Le parfait lexique du payeur en 2021

OD de paie, DSN, GTA… Vous ne vous y retrouvez pas ? Pas d’inquiétude, Pay Job vous décrypte ces acronymes et vous explique leur importance dans la gestion de la paie.

 

  • DSN (Déclaration Sociale Nominative) : Obligatoire depuis Janvier 2019, la DSN est une démarche simplifiée et dématérialisée pour transmettre l’ensemble des données sociales de l’entreprise (salaires, cotisations sociales, effectifs, activité, événements). Toutes les entreprises qui emploient des salariées sont concernées par ce dispositif. La DSN remplace notamment les documents DADS-U, DUE, DUCS, DMMO ou encore TRA.

 

  • GTA (Gestion des Temps et Activités): Intégrée au SIRH, la GTA est un outil logiciel permettant d’automatiser le suivi du temps de travail des collaborateurs, des présences/absences mais aussi des activités journalières. L’avantage de cet outil est qu’il s’adapte à tous types de contrats en tenant compte des éléments variables, qu’il calcule de manière automatique, simplifiant l’établissement des bulletins de paie.

 

  • OD (Opérations Diverses): La paie est reversée en comptabilité via un plan de paie puis elle est ventilée par compte comptable au bilan. Il arrive que des provisions de paie notamment passent mal et que certaines sommes ne s’extournent pas. Il faut donc passer des écritures en comptabilité pour corriger cela.

 

  • Recettage / paramétrage : Lors d’une migration de logiciel, il faut lancer des paies à blanc pour voir si les nouveaux paramétrages sont bons dans le nouvel outil et si on tombe sur les mêmes sommes pour l’ancien et le nouveau logiciel (exemple : sur le brut, les charges, cotisations etc…).

 

  • Clôture de paie : Lors des passages de paie, il s’opère la clôture de paie, date à laquelle on fige les paies. Souvent en entreprise il y a plusieurs passages de paie pour vérifier les hauts de bulletin et bas de bulletin.

 

Vous cherchez un(e) expert(e) qui maîtrise ces notions sur le bout des doigts ? Nous vous accompagnons dans la recherche du profil idéal de gestionnaire de paie ou responsable paie. Confiez votre recrutement à l’expertise de nos consultants spécialisés ► contactez-nous

 

Quels enjeux pour la fonction paie depuis le COVID ?

L’année 2020 a poussé les organisations a se réinventer et à accélérer un certain nombre de processus, transformant ainsi l’organisation, les métiers et les missions des collaborateurs. Comment cette crise a-t-elle impacté la gestion de la paie ? Quels sont les nouveaux enjeux ?

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Quel rôle pour le gestionnaire de paie dans mon organisation ?

PME ou grand groupe, quelle que soit la taille de votre société, vous rémunérez vos collaborateurs tous les mois en contrepartie de leur travail pour récompenser leurs efforts, avant de procéder à la déclaration des cotisations sociales associées.

« La paie c’est compliqué » ; pas si vous êtes accompagné par un expert. Pourquoi ? Comment ? Nous vous révélons les dessous des bulletins de paie. Continue reading

Indemnités non soumises à cotisations : les questions à se poser en paye

Dans un précédent article, nous avons abordé la question des avantages en nature et du remboursement des frais professionnels. Avec les indemnités non soumises à cotisations, nous élargissons notre champ d’investigation et nous tenterons de définir de manière fine quelles sont les sommes versées sous formes d’indemnités et qui sont non soumises à cotisations. Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Quelles sont les caractéristiques des indemnités non soumises à cotisations ?

Dans son sens premier, une indemnité est une  compensation financière destinée à réparer un dommage (par exemple, les indemnités de rupture de contrat). En  droit du travail, le mot désigne un salaire accessoire qui n’est pas inclus dans le traitement, mais qui est versé en rémunération d’une sujétion de service ou en remboursement d’une dépense avancée par le salarié que l’employeur prend en charge (par exemple des frais de transport ou de repas).

En droit de la sécurité sociale on dénomme « indemnité journalière » la somme destinée à remplacer en tout ou partie,  la rémunération que pendant son congé de maladie, le travailleur ne perçoit plus de son employeur.

Aussi, il est communément admis que les indemnités ne soient pas soumises à cotisations dans le respect de certaines limites qui sont liées à la nature des indemnités versées.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

Il n’existe pas de définition légale commune qui permettrait de classer ou de typer les sommes appelées indemnités non soumises à cotisations. La première difficulté à laquelle se trouve confronté tout professionnel de la paye, est la pluralité des situations auxquelles renvoient le versement de telles sommes.

De manière générale, une indemnité, contrairement à une prime, n’est pas soumise à cotisations. Toutefois, il existe de faux-amis.

Par exemple, une prime de panier est en fait une indemnité (donc non soumise à cotisations dans le respect du barème ACOSS). A l’inverse, une indemnité de fin de contrat est une prime visant à rémunérer la précarité du contrat et à ce titre doit être soumise à cotisations.

Nous voyons là la difficulté d’organiser et par conséquent de gérer le traitement social et fiscal de ces sommes. Dans tous les cas, en matière de méthodologie de contrôle, la première étape consiste à contrôler la possibilité ou non de ne pas soumettre à cotisations. La deuxième étape est de s’assurer du respect des limites de non-soumissions aux cotisations.

Quelles sont les indemnités les plus fréquemment rencontrées ?

Le sujet le plus classique est celui des indemnités de rupture d’un contrat, citons par exemple les indemnités légales et/ou conventionnelles de licenciement, les indemnités transactionnelles.

Viennent ensuite les indemnités journalières de Sécurité Sociale (en cas d’arrêt de travail pour maladie, accident du travail, maternité, paternité…).

Et enfin, toutes les indemnités de repas, de déplacement (grand et petit).

En quoi « le versement d’indemnités » à un salarié peut constituer un risque URSSAF ?

Toutes les sommes qui échappent aux cotisations peuvent potentiellement présenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer la nature des sommes versées. Enfin, quand bien même le versement de l’indemnité est justifié, il s’agit ensuite de s’assurer que le plafonnement des sommes non soumises est bien respecté : par exemple, du point de vue social, les indemnités de rupture sont plafonnées à deux PASS (plafond annuel de la sécurité sociale).

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces sommes.

Pour aller plus loin et sécuriser vos pratiques, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face

Les professionnels de la paie cherchent des CDI!

Comme souvent, l’idée de cet article est née de la lecture d’un commentaire linked in où un internaute associait intérim et précarité. Il avançait même l’idée que le statut de l’intérim était vécu par les salariés comme plus précaire que celui du CDD. Nous avons alors voulu vérifier ce qu’en pensaient les principaux intéressés et avons ainsi étudié le cas de 110 candidats à l’écoute du marché, immédiatement disponibles, en les interrogeant par téléphone sur leurs préférences en termes de contrats.

Nous leur avons demandé d’abord s’ils étaient plutôt à la recherche d’un CDI ou d’un contrat temporaire ? Puis s’ils avaient une préférence entre l’intérim et le CDD ?

Voici les résultats de notre étude.

1) Résultats généraux :

  • 39% des candidats immédiatement disponibles déclarent limiter leur recherche à un CDI
  • 33% préfèreraient obtenir un CDI mais sont prêts à accepter un contrat temporaire, et dans l’idéal plutôt un CDD
  • Seulement 28% des candidats interrogés, pourtant immédiatement disponibles, préfèrent décrocher un contrat temporaire, privilégiant encore légèrement le CDD à l’intérim.

 

2) Pourquoi les candidats privilégient-ils le CDI ?

Nous les avons interrogés pour comprendre leurs motivations. A travers un contrat CDI, ils cherchent avant tout la stabilité, afin de pouvoir établir des projets personnels bien sûr, mais pas seulement. Revient très régulièrement le souhait de faire partie intégrante de l’entreprise, dans une société où ils partageraient culture et valeurs. Ils précisent même pour un certain nombre d’entre eux qu’ils aimeraient participer au développement de l’entreprise en s’impliquant dans sa réussite. La notion d’appartenance à un groupe et à un projet revient régulièrement.

3) CDD ou intérim, quelles différences ?

Les candidats qui privilégient le CDD à l’intérim le font car ils y voient davantage de possibilité d’accéder à un CDI. L’idée est de mettre un pied dans l’entreprise, avec l’espoir qu’un poste fixe puisse se libérer. Cet espoir est d’autant plus crédible dans les grands groupes où les services paie sont volumineux.

Ceux qui privilégient l’intérim au CDD ont des profils aventuriers. Ils souhaitent découvrir de nouveaux modèles d’entreprise, de nouveaux fonctionnements, avec leurs univers managériaux et leur culture différente, de nouveaux logiciels, etc. Ils souhaitent également parfois se soustraire au pouvoir hiérarchique de l’entreprise, en ayant un statut proche de celui de l’intervenant indépendant. L’intérim semble particulièrement attirer les profils juniors, en quête d’expériences diverses, et les profils seniors, qui souhaitent mettre au service des entreprises leur expérience quand il leur reste encore peu de temps avant de prendre leur retraite.

Conclusions : Ces réponses en disent long sur l’état d’esprit et les attentes des salariés

Alors que les études sont nombreuses à mettre en avant les attentes des nouvelles générations, qui iraient vers davantage d’autonomie et de liberté, une sorte de tourisme professionnel, notre étude nous amène plutôt à penser que la principale préoccupation des salariés reste la possibilité de s’installer sur la durée, et de s’investir dans un projet long.

Un CDI offre bien sûr aux salariés l’occasion de se construire personnellement (achat d’un appartement, obtention de crédits, etc.) Mais il correspond également à une envie clairement explicitée ici de s’impliquer dans un projet professionnel d’entreprise. Les gestionnaires de paie, qui font pourtant partie des fonctions dites « support » expriment clairement leur souhait dans cette étude de s’impliquer dans la réussite de leur service, et au-delà, dans celle de leur entreprise. Cet enjeu tenant une place de choix dans ce qui les motive au quotidien.

Les candidats interrogés ont une réelle volonté de se construire une identité professionnelle en entreprise, avec pour objectif la réalisation de résultats qui soient profitables à l’entreprise, tout en acquérant, à travers la prise de nouvelles responsabilités de nouvelles compétences personnelles et professionnelles (savoir et savoir-faire).

 

PayFit : les clients vous en parlent

En octobre 2016, nous consacrions un article à la société PayFit qui venait de se lancer sur le marché en présentant un logiciel simple et intuitif destiné à faciliter la gestion de la paie.

Depuis, la société a bien grandi puisqu’aujourd’hui plus de 2500 entreprises leur font confiance.

Une croissance remarquable qui nous pousse à nous intéresser de plus près à cette réussite.

Nous avons décidé de nous pencher sur les avantages et les limites de la solution PayFit en nous adressant aux premiers concernés : les clients !

Pour ce faire nous avons interviewé quatre professionnels de la paie, évoluant au sein de structures de moins de 100 jusqu’à plus de 200 collaborateurs, qui externalisaient leur paie auprès de cabinets d’expertise comptable et qui ont choisi le logiciel PayFit pour structurer et automatiser leurs process en interne.

Plusieurs points ressortent de cette enquête.

 

Commençons par les avantages constatés par nos interlocuteurs :

  • Gain de temps

La solution PayFit permet un gain de temps considérable grâce à la centralisation des informations et à l’automatisation de certains process, ce qui permet de réduire les aller-retours de documents entre le prestataire et l’entreprise. Une réduction de plusieurs jours pour l’établissement de la paie est généralement constatée.

 

Laure Renoux : « Nous avons décidé de passer sur PayFit pour nous simplifier la vie tout simplement. PayFit a permis à notre équipe RH de gagner un temps précieux sur des tâches à faible valeur ajoutée. »

 

  • Transparence et accessibilité

PayFit est un logiciel de type SAAS (Software As A Service). En d’autres termes il est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur, ce qui simplifie grandement l’accès à l’information pour les professionnels de la paie comme pour les collaborateurs.

De plus c’est un outil transparent et facilement personnalisable. En effet pour une adaptation du Dashboard ou des entrées, il suffit de faire une demande auprès du service développeur.

 

Clément Bouillaud : « Les employés peuvent facilement faire des demandes de congés et déposer des notes de frais. La validation se fait en un clic. PayFit permet par ailleurs de donner des droits aux managers qui peuvent alors valider les congés des membres de leur équipe. »

 

  • Ergonomie et prise en main intuitive

Le logiciel PayFit présente une ergonomie très intuitive qui permet aux collaborateurs d’évoluer en totale autonomie, sans formation particulière.

Son design épuré et la clarté de son fonctionnement semblent conquérir l’ensemble des utilisateurs.

 

Mélissa Di Mascio : «Le logiciel ne nécessite pas de formation par son utilisateur. En effet, il permet d’avoir une visibilité légale à toute étape lors des saisies. Par exemple, nous avons des rappels sur le nombre de jours autorisés en cas de mariage, de décès etc. Ou bien d’autres rappels sur les pré-requis en cas de versement de prime etc. »

 

  • Fonctionnalités intéressantes

La fonctionnalité la plus appréciée par notre panel de professionnels est la possibilité d’export détaillé des données, concernant les employés mais aussi l’entreprise. Cela permet un meilleur suivi des indicateurs et une visualisation globale simplifiée.

L’outil d’onboarding fait également l’unanimité. Lors de la création d’un nouveau salarié dans l’outil, PayFit propose de créer automatiquement des Checklists afin de sécuriser le process d’entrée. Cette fonctionnalité est tout particulièrement appréciée par les entreprises en forte croissance.

Un large choix d’autres options sont disponibles selon les besoins particuliers de chaque société.

 

Jonathan Cohen : « Ma fonctionnalité préférée est la gestion de l’enregistrement des nouveaux employés et des nouveaux contrats. L’outil est simple et efficace. J’apprécie également les synthèses concernant les différentes cotisations qui nous permettent de travailler sur nos prévisionnels. »

 

  • Dynamisme du service client

L’équipe PayFit est très réactive par email, il faut compter environ 1h30 pour obtenir une réponse.

Ils envoient régulièrement des newsletters afin de tenir leurs lecteurs au courant des dernières évolutions législatives et  ils proposent des rencontres aux clients parisiens pour comprendre et appréhender davantage leurs problématiques au cas par cas.

 

Jonathan Cohen : « J’écris au support PayFit dès que j’ai une question sur des sujets un peu techniques et j’ai toujours une réponse rapide et détaillée. »

 

  • Sécurisation de la paie

Les erreurs en paie sont évidemment le cheval de bataille de tout responsable et les évolutions constantes de la législation ne leur facilitent pas la tâche.

PayFit inclut dans son interface utilisateur des points d’informations avec extraits de lois qui représentent un outil d’aide à la décision non négligeable.

 

Mélissa Di Mascio : « Grâce à de nombreuses mises à jour, le logiciel suit les changements législatifs ou la jurisprudence. Le logiciel a même pris en compte le prélèvement à la source. Je n’ai rien eu à faire, tout a été paramétré de leur côté. »

 

Suite à ces retours très positifs, nous sommes en mesure de nous demander si PayFit ne serait pas le Graal de la paie. Mais en ce bas monde nous sommes bien conscients que tout n’est pas toujours tout rose … alors quelles sont les limites de ce logiciel ?

Pour répondre à cette question les utilisateurs soulignent le fait que le service client pourrait être plus performant en incluant, en plus des échanges par mails, une communication par téléphone. Cela permettrait une fluidification des informations dans certains cas particuliers.

Par ailleurs, l’outil PayFit semble adapté au fonctionnement de PME mais serait-il aussi performant pour un grand groupe ?

 

Laure Renoux : « Pour un grand groupe, l’outil peut avoir des défauts de scalabilité avec encore trop de situations qui doivent être gérées au cas par cas. L’outil n’est pas développé pour les stagiaires et c’est assez dommageable puisqu’ils ne peuvent pas gérer la pose de leurs jours de congés en autonomie. »

 

PayFit se révèle être un logiciel apprécié, qui trouve parfaitement sa place sur le marché grâce à sa simplicité d’utilisation, la réactivité de l’équipe et son adaptabilité.

Les fondateurs ont choisi de développer leur activité autour d’un modèle au « cas par cas » ce qui peut alors limiter le champ des possibles au niveau de la taille des effectifs des futurs clients.

L’enjeu pour PayFit réside donc, selon nous, dans leur capacité à accompagner les entreprises dans leur croissance. Jusqu’à quel stade pourront-ils le faire et arriveront-ils, une fois les effectifs de leurs clients triplés voire quadruplés, à conserver leurs avantages concurrentiels ?

 

To be continued …

 

L’Externalisation de la paie : Retours d’expériences

De nombreuses entreprises prennent la décision de confier la gestion de leur paie à un expert. Pour des raisons de coûts ou de sécurisation de la paie, les sociétés s’appuient sur les services de leur cabinet d’expertise comptable ou de sociétés expertes.
Contrairement aux idées reçues, ce sont généralement les grandes entreprises qui ont le plus recours à cette solution, préférant se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Les avantages sont principalement au nombre de deux :
• Réduire les coûts : le service paie représente une dépense très importante pour les entreprises. Il y a la masse salariale, le coût du logiciel sans oublier les nombreuses formations que doivent suivre le personnel du service paie afin de suivre les évolutions législatives.
• Sécuriser la paie : une erreur dans les bulletins de paie peut avoir de lourdes conséquences. En optant pour l’externalisation, l’entreprise réduit le risque d’erreur car le prestataire est responsable des salaires et des données sociales.

Sous-traiter la paie comporte également des inconvénients :
• Perte de compétences sociales en interne : le choix de l’externalisation conduit souvent à une décision de réduire le personnel du service paie, parfois même à supprimer le service paie. Dans ce cas, l’entreprise se trouve souvent dépourvue de professionnels détenant des compétences sociales.
• Dépendance envers le prestataire : une fois que l’entreprise a confié la gestion de sa paie à un prestataire, il est souvent difficile d’en changer.

Quelle est la méthodologie d’externalisation de la paie ?

Une fois que l’entreprise a choisi son partenaire, un spécialiste de l’externalisation, celui-ci va mettre en place l’externalisation. Les différents prestataires proposent une méthodologie en plusieurs étapes :

1- La préparation
La première étape est celle de la préparation de l’externalisation. L’entreprise rassemble et communique au prestataire l’ensemble des informations et documents de paie : le dossier paie au format de la solution utilisée par l’entreprise, la copie des contrats en vigueur, les copies des derniers bordereaux de l’Urssaf, caisses de retraites et prévoyance…
Le prestataire analyse les documents et réalise un audit.

2- La mise en production
Le temps de mise en production varie en fonction du volume de paie ainsi que de leur complexité. Le prestataire paramètre l’outil après avoir analysé en profondeur l’état des paies de son client.
Les premiers tests ont lieu, permettant de faire remonter de probables anomalies, mais également des écarts par rapport aux obligations légales et conventionnelles. L’édition de bulletins « blancs » permet de réaliser une comparaison avec d’anciens bulletins de paie.

3- Le démarrage du service
Le prestataire communique au client ses propres supports (fichiers, tableaux), ou s’il s’agit d’un service en ligne, active l’espace de l’entreprise cliente pour la télétransmission des données de paie, fixes et variables.
Les gestionnaires de paie sont par la suite formés au nouvel outil.

4- Et après…
Les gestionnaires de paie saisissent les éléments variables de paie une fois par mois sur le support remis par le prestataire. Une fois les supports complétés par les gestionnaires, ils sont transmis au prestataire pour les intégrer et lancer des calculs de paie test. Quelques jours plus tard, le client reçoit l’intégralité des bulletins.

Les dangers d’une externalisation mal accompagnée

Pour Mme Fatima BELABED, gestionnaire paie, qui est intervenue à deux reprises sur des missions de mise en place d’externalisation de la paie, il est nécessaire de mettre en place une véritable politique de conduite du changement.

« L’ensemble du personnel Paie, voire Ressources Humaines, responsables compris, ne comprennent pas la motivation de la Direction quant au passage à l’externalisation, ils voient leurs postes « supprimés » sur le long terme, n’ayant plus les mêmes fonctions. Ils ne sont par ailleurs pas souvent informés de l’avenir de leurs postes. Cela reste en général un sujet délicat. D’après ce que j’ai remarqué, l’enjeu est parfois dramatique, dès que l’entreprise annonce l’externalisation, les gestionnaires de paie se sentent menacés, ils remettent en cause et en doute leurs compétences, certains démissionnent du jour au lendemain sans exécution de préavis, en mettant la société dans des situations très délicates.
Durant ma dernière mission, où j’ai participé à un projet d’externalisation du service paie à l’étranger, j’ai pu constater des salariés sous tentions, remontés contre les dirigeants car les projets de cette envergure s’éternisent.
Souvent la communication entre la Direction et le personnel est absente, un fait qui rend les choses très difficiles et l’absence d’information fait qu’ils ignorent leur avenir dans la société, je vous laisse imaginer l’impact considérable constaté sur la productivité et l’assiduité des gestionnaires.
Après ces expériences, je me rends compte qu’il est plus que nécessaire de mettre en place une réelle conduite du changement afin que le projet aboutisse dans les meilleures conditions possibles, dans l’intérêt du salarié comme de l’entreprise. »

De nouveaux blogs de paye dynamiques et pleins d’ambitions !

Guylaine Vidal et Anthony Roca sont les auteurs de deux blogs à destination des professionnels de la paie (pour les débutants, mais pas uniquement). Ils nous présentent ici leurs parcours et l’histoire de leurs blogs.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Guylaine Vidal : « Je suis responsable paie au sein d’un cabinet de courtage d’assurances. Je manage aujourd’hui 3 personnes sur les aspects paie et administration du personnel. Parallèlement je suis également gestionnaire de paie indépendante en auto entreprise.

J’ai débuté par une licence en Paie que j’ai effectuée en apprentissage puis j’ai évolué sur des postes de gestionnaires de paie et rapidement responsable paie au sein de différentes entreprises. »

Anthony Roca : « Je travaille dans la gestion de la paie depuis 2012. Je suis issu de la reconversion professionnelle. Après un passage de 4 ans en cabinet d’expertise comptable, j’ai été approché il y a un an par une entreprise adaptée pour créer un service d’externalisation de la paie.

Le projet a bien démarré et le service compte 5 gestionnaires de paie reconnus travailleurs handicapés. Ensemble, nous traitons de la donnée sociale pour plus de 10 000 salariés. Nous faisons de la gestion de la paie et nous avons également développé un pôle gestion de la DSN événementielle à destination des grandes entreprises (plus de 3000 salariés).  Dans ce pôle sont traités les arrêts maladie des salariés de nos clients. Nous nous occupons également du recouvrement des IJSS.

Je suis également conseiller de salarié et je tiens, à titre personnel, un blog autour du métier de gestionnaire de paie. »

Qu’est-ce qui vous a donné l’idée d’écrire un blog ? Depuis quand existe-t-il ?

Guylaine Vidal : « J’ai créé le blog apprendre-la-paie.com  en juin 2017. L’objectif premier était de créer une source d’information claire pour mon équipe. Puis j’ai décidé de partager ce site à mon réseau Linkedin afin d’aider les gestionnaires de paie débutants à acquérir les bonnes bases de la paie ».

Anthony Roca : « L’idée du blog m’est venue après la lecture d’un livre de Seth Godin (Le linchpin : êtes-vous indispensable). Et c’est aussi un défi personnel, le blog me permet de devenir meilleur et d’acquérir une plus grande expertise dans le métier. C’est aussi une excuse pour mettre en avant mes connaissances de WordPress (le moteur technique du site internet. Le blog existe depuis juin 2018, totalise plus de 30 articles, des EBOOKS, des podcasts et une dizaine de vidéos. En octobre 2018, le site a totalisé 2000 visiteurs uniques ».

Pourriez-vous nous présenter votre blog ? objectifs ? public visé ?

Guylaine Vidal : « Chacun peut y retrouver des articles simples pour bien comprendre les différentes techniques de la paie et des outils pour les aider au quotidien. Apprendre-la-paie.com est un site qui accompagne les gestionnaires de paie actuels ou futurs dans l’évolution de leur carrière. Beaucoup souhaitent augmenter leurs compétences pour accéder à des postes avec plus de responsabilités ou mieux rémunérés. Pour certains le site suffit ; pour d’autres je les accompagne à travers des séances de coaching personnalisés pour travailler avec eux sur les problématiques auxquelles ils sont confrontés et les aider dans leur évolution.»

Anthony Roca : « la-paie-facile.com est un blog à destination des gestionnaires de paie en poste ou à la recherche de leur premier poste. Je partage des astuces pour réussir dans le métier de gestionnaire de paie. Je partage du contenu sous forme de vidéos, d’articles et de podcasts. Un des objectifs que je me suis fixé est d’aider les gestionnaires de paie à devenir tellement bons que les employeurs ne pourront pas les ignorer. Je reçois souvent des mails de personnes qui ont trouvé leur premier poste en suivant certaines des astuces du blog, c’est encourageant. 

Bien sûr, le blog n’est pas parfait mais je l’assume complétement. Je fais partie de ceux qui se bougent et qui font des erreurs (mais les corrigent). Comme dit un de mes mentors : “Le fossé entre l’action et l’inaction est plus grand que celui entre le savoir et l’ignorance”. »

Qu’en espérez-vous ? Comment souhaitez-vous le faire évoluer par la suite ?

Guylaine Vidal : « D’ici décembre 2018 je proposerai également aux gestionnaires souhaitant devenir indépendant une formation pour les accompagner dans la création de leur auto-entreprise à travers mon retour d’expérience. »

Anthony Roca : « Le blog va s’enrichir en contenu. Des nouveaux partenariats sont en train de se concrétiser avec des acteurs majeurs de l’industrie de la paie. A terme, si mon audience le réclame je mettrai en ligne des formations. »

 

Les jours de congés payés pour fractionnement c’est maintenant

Lorsqu’un salarié prend une partie de ses congés payés en dehors de la période qui va de mai à octobre, il peut bénéficier de jours de congés payés supplémentaires pour fractionnement. C’est à compter du 31 octobre que le gestionnaire de paie peut déterminer si un salarié peut bénéficier ou non de ces jours supplémentaires.

Tout d’abord, je vous rappelle quelques principes de la prise des congés payés, puis les modalités d’acquisition des jours de fractionnement, un tableau récapitulatif pour synthétiser le gain lié au fractionnement et des astuces pour gérer le fractionnement.

Rappel de quelques principes sur les congés payés

  • Acquisition des jours de congés payés

Le salarié acquiert durant la période de référence 5 semaines de congés payés. La période de référence d’acquisition des congés payés s’étend du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.

  • Les deux fractions du congé annuel

Le congé annuel est de 5 semaines. Il est composé du congé principal de 4 semaines et de la cinquième semaine.

  • La prise des congés payés
    La prise des congés payés se fait, en principe, selon les règles de la convention collective applicable dans l’entreprise. D’une manière générale, le salarié doit bénéficier entre mai et octobre d’au minimum 12 jours consécutifs et au maximum de 24 jours de congés.

Si un salarié ne solde pas l’ensemble de son congé principal pendant cette période, il peut prétendre à des jours de congés payés supplémentaires : les jours de congés de fractionnement.

Acquisition des jours supplémentaires liés au fractionnement

Sauf renonciation écrite , les salariés, qui n’ont pas pris 4 semaines de congés payés pendant la période allant de mai à octobre, ont le droit soit à 1 jour, soit à 2 jours de congés payés supplémentaires de fractionnement.

  • S’il reste sur le compteur de congés payés entre 3 et 5 jours de CP, ils ont le droit à 1 jour de fractionnement.
  • Si sur le compteur, il reste minimum 6 jours de congés payés, alors les salariés bénéficient de 2 jours de congés payés supplémentaires.

Tableau récapitulatif

Parce que la méthode d’acquisition des jours de congés peut se faire selon la méthode des jours ouvrables ou selon la méthode des jours ouvrés, je partage avec vous un tableau explicatif avec les deux options.

En cas de calcul des congés payés en jours ouvrables

Solde du congé principal Jours de fractionnement acquis
de 3 à 5 jours 1 jour
minimum 6 jours 2 jours

En cas de calcul des CP en jours ouvrés

Solde du congé principal Jours de fractionnement acquis
de 3 ou 4 jours 1 jour
minimum 5 jours 2 jours

Comment faire pour bien faire ?

Parce que gérer le congé payé pour fractionnement n’est pas une option, je partage 3 astuces pour le suivre facilement.

  • À fin octobre, identifiez les jours de congés payés du congé principal restants.
  • Vérifiez que le salarié n’a pas renoncé à son droit au fractionnement
  • Et enfin,sur le bulletin de paie, ajoutez les jours de congés payés supplémentaires s’il y a lieu.

 

Portrait de Kevin Parachini, gestionnaire paie en cabinet d’expertise comptable

La formation au métier de gestionnaire de paie continue tous les jours


En juillet 2018, Kevin Parachini remporte pour la troisième fois une édition mensuelle du défi Pay Job. Gestionnaire paie depuis un peu plus de 2 ans à la suite d’une reconversion professionnelle, il exerce aujourd’hui au sein d’un cabinet d’expertise comptable. Il a accepté de revenir pour nous, sur son choix de reconversion et son expérience en cabinet d’expertise comptable.

 

Pourriez-vous nous parler de votre parcours en quelques lignes ?

Après des études en sciences de gestion je me suis dirigé vers une voie totalement différente. En effet, j’ai fait le choix de suivre une de mes premières passions : le cinéma. J’ai occupé pendant presque 10 ans un emploi technique, de projectionniste, dans l’exploitation cinématographique.

Arrivé à un stade ou j’avais fait le tour de mon métier et où je n’avais plus grand-chose à en apprendre je me suis réorienté dans la gestion de la paie.

Qu’est-ce qui vous a motivé à devenir gestionnaire de paie ? Qu’est-ce qui vous plait le plus ?

Devenu au fil des années en quelque sorte le référent, auprès de mes anciens collègues et de mon entourage, concernant les questions sur le droit du travail, les conventions collectives et sur les bulletins de salaires, je ne me suis pas interrogé longtemps sur mon avenir professionnel. La gestion de la paie est l’emploi idéal lorsque l’on aime la réflexion, les chiffres et se sentir utile envers les autres.

Comment vous êtes-vous formé à ce métier ?

Tout d’abord de manière autodidacte, au fil des années, dans un premier temps en essayant de comprendre mon bulletin de salaire, puis en m’intéressant aux changements politiques et aux évolutions sociales de notre pays, mais aussi par mes différentes expériences professionnelles qui en tant que salarié, afin de veiller au bon respect de mes droits, m’ont amenée à fouiller dans les conventions collectives et le code du travail. En effet, il y a une chose totalement folle en France, c’est que nous sortons du système scolaire sans connaitre nos droits en tant que salarié et sans savoir déchiffrer et vérifier son bulletin de salaire, alors que beaucoup de nos droits sociaux découlent de ce dernier.

Ensuite, pour effectuer ma reconversion professionnelle, j’ai effectué dans le cadre d’un CIF une formation diplômante de 6 mois et un stage en cabinet comptable qui m’ont permis d’acquérir les bases du métier et les outils nécessaires à une prise de poste efficace.

Aujourd’hui, ma formation au métier de gestionnaire de paie continue tous les jours au travers des différentes problématiques (de paie et de gestion du personnel) que je traite en cabinet comptable, de la veille sociale que j’effectue sur la base d’une documentation variée mais aussi d’échanges sur les réseaux sociaux avec des professionnels du domaine. Je participe aussi régulièrement à différents concours, comme le concours PAY JOB ou le Trophée de la paie, ce qui me permet de développer mes connaissances et de travailler sur mes lacunes. La gestion de la paie est un métier où il ne faut surtout pas rester sur ses acquis et savoir mettre à jour son savoir continuellement.

Quelles sont les qualités requises pour ce type de poste ?

La discrétion est une qualité importante, le gestionnaire de paie est en possession de beaucoup de données confidentielles sur la vie privée des salariés mais aussi sur la santé financière des entreprises qu’il gère.

L’organisation : il est important, surtout en cabinet comptable, de bien gérer son portefeuille en anticipant au maximum son travail afin de respecter les nombreuses échéances. Les imprévus sont monnaie courante du métier, il est nécessaire de toujours garder une marge de manœuvre pour ne pas être dépassé par les évènements.

Aimer la veille sociale est aussi très important pour anticiper et non subir les évolutions qui impacteront le bulletin de paie.

Quelle est votre vision de la place du gestionnaire de paie dans l’entreprise ; ce métier a-t-il évolué au cours des dernières années ?

Je pense que le gestionnaire de paie manque probablement de reconnaissance, ce qui explique que les cabinets comptables ont souvent du mal à fidéliser leurs employés. Ces dernières années avec l’arrivée de la DSN le gestionnaire est devenu responsable de toutes les données sociales transmises aux caisses. La mise en place de la DSN n’a pas été simple et nous avons dû gérer les difficultés d’intégration de ces données par les caisses, en faisant souvent des déclarations en doublon. A mon avis la mise en place du prélèvement à la source ne sera pas aussi de tout repos

Parmi les logiciels que vous avez utilisés, lequel avez-vous préféré ? pour quelles raisons ?

Dans les deux cabinets comptables ou j’ai travaillé je n’ai utilisé que le logiciel SAGE Génération Experts (anciennement SAGE Coala). Je n’ai donc pas matière à comparer. Beaucoup de professionnels du métier, principalement en cabinet comptable, parlent du logiciel SILAE qui serait le logiciel « miracle » car il permettrait d’automatiser au maximum la paie et remplacerait beaucoup de gestionnaires de paie. Pour moi travailler sur un logiciel avec moins d’automatismes et qui demande plus de réflexion me permet, à force d’essayer de comprendre son mécanisme et en connaissant ses failles, d’avoir une vision plus complète de son fonctionnement et une meilleure compréhension du bulletin de salaire et de la DSN. Un logiciel trop automatisé ne permet pas de s’adapter facilement aux particularités des CCN, des demandes des clients ou dans mon cas aux particularités du droit local Alsace/Moselle sans faire appel à un prestataire, ce qui peut être frustrant et une perte de temps pour des personnes à l’aise avec l’outil informatique.

Comment envisagez-vous votre avenir dans ce métier ? Évolutions techniques, évolution de carrière ?

Pour le moment je n’ai pas la prétention, compte tenu de mon expérience dans la profession, de vouloir un poste avec plus de responsabilités. Mais dans les années à venir pourquoi ne pas occuper un poste de gestionnaire de paie en entreprise, avec une orientation plus dirigée vers les RH.

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