Gestion de la Paie et bulletin de salaire en intérim

Le salaire d’un intérimaire est souvent plus variable que celui d’un salarié en CDI ou CDD classique car la loi de mensualisation ne s’applique pas en intérim. Il est calculé sur le nombre de jours effectifs travaillés dans le mois (et non lissé). De plus, un même intérimaire peut percevoir un salaire différent selon la mission et l’entreprise dans laquelle il travaille, puisque l’intérimaire voit sa rémunération définie en fonction de la grille salariale et de la convention collective applicable au sein de l’entreprise utilisatrice.

👉 À retenir : Toujours informer les intérimaires de cette spécificité pour éviter les incompréhensions. Certains peuvent être surpris de ne pas être payés comme en entreprise.

Un intérimaire qui a signé un contrat sur une base de 30 000 €/an ne percevra jamais 30 000/12 = 2 500 € / mois. Sa rémunération sera égale au nombre d’heures réelles du mois, par exemple 2 423 euros un mois de 147 heures ou 2 654 € un mois de 161 heures.

Une des particularités majeures de la fiche de paie en intérim réside dans l’indemnité de fin de mission (IFM). Cette indemnité, correspondant à 10 % du salaire brut total, est versée à l’intérimaire à la fin de chaque mission, sauf exceptions comme être embauché en CDI par l’entreprise utilisatrice, par exemple. Elle a pour objectif de compenser la précarité inhérente aux contrats courts. À cela s’ajoute l’indemnité compensatrice de congés payés (ICCP). Nous avons détaillé l’ensemble de ces primes dans cet article.

Lorsqu’un intérimaire est en arrêt de travail, il perçoit les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS). Le régime de prévoyance applicable dans le travail temporaire peut également prévoir un complément de revenu destiné à compenser une partie de la perte de salaire, sous réserve du respect des conditions d’ouverture des droits.

Contrairement à de nombreux salariés en CDI ou en CDD, l’entreprise de travail temporaire (ETT) n’est pas tenue de maintenir la rémunération de l’intérimaire pendant son arrêt de travail. Un maintien de salaire ne peut être mis en place que dans le cadre d’un accord d’entreprise propre à l’ETT, une situation qui demeure relativement rare.

Il est donc important de vérifier les dispositions applicables au sein de l’entreprise de travail temporaire ainsi que les garanties prévues par le régime de prévoyance afin de connaître précisément les droits du salarié en cas d’absence ou d’arrêt maladie.

En intérim, les heures supplémentaires sont un point de vigilance essentiel pour les Gestionnaires de Paie, notamment en intérim où le suivi du temps de travail peut être plus complexe. Si vous vous demandez comment sont payés les heures supplémentaires en intérim ; et bien c’est comme pour un salarié classique. En intérim, les heures supplémentaires effectuées sont soumises à des règles de majoration fixées par le Code du travail et, dans certains cas, par des accords de branche ou des conventions collectives. Toutefois, la particularité du travail temporaire est que l’intérimaire est placé sous l’autorité de l’entreprise utilisatrice, qui définit ses horaires et son organisation du travail, alors que son employeur légal reste l’entreprise de travail temporaire.

Le calcul des heures supplémentaires en intérim suit les mêmes principes que pour un salarié en CDI ou en CDD. Cependant, la gestion des heures travaillées en intérim peut être plus délicate, car l’ETT dépend des relevés d’heures transmis par l’entreprise utilisatrice. Il est donc essentiel d’avoir un bon système de communication entre les trois parties (intérimaire, entreprise utilisatrice et ETT) afin d’éviter des erreurs ou des omissions qui pourraient entraîner des litiges.

Autre spécificité, certaines missions en intérim impliquent des horaires atypiques, tels que le travail de nuit, le travail le week-end ou les jours fériés, qui peuvent donner lieu à des majorations spécifiques. Ces conditions varient en fonction des conventions collectives applicables à l’entreprise utilisatrice.

Contrairement aux salariés en CDI qui bénéficient de la mutuelle d’entreprise classique, les intérimaires sont couverts par une mutuelle spécifique, gérée au niveau de l’ETT.

L’affiliation à cette mutuelle n’est pas immédiate. Un intérimaire y est inscrit automatiquement lorsqu’il cumule 414 heures de mission sur les 12 derniers mois, et ce, quel que soit le nombre d’ETT pour lesquelles il a travaillé. C’est un point clé à vérifier dans les outils de gestion de paie, car cela déclenche l’application des cotisations sur le bulletin de salaire. Une fois l’intérimaire affilié, une cotisation mensuelle est directement prélevée sur sa fiche de paie, et l’ETT en prend en charge au moins 50 %. En intérim, la mutuelle peut aussi être déclinée par un intérimaire s’il est déjà couvert par une autre mutuelle obligatoire. Il fournit alors une demande écrite à conserver en cas de contrôle.

Enfin, un point important à retenir est qu’en intérim la mutuelle ne s’arrête pas immédiatement à la fin d’une mission. Lorsqu’un intérimaire est affilié, il continue à bénéficier de sa couverture santé jusqu’à 2 mois après la fin de son dernier contrat. Cela permet d’assurer une protection même lorsqu’il ne travaille pas immédiatement après une mission.

L’ancienneté d’un intérimaire est calculée en fonction du nombre d’heures effectuées auprès d’une même entreprise de travail temporaire (ETT), et non dans une entreprise utilisatrice spécifique. Si un intérimaire travaille pour une même entreprise de travail temporaire (ETT) avec des interruptions de mission, son ancienneté peut être conservée sur une période de 3 mois. Concrètement, s’il effectue plusieurs missions espacées de moins de 3 mois, la reprise de son ancienneté en intérim est assurée. Au-delà de 3 mois sans mission, son compteur d’ancienneté repart à zéro.

Lorsqu’un salarié est embauché en CDI par l’entreprise utilisatrice, il peut, sous certaines conditions, bénéficier d’une reprise de son ancienneté en intérim. Cela signifie que son temps passé en mission d’intérim dans l’entreprise peut être partiellement ou totalement pris en compte pour le calcul de son ancienneté, influençant ainsi ses droits (congés, primes, indemnités, évolution salariale).

La reprise d’ancienneté de l’intérim au CDI n’est pas automatique et dépend :

• De la convention collective applicable dans l’entreprise
• Des accords internes à l’entreprise
• De la continuité entre l’intérim et le CDI (embauche immédiate après la mission)

Ainsi, même si l’ancienneté n’apparaît pas toujours clairement sur la fiche de paie, elle peut impacter la rémunération et certains droits associés.

Contrairement aux salariés en CDI, dont la paie est souvent réglée en fin de mois, les intérimaires perçoivent leur salaire au plus tard le 12 du mois suivant. Les nouveaux intérimaires se demandent d’ailleurs souvent quand est ont payé en intérim, tant ce délai peut surprendre. Cette différence est liée au temps nécessaire pour récupérer et valider les relevés d’heures auprès des entreprises utilisatrices.

Pourquoi ce délai ?

• Une fois la mission terminée, l’entreprise utilisatrice doit transmettre les relevés d’heures à l’ETT.
• L’ETT doit ensuite contrôler et traiter ces informations avant de générer la paie.
• La paie est donc versée au plus tard le 12 du mois suivant. Selon le fonctionnement de l’ETT, la paie peut tout à faire intervenir plus tôt en début de mois. C’est d’ailleurs le cas chez Linking Talents, et cette spécificité est très appréciée de nos intérimaires.

👉 À retenir : Toujours informer les intérimaires de cette spécificité pour éviter les incompréhensions. Certains peuvent être surpris de ne pas être payés à la fin du mois comme en CDI.

Les bulletins de paie sont généralement envoyés en même temps que le paiement du salaire. Ils peuvent être transmis :
✅ Par voie dématérialisée via un coffre-fort numérique sécurisé
✅ Par courrier (moins courant aujourd’hui car depuis 2017, cela se fait uniquement en cas de désaccord du salarié pour la dématérialisation)

👉 Bon réflexe : Toujours rappeler aux intérimaires de bien activer leur espace personnel pour récupérer leur fiche de paie en ligne. Cela évite de nombreuses demandes et pertes de documents.

Les intérimaires ont la possibilité de demander des acomptes en cours de mission. Un acompte est un paiement anticipé d’une partie du salaire avant la paie officielle.

Comment ça fonctionne ?

• L’intérimaire peut demander un acompte correspondant à 70 % des heures déjà effectuées sur la période.
• Il doit en faire la demande avant une date définie (souvent entre le 25 et le 30 du mois). Dans certaines agences, comme c’est le cas au sein du groupe Linking Talents, les acomptes sont versés à la demande, indépendamment de la date.
• L’acompte est ensuite déduit du solde lors du paiement final.

Pourquoi les intérimaires demandent-ils des acomptes ?

• Beaucoup d’intérimaires préfèrent un paiement plus régulier, surtout pour gérer leurs charges fixes.
• Contrairement aux salariés en CDI qui ont une paie stable, l’intérim peut générer des revenus fluctuants, ce qui justifie une flexibilité financière.

👉 À retenir :

• Toujours vérifier que les heures travaillées ont bien été validées avant d’accorder un acompte.
• Bien expliquer aux intérimaires que l’acompte n’est pas un bonus mais une avance sur leur salaire, ce qui signifie qu’ils toucheront moins lors du versement final.

Certaines entreprises de travail temporaire proposent à leurs salariés intérimaires un Compte Épargne Temps (CET). Ce dispositif permet de placer différents éléments de rémunération, comme les indemnités de fin de mission (IFM), les indemnités compensatrices de congés payés (ICCP), certaines primes ou encore des droits à repos, selon les modalités prévues par l’employeur. Il est parfois rémunéré à l’image d’un livret et peut être ou non utilisé par l’intérimaire.

Les sommes épargnées sont conservées sur un compte dédié et peuvent être débloquées ultérieurement, en totalité ou partiellement, selon les conditions applicables. Tant qu’elles restent placées sur le CET, elles ne sont pas versées au salarié. Ainsi, il y a des spécificités à connaître lors de l’utilisation d’un CET pour les fiches de paie en intérim. C’est lors du déblocage des primes qu’elles sont intégrées au bulletin de paie, soumises aux cotisations sociales et prises en compte dans les revenus déclarés. Pour les Gestionnaires de Paie, le CET implique un suivi rigoureux des droits acquis, des montants transférés sur le compte et des sommes débloquées afin de garantir la conformité des bulletins de salaire et des déclarations sociales.

La gestion de la Paie d’un intérimaire présente plusieurs différences majeures par rapport à celle d’un salarié en CDI ou CDD classique, notamment :
✅ Une relation tripartite avec l’ETT comme employeur.
✅ Une gestion plus flexible mais plus instable des contrats et de la durée de travail.
✅ Des indemnités spécifiques (IFM et ICCP) qui augmentent le coût total du travail.
✅ Un régime de cotisations sociales spécifiques.
✅ Une protection plus limitée en cas d’arrêt maladie.

Ces spécificités nécessitent une vigilance accrue de la part des Gestionnaires de Paie, afin d’éviter les erreurs et de garantir une conformité parfaite aux réglementations en vigueur.

Enfin, la Gestion de la Paie nécessite une veille permanente des obligations légales. Par exemple, il faut savoir que si un intérimaire refuse un CDI auprès de l’entreprise utilisatrice, celle-ci a l’obligation d’en informer France Travail. En sachant cela, le Gestionnaire de Paie peut informer les différentes parties concernées par cette obligation.