Les enjeux actuels et futurs du responsable Paie

Landry-Jean MADEL a d’abord été consultant paie et RH au sein d’un leader des services pour la gestion des ressources humaines, avant de devenir directeur de la gestion sociale au sein d’un grand cabinet d’audit et de conseil. Pendant plus de 3 ans il a eu la responsabilité d’un service partagé Paie et conseil en droit social mais également le management d’une vingtaine de collaborateurs. Installé aujourd’hui à son compte en tant que consultant, il intervient auprès des entreprises dans des schémas d’accompagnement en gestion de la paie et en externalisation de la paie. Landry-Jean Madel, a accepté de revenir pour nous sur son parcours.

 

Vous avez occupé pendant plusieurs années un poste de responsable paie au sein d’un grand groupe d’experts-comptables français, pourriez-vous nous présenter les particularités (paie-ADP) de cet environnement.

En tant que manager du service, je devais en premier lieu fiabiliser le paramétrage de la paie, tout en ayant un rôle de conseil légal en matière d’administration des Ressources Humaines auprès de mes clients.
La maîtrise multi conventionnelle et une bonne capacité d’analyse et d’adaptation à la situation de l’entreprise sont indispensables.
Je devais également manager une équipe paie. Ce qui est à mon avis plus exigeant en cabinet d’expertise comptable qu’au sein d’une entreprise car s’ajoute au devoir de faire monter en compétence ses collaborateurs d’un point de vue technique, celui de les amener à répondre avec justesse, diplomatie et sens commercial à leur clientèle, ce qui n’est pas une mince affaire !

Encore, il me revenait également d’être capable d’auditer et de présenter des rapports sociaux, notamment dans des missions d’accompagnement du commissaire aux comptes.

Enfin, je gérais un budget et des objectifs qualitatifs et quantitatifs, notamment en termes d’apport de nouveaux clients. J’étais l’interlocuteur privilégié des clients, mais également celui des experts comptables et des commissaires aux comptes.

Sur ce poste, vous managiez une équipe composée de plusieurs dizaines de collaborateurs. Quelles sont selon vous les spécificités du management d’un service paie-social ?

C’est un vrai poste de Management dans toute sa dimension :

  • Faire monter en compétence l’ensemble de l’équipe, harmoniser les niveaux de connaissance de celle-ci afin d’avoir une cohérence et un seul service au client.
  • Etre proche des collaborateurs afin de les accompagner au quotidien dans leur ouvrage et leur interrogation.
  • Animer des formations en paie et en droit social applicable à la paie auprès de ses collaborateurs, tout en les faisant participer à des projets transversaux.
  • Intégrer les nouvelles personnes à l’équipe, c’est à dire participer à l’accueil opérationnel du gestionnaire de paie
  • Depuis maintenant 5 ans, vous intervenez auprès d’entreprises en tant que consultant, pourquoi avoir choisi la voie du consulting ? 

    C’est plutôt la voie du consulting m’a choisi ! Ce sont mes clients qui m’ont demandé de faire du conseil en gestion de l’administration des Ressources Humaines. Il s’agit d’un métier d’écoute, d’accompagnement, d’échange et d’expertise.

    Vous devez être à jour de toutes les évolutions juridiques et sociales des entreprises, mais également avoir une expertise technique sur les solutions SIRH. C’est un métier que j’exerce avec énormément de plaisir.

    Dans quels types de structures intervenez-vous ? Pour répondre à quel besoin ?

    J’interviens dans les moyennes et grandes entreprises, sur plusieurs sujets :

  •  La mise en place d’un SIRH paie et administration du personnel
  •  L’audit de la paie et des processus RH
  •  L’efficience des outils RH
  •  La gestion de la paie et l’administration RH
  • Quel regard portez-vous, sur les enjeux et challenges de la profession ?

    Avec les nouvelles technologies, le RH du futur se devra d’être polyvalent dans toutes les fonctions RH, mais s’intéresser également aux aspects juridiques et financiers. Les administrations des entreprises doivent s’adapter à l’époque que nous vivons.

    Un enjeu majeur est d’intégrer la digitalisation de leur processus administratif afin de gagner en efficacité dans la mise en place d’une structure collaborative et plus proche des salariés.

    Le but est ainsi de :

  • Gagner en efficience
  • Limiter les pertes d’information et les risques associés
  • Permettre une meilleure interaction entre le salarié et l’entreprise
  •  Communiquer, faire adhérer et fédérer
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    Déclarations sociales: une pro nous donne son avis !

    Les employeurs sont soumis à un certain nombre d’obligations de déclarations concernant leurs salariés. Quelles sont les déclarations obligatoires? Quelles sont les échéances à respecter? Les taux et les assiettes de cotisations ? Ces questions sont sources de stress pour les employeurs et leurs services Ressources Humaines. Pour répondre à ces difficultés, des sociétés de conseil proposent des outils adaptés.

    Mme Sophie Peyrard gérante associée de la société Net-Référence a accepté de répondre à nos questions concernant les déclarations sociales et les risques pour les entreprises.

    Quels sont les risques encourus par les entreprises en cas d’erreur sur leurs déclarations sociales?

    Les risques sont bien évidemment multiples et en fonction des déclarations. Ces risques sont de 2 types :

    Retard de déclaration :  Toutes les déclarations sociales ont une date d’exigibilité (fin janvier pour la DADS-U, 5 ou 15 du mois suivant pour la DSN, 5 jours ouvrés pour une attestation de fin de contrat, …). Le risque sera alors de plusieurs natures :

    • Financier : avec des pénalités de retard par exemple, pour la DADS-U, une pénalité de 7,5 € par salarié et par jour de retard peut être appliquée dans la limite de 750 €. Une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard supplémentaire.
    • Social : la DSN de signalement de fin de contrat a pour objectif de permettre au salarié de faire valoir ses droits au chômage plus rapidement. Un retard de signalement pénalisera le salarié concerné.

    Erreurs de déclaration :  De même que pour le retard de déclaration, le risque est multiple :

    • Un risque financier : qui est identique pour les omissions de salariés et pour les retards. L’URSSAF s’appuie sur les déclarations sociales pour contrôler une entreprise. Une entreprise qui aura une déclaration « anormale » ressortira plus facilement dans les tableaux de bord de l’URSSAF et s’exposera donc à un contrôle plus fréquent.
    • Un risque de perte de temps pour le service paie : Toutes erreurs de déclaration nécessitent des explications avec l’organisme concerné (caisse de retraite, organismes de prévoyance, mutuelles…). Même si au final, l’erreur de déclaration ne porte pas à conséquence d’un point de vue financier, ces échanges sont forcément chronophages pour le service paie qui a déjà beaucoup de choses à contrôler
    • Un risque social : Les erreurs de déclarations peuvent aussi avoir un impact sur les droits des salariés. La paie peut-être correctement calculée mais si la déclaration est fausse, les droits du salarié peuvent-être amputés. On rencontre assez fréquemment ce problème pour la retraite dans la DADS-U pour les salariés étant promus cadres ou assimilés dans l’année, pour les temps partiels cotisant temps plein, pour les congés de reclassement ou autre mesure de fin de carrière.

    Selon  certains experts une paie sur quatre serait fausse est-ce le même taux au niveau du déclaratif?

    La déclaration étant en bout de chaîne du processus de paie, elle est souvent délaissée car l’urgence des services RH est de sortir la paie des salariés dans les temps.  La problématique de la déclaration sociale n’arrive que bien après. Hormis peut-être la déclaration DUCS des cotisations URSSAF qui fait l’objet d’un peu plus d’attention, les autres déclarations sont moins contrôlées. C’était particulièrement le cas de la DADS-U qui arrivait en début d’année, période chargée pour les services paie.

    En 2015, l’URSSAF ile de France a connu une progression du nombre de redressement. Comment peut-on l’expliquer alors que dans le même temps la plupart des entreprises sont aujourd’hui équipées de logiciels de paie performants ?

    Il ne faut pas voir la paie comme une simple opération technique. Calculer la paie est du ressort du logiciel (qui sont plus performants pour automatiser un certain nombre d’opérations) mais la vérification de celle-ci demande des compétences, d’autant plus dans un contexte législatif français très évolutif. Le gestionnaire doit s’assurer que la paie calculée respecte les accords d’entreprises et vérifier les calculs complexes (réduction Fillon, soldes de tout compte). Les logiciels de paie ne remplaceront jamais les contrôles de paie qui doivent-être fait par un responsable paie : « un logiciel de paie fait ce qu’on lui demande de faire ».

    Il est normal que le nombre de redressement augmente puisque l’état dispose de moyens supplémentaires pour cibler les entreprises en infraction. La DSN est un de ces moyens supplémentaires puisque son objectif est double avec la simplification des déclarations d’un côté et la lutte contre la fraude et le travail dissimulé de l’autre. Ceci étant dit l’URSSAF restitue des sommes indues aux entreprises qui ont trop cotisés (environ 15%).

    La DSN permettra-t-elle de réduire le risque de redressement et celui-ci est-il proportionné au coût engendré par le passage à la DSN ?

    Ce dont il faut bien prendre conscience aujourd’hui avec la DSN, c’est que celle-ci est le reflet du calcul de paie. Il va devenir de plus en plus difficile au fil des contrôles internes à la norme de « bidouiller » sa déclaration puisque justement un des objectifs de la DSN est de lutter contre la fraude.

    La DSN n’a pas pour objectif de réduire le risque de redressement mais d’identifier les infractions il n’y a donc pas de gain à attendre de ce côté. Néanmoins, la DSN devenant mensuelle au lieu d’annuelle pour la DADS-U, il sera plus simple d’en contrôler le contenu.

    Concernant le coût engendré par le passage à la DSN, il est volontairement sous-estimée par le GIP-MDS qui affiche une charge bien en dessous de la réalité. En effet, pour déclarer sa DSN, il faut déjà bien comprendre la norme (norme qui évolue très souvent) mais avoir aussi de bonnes compétences en paie. Hormis avec des paies très simples, il est difficile de mettre en place la DSN sans aide extérieure. A contrario, la mise en place de la DSN avec un consultant paie par exemple est le bon moyen pour sécuriser et vérifier le calcul de sa paie.

    Quels sont les outils et les moyens dont dispose aujourd’hui les sociétés pour fiabiliser leurs déclarations ?

    Là encore tout commence avec une paie vérifiée et juste. De réelles compétences métier sont requises, et l’expertise d’un consultant spécialisé peut parfois être nécessaire. C’est d’autant plus vrai que le contexte législatif et déclaratif évolue en permanence.

    L’anticipation est un autre facteur de sérénité. Bien évidemment la paie revient tous les mois et il est difficile de se dégager du temps sur cette période, mais le déclaratif DSN fait partie intégrante de ce processus. Disposer de suffisamment de temps pour contrôler correctement sa déclaration est donc un prérequis indispensable.  En termes d’outils, certains logiciels de paie intègrent des tableaux de bord et autres restitutions permettant une première vérification.

    L’outil de contrôle DSN-VAL mis à disposition par Net-Entreprises permet de contrôler la structure du fichier DSN avant son dépôt et effectue un certain nombre de contrôles de premier niveau. Ces contrôles ne garantissent toutefois pas l’acceptabilité ultérieure de la déclaration par les organismes récepteurs.

    Pour aller plus loin dans le contrôle de fond, il existe des outils dédiés, comme Valid’DSN, qui permettent une analyse détaillée du contenu de la déclaration et mettent en évidence les éventuels oublis, incohérences ou erreurs.

    La DSN véhiculant entre autres les bordereaux, voire les actes de paiement aux différents organismes destinataires, il parait de plus en plus nécessaire d’utiliser ce type de logiciels dont le coût est en général peu élevé, et qui offrent une sécurisation bienvenue.

     

    logo-nref-002 Est le premier éditeur de logiciels spécialisé dans les déclarations sociales dématérialisées. Net-Référence propose des outils d’aide(Valid’DADS-U, Créa’DSN…) afin d’améliorer et de sécuriser la qualité des données sociales.
    Pour en savoir plus : net-référence