Être un bon manager : les DO et DON’T du responsable paie

Responsable paie, payroll manager, responsable paie et administration du personnel, responsable paie et Rh, responsable paie et SIRH… ces nombreuses dénominations désignent un poste emblématique des services paies.

Ce professionnel de la paie s’assure du bon déroulement des opérations de paie tout en encadrant le service, car il est avant tout le « capitaine » du service paie.

Comment définit-on un bon manager, quelles sont les choses à faire ou à ne pas faire pour être un bon manager ? Voici une petite liste des principales actions à mettre en place ou au contraire à éviter.

 « C’est en manageant qu’on devient manager » !

 

  • Les 3 règles d’or du responsable paie

1- Maitriser les bases de la paie

Avant toute chose, le responsable paie doit maîtriser la paie ! Même si les responsables paie ne produisent plus ou beaucoup moins de bulletin de paie, ils doivent pour autant maîtriser les calculs de seuil, les techniques de régulations des tranches, le calcul des congés payés pour un salarié arrivé en cours d’années…

Comment peut-il aisément contrôler les bulletins de paie s’il en oublie les bases ?

2- Transmettre les compétences

Pour la grande majorité des professionnels de la paie, la compétence la plus difficile à maîtriser est l’intégration des évolutions réglementaires. En effet, l’instabilité du cadre légal est un défi du quotidien. Le responsable paie doit être à l’affut des évolutions législative mais surtout il doit transmettre, informer et former son équipe à ces nouvelles règles.

« Au sein de mon service paie, j’ai pris l’habitude d’animer des réunions d’informations sur les évolutions légales et technologiques à destination de l’ensemble du personnel du service …. Ces réunions sont l’occasion pour moi de transmettre les bonnes informations mais également pour les collaborateurs de me faire remonter leurs éventuels incompréhensions » , explique le responsable d’un CSP paie.

Un bon manager paie fait monter en compétence chaque collaborateur en le formant sur ses missions directes mais également en l’informant sur le cœur de métier de l’entreprise, les sujets transverses qui impactent les différents services, etc. Cela facilitera d’autant plus le travail du gestionnaire de paie.

3- Savoir communiquer

Le responsable paie est au croisement des différents services de l’entreprise. Il est au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable.

Véritable expert de la paie, il est l’interlocuteur privilégié. Il explique, rassure les collaborateurs et les managers. « Avec la mise en place prochaine du PAS, beaucoup de salariés étaient inquiets ; de conserver une certaine confidentialité, de son exécution… Afin de répondre au besoin de transparence, de sécurité et de simplicité entre les collaborateurs et le service paie nous avons mis en place certains outils de communication. Cela nous permet de nous assurer de la bonne compréhension par les salariés du dispositif mais également de leur expliquer le rôle de l’entreprise dans cette nouvelle pratique » nous précise une responsable paie d’une grande entreprise de l’agroalimentaire.

Le responsable paie d’aujourd’hui est résolument un expert communiquant.

 

  • Les 3 pièges à éviter :

1- Trop de pression

La paie est un métier très stressant ou la moindre erreur peut avoir de lourdes conséquences. Chaque mois, c’est la course contre la montre, le respect des délais est primordial. Les exigences de qualités et de rigueur demandées par cette fonction combinée aux échéances de paie qui doivent être scrupuleusement et impérativement respectées, font que le responsable paie doit non seulement savoir gérer son stress mais également celui de ses collaborateurs afin que tous les collaborateurs puissent atteindre leurs objectifs.

2- Vouloir tout contrôler

Un responsable paie peut-être tenté de vouloir tout contrôler puisqu’il est le garant de l’exactitude des bulletins de paie. Cependant, à vouloir tout contrôler, tout maîtriser, tout superviser, on finit par ne faire les choses qu’à moitié. Il doit créer et mettre en place des moyens et des outils de contrôles performants. Et il doit apprendre à déléguer. Savoir distinguer les tâches délégables permet aux managers intermédiaires de devenir des tops managers. C’est difficile d’accepter d’abandonner des prérogatives, mais c’est en s’en déchargeant et en faisant confiance qu’on acquière le temps nécessaire pour mettre en place de nouveaux projets.

3- Trop de production

Il peut être bon que le responsable paie continue à gérer un portefeuille de paie, notamment pour garder le contact avec la réalité du métier. En revanche, à nouveau, un manager devra déléguer un maximum de production, et le faire à bon escient, afin de se libérer du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajouté. La fonction de production de paie ne doit pas prendre le pas sur celle de management, ce qui l’empêcherait d’encadrer correctement son service. Dans bon nombre d’entreprises, le déficit de management est causé par le manager lui-même qui refuse de déléguer.  La principale mission du manager réside dans le fait de faire travailler les autres en harmonie, tel un chef d’orchestre. Ce n’est pas une mission facile pour des professionnels qui sont majoritairement d’anciens gestionnaires de paie, qui doivent donc ainsi accepter de changer leurs habitudes au quotidien.

Un club Payroll au sein même d’une entreprise ? ça existe ! L’exemple de la BPCE

L’avènement du numérique a considérablement transformé les services paies au travers des différents projets règlementaires : DSN, dématérialisation et simplification du bulletin de paie… et bientôt le prélèvement à la source.

Les services paies sont plus que jamais au cœur de ces transformations et doivent accompagner l’ensemble des collaborateurs dans la conduite du changement et dans la compréhension des évolutions du bulletin de salaire.

La performance et la communication des services paies sont devenus des enjeux cruciaux.  Afin d’améliorer la communication entre les professionnels, certaines entreprises se sont dotées d’outils 2.0 au service de la communication RH-paie, d’autres ont privilégié les rencontres ; c’est le cas du groupe BPCE qui a créé un club paie.

M. Verhague, directeur des opérations RH du groupe BPCE nous présente ce club.

Pourriez-vous nous expliquer la genèse de ce groupe ?

Il y a quelques années, ce club a été mis en place pour améliorer la communication et l’utilisation de la solution de Paie dans les Caisses d’ Épargne.

A mon arrivée chez BPCE en juin 2016, j’ai décidé d’étendre ce club à toutes les entreprises du Groupe BPCE et notamment les Banques Populaires et des filiales comme Natixis, Le crédit Foncier et la Banque Palatine.

Le club rassemble les responsables des services Paie du Groupe BPCE deux fois par an. Nous essayons de faire un club sur Paris et un en région pour répondre au mieux à la couverture géographique de notre Groupe.

Le club est animé par les équipes SI Paie de ma Direction, nous avons par contre des interventions d’entreprises extérieures en fonction de nos projets et de la veille marché que nous souhaitons partager avec nos entreprises.

Quel est le fonctionnement du club ?

Les principaux objectifs sont le partage des bonnes pratiques et des projets entre les entreprises du Groupe, la diffusion d’informations du SI Paie Groupe. Il s’agit également de faciliter les échanges entre les entreprises afin de dynamiser la communauté des experts de la Paie.

Nous partageons bien évidemment autour de la veille réglementaire et préparons les projets d’avenir pour nos environnements de Paie.

Notre dernier club s’est tenu à Paris le 30 mai et nous avions beaucoup échangé autour du projet de prélèvement à la source et des premiers objectifs connus du nouveau gouvernement.

Nous préparons maintenant notre prochain club qui se tiendra normalement début octobre dans un lieu qui reste à définir. L’ordre du jour tournera très probablement autour des nouveautés sociales attendues dès début 2018 et d’un projet d’évolution du SI Paie Caisse d’Épargne sur lequel nous travaillons actuellement.

Quels sont les enjeux de demain ?

La digitalisation est une formidable opportunité pour les services Paie car elle permet de gagner en efficacité grâce aux self-services salariés / managers et à l’évolution des solutions de Paie. Cette efficacité se traduit très souvent par des gains de temps qui pourront se traduire par le recentrage des experts sur leur métier cœur.

Les principaux enjeux continueront à tourner autour de l’efficacité des services de Paie mais également sur la gestion de la relation avec les salariés, et tout cela sur un perpétuel fond d’évolutions réglementaires.

Les SI Paie vont continuer à déployer de l’énergie sur l’automatisation des tâches (saisies répétitives, contrôles de paie, vérifications des données, etc.) et notamment via des assistants virtuels.

La relation avec les salariés doit s’améliorer avec le déploiement de chatbots.

Combien gagne un manager paie ? (Partie 2)

Le cabinet de recrutement spécialisé sur les métiers de la paie, PAYJOB, s’est penché sur la question. Notre étude de rémunération offre un aperçu de la rémunération annuelle brute moyenne observée en Ile-de-France auprès d’une population de manager paie. Elle repose sur les informations recueillies et vérifiées par nos consultants lors des entretiens menés avec les nombreux candidats reçus en 2016 (dans le cadre d’une centaine de recrutements réalisés).
On entend par manager paie, toute personne qui encadre au moins un collaborateur paie.

Nous avons voulu aller plus loin dans l’analyse des rémunérations, afin de mettre en avant les principaux chiffres à connaître sur la rémunération des managers paie. Leur rémunération dépend-elle de leur expérience ou plutôt de leur formation ? Est-elle corrélée avec le nombre de collaborateurs encadrés ? La maîtrise de l’anglais est-elle récompensée financièrement?

Nos résultats sont présentés en deux articles. Celui-ci est le second.

1-La rémunération des Managers Paie en fonction du type d’entreprise

Dans notre premier article, datant du 9 mai 2017 (Voir article), nous avons étudié les différences de rémunération en fonction du nombre d’années d’expérience professionnelle et en fonction de la formation initiale des Managers. Nous nous penchons ici sur les différences existant entre les types d’entreprises.

La structure qui emploie le manager paie joue beaucoup sur son salaire. La fonction de manager paie s’exerce soit au sein d’un cabinet d’expertise comptable, d’une société d’externalisation de la paie, d’une PME, mais surtout au sein des grands groupes, qui emploient plus de la moitié des managers paie.

Sans surprise, les grands groupes sont les structures qui rémunèrent le mieux. Cela est surtout marqué pour les profils les plus expérimentés (>10 ans d’expérience), ce qui s’explique par le fait qu’un certain nombre de postes sont alors des postes à très forte responsabilité, pour de gros centres de services partagés notamment.

Les grands groupes proposent également des éléments de package de rémunération supérieurs aux autres structures : intéressement, participation, 13ème mois, etc.

La rémunération proposée par les cabinets d’expertise comptable est supérieure à celle proposée pour des responsables de PME. Cela s’explique par les responsabilités souvent importantes qui sont confiées aux responsables de pôle social de cabinets d’expertise comptable. La gestion de la relation client est particulièrement sensible. Les heures de travail supportées dans ces structures sont souvent très importantes. Enfin, la pénurie de profils y est encore plus forte, ce qui justifie des rémunérations plus élevées.

Plusieurs managers paie y voient l’opportunité d’acquérir une expérience professionnelle très formatrice, avant de rejoindre éventuellement le service interne d’entreprises, même si la passerelle n’est pas toujours facile.

2-Rémunérations en fonction du nombre de personnes encadrées

La rémunération dépend fortement du niveau de responsabilité, ce dernier étant généralement corrélé à la taille du service paie supervisé.

Il semblerait logique qu’un manager gagne davantage s’il manage 10 collaborateurs plutôt que 6. Cependant il convient en réalité de distinguer les situations, là encore, en termes de structures d’entreprise.

Nous observons à nouveau des différences significatives. Par exemple, un manager qui encadre une équipe composée de 5 à 10 collaborateurs gagne 43 000€ dans une PME, 48 000€ dans un cabinet et 50 000€ dans une grande société.

3-Rémunérations en fonction de la maîtrise de l’anglais

Les managers paie bilingues sont une denrée rare. Ils ne sont que 20% à savoir communiquer à l’écrit et à l’oral en langue anglaise.

A notre époque, où nous observons une interconnexion galopante de la gestion des ressources humaines des différentes filiales nationales des grands groupes mondiaux, cette compétence est particulièrement recherchée par les entreprises. Un responsable bilingue peut ainsi espérer être payé en moyenne 5 000€ de plus qu’un confrère ne maitrisant pas l’anglais.

Les sociétés internationales font une vraie différence entre des managers ayant un niveau d’anglais courant et ceux ayant un niveau d’anglais que nous qualifions d’intermédiaire, capables de lire et d’écrire des emails courts mais incapables d’échanger par téléphone avec des confrères étrangers sur des sujets complexes ou de participer à des groupes de travail en anglais.

 

 

Qui est le manager paie d’aujourd’hui ?

En l’espace de quelques années, on constate une véritable transformation du métier de manager paie. Responsable paie, payroll manager, responsable paie et administration du personnel, responsable paie et Rh, responsable paie et SIRH…
Autant de dénominations qui font apparaître les trois compétences clefs du Manager Paie 2017 : la maîtrise de la paie bien sûr, celle de l’administration du personnel au sens large, mais également la supervision du logiciel de SIRH, que cela concerne sa mise en place ou son évolution.

Le responsable paie évolue au rythme des nouvelles lois et des changements au sein de l’entreprise (nouveaux accords, nouvelles indemnisations, augmentations, primes…). Ce poste nécessite des qualités de rigueur et de discrétion, une expertise métier pointue, et bien sûr une compétence managériale, pas toujours évidente à acquérir pour des collaborateurs avant tout reconnus pour leur savoir-faire. En outre, le responsable paie, doit être force de proposition afin d’automatiser au maximum la gestion des données et ainsi faciliter le travail du service paie dans son ensemble.

Nous avons réalisé un portrait-robot du « Responsable Paie » d’aujourd’hui, à partir de 2000 candidatures de managers paie étudiées en 2016 (nous avons limité notre étude aux responsables paie en situation de manager une équipe).

Portrait-Robot du responsable paie

En premier lieu, nous remarquons sans surprise une forte féminisation de la fonction, puisque 73% des cadres de la paie sont des femmes. Cela confirme la tendance de la fonction RH largement représentée par des femmes.

Des profils expérimentés

  • 69% des professionnels ont plus de 10 ans d’expérience, en gestion de la paie
  • 24% ont entre 5 à 10 ans
  • Seuls 8% ont moins de 5 ans d’expérience.

Les niveaux d’expérience correspondent bien au niveau d’expertise et de technicité exigés par le poste. C’est donc l’ancienneté, qui va de pair avec l’expérience du métier, de situations diverses, la connaissance de la législation, qu’une entreprise valorise pour choisir son responsable paie.

Ce dernier est le garant de la conformité de la paie. Il joue un rôle de conseil auprès de ses équipes et est le responsable, en dernier recours, de la bonne production des bulletins de salaire et de la juste déclaration des charges sociales.

Des services à taille humaine

Au-delà des missions « classiques » dévolues aux managers, le responsable paie détient un rôle de support technique et de veille juridique et RH auprès de ses collaborateurs.

On constate à travers ce baromètre que la grande majorité des responsables paie encadre une petite équipe :

  • 60% des responsables paie management moins de 4 collaborateurs
  • 30% des responsables paie managent entre 5 et 10 collaborateurs
  • 10% encadre une équipe composée de plus de 10 collaborateurs

Parmi les responsables paie manageant moins de 4 collaborateurs, il faudrait distinguer les managers intermédiaires, appartenant à des services paie de grands groupes et ayant au-dessus un directeur paie, et les responsables paie de PME. Leur métier est bien différent ; les managers paie intermédiaires ayant généralement beaucoup de libertés et de responsabilités que les responsables paie de PME.

Majoritairement des Bac+2/3

On constate que 45% des responsables paie détiennent un diplôme BAC+2/3. C’est davantage que ceux qui ont été jusqu’à un bac+4/5 (39%). Et ce, malgré une claire augmentation du niveau de diplôme des professionnels de la paie ces dernières années, lié notamment aux nouvelles nécessités d’un métier devenant de plus en plus complexe.

Ces données démontrent que l’expérience est plus importante que le niveau de diplôme pour accéder au titre de responsable paie.

Les formations courtes tel que le BTS comptabilité gestion, éventuellement complété par un DU de gestionnaire de paie sont plébiscitées par les candidats comme les employeurs puisqu’elles permettent une employabilité dès l’obtention du diplôme et une opérationnalité immédiate.

Ils travaillent majoritairement dans de grands groupes

51% des responsables paie exercent au sein de grands groupes français et internationaux. Si l’on ajoute à ce nombre ceux qui exercent en PME, 62% des managers paie exercent leur profession au sein d’entreprise.

Seuls 13% des managers paie exercent en prestation de service (cabinets d’expertise comptable et sociétés de conseil SIRH).

Enfin, 25% des responsables paies ont un profil « hybride », avec en général un passage par un cabinet d’expertise comptable, réputé être la meilleure école, puis une évolution vers un service RH interne d’une entreprise.

Une rémunération attractive

Bonne nouvelle, la tendance à la hausse se poursuit pour cette fonction qui ne connait pas la crise. La pénurie des talents tire les rémunérations à la hausse. Un manager paie gagne en moyenne 46 K€/ an.

1-Rémunération nationale

2-  Rémunération nationale vs province

Un manager paie parisien gagne 20% de plus qu’un homologue provincial, ce qui est conforme aux différences constatées sur d’autres métiers.

41% des responsables paie ne parlent pas du tout anglais

Alors que de plus en plus de sociétés se tournent vers l’international, on constate dans le même temps que peu de responsable paie maitrisent l’anglais.

Ils ne sont que 22% à détenir un très bon niveau d’anglais, contre 37% avec un niveau « intermédiaire » (généralement il s’agit de collaborateurs capables de lire et de correspondre par email mais pas par oral) et 41% avec un niveau « débutant ».