Quels rapports entretient le service Paie avec les autres services de l’entreprise ?

C’est une question cruciale. Le département Paie constitue dans une entreprise un service support. Il a des devoirs et peu de droits. Il suffit de se balader sur les réseaux professionnels pour constater combien les « payeurs » souffrent d’un manque de reconnaissance, d’autant plus dans un contexte législatif compliqué.

Nous nous sommes ici interrogés sur le ressenti général de ceux qui dirigent les services Paie, les Responsables Paie. Se sentent-ils suffisamment reconnus par l’entreprise ? Nous avons également souhaité savoir s’ils s’entendaient davantage avec certains services qu’avec d’autres. Pour cela, nous avons interrogé par téléphone une centaine de responsables paie en activité, la moitié en ETI, l’autre moitié en grands groupes. Voici les résultats de notre étude.

 

I)                    Les services Paie ne se sentent pas assez écoutés, surtout en grands groupes

Ce n’est pas une surprise mais plutôt la confirmation d’une hypothèse toute évidente quand on connaît les professionnels de la paie. Deux tiers des responsables Paie de grands groupes ont répondu « non » à la question : « Le service Paye est-il apprécié à sa juste valeur dans votre entreprise ? »

Dans les ETI, les réponses se partagent à 50/50 entre le oui et le non. Dans le détail, les principales causes de ce ressenti sont à chercher du côté d’un manque de considération. Les responsables Paie ne se sentent pas écoutés par leur hiérarchie. Ils se sentent encore moins intégrés au processus de décision.

Dans les grands groupes en particulier on regrette un manque d’effectif. Dans les PME et les ETI, c’est plutôt un investissement insuffisant dans la formation et l’accompagnement des équipes qui est pointé du doigt.  Les collaborateurs insuffisamment formés aux évolutions légales peinent à répondre aux missions qui sont les leurs.

 

 

 II)                     Ils s’entendent très bien avec les DRH, plutôt mal avec les directions générales

C’est la seconde information de notre étude. Pour le coup elle est surprenante. Les résultats sont identiques dans les PME/ ETI et dans les grands groupes. Le meilleur « ami » du Responsable Paie est le Directeur des Ressources Humaines, de loin. Il y a un net écart avec les trois autres directions testées, qui obtiennent des notes très proches toutes les trois : la direction générale, à qui il est reproché de ne pas s’intéresser au service paie, la direction financière et, de manière surprenante, la direction informatique. En effet, alors qu’on pourrait s’attendre à ce que le service paie travaille main dans la main avec le service informatique, l’histoire est tout autre, en particulier dans les grands groupes où la DSI répond avant tout aux demandes de la direction générale, et laisse bien souvent le service Paie bricoler ses solutions avec un outil mal adapté à ses besoins.

L’étude laisse apparaître une vraie différence concernant la relation à la DAF et à la Direction générale, clairement meilleure dans les PME que dans les grands groupes. La relation aux services informatiques est quant à elle aussi mauvaise dans les PME que dans les grands groupes. Cette constatation explique sans doute un grand nombre de difficultés des services Paie. De nombreux Responsables Paie de PME déplorent également de devoir utiliser un logiciel mal adapté ou mal paramétré.

PayFit : les clients vous en parlent

En octobre 2016, nous consacrions un article à la société PayFit qui venait de se lancer sur le marché en présentant un logiciel simple et intuitif destiné à faciliter la gestion de la paie.

Depuis, la société a bien grandi puisqu’aujourd’hui plus de 2500 entreprises leur font confiance.

Une croissance remarquable qui nous pousse à nous intéresser de plus près à cette réussite.

Nous avons décidé de nous pencher sur les avantages et les limites de la solution PayFit en nous adressant aux premiers concernés : les clients !

Pour ce faire nous avons interviewé quatre professionnels de la paie, évoluant au sein de structures de moins de 100 jusqu’à plus de 200 collaborateurs, qui externalisaient leur paie auprès de cabinets d’expertise comptable et qui ont choisi le logiciel PayFit pour structurer et automatiser leurs process en interne.

Plusieurs points ressortent de cette enquête.

 

Commençons par les avantages constatés par nos interlocuteurs :

  • Gain de temps

La solution PayFit permet un gain de temps considérable grâce à la centralisation des informations et à l’automatisation de certains process, ce qui permet de réduire les aller-retours de documents entre le prestataire et l’entreprise. Une réduction de plusieurs jours pour l’établissement de la paie est généralement constatée.

 

Laure Renoux : « Nous avons décidé de passer sur PayFit pour nous simplifier la vie tout simplement. PayFit a permis à notre équipe RH de gagner un temps précieux sur des tâches à faible valeur ajoutée. »

 

  • Transparence et accessibilité

PayFit est un logiciel de type SAAS (Software As A Service). En d’autres termes il est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur, ce qui simplifie grandement l’accès à l’information pour les professionnels de la paie comme pour les collaborateurs.

De plus c’est un outil transparent et facilement personnalisable. En effet pour une adaptation du Dashboard ou des entrées, il suffit de faire une demande auprès du service développeur.

 

Clément Bouillaud : « Les employés peuvent facilement faire des demandes de congés et déposer des notes de frais. La validation se fait en un clic. PayFit permet par ailleurs de donner des droits aux managers qui peuvent alors valider les congés des membres de leur équipe. »

 

  • Ergonomie et prise en main intuitive

Le logiciel PayFit présente une ergonomie très intuitive qui permet aux collaborateurs d’évoluer en totale autonomie, sans formation particulière.

Son design épuré et la clarté de son fonctionnement semblent conquérir l’ensemble des utilisateurs.

 

Mélissa Di Mascio : «Le logiciel ne nécessite pas de formation par son utilisateur. En effet, il permet d’avoir une visibilité légale à toute étape lors des saisies. Par exemple, nous avons des rappels sur le nombre de jours autorisés en cas de mariage, de décès etc. Ou bien d’autres rappels sur les pré-requis en cas de versement de prime etc. »

 

  • Fonctionnalités intéressantes

La fonctionnalité la plus appréciée par notre panel de professionnels est la possibilité d’export détaillé des données, concernant les employés mais aussi l’entreprise. Cela permet un meilleur suivi des indicateurs et une visualisation globale simplifiée.

L’outil d’onboarding fait également l’unanimité. Lors de la création d’un nouveau salarié dans l’outil, PayFit propose de créer automatiquement des Checklists afin de sécuriser le process d’entrée. Cette fonctionnalité est tout particulièrement appréciée par les entreprises en forte croissance.

Un large choix d’autres options sont disponibles selon les besoins particuliers de chaque société.

 

Jonathan Cohen : « Ma fonctionnalité préférée est la gestion de l’enregistrement des nouveaux employés et des nouveaux contrats. L’outil est simple et efficace. J’apprécie également les synthèses concernant les différentes cotisations qui nous permettent de travailler sur nos prévisionnels. »

 

  • Dynamisme du service client

L’équipe PayFit est très réactive par email, il faut compter environ 1h30 pour obtenir une réponse.

Ils envoient régulièrement des newsletters afin de tenir leurs lecteurs au courant des dernières évolutions législatives et  ils proposent des rencontres aux clients parisiens pour comprendre et appréhender davantage leurs problématiques au cas par cas.

 

Jonathan Cohen : « J’écris au support PayFit dès que j’ai une question sur des sujets un peu techniques et j’ai toujours une réponse rapide et détaillée. »

 

  • Sécurisation de la paie

Les erreurs en paie sont évidemment le cheval de bataille de tout responsable et les évolutions constantes de la législation ne leur facilitent pas la tâche.

PayFit inclut dans son interface utilisateur des points d’informations avec extraits de lois qui représentent un outil d’aide à la décision non négligeable.

 

Mélissa Di Mascio : « Grâce à de nombreuses mises à jour, le logiciel suit les changements législatifs ou la jurisprudence. Le logiciel a même pris en compte le prélèvement à la source. Je n’ai rien eu à faire, tout a été paramétré de leur côté. »

 

Suite à ces retours très positifs, nous sommes en mesure de nous demander si PayFit ne serait pas le Graal de la paie. Mais en ce bas monde nous sommes bien conscients que tout n’est pas toujours tout rose … alors quelles sont les limites de ce logiciel ?

Pour répondre à cette question les utilisateurs soulignent le fait que le service client pourrait être plus performant en incluant, en plus des échanges par mails, une communication par téléphone. Cela permettrait une fluidification des informations dans certains cas particuliers.

Par ailleurs, l’outil PayFit semble adapté au fonctionnement de PME mais serait-il aussi performant pour un grand groupe ?

 

Laure Renoux : « Pour un grand groupe, l’outil peut avoir des défauts de scalabilité avec encore trop de situations qui doivent être gérées au cas par cas. L’outil n’est pas développé pour les stagiaires et c’est assez dommageable puisqu’ils ne peuvent pas gérer la pose de leurs jours de congés en autonomie. »

 

PayFit se révèle être un logiciel apprécié, qui trouve parfaitement sa place sur le marché grâce à sa simplicité d’utilisation, la réactivité de l’équipe et son adaptabilité.

Les fondateurs ont choisi de développer leur activité autour d’un modèle au « cas par cas » ce qui peut alors limiter le champ des possibles au niveau de la taille des effectifs des futurs clients.

L’enjeu pour PayFit réside donc, selon nous, dans leur capacité à accompagner les entreprises dans leur croissance. Jusqu’à quel stade pourront-ils le faire et arriveront-ils, une fois les effectifs de leurs clients triplés voire quadruplés, à conserver leurs avantages concurrentiels ?

 

To be continued …

 

Turnover sur les métiers de la paie : quelles en sont les causes ?

Nous avons étudié 300 départs de CDI en analysant ce que nous disent les candidats que nous rencontrons en entretien, afin de connaître, d’une part le turnover moyen des professionnels de la paie (vous êtes selon nos estimations environ 60 000 gestionnaires et responsables paie en France, hors population publique), d’autre part les principales causes à l’origine de ces départs.
Voici les résultats de notre étude.

 

1)      Résultats généraux :

 

a) Le Turnover moyen est de 3,8 ans.

Il s’agit donc de l’espérance de temps sur laquelle vous devriez pouvoir compter lorsque vous embauchez un professionnel de la paie. Comme nous le verrons un peu plus loin, cette durée dépend de nombreux facteurs, et en particulier du type d’entreprise dans lequel vous travaillez.

 

b) Principales causes de départ :

nous avons identifié 4 principales causes de départ, qui sont, dans l’ordre croissant :

 

  • Un changement de vie personnel (12% des causes évoquées) : suivi de conjoint, souhait de se rapprocher de son domicile à la suite d’un changement familial (naissance, divorce), déménagement personnel…

 

  • Un problème d’ambiance au travail (15% des causes évoquées) : à la suite d’un changement de manager, de modifications du cadre de travail décidées par la hiérarchie, d’une mésentente avec de nouveaux collaborateurs,

 

  • Une réorganisation d’entreprise (22% des causes évoquées) : à la suite d’une fusion, d’un rapprochement d’entreprises, de la création d’un CSP, de l’externalisation de la paie, de licenciements économiques, de la délocalisation du service paie, d’un déménagement des bureaux…

 

  • Un souhait d’évolution professionnelle (50% des causes évoquées) : cette catégorie, la plus large, regroupe de nombreuses causes différentes. Elle rassemble tous les départs motivés par l’idée que « l’herbe est plus verte ailleurs », que cela soit pour aller vers un logiciel plus efficace, une meilleure rémunération, un poste plus proche de chez soi, une culture d’entreprise qui vous correspondrait davantage, etc. Les professionnels de la paie étant très recherchés, quitter une société est généralement un risque modéré, car les propositions de poste ne se font pas attendre.

 


 

2)      Différences selon les structures :

 

a) Les cabinets : améliorer l’ambiance de travail pour réduire le turnover

C’est l’enjeu principal des cabinets. Avec un turnover de 2,8 ans en moyenne, et une forte difficulté à recruter, les cabinets d’expertise comptable auraient tout intérêt à identifier des leviers pour fidéliser leurs collaborateurs, d’autant plus que leurs clients n’apprécient pas ce turnover. Notre tableau des causes met en avant le fait que les départs liés à l’ambiance de travail sont deux fois supérieurs dans les cabinets. Le rôle du manager et des experts comptables est évidemment essentiel ici, afin de permettre de stabiliser le service.

 

b) En intégrant une PME ou un grand groupe, vous jouez la carte du long terme, même si vous risquez davantage de subir une réorganisation d’entreprise

Les départs liés à ce type de cause sont près de trois fois supérieures à ce que l’on retrouve dans les cabinets.  En revanche, le turnover diminue avec la taille de l’entreprise. Dans les grands groupes, les professionnels de la paie restent en moyenne 5 années par CDI. C’est deux fois plus que dans un cabinet d’expertise comptable.

Du point de vue du salarié, il est donc logique de chercher à rejoindre un grand groupe quand on souhaite se stabiliser. C’est d’ailleurs le chemin choisi par de nombreux professionnels de la paie : faire ses armes en cabinet puis rejoindre l’entreprise.

 

Enfin, nous remarquons que les départs liés à un souhait d’évolution professionnelle sont légèrement plus nombreux dans les PME, où la petite taille du service paie ne permet pas aux professionnels de la paie d’évoluer.

 

Des professionnels vous donnent leurs avis sur l’aide aux apprentis

Avez-vous un apprenti dans votre service paie ? C’est peut-être le cas. Si vous n‘en avez pas, alors cet article devrait vous apporter plus d’informations sur les bénéfices de ces formations pour votre entreprise. Le gouvernement a décidé de donner un coup de pouce au statut d’apprenti grâce à la loi “Avenir Professionnel” et c’est pour ça que nous allons nous y intéresser aujourd’hui. Etes-vous prêt à en savoir plus ?

N.D.L.R: Afin de compléter cette enquête, PAY JOB a questionné des professionnels RH et RP à ce sujet. Nous remercions Madame Papalia, Madame Davous et Monsieur Rohr pour leurs temps et leurs précieuses aides.

 

Les apprentis sont-ils représentés en entreprise ?

La loi “Avenir Professionnel” a été votée dans l’objectif de favoriser le recrutement d’apprentis grâce à une aide financière sur quatre ans. Mais l’apprentissage fait partie de la tradition française depuis des siècles et est toujours présent en entreprise. Si vous doutez des points positifs de la démarche, nos professionnels répondent :

Madame Papalia, Responsable paie en Île-de-France, dans un groupe spécialisé dans la production et la vente de boulangeries et pâtisseries :

« J’ai décidé de prendre une apprentie car je pense qu’il est important de former des nouveaux potentiels au métier que je pratique. Premièrement parce qu’il n’est pas simple mais aussi parce que la formation théorique n’est pas facile à comprendre sans pratique.”

Madame Davoust, Gestionnaire RH en Île-de-France, dans un groupe en construction et génie civil, de plus de 6000 collaborateurs :

Actuellement nous accueillons 80 apprentis. Nous n’avons pas d’apprentis au sein du service paie mais nous en avons une au sein du service recrutement et je suis sa tutrice.”

Monsieur Rohr, Responsable Paie en Île-de-France, dans une entreprise de services du numérique française :

Nous avons eu une collaboratrice en contrat de professionnalisation « licence RH », il y a 2 ans. Nous lui avons permis de tourner sur 3 postes au sein du Centre de Services Partagés -RH, avec les titulaires.

 

Apprentis : des profils jeunes et courageux

Décider de devenir apprentis, quand on a vingt ans, est une décision lourde en responsabilités. C’est choisir de ne plus être uniquement étudiant, de s’ouvrir au monde de l’entreprise, mais aussi d’assumer les contraintes des deux secteurs en même temps. L’apprentissage résulte souvent en une masse de travail plus conséquente que la voie de la formation initiale seule. Une démarche qui montre la force de volonté et la capacité d’organisation du candidat. Les professionnels répondent :

Monsieur Rohr

La personne était demandeuse pour découvrir plusieurs aspects de la paie/admin

Madame Papalia

Cela nous a permis d’avoir une personne compétente de dynamique pour nos futurs besoins. Au sein même du service recrutement dont je fais partie, l’une de nos nouvelles collaboratrices est une ancienne apprentie. Suite à son apprentissage au sein de notre service Juridique, elle a poursuivi ses études puis s’est finalement réorientée vers les Ressources Humaines.”

 

 

L’expérience en entreprise : un savoir être et faire que l’école ne peut pas fournir

L’apprentissage c’est surtout pour l’étudiant une éducation plus complète que la formation initiale seule. Travailler au quotidien auprès d’un responsable paie c’est apprendre des techniques et maîtriser des compétences nécessaires pour la fonction. Des clés pour un chemin professionnel dans la paie de qualité. Les professionnels répondent :

Madame Papalia

Êtres à l’école et en entreprise en même temps permet de leur offrir un savoir être et un savoir-faire que des étudiants sans apprentissage n’ont pas à la fin de leur étude

Monsieur Rohr

Faire une incursion (que ce soit sur une année d’apprentissage ou un stage de plusieurs mois) dans un service paie, tout en suivant un cursus RH, peut apporter une vision complémentaire et technique, vision qui pourra s’avérer utile dans l’exercice d’un métier de type RRH.

 

Les apprentis sont formés pour en faire de futurs collaborateurs

En dehors de l’aide financière directe et immédiate apportée par l’Etat, l’entreprise qui accueille un apprenti, se dote d’un futur talent. Les apprentis peuvent devenir par la suite des titulaires pour l’entreprise qui sont déjà adaptés à sa culture interne (connaissance du produit, des services, des équipes…). Ce qui simplifie le processus de recrutement. Les professionnels répondent :

Madame Papalia

“Je privilégie l’embauche de mes apprenants avant de chercher à l’extérieur”

Madame Davoust

“Accueillir des apprentis nous permet de les former à nos métiers et à notre culture d’entreprise. Nous détectons ainsi nos futurs collaborateurs qui rejoindront définitivement nos équipes suite à leur apprentissage. Au sein même du service recrutement dont je fais partie, l’une de nos nouvelles collaboratrices est une ancienne apprentie. […] Lorsqu’un poste s’est ouvert au sein de notre équipe, elle a repris contact avec nous et nous avons été ravis de pouvoir l’accueillir à nouveau.”

 

La loi “Avenir Professionnel”, va-t-elle réellement favoriser le recrutement d’apprentis ?

La loi remplace l’aide TPE jeunes apprentis, la prime régionale à l’apprentissage pour les TPE et le crédit d’impôt d’apprentissage. Elle fournit une aide financière pour les entreprises qui signent un contrat d’apprentissage à hauteur de quatre ans. Mais en dehors des aspects administratifs, cette loi va-t-elle impacter l’embauche d’apprentis ?

Madame Davoust

“Concernant la réforme, je pense qu’elle facilitera effectivement le recrutement de nos apprentis et nous incitera donc à en recruter un plus grand nombre. L’apprentissage est vraiment une formule gagnante pour tout le monde.”

 

PAY JOB vous a résumé les points importants de cette loi :

 

 

De nouveaux blogs de paye dynamiques et pleins d’ambitions !

Guylaine Vidal et Anthony Roca sont les auteurs de deux blogs à destination des professionnels de la paie (pour les débutants, mais pas uniquement). Ils nous présentent ici leurs parcours et l’histoire de leurs blogs.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Guylaine Vidal : « Je suis responsable paie au sein d’un cabinet de courtage d’assurances. Je manage aujourd’hui 3 personnes sur les aspects paie et administration du personnel. Parallèlement je suis également gestionnaire de paie indépendante en auto entreprise.

J’ai débuté par une licence en Paie que j’ai effectuée en apprentissage puis j’ai évolué sur des postes de gestionnaires de paie et rapidement responsable paie au sein de différentes entreprises. »

Anthony Roca : « Je travaille dans la gestion de la paie depuis 2012. Je suis issu de la reconversion professionnelle. Après un passage de 4 ans en cabinet d’expertise comptable, j’ai été approché il y a un an par une entreprise adaptée pour créer un service d’externalisation de la paie.

Le projet a bien démarré et le service compte 5 gestionnaires de paie reconnus travailleurs handicapés. Ensemble, nous traitons de la donnée sociale pour plus de 10 000 salariés. Nous faisons de la gestion de la paie et nous avons également développé un pôle gestion de la DSN événementielle à destination des grandes entreprises (plus de 3000 salariés).  Dans ce pôle sont traités les arrêts maladie des salariés de nos clients. Nous nous occupons également du recouvrement des IJSS.

Je suis également conseiller de salarié et je tiens, à titre personnel, un blog autour du métier de gestionnaire de paie. »

Qu’est-ce qui vous a donné l’idée d’écrire un blog ? Depuis quand existe-t-il ?

Guylaine Vidal : « J’ai créé le blog apprendre-la-paie.com  en juin 2017. L’objectif premier était de créer une source d’information claire pour mon équipe. Puis j’ai décidé de partager ce site à mon réseau Linkedin afin d’aider les gestionnaires de paie débutants à acquérir les bonnes bases de la paie ».

Anthony Roca : « L’idée du blog m’est venue après la lecture d’un livre de Seth Godin (Le linchpin : êtes-vous indispensable). Et c’est aussi un défi personnel, le blog me permet de devenir meilleur et d’acquérir une plus grande expertise dans le métier. C’est aussi une excuse pour mettre en avant mes connaissances de WordPress (le moteur technique du site internet. Le blog existe depuis juin 2018, totalise plus de 30 articles, des EBOOKS, des podcasts et une dizaine de vidéos. En octobre 2018, le site a totalisé 2000 visiteurs uniques ».

Pourriez-vous nous présenter votre blog ? objectifs ? public visé ?

Guylaine Vidal : « Chacun peut y retrouver des articles simples pour bien comprendre les différentes techniques de la paie et des outils pour les aider au quotidien. Apprendre-la-paie.com est un site qui accompagne les gestionnaires de paie actuels ou futurs dans l’évolution de leur carrière. Beaucoup souhaitent augmenter leurs compétences pour accéder à des postes avec plus de responsabilités ou mieux rémunérés. Pour certains le site suffit ; pour d’autres je les accompagne à travers des séances de coaching personnalisés pour travailler avec eux sur les problématiques auxquelles ils sont confrontés et les aider dans leur évolution.»

Anthony Roca : « la-paie-facile.com est un blog à destination des gestionnaires de paie en poste ou à la recherche de leur premier poste. Je partage des astuces pour réussir dans le métier de gestionnaire de paie. Je partage du contenu sous forme de vidéos, d’articles et de podcasts. Un des objectifs que je me suis fixé est d’aider les gestionnaires de paie à devenir tellement bons que les employeurs ne pourront pas les ignorer. Je reçois souvent des mails de personnes qui ont trouvé leur premier poste en suivant certaines des astuces du blog, c’est encourageant. 

Bien sûr, le blog n’est pas parfait mais je l’assume complétement. Je fais partie de ceux qui se bougent et qui font des erreurs (mais les corrigent). Comme dit un de mes mentors : “Le fossé entre l’action et l’inaction est plus grand que celui entre le savoir et l’ignorance”. »

Qu’en espérez-vous ? Comment souhaitez-vous le faire évoluer par la suite ?

Guylaine Vidal : « D’ici décembre 2018 je proposerai également aux gestionnaires souhaitant devenir indépendant une formation pour les accompagner dans la création de leur auto-entreprise à travers mon retour d’expérience. »

Anthony Roca : « Le blog va s’enrichir en contenu. Des nouveaux partenariats sont en train de se concrétiser avec des acteurs majeurs de l’industrie de la paie. A terme, si mon audience le réclame je mettrai en ligne des formations. »

 

Où travaillent les professionnels de la paie ?

Certains métiers se retrouvent dans presque tous les secteurs d’activités, c’est le cas des métiers de la paie.

Par définition, cette fonction n’est pas spécifique à une catégorie d’entreprise, puisqu’elle correspond à une fonction support.

Selon la taille de l’entreprise (groupes internationaux, européens, nationaux, PME ou très petites entreprises), les services paie se déclinent de manières différentes.

La paie peut alors être réalisée soit au sein d’un CSP paie (Centres de services partagés) ou d’un service structuré comprenant plusieurs personnes (grandes entreprises), soit par une seule personne (PME – TPE).

Au cours des dernières décennies, une tendance structurelle a profondément affecté la fonction. Certaines entreprises voulant se recentrer sur leur cœur de métiers décident d’externaliser la fonction paie le plus souvent au profit de sociétés d’externalisation ou de cabinets d’expertise comptable.

État des lieux

 

On observe que la grande majorité des professionnels, soit 84%, exercent en entreprise (PME et Grand Groupe).

Les grandes entreprises emploient 65% des professionnels de la paie. A l’opposé, les sociétés d’externalisation n’emploient quant à elles que 3% des professionnels de la paie.

Au-delà de l’opposition entreprise – cabinet, apparait plutôt l’opposition « internalisation ou externalisation » de la paie. Il apparait clairement au vu du tableau ci-dessus que la grande majorité des professionnels de la paie exercent au sein de structures qui font le choix de gérer le processus paie en interne.

La taille du service paie

 

Toutes les entreprises ne détiennent pas un service paie, notamment les plus petites. Dans ce cas, le gestionnaire de paie – souvent unique- est rattaché directement au responsable RH ou, deuxième cas de figure, le RRH produit lui-même la paie.

Plus la taille de l’entreprise est importante, plus la taille du service paie augmente.

Aujourd’hui 60% des services paie sont composés de moins de 5 collaborateurs, 30% entre 5 et 10 collaborateurs et 10% plus de 10 collaborateurs.

Les grands groupes se dotent le plus souvent de CSP paie leur permettant une organisation plus structurée de la paie. Ceux-ci sont souvent composés de gestionnaires paie, de gestionnaires ADP, de gestionnaires des temps, de managers intermédiaires, d’un responsable du CSP et d’un responsable SIRH.

En définitive il n’existe pas de modèle unique ou idéal. Tout dépend du volume de paie, de la culture et de l’organisation de la société, des enjeux financiers et du niveau de compétence des équipes paies.

Part des emplois par secteur en 2017-2018

 

Alors que 84% des professionnels travaillent en entreprises (PME ou grand groupe), quels sont les secteurs d’activités qui recrutent le plus ?

 

Nous observons que l’industrie – pharmaceutique, aéronautique, automobile, métallurgie…-est le premier employeur des professionnels de la paie avec 16% des emplois.

Exæquo à 14%, nous retrouvons les secteurs des activités spécialisées et de soutien aux entreprises ainsi que le secteur de l’enseignement / santé / action sociale. Les services aux entreprises restent un vivier important d’emplois. Ce secteur regroupe une large gamme d’activités qui concernent notamment l’ingénierie, étude, conseil… Les recrutements représentent généralement de petits effectifs (car petit service paie) mais les entreprises restent très dynamiques.

En 3e position, nous retrouvons le commerce avec 12% des emplois.

Les mobilités entre secteurs d’activité sont en principe plus aisées. On observe cependant des spécificités à certains secteurs : la convention collective du bâtiment est très particulière, la paie des intermittents du spectacle est généralement associée à la maîtrise de logiciels dédiés (dont le plus connu est Spaietacle), etc.

 

 

Classement : les 8 sujets les plus maîtrisés par les professionnels de la paie

« La paie est métier très technique »

 

Depuis le mois de septembre, le groupe Pay Job a lancé un vaste concours basé sur les connaissances techniques à destination des professionnels de la paie. Calcul du salaire pour un salarié entré en cours de mois, calcul de l’indemnité légale de licenciement, calcul des JRTT… toutes les thématiques paie sont présentes dans ce grand concours dont la finale aura lieu en septembre.

Au total, ce sont plus de 2 275 professionnels de la paie qui, depuis septembre, relèvent le défi. La moyenne de ce concours se situe aujourd’hui à 58%, ce qui est très bien !

Parmi les différentes thématiques abordées, quelles sont celles qui détiennent le meilleur taux de réussite ?

A partir des résultats observés sur nos tests voici le top 8 !

8 : Le calcul des plafonds et les cotisations

Avec un taux de réussite de seulement 52.71%, c’est le sujet le moins maîtrisé par les professionnels de la paie qui ont relevé les défis Pay Job.

Régularisation progressive de plafond, réintégration sociale, CICE, réduction Fillon…les règles concernant la fixation des taux et plafond évoluent régulièrement. Il n’est pas toujours aisé pour un professionnel de la paie de s’y retrouver.

Parmi les questions posées nous retrouvons : « Quels sont les éléments de la rémunération soumis à cotisations qui permettent de déterminer les tranches de cotisations ? » ou « Quel montant ne doit pas excéder la rémunération brute d’un salarié pour être éligible au CICE ? ».

7 : Les arrêts de travail et les congés évènements spéciaux

Arrêt de travail pour cause de maladie, maternité ou encore d’accident, la gestion des arrêts va souvent de surcroit avec la gestion des IJSS.

L’absence du salarié a de nombreuses conséquences sur la rémunération :  comment calculer les IJSS en cas d’accident de travail, les IJSS majorés, avec ou sans subrogation… sans oublier la gestion des congés évènements familiaux : combien de jours pour un pacs, un enfant malade…

Tous les professionnels de la paie n’interviennent pas sur le volet administration du personnel, cela peut expliquer le taux de réussite de 54.3%.

6 : Départ de la société et fin de contrat

A l’occasion du départ du salarié de l’entreprise, les indemnités versées peuvent prendre plusieurs formes : indemnité de fin de contrat, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité légale de licenciement et plusieurs autres.

Les indemnités de départ font parties intégrantes du solde de tout compte, une simple erreur de calcul peut avoir de lourdes conséquences.

Comment gérer la sortie d’un salarié en cours de mois, comment calculer la retenue de sortie, et qu’en est-il de la régularisation de plafonds ?

55.34% des professionnels de la paie ont réussi cette thématique.

Parmi les questions posées on retrouve « Dans quel cas, le pourcentage de l’indemnité de fin de contrat peut-il être limité à 6 % ? » ou « Quel est le taux du forfait social à appliquer sur les indemnités de rupture conventionnelle ? »

5 : Les congés payés et RTT

Les RTT ne sont pas gérées comme les congés payés puisqu’elles ne répondent pas à la même logique. Pour rappel, le nombre de RTT dépend des heures travaillées par le salarié alors que les congés payés sont cumulés chaque mois par le salarié qui y a droit quelque soit sa date d’entrée dans l’entreprise.

56.91% des participants ont validé cette thématique.

Parmi les questions posées on retrouve : « Comment sont indemnisées les JRTT ? ou « Un salarié peut-il renoncer à ses congés payés et demander une indemnité compensatrice en contrepartie ? »

4 :  La rémunération des apprentis – stagiaires et mandataires sociaux

Les stagiaires, apprentis mais également les mandataires sociaux par leur statut, ont des systèmes de rémunération particuliers. Par exemple, l’employeur qui accueille un stagiaire devra lui verser une gratification minimale lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois. Dans le cas de l’apprenti, la rémunération est fonction de son âge ainsi que de son niveau de formation. Enfin, le statut du mandataire social dépend quant à lui de la structure juridique avec laquelle il collabore, s’il est associé et du nombre de parts qu’il détient.

La rémunération des stagiaires n’a plus de secret pour les professionnels de la paie puisque 57.92% d’entre eux ont obtenu de bonnes réponses sur cette thématique.

3 : Les déclarations et obligations sociales

Les professionnels de la paie doivent fournir différentes déclarations sociales périodiques permettant de déterminer les cotisations et contributions sociales. La dernière-née, qui a fait grand bruit, est sans aucun doute la DSN. Les dates de déclarations dépendent de l’effectif dans l’entreprise et des dates de paiements des salaires.

Cette thématique a été validée par 59.28% des professionnels de la paie et se hisse à la 3e marche du podium.

2 : Les jours fériés, ponts et journée de solidarité

L’année 2018 est très généreuse, puisque plusieurs jours fériés chômés tombent un lundi, mardi ou jeudi. Certains jours donnent l’occasion d’un grand week-end pour ceux qui décident de faire le pont. Que les jours soient chômés ou travaillés, les incidences en paie diffèrent. A la différence des autres thématiques paie, la législation des jours fériés évolue peu.

En parallèle, les participants devaient également répondre aux questions sur la journée de solidarité instaurée en 2004. Comment traiter cette journée particulière en paie mais également comment gérer le casse-tête des compteurs ?

La gestion des fériés se hisse à la 2e marche du podium avec un taux de bonnes réponses de 62.10%.

1 : Les avantages et primes

Les entreprises ont de plus en plus recours aux primes, gratifications et avantages afin de récompenser, motiver ou prendre en compte les conditions de travail de leurs salariés. Sur les dernières années, bon nombre d’entreprises ont refondu leur système de rémunération variable en élargissant les populations visées mais également en modifiant les critères d’obtention, au point tel que des nouveaux métiers ont vu le jour dont le responsable comp & ben.

Ces pratiques de rémunération sont principalement observées au sein des grands groupes, là où exerce la grande majorité des professionnels de paie.

Avec un taux de réussite de 64.64%, la gestion de la rémunération variable se hisse sur la 1ere marche du podium.

 

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Le télétravail est-il compatible avec les métiers de la paie ? Retour d’expériences

Le travail à distance ou télétravail a le vent en poupe ces dernières années. Les salariés en rêvent puisqu’il permettrait l’amélioration de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Les pouvoirs publics soutiennent le développement du télétravail, en témoignent les ordonnances Macron qui facilitent sa mise en œuvre en simplifiant son cadre juridique.

Le cabinet Greenworking évaluait en 2012 à 12,4 % la proportion des salariés français qui télétravaillent au moins 8 heures par mois. Le télétravail est très concentré dans certains secteurs surtout celui des TIC (Informatique et télécommunications, SSII…). Si le télétravail est « ouvert » à un large champ de fonctions, certaines entreprises le réservent pourtant aux cadres supérieurs, aux salariés autonomes -le plus souvent en forfait jours- ou à certains techniciens dont le travail est facilement contrôlable.

Alors que théoriquement toutes les catégories professionnelles peuvent bénéficier du télétravail, le profil de certains postes peut-il empêcher sa mise en œuvre ? Le télétravail est-il compatible avec les métiers de la paie ?

Afin de répondre à ces questions, nous avons questionné directement les professionnels de la paie.

Quand télétravail rime avec équipement

L’équipement n’est plus un obstacle au télétravail. Le télétravail est aujourd’hui technologiquement réalisable puisque l’entreprise, comme le télétravailleur, disposent de l’équipement technique requis : internet, messagerie instantanée, partage et synchronisation des données, accès au système informatique de la société… Les activités totalement dématérialisées peuvent donc être facilement télétravaillées.

Pour les logiciels de paie, certains éditeurs proposent des logiciels en mode Saas ou sur le Cloud, par exemple SAGE avec sa version sur le cloud, solution Paie i7 online. Ainsi l’application peut être utilisée partout et n’importe quand : il suffit d’une simple connexion internet et d’un ordinateur.

La confidentialité un problème ?

On présume que la confidentialité peut poser problème, puisqu’un bureau à domicile n’offre pas le même niveau de confidentialité et de sécurité des informations qu’un bureau en entreprise. Cependant pour les gestionnaires de paie rencontrés il n’en est rien. Pour eux, la confidentialité est inhérente à la fonction, « on doit apporter la même discrétion que l’on se trouve à son domicile ou en entreprise ».  « Sur demande de mon employeur, j’ai dû aménager à mon domicile un espace dédié au télétravail qui me permet non seulement de travailler efficacement mais surtout de garantir la confidentialité des informations du service paie (données numériques, documents papiers) » nous précise un gestionnaire de paie que nous avons récemment eu en ligne.

En effet, il appartient à l’employeur de veiller à la protection des données sensibles, celui-ci « doit prendre les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles » (accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005, article 5).
Un second gestionnaire de paie nous a confié que son employeur a fixé les règles et les devoirs du télétravailleur dans un avenant à son contrat de travail mais également au sein d’une charte dédiée.

Une communication déficiente ?

La fonction paie est une fonction transverse, au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable, le télétravail peut apparaître ici comme un obstacle à la communication.

Un gestionnaire ne paie nous confirme que les interactions sont moins fluides qu’en présentiel, cependant selon lui des alternatives sont possibles.

« Le télétravail est effectivement compatible avec une transmission fluide de l’information (par téléphone, mail…) il existe également de nombreuses applications intuitives qui permettent de rester en contact et d’échanger sur les dossiers en temps réel… il suffit simplement d’adapter notre communication ».

Un management à revoir 

Le télétravail pose inévitablement la question du management à distance. Le management fondé sur le présentéisme et le contrôle des collaborateurs n’est pas compatible avec la distance, synonyme plutôt de confiance et de transparence. Ainsi les sociétés qui pratiquent le télétravail sont contraintes de faire évoluer leur pratique managériale.

Une responsable paie nous a confié que lorsque sa société a ouvert la possibilité aux gestionnaires de paie de travailler à distance un jour par semaine elle a dû adapter son management. « Pour cela j’ai dû suivre une formation sur le thème du management à distance puisque l’éloignement modifie profondément le suivi, le contrôle et l’appréciation du travail des collaborateurs ».

Plus qu’une fonction, une culture d’entreprise

« Je ne pense pas que la question de la compatibilité du télétravail avec les métiers de la paie se pose ; selon moi le télétravail est avant tout compatible avec une entreprise » nous confie une autre responsable paie.

Le télétravail serait davantage lié à une entreprise plutôt qu’à une fonction, il correspondrait avant tout à une culture d’entreprise.

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Professionnels de la paie : Comment rédiger un CV efficace ?

La première mission du CV est de faire bonne impression et pour cela celui-ci doit être efficace ! Compte tenu du volume important de candidatures reçues chaque jour, les recruteurs disposent de peu de temps pour lire, comprendre et analyser les CV. Il faut alors que le recruteur retrouve rapidement les informations essentielles.

Puisque la paie est un métier technique, les recruteurs recherchent des éléments bien précis. Voici les principaux éléments auxquels les recruteurs portent une attention tout particulière.

1- Indiquez les logiciels maitrisés et votre expertise sectorielle.

 

Premier constat : la maîtrise d’un ou de plusieurs logiciels est une des compétences clés attendue par le recruteur. D’ailleurs chez Pay Job, lorsqu’un consultant échange avec son client sur son besoin en recrutement, la première question formulée est « quel est votre logiciel de paie ».

Le recruteur attend du candidat un certain savoir-faire « informatique » et une capacité de maîtriser plusieurs progiciels de paie, qui diffèrent selon l’entreprise et son secteur d’activité. Sur le CV, chaque expérience doit être associée à un logiciel de paie. Précisez également si vous avez participé au déploiement du logiciel ou au paramétrage des dossiers.

Vous devez rassurer le recruteur, votre candidature doit mettre en évidence votre connaissance approfondie d’un logiciel et d’un secteur d’activité.

Vous disposez d’une solide expérience dans le secteur de la métallurgie ou du spectacle ? faites-la ressortir au travers de vos missions. En effet la connaissance de certaines conventions collectives très recherchées par les recruteurs pourra faire pencher la balance en votre faveur.

2- Misez sur un CV chronologique plutôt qu’un CV par compétences

 

Certains candidats préfèrent inventorier leurs compétences au sein d’une rubrique « compétence » plutôt que de mettre en avant leurs expériences professionnelles. Chez Pay Job, nous avons une préférence pour les CV « classiques » car ils sont beaucoup plus lisibles.

Dans les métiers de la paie, l’expérience est déterminante. Le CV présenté par compétences ne permet pas d’appréhender la maîtrise de chaque compétence.

Pour valoriser ses compétences il faut les rattacher aux emplois qui ont permis de les acquérir et les illustrer par des données chiffrées, des exemples précis de réalisations.

Le recruteur apportera plus de crédit à une compétence acquise dans un contexte bien précis, en connaissant la date et la durée de cette expérience. Le logiciel a-t-il été pratiqué longtemps ? il y a combien d’années ? les versions informatiques évoluant, une maîtrise du logiciel hypervision datant du début des années 2000 demandera à être questionnée si ce logiciel n’a pas été réutilisé depuis.

3- Soyez concret et précis : Misez sur les mots clés

 

Le métier de la paie demande des compétences d’organisation, de rigueur et de précision. Votre CV doit refléter ces compétences.

Vous devez donner des indications concrètes et précises de vos réalisations : le nombre de bulletins de salaire traités, l’environnement, la convention collective. Si vous avez traité l’administration du personnel indiquez vos tâches : contrats de travail, visite médicale, gestion des arrêts de travail…

Le recruteur doit voir ce que vous pouvez apporter à l’entreprise et non pas ce que vous souhaitez faire.
A contrario il est inutile de donner trop de détails, concentrez-vous uniquement sur les éléments pertinents. Pensez en mot clé !

L’utilisation de bons mots-clés permettront de faire ressortir les missions clés et compétences recherchés pour le poste que vous convoitez. Si le recruteur indique « mise en place d’un CSP paie » et que vous avez déjà réalisé cette mission, il semble opportun de la valoriser en y associant des données pertinentes – par exemple la taille des équipes managées, les moyens mis en œuvre, les résultats obtenus, les missions – ces informations vous rendront légitime pour le poste.

Stratégiquement il faut adapter le CV à l’annonce. Il faut en amont repérer les compétences et les missions citées dans l’offre d’emploi à laquelle vous postulez, pour ensuite les glisser dans votre CV. N’oubliez pas que le recruteur ne consacre que peu de temps à la lecture de chaque candidature, alors facilitez lui la tâche !

Pour terminer, n’oubliez pas de mettre une photo (voici notre article consacré à la photo sur CV).

 

 

Bilan du 1er semestre et nouveaux projets

Les six premiers mois de l’année 2017 ont été riches en nouveautés. Nous avons accueilli quatre nouveaux collaborateurs, tous consultants en recrutement. L’un d’entre eux, contrôleur de gestion sociale de formation, a pour ambition d’étendre les activités de notre cabinet vers les métiers de la rémunération. Un autre, formé au sein d’un cabinet de chasse, développe nos méthodes pour approcher toujours davantage de candidats…

Car les candidats restent pénuriques dans les métiers de la paie. Les annonces ne suffisent pas, bien entendu. La veille sur les cvthèques est notre quotidien bien sûr. Mais désormais nous approchons également de plus en plus de profils qui ne sont pas officiellement à l’écoute du marché, en passant par les réseaux sociaux professionnels et en réactivant les milliers de contacts que nous avons noués depuis 10 ans.

PAY JOB a en effet 10 ans cette année ! Une page se tourne pour notre TPE qui ces dernières années a connu un développement très fort (60% de croissance sur ce 1er trimestre 2017), lié aux nombreux investissements réalisés, mais également à une certaine reconnaissance du milieu. Nous avons depuis toujours pour volonté de travailler sur le long terme, sans précipitation, avec sérieux. Nos clients constatent souvent avec surprise que nos consultants s’inscrivent dans la durée, contrairement au turnover régnant dans beaucoup de cabinets concurrents. Notre expertise unique sur les métiers de la paie et notre implantation dans ce réseau professionnel font également la différence.

Si l’intérim a toujours la côte, 47% des missions qui nous ont été confiées au cours de ce premier semestre l’ont été en CDI. Les entreprises savent que les candidats sont rares et que le processus de sélection est souvent inversé. Elles essayent donc dans la mesure du possible de proposer des contrats en CDI, plus rassurants pour les candidats. Elles essayent également d’être réactives dans la gestion des candidatures. Il n’est pas rare que les bons candidats se voient offrir entre 3 et 5 propositions d’embauche en une semaine !

Ce constat est encore plus fort pour les cabinets d’expertise comptable (20% de notre clientèle) dont la charge de travail, les fortes exigences des postes proposés (qualité de service client, expertise multi-conventionnelle…) et la carence d’avantages extra-salariaux sont autant de difficultés pour recruter. Notre clientèle est aujourd’hui essentiellement composée de grands groupes (60% de notre activité), avec une très forte diversification. Pas un de nos clients ne représente plus de 5% de notre chiffre d’affaires.

Le marché des SIRH paie est également très dynamique. Silae fait parler de lui depuis quelques temps auprès des cabinets d’expertise comptable en surfant sur la vague technologique du Saas. De nombreux nouveaux éditeurs se lancent également sur le tout internet, en proposant chacun ses spécificités, comme nous en témoignons régulièrement sur notre Blog. Enfin, l’actualité légale est riche, comme toujours ces dernières années. Le prélèvement à la source est reporté à début 2019. La mise en place de la DSN nécessite encore de nombreux accommodements, notamment au sein des organismes collecteurs et déclaratifs. La loi Travail va également amener son lot de nouveautés.

Autant d’évolutions légales que PAY JOB Formation, qui a démontré depuis un an tout son dynamisme, vous proposera d’approcher à travers ses formations innovantes, toujours adaptables aux particularités de chacun de nos clients. Le second semestre 2017 sera donc passionnant. Le scepticisme économique qui accompagne chaque élection présidentielle fait déjà place à un optimisme général que tous les indices macro-économiques annoncent d’ores et déjà. Cela s’ajoute au fait que la fin d’année est structurellement la période où les services Ressources Humaines ont du temps pour avancer sur les thématiques de recrutement et de formation.

Enfin, nous vous réservons pour la rentrée de septembre une innovation exceptionnelle. PAY JOB lancera sur son site internet un jeu concours hebdomadaire, avec des lots à gagner tous les mois, visant à récompenser les professionnels de la paie les plus aguerris. Nous vous donnons rendez-vous très bientôt sur notre site internet pour en savoir plus !

D’ici là, toute l’équipe se joint à moi pour vous remercier à nouveau pour votre confiance et vous souhaiter de
très bonnes vacances d’été !