjà dit, c’est que la SNCF s’est vraiment donné les moyens de réussir. Nous avons réalisé des benchmarks auprès de projets similaires, et à chaque fois, la SNCF a choisi de suivre nos recommandations, et de mettre à disposition des ressources et l’équipement nécessaires. Nous avons terminé, de façon plus « événementielle », sur un séminaire à la campagne. La journée s’est terminée dans un champ, avec des montgolfières ; certains sont montés, d’autres ont eu peur… C’est un peu une métaphore du changement et des réactions qu’il suscite.

 

 

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Crédit illustration : kittitee550/Fotolia