Bilan du 1er semestre et nouveaux projets

Les six premiers mois de l’année 2017 ont été riches en nouveautés. Nous avons accueilli quatre nouveaux collaborateurs, tous consultants en recrutement. L’un d’entre eux, contrôleur de gestion sociale de formation, a pour ambition d’étendre les activités de notre cabinet vers les métiers de la rémunération. Un autre, formé au sein d’un cabinet de chasse, développe nos méthodes pour approcher toujours davantage de candidats…

Car les candidats restent pénuriques dans les métiers de la paie. Les annonces ne suffisent pas, bien entendu. La veille sur les cvthèques est notre quotidien bien sûr. Mais désormais nous approchons également de plus en plus de profils qui ne sont pas officiellement à l’écoute du marché, en passant par les réseaux sociaux professionnels et en réactivant les milliers de contacts que nous avons noués depuis 10 ans.

PAY JOB a en effet 10 ans cette année ! Une page se tourne pour notre TPE qui ces dernières années a connu un développement très fort (60% de croissance sur ce 1er trimestre 2017), lié aux nombreux investissements réalisés, mais également à une certaine reconnaissance du milieu. Nous avons depuis toujours pour volonté de travailler sur le long terme, sans précipitation, avec sérieux. Nos clients constatent souvent avec surprise que nos consultants s’inscrivent dans la durée, contrairement au turnover régnant dans beaucoup de cabinets concurrents. Notre expertise unique sur les métiers de la paie et notre implantation dans ce réseau professionnel font également la différence.

Si l’intérim a toujours la côte, 47% des missions qui nous ont été confiées au cours de ce premier semestre l’ont été en CDI. Les entreprises savent que les candidats sont rares et que le processus de sélection est souvent inversé. Elles essayent donc dans la mesure du possible de proposer des contrats en CDI, plus rassurants pour les candidats. Elles essayent également d’être réactives dans la gestion des candidatures. Il n’est pas rare que les bons candidats se voient offrir entre 3 et 5 propositions d’embauche en une semaine !

Ce constat est encore plus fort pour les cabinets d’expertise comptable (20% de notre clientèle) dont la charge de travail, les fortes exigences des postes proposés (qualité de service client, expertise multi-conventionnelle…) et la carence d’avantages extra-salariaux sont autant de difficultés pour recruter. Notre clientèle est aujourd’hui essentiellement composée de grands groupes (60% de notre activité), avec une très forte diversification. Pas un de nos clients ne représente plus de 5% de notre chiffre d’affaires.

Le marché des SIRH paie est également très dynamique. Silae fait parler de lui depuis quelques temps auprès des cabinets d’expertise comptable en surfant sur la vague technologique du Saas. De nombreux nouveaux éditeurs se lancent également sur le tout internet, en proposant chacun ses spécificités, comme nous en témoignons régulièrement sur notre Blog. Enfin, l’actualité légale est riche, comme toujours ces dernières années. Le prélèvement à la source est reporté à début 2019. La mise en place de la DSN nécessite encore de nombreux accommodements, notamment au sein des organismes collecteurs et déclaratifs. La loi Travail va également amener son lot de nouveautés.

Autant d’évolutions légales que PAY JOB Formation, qui a démontré depuis un an tout son dynamisme, vous proposera d’approcher à travers ses formations innovantes, toujours adaptables aux particularités de chacun de nos clients. Le second semestre 2017 sera donc passionnant. Le scepticisme économique qui accompagne chaque élection présidentielle fait déjà place à un optimisme général que tous les indices macro-économiques annoncent d’ores et déjà. Cela s’ajoute au fait que la fin d’année est structurellement la période où les services Ressources Humaines ont du temps pour avancer sur les thématiques de recrutement et de formation.

Enfin, nous vous réservons pour la rentrée de septembre une innovation exceptionnelle. PAY JOB lancera sur son site internet un jeu concours hebdomadaire, avec des lots à gagner tous les mois, visant à récompenser les professionnels de la paie les plus aguerris. Nous vous donnons rendez-vous très bientôt sur notre site internet pour en savoir plus !

D’ici là, toute l’équipe se joint à moi pour vous remercier à nouveau pour votre confiance et vous souhaiter de
très bonnes vacances d’été !

Le contrôle URSSAF à la loupe avec la direction du contrôle

Entreprises, travailleurs indépendants, professionnels de santé, particuliers employeurs, associations… nous pouvons tous faire l’objet d’un contrôle URSSAF, mais en connaissons-nous véritablement la teneur ? Nous faisons le point pour vous en 8 questions-réponses avec un Représentant de la Direction du contrôle de l’Urssaf Ile-de-France, M. Thierry Bertrand.
Il s’agit du premier article d’une série de 2.

L’URSSAF Ile-de-France… en quelques chiffres
Représente 21.2% des comptes actifs du régime général de la France soit 1 251 309 cotisants (progression de 2.31% en un an). 105.1 milliards d’euros encaissés en 2015 à travers 5 542 591 opérations de paiement.  

Pourriez-vous nous expliquer comment se déroule un contrôle sur place ?

La procédure débute par la réception d’un avis de contrôle qui informe la société contrôlée de la date de visite, des documents à présenter (liste non exhaustive), mais également de la possibilité d’être assisté notamment par son cabinet conseil.

Le premier rendez-vous débute souvent par un premier échange avec le dirigeant de la société (ou d’un représentant de l’entreprise mandaté par le dirigeant) pour suivre le contrôle. Celui-ci présente l’entreprise, les accords d’entreprise, les modalités de rémunération (avantages divers, remboursements des frais du personnel…).

Après cet échange, débute la phase d’investigation.

Dans un premier temps il s’agit de la consultation de l’ensemble des documents juridiques (statuts, procès -verbaux d’assemblée…) et contractuels (contrat de prévoyance, mutuelle). L’Inspecteur du recouvrement identifie les axes qu’il va approfondir lors de son contrôle. 

         Dans un second il analyse les documents relatifs à la paie (DADS, état récapitulatif de paie). Il y a là un véritable travail de consolidation et de confrontation entre les documents. L’inspecteur vérifie par exemple si les différents éléments de rémunération sont soumis à cotisations. Il vérifie également le paramétrage du logiciel de paie.

Vient ensuite la vérification des éléments comptables, avec le contrôle de la balance et du grand livre comptable. On vérifie si l’ensemble des rémunération et avantages enregistré en comptabilité sont bien soumis à cotisation. Il peut par exemple se demander si les frais professionnels remboursés sont bien justifiés (objet professionnel du déplacement) et quelles sont les modalités de leur remboursement (valeur forfaitaire ou réelle) ?

A l’issue des investigations, une nouvelle rencontre avec le dirigeant a lieu.  Les différents constats effectués lors du contrôle sont alors présentés.

Les inspecteurs de l’Urssaf ont également une mission de conseil.  Ils peuvent par exemple permettre ainsi à la société de corriger certaines erreurs de bonne foi en émettant des observations pour l’avenir, sans redressement chiffré pour la période contrôlée.

Quelques jours après le contrôle, le dirigeant reçoit une lettre d’observation, qui formalise l’état des lieux : quels sont les constats, existe-t-il des anomalies ? La lettre d’observation est obligatoirement communiquée aux sociétés qui font l’objet d’un contrôle.

L’entreprise dispose dès lors d’un délai de 30 jours après la réception de la lettre d’observation afin de répondre ou d’apporter de nouvelles informations. Il s’agit de la période dite contradictoire.

A l’expiration de ce délai, et après réponses aux remarques formulées, l’inspecteur transmet son rapport aux services de l’Urssaf chargés du recouvrement des sommes dues.

Si l’entité contrôlée souhaite contester la décision, elle doit saisir la commission de recours amiable (CRA). Depuis le 1er janvier 2017, le délai de saisine a été porté de un à deux mois dans le cadre du renforcement des droits du cotisant.

Que recherche un inspecteur URSSAF au cours de son contrôle ?

Cela dépend des phases de l’investigation. Lors de l’analyse des documents sociaux, l’inspecteur vérifie -par exemple- l’exactitude du calcul de la Réduction Générale des Cotisations sur les bas salaires (dite réduction Fillon). En effet, la formule de calcul de cette réduction diffère en fonction notamment de l’effectif de l’entreprise ou encore du temps de travail des salariés.

L’inspecteur vérifie si les rémunérations et avantages sont bien soumise à cotisation. Il vérifie également le calcul de certaines cotisations ou contributions particulières. Il s’agit par exemple de vérifier que les financements patronaux aux régimes de prévoyance, l’intéressement et la participation sont bien soumis à CSG/CRDS. Il s’agit là d’un travail très technique de l’inspecteur.

Les investigations comptables sont liées aux différents types de rémunérations ou d’indemnisation des salariés (quelles sont les modalités de remboursement de frais /quels sont les différents types de rémunérations ?).

Comment les entreprises doivent-elles préparer le contrôle ?

L’avis de passage permet d’obtenir des informations sur les documents qui seront à fournir lors du contrôle.

Il est bien important que l’entreprises puissent recenser toutes les pièces demandées.

Lorsque l’entreprise délègue la paie ou la gestion comptable, il est indispensable qu’elle prépare le contrôle avec ce cabinet extérieur. Il est fréquent que certaines pratiques ou dispositifs mis en place au sein de la société soient portés à la connaissance du cabinet à l’occasion du contrôle.

Les enjeux actuels et futurs du responsable Paie

Landry-Jean MADEL a d’abord été consultant paie et RH au sein d’un leader des services pour la gestion des ressources humaines, avant de devenir directeur de la gestion sociale au sein d’un grand cabinet d’audit et de conseil. Pendant plus de 3 ans il a eu la responsabilité d’un service partagé Paie et conseil en droit social mais également le management d’une vingtaine de collaborateurs. Installé aujourd’hui à son compte en tant que consultant, il intervient auprès des entreprises dans des schémas d’accompagnement en gestion de la paie et en externalisation de la paie. Landry-Jean Madel, a accepté de revenir pour nous sur son parcours.

 

Vous avez occupé pendant plusieurs années un poste de responsable paie au sein d’un grand groupe d’experts-comptables français, pourriez-vous nous présenter les particularités (paie-ADP) de cet environnement.

En tant que manager du service, je devais en premier lieu fiabiliser le paramétrage de la paie, tout en ayant un rôle de conseil légal en matière d’administration des Ressources Humaines auprès de mes clients.
La maîtrise multi conventionnelle et une bonne capacité d’analyse et d’adaptation à la situation de l’entreprise sont indispensables.
Je devais également manager une équipe paie. Ce qui est à mon avis plus exigeant en cabinet d’expertise comptable qu’au sein d’une entreprise car s’ajoute au devoir de faire monter en compétence ses collaborateurs d’un point de vue technique, celui de les amener à répondre avec justesse, diplomatie et sens commercial à leur clientèle, ce qui n’est pas une mince affaire !

Encore, il me revenait également d’être capable d’auditer et de présenter des rapports sociaux, notamment dans des missions d’accompagnement du commissaire aux comptes.

Enfin, je gérais un budget et des objectifs qualitatifs et quantitatifs, notamment en termes d’apport de nouveaux clients. J’étais l’interlocuteur privilégié des clients, mais également celui des experts comptables et des commissaires aux comptes.

Sur ce poste, vous managiez une équipe composée de plusieurs dizaines de collaborateurs. Quelles sont selon vous les spécificités du management d’un service paie-social ?

C’est un vrai poste de Management dans toute sa dimension :

  • Faire monter en compétence l’ensemble de l’équipe, harmoniser les niveaux de connaissance de celle-ci afin d’avoir une cohérence et un seul service au client.
  • Etre proche des collaborateurs afin de les accompagner au quotidien dans leur ouvrage et leur interrogation.
  • Animer des formations en paie et en droit social applicable à la paie auprès de ses collaborateurs, tout en les faisant participer à des projets transversaux.
  • Intégrer les nouvelles personnes à l’équipe, c’est à dire participer à l’accueil opérationnel du gestionnaire de paie
  • Depuis maintenant 5 ans, vous intervenez auprès d’entreprises en tant que consultant, pourquoi avoir choisi la voie du consulting ? 

    C’est plutôt la voie du consulting m’a choisi ! Ce sont mes clients qui m’ont demandé de faire du conseil en gestion de l’administration des Ressources Humaines. Il s’agit d’un métier d’écoute, d’accompagnement, d’échange et d’expertise.

    Vous devez être à jour de toutes les évolutions juridiques et sociales des entreprises, mais également avoir une expertise technique sur les solutions SIRH. C’est un métier que j’exerce avec énormément de plaisir.

    Dans quels types de structures intervenez-vous ? Pour répondre à quel besoin ?

    J’interviens dans les moyennes et grandes entreprises, sur plusieurs sujets :

  •  La mise en place d’un SIRH paie et administration du personnel
  •  L’audit de la paie et des processus RH
  •  L’efficience des outils RH
  •  La gestion de la paie et l’administration RH
  • Quel regard portez-vous, sur les enjeux et challenges de la profession ?

    Avec les nouvelles technologies, le RH du futur se devra d’être polyvalent dans toutes les fonctions RH, mais s’intéresser également aux aspects juridiques et financiers. Les administrations des entreprises doivent s’adapter à l’époque que nous vivons.

    Un enjeu majeur est d’intégrer la digitalisation de leur processus administratif afin de gagner en efficacité dans la mise en place d’une structure collaborative et plus proche des salariés.

    Le but est ainsi de :

  • Gagner en efficience
  • Limiter les pertes d’information et les risques associés
  • Permettre une meilleure interaction entre le salarié et l’entreprise
  •  Communiquer, faire adhérer et fédérer
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    Déclarations sociales: une pro nous donne son avis !

    Les employeurs sont soumis à un certain nombre d’obligations de déclarations concernant leurs salariés. Quelles sont les déclarations obligatoires? Quelles sont les échéances à respecter? Les taux et les assiettes de cotisations ? Ces questions sont sources de stress pour les employeurs et leurs services Ressources Humaines. Pour répondre à ces difficultés, des sociétés de conseil proposent des outils adaptés.

    Mme Sophie Peyrard gérante associée de la société Net-Référence a accepté de répondre à nos questions concernant les déclarations sociales et les risques pour les entreprises.

    Quels sont les risques encourus par les entreprises en cas d’erreur sur leurs déclarations sociales?

    Les risques sont bien évidemment multiples et en fonction des déclarations. Ces risques sont de 2 types :

    Retard de déclaration :  Toutes les déclarations sociales ont une date d’exigibilité (fin janvier pour la DADS-U, 5 ou 15 du mois suivant pour la DSN, 5 jours ouvrés pour une attestation de fin de contrat, …). Le risque sera alors de plusieurs natures :

    • Financier : avec des pénalités de retard par exemple, pour la DADS-U, une pénalité de 7,5 € par salarié et par jour de retard peut être appliquée dans la limite de 750 €. Une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard supplémentaire.
    • Social : la DSN de signalement de fin de contrat a pour objectif de permettre au salarié de faire valoir ses droits au chômage plus rapidement. Un retard de signalement pénalisera le salarié concerné.

    Erreurs de déclaration :  De même que pour le retard de déclaration, le risque est multiple :

    • Un risque financier : qui est identique pour les omissions de salariés et pour les retards. L’URSSAF s’appuie sur les déclarations sociales pour contrôler une entreprise. Une entreprise qui aura une déclaration « anormale » ressortira plus facilement dans les tableaux de bord de l’URSSAF et s’exposera donc à un contrôle plus fréquent.
    • Un risque de perte de temps pour le service paie : Toutes erreurs de déclaration nécessitent des explications avec l’organisme concerné (caisse de retraite, organismes de prévoyance, mutuelles…). Même si au final, l’erreur de déclaration ne porte pas à conséquence d’un point de vue financier, ces échanges sont forcément chronophages pour le service paie qui a déjà beaucoup de choses à contrôler
    • Un risque social : Les erreurs de déclarations peuvent aussi avoir un impact sur les droits des salariés. La paie peut-être correctement calculée mais si la déclaration est fausse, les droits du salarié peuvent-être amputés. On rencontre assez fréquemment ce problème pour la retraite dans la DADS-U pour les salariés étant promus cadres ou assimilés dans l’année, pour les temps partiels cotisant temps plein, pour les congés de reclassement ou autre mesure de fin de carrière.

    Selon  certains experts une paie sur quatre serait fausse est-ce le même taux au niveau du déclaratif?

    La déclaration étant en bout de chaîne du processus de paie, elle est souvent délaissée car l’urgence des services RH est de sortir la paie des salariés dans les temps.  La problématique de la déclaration sociale n’arrive que bien après. Hormis peut-être la déclaration DUCS des cotisations URSSAF qui fait l’objet d’un peu plus d’attention, les autres déclarations sont moins contrôlées. C’était particulièrement le cas de la DADS-U qui arrivait en début d’année, période chargée pour les services paie.

    En 2015, l’URSSAF ile de France a connu une progression du nombre de redressement. Comment peut-on l’expliquer alors que dans le même temps la plupart des entreprises sont aujourd’hui équipées de logiciels de paie performants ?

    Il ne faut pas voir la paie comme une simple opération technique. Calculer la paie est du ressort du logiciel (qui sont plus performants pour automatiser un certain nombre d’opérations) mais la vérification de celle-ci demande des compétences, d’autant plus dans un contexte législatif français très évolutif. Le gestionnaire doit s’assurer que la paie calculée respecte les accords d’entreprises et vérifier les calculs complexes (réduction Fillon, soldes de tout compte). Les logiciels de paie ne remplaceront jamais les contrôles de paie qui doivent-être fait par un responsable paie : « un logiciel de paie fait ce qu’on lui demande de faire ».

    Il est normal que le nombre de redressement augmente puisque l’état dispose de moyens supplémentaires pour cibler les entreprises en infraction. La DSN est un de ces moyens supplémentaires puisque son objectif est double avec la simplification des déclarations d’un côté et la lutte contre la fraude et le travail dissimulé de l’autre. Ceci étant dit l’URSSAF restitue des sommes indues aux entreprises qui ont trop cotisés (environ 15%).

    La DSN permettra-t-elle de réduire le risque de redressement et celui-ci est-il proportionné au coût engendré par le passage à la DSN ?

    Ce dont il faut bien prendre conscience aujourd’hui avec la DSN, c’est que celle-ci est le reflet du calcul de paie. Il va devenir de plus en plus difficile au fil des contrôles internes à la norme de « bidouiller » sa déclaration puisque justement un des objectifs de la DSN est de lutter contre la fraude.

    La DSN n’a pas pour objectif de réduire le risque de redressement mais d’identifier les infractions il n’y a donc pas de gain à attendre de ce côté. Néanmoins, la DSN devenant mensuelle au lieu d’annuelle pour la DADS-U, il sera plus simple d’en contrôler le contenu.

    Concernant le coût engendré par le passage à la DSN, il est volontairement sous-estimée par le GIP-MDS qui affiche une charge bien en dessous de la réalité. En effet, pour déclarer sa DSN, il faut déjà bien comprendre la norme (norme qui évolue très souvent) mais avoir aussi de bonnes compétences en paie. Hormis avec des paies très simples, il est difficile de mettre en place la DSN sans aide extérieure. A contrario, la mise en place de la DSN avec un consultant paie par exemple est le bon moyen pour sécuriser et vérifier le calcul de sa paie.

    Quels sont les outils et les moyens dont dispose aujourd’hui les sociétés pour fiabiliser leurs déclarations ?

    Là encore tout commence avec une paie vérifiée et juste. De réelles compétences métier sont requises, et l’expertise d’un consultant spécialisé peut parfois être nécessaire. C’est d’autant plus vrai que le contexte législatif et déclaratif évolue en permanence.

    L’anticipation est un autre facteur de sérénité. Bien évidemment la paie revient tous les mois et il est difficile de se dégager du temps sur cette période, mais le déclaratif DSN fait partie intégrante de ce processus. Disposer de suffisamment de temps pour contrôler correctement sa déclaration est donc un prérequis indispensable.  En termes d’outils, certains logiciels de paie intègrent des tableaux de bord et autres restitutions permettant une première vérification.

    L’outil de contrôle DSN-VAL mis à disposition par Net-Entreprises permet de contrôler la structure du fichier DSN avant son dépôt et effectue un certain nombre de contrôles de premier niveau. Ces contrôles ne garantissent toutefois pas l’acceptabilité ultérieure de la déclaration par les organismes récepteurs.

    Pour aller plus loin dans le contrôle de fond, il existe des outils dédiés, comme Valid’DSN, qui permettent une analyse détaillée du contenu de la déclaration et mettent en évidence les éventuels oublis, incohérences ou erreurs.

    La DSN véhiculant entre autres les bordereaux, voire les actes de paiement aux différents organismes destinataires, il parait de plus en plus nécessaire d’utiliser ce type de logiciels dont le coût est en général peu élevé, et qui offrent une sécurisation bienvenue.

     

    logo-nref-002 Est le premier éditeur de logiciels spécialisé dans les déclarations sociales dématérialisées. Net-Référence propose des outils d’aide(Valid’DADS-U, Créa’DSN…) afin d’améliorer et de sécuriser la qualité des données sociales.
    Pour en savoir plus : net-référence