Bulletin de paie
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Il y a des documents administratifs importants dans la vie de tout salarié, qu’il faut conserver dans le temps. Parmi les papiers à garder pour 5 ans, 10 ans ou plus, on compte notamment les contrats de travail et les fiches de paie. Ce sont à ces dernières que nous allons nous intéresser dans cet article PAY JOB.
💡Pourquoi garder ses contrats de travail et fiches de paie ?
La principale raison pour laquelle il faut conserver ses documents, est que leur conservation permet au salarié de faire valoir ses droits, auprès des administrations publiques mais également de ses anciens employeurs. Le salarié en aura notamment besoin pour percevoir ses allocations-chômage ou encore sa pension de retraite.
Voici d’autres raisons importantes de conserver ses bulletins de salaire :
- Si le salarié est locataire, ou susceptible de le devenir
- Pour une demande de financement, notamment un crédit bancaire
- Lors de la déclaration d’impôts
C’est pourquoi, vous trouverez toujours la mention « pour faire valoir vos droits, veuillez conserver ce bulletin sans limite de durée » sur vos fiches de paie.
⏱Combien de temps doit-on garder ses fiches de paie ?
Selon le site officiel de l’administration française www.service-public.fr, les bulletins de salaire ainsi que 3 autres documents fournis par l’employeur (contrats de travail, certificats de travail, relevés d’indemnités journalières de maladie) doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite, c’est-à-dire, jusqu’au jour où le salarié débloque le droit à percevoir sa pension de retraite.
Peut-on détruire les fiches de paie à la retraite ? C’est en effet possible. Le même site recommande cependant de garder ses fiches de paie après le départ en retraite (notamment pour le calcul de la rente en cas de maladie professionnelle pendant la retraite).
Les salariés ont donc tout intérêt à conserver les bulletins de paie sans limitation de durée. Les délais de conservation varient selon la situation personnelle du salarié.
🗃Comment stocker les fiches de paie ?
Le traditionnel stockage papier, auquel beaucoup sont encore très attachés, est bien sûr une bonne pratique. Classés chronologiquement dans des pochettes, classeurs ou boîtes à archives, ces documents sont facilement accessibles. Par mesure de précaution, il faut éviter les environnements humides, le stockage au sol et à l’air libre. L’idéal est d’avoir un meuble dédié et de ranger ses documents dans une boîte à archive, en hauteur.
Cependant, par mesure de sécurité, le stockage numérique reste l’option la plus sûre. En effet, depuis 2017, les employeurs ont la possibilité de remettre un bulletin de paie électronique à leurs salariés. Selon le Code du Travail, ces fiches de paie dématérialisées doivent être conservées pour une durée de 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans (contre 5 ans au format papier). Le stockage est alors simplifié puisque le salarié dispose d’un coffre-fort électronique mis à disposition par son employeur.
Le coffre-fort numérique pour bulletins de paie présente de nombreux avantages :
- Stockage centralisé et simplifié
- Sécurisation et protection des documents
- Accès à vie aux fiches de paie
Le format numérique se répand de plus en plus et les enjeux de données personnelles sont mieux compris par les entreprises qui mettent à disposition ce coffre-fort digital. Ainsi, seul le salarié a accès aux documents, et le coffre-fort est maintenu à vie, y compris si le salarié quitte l’entreprise.
🚨Comment faire si on a perdu ses fiches de paie ?
Dans le cadre d’un sinistre/vol/perte, le salarié peut émettre une lettre de demande de duplicata pour ses fiches de paie perdues pour en obtenir une copie auprès de ses anciens employeurs.
En effet, l’employeur a l’obligation de conserver les bulletins de paie de l’ensemble de ses salariés pour une durée minimale de 5 ans. Cependant, celui-ci n’est pas tenu légalement de transmettre ce document, il est donc en droit de refuser d’émettre un duplicata. À défaut, il peut aussi transmettre une attestation stipulant que le salarié a travaillé pour son entreprise sur une période donnée.
Cette demande de duplicata de bulletin de paie peut également être effectuée auprès d’une caisse de retraite (comme la CARSAT ou la CNAV), ces organismes disposent généralement de toutes les informations relatives à la carrière du salarié et peuvent lui faire parvenir un relevé de carrière ainsi que d’autres documents justificatifs. Les démarches administratives sont parfois assez longues, il faut donc anticiper le besoin, dès lors que l’on constate la perte d’une fiche de paie.
En dernier recours, un certificat de travail peut permettre de prouver et justifier d’une période de travail dans l’entreprise concernée. Accompagné d’une copie des relevés bancaires (relevé de virements) correspondant, ce document peut se substituer aux fiches de paie.