Nous avons testé le logiciel de paie PayFit

La société qui souhaite révolutionner la gestion de la paie, PayFit, vient de terminer une levée de fonds de 5 millions lui permettant notamment d’accélérer son développement. A cette occasion nous avons voulu nous intéresser de plus près à ce logiciel qui simplifie la gestion des bulletins de paie.

Créée en janvier 2015, PayFit est un service en ligne de réalisation de la paie. Présentée comme une solution «plus fiable, plus rapide et moins cher», ce service permettrait de rendre accessible la paie à tous. Avec PayFit, la paie deviendrait presque amusante et «magique».  Les professionnels du métier, qui constatent chaque jour les nombreuses complexités des situations en matière de gestion de la paie, sont en droit d’être sceptiques face à cette promesse. Nous avons testé la solution en ligne pour nous faire notre propre opinion.

Qu’est-ce que le Payfit ?

Il s’agit d’un logiciel en mode SaaS (software-as-a-service) destiné à gérer la paye des TPE-PME. Ce logiciel couvre l’ensemble des fonctionnalités d’un logiciel de paie « classique », de la création de la fiche salarié, à la réalisation de bulletins de paie, en passant par la déclaration et le paiement des charges. Comme tout logiciel en mode SaaS, aucun achat ni installation de logiciel n’est nécessaire, pas plus que l’installation de future mise à jour.
PayFit n’est pas présenté comme une « paie accompagnée » ou une « co-production » de paie même si une assistance est disponible car le service est conçu afin de permettre à l’employeur de réaliser seul l’ensemble des étapes de l’édition d’un bulletin de paie.

Un essai pour tester le service

Le test que nous avons réalisé s’est limité à la saisie des éléments de paie.  Pour des raisons évidentes nous n’avons pu ni procéder au paiement des salariés, ni déclarer les charges. Ce test d’une durée approximative d’une heure est centré sur la création du compte entreprise ainsi que de l’édition d’un bulletin de paie.

La première étape est bien entendu la création du compte ; PayFit proposant un essai gratuit pour tester son service. L’employeur doit inscrire sa société puis renseigner les éléments relatifs à l’entreprise : nombre de salariés, convention collective, taux AT-MP…

Ensuite vient la création de la fiche de notre premier employé (nous avons la possibilité de délaisser cette saisie à l’employé lui-même). Pour cela nous devons renseigner les informations sur son identité (nom/prénom/date et lieu de naissance, adresse, numéro de sécurité sociale…), puis les informations relatives à son contrat de travail (type de contrat, date d’entrée, classification, catégorie, poste …).payfit-saisie-du-contrat
Ensuite on renseigne les informations relatives au temps de travail. Dans mon exemple je saisis 39h payées e heures supplémentaires et en RTT.

payfit-temps-de-travail

 

On me demande ensuite de vérifier l’acquisition de jours de congés payés puis de vérifier le montant des précédentes rémunérations (dans mon exemple le salarié est en poste depuis le 06/06/2016). Puis un bulletin de paie est édité.

Je tente de « corser » la saisie en y rajoutant des éléments de rémunération : tickets restaurants, prime sur objectif, remboursement de frais, saisie d’un acompte puis déduction des heures d’absences. Facile… le bulletin est de nouveau édité avec la prise en compte des nouveaux éléments.

Une prise en main assez rapide

Le logiciel est effectivement assez simple d’utilisation avec une prise en main rapide même s’il faut consacrer au préalable du temps à la compréhension de la logique du logiciel. Le site est intuitif et ergonomique, mais il faut s’armer de rigueur et d’organisation pour renseigner les cases qui précisent les jours de travail ou de congé, les primes et autres « particularités du mois ».

PayFit permet également de déclarer et de payer ses déclarations sociales. Cependant, comme évoqué précédemment, nous n’avons pas pu tester cette partie. Enfin, il convient de noter que pour le moment le site n’est pas compatible avec le navigateur Mozilla.

Prévenir les risques d’erreur

En testant ce type de logiciel, accessible à tous, nous avons « a priori » des craintes concernant la possibilité de réaliser des erreurs aussi minimes qu’elles soient par souci de facilitation des démarches. Ce site est-il suffisamment armé de gardes fous permettant d’éviter les erreurs ?

Tout au long de la saisie des différents éléments de paie, le site nous prodigue des conseils, permettant au plus novice d’entre nous de détenir un certain nombre d’informations sur la paie.

Mais au-delà du conseil y a t’il des rambardes de protection nous empêchant de commettre des erreurs ? Nous avons donc testé en indiquant par exemple une saisie sur salaire supérieure au maximum fixée par la loi…impossible le site nous en empêche.

payfit-garde-fou

Un logiciel se limitant aux paies simples ?

Lors des phases de test nous nous sommes posés la question suivante : qu’en est-il de ceux qui ont des plans de paie compliqués, avec des conventions collectives différentes, des horaires variables ou atypiques ? Le site peut-il prendre en compte les caractéristiques de tous les secteurs d’activités ou les horaires variables de votre aménagement du temps de travail ? Si vous travaillez avec des salariés « spéciaux » (intermittents du spectacle, ouvriers agricoles…) pouvez-vous aisément faire la paie sur ce logiciel ?

Les seuils des cotisations sociales et les différents accords de branches professionnelles sont-ils régulièrement mis à jour ? Puis pour terminer qu’en est-il de la protection des données ?

Nous avons donc contacté PayFit à ce sujet. Ils nous ont affirmé qu’à ce jour une cinquantaine de conventions collectives avaient été codifiées et que les seuils de cotisations étaient régulièrement mis à jour, dès qu’un changement de taux légal était opéré.

En revanche, les cas particuliers tels que les intermittents du spectacle, les ouvriers agricoles, les veilleurs et gardiens de nuit ne peuvent pas été pris en charge par le logiciel.

Qui veut la paix prépare la paie !

Pour faire une paie, il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton pour que la paie réalisée soit juste, ce n’est pas qu’un travail de saisie, cela nécessite de multiples compétences :  être à l’aise avec les mots pour décrypter les conventions collectives, les accords d’entreprises, etc. et savoir réaliser des calculs complexes comme c’est le cas pour les soldes de tout compte ou la réduction Fillon.

Les conséquences d’une paie erronée sont nombreuses. Il y bien entendu le risque de redressement de la part de l’Urssaf mais également, en cas de litige avec un salarié, des risques prudhommaux.

En conclusion, notre avis est que PayFit propose une solution bluffante par sa facilité d’utilisation et l’approfondissement des situations de paie qui peut le rendre très utile pour des TPE/PME souhaitant diminuer leurs coûts de gestion.

Cependant, les employeurs qui font appel à ce service devraient être en capacité de contrôler les paies, via au moins les services d’un bon expert social supervisant le process.