Comment choisir son logiciel de paie? Un point sur le marché 2/2

Aujourd’hui, toute entreprise qui souhaite gérer l’intégralité du processus « paie » doit s’équiper d’un logiciel de paie. Le choix du logiciel revêt un caractère stratégique puisqu’il doit répondre à des enjeux à la fois économiques et organisationnels de l’entreprise.

Devant la multitude d’offres, comment choisir le logiciel correspondant à ses besoins ?

Pour répondre à cette question, nous vous présentons une étude sur les solutions retenues par nos clients, nos partenaires et les raisons de leur choix. Notre étude sur les logiciels porte sur un panel de plusieurs milliers d’entreprises qui ont fait le choix de gérer en interne la paie, mais également d’experts d’externalisation de la paie.

Cet article est le second d’une série de 2. Pour voir ou revoir le 1er article c’est par ici!

Le choix des grosses PME et des grands groupes

La gestion de la paie au sein des grands groupes nécessite des solutions parfaitement adaptées à leur structure et aux enjeux de l’entreprise comme par exemple :

– la gestion des multi-sociétés, multi-établissements

– La gestion de la paie internationale

– La gestion des talents (recrutement, formation, carrière)…

 

Les solutions pour les grandes entreprises sont complètes, modulaires et intégrées. Elles permettent de consolider aisément les informations paie des différentes filiales.

Pour des raisons de sécurité, les grandes entreprises privilégient une gestion directe via un système sur site plutôt que dans le cloud.

La solution qui arrive en tête est la solution Hypervision du groupe ADP qui équipe 18% des services paie, suivi de près par la solution Sage X3 People de SAGE et de la solution SAP SuccessFactors du groupe SAP qui couvre 10% des services paie.

Que ce soit avec la solution Hypervision ou Decidium, les offres d’ADP sont largement plébiscitées par les grands groupes, puisque 26% d’entre eux ont fait ce choix. (Pour en savoir plus sur Decidium, voici notre article consacré à cette solution).

Une grande société de l’édition a fait le choix de la solution DECIDUM car celle-ci lui permet un service sur mesure. Avec cette solution le groupe peut sur un même outil, analyser les données nécessaires à la performance administrative et RH ainsi qu’au développement des talents.

HR Access, un outil majoritairement destiné aux grands groupes, arrive en 5ème position.

Le choix des cabinets comptables et prestataires d’externalisation

Les sociétés plus petites n’ont pas toujours le personnel ou la volonté de gérer les fonctions RH de base, telles que la paie, au sein de leur entreprise. La gestion de la paie est alors déléguée à un expert, de manière totale ou partielle.

En générale, les TPE et petites PME externalisent la gestion de leurs bulletins de paie auprès d’un cabinet comptable (celui qui gère également leur comptabilité), alors que les grandes entreprises choisissent des prestataires d’externalisation spécialisés en paie, capables de supporter d’importants volumes de gestion salariale.

Pour les cabinets d’expertise comptable, chaque client est différent, et par conséquent avec des spécificités paie différentes (en particulier de nombreuses conventions collectives). Il est indispensable pour eux de fiabiliser et fluidifier la collecte des données et que le logiciel s’adapte aux différentes typologies de dossier paie.

Les logiciels couvrent tous les besoins des experts-comptables : comptabilités-paie et proposent des modes collaboratifs.

Le logiciel de paie qui arrive en tête auprès des cabinets d’expertise comptable est « Sage Coala », il s’agit de l’ancienne version de la gamme Sage Expert. Ces 2 offres proposées par SAGE équipent 30% des cabinets comptables.

Vient ensuite CEGID qui équipe 19% des cabinets comptables de la solution Cegid Expert, puis QuadraEXPERT de la société Quadratus, avec un taux d’équipement de 13% (groupe Cegid) et PEGASE du groupe ADP avec un taux de 11%.

Un expert-comptable d’un grand cabinet comptable parisien nous a confié avoir opté pour la solution QuadraEXPERT car il s’agit selon lui d’une solution véritablement conçue et dédiée à la profession.

L’externalisation partielle

Pour que notre étude soit complète, nous devons aborder la troisième voie, celle de l’externalisation partielle ou de la paie accompagnée. Elle repose sur la mise en ligne d’un logiciel, l’entreprise est en charge de la production de la paie et du déclaratif mais un service d’accompagnement réalisé par des spécialistes métier permet de fiabiliser la paie.

Voici notre article consacré à  SAGE one paie

 

Comment choisir son logiciel de paie? Un point sur le marché 1/2

Aujourd’hui, toute entreprise qui souhaite gérer l’intégralité du processus « paie » doit s’équiper d’un logiciel de paie. Le choix du logiciel revêt un caractère stratégique puisqu’il doit répondre à des enjeux à la fois économiques et organisationnels de l’entreprise.

Devant la multitude d’offres, comment choisir le logiciel correspondant à ses besoins ?

Pour répondre à cette question, nous vous présentons une étude sur les solutions retenues par nos clients, nos partenaires et les raisons de leur choix. Notre étude sur les logiciels porte sur un panel de plusieurs milliers d’entreprises qui ont fait le choix de gérer en interne la paie, mais également d’experts d’externalisation de la paie.

Cet article est le premier d’une série de 2.

La tendance

La plupart des logiciels actuels proposent des offres de base permettant la gestion de la paie, du déclaratif, de centraliser les informations dans une base de données et de générer des reportings. Ces fondamentaux peuvent être complétés par des modules complémentaires en fonction des besoins et spécificités de chaque entreprise.

Que la paie soit traitée totalement en interne ou partiellement externalisée, le logiciel doit répondre à 2 impératifs : il doit permettre un gain de temps et une diminution du risque d’erreur.

A l’ère de la numérisation, de plus en plus de logiciels sont hébergés en mode SaaS (software as a Service) ou sur le cloud. Il n’est ainsi plus nécessaire d’installer de logiciel sur les ordinateurs des utilisateurs, plus de licence d’utilisation à acquérir ni de maintenance à effectuer. Tout se fait en temps réel et à distance.

Les besoins des entreprises en matière de logiciels de paie diffèrent en fonction du secteur d’activité. En particulier, les sociétés exerçant dans la restauration, le bâtiment ou le spectacle sont exposées à la gestion de bulletins de paie compliqués, avec de nombreux éléments variables, entrées sorties, etc.

Mais c’est d’abord la taille de votre entreprise qui doit vous orienter dans le choix d’un logiciel de paie.

Le choix des PME (entre 50 et 500 salariés)

La plupart des entreprises de cette catégorie optent pour un logiciel « standard » permettant la gestion de la paie et du déclaratif, conforme à la législation, dématérialisé (DSN / dématérialisation des bulletins de paie) en mode Saas ou sur le Cloud.

Nombreuses sont les PME à opter pour le Cloud, principalement pour des raisons économiques.

Comme le tableau ci-dessus en témoigne, au niveau des PME, les logiciels qui arrivent en tête sont les logiciels de SAGE, avec la version Sage Paie & RH i7 en installation locale ou la solution Paie i7 online sur le cloud. Ces deux solutions couvrent 27% des services paie des PME.

Les solutions SAGE sont également majoritairement maîtrisées par les professionnels de la paie (voir notre étude sur les logiciels ).

Cegid arrive second avec la solution Yourcegid Ressources Humaines Y2, qui propose une offre complète en mode Saas. Une société du BTP nous a confié que le choix de cette solution s’est fait sur la rapidité de prise en main, la fiabilité ainsi que l’hébergement des données dans un data center.

Nous vous donnons rendez-vous dans un mois pour le deuxième article de cette étude qui abordera le choix des grandes sociétés et des cabinets d’expertise comptable.

Du papier au numérique : vers la transformation de la paie (2/2)

La dématérialisation est au cœur des transformations de la fonction paie. Souhaitée par certains, redoutée par d’autres, elle fait l’objet de nombreux débats.

Pour comprendre la dématérialisation, sa nécessité et sa traduction en paie, nous avons échangé avec Mme Isabelle Van Cauwenberge, présidente de la SDDS et directrice juridique au sein de Meta4 France.
Cet article est la seconde partie de l’interview réalisée avec Mme Van Cauwenberge.

Comment la SDDS accompagne-t-elle les pouvoirs publics sur les grandes réformes : social, RH et fiscal ?

Nos groupes de travail sont sources d’un triple apport pour les pouvoirs publics :

– ils recensent les notions difficilement interprétables, vagues donc peu compatibles avec une traduction en menus, en options et calculs automatiques ou les délais d’entrée en vigueur des nouveautés légales, qui sont inadaptés en termes de mise en œuvre et qui risquent donc de mettre les entreprises en difficulté. Ils regardent les textes avec l’œil d’un futur développeur, programmeur, para métreur, coproducteur de paie. Nous anticipons le comportement des utilisateurs, des clients.

– ils présentent les populations particulières de leur parc-clients, qui sont oubliées ou mal connues des pouvoirs publics. Ils ont un regard très pointu sur une situation réelle (grande entreprise / petites, branche d’activité par rapport à une autre, un secteur d’activé, une catégorie professionnelle, une catégorie avec un déclaratif particulier comme par exemple le monde du spectacle)

– ils sont un relais des remontées des entreprises, de leurs clients

Selon vous, quel a été le projet de simplification le plus emblématique de ces dernières années ?

Il s’agit évidemment de la DSN sans hésitation possible. On ne soulignera jamais assez le coût de cette réforme. C’est le projet à la fois le plus ambitieux, le plus abouti, mais aussi le plus coûteux en investissements R&D, qui ait existé jusqu’ici, pour les éditeurs de logiciels de paie.

C’était à la fois une chance stratégique et un défi opérationnel comme financier, pour tous nos adhérents, surtout ceux qui, à peine la DSN en vitesse de croisière pour leurs clients du secteur privé, vont devoir se consacrer à la DSN en secteur public en 2020 ou après.

Cela a véritablement transformé l’ampleur des défis posés aux éditeurs.

Il faut préciser que l’association travail sur le sujet depuis 3 à 5 ans, c’est-à-dire avant même l’initialisation officielle de ce projet.

Pensez-vous qu’au sein d’un service paie, tout peut être et doit être dématérialisé. La version « 0 papier » est-elle possible dans ces services ?

Les bénéfices en seraient indiscutables et incontestables. C’est non seulement possible mais tout à fait souhaitable, pour des raisons de conservation, de sécurité des données, de facilité d’accès aux documents conférant des droits sociaux aux salariés et aux agents.

Ce niveau de performance en protection des données dans le temps ne sera atteint que par le digital jamais atteint par le « papier ».

A contrario, il ne faut pas que la dématérialisation devienne le « cauchemar » des plus petites structures démunies de moyens financiers et humains. SDDS se préoccupent beaucoup des clients TPE-PME.

Quel regard portez-vous sur les services paie d’aujourd’hui, en les comparant à ceux d’hier ?

Ils présentent un degré de professionnalisation et de compétence-métier de plus en plus élevé.

Ces services font face à des exigences accrues, les équipes sont transformées en richesse de compétence, les tâches sont plus diversifiées avec l’allègement du plus fastidieux et du plus répétitif.

Aujourd’hui les responsables paies, les experts fonctionnels en paie sont courtisés, Il est d’ailleurs assez difficile d’en recruter ; il s’agit de profils très recherchés et plutôt en pénurie.

Après la DSN, quel sont les prochains « chantiers » de l’association ?

Tout d’abord comme déjà souligné, la DSN est un chantier à peine entamé en ce qui concerne le secteur public.

Durant les années à venir, il faudra prêter attention aux exigences de plus en plus grandes du législateur, français ou européen, qui tend à confier une véritable responsabilité au sous-traitant , mandataire ou prestataire en ce qui concerne le contrôle du respect de la loi : les dernières réformes en protection des données à caractère personnel, en lutte contre la fraude à la TVA sont des exemples récents d’une ambition législative qui consiste à vouloir faire des logiciels non plus seulement un outil au service des clients,  mais aussi un instrument de contrôle de leurs actes, voire de dissuasion par « verrouillage » et traçabilité de certaines transactions. Les pouvoirs publics rêvent de logiciels de contrôles, d’outils anti-fraude sur lesquels s’appuyer pour alléger leurs propres missions.

Par ailleurs, les destinataires finaux des données dématérialisées des sociétés se diversifient, il faut alimenter des comptes nouveaux, en public comme en privé : CPA, CPF, Prévention de la Pénibilité, fisc à travers la CVAE aujourd’hui et le P.A.S demain peut-être. Cette nouvelle utilisation des données collectées grâce aux employeurs appellera aussi une vigilance des adhérents SDDS, pour que les conséquences dans le quotidien des entreprises soient mieux anticipées et maîtrisées.
Pour en savoir plus sur l’association: http://www.association-sdds.org/

Du papier au numérique : vers la transformation de la paie (1/2)

La dématérialisation est au cœur des transformations de la fonction paie. Souhaitée par certains, redoutée par d’autres, elle fait l’objet de nombreux débats.

Pour comprendre la dématérialisation, sa nécessité et sa traduction en paie, nous avons échangé avec Mme Isabelle Van Cauwenberge, présidente de la SDDS et directrice juridique au sein de Meta4 France.
Cet article est la première partie de l’interview réalisée avec Mme Van Cauwenberge.

Pourriez-vous nous présenter l’Association SDDS ?

SDDS signifie « association pour la simplification des données des sociétés » Ces dernières années son champ d’action s’est étendu aux logiciels fiscaux et RH.

L’association regroupe 26 membres (dont plusieurs éditeurs qui se sont réunis en un seul groupe ou une seule société) dont les clients produisent 95% des bulletins de paie du secteur privé et une part grandissante des bulletins des agents de droit public.

Notre mission depuis 10 ans est de dialoguer avec les pouvoirs publics et/ou de les alerter, afin que leurs textes puissent être davantage compatibles avec une traduction en paramétrages et développements informatiques. Répartis en groupe de travail, les adhérents se réunissent pour participer à des recensements de questions et d’alertes sur les réformes publiées ou en projet susceptibles d’impacter nos logiciels ; ces travaux sont pilotés par un élu de l’association. A l’heure actuelle, nous comptons 9 groupes de travail.

Que signifie pour vous la « dématérialisation des données » et pourquoi est-elle si importante aujourd’hui ?

La disparition accélérée des déclarations-papier, soit à titre obligatoire (DUCS, DADS N4DS, formulaires fiscaux) soit à titre facultatif (bulletin de paie) oblige tous les acteurs de la chaîne – de l’employeur à l’organisme de protection sociale ou au fisc, du salarié aux partenaires sociaux –  à créer ou accepter des formats et des données standardisés.

Les avantages de cette dématérialisation sont indéniables.  Elle permettra un éventuel gain de temps et de productivité qui profitera de plus en plus à chaque acteur. A terme, elle sera source de fiabilité puisque la production des données sociales ou fiscales est de plus en plus normée donc contrôlée.

Mais cette dématérialisation ne pourra s’opérer que si tous les acteurs sont impliqués dans le changement. Pour que cette transformation vers le digital soit totalement réussie, il faut au préalable que :

  • les lois et la réglementation soient plus claires ; qu’elles contiennent moins d’exceptions et de particularismes, de notions floues ou subjectives.
  • les organismes de protection sociale renoncent à une partie de leur autonomie traditionnelle au profit d’une centralisation et d’un partage de leur politique de collecte et d’exploitation des données des entreprises et des salariés, des organismes publics et de leurs agents ou contractuels.

Cela soulève une double contrainte ; il faut que les OPS poursuivent leurs évolutions en profondeur pour simplifier et uniformiser autant que possible la liste des données collectées ; mais chaque évolution est plus longue à faire aboutir parce que désormais tous les acteurs de la chaine sont solidairement impactés. Il faut donc un effort supplémentaire d’anticipation et de préparation. Le paradoxe est donc qu’il faut réformer dans un contexte où chaque réforme est plus lourde à définir et mettre en œuvre.

  • tous se plient aux contraintes de l’informatique; il ne suffit pas de rechercher ses atouts si attractifs à terme. Il doit y avoir un effort supplémentaire de concertation de la part du gouvernement, des instances de gouvernance ou de représentation des OPS en faveur des éditeurs de logiciel, tout particulièrement leurs équipes R&D. A l’inverse, il faut que nos équipes R&D consacrent des investissements toujours plus importants aux réformes légales, ce qui laisse d’autant moins de moyens à des innovations RH extra-légales.

Du point de vue des entreprises, quels sont les principaux enjeux de cette dématérialisation ?

Plus les pouvoirs publics ont recours à la dématérialisation et à la normalisation obligatoire des documents de paie, plus les performances des logiciels (fiabilité et mise à jour des traitements de paie) deviennent stratégiques au sein des entreprises. Et plus ces fonctionnalités de gestion des obligations de l’employeur sont complètes et sensibles, plus l’entreprise a tendance à externaliser leur développement, hébergement et maintenance.

Aujourd’hui comme les entreprises ont fait appel à des modèles afin d’externaliser leurs « tâches » nécessitant le recours à un SIRH auprès de prestataires, il a fallu développer pour ces prestataires des véritables plateformes, des applications capables d’industrialiser la gestion de la paie pour des entreprises de tailles, d’organisation et de statuts réglementaires multiples

Nombres d’éditeurs adhérents de SDDS sont des acteurs majeurs de cette production de la paie par applications mutualisées ou à tout le moins hautement standardisées.

Ainsi la SDDS devient progressivement un pivot, un interlocuteur privilégié des pouvoirs publics lorsque vient le temps d’élaborer une nouvelle loi ou réglementation;  même s’il y a encore de grands progrès à obtenir dans ce domaine.

Cela modifie considérablement le rôle des éditeurs envers les pouvoirs publics, ceux-ci veulent être impliqués dès la préparation de la loi. L’essor de la SDDS s’est fait sur ce dialogue avec les pouvoirs publics.

Pour en savoir plus sur l’association: http://www.association-sdds.org/