Contrôle URSSAF: regards croisés

La survenue d’un contrôle URSSAF est toujours source d’inquiétude.  Pour faire le point sur cet évènement majeur dans la vie d’une entreprise, nous avons posé nos questions à Florence SELVINI, Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E et  Maître Anaïs LECLERCQ pour un retour d’expériences riche en informations.

La visite d’un inspecteur Urssaf est souvent source de stress et le contrôle générateur d’idées reçues. Dans les faits, y a-t-il beaucoup d’entreprises qui se font contrôler et redresser ?

Les derniers chiffres nationaux officiels communiqués par l’ACOSS démontrent une baisse du nombre des contrôles effectués mais également une hausse des régularisations opérées par rapport à l’année précédente. Les 1500 inspecteurs et 200 contrôleurs qui sont en charge de la vérification de l’application de la législation sociale ont chiffré 1 332 217 273 € de redressements et ont restitué 188 986 645 € sur l’année 2015. 67 % des entreprises contrôlées se voient notifier des anomalies bien qu’il y ait un cabinet comptable, ou un service paie et social organisé au sein de l’entreprise. La législation sociale complexe et mouvante, ainsi que le manque de transversalité entre les services RH, juridique et comptable sont générateurs d’anomalies malgré la bonne foi des entreprises.

Quels sont les principaux points étudiés par les inspecteurs et quelles sont les zones à risques ?

En dehors du travail illégal, les contrôles comptables d’assiette (CCA) donnent lieu à un nombre très varié de motifs de redressement et on peut difficilement réduire les prérogatives des agents en charge du contrôle  à la paie ou au RH. En effet, le nombre de thématiques contrôlées par un inspecteur du recouvrement est croissant et nécessite une analyse transverse des documents  de la paie et du social,  des documents comptables et juridiques : statuts, PV d’assemblée, rapport de gérance, NAO, formalisme des accords d’entreprises, contrats de retraite et prévoyance, frais professionnels et avantages en nature, épargne salariale et actionnariat, rapports annuels, normes IFRS, Rapport des CAC, exonérations de charges du type Fillon ou ZFU, taxes additionnelles, l’UNEDIC, prestations allouées par le comité d’entreprise et bientôt l’AGIRC-ARRCO…

Le risque est bien réel, mais il peut être anticipé et limité en étant bien accompagné et en mettant en place des audits et contrôles internes réguliers. Ainsi les thématiques à risques et financièrement coûteuses peuvent être sécurisées juridiquement et en amont du contrôle.

La mise en place de la DSN va permettre un meilleur ciblage des entreprises contrôlées. Comment sécuriser ses pratiques et anticiper les contrôles ?

L’incidence d’un redressement sera de plus en plus impactant pour l’entreprise, car le réseau des Urssaf a pour vocation de devenir le recouvreur social de référence. Ainsi, lorsqu’une régularisation est opérée sur 100 €, les cotisations appelées s’élèveront à 72% pour un salarié cadre relevant de l’AGIRC-ARCCO. Avec la mise en place de la DSN et le prélèvement à la source, il devient indispensable de sécuriser ses pratiques et de s’assurer que les déclarations respectent l’ensemble de la règlementation sociale. Il est important de signaler que désormais les redressements ne resteront plus confinés au secret des directions générale, RH, financière et juridique mais que les salariés risquent d’être informés de l’impact sur les ouvertures de droits, par les organismes de prestations sociales (CAF, Assurance chômage, Retraite).

Notons que le rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de l’Urssaf opposable en cas de contrôle. Toutefois, c’est une procédure complexe qui respecte un formalisme et un calendrier bien précis.

Quel comportement adopter face à un inspecteur Urssaf ?

Vous pouvez commencer par lui offrir un café et lui mettre à disposition l’ensemble des éléments qui étaient listés sur l’avis de passage et que vous avez préparés. Le contrôle est un moment d’échanges avec l’inspecteur, le dialogue est primordial au bon déroulé de la procédure. Vous pouvez ne pas être d’accord avec sa position et lui communiquer des éléments  sur support papier ou  en format dématérialisé jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations. Passé ce délai, vous entrez dans la phase contradictoire qui peut générer la rédaction de courriers chronophages.

Pour aller plus loin, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face


 

 

 

 

Les voies de contestations du contrôle Urssaf 2/2

Vous venez d’être contrôlé et voilà vous êtes redressé, que pouvez-vous faire ? Connaissez-vous véritablement les moyens de contestation ? Nous faisons le point pour vous en 5 questions-réponses avec la responsable du département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France, Mme Marie Eva Haguet.
Il s’agit du second article d’une série de 2.

L’Urssaf Ile-de-France en quelques chiffres:
En 2015, 96.68% des opérations de paiement sont dématérialisées. 111 640 délais de paiement ont été accordés aux cotisants. L’Urssaf Ile-de-France comptabilise 11.087 millions de DPAE en 2015 soit une hausse de 3.34%.

Le département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France a 3 principales missions :
-Il est chargé de transmettre les informations juridiques en interne
-Il est un appui juridique aux sollicitations des collègues
-Il permet la sécurisation des procédures

Les remarques des entreprises sont-elles réellement prises en compte lors de la phase contradictoire ?

La période contradictoire est véritablement une période d’échange et de dialogue avec le contrôleur. Pendant cette période, la société contrôlée peut faire part de ses remarques ou apporter des éléments nouveaux. L’ensemble de ces éléments sont pris en compte par le contrôleur puisqu’il a l’obligation d’y répondre.

Si l’argumentaire juridique est valable il sera forcément pris en considération. Un redressement porte toujours sur un point de droit et la marge de manœuvre n’est en aucun cas différente d’un contrôle à l’autre.

Quels sont les moyens de l’Urssaf si les cotisations ne sont pas réglées dans le délai de la mise en demeure ?

Si l’entreprise contrôlée ne conteste pas le redressement en saisissant la commission de recours amiable (CRA), elle a un mois pour payer le total des cotisations mais également pour s’acquitter des majorations de retard. Ce délai court à compter de la notification de la mise en demeure qui constitue la décision de redressement.

Si passé ce délai la société n’a pas réglé les sommes dues, l’Urssaf peut émettre une contrainte. Il s’agit là d’une procédure de recouvrement extrajudiciaire, qui est délivrée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par huissier et qui a les effets d’un véritable jugement. Ce document mentionne en autre le montant de la dette (montant redressement + pénalités de retard), le délai de quinze jours qui permet de faire opposition et l’adresse du tribunal des affaires de Sécurité sociale (TASS) compétent.

Le département des affaires juridique est-il saisi pour tout litige ?

Notre service est très polyvalent. Nous intervenons notamment lorsque la législation est complexe. Ce fut le cas lors de la mise en place de la réduction générale des cotisations patronales de sécurité sociale. A l’origine cette loi était relativement « simple » d’application, cependant avec les différentes mesures prises ces dernières années cette mesure est devenue véritablement complexe. C’est également le cas pour le régime social de faveur applicable au financement des retraites complémentaires et du régime de prévoyance.

Il est également important de noter que l’Urssaf accompagne les entreprises dans la compréhension et la mise en application des textes. Ainsi en 2015, 5 470 demandes complexes transmises par les cotisants, les services de l’URSSAF ou par les partenaires ont été traitées.

Dans ce cadre, il est important pour les cotisants et futurs cotisants de connaître la procédure de rescrit social, par laquelle toute question juridique nouvelle peut nous être adressée, notre réponse engageant notre organisme notamment dans le cadre des opérations de contrôle (pour autant que la situation exposée soit conforme à la réalité ou que la législation n’ait pas évolué). Cette procédure permet ainsi une véritable sécurisation juridique de certains questionnements des entreprises.

Les voies de contestations du contrôle Urssaf 1/2

Vous venez d’être contrôlé et voilà vous êtes redressé, que pouvez-vous faire ? Connaissez-vous véritablement les moyens de contestation ? Nous faisons le point pour vous en 5 questions-réponses avec la responsable du département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France, Mme Marie Eva Haguet.
Il s’agit du premier article d’une série de 2.

L’Urssaf Ile-de-France en quelques chiffres:
En 2015, 96.68% des opérations de paiement sont dématérialisées. 111 640 délais de paiement ont été accordés aux cotisants. L’Urssaf Ile-de-France comptabilise 11.087 millions de DPAE en 2015 soit une hausse de 3.34%.

Le département des affaires juridiques de l’Urssaf Ile-de-France a 3 principales missions :
-Il est chargé de transmettre les informations juridiques en interne
-Il est un appui juridique aux sollicitations des collègues
-Il permet la sécurisation des procédures

En cas de redressement, existe-t-il des voies de recours, permettant de contester le redressement et le montant du redressement ?

Lors de la réception de la lettre d’observation, débute la période contradictoire pendant laquelle le cotisant peut formuler ses remarques en retours. L’inspecteur à l’obligation d’y répondre. A l’issu de cette période le redressement peut être : tout simplement abandonné puisque le cotisant aurait apporté de nouveaux éléments, maintenu en partie ou maintenu en intégralité.

Dans le cadre du maintien de la procédure de redressement, l’Urssaf adresse à l’entreprise contrôlée un courrier de mise en demeure en recommandé avec avis de réception.

Dès réception du courrier 3 possibilités s’offrent au cotisant :

  • Régler les sommes dues dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception de la lettre
  • Demander des délais de paiement supplémentaires
  • Contester la décision de redressement URSSAF

 

Pour contester le redressement il faut dans un délai de deux mois (délai issu du décret du 8 juillet 2016) à compter de la réception de la mise en demeure saisir la Commission de Recours Amiable de l’URSSAF.

La procédure devant cette commission, s’effectue uniquement sur pièces. Il s’agit des éléments communiqués et arguments avancés dans la lettre de saisine.

Une fois saisit, la Commission rend sa décision dans un délai maximum d’un mois.  Le défaut de réponse dans ce délai équivaut à un rejet de la contestation.

En cas de rejet ou de réponse négative ou d’absence de réponse de la Commission, le cotisant peut saisir le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale (TASS) dans un délai maximum de 2 mois soit à compter de la date de notification de la décision, soit à partir de l’expiration du délai d’un mois dont la CRA disposait pour répondre.

Pendant le contrôle le cotisant peut-il refuser l’accès à certains documents ?

Tous les documents doivent être mis à disposition lors du contrôle. La liste des documents est établie dans l’avis de contrôle, cependant puisqu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive pour la suite du contrôle la bonne entente sera de bon augure.

Nous vous donnons rendez-vous le 22 août pour la seconde partie de cette interview.

Activités sociales et culturelles de l’entreprise: le point sur le régime social applicable

En principe, les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ou directement par l’employeur (de moins de 50 salariés et ne disposant pas de CE) sont soumis aux cotisations de sécurités sociale puisqu’il s’agit d’un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».

Toutefois, l’URSSAF admet des tolérances ministérielles et exonère ce type d’avantages mais sous certaines conditions seulement. S’agissant de l’un des postes le plus contrôlés, cet article fait le point sur ces dernières.

Règle de plafond pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale

Pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale, le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale soit, 163 € en 2017.

Dépassement du seuil annuel : tout n’est pas perdu !

Si le seuil annuel de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale est dépassé au cours de l’année civile, il est encore possible de bénéficier de l’exonération de cotisations de sécurité sociale si les 3 conditions suivantes sont remplies :

1/L’attribution du bon d’achat/cadeau  doit être en lien avec un événement figurant sur la liste des événements autorisés et le salarié est concerné par cet événement : naissance, Adoption, Mariage, pacs, départ à la retraite, Noël, rentrée scolaire, Saint-Nicolas…

2/Son utilisation doit être déterminée : Le bon d’achat doit mentionner la nature du bien qu’il permet d’acheter, le nom des enseignes ou des rayons concernés. Dans tous les cas, son utilisation est exclue pour l’achat de carburant ou de produits alimentaires.

3/Son montant doit être conforme aux usages : c’est à dire ne pas dépasser 5 % du plafond mensuel de sécurité sociale. Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale étant appliqué par événement et par année civile, il est possible de cumuler, en exonération de cotisations, des bons d’achat/cadeau  par évènement si et seulement si la somme de l’ensemble ne dépasse pas le seuil de 5% du plafond mensuel.

Attention : si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, les cotisations de sécurité sociale s’appliquent dès le 1er euro.

Pour déterminer le régime applicable social applicable il convient donc de procéder en deux temps:

1ère étape : vérifier si le montant des bons d’achat/cadeaux dépasse ou non sur l’année civile le seuil de 5 % du plafond mensuel.

2ème étape : si le seuil de non-assujettissement aux cotisations de sécurité sociale est dépassé, il faut alors vérifier pour chaque bon/cadeau, si les 3 conditions d’exonération sont réunies.

Précision: les bons d’achats/cadeaux doivent être remis par le comité d’entreprise ou l’employeur en l’absence de CE (moins de 50 salariés ou plus de 50 salariés sur présentation du PV de carence). L’exonération ne s’applique pas aux bons d’achat ou cadeaux offerts par l’employeur en présence d’un comité d’entreprise.

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