Workday sur le marché français : montée en puissance du leader des solutions Cloud de gestion RH

Adopté par BlaBlaCar, Airbus, Club Med ou encore Sanofi, le logiciel de gestion financière et du capital humain Workday est de plus en plus présent au sein des entreprises françaises. Disponible dans plus de 220 pays, les solutions Cloud de l’éditeur américain présentent un taux de satisfaction utilisateurs de 98 % et se démarquent, entre-autres, par leur capacité d’adaptation aux nouvelles réglementations et aux évolutions d’effectifs.

Avec près de 32% de croissance sur l’année 2019, Workday est l’un des leaders mondiaux des solutions Cloud pour la gestion financière et la gestion des ressources humaines.

Mais qu’en est-il de son implantation en France ? Comment expliquer l’engouement des entreprises françaises pour le pure-player du Saas ? Et que peut-on dire sur son module paie ?

PAY JOB a mené l’enquête auprès d’une dizaine de professionnels du recrutement, des RH et de la Paie utilisant (ou ayant utilisé) Workday pour en savoir un peu plus sur la réussite de Workday sur le marché français.

 

1. Pourquoi choisir Workday ?

 

C’est un fait : les français restent dépeints comme étant « réfractaires aux changements ». Un stéréotype qui semble moins marqué dans le secteur des logiciels de gestion RH et financière puisque l’éditeur américain Workday a su convaincre les entreprises françaises dès son arrivée dans l’hexagone, délogeant parfois certains mastodontes du secteur.

Workday a su se démarquer sur le marché français en jouant la carte du renouvellement.  En effet, pour l’ensemble des professionnels sondés, le changement de logiciel répondait à un besoin d’adopter une solution plus moderne, capable de s’adapter à un monde en perpétuelle évolution et offrant une réelle rapidité de prise en main. L’intérêt des solutions Cloud offertes par Workday prend alors tout son sens : « Nous étions à la recherche d’un outil Saas qui permette de regrouper l’ensemble des activités HR, d’avoir une vision globale sur l’activité et la vie de chaque collaborateur » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter

En dehors de sa bonne réputation à l’international, c’est sa facilité de migration vers le Cloud et sa capacité de transition vers divers modules SAP qui ont su faire la différence :

« C’est une société cotée avec une dimension internationale : les solutions proposées prenaient en charge différentes langues et devises. Workday a aussi la particularité de savoir ‘faire le lien’ avec SAP, logiciel qui restait pour nous indispensable pour la partie paie. » – Magali Kibari, Gestionnaire de Paie ayant utilisé Workday dans le cadre de ses fonctions passées.

Mais la taille de l’entreprise semble aussi intervenir dans la décision d’intégrer (ou non) les solutions Workday. Jusqu’à présent, ce sont principalement les grands groupes et entreprises du mid-market français qui ont décidé d’opter pour cette plateforme qui leur permet d’avoir un suivi constant et efficace des succursales. Workday s’adresse donc principalement aux grandes entreprises du fait, notamment, de l’investissement en temps et en argent exigé par ces solutions.

LOGICIEL DE PAIE I Cabinet d’expertise comptable, votre top 5 des solutions de gestion de la paie 2019

 

2. Comment réussir l’intégration de Workday ?

 

L’éditeur le dit lui-même : il faut compter 8.2 mois en moyenne pour intégrer les modules Workday et être pleinement opérationnel. La réussite de l’intégration des solutions Workday et le passage au mode Saas nécessitent donc une phase d’évaluation et de configuration avant même la mise en place du logiciel. Le passage aux solutions Workday demande également un réel accompagnement au changement pour l’ensemble des collaborateurs : « Avant, nos managers n’avaient absolument pas l’habitude d’utiliser un tel système. C’est donc essentiel de proposer un réel accompagnement au changement, de mettre en place des formations, de produire des supports pour aider les salariés à prendre en main le logiciel. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter

« Le changement est toujours compliqué. D’autant plus si l’on passe d’une solution locale à une solution Cloud. Mais je pense que c’est un logiciel auquel on peut facilement s’adapter. C’est un logiciel pour simplifier les choses, pour éviter que les documents confidentiels des salariés ne se perdent. » – Geneviève Chevallier, Gestionnaire des Charges Sociales

 

3. Quels avantages sont à souligner ?

 

Les avantages présentés sur le site workday.com ne sont pas que de beaux discours puisqu’un grand nombre d’entre eux sont confirmés par les retours d’expérience de nos sondés :

  • Un logiciel intuitif, utilisé facilement par tous les salariés

L’interface utilisateur de Workday est facile à prendre en main et s’adapte à la diversité de ses profils utilisateurs. Un avantage notable qui permet à l’ensemble des collaborateurs d’être plus autonomes et de gérer eux-mêmes certaines actions : « Grâce à Workday, les équipes peuvent gérer seules leurs congés payés, les maladies, les RTT, toutes les absences, etc. Toutes ces informations seront par la suite validées par les superviseurs mais les informations sont automatiquement retranscrites sur les bulletins de paie, par exemple. »  – Cindy Dias, Gestionnaire de Paie

« Workday est beaucoup plus ‘user friendly’ que les autres solutions de gestion que j’ai pu utiliser. Il répond à un besoin d’impliquer un peu plus les managers au niveau de la saisie, ce qu’on appelle des processus RH pour les nouveaux embauchés, les départs, les changements impactant la paye du salarié, etc. » – Anis Maalaoui, Responsable Paie

  • Une interface unique qui offre un réel gain de temps

Workday propose une seule et même interface pour la planification des tâches, l’exécution des actions et l’analyse des données : « C’est un outil puissant. Je ne me vois pas retourner en arrière. En ce qui concerne le recrutement, j’ai toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Je peux tout faire sur la même interface. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter

  • Une capacité de reporting non négligeable

L’autre force de Workday, c’est sa capacité d’analyse qui permet d’accompagner les managers dans leurs prises de décision : « Cet outil nous a apporté une vraie valeur ajoutée : vous avez accès à des tableaux de bords, des outils de suivi, toute une série d’indicateurs qui indiquaient qui était présent, qui était absent… […] des rappels pour savoir quand allait arriver les fins de périodes d’essais » – Anis Maalaoui, Responsable Paie

« C’est un logiciel qui vient changer la façon de penser des managers et des collaborateurs. Nous avons accès à des indicateurs très intéressants, pour suivre les évolutions des effectifs, par exemple. Il permet vraiment de produire des reporting intéressants. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter

  • Les avantages du mode Saas : accessibilité et mises à jour régulières

« Faire face au changement », voici la maxime de l’éditeur américain qui semble effectivement reconnu pour sa capacité de prise en compte des nouvelles réglementations et des évolutions d’effectifs. Une aptitude particulièrement bienvenue compte-tenu de la complexité des règlementations et de la législation française.

« Autre point intéressant, les nombreuses possibilités de mises à jour que vous pouvez faire vous-même ou avec un accompagnateur. Vous pouvez voir l’étendue des options envisageables pour adapter l’outil à votre structure, à votre secteur d’activité, etc. » – Rebekah D’Arcy, Talent Acquisition Recruiter

Vous êtes à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle en paie et SIRH et êtes déjà à l’aise avec Workday ? Consultez notre sélection d’offres d’emploi en paie : vous pouvez affiner votre recherche en fonction des logiciels que vous maîtrisez en cliquant ici.

 

4. Workday Payroll, une solution encore au banc d’essai sur le marché français

 

Arrivé en France en 2016, Workday Payroll vient compléter l’ensemble des modules de gestion offerts par l’éditeur. Une solution paie adoptée dès son implantation en France par la Mutuelle Générale, l’une des premières sociétés à avoir migré d’ADP vers Workday, alors que son module paie ne disposait d’aucune référence sur le marché français.

« Nous avons fait le choix d’une plateforme nativement digitale et non d’un produit traditionnel sur lequel on ajouterait une couche digitale. » – Stéphane Gannac, directeur Général Adjoint au sein de la Mutuelle Générale*[1].

En effet, Workday Payroll bénéficie d’une bonne notoriété aux Etats-Unis, au Canada et au Royaume-Uni, mais les retours de nos sondés nous laissent penser que son implantation française a été plus complexe :

« Je peux vous dire que le paramétrage en paie est assez compliqué car c’est un logiciel américain qui a du mal à prendre en compte les spécificités de la paie française. » – Cindy Dias, Gestionnaire de Paie

« D’un point de vue gestion de la paie, c’était utile d’avoir un système unique dans lequel nous avions les données RH pour une vingtaine de pays. Mais certaines données très spécifiques à la paie française étaient manquantes, comme certaines données relatives à la sécurité sociale française. Les champs n’étaient pas customisables par pays, ou alors il fallait faire un gros travail de développement. Personnellement, je pense qu’il faudrait qu’il y ait un moteur de paye spécifique pour chaque pays. Ce qui représente un gros challenge ! » – Anis Maalaoui, Responsable Paie

Une adaptation parfois compliquée mais qui n’est pas pour autant impossible ! Certaines sociétés ont ainsi configuré le module paie en fonction des besoins et des process de l’entreprise afin de travailler avec le logiciel de façon efficace. La preuve en est avec La Mutuelle Générale qui utilise Worday Payroll.

Le choix de Workday se fait donc selon les nécessités et les possibilités de votre entreprise: souhaitez-vous une plus grande indépendance de vos salariés ? Avez-vous les moyens et l’agilité nécessaire pour adopter Workday ? Etes-vous un grand groupe avec des succursales à gérer ? Si les réponses sont positives, Workday est une option à envisager !

Voici un schéma récapitulatif des options Workday et des nouvelles solutions proposées lors de cette année 2019. Vous trouverez la source avec de plus amples informations en cliquant ici.

[1] *Retrouvez l’entretien complet de Stéphane Gannac sur le choix Workday : https://www.exclusiverh.com/articles/logiciels-paie/la-mutuelle-generale-migre-sa-paie-sur-workday.htm

Cabinets d’expertise comptable : votre Top 5 des solutions de gestion de la paie 2019

Il y a quelques semaines, PAY JOB vous livrait son palmarès 2019 des logiciels de paie les plus utilisés par les entreprises françaises de 250 salariés et plus (GE et ETI). Pour la deuxième année consécutive, les solutions des groupes ADP GSI, Sage et Cegid sont ainsi montées sur les 3 premières marches de notre podium.

LOGICIELS DE PAIE l Le hit-parade des logiciels de paie 2019

Mais qu’en est-il des logiciels de paie plébiscités par les cabinets d’expertise comptable ? Les spécificités du métier de gestionnaire de paie en cabinet comptable rebattent-elles les cartes de ce classement ?

La taille et l’hétérogénéité du portefeuille clients du gestionnaire de paie en cabinet d’expertise comptable lui demandent en effet d’autant plus de rigueur, de polyvalence, d’adaptabilité et de réactivité. Mais quelles sont donc les solutions paie sur lesquelles s’appuient les équipes paie en cabinets d’expertise comptable ? PAY JOB vous présente ci-dessous son Top 5

 

1. Silae, leader incontesté sur le marché des cabinets d’expertise comptable

Le moins que l’on puisse dire, c’est que Silae a réussi son pari : devenir la solution paie de référence pour les cabinets d’expertise comptable. En moins de 10 ans l’éditeur français a en effet conquis le marché des experts comptables grâce, notamment, à son interface évolutive et intuitive, ainsi qu’à une automatisation poussée de certaines tâches du cycle de paie. Son fonctionnement en mode SAAS est également un réal avantage qui rend l’outil accessible en permanence et sur tous supports, tout en facilitant la mise en place d’un mode de gestion partagé, en collaboration avec les entreprises clientes.

 

LOGICIELS DE PAIE l La réussite de Silae, symbole de la transformation digitale du métier de gestionnaire de paie

Une ascension particulièrement fulgurante ces trois dernières années puisque Silae est passé de la 5e position de notre classement en 2017 à la première place en 2019. Autre fait marquant : plus de 60% des cabinets d’expertise comptable qui ont changé de logiciel paie cette année se sont tournés vers le logiciel Silae, preuve du succès de l’éditeur aixois auprès de sa clientèle cible !

 

2. Cegid et Sage en seconde et troisième marche du podium

Positionnées en troisième marche de notre podium des logiciels de paie les plus utilisés par les entreprises françaises en 2019, les solutions du groupe Cegid gagnent ici une place et se hissent en seconde position du classement. Les logiciels Cegid représentent ainsi 26.5% des logiciels de paie utilisés par les cabinets d’expertise comptable de notre enquête. Une seconde position que l’éditeur européen doit notamment au logiciel QuadraEXPERT l Cegid, développé pour répondre aux besoins des cabinets comptables.

Encore en tête du classement 2018 sur le marché des experts-comptables, Sage perd cette année deux places, tout en restant sur le podium des solutions les plus utilisées par les cabinets sollicités dans notre enquête 2019. En effet, la solution Sage Génération Experts Connect (anciennement Sage Coala) permet à l’éditeur anglais de se positionner comme l’un des leaders du marché des experts-comptables puisque plus de 13% des cabinets de notre étude s’appuient sur cette solution connectée de gestion de la paie.

3. ADP GSI et ACD Groupe dans le Top 5

Le géant américain ADP GSI se glisse en 4ème place de ce palmarès grâce au logiciel de paie Pégase, destiné aux entreprises de moins de 50 salariés, que l’on retrouve chez 6% des cabinets d’expertises comptable de notre enquête.

Vient ensuite ACD Groupe (3,3% des parts de marché) et ses deux solutions de gestion de la paie : Paie Expert et ACD i-paie. Nous retrouvons ensuite le logiciel de paie Isapaye, destinée aux entités agricoles et viticoles (3% des parts de marché), puis la plateforme 100% en ligne Ibiza (taux d’équipement de 1%).

 

Pour les cabinets d’expertise comptable, chaque entreprise cliente possède ses spécificités paie et ses propres obligations liées, en grande partie, à la convention collective à laquelle elle dépend. Il est donc nécessaire pour les équipes paie en cabinets comptables de trouver l’outil de gestion de la paie qui permettra de simplifier la collecte des données et qui s’adaptera facilement aux différentes typologies des dossiers paie à traiter.

Pour vous aider à déterminer le logiciel de paie qui vous permettra de gagner un temps précieux, PAY JOB propose également des prestations d’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage. Nous vous accompagnons à chaque étape de l’intégration de votre nouveau logiciel : de la définition de vos besoins au déploiement de la solution que vous aurez retenue. Rendez-vous sur notre page Audit & Conseil pour en savoir plus.   

Voici également un résumé en images des points clés de cette étude :

Le hit-parade 2019 des logiciels de paie

Cette année encore, PAY JOB s’est intéressé aux logiciels de paie les plus utilisés par les entreprises françaises et vous livre ci-dessous les résultats de son étude 2019.

Cette enquête a été menée auprès d’un échantillon de plus de 4000 sociétés françaises, avec un effectif supérieur ou égal à 250 salariés. Nous avons volontairement décidé de ne pas séparer les résultats des grandes entreprises (plus de 5000 salariés) de ceux des entreprises de taille intermédiaire (de 250 à 4999 salariés), car les spécificités entre ces deux catégories n’ont pas été suffisamment marquées pour montrer des résultats probants.

Voici donc les champions du box-office des logiciels de paie 2019 :

1. Un top 3 indétrônable

En tête de classement, nous retrouvons, comme l’an dernier, les solutions d’un des leaders mondiaux des solutions RH externalisées : ADP GSI (22% des sociétés de notre panel). Une première position que le fournisseur américain doit principalement à la solution Decidium, utilisée par près de 11% des entreprises sondées, et au logiciel Hypervision que l’on retrouve chez 7% des sociétés sollicitées pour cette étude.

Si les produits ADP se retrouvent dans la quasi-totalité des secteurs d’activité étudiés, leur utilisation est d’autant plus marquée dans le secteur de la Banque, Finance et Assurance (35% des entreprises du secteurs ont choisi les logiciels ADP) et dans l’Industrie Pharmaceutique et Médicale (32% des sociétés du secteur).

ADP GSI, Sage et Cegid en tête du classement des logiciels de paie les plus utilisés par les entreprises françaises en 2019, selon l'enquête PAYJOB

LOGICIELS DE PAIE l ADP nous présente DECIDIUM 

En seconde place du podium, nous retrouvons les solutions de gestion de la paie Sage avec 18% des parts de marché des logiciels de paie.

Les produits de la multinationale britannique sont particulièrement présents dans les secteurs du Service et Conseil aux Entreprises, des Transports Terrestres et Logistiques ou encore au sein des Sociétés Informatiques et digitales pour lesquels près d’un quart des sociétés ont choisi les outils de gestion de la paie Sage. Les Hôtels-Cafés et Restaurants privilégient également cet éditeur de logiciel (23% d’entre elles).

Les logiciels Cegid (Cegid, Quadratus et Cegid Public) se situent toujours en troisième position de ce podium et représentent 13% des solutions utilisées par notre panel 2019. Avec 17% des parts de marché dans ce secteur, Cegid est l’un des leaders des logiciels de paie dans le domaine de la Communication, de la Publicité et des Médias.

2. SAP et HR Access au coude à coude

Les solutions de gestion de la paie proposées par l’éditeur allemand et par la société du groupe Sopra sont respectivement utilisées par près de 7% des entreprises sondées pour notre étude.

HR Access se démarque tout particulièrement dans le secteur de l’Eau et de l’Energie puisque plus de 26% des sociétés de ce secteur d’activité font appel aux solutions de l’éditeur français.

LOGICIELS DE PAIE l HR Access, le sur-mesure à la française

En sixième, septième et huitième position, nous retrouvons les logiciels Teams, Pléiades et Meta4, utilisés chacun par près de 3% des entreprises sollicitées dans le cadre de cette enquête.

Le box-office des logiciels de paie 2019 : ADP GSI (dont ADP Decidium, Hypervision, GXP ADP Link, ADP Pegase et Zadig TGE), Sage et Cegid en tête de classement. Suivi de SAP et HR Access, puis Teams, Pleiades, Meta4, Nibelis, Silae et Cegi.

3. Un éventail de solutions paie de plus en plus large

Nous avons répertorié une trentaine d’autres logiciels de paie qui représentent chacun moins de 2% des parts de marché. Néanmoins, certains se démarquent par leur spécialisation métier et arrivent en tête de liste dans certains secteurs d’activité, comme les solutions paie du groupe Cegi, destinées aux établissements de santé et au secteur médico-social.

Vous êtes à la recherche d’une nouvelle opportunité professionnelle en paie et SIRH et êtes déjà à l’aise avec un ou plusieurs des logiciels de paie mentionnés dans cet article ?

Consultez notre sélection d’offres d’emploi en paie : vous pouvez affiner votre recherche en fonction des logiciels que vous maîtrisez en cliquant ici.

PAY JOB vous a résumé les points importants de cet article dans une infographie dédiée au hit-parade des logiciels de paie 2019, ci-dessous :

PAYJOB présente les principaux logiciels de paie utilisés par les sociétés françaises en 2019. Sur le Podium, ADP GSI (dont Decicium et Hypervision), Sage puis les logiciels du groupe Cegid. HR Acess et SAP au coude à coude, suivi de Teams, Pleiades, Meta4, Nibelis, Silae et enfin Cegi.

PayFit : les clients vous en parlent

En octobre 2016, nous consacrions un article à la société PayFit qui venait de se lancer sur le marché en présentant un logiciel simple et intuitif destiné à faciliter la gestion de la paie.

Depuis, la société a bien grandi puisqu’aujourd’hui plus de 2500 entreprises leur font confiance.

Une croissance remarquable qui nous pousse à nous intéresser de plus près à cette réussite.

Nous avons décidé de nous pencher sur les avantages et les limites de la solution PayFit en nous adressant aux premiers concernés : les clients !

Pour ce faire nous avons interviewé quatre professionnels de la paie, évoluant au sein de structures de moins de 100 jusqu’à plus de 200 collaborateurs, qui externalisaient leur paie auprès de cabinets d’expertise comptable et qui ont choisi le logiciel PayFit pour structurer et automatiser leurs process en interne.

Plusieurs points ressortent de cette enquête.

 

Commençons par les avantages constatés par nos interlocuteurs :

  • Gain de temps

La solution PayFit permet un gain de temps considérable grâce à la centralisation des informations et à l’automatisation de certains process, ce qui permet de réduire les aller-retours de documents entre le prestataire et l’entreprise. Une réduction de plusieurs jours pour l’établissement de la paie est généralement constatée.

 

Laure Renoux : « Nous avons décidé de passer sur PayFit pour nous simplifier la vie tout simplement. PayFit a permis à notre équipe RH de gagner un temps précieux sur des tâches à faible valeur ajoutée. »

 

  • Transparence et accessibilité

PayFit est un logiciel de type SAAS (Software As A Service). En d’autres termes il est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur, ce qui simplifie grandement l’accès à l’information pour les professionnels de la paie comme pour les collaborateurs.

De plus c’est un outil transparent et facilement personnalisable. En effet pour une adaptation du Dashboard ou des entrées, il suffit de faire une demande auprès du service développeur.

 

Clément Bouillaud : « Les employés peuvent facilement faire des demandes de congés et déposer des notes de frais. La validation se fait en un clic. PayFit permet par ailleurs de donner des droits aux managers qui peuvent alors valider les congés des membres de leur équipe. »

 

  • Ergonomie et prise en main intuitive

Le logiciel PayFit présente une ergonomie très intuitive qui permet aux collaborateurs d’évoluer en totale autonomie, sans formation particulière.

Son design épuré et la clarté de son fonctionnement semblent conquérir l’ensemble des utilisateurs.

 

Mélissa Di Mascio : «Le logiciel ne nécessite pas de formation par son utilisateur. En effet, il permet d’avoir une visibilité légale à toute étape lors des saisies. Par exemple, nous avons des rappels sur le nombre de jours autorisés en cas de mariage, de décès etc. Ou bien d’autres rappels sur les pré-requis en cas de versement de prime etc. »

 

  • Fonctionnalités intéressantes

La fonctionnalité la plus appréciée par notre panel de professionnels est la possibilité d’export détaillé des données, concernant les employés mais aussi l’entreprise. Cela permet un meilleur suivi des indicateurs et une visualisation globale simplifiée.

L’outil d’onboarding fait également l’unanimité. Lors de la création d’un nouveau salarié dans l’outil, PayFit propose de créer automatiquement des Checklists afin de sécuriser le process d’entrée. Cette fonctionnalité est tout particulièrement appréciée par les entreprises en forte croissance.

Un large choix d’autres options sont disponibles selon les besoins particuliers de chaque société.

 

Jonathan Cohen : « Ma fonctionnalité préférée est la gestion de l’enregistrement des nouveaux employés et des nouveaux contrats. L’outil est simple et efficace. J’apprécie également les synthèses concernant les différentes cotisations qui nous permettent de travailler sur nos prévisionnels. »

 

  • Dynamisme du service client

L’équipe PayFit est très réactive par email, il faut compter environ 1h30 pour obtenir une réponse.

Ils envoient régulièrement des newsletters afin de tenir leurs lecteurs au courant des dernières évolutions législatives et  ils proposent des rencontres aux clients parisiens pour comprendre et appréhender davantage leurs problématiques au cas par cas.

 

Jonathan Cohen : « J’écris au support PayFit dès que j’ai une question sur des sujets un peu techniques et j’ai toujours une réponse rapide et détaillée. »

 

  • Sécurisation de la paie

Les erreurs en paie sont évidemment le cheval de bataille de tout responsable et les évolutions constantes de la législation ne leur facilitent pas la tâche.

PayFit inclut dans son interface utilisateur des points d’informations avec extraits de lois qui représentent un outil d’aide à la décision non négligeable.

 

Mélissa Di Mascio : « Grâce à de nombreuses mises à jour, le logiciel suit les changements législatifs ou la jurisprudence. Le logiciel a même pris en compte le prélèvement à la source. Je n’ai rien eu à faire, tout a été paramétré de leur côté. »

 

Suite à ces retours très positifs, nous sommes en mesure de nous demander si PayFit ne serait pas le Graal de la paie. Mais en ce bas monde nous sommes bien conscients que tout n’est pas toujours tout rose … alors quelles sont les limites de ce logiciel ?

Pour répondre à cette question les utilisateurs soulignent le fait que le service client pourrait être plus performant en incluant, en plus des échanges par mails, une communication par téléphone. Cela permettrait une fluidification des informations dans certains cas particuliers.

Par ailleurs, l’outil PayFit semble adapté au fonctionnement de PME mais serait-il aussi performant pour un grand groupe ?

 

Laure Renoux : « Pour un grand groupe, l’outil peut avoir des défauts de scalabilité avec encore trop de situations qui doivent être gérées au cas par cas. L’outil n’est pas développé pour les stagiaires et c’est assez dommageable puisqu’ils ne peuvent pas gérer la pose de leurs jours de congés en autonomie. »

 

PayFit se révèle être un logiciel apprécié, qui trouve parfaitement sa place sur le marché grâce à sa simplicité d’utilisation, la réactivité de l’équipe et son adaptabilité.

Les fondateurs ont choisi de développer leur activité autour d’un modèle au « cas par cas » ce qui peut alors limiter le champ des possibles au niveau de la taille des effectifs des futurs clients.

L’enjeu pour PayFit réside donc, selon nous, dans leur capacité à accompagner les entreprises dans leur croissance. Jusqu’à quel stade pourront-ils le faire et arriveront-ils, une fois les effectifs de leurs clients triplés voire quadruplés, à conserver leurs avantages concurrentiels ?

 

To be continued …

 

HR Access, le sur mesure à la française

7% des entreprises françaises de plus de 250 salariés utilisent HR Access ; ce chiffre monte à 13% quand on considère les sociétés de plus de 3000 salariés et à plus de 20% lorsqu’on se concentre sur les sociétés du CAC 40 (données PAY JOB). Autrement dit, HR Access est un outil grand groupe, et même plutôt très grand groupe. Selon Haikel Battikh, qui a été consultant expert sur cette solution une dizaine d’années : « HR Access vaut vraiment le coup à partir de 10 000 salariés ». Pourquoi ? parce qu’il s’agit d’un outil couteux, puissant, extrêmement paramétrable. Tour d’horizon d’un logiciel de paie qui résiste et s’adapte aux évolutions de la modernité.

1- Un outil français

La paie française étant extrêmement complexe, séquencée en fonction du grand nombre de conventions collectives, sans arrêt modifiée par les évolutions légales, elle oblige les entreprises à s’équiper d’outils totalement paramétrables et puissants. La première version d’HR Access remonte à 1992. Il succède à Sigagip, logiciel développé en langage COBOL offrant un moteur de paie puissant et de très fortes capacités de paramétrage. Ce logiciel est produit d’abord par la société française CGI, puis racheté par IBM de la fin des années 90, puis par le groupe américain Fidelity en 2003, et enfin, en 2013, racheté par l’éditeur français Sopra.

Il devient ainsi le produit très grand groupe de Sopra, qui possède déjà un outil orienté ETI, Pléiades. Ses principaux concurrents sont des solutions allemandes (SAP) et américaines (GXP d’ADP GSI, et plus récemment Workday). En France, l’éditeur Meta4 est un challenger.

2- Avant tout une solution personnalisable

« Dans mon parcours j’ai souvent entendu : c’est à l’organisation de s’adapter à SAP alors que c’est HR Access qui s’adapte à l’organisation » nous dit Jean-Yves Léger, chef de projet SIRH chez Act-on. Jean-Baptiste Richoux, responsable de projet SIRH chez MGEN Technologies et secrétaire du club des utilisateurs HR Access, complète : « Comme on a la main sur tout le progiciel, et en particulier qu’on peut avoir accès au code source, on peut faire tout ce qu’on veut. C’est la force de l’outil. »

3- Un moteur de paie très puissant

Selon Jean-Baptiste Richoux : « On a un moteur de calcul très puissant à la base, qui permet de gérer les problématiques de rappel de paie et de CSCP (changement de situation en cours de période, natif dans le produit). C’est un avantage extrêmement fort dont dispose HR Access par rapport à ses concurrents. Chez EDF, sur 150 000 agents, le moteur tournait. On sait qu’on peut gérer de très gros volumes. »

Ces deux atouts ont permis notamment à HR Access de devenir le logiciel « chouchou » des organismes publics en développant notamment une solution dédiée à la Fonction Publique d’Etat (https://www.economie.gouv.fr/cisirh/hr-access-suite-9-fpe-0). Aujourd’hui, les organismes publics représentent 50% de la clientèle d’HR Access.

4- Les faiblesses d’HR Access

Cet outil puissant qui permet de faire du sur-mesure, parfaitement adapté à la gestion de la paie française pour de gros volumes à plusieurs faiblesses :

a) Il s’agit d’un outil lourd. Chaque changement de version coûte très cher et nécessite des investissements importants côté clients, en temps et mise en œuvre. « Je n’ai jamais vu une société passer d’une version à la suivante, précise Jean-Yves Léger. Un changement de version nécessite tellement de temps et d’investissement qu’on saute toujours au moins une version ». Plus généralement, la maintenance d’HR Access nécessite une équipe dédiée côté client, alors que sur SAP les évolutions légales se font de manière plus automatiques, pilotées depuis l’éditeur ou le prestataire. Les montées de version coûtent cher et sont chronophages.

b) L’interface utilisateur n’est pas « user friendly ». « L’ergonomie est vieillissante.» nous dit Jean-Baptiste Richoux. Haikel Battikh précise qu’il est possible de disposer d’une interface agréable côté client, mais à condition de la bâtir soi-même, avec un outil appelé HR Design. Tous les experts s’accordent sur le fait que le rôle de la société installant et maintenant HR Access est fondamental. Il s’agit d’un outil complexe à ne pas mettre entre toutes les mains ! Haikel Battikh ajoute : « il y a une pénurie de profils capables de mettre en œuvre HR Access sur le marché, ce qui conduit certaines sociétés à confier leur paramétrage à des prestataires ne maîtrisant pas assez l’outil… »

5- Présent et futur d’HR Access

Alors que toutes les solutions du marché s’orientent vers le cloud, HR Access prend le pas. « De plus en plus de clients Sopra sont gérés en outsourcing. L’éditeur accompagne ses clients On Premise dans cette évolution » précise Jean-Baptiste Richoux. Autrement dit, la solution est proposée en mode SAAS et maintenue en temps réel par l’éditeur. C’est d’ailleurs, ajoute-t-il, la solution qui risque d’être désormais poussée par Sopra bien que l’éditeur affirme la pérennité du modèle On Premise. Certains s’inquiètent du fait que cette évolution induise une homogénéisation des pratiques et pourrait ainsi réduire les possibilités de personnalisation de la solution aux besoins des clients.

Enfin, Sopra serait en train de travailler sur une nouvelle solution, qui devrait être dévoilée prochainement. Les attentes sont nombreuses, d’autant plus que les éditeurs concurrents ne ménagent pas leurs efforts, comme nous le verrons dans de prochains articles.

Le hit-parade 2018 des logiciels PAIE Entreprises

Comme chaque année, PAY JOB vous livre le résultat de son étude consacré aux logiciels de paie. Ces chiffres sont extraits d’une analyse d’un panel de plus de 3000 sociétés françaises, avec un effectif supérieur à 250 salariés. Ils représentent donc la réalité de 60% des ETI et des grandes entreprises françaises.

Nous avons fait le choix de ne pas distinguer d’une part les grandes entreprises (plus de 5000 salariés), et d’autre part les ETI (de 250 à 4999 salariés), car les différences entre ces deux catégories ne sont pas apparues suffisamment marquées pour justifier de segmenter notre étude.

Résultat de notre hit-parade :

ADP GSI est donc toujours leader. Près d’un quart des sociétés françaises utilisent les outils du géant américain. Dans le détail, Decidium, qu’on pourrait qualifier de version 2.0 d’Hypervision, est à 11% et Hypervision à 9%. GXP, qui s’adresse exclusivement aux grands groupes, est à 2%, Zadig TGE, qui n’apparaît pas dans le graphique, est à 1%.

Le duo Decidium/ Hypervision a particulièrement la côte auprès des Fournisseurs industriels (37% des sociétés de ce secteur d’activité l’utilisent), des SSII (36%), de l’industrie pharmaceutique et médicale (33%) et de la banque/ assurance (28%).

En revanche, le produit phare d’ADP est peu utilisé dans la Grande distribution, les organismes publics, les associations et le BTP.

Sage se classe second, à 19%. Une entreprise française sur 5 utilise une version du logiciel paie de l’éditeur anglais. Les deux secteurs d’activité où le logiciel est le plus utilisé sont « Bois/ papier/ caoutchouc » où 40% des sociétés l’utilisent, puis éducation et formation (34%). A l’inverse il est très peu utilisé par les sociétés appartenant aux secteurs fournisseurs industriels, banque/ assurance, énergie/eau et organismes publics.

Les produits du groupe Cegid se classent troisième, avec 13% de parts de marché, puis viennent SAP et HR Access qui sont des outils spécifiquement utilisés par les très grandes entreprises. Teams, Pléiades, Quadratus (qui est également un outil du groupe Cegid), Cegi Alfa (logiciels spécialisés sur le secteur d’activité médico-social) et Nibelis complètent ce classement.

Il existe des dizaines d’autres logiciels, non répertoriés dans notre classement car pesant moins d’un pourcent du marché. Enfin seulement 4% des sociétés françaises ont une paie totalement externalisée. Toutes les autres sociétés disposent d’une équipe paie chargée au minimum du contrôle des bulletins de salaire traités par le prestataire, au maximum de la gestion intégrale du processus de paie.

 

 

La réussite de Silae, symbole de la transformation digitale du métier du gestionnaire de paie

L’idée était de comprendre le succès remarquable de Silae, ce logiciel de gestion de la paie qui a en quelques années conquis le marché des experts comptables (près de la moitié des cabinets d’expertise comptable français sont désormais clients de l’éditeur aixois). Pour cela, nous avons interrogé ses utilisateurs.

Ce que nous avons découvert va au-delà d’une réussite d’entreprise, et nous entraîne sur le chemin d’un changement profond du métier de gestionnaire de paie. La réussite fulgurante de Silae est très probablement annonciatrice de nouveaux changements qui vont modifier radicalement le marché de la gestion de la paie, et avoir des retombées très intéressantes pour les services de gestion sociale.

Les raisons d’un succès

« Je ne repasserais sur un autre logiciel pour rien au monde » affirment uniformément les responsables paie que nous avons questionnés. Marion Quentin, Responsable Pôle Social au sein du cabinet Bizouard et associés, précise : « Silae est très intuitif. Lorsqu’on recrute désormais, il n’est plus nécessaire de demander qu’un gestionnaire paie connaisse le logiciel, ce qui était le cas sur notre logiciel précédent ». Il s’agit d’un véritable avantage car les profils de gestionnaire paie sont rares.

Tous soulignent un gain de temps très fort, de l’ordre de 30% de productivité, lié au fait que le logiciel est très bien fait. Quand un dossier de paie ne change pas d’un mois sur l’autre (comme c’est le cas pour la paie des présidents de SAS notamment), il n’est plus nécessaire d’entrer dans le dossier. On peut lancer la paie automatiquement. Dès lors tout va vite : la transmission des éléments de charges aux organismes via la DSN, la mise à disposition des bulletins de salaire via un espace cloud, etc.

Alors que les éditeurs historiques ont rajouté des couches pour s’adapter aux évolutions technologiques (cloud…) et aux dernières exigences légales, très nombreuses (mise en place de la DSN, bulletin simplifié, prélèvement à la source prochainement…) Silae est parti d’une feuille blanche, nous explique Daniel Clémentine, Expert Paie et RH au sein du groupe Rogers Capital : « En plus d’avoir exploité les opportunités associées aux nouvelles technologies SAAS (Software as a service, ce qui signifie que le logiciel est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur), ils ont su proposer un logiciel parfaitement adapté aux besoins des experts comptables et à ceux des experts en services externalisés Paie et RH comme nous ».

Les atouts principaux du logiciel sont les suivants :
– une gestion du conventionnel extrêmement facilitée. « Toutes les principales conventions collectives sont paramétrées, ça facilite énormément la paie au quotidien » nous explique Bénédicte Caqueret, Déléguée aux missions sociales au sein du cabinet Stengelin.
– la capacité à gérer le légal. « Le fonctionnement de type SAAS permet un enrichissement régulier de l’outil, précise Daniel Clémentine. A titre d’exemple nous avions fait remonter à Silae le besoin de disposer d’une fonctionnalité permettant de personnaliser en automatique le nommage des fichiers de virements de salaires pour un groupe de sociétés ; cela devait nous permettre d’accroître notre productivité et surtout de nous concentrer sur le contrôle Qualité des paies et déclaratifs. Quelques semaines plus tard, la fonctionnalité était proposée en standard à Tous les utilisateurs de Silae avec des possibilités bien au-delà de nos attentes ! »
– un outil fait pour faire gagner du temps aux gestionnaires de paie : « Le gain de temps est énorme lors de la saisie des éléments variables, nous explique Bénédicte Caqueret. Saisir un congé sur Silae c’est un clic de souris alors que sur notre précédent logiciel il fallait saisir le nombre de jours de congés, le nombre d’heures, un commentaire avec la date… Il y a également une manière de saisir les heures en mode rafale. Le logiciel calcule tout seul les tickets restaurant. »

Des mutations de métier et de services en découlent

Alors qu’un gestionnaire de paie en cabinet pouvait traiter en moyenne 300 à 350 paies par mois, Silae permet de faire passer ce nombre à 500. Face à cette rupture technologique, nous voyons se développer deux principales stratégies, généralement proposées en fonction de clientèles ayant des attentes différentes :

1- Baisser les prix pour répondre à des problématiques de coûts:

« Il nous est désormais possible de proposer un nouveau service, à bas prix » nous explique Corinne Thersen, Responsable Pôle Social au sein du cabinet Alterethic. « Grâce au mode SAAS, nos clients peuvent saisir eux-mêmes leurs éléments variables. Notre rôle consiste alors à les accompagner dans le paramétrage initial du logiciel et à les former pour savoir l’exploiter au mieux » Le métier de gestionnaire de paie évolue ainsi vers une fonction d’expert, tourné vers l’accompagnement, la formation, et délesté de l’aspect rébarbatif que représente la saisie des éléments variables.

Cette réorganisation permet à certaines sociétés qui ont des problématiques de coûts importants de trouver une solution pour économiser. Elle n’est cependant pas sans risque, car c’est la société cliente qui au final devra assumer d’éventuelles erreurs de saisie (la réglementation légale est complexe et il est facile de se tromper dans le calcul d’heures supplémentaires ou par exemple dans un calcul d’indemnités d’une fin de contrat). Il est alors possible à la société cliente de souscrire un suivi d’expertise (nommé révision) de la part du cabinet comptable afin que ce dernier prenne le temps de contrôler la justesse des paies.

2- Apporter une expertise RH au sens large pour faire gagner du temps aux clients :

« Les experts comptables ont compris qu’il fallait évoluer vers de l’accompagnement RH » nous explique Daniel Clémentine. « C’était le sujet de l’un des ateliers du dernier congrès annuel de l’Ordre. Via le cloud, il va être possible désormais de proposer à nos clients de rationnaliser toute une série de tâches RH qui leur prennent du temps, en digitalisant et automatisant par exemple la demande et la validation des congés, ou encore la gestion des notes de frais, le reporting RH…etc.»

Ces évolutions ont des impacts importants pour les gestionnaires de paie. « Mes collaboratrices étaient un peu perdues au début, rapporte Corinne Thersen. Nous avions du mal à nous libérer de nos tableaux excel, que nous utilisions pour vérifier les réductions Fillon. C’est difficile de nous en détacher, de lâcher prise et de faire confiance » Mais une fois fait, quel bonheur ! Le métier se transforme complètement. Il est certain que si nous faisions un sondage pour évaluer et la motivation et la satisfaction au travail des collaborateurs paie avant et après la mise en place de Silae, les résultats seraient sans ambiguïté. « Passer sur Silae m’a aussi permis de faire évoluer mon équipe vers des profils confirmés et non plus des débutants, nous dit encore Corinne Thersen. J’ai cinq personnes de bon niveau, bien payées. Je n’ai jamais eu un aussi bon service social. »

Les possibilités sont nombreuses pour accentuer cette mutation des services paie vers de l’accompagnement RH. « Depuis le début de l’année, Silae a mis à disposition de ses clients la GED (Gestion électronique documentaire), nous explique Gaëtan Annon, dirigeant de Vizion RH, société partenaire de Silae. Ce nouveau service permet de stocker l’ensemble des données concernant les salariés sur le cloud : contrats, avenants, bulletins de salaire… Tous ces éléments sont désormais stockés en ligne et mis à disposition des salariés via un portail collaboratif sécurisé.»

 

 

L’apport de Silae aux services sociaux des cabinets d’expertise comptable est un très bel exemple des gains de temps que permet désormais l’intelligence artificielle. D’autres nouveaux acteurs apparaissent depuis quelques années sur le marché des éditeurs de paie, côté entreprises, en apportant leur lot d’outils de simplification du travail du gestionnaire de paie. De technicien, le métier évolue vers du conseil et de l’expertise. Il s’enrichit.

Certains prédisent depuis un certain nombre d’années la disparition de ce métier. Nous croyons plutôt chez PAY JOB en sa transformation. Les complexités légales resteront longtemps en France une donnée résistante à la digitalisation ! Et l’analyse des situations particulières nécessitera longtemps l’expertise de l’œil du gestionnaire de paie, dont le métier pourra peu à peu s’ouvrir à un rôle d’accompagnement, d’une part vers les services internes de l’entreprise (DRH et finance), comme le fait aujourd’hui le contrôleur de gestion social dans les grands groupes, d’autre part vers les salariés eux-mêmes, qui seront prochainement encore plus demandeurs de conseil avec l’introduction de l’imposition à la source.

 

4 conseils pour réussir son changement de logiciel de paie

Changer de logiciel de paie n’est pas une décision à prendre à la légère. Quelle que soit la raison de ce changement, la réussite de ce projet dépend de nombre facteurs : techniques, organisationnels et bien sûr humain. Pour que la migration s’effectue dans de bonnes conditions il est essentiel de bien préparer le projet.

A travers des retours d’expériences de professionnels de la paie, voici quelques conseils pour que votre migration soit un succès.

1- Bien préparer son projet

Un projet de cette ampleur ne s’improvise pas. Il est essentiel de penser son projet et de respecter certaines étapes en amont du projet :

Étape 1 : Les raisons du choix

Avant toute conduite du projet l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle changer de logiciel de paie ? Les causes d’une volonté de changement peuvent être multiples. Les principales sont :
– la solution utilisée est devenue obsolète,
– le logiciel n’est pas assez efficace ou il ne correspond plus aux attentes des utilisateurs,
– le logiciel est devenu inadapté au contexte ou à l’environnement de l’entreprise.

Il existe d’autres motivations, comme la volonté d’harmoniser les pratiques au sein d’un grand groupe (cela implique par exemple une réorganisation du service paie : avoir le même calendrier de paie pour toutes les filiales, redéfinir les tâches et les process…), de réduire les coûts, de gagner en efficacité ou encore d’optimiser le paramétrage.

Étape 2 : Les besoins 

Il s’agit là d’une étape déterminante dans la réussite du projet. Après être convaincu de la nécessité de changer de logiciel, l’entreprise doit dresser un état des lieux : quelles sont les attentes de l’entreprise vis-à-vis de ce nouveau logiciel, quels sont les moyens dont l’entreprise dispose (audit de l’existant). Il faut ensuite procéder à l’élaboration du cahier des charges, qui sera la pierre angulaire du projet. Il est l’expression d’un besoin et permettra par la suite de cadrer le projet, d’arbitrer entre les différents prestataires.

Étape 3 : Le choix de la solution

A partir du cahier des charges, l’entreprise doit sélectionner le logiciel le plus adapté aux besoins à partir de 3 critères fondamentaux : le critère technologique, le critère financier et le caractère de la dépense.

2- Convertir les données

La récupération des données de l’ancien système est essentielle. Le format et la structure des données sont différents d’un logiciel à l’autre, il est alors primordial non seulement d’être particulièrement attentif à la qualité des données qui proviennent de l’outil source afin d’éviter toute erreur de calcul mais surtout de convertir les données. Cette étape s’étale sur plusieurs mois, pendant lesquels la paie est souvent réalisée en double (ancien et nouveau logiciel).

Mme Franca Pettini, gestionnaire de paie est intervenue sur le contrôle de la paie en doublon.

« Sur un même mois de paie il fallait comparer les bulletins de paie issus de l’ancien et du nouveau logiciel, afin de détecter les divergences sur le nouveau logiciel pour faire remonter les erreurs au nouveau prestataire pour correction. 

Il fallait s’aider du règlementaire de paie (document établi en amont permettant de connaître les règles de paramétrage des différents éléments de paie de la société) pour vérifier le résultat attendu et faire remonter les anomalies.

Bien entendu il fallait saisir au préalable les éléments variables du mois de paie, et parfois faire une saisie manuelle des compteurs (ex : saisies sur salaires déjà prélevées) qui n’étaient pas encore transférés dans le nouveau logiciel.

En effet, si une société décide de changer de logiciel en cours d’année, le nouveau prestataire doit effectuer pour chaque salarié une reprise des données de l’ancien logiciel (cumul des compteurs ex : cotisations/CP/RTT etc.…) pour que le calcul des nouvelles paies soit correct. Parfois cela n’est pas possible car il n’y a pas de compatibilité entre les 2 systèmes et il est nécessaire de saisir manuellement les données dans les compteurs ».

3- Une formation déterminante

Il ne faut surtout pas négliger la formation sur le nouveau logiciel, puisque « nouveau logiciel = nouvelles méthodes de travail ! ». Pour Mme Pascale Kutekala, gestionnaire de paie « la formation des utilisateurs est une étape essentielle pour que le logiciel soit bien intégré en interne et correctement utilisé ».  Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement afin que les utilisateurs puissent se détacher de leurs habitudes. En effet les bénéfices du changement de logiciel ne seront perçus que si les utilisateurs parviennent à effectuer la transition.

La communication fait également partie des facteurs clés de succès, puisqu’elle permet de mobiliser l’ensemble des acteurs : de les impliquer, de leur permettre de comprendre les changements à venir ainsi que de les accepter.

4- Ne pas sous-estimer la phase post-projet

Il ne faut pas sous-estimer les évolutions du logiciel ! « Avec une durée moyenne de vie de 10 années, le logiciel va connaître des évolutions et des ajouts de modules tout au long de son utilisation. Des nouvelles versions du logiciel et des mises à jour correctives et évolutives seront proposées régulièrement par l’éditeur. Ces mises à jour permettront de conserver un système performant et d’accéder à de nouvelles fonctionnalités » nous confie Mme Kutekala.

Comment choisir son logiciel de paie? Un point sur le marché 2/2

Aujourd’hui, toute entreprise qui souhaite gérer l’intégralité du processus « paie » doit s’équiper d’un logiciel de paie. Le choix du logiciel revêt un caractère stratégique puisqu’il doit répondre à des enjeux à la fois économiques et organisationnels de l’entreprise.

Devant la multitude d’offres, comment choisir le logiciel correspondant à ses besoins ?

Pour répondre à cette question, nous vous présentons une étude sur les solutions retenues par nos clients, nos partenaires et les raisons de leur choix. Notre étude sur les logiciels porte sur un panel de plusieurs milliers d’entreprises qui ont fait le choix de gérer en interne la paie, mais également d’experts d’externalisation de la paie.

Cet article est le second d’une série de 2. Pour voir ou revoir le 1er article c’est par ici!

Le choix des grosses PME et des grands groupes

La gestion de la paie au sein des grands groupes nécessite des solutions parfaitement adaptées à leur structure et aux enjeux de l’entreprise comme par exemple :

– la gestion des multi-sociétés, multi-établissements

– La gestion de la paie internationale

– La gestion des talents (recrutement, formation, carrière)…

 

Les solutions pour les grandes entreprises sont complètes, modulaires et intégrées. Elles permettent de consolider aisément les informations paie des différentes filiales.

Pour des raisons de sécurité, les grandes entreprises privilégient une gestion directe via un système sur site plutôt que dans le cloud.

La solution qui arrive en tête est la solution Hypervision du groupe ADP qui équipe 18% des services paie, suivi de près par la solution Sage X3 People de SAGE et de la solution SAP SuccessFactors du groupe SAP qui couvre 10% des services paie.

Que ce soit avec la solution Hypervision ou Decidium, les offres d’ADP sont largement plébiscitées par les grands groupes, puisque 26% d’entre eux ont fait ce choix. (Pour en savoir plus sur Decidium, voici notre article consacré à cette solution).

Une grande société de l’édition a fait le choix de la solution DECIDUM car celle-ci lui permet un service sur mesure. Avec cette solution le groupe peut sur un même outil, analyser les données nécessaires à la performance administrative et RH ainsi qu’au développement des talents.

HR Access, un outil majoritairement destiné aux grands groupes, arrive en 5ème position.

Le choix des cabinets comptables et prestataires d’externalisation

Les sociétés plus petites n’ont pas toujours le personnel ou la volonté de gérer les fonctions RH de base, telles que la paie, au sein de leur entreprise. La gestion de la paie est alors déléguée à un expert, de manière totale ou partielle.

En générale, les TPE et petites PME externalisent la gestion de leurs bulletins de paie auprès d’un cabinet comptable (celui qui gère également leur comptabilité), alors que les grandes entreprises choisissent des prestataires d’externalisation spécialisés en paie, capables de supporter d’importants volumes de gestion salariale.

Pour les cabinets d’expertise comptable, chaque client est différent, et par conséquent avec des spécificités paie différentes (en particulier de nombreuses conventions collectives). Il est indispensable pour eux de fiabiliser et fluidifier la collecte des données et que le logiciel s’adapte aux différentes typologies de dossier paie.

Les logiciels couvrent tous les besoins des experts-comptables : comptabilités-paie et proposent des modes collaboratifs.

Le logiciel de paie qui arrive en tête auprès des cabinets d’expertise comptable est « Sage Coala », il s’agit de l’ancienne version de la gamme Sage Expert. Ces 2 offres proposées par SAGE équipent 30% des cabinets comptables.

Vient ensuite CEGID qui équipe 19% des cabinets comptables de la solution Cegid Expert, puis QuadraEXPERT de la société Quadratus, avec un taux d’équipement de 13% (groupe Cegid) et PEGASE du groupe ADP avec un taux de 11%.

Un expert-comptable d’un grand cabinet comptable parisien nous a confié avoir opté pour la solution QuadraEXPERT car il s’agit selon lui d’une solution véritablement conçue et dédiée à la profession.

L’externalisation partielle

Pour que notre étude soit complète, nous devons aborder la troisième voie, celle de l’externalisation partielle ou de la paie accompagnée. Elle repose sur la mise en ligne d’un logiciel, l’entreprise est en charge de la production de la paie et du déclaratif mais un service d’accompagnement réalisé par des spécialistes métier permet de fiabiliser la paie.

Voici notre article consacré à  SAGE one paie

 

Un projet SIRH gagnant ! Retours d’experts

La mise en place d’un SIRH permet à l’entreprise d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines (ADP, paie, recrutement, mobilité, formation…). Les principaux avantages de la mise en place du SIRH sont : une meilleure organisation, un gain d’efficacité et de performance. Afin que l’entreprise puisse bénéficier des avantages que procure le SIRH, il est primordial pour elle de choisir la bonne solution mais également de suivre étape par étape son implémentation. Aussi pour éviter que celle-ci tourne au cauchemar, voici quelques conseils d’experts pour que l’expérience soit un succès.

Un SIRH pour quel Besoin ?

Avant toute conduite du projet SIRH, l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle mettre en place un SIRH ? Que va apporter le SIRH ? Quels sont les besoins ?

Toutes les entreprises n’implantent pas un SIRH pour les mêmes raisons. Talentia Software distingue 5 besoins (sachant qu’un SIRH répond normalement à plusieurs besoins) :

  • Le 1er besoin auquel répond le SIRH est la nécessité d’automatiser les processus RH (67% des entreprises)
  • Pour améliorer la performance de la fonction RH (66%)
  • Pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité (60%)
  • Pour maîtriser les coûts de gestion de la fonction RH (44%)
  • Pour gérer les talents (43%)

1 projet, 10 étapes

Le choix de la solution est une étape décisive dans le projet. Il ne faut pas que l’entreprise se retrouve avec un logiciel surdimensionné et des coûts disproportionnés par rapport aux besoins de l’entreprise.

Pour Fabienne Latour directrice marketing de HR Path le choix de la solution repose sur une méthodologie en 10 étapes, qui sont également les 10 points clés pour réussir son projet SIRH :

1) Définir l’objectif : pourquoi souhaitons-nous, nous munir d’un SIRH ? Quel type de projet ?

2) Réaliser un audit de l’existant : Penser à cartographier les outils existants. La volonté de mettre en place un SIRH découle souvent d’un rapprochement entre deux entités, il est alors indispensable d’auditer l’existant des 2 entreprises.

3) Projeter la cible : qu’est-ce-que l’entreprise souhaite faire ? Déterminer le schéma directeur SIRH cible

4) Quel est le Budget / ROI : combien cela va coûter à l’entreprise par rapport à ce que cela va rapporter ?

5) Constitution de l’équipe projet : de qui sera composée l’équipe projet / quelle sera sa mission / à quelles étapes du projet interviendront-ils ?

6) Création du cahier des charges : 2 cahiers des charges : fonctionnel et opérationnel. Les cahiers des charges doivent être précis, exhaustifs et surtout détaillés.

7) Planification du projet : établir mois après mois chacune des étapes (la phase de l’audit, des 1ers tests…)

8) Le choix de la solution. De nos jours plus aucune entreprise ne se lance dans le développement en interne d’une solution. Elles préfèrent se tourner vers les éditeurs de progiciels du marché qui proposent plusieurs types de solution. 3 critères fondamentaux doivent animer le choix de la solution :

  • Critère technologique : La solution retenue est-elle compatible avec l’existant, est-elle facilement accessible, est-elle suffisamment intuitive la solution est-elle évolutive…
  • Viens ensuite le critère financier, avec le prix de la solution.
  • Puis le 3e critère est le caractère de la dépense; est-ce un achat de logiciel, donc un seul coût ou un abonnement dès lors réglé mensuellement (ex Saas).

9) La préparation du projet

10) l’Anticipation de la phase de production : produire un plan d’assurance qualité visant à régir la production

L’entreprise qui prend la décision d’implanter un SIRH doit être consciente de ce que cela représente en termes de temps, de décision, de budget et de mobilisation des salariés.

Une communication claire

Il est indispensable de former les différents utilisateurs. Que cette formation soit assurée en interne ou via un prestataire, celle-ci doit être accompagnée par une forte mobilisation de l’ensemble de l’entreprise et d’une bonne communication.

Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement. L’objectif étant que le changement ne soit pas trop lourd pour les salariés (par exemple passer d’une solution « manuelle » à une solution complète) et surtout qu’il ne soit pas une source de stress.

Avec l’implantation d’un SIRH, c’est toute l’organisation de l’entreprise qui sera impactée. Il est important de communiquer sur le projet mais également de manière générale de rappeler le fonctionnement des RH dans l’entreprise et notamment certains processus.