Paie : comment financer la conformité par l’optimisation de charges ?
Le petit-déjeuner table ronde « Comment financer la sécurisation par l’optimisation ? » organisé par Althéa et Lowendalmasaï, filiale d’Alma Consulting Group, s’est déroulé ce jeudi 1er octobre 2015 à Paris. Compte-rendu de cet événement riche d’enseignements grâce au partage d’expertise et aux retours d’expérience d’opérationnels.
Comme le mentionnait fort justement l’invitation, la paie française est complexe et nécessite une expertise de plus en plus pointue. Ce n’est pas nous, PAY JOB, qui allons dire le contraire. Partant de ce constat, Althéa et Lowendalmasaï ont réalisé une enquête auprès d’experts RH de grandes entreprises (plus de 5 000 salariés) pour identifier leurs besoins en terme d’harmonisation, de sécurisation et d’optimisation de la paie impactant les directions des ressources humaines au quotidien. Cette étude a donné lieu à l’infographie « optimisation et sécurisation, qu’en est-il de votre paie » dont les chiffres-clés ont été partagés au fil de cette matinée.
Les participants de la table ronde animée par David Bellaïche, Président Althéa Groupe, étaient :
- Nadège Henry, Directeur Administration du Personnel, AXA France
- Samuel Le Metayer, Directeur des Affaires sociales et de la Paie, Etam
- Sylvie Atienza, Directeur Rémunérations & Avantages sociaux MHCS, Moët Hennessy
- Julien Plessis, Directeur BU performances RH, Lowendalmasaï
- Olivier Laurent, Directeur Général, Althéa
Mise en conformité, optimisation et sécurisation
Tout d’abord Julien Plessis de Lowendalmasaï plante le décor. Selon lui, la paie est une sorte de magma composé d’un ensemble de règles mouvantes. Le besoin des entreprises est, en premier lieu, la sécurisation ou la mise en conformité avant l’optimisation. En effet, selon l’étude, 25% des entreprises ne sont pas suffisamment au fait des évolutions réglementaires (et plus encore dans les entreprises de moins de 5 000 salariés). Lowendalmasaï leur propose donc de réaliser un diagnostic « ligne à ligne » des bulletins de paie. Cet audit comprend également les paramétrages du logiciel de paie permettant d’obtenir une paie juste.
Julien Plessis rappelle que le foisonnement des mesures n’est pas toujours facile à traduire dans le logiciel de paie, et qu’en conséquence le risque de non-conformité est élevé. Même les mesures existantes exigent un suivi constant : dans le cas des réductions Fillon, les formules de calcul changent chaque année, par exemple.
Face à cette complexité, les entreprises ont tendance à choisir la prudence. Ainsi, en matière de charges et contributions sociales, elles vont souvent préférer payer davantage plutôt que de risquer un redressement ou une sanction. En outre, selon l’étude, 74% des répondants ont plus de 5 sources différentes qui impactent leur réglementaire paie : le logiciel de paie compile des données de natures très diverses.
D’où l’intérêt de réaliser un état des lieux puis de consolider l’ensemble du réglementaire légal, conventionnel, les accords d’entreprise et enfin les usages dans un même document partagé par l’équipe paie : le Livre Blanc de Paie. Althéa, plutôt que de proposer un format Word complexe à faire vivre dans un cadre de multi-gestionnaires, a réalisé un outil Saas dédié, déjà adopté par plus de 50 entreprises du SBF 250. Ce support réunit l’ensemble des règles de paie applicables à une entreprise, éventuellement les règles de gestion administrative mais aussi les règles de gestion des temps et des activités (GTA) mais il ne doit pas être lié à la solution de Paie ou de GTA afin de ne pas être impacté par un changement de solution logicielle. Althéa développe et optimise donc depuis 8 ans sa solution clé en main de Livre Blanc de Paie, un outil web sécurisé.
Retours d’expérience
Chez Axa, Nadège Henry a décrit l’enjeu majeur reposant sur la création de son livre blanc décidé avant le changement de logiciel de paie. Un énorme travail de simplification, d’harmonisation, de dé-doublonnage a permis de passer de plus de 4 000 rubriques à 2 500 rubriques de paie. L’accompagnement d’Althéa, de Lowendalmasaï et d’autres cabinets d’audit et de conseil spécialisés représente un coût, mais l’économie réalisée par l’optimisation des charges et de l’organisation permet de financer ces missions de conseil (audit de conformité). Concrètement, chez Axa, l’objectif de baisse du coût par bulletin de paie est de le baisser de 20% – ce qui est loin d’être négligeable pour une entreprise qui gère 300 000 paies.
Sylvie Atienza, Directeur Rémunérations & Avantages sociaux MHCS, est très satisfaite de l’usage de cet outil de bonne gestion permettant de gagner en conformité. Elle a observé une augmentation de l’efficience chez les gestionnaires paie grâce au Livre Blanc de Paie. Son existence l’a amenée à modifier l’organisation de son service en distinguant paie « opérationnelle » – l’élaboration et la diffusion des bulletins de paie – et gestion « post paie » – la mise à jour du Livre Blanc, le paramétrage des cotisations et la relation avec les organismes sociaux.
Samuel Le Metayer, Directeur des Affaires sociales et de la Paie d’Etam, a saisi l’opportunité d’un changement de système d’information en 2007 pour faire réaliser en amont un audit global de ses charges sociales par Lowendalmasaï. Ensuite, aidé d’un cabinet de conseil, il a élaboré un Livre Blanc de Paie. Depuis, ce document Word est continuellement mis à jour et la sécurisation du réglementaire de paie est continue.
En bref
À l’écoute des différents retours des intervenants, nous pouvons lister les principaux apports du Livre Blanc de Paie ainsi :
- partage de l’expertise paie (finie la désorganisation générée par le départ d’un collaborateur paie)
- implication en amont des services paie en cas de négociation d’accords
- support de formation pour l’intégration d’un nouveau gestionnaire paie
- praticité et facilité d’utilisation (avantage précieux dans le cas d’entreprises multisites)
- gain en terme d’image et de réassurance (IRP, contrôle interne, etc.)
- possibilité d’y joindre les accords d’entreprises et surtout les usages
Évidemment si vous faites le choix d’un Livre Blanc de paie au format Word, les règles de gestion pour les mises à jour doivent être drastiques, une seule personne doit être garante des mises à jour et diffuser la dernière version aux équipes concernées. Dans le cas du Livre Blanc de Paie au format web, la gestion de la confidentialité, du processus de validation et de l’historisation des modifications sont quelques fonctionnalités parmi plus d’une vingtaine que propose l’outil Saas qui professionnalisent la processus réglementaire au sein de l’entreprise.
80% des Livres Blancs de Paie sont mis en place dans le cadre d’un projet de SIRH. Selon la taille de l’entreprise, il faut prévoir 3 à 18 mois (durée moyenne de 6 mois selon les cas rencontrés par Olivier Laurent) et 1 à 4 personnes équivalent temps plein, sans oublier la mobilisation ponctuelle des équipes impliquées.
David Bellaïche, Président d’Althéa Groupe, déplore que certaines entreprises, après avoir investi tant en temps qu’en euros, dans la production du Livre Blanc de Paie l’oublient, tout simplement. Ce document doit vivre, chacun doit se l’approprier tout en gardant un ou plusieurs garants, responsables de son contenu et de ses mises à jour. Qu’il s’agisse d’un simple document Word ou Excel, d’un outil de GED ou d’une solution web, disposer d’un tel dispositif permet de limiter les risques et surtout, enfin, de sécuriser le patrimoine réglementaire de l’entreprise.
