Le traitement des avantages en nature et les frais professionnels en paye : retour d’expert.
Le traitement des avantages en nature et des frais professionnels en paye est un sujet sensible. En effet, les limites sont parfois délicates à définir mais dans le même temps, ces deux postes présentent de forts risques URSSAF, Prud’homaux, ….
Pour faire le point sur le sujet, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Co-fondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de ses 25 années d’expérience en paie et administration du personnel.
Quelles sont les différences entre avantage en nature et frais professionnel ?
Si je reprends les définitions issues de l’arrêté du 20 décembre 2002, art. 1, un frais professionnel est une charge inhérente à la fonction exercée par un salarié et que celui-ci va engager en lieu et place de son employeur. Ces dépenses doivent faire l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur soit sous forme d’allocations forfaitaires soit des dépenses réellement engagées.
A contrario, un avantage en nature suppose la fourniture d’une prestation par l’employeur à titre gratuit pour une dépense que le salarié aurait dû supporter. Les plus fréquemment rencontrés en entreprise sont les avantages en nature nourriture, logement, voiture et NTIC (nouvelles technologies d’information et de communication). Il n’existe aucune obligation légale pour l’employeur de mettre ces prestations à disposition d’un collaborateur.
L’enjeu pour tout service paye est de déterminer dans quelle catégorie entrent ces sommes car leur traitement social et fiscal n’entraîne pas les mêmes conséquences.
Comment sont traitées ces sommes en paye ?
La qualification de ces sommes entraîne un traitement social et fiscal différent.
Pour les avantages en nature, il n’y a aucune ambiguïté : ceux-ci sont intégrés à l’assiette de cotisations. La base soumise à cotisations est donc augmentée de l’évaluation forfaitaire ou réelle de la prestation mise à disposition par l’employeur, le net imposable du salarié est par conséquent impacté. Une deuxième ligne sur le bulletin vient reprendre le montant de l’avantage en nature après le net imposable. Si l’employeur ne procède pas à cette reprise, il n’y a aucun risque juridique pour ce dernier mais cela revient à verser deux fois l’avantage en nature, une fois en espèces et une fois en nature.
Point de vigilance : un employeur peut mettre à disposition par exemple un véhicule de société. Or comment fixer la part d’usage à titre privé pour le salarié ? En effet, c’est bien la quote-part de l’utilisation à titre privé de ce bien qui doit être valorisée comme avantage en nature. Toujours dans notre exemple, ce sont les trajets entre le domicile du salarié et le lieu de l’établissement dont il dépend qui constituent un usage privé.
Pour les frais professionnels : ceux-ci peuvent être gérés « hors paye ». C’est-à-dire que leurs remboursements peuvent tout à fait être déconnectés du paiement des salaires. C’est d’ailleurs, la pratique la plus couramment rencontrée dans les entreprises. Cependant, il faut les intégrer dans la N4DS et dorénavant, dans la DSN (au moins une fois dans l’année). La transmission de ces informations est indispensable car la fiscalité du salarié pourrait en être impactée (déclaration des frais réels, si cette option est retenue par le collaborateur, la base fiscale est constituée du net imposable auxquels il faut ajouter les remboursements de frais professionnels).
En quoi la gestion des avantages en nature et des frais professionnels du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homal ou Inspection du travail ?
Au niveau URSSAF, tout ce qui échappe aux cotisations peut potentiellement représenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer de quelle manière les « cadeaux » ou frais pris en charge par l’employeur ne sont pas dans les faits des avantages octroyés aux salariés. Enfin, quand bien même l’avantage en nature est constaté en paye, encore faut-il que son évaluation corresponde aux règles à appliquer (arrêté du 20 décembre 2002).
Au niveau prud’homal/risque inspection du travail : la frontière entre frais professionnels et avantages en nature pose parfois problème. Des litiges naissent ainsi sur la qualification à retenir en vue de savoir si une somme ou un avantage doit entrer ou non dans la base de calcul de l’indemnité de licenciement, de l’indemnité de congés payés, etc.
En conclusion, tout professionnel RH/ Paie a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire le traitement réservés à ces sommes.
