Métiers de la paie

Les professionnels de la paie cherchent des CDI!

Comme souvent, l’idée de cet article est née de la lecture d’un commentaire linked in où un internaute associait intérim et précarité. Il avançait même l’idée que le statut de l’intérim était vécu par les salariés comme plus précaire que celui du CDD. Nous avons alors voulu vérifier ce qu’en pensaient les principaux intéressés et avons ainsi étudié le cas de 110 candidats à l’écoute du marché, immédiatement disponibles, en les interrogeant par téléphone sur leurs préférences en termes de contrats.

Nous leur avons demandé d’abord s’ils étaient plutôt à la recherche d’un CDI ou d’un contrat temporaire ? Puis s’ils avaient une préférence entre l’intérim et le CDD ?

Voici les résultats de notre étude.

1) Résultats généraux :

  • 39% des candidats immédiatement disponibles déclarent limiter leur recherche à un CDI
  • 33% préfèreraient obtenir un CDI mais sont prêts à accepter un contrat temporaire, et dans l’idéal plutôt un CDD
  • Seulement 28% des candidats interrogés, pourtant immédiatement disponibles, préfèrent décrocher un contrat temporaire, privilégiant encore légèrement le CDD à l’intérim.

 

2) Pourquoi les candidats privilégient-ils le CDI ?

Nous les avons interrogés pour comprendre leurs motivations. A travers un contrat CDI, ils cherchent avant tout la stabilité, afin de pouvoir établir des projets personnels bien sûr, mais pas seulement. Revient très régulièrement le souhait de faire partie intégrante de l’entreprise, dans une société où ils partageraient culture et valeurs. Ils précisent même pour un certain nombre d’entre eux qu’ils aimeraient participer au développement de l’entreprise en s’impliquant dans sa réussite. La notion d’appartenance à un groupe et à un projet revient régulièrement.

3) CDD ou intérim, quelles différences ?

Les candidats qui privilégient le CDD à l’intérim le font car ils y voient davantage de possibilité d’accéder à un CDI. L’idée est de mettre un pied dans l’entreprise, avec l’espoir qu’un poste fixe puisse se libérer. Cet espoir est d’autant plus crédible dans les grands groupes où les services paie sont volumineux.

Ceux qui privilégient l’intérim au CDD ont des profils aventuriers. Ils souhaitent découvrir de nouveaux modèles d’entreprise, de nouveaux fonctionnements, avec leurs univers managériaux et leur culture différente, de nouveaux logiciels, etc. Ils souhaitent également parfois se soustraire au pouvoir hiérarchique de l’entreprise, en ayant un statut proche de celui de l’intervenant indépendant. L’intérim semble particulièrement attirer les profils juniors, en quête d’expériences diverses, et les profils seniors, qui souhaitent mettre au service des entreprises leur expérience quand il leur reste encore peu de temps avant de prendre leur retraite.

Conclusions : Ces réponses en disent long sur l’état d’esprit et les attentes des salariés

Alors que les études sont nombreuses à mettre en avant les attentes des nouvelles générations, qui iraient vers davantage d’autonomie et de liberté, une sorte de tourisme professionnel, notre étude nous amène plutôt à penser que la principale préoccupation des salariés reste la possibilité de s’installer sur la durée, et de s’investir dans un projet long.

Un CDI offre bien sûr aux salariés l’occasion de se construire personnellement (achat d’un appartement, obtention de crédits, etc.) Mais il correspond également à une envie clairement explicitée ici de s’impliquer dans un projet professionnel d’entreprise. Les gestionnaires de paie, qui font pourtant partie des fonctions dites « support » expriment clairement leur souhait dans cette étude de s’impliquer dans la réussite de leur service, et au-delà, dans celle de leur entreprise. Cet enjeu tenant une place de choix dans ce qui les motive au quotidien.

Les candidats interrogés ont une réelle volonté de se construire une identité professionnelle en entreprise, avec pour objectif la réalisation de résultats qui soient profitables à l’entreprise, tout en acquérant, à travers la prise de nouvelles responsabilités de nouvelles compétences personnelles et professionnelles (savoir et savoir-faire).

 

PayFit : les clients vous en parlent

En octobre 2016, nous consacrions un article à la société PayFit qui venait de se lancer sur le marché en présentant un logiciel simple et intuitif destiné à faciliter la gestion de la paie.

Depuis, la société a bien grandi puisqu’aujourd’hui plus de 2500 entreprises leur font confiance.

Une croissance remarquable qui nous pousse à nous intéresser de plus près à cette réussite.

Nous avons décidé de nous pencher sur les avantages et les limites de la solution PayFit en nous adressant aux premiers concernés : les clients !

Pour ce faire nous avons interviewé quatre professionnels de la paie, évoluant au sein de structures de moins de 100 jusqu’à plus de 200 collaborateurs, qui externalisaient leur paie auprès de cabinets d’expertise comptable et qui ont choisi le logiciel PayFit pour structurer et automatiser leurs process en interne.

Plusieurs points ressortent de cette enquête.

 

Commençons par les avantages constatés par nos interlocuteurs :

  • Gain de temps

La solution PayFit permet un gain de temps considérable grâce à la centralisation des informations et à l’automatisation de certains process, ce qui permet de réduire les aller-retours de documents entre le prestataire et l’entreprise. Une réduction de plusieurs jours pour l’établissement de la paie est généralement constatée.

 

Laure Renoux : « Nous avons décidé de passer sur PayFit pour nous simplifier la vie tout simplement. PayFit a permis à notre équipe RH de gagner un temps précieux sur des tâches à faible valeur ajoutée. »

 

  • Transparence et accessibilité

PayFit est un logiciel de type SAAS (Software As A Service). En d’autres termes il est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur, ce qui simplifie grandement l’accès à l’information pour les professionnels de la paie comme pour les collaborateurs.

De plus c’est un outil transparent et facilement personnalisable. En effet pour une adaptation du Dashboard ou des entrées, il suffit de faire une demande auprès du service développeur.

 

Clément Bouillaud : « Les employés peuvent facilement faire des demandes de congés et déposer des notes de frais. La validation se fait en un clic. PayFit permet par ailleurs de donner des droits aux managers qui peuvent alors valider les congés des membres de leur équipe. »

 

  • Ergonomie et prise en main intuitive

Le logiciel PayFit présente une ergonomie très intuitive qui permet aux collaborateurs d’évoluer en totale autonomie, sans formation particulière.

Son design épuré et la clarté de son fonctionnement semblent conquérir l’ensemble des utilisateurs.

 

Mélissa Di Mascio : «Le logiciel ne nécessite pas de formation par son utilisateur. En effet, il permet d’avoir une visibilité légale à toute étape lors des saisies. Par exemple, nous avons des rappels sur le nombre de jours autorisés en cas de mariage, de décès etc. Ou bien d’autres rappels sur les pré-requis en cas de versement de prime etc. »

 

  • Fonctionnalités intéressantes

La fonctionnalité la plus appréciée par notre panel de professionnels est la possibilité d’export détaillé des données, concernant les employés mais aussi l’entreprise. Cela permet un meilleur suivi des indicateurs et une visualisation globale simplifiée.

L’outil d’onboarding fait également l’unanimité. Lors de la création d’un nouveau salarié dans l’outil, PayFit propose de créer automatiquement des Checklists afin de sécuriser le process d’entrée. Cette fonctionnalité est tout particulièrement appréciée par les entreprises en forte croissance.

Un large choix d’autres options sont disponibles selon les besoins particuliers de chaque société.

 

Jonathan Cohen : « Ma fonctionnalité préférée est la gestion de l’enregistrement des nouveaux employés et des nouveaux contrats. L’outil est simple et efficace. J’apprécie également les synthèses concernant les différentes cotisations qui nous permettent de travailler sur nos prévisionnels. »

 

  • Dynamisme du service client

L’équipe PayFit est très réactive par email, il faut compter environ 1h30 pour obtenir une réponse.

Ils envoient régulièrement des newsletters afin de tenir leurs lecteurs au courant des dernières évolutions législatives et  ils proposent des rencontres aux clients parisiens pour comprendre et appréhender davantage leurs problématiques au cas par cas.

 

Jonathan Cohen : « J’écris au support PayFit dès que j’ai une question sur des sujets un peu techniques et j’ai toujours une réponse rapide et détaillée. »

 

  • Sécurisation de la paie

Les erreurs en paie sont évidemment le cheval de bataille de tout responsable et les évolutions constantes de la législation ne leur facilitent pas la tâche.

PayFit inclut dans son interface utilisateur des points d’informations avec extraits de lois qui représentent un outil d’aide à la décision non négligeable.

 

Mélissa Di Mascio : « Grâce à de nombreuses mises à jour, le logiciel suit les changements législatifs ou la jurisprudence. Le logiciel a même pris en compte le prélèvement à la source. Je n’ai rien eu à faire, tout a été paramétré de leur côté. »

 

Suite à ces retours très positifs, nous sommes en mesure de nous demander si PayFit ne serait pas le Graal de la paie. Mais en ce bas monde nous sommes bien conscients que tout n’est pas toujours tout rose … alors quelles sont les limites de ce logiciel ?

Pour répondre à cette question les utilisateurs soulignent le fait que le service client pourrait être plus performant en incluant, en plus des échanges par mails, une communication par téléphone. Cela permettrait une fluidification des informations dans certains cas particuliers.

Par ailleurs, l’outil PayFit semble adapté au fonctionnement de PME mais serait-il aussi performant pour un grand groupe ?

 

Laure Renoux : « Pour un grand groupe, l’outil peut avoir des défauts de scalabilité avec encore trop de situations qui doivent être gérées au cas par cas. L’outil n’est pas développé pour les stagiaires et c’est assez dommageable puisqu’ils ne peuvent pas gérer la pose de leurs jours de congés en autonomie. »

 

PayFit se révèle être un logiciel apprécié, qui trouve parfaitement sa place sur le marché grâce à sa simplicité d’utilisation, la réactivité de l’équipe et son adaptabilité.

Les fondateurs ont choisi de développer leur activité autour d’un modèle au « cas par cas » ce qui peut alors limiter le champ des possibles au niveau de la taille des effectifs des futurs clients.

L’enjeu pour PayFit réside donc, selon nous, dans leur capacité à accompagner les entreprises dans leur croissance. Jusqu’à quel stade pourront-ils le faire et arriveront-ils, une fois les effectifs de leurs clients triplés voire quadruplés, à conserver leurs avantages concurrentiels ?

 

To be continued …

 

L’Externalisation de la paie : Retours d’expériences

De nombreuses entreprises prennent la décision de confier la gestion de leur paie à un expert. Pour des raisons de coûts ou de sécurisation de la paie, les sociétés s’appuient sur les services de leur cabinet d’expertise comptable ou de sociétés expertes.
Contrairement aux idées reçues, ce sont généralement les grandes entreprises qui ont le plus recours à cette solution, préférant se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Les avantages sont principalement au nombre de deux :
• Réduire les coûts : le service paie représente une dépense très importante pour les entreprises. Il y a la masse salariale, le coût du logiciel sans oublier les nombreuses formations que doivent suivre le personnel du service paie afin de suivre les évolutions législatives.
• Sécuriser la paie : une erreur dans les bulletins de paie peut avoir de lourdes conséquences. En optant pour l’externalisation, l’entreprise réduit le risque d’erreur car le prestataire est responsable des salaires et des données sociales.

Sous-traiter la paie comporte également des inconvénients :
• Perte de compétences sociales en interne : le choix de l’externalisation conduit souvent à une décision de réduire le personnel du service paie, parfois même à supprimer le service paie. Dans ce cas, l’entreprise se trouve souvent dépourvue de professionnels détenant des compétences sociales.
• Dépendance envers le prestataire : une fois que l’entreprise a confié la gestion de sa paie à un prestataire, il est souvent difficile d’en changer.

Quelle est la méthodologie d’externalisation de la paie ?

Une fois que l’entreprise a choisi son partenaire, un spécialiste de l’externalisation, celui-ci va mettre en place l’externalisation. Les différents prestataires proposent une méthodologie en plusieurs étapes :

1- La préparation
La première étape est celle de la préparation de l’externalisation. L’entreprise rassemble et communique au prestataire l’ensemble des informations et documents de paie : le dossier paie au format de la solution utilisée par l’entreprise, la copie des contrats en vigueur, les copies des derniers bordereaux de l’Urssaf, caisses de retraites et prévoyance…
Le prestataire analyse les documents et réalise un audit.

2- La mise en production
Le temps de mise en production varie en fonction du volume de paie ainsi que de leur complexité. Le prestataire paramètre l’outil après avoir analysé en profondeur l’état des paies de son client.
Les premiers tests ont lieu, permettant de faire remonter de probables anomalies, mais également des écarts par rapport aux obligations légales et conventionnelles. L’édition de bulletins « blancs » permet de réaliser une comparaison avec d’anciens bulletins de paie.

3- Le démarrage du service
Le prestataire communique au client ses propres supports (fichiers, tableaux), ou s’il s’agit d’un service en ligne, active l’espace de l’entreprise cliente pour la télétransmission des données de paie, fixes et variables.
Les gestionnaires de paie sont par la suite formés au nouvel outil.

4- Et après…
Les gestionnaires de paie saisissent les éléments variables de paie une fois par mois sur le support remis par le prestataire. Une fois les supports complétés par les gestionnaires, ils sont transmis au prestataire pour les intégrer et lancer des calculs de paie test. Quelques jours plus tard, le client reçoit l’intégralité des bulletins.

Les dangers d’une externalisation mal accompagnée

Pour Mme Fatima BELABED, gestionnaire paie, qui est intervenue à deux reprises sur des missions de mise en place d’externalisation de la paie, il est nécessaire de mettre en place une véritable politique de conduite du changement.

« L’ensemble du personnel Paie, voire Ressources Humaines, responsables compris, ne comprennent pas la motivation de la Direction quant au passage à l’externalisation, ils voient leurs postes « supprimés » sur le long terme, n’ayant plus les mêmes fonctions. Ils ne sont par ailleurs pas souvent informés de l’avenir de leurs postes. Cela reste en général un sujet délicat. D’après ce que j’ai remarqué, l’enjeu est parfois dramatique, dès que l’entreprise annonce l’externalisation, les gestionnaires de paie se sentent menacés, ils remettent en cause et en doute leurs compétences, certains démissionnent du jour au lendemain sans exécution de préavis, en mettant la société dans des situations très délicates.
Durant ma dernière mission, où j’ai participé à un projet d’externalisation du service paie à l’étranger, j’ai pu constater des salariés sous tentions, remontés contre les dirigeants car les projets de cette envergure s’éternisent.
Souvent la communication entre la Direction et le personnel est absente, un fait qui rend les choses très difficiles et l’absence d’information fait qu’ils ignorent leur avenir dans la société, je vous laisse imaginer l’impact considérable constaté sur la productivité et l’assiduité des gestionnaires.
Après ces expériences, je me rends compte qu’il est plus que nécessaire de mettre en place une réelle conduite du changement afin que le projet aboutisse dans les meilleures conditions possibles, dans l’intérêt du salarié comme de l’entreprise. »

De nouveaux blogs de paye dynamiques et pleins d’ambitions !

Guylaine Vidal et Anthony Roca sont les auteurs de deux blogs à destination des professionnels de la paie (pour les débutants, mais pas uniquement). Ils nous présentent ici leurs parcours et l’histoire de leurs blogs.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Guylaine Vidal : « Je suis responsable paie au sein d’un cabinet de courtage d’assurances. Je manage aujourd’hui 3 personnes sur les aspects paie et administration du personnel. Parallèlement je suis également gestionnaire de paie indépendante en auto entreprise.

J’ai débuté par une licence en Paie que j’ai effectuée en apprentissage puis j’ai évolué sur des postes de gestionnaires de paie et rapidement responsable paie au sein de différentes entreprises. »

Anthony Roca : « Je travaille dans la gestion de la paie depuis 2012. Je suis issu de la reconversion professionnelle. Après un passage de 4 ans en cabinet d’expertise comptable, j’ai été approché il y a un an par une entreprise adaptée pour créer un service d’externalisation de la paie.

Le projet a bien démarré et le service compte 5 gestionnaires de paie reconnus travailleurs handicapés. Ensemble, nous traitons de la donnée sociale pour plus de 10 000 salariés. Nous faisons de la gestion de la paie et nous avons également développé un pôle gestion de la DSN événementielle à destination des grandes entreprises (plus de 3000 salariés).  Dans ce pôle sont traités les arrêts maladie des salariés de nos clients. Nous nous occupons également du recouvrement des IJSS.

Je suis également conseiller de salarié et je tiens, à titre personnel, un blog autour du métier de gestionnaire de paie. »

Qu’est-ce qui vous a donné l’idée d’écrire un blog ? Depuis quand existe-t-il ?

Guylaine Vidal : « J’ai créé le blog apprendre-la-paie.com  en juin 2017. L’objectif premier était de créer une source d’information claire pour mon équipe. Puis j’ai décidé de partager ce site à mon réseau Linkedin afin d’aider les gestionnaires de paie débutants à acquérir les bonnes bases de la paie ».

Anthony Roca : « L’idée du blog m’est venue après la lecture d’un livre de Seth Godin (Le linchpin : êtes-vous indispensable). Et c’est aussi un défi personnel, le blog me permet de devenir meilleur et d’acquérir une plus grande expertise dans le métier. C’est aussi une excuse pour mettre en avant mes connaissances de WordPress (le moteur technique du site internet. Le blog existe depuis juin 2018, totalise plus de 30 articles, des EBOOKS, des podcasts et une dizaine de vidéos. En octobre 2018, le site a totalisé 2000 visiteurs uniques ».

Pourriez-vous nous présenter votre blog ? objectifs ? public visé ?

Guylaine Vidal : « Chacun peut y retrouver des articles simples pour bien comprendre les différentes techniques de la paie et des outils pour les aider au quotidien. Apprendre-la-paie.com est un site qui accompagne les gestionnaires de paie actuels ou futurs dans l’évolution de leur carrière. Beaucoup souhaitent augmenter leurs compétences pour accéder à des postes avec plus de responsabilités ou mieux rémunérés. Pour certains le site suffit ; pour d’autres je les accompagne à travers des séances de coaching personnalisés pour travailler avec eux sur les problématiques auxquelles ils sont confrontés et les aider dans leur évolution.»

Anthony Roca : « la-paie-facile.com est un blog à destination des gestionnaires de paie en poste ou à la recherche de leur premier poste. Je partage des astuces pour réussir dans le métier de gestionnaire de paie. Je partage du contenu sous forme de vidéos, d’articles et de podcasts. Un des objectifs que je me suis fixé est d’aider les gestionnaires de paie à devenir tellement bons que les employeurs ne pourront pas les ignorer. Je reçois souvent des mails de personnes qui ont trouvé leur premier poste en suivant certaines des astuces du blog, c’est encourageant. 

Bien sûr, le blog n’est pas parfait mais je l’assume complétement. Je fais partie de ceux qui se bougent et qui font des erreurs (mais les corrigent). Comme dit un de mes mentors : “Le fossé entre l’action et l’inaction est plus grand que celui entre le savoir et l’ignorance”. »

Qu’en espérez-vous ? Comment souhaitez-vous le faire évoluer par la suite ?

Guylaine Vidal : « D’ici décembre 2018 je proposerai également aux gestionnaires souhaitant devenir indépendant une formation pour les accompagner dans la création de leur auto-entreprise à travers mon retour d’expérience. »

Anthony Roca : « Le blog va s’enrichir en contenu. Des nouveaux partenariats sont en train de se concrétiser avec des acteurs majeurs de l’industrie de la paie. A terme, si mon audience le réclame je mettrai en ligne des formations. »

 

Les jours de congés payés pour fractionnement c’est maintenant

Lorsqu’un salarié prend une partie de ses congés payés en dehors de la période qui va de mai à octobre, il peut bénéficier de jours de congés payés supplémentaires pour fractionnement. C’est à compter du 31 octobre que le gestionnaire de paie peut déterminer si un salarié peut bénéficier ou non de ces jours supplémentaires.

Tout d’abord, je vous rappelle quelques principes de la prise des congés payés, puis les modalités d’acquisition des jours de fractionnement, un tableau récapitulatif pour synthétiser le gain lié au fractionnement et des astuces pour gérer le fractionnement.

Rappel de quelques principes sur les congés payés

  • Acquisition des jours de congés payés

Le salarié acquiert durant la période de référence 5 semaines de congés payés. La période de référence d’acquisition des congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.

  • Les deux fractions du congé annuel

Le congé annuel est de 5 semaines. Il est composé du congé principal de 4 semaines et de la cinquième semaine.

  • La prise des congés payés
    La prise des congés payés se fait, en principe, selon les règles de la convention collective applicable dans l’entreprise. D’une manière générale, le salarié doit bénéficier entre mai et octobre d’au minimum 12 jours consécutifs et au maximum de 24 jours de congés.

Si un salarié ne solde pas l’ensemble de son congé principal pendant cette période, il peut prétendre à des jours de congés payés supplémentaires : les jours de congés de fractionnement.

Acquisition des jours supplémentaires liés au fractionnement

Sauf renonciation écrite , les salariés, qui n’ont pas pris 4 semaines de congés payés pendant la période allant de mai à octobre, ont le droit soit à 1 jour, soit à 2 jours de congés payés supplémentaires de fractionnement.

  • S’il reste sur le compteur de congés payés entre 3 et 5 jours de CP, ils ont le droit à 1 jour de fractionnement.
  • Si sur le compteur, il reste minimum 6 jours de congés payés, alors les salariés bénéficient de 2 jours de congés payés supplémentaires.

Tableau récapitulatif

Parce que la méthode d’acquisition des jours de congés peut se faire selon la méthode des jours ouvrables ou selon la méthode des jours ouvrés, je partage avec vous un tableau explicatif avec les deux options.

En cas de calcul des congés payés en jours ouvrables

Solde du congé principal Jours de fractionnement acquis
de 3 à 5 jours 1 jour
minimum 6 jours 2 jours

En cas de calcul des CP en jours ouvrés

Solde du congé principal Jours de fractionnement acquis
de 3 ou 4 jours 1 jour
minimum 5 jours 2 jours

Comment faire pour bien faire ?

Parce que gérer le congé payé pour fractionnement n’est pas une option, je partage 3 astuces pour le suivre facilement.

  • À fin octobre, identifiez les jours de congés payés du congé principal restants.
  • Vérifiez que le salarié n’a pas renoncé à son droit au fractionnement
  • Et enfin,sur le bulletin de paie, ajoutez les jours de congés payés supplémentaires s’il y a lieu.

 

Portrait de Kevin Parachini, gestionnaire paie en cabinet d’expertise comptable

La formation au métier de gestionnaire de paie continue tous les jours


En juillet 2018, Kevin Parachini remporte pour la troisième fois une édition mensuelle du défi Pay Job. Gestionnaire paie depuis un peu plus de 2 ans à la suite d’une reconversion professionnelle, il exerce aujourd’hui au sein d’un cabinet d’expertise comptable. Il a accepté de revenir pour nous, sur son choix de reconversion et son expérience en cabinet d’expertise comptable.

 

Pourriez-vous nous parler de votre parcours en quelques lignes ?

Après des études en sciences de gestion je me suis dirigé vers une voie totalement différente. En effet, j’ai fait le choix de suivre une de mes premières passions : le cinéma. J’ai occupé pendant presque 10 ans un emploi technique, de projectionniste, dans l’exploitation cinématographique.

Arrivé à un stade ou j’avais fait le tour de mon métier et où je n’avais plus grand-chose à en apprendre je me suis réorienté dans la gestion de la paie.

Qu’est-ce qui vous a motivé à devenir gestionnaire de paie ? Qu’est-ce qui vous plait le plus ?

Devenu au fil des années en quelque sorte le référent, auprès de mes anciens collègues et de mon entourage, concernant les questions sur le droit du travail, les conventions collectives et sur les bulletins de salaires, je ne me suis pas interrogé longtemps sur mon avenir professionnel. La gestion de la paie est l’emploi idéal lorsque l’on aime la réflexion, les chiffres et se sentir utile envers les autres.

Comment vous êtes-vous formé à ce métier ?

Tout d’abord de manière autodidacte, au fil des années, dans un premier temps en essayant de comprendre mon bulletin de salaire, puis en m’intéressant aux changements politiques et aux évolutions sociales de notre pays, mais aussi par mes différentes expériences professionnelles qui en tant que salarié, afin de veiller au bon respect de mes droits, m’ont amenée à fouiller dans les conventions collectives et le code du travail. En effet, il y a une chose totalement folle en France, c’est que nous sortons du système scolaire sans connaitre nos droits en tant que salarié et sans savoir déchiffrer et vérifier son bulletin de salaire, alors que beaucoup de nos droits sociaux découlent de ce dernier.

Ensuite, pour effectuer ma reconversion professionnelle, j’ai effectué dans le cadre d’un CIF une formation diplômante de 6 mois et un stage en cabinet comptable qui m’ont permis d’acquérir les bases du métier et les outils nécessaires à une prise de poste efficace.

Aujourd’hui, ma formation au métier de gestionnaire de paie continue tous les jours au travers des différentes problématiques (de paie et de gestion du personnel) que je traite en cabinet comptable, de la veille sociale que j’effectue sur la base d’une documentation variée mais aussi d’échanges sur les réseaux sociaux avec des professionnels du domaine. Je participe aussi régulièrement à différents concours, comme le concours PAY JOB ou le Trophée de la paie, ce qui me permet de développer mes connaissances et de travailler sur mes lacunes. La gestion de la paie est un métier où il ne faut surtout pas rester sur ses acquis et savoir mettre à jour son savoir continuellement.

Quelles sont les qualités requises pour ce type de poste ?

La discrétion est une qualité importante, le gestionnaire de paie est en possession de beaucoup de données confidentielles sur la vie privée des salariés mais aussi sur la santé financière des entreprises qu’il gère.

L’organisation : il est important, surtout en cabinet comptable, de bien gérer son portefeuille en anticipant au maximum son travail afin de respecter les nombreuses échéances. Les imprévus sont monnaie courante du métier, il est nécessaire de toujours garder une marge de manœuvre pour ne pas être dépassé par les évènements.

Aimer la veille sociale est aussi très important pour anticiper et non subir les évolutions qui impacteront le bulletin de paie.

Quelle est votre vision de la place du gestionnaire de paie dans l’entreprise ; ce métier a-t-il évolué au cours des dernières années ?

Je pense que le gestionnaire de paie manque probablement de reconnaissance, ce qui explique que les cabinets comptables ont souvent du mal à fidéliser leurs employés. Ces dernières années avec l’arrivée de la DSN le gestionnaire est devenu responsable de toutes les données sociales transmises aux caisses. La mise en place de la DSN n’a pas été simple et nous avons dû gérer les difficultés d’intégration de ces données par les caisses, en faisant souvent des déclarations en doublon. A mon avis la mise en place du prélèvement à la source ne sera pas aussi de tout repos

Parmi les logiciels que vous avez utilisés, lequel avez-vous préféré ? pour quelles raisons ?

Dans les deux cabinets comptables ou j’ai travaillé je n’ai utilisé que le logiciel SAGE Génération Experts (anciennement SAGE Coala). Je n’ai donc pas matière à comparer. Beaucoup de professionnels du métier, principalement en cabinet comptable, parlent du logiciel SILAE qui serait le logiciel « miracle » car il permettrait d’automatiser au maximum la paie et remplacerait beaucoup de gestionnaires de paie. Pour moi travailler sur un logiciel avec moins d’automatismes et qui demande plus de réflexion me permet, à force d’essayer de comprendre son mécanisme et en connaissant ses failles, d’avoir une vision plus complète de son fonctionnement et une meilleure compréhension du bulletin de salaire et de la DSN. Un logiciel trop automatisé ne permet pas de s’adapter facilement aux particularités des CCN, des demandes des clients ou dans mon cas aux particularités du droit local Alsace/Moselle sans faire appel à un prestataire, ce qui peut être frustrant et une perte de temps pour des personnes à l’aise avec l’outil informatique.

Comment envisagez-vous votre avenir dans ce métier ? Évolutions techniques, évolution de carrière ?

Pour le moment je n’ai pas la prétention, compte tenu de mon expérience dans la profession, de vouloir un poste avec plus de responsabilités. Mais dans les années à venir pourquoi ne pas occuper un poste de gestionnaire de paie en entreprise, avec une orientation plus dirigée vers les RH.

Pour aller plus loin, découvrez notre formation éligible au CPF  Gestionnaire de paie en cabinet d’expertise comptable

Classement : les 8 sujets les plus maîtrisés par les professionnels de la paie

« La paie est métier très technique »

 

Depuis le mois de septembre, le groupe Pay Job a lancé un vaste concours basé sur les connaissances techniques à destination des professionnels de la paie. Calcul du salaire pour un salarié entré en cours de mois, calcul de l’indemnité légale de licenciement, calcul des JRTT… toutes les thématiques paie sont présentes dans ce grand concours dont la finale aura lieu en septembre.

Au total, ce sont plus de 2 275 professionnels de la paie qui, depuis septembre, relèvent le défi. La moyenne de ce concours se situe aujourd’hui à 58%, ce qui est très bien !

Parmi les différentes thématiques abordées, quelles sont celles qui détiennent le meilleur taux de réussite ?

A partir des résultats observés sur nos tests voici le top 8 !

8 : Le calcul des plafonds et les cotisations

Avec un taux de réussite de seulement 52.71%, c’est le sujet le moins maîtrisé par les professionnels de la paie qui ont relevé les défis Pay Job.

Régularisation progressive de plafond, réintégration sociale, CICE, réduction Fillon…les règles concernant la fixation des taux et plafond évoluent régulièrement. Il n’est pas toujours aisé pour un professionnel de la paie de s’y retrouver.

Parmi les questions posées nous retrouvons : « Quels sont les éléments de la rémunération soumis à cotisations qui permettent de déterminer les tranches de cotisations ? » ou « Quel montant ne doit pas excéder la rémunération brute d’un salarié pour être éligible au CICE ? ».

7 : Les arrêts de travail et les congés évènements spéciaux

Arrêt de travail pour cause de maladie, maternité ou encore d’accident, la gestion des arrêts va souvent de surcroit avec la gestion des IJSS.

L’absence du salarié a de nombreuses conséquences sur la rémunération :  comment calculer les IJSS en cas d’accident de travail, les IJSS majorés, avec ou sans subrogation… sans oublier la gestion des congés évènements familiaux : combien de jours pour un pacs, un enfant malade…

Tous les professionnels de la paie n’interviennent pas sur le volet administration du personnel, cela peut expliquer le taux de réussite de 54.3%.

6 : Départ de la société et fin de contrat

A l’occasion du départ du salarié de l’entreprise, les indemnités versées peuvent prendre plusieurs formes : indemnité de fin de contrat, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité légale de licenciement et plusieurs autres.

Les indemnités de départ font parties intégrantes du solde de tout compte, une simple erreur de calcul peut avoir de lourdes conséquences.

Comment gérer la sortie d’un salarié en cours de mois, comment calculer la retenue de sortie, et qu’en est-il de la régularisation de plafonds ?

55.34% des professionnels de la paie ont réussi cette thématique.

Parmi les questions posées on retrouve « Dans quel cas, le pourcentage de l’indemnité de fin de contrat peut-il être limité à 6 % ? » ou « Quel est le taux du forfait social à appliquer sur les indemnités de rupture conventionnelle ? »

5 : Les congés payés et RTT

Les RTT ne sont pas gérées comme les congés payés puisqu’elles ne répondent pas à la même logique. Pour rappel, le nombre de RTT dépend des heures travaillées par le salarié alors que les congés payés sont cumulés chaque mois par le salarié qui y a droit quelque soit sa date d’entrée dans l’entreprise.

56.91% des participants ont validé cette thématique.

Parmi les questions posées on retrouve : « Comment sont indemnisées les JRTT ? ou « Un salarié peut-il renoncer à ses congés payés et demander une indemnité compensatrice en contrepartie ? »

4 :  La rémunération des apprentis – stagiaires et mandataires sociaux

Les stagiaires, apprentis mais également les mandataires sociaux par leur statut, ont des systèmes de rémunération particuliers. Par exemple, l’employeur qui accueille un stagiaire devra lui verser une gratification minimale lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois. Dans le cas de l’apprenti, la rémunération est fonction de son âge ainsi que de son niveau de formation. Enfin, le statut du mandataire social dépend quant à lui de la structure juridique avec laquelle il collabore, s’il est associé et du nombre de parts qu’il détient.

La rémunération des stagiaires n’a plus de secret pour les professionnels de la paie puisque 57.92% d’entre eux ont obtenu de bonnes réponses sur cette thématique.

3 : Les déclarations et obligations sociales

Les professionnels de la paie doivent fournir différentes déclarations sociales périodiques permettant de déterminer les cotisations et contributions sociales. La dernière-née, qui a fait grand bruit, est sans aucun doute la DSN. Les dates de déclarations dépendent de l’effectif dans l’entreprise et des dates de paiements des salaires.

Cette thématique a été validée par 59.28% des professionnels de la paie et se hisse à la 3e marche du podium.

2 : Les jours fériés, ponts et journée de solidarité

L’année 2018 est très généreuse, puisque plusieurs jours fériés chômés tombent un lundi, mardi ou jeudi. Certains jours donnent l’occasion d’un grand week-end pour ceux qui décident de faire le pont. Que les jours soient chômés ou travaillés, les incidences en paie diffèrent. A la différence des autres thématiques paie, la législation des jours fériés évolue peu.

En parallèle, les participants devaient également répondre aux questions sur la journée de solidarité instaurée en 2004. Comment traiter cette journée particulière en paie mais également comment gérer le casse-tête des compteurs ?

La gestion des fériés se hisse à la 2e marche du podium avec un taux de bonnes réponses de 62.10%.

1 : Les avantages et primes

Les entreprises ont de plus en plus recours aux primes, gratifications et avantages afin de récompenser, motiver ou prendre en compte les conditions de travail de leurs salariés. Sur les dernières années, bon nombre d’entreprises ont refondu leur système de rémunération variable en élargissant les populations visées mais également en modifiant les critères d’obtention, au point tel que des nouveaux métiers ont vu le jour dont le responsable comp & ben.

Ces pratiques de rémunération sont principalement observées au sein des grands groupes, là où exerce la grande majorité des professionnels de paie.

Avec un taux de réussite de 64.64%, la gestion de la rémunération variable se hisse sur la 1ere marche du podium.

 

Pour retrouver toutes les questions et réponses des défis, suivez le lien: http://www.payjob.fr/quizz/

Pour vous perfectionner sur un sujet, découvrez nos formation en paie: http://www.payjob.fr/les-formations/

Portrait de Martial Bonnet, responsable paie en cabinet d’expertise comptable

« Le travail en cabinet comptable impose une gymnastique intellectuelle »

Vainqueur en mars 2018 du défi Pay Job, Martial Bonnet est responsable paie depuis  2010. Il a exercé tout d’abord dans le secteur du droit de la protection sociale avant de faire de la paie son projet professionnel.  Il exerce au sein d’un cabinet d’expertise comptable. Il a accepté de revenir pour nous sur son parcours et son expérience en cabinet d’expertise comptable.  

Pourriez-vous nous dire quelques mots sur votre parcours professionnel ?

J’ai un MASTER II en Droit de la Protection Sociale obtenu à la faculté de Droit de Montpellier. Dans le cadre de mon Master, j’ai effectué un stage à la CNP Assurances à Paris puis j’y suis resté de 2003 à 2006 en tant que Juriste en Droit de la protection sociale. Par la suite, étant originaire du Sud, je souhaitais « redescendre » dans ma région, j’ai donc démissionné de mon poste dans lequel il me manquait le contact clientèle. J’ai donc exercé la fonction de chargé de clientèle chez GENERALI de 2006 à 2009 auprès des professionnels sur la prévoyance et frais de santé collective. Ce poste m’a permis de conserver le conseil en protection sociale tout en ayant le contact clientèle.

Comment êtes-vous devenu responsable paie ?

Dans mon poste de chargé de clientèle, nous avions des partenariats avec les experts comptables et en discutant avec eux, j’ai découvert le métier de la paie qui demande des compétences en droit social, protection sociale, droit de la sécurité sociale et en paie bien évidemment. La présentation de ce métier m’a beaucoup plu et je me suis rendu compte qu’il y avait un réel besoin (voire un manque) dans ce secteur d’activité. En effet, la plupart du temps, c’était les comptables qui faisaient la paie ou des personnes qui s’étaient formées « sur le tas ».

J’ai donc postulé à des postes de responsable paie en cabinet comptable mais ce qui me « manquait sur mon CV », c’était une expérience / formation en paie. J’ai donc suivi la formation « gestionnaire de paie » à l’AFPA que j’ai obtenu en février 2010. Dès mars 2010, j’ai débuté ma carrière de responsable paie au sein d’un cabinet comptable en encadrant deux gestionnaires paie pendant un an, puis 5 gestionnaires à partir d’août 2011 sur deux sites différents.

Depuis 2010, vous évoluez au sein d’un cabinet d’expertise comptable, quelle est la particularité de cet environnement ?

Le travail de responsable paie en cabinet comptable impose une gymnastique intellectuelle dans le sens où il faut savoir « jongler » entre une cinquantaine de conventions collectives diverses et variées (HCR, BTP, coiffure, automobile, métallurgie, etc.) Par ailleurs, il faut également avoir le contact clientèle car nous faisons la paie pour des employeurs qui sont aussi nos clients, donc il faut savoir répondre à leurs problématiques en paie de façon « diplomatique ». En effet, nos réponses sur le respect de la législation sociale n’est pas forcément la réponse qu’ils souhaiteraient entendre.

Comment définiriez-vous le manager paie d’aujourd’hui ? Quelles sont les particularités liées au management d’un service paie ?

Le manager paie d’aujourd’hui ne se résume plus seulement à animer son service en contrôlant le travail de ses collaborateurs. En effet, il faut aussi savoir assurer de manière périodique (mensuelle) une formation en interne sur l’actualité sociale / paie afin de faire monter en compétence les gestionnaires de paie. De même, il faut mettre en place des procédures permettant un travail de qualité sur tout le cycle paie / social (entrée du salarié, bulletin, sortie du salarié, etc.). De ce fait, les gestionnaires de paie acquièrent une expérience et une autonomie dans leur travail, laissant ainsi au manager paie plus de temps pour mettre en place / suivre des projets importants (DSN, PAS par exemple). Il ne faut pas oublier d’associer les gestionnaires de paie dans ces projets ou d’autres (migration / paramétrage logiciel, …), car avant tout, le manager paie travaille avec son équipe.

Compte tenu de votre expérience, quelles particularités trouvez-vous à la fonction paie ?

Rigueur, confidentialité, bonne résistance au stress et aux échéances, travail en équipe, sens du service.

Quel regard portez-vous sur le poste de responsable paie ; ce métier a-t-il évolué au cours des dernières années ?

En 10 ans, le poste s’est beaucoup numérisé, nous sommes passés d’une ère papier avec des bordereaux fait à la main ou saisie sur des sites internet, à une ère totalement numérique où la maîtrise des outils informatiques est aussi importante que la maîtrise du métier de la paie lui-même.

De fait, en tant que responsable paie, il faut aussi bien maîtriser la paie que les outils informatiques afin de bien animer son service paie et pouvoir répondre à toutes les demandes des collaborateurs.

Comment envisagez-vous votre avenir dans ce métier ? Évolutions techniques, évolution de carrière ?

Actuellement je suis responsable de 4 gestionnaires paie et j’aimerais dans un futur proche encadrer un service plus important, environ 10 collaborateurs, en entreprise ou cabinet comptable. Le métier de responsable paie / SIRH serait également envisageable.

 

 

La prise de poste des Managers Paie : un enjeu majeur

Chez PAY JOB, nous recrutons de plus en plus de Responsables de Service Paie (plus d’une trentaine de recrutements réalisés depuis le début de l’année). Malheureusement, les ruptures de période d’essai sont aussi fréquentes sur ces postes que sur les postes de gestionnaires de paie (près d’un recrutement sur cinq aboutit à un échec au cours de la période d’essai).

Nous avons vu dans un précédent article  que les candidats en sont majoritairement à l’initiative. Dans cet article, nous exposons les vertus du coaching d’intégration, que nous proposons désormais en option à nos clients.

Le thème de l’accompagnement de Managers en situation de prise de poste

Michael Watkins, professeur à Harvard, a étudié au début des années 2000 des managers promus au sein de dizaines d’entreprises puis livré ses conclusions dans un ouvrage « 90 jours pour réussir sa prise de poste ».

Pour mesurer la réussite d’une prise de poste, l’auteur définit ce qu’il appelle le seuil de rentabilité d’un nouveau Manager. Il s’agit du moment où le manager a apporté autant de valeur à son entreprise qu’il en a consommée. Il interroge 210 dirigeants afin d’évaluer ce moment, et obtient un chiffre de 6.2 mois. Les trois premiers mois sont dédiés à la formation du nouveau collaborateur, les trois suivants voyant une augmentation progressive de la productivité de ce dernier. Il estime que le délai d’atteinte du seuil de rentabilité peut être considérablement réduit si un nouveau manager est bien accompagné.

Chaque année, le quart des managers est appelé à de nouvelles fonctions, écrit Watkins. En outre, pour chaque individu qui change de poste, beaucoup d’autres (supérieurs, subordonnés collègues) voient leurs performances affectées. L’auteur met particulièrement en avant le cas des recrutements externes, des études ayant montré que près de la moitié des dirigeants recrutés en externe n’obtiennent pas les résultats attendus. Il explique cela par le fait que les dirigeants recrutés en externe ont besoin de temps pour s’intégrer à la culture d’entreprise, pour maîtriser les réseaux informels d’information et de communication et pour gagner l’estime de leurs nouveaux collaborateurs.

Une des observations principales de Watkins est que les nouveaux managers peinent à changer de perspective. L’urgence de la situation de prise de poste les amène à se centrer sur leur savoir-faire, qui a fait ses preuves dans leur précédente expérience. Ils ont ainsi tendance à vouloir transplanter l’organisation de leur précédente entreprise à la nouvelle, ce qui aboutit à un échec, puisque ce changement est initié sans tenir compte du système (acteurs en place, culture d’entreprise, produit vendu, concurrence et marché…) Pour réussir, le manager doit donc être capable d’observer son nouvel environnement et d’adopter un nouveau point de vue en conséquence. Cette phase de « recadrage » est la plus délicate. C’est dans ce sens qu’un accompagnement extérieur peut être profitable.

Nos observations dans le cadre de nos coachings d’intégration Managers Paie

Nous constatons premièrement qu’une situation de prise de poste est une période de vie très difficile pour les Managers Paie que nous accompagnons.

Ils sont soumis à de nombreux challenges :

– en tout premier lieu ils veulent convaincre leurs supérieurs qu’ils ont fait le bon choix en les recrutant. Pour cela, ils cherchent à démontrer leurs qualités professionnelles mais ils cherchent également à instaurer une confiance relationnelle avec eux,

– ils doivent aussi se faire accepter (et si possible apprécier !) par leur équipe, qui n’a pas été associée au processus de recrutement ; il s’agit d’un enjeu majeur,

– ils doivent encore convaincre leurs pairs, collaborateurs au même niveau hiérarchique (responsables comptables, des services juridiques, informatiques, etc.),

– ils doivent enfin convaincre leurs clients pour les Responsables de pôles sociaux de cabinet d’expertise comptable ou les salariés de l’entreprise pour les Responsables de services paie internes aux entreprises.

Tout cela se passe dans un contexte où le manager est souvent très peu accompagné par ses supérieurs (dans 3 cas sur 4 les Responsables Paie que nous suivons n’ont pas d’entretien personnalisé avec leur n+1 au bout des 15 premiers jours, certains attendent même plusieurs jours avant d’avoir accès à un ordinateur !). Ils sont par ailleurs souvent gênés par la présence du prédécesseur lors de la période de passation de dossiers, qui dans le cas d’un licenciement peut vouloir leur nuire, ou dans le cas d’un remplacement temporaire (maternité par exemple) peut craindre que ses habitudes soient remises en question par le remplaçant.

Une stratégie commune : de la recherche d’affinités à la recherche de reconnaissance professionnelle

Nous observons que les managers que nous accompagnons ont tendance à d’abord rechercher l’amitié de leurs pairs avant de privilégier la reconnaissance professionnelle. Certains proposent à leurs collègues d’aller déjeuner ou boire un verre après le travail, l’idée sous-jacente étant de pouvoir s’intégrer au plus vite en apprenant notamment les codes de l’entreprise.

Cette démarche d’intégration se révèle souvent décevante, car les collaborateurs de l’entreprise, pour la plupart, attendent de leur côté des gages de compétences professionnelles de la part du nouvel arrivant, avant de lui donner leur confiance. Les enjeux de compétition au sein des entreprises sont nombreux, qu’ils s’agissent de rivalités au sein d’un même service mais également entre différentes départements (typiquement les services paie et comptables des cabinets d’expertise ont souvent des intérêts divergents).

Dans un second temps, les néo-managers réorientent leurs efforts afin de faire valoir leurs compétences métier et les bénéfices associés pour l’entreprise et l’ensemble de ses acteurs. Cette démarche est facilitée par le fait que les managers disposent peu à peu d’une meilleure compréhension de leur environnement.

Notre proposition de coaching d’accompagnement

A travers nos accompagnements, nous cherchons à aider les Managers à prendre du recul par rapport à l’ensemble des enjeux qui se présentent à eux, afin de discerner ce qui dépend d’eux et ce sur lequel ils n’ont pas de possibilité d’agir. Mettre des mots sur leurs ressentis dans un cadre extérieur et confidentiel leur permet de progresser plus vite et plus sereinement. Le rôle du coach est très différent de celui du supérieur hiérarchique. Le professionnel accompagnant est avant tout au service du manager, afin qu’il puisse prendre patience face aux difficultés de la prise de poste et parvenir peu à peu à se positionner dans ce nouvel environnement, avec ses qualités propres, et son propre style managérial. Savoir prendre de la hauteur, reporter une décision précipitée ou accorder un peu plus de confiance à ses collaborateurs, mais aussi à soi-même, peut permettre que certaines périodes d’essai aboutissant aujourd’hui à un échec se transforment en réussite.

 

 

La réussite de Silae, symbole de la transformation digitale du métier du gestionnaire de paie

L’idée était de comprendre le succès remarquable de Silae, ce logiciel de gestion de la paie qui a en quelques années conquis le marché des experts comptables (près de la moitié des cabinets d’expertise comptable français sont désormais clients de l’éditeur aixois). Pour cela, nous avons interrogé ses utilisateurs.

Ce que nous avons découvert va au-delà d’une réussite d’entreprise, et nous entraîne sur le chemin d’un changement profond du métier de gestionnaire de paie. La réussite fulgurante de Silae est très probablement annonciatrice de nouveaux changements qui vont modifier radicalement le marché de la gestion de la paie, et avoir des retombées très intéressantes pour les services de gestion sociale.

Les raisons d’un succès

« Je ne repasserais sur un autre logiciel pour rien au monde » affirment uniformément les responsables paie que nous avons questionnés. Marion Quentin, Responsable Pôle Social au sein du cabinet Bizouard et associés, précise : « Silae est très intuitif. Lorsqu’on recrute désormais, il n’est plus nécessaire de demander qu’un gestionnaire paie connaisse le logiciel, ce qui était le cas sur notre logiciel précédent ». Il s’agit d’un véritable avantage car les profils de gestionnaire paie sont rares.

Tous soulignent un gain de temps très fort, de l’ordre de 30% de productivité, lié au fait que le logiciel est très bien fait. Quand un dossier de paie ne change pas d’un mois sur l’autre (comme c’est le cas pour la paie des présidents de SAS notamment), il n’est plus nécessaire d’entrer dans le dossier. On peut lancer la paie automatiquement. Dès lors tout va vite : la transmission des éléments de charges aux organismes via la DSN, la mise à disposition des bulletins de salaire via un espace cloud, etc.

Alors que les éditeurs historiques ont rajouté des couches pour s’adapter aux évolutions technologiques (cloud…) et aux dernières exigences légales, très nombreuses (mise en place de la DSN, bulletin simplifié, prélèvement à la source prochainement…) Silae est parti d’une feuille blanche, nous explique Daniel Clémentine, Expert Paie et RH au sein du groupe Rogers Capital : « En plus d’avoir exploité les opportunités associées aux nouvelles technologies SAAS (Software as a service, ce qui signifie que le logiciel est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur), ils ont su proposer un logiciel parfaitement adapté aux besoins des experts comptables et à ceux des experts en services externalisés Paie et RH comme nous ».

Les atouts principaux du logiciel sont les suivants :
– une gestion du conventionnel extrêmement facilitée. « Toutes les principales conventions collectives sont paramétrées, ça facilite énormément la paie au quotidien » nous explique Bénédicte Caqueret, Déléguée aux missions sociales au sein du cabinet Stengelin.
– la capacité à gérer le légal. « Le fonctionnement de type SAAS permet un enrichissement régulier de l’outil, précise Daniel Clémentine. A titre d’exemple nous avions fait remonter à Silae le besoin de disposer d’une fonctionnalité permettant de personnaliser en automatique le nommage des fichiers de virements de salaires pour un groupe de sociétés ; cela devait nous permettre d’accroître notre productivité et surtout de nous concentrer sur le contrôle Qualité des paies et déclaratifs. Quelques semaines plus tard, la fonctionnalité était proposée en standard à Tous les utilisateurs de Silae avec des possibilités bien au-delà de nos attentes ! »
– un outil fait pour faire gagner du temps aux gestionnaires de paie : « Le gain de temps est énorme lors de la saisie des éléments variables, nous explique Bénédicte Caqueret. Saisir un congé sur Silae c’est un clic de souris alors que sur notre précédent logiciel il fallait saisir le nombre de jours de congés, le nombre d’heures, un commentaire avec la date… Il y a également une manière de saisir les heures en mode rafale. Le logiciel calcule tout seul les tickets restaurant. »

Des mutations de métier et de services en découlent

Alors qu’un gestionnaire de paie en cabinet pouvait traiter en moyenne 300 à 350 paies par mois, Silae permet de faire passer ce nombre à 500. Face à cette rupture technologique, nous voyons se développer deux principales stratégies, généralement proposées en fonction de clientèles ayant des attentes différentes :

1- Baisser les prix pour répondre à des problématiques de coûts:

« Il nous est désormais possible de proposer un nouveau service, à bas prix » nous explique Corinne Thersen, Responsable Pôle Social au sein du cabinet Alterethic. « Grâce au mode SAAS, nos clients peuvent saisir eux-mêmes leurs éléments variables. Notre rôle consiste alors à les accompagner dans le paramétrage initial du logiciel et à les former pour savoir l’exploiter au mieux » Le métier de gestionnaire de paie évolue ainsi vers une fonction d’expert, tourné vers l’accompagnement, la formation, et délesté de l’aspect rébarbatif que représente la saisie des éléments variables.

Cette réorganisation permet à certaines sociétés qui ont des problématiques de coûts importants de trouver une solution pour économiser. Elle n’est cependant pas sans risque, car c’est la société cliente qui au final devra assumer d’éventuelles erreurs de saisie (la réglementation légale est complexe et il est facile de se tromper dans le calcul d’heures supplémentaires ou par exemple dans un calcul d’indemnités d’une fin de contrat). Il est alors possible à la société cliente de souscrire un suivi d’expertise (nommé révision) de la part du cabinet comptable afin que ce dernier prenne le temps de contrôler la justesse des paies.

2- Apporter une expertise RH au sens large pour faire gagner du temps aux clients :

« Les experts comptables ont compris qu’il fallait évoluer vers de l’accompagnement RH » nous explique Daniel Clémentine. « C’était le sujet de l’un des ateliers du dernier congrès annuel de l’Ordre. Via le cloud, il va être possible désormais de proposer à nos clients de rationnaliser toute une série de tâches RH qui leur prennent du temps, en digitalisant et automatisant par exemple la demande et la validation des congés, ou encore la gestion des notes de frais, le reporting RH…etc.»

Ces évolutions ont des impacts importants pour les gestionnaires de paie. « Mes collaboratrices étaient un peu perdues au début, rapporte Corinne Thersen. Nous avions du mal à nous libérer de nos tableaux excel, que nous utilisions pour vérifier les réductions Fillon. C’est difficile de nous en détacher, de lâcher prise et de faire confiance » Mais une fois fait, quel bonheur ! Le métier se transforme complètement. Il est certain que si nous faisions un sondage pour évaluer et la motivation et la satisfaction au travail des collaborateurs paie avant et après la mise en place de Silae, les résultats seraient sans ambiguïté. « Passer sur Silae m’a aussi permis de faire évoluer mon équipe vers des profils confirmés et non plus des débutants, nous dit encore Corinne Thersen. J’ai cinq personnes de bon niveau, bien payées. Je n’ai jamais eu un aussi bon service social. »

Les possibilités sont nombreuses pour accentuer cette mutation des services paie vers de l’accompagnement RH. « Depuis le début de l’année, Silae a mis à disposition de ses clients la GED (Gestion électronique documentaire), nous explique Gaëtan Annon, dirigeant de Vizion RH, société partenaire de Silae. Ce nouveau service permet de stocker l’ensemble des données concernant les salariés sur le cloud : contrats, avenants, bulletins de salaire… Tous ces éléments sont désormais stockés en ligne et mis à disposition des salariés via un portail collaboratif sécurisé.»

 

 

L’apport de Silae aux services sociaux des cabinets d’expertise comptable est un très bel exemple des gains de temps que permet désormais l’intelligence artificielle. D’autres nouveaux acteurs apparaissent depuis quelques années sur le marché des éditeurs de paie, côté entreprises, en apportant leur lot d’outils de simplification du travail du gestionnaire de paie. De technicien, le métier évolue vers du conseil et de l’expertise. Il s’enrichit.

Certains prédisent depuis un certain nombre d’années la disparition de ce métier. Nous croyons plutôt chez PAY JOB en sa transformation. Les complexités légales resteront longtemps en France une donnée résistante à la digitalisation ! Et l’analyse des situations particulières nécessitera longtemps l’expertise de l’œil du gestionnaire de paie, dont le métier pourra peu à peu s’ouvrir à un rôle d’accompagnement, d’une part vers les services internes de l’entreprise (DRH et finance), comme le fait aujourd’hui le contrôleur de gestion social dans les grands groupes, d’autre part vers les salariés eux-mêmes, qui seront prochainement encore plus demandeurs de conseil avec l’introduction de l’imposition à la source.