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SIRH
Un SIRH est un outil essentiel dans la vie d’une entreprise. De la gestion des ressources humaines en passant par la gestion de la paie, il facilite les tâches courantes de la vie d’une entreprise.
Vous avez constitué une équipe projet et complété votre cahier des charges avec précision. À présent, vous souhaitez lancer un appel d’offres auprès de différents prestataires spécialisés dans la conception d’outils SIRH. Découvrez l’étape de consultation qui débute de la recherche à la sélection d’éditeurs jusqu’au choix final du meilleur SIRH possible pour votre besoin.
L’étape de consultation des éditeurs SIRH
Lancer un appel d’offre pour votre SIRH
Avec votre équipe projet, vous allez élaborer un RFQ à l’attention d’éditeurs, en précisant les échéances à respecter ainsi que les attentes du projet. Il sera utile de transmettre également une grille fonctionnelle reprenant votre cahier des charges. Elle permettra de présenter par lots les fonctionnalités attendues pour constituer votre futur SIRH.
Cette grille fonctionnelle sera à compléter par chaque éditeur en indiquant, pour chaque item sa faisabilité et le degré de couverture proposé (complète ou partielle).
Définir les critères de choix
En fonction de vos attentes vis-à-vis de la nouvelle solution, il vous faudra définir des critères de choix. Il s’agit de prioriser les attentes, en les classant par ordre d’importance. Plusieurs critères sont à prendre en compte :
Concernant votre prestataire :
- Sa viabilité, son historique
- Ses références que vous pouvez demander à connaître
Concernant les besoins fonctionnels :
- La couverture de chaque fonctionnalité attendue
- L’ergonomie de la solution SIRH
- La facilité de prise en main
Concernant les aspects techniques :
- L’interfaçage (selon les besoins exprimés)
- La reprise des données (si incluse)
- La confidentialité et la sécurité
- L’évolutivité de la solution
Concernant le projet :
- La conduite du projet
- Le projet proposé
- Les délais de mise en œuvre
- Le niveau de service
- Les modalités du contrat
Et enfin, concernant les coûts :
- Le coût de la licence (ou abonnement) et son évolutivité
- Les frais de maintenance annuelle
- Les frais supplémentaires
Soutenances des éditeurs
Après un certain délai de préparation des réponses, c’est au tour des éditeurs de vous présenter leur devis. Chacun va pouvoir aborder plus précisément son offre. C’est le moment d’éclaircir les zones d’ombres et de préciser les éléments qui posent question. À l’issue de la soutenance des éditeurs, vous avez tous les paramètres en main pour comparer les différentes offres.
Élaborer une grille d’analyse des réponses
Avant d’analyser les réponses des différents prestataires, définir une grille d’analyse vous permettra de décider de critères de notation. Par exemple, déterminez le degré d’importance d’une fonctionnalité (structurante ou optionnelle) dans le cadre de votre besoin, et répercutez ces paramètres dans vos critères de notation. De cette façon, vous pourrez réaliser une notation objective des différentes offres qui vous seront proposées.
Analyser les réponses des éditeurs
À partir des réponses des éditeurs à votre questionnaire, vous allez obtenir des éléments de comparaison sur différents points. Mais la couverture des fonctionnalités de votre futur SIRH ne constitue pas l’unique point pour vous orienter vers un prestataire. Il vous faudra contrôler également :
- Le coût (devis)
- Les frais de mise en œuvre
- Les contraintes techniques
- Le support client
- Les mises à jour (payantes ou non)
- Le SSO (authentification pour accéder à l’interface)
- La sécurité des données…
Définir une short-list de 2 ou 3 éditeurs
À partir des réponses des éditeurs et des différents éléments transmis (devis, questionnaire, soutenance…), vous obtiendrez tous les éléments de comparaison pour dégager une short-list.
On constate qu’il ne s’agit pas seulement de proposer une couverture fonctionnelle au plus près de votre besoin, mais qu’il faut aussi prendre en compte des critères indispensables à une future collaboration.
Phases de démonstration des outils SIRH
Les éditeurs sélectionnés vont présenter des versions de démonstration de leurs plateformes. C’est le moment de tester les solutions afin de réaliser un compte rendu qualitatif.
La phase de démonstration des solutions est un moment clé dans le processus de choix d’un SIRH. Il est recommandé de faire participer à cette étape, en plus de l’équipe projet, tous les départements concernés (les équipes informatiques, RH, achats et juridiques…).
Inclure un représentant de chaque utilisateur est primordial pour recueillir des avis à différents niveaux. C’est également un moyen de susciter l’adhésion de l’équipe avant la mise en place effective du futur outil.
Analyse qualitative et choix final
En synthèse, vous pouvez dégager des points de comparaison et mettre en avant les avantages et inconvénients principaux de chaque proposition. Il faut veiller à relever les points de vigilance. Enfin, comparez les coûts pour la mise en œuvre de chaque option et dressez un comparatif de la couverture globale des fonctionnalités.
Le comité de pilotage du projet doit être réuni pour consulter le rapport de synthèse et décider du choix final d’un prestataire.
Négociations et contractualisation
La contractualisation est la dernière étape de consultation de l’éditeur. Cette partie n’est pas à négliger car elle vous engage sur plusieurs années. Le contrat constituera le document de référence sur lequel vous appuyer lors de vos futurs échanges. Il présentera le budget, les charges, le planning de mise en œuvre du projet ainsi que les engagements de chacune des parties.
Vous éprouvez des difficultés à choisir un SIRH ?
Opter pour un prestataire extérieur spécialisé sur les SIRH va vous apporter la possibilité de vous en remettre à lui pour vous accompagner dans votre choix d’un SIRH, ainsi que lors de la négociation du devis de l’éditeur sélectionné. En tant que spécialiste, il pourra également contrôler et modifier les termes du contrat que vous allez passer.
C’est pourquoi PAY JOB Audit et Conseil vous accompagne pour réaliser votre cahier des charges, effectuer pour vous la phase de consultation des éditeurs et sélectionner les meilleures solutions SIRH en fonction de vos objectifs.
Dans notre article suivant, vous découvrirez comment se faire accompagner pour diriger la migration d’un SIRH (AMOA).