Créer un CSP Paie: mode d’emploi (1/3)

Le centre de services partagés (CSP), popularisé dans les années 80 est aujourd’hui devenu un outil précieux et utile pour les grandes entreprises. Faurecia, Carrefour, Groupama, LVMH… 75% des entreprises du CAC40 y ont recours. Son efficacité est cependant extrêmement dépendante de la mise en place d’un certain nombre de processus, sur lesquels il est important de prendre le temps d’une réflexion ante-projet.

Cet article est le premier d’une série de trois, dans lequel l’auteur détaille avec précision les questions à se poser pour élaborer un cahier des charges « gagnant ».

Bien répartir les tâches et s’interroger quant au partage des responsabilités, à travers un document d’engagement co-signé

La création d’un CSP pose la question de l’optimisation de l’organisation du travail et du périmètre de responsabilité de chacun. Qui fait quoi ? Qui est responsable de quoi ? il est impératif de répondre à ces questions afin de constituer des fondations solides.
L’efficacité, la fluidité des processus, le contrôle, la performance et la qualité de service du CSP dépendent pour une large part de ces choix. La répartition des tâches doit être matérialisée pour pouvoir être partagée et pour servir de document de référence qui pourra, le cas échéant, être périodiquement révisable.

Le mieux sur un plan pratique est de réaliser deux documents :
1) Une convention d’engagements réciproques qui sera signée par les responsables des différents services impliqués (directeur du CSP, DRH, directeur du SIRH, directeur financier, …)
2) Une annexe à cette convention, sous format Excel, qui détaillera l’ensemble des tâches et précisera les actions et la responsabilité des différentes parties

Prenons l’exemple de l’établissement d’un solde de tout compte; on précisera :
– Qui fournit les informations nécessaires et avec quel délai de prévention
– Qui réalise ce solde et dans quel délai, selon la date de la demande et son positionnement dans le calendrier de paie mensuel
– A qui, avec quelle signature et comment sont envoyés les différents documents nécessaires à la remise du solde au salarié
– Les modalités de confirmation de la remise de ces documents ainsi que les documents signés à retourner pour archive et contrôle

De cette façon, on permet à chacun de savoir précisément quel service il doit rendre. On peut également ainsi définir les indicateurs qui permettront de valoriser les actions réalisées par le CSP et, en cas de difficultés, d’arbitrer.
Sur le plan de l’audit interne, la traçabilité de chacune des tâches permettra un contrôle plus efficient.

Optimiser les ressources et les compétences des acteurs de l’entreprise, via la dualité d’organisation Local/ Central

La mise en place d’un CSP est l’occasion de redistribuer les rôles de la fonction RH au service de la stratégie de l’entreprise, dans le cadre d’une démarche participative fédérant tous les acteurs de l’entreprise.
Où seront basés les différents acteurs et quelle sera la répartition entre le central et le local ?La création d’un Centre de Services Partagés est l’occasion d’une réflexion importante sur l’intérêt de confier une tâche plutôt à un acteur qu’à un autre. Cette réflexion sera bien sûr fonction des outils utilisés et du profil des différents acteurs mais également de leur proximité avec les salariés

Il convient pour cette analyse de privilégier la proximité de l’information, d’éviter la double saisie et enfin de mutualiser la réalisation de ces tâches pour éviter qu’en cas d’absence le processus ne soit interrompu.
On portera une attention toute particulière au délai et au mode de transmission des fichiers ou éléments de paie afin de réaliser ces transmissions au fil de l’eau et non pas en totalité durant la période de contrôle. La bonne fluidité de cette transmission sera un gage d’efficacité essentiel de la qualité des données et du temps de traitement nécessaire.

En règle générale on retrouve :

En local (Société, site ou établissement) :
La source de l’information (mouvements du mois, nouveaux contrats, relevés des badgeuses, primes, gestion des absences de santé et autres).
– Le contrôle de la Gestion des Temps et des Activités
– Le contact avec les salariés
– La réalisation des déclarations obligatoires (DUE, DMO, registre du personnel, …)
– Le contact avec les organismes extérieurs gérant les frais de santé, la prévoyance ou la retraite
– Le suivi des dossiers des salariés sur un plan RH
– La transmission au CSP des éléments variables de paie chaque mois

En central (équipe du CSP à proprement parler):
Le traitement des données en paie sous la forme d’injection de fichiers, de saisies complémentaires à celles réalisées en local, d’application des règles, de réalisation des calculs en amont nécessaires pour l’alimentation des rubriques particulières, …)
– La valorisation de la gestion des temps fournie par le local
– La réalisation et le contrôle de la paie
– La réalisation des déclarations liées au paiement des charges (DUCS, DSN, DNAC, DADS-U, …)
– La réalisation de l’interface comptable
– La fourniture des divers éléments pour un traitement  en local, tels que les soldes de tout compte, attestations, certificats de travail ainsi que les fichiers extraits du système de paie qui sont nécessaires aux différents acteurs.

écrit par Gilles Queugnet

Gilles Queugnet a occupé durant toute sa carrière des postes de direction au sein de services Paie et SIRH de grands groupes français, parmi lesquels Unilever, Canal+, Pfizer et Faurecia. Aujourd’hui jeune retraité, il nous fait profiter de son expérience.

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