4 conseils pour réussir son changement de logiciel de paie

Changer de logiciel de paie n’est pas une décision à prendre à la légère. Quelle que soit la raison de ce changement, la réussite de ce projet dépend de nombre facteurs : techniques, organisationnels et bien sûr humain. Pour que la migration s’effectue dans de bonnes conditions il est essentiel de bien préparer le projet.

A travers des retours d’expériences de professionnels de la paie, voici quelques conseils pour que votre migration soit un succès.

1- Bien préparer son projet

Un projet de cette ampleur ne s’improvise pas. Il est essentiel de penser son projet et de respecter certaines étapes en amont du projet :

Étape 1 : Les raisons du choix

Avant toute conduite du projet l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle changer de logiciel de paie ? Les causes d’une volonté de changement peuvent être multiples. Les principales sont :
– la solution utilisée est devenue obsolète,
– le logiciel n’est pas assez efficace ou il ne correspond plus aux attentes des utilisateurs,
– le logiciel est devenu inadapté au contexte ou à l’environnement de l’entreprise.

Il existe d’autres motivations, comme la volonté d’harmoniser les pratiques au sein d’un grand groupe (cela implique par exemple une réorganisation du service paie : avoir le même calendrier de paie pour toutes les filiales, redéfinir les tâches et les process…), de réduire les coûts, de gagner en efficacité ou encore d’optimiser le paramétrage.

Étape 2 : Les besoins 

Il s’agit là d’une étape déterminante dans la réussite du projet. Après être convaincu de la nécessité de changer de logiciel, l’entreprise doit dresser un état des lieux : quelles sont les attentes de l’entreprise vis-à-vis de ce nouveau logiciel, quels sont les moyens dont l’entreprise dispose (audit de l’existant). Il faut ensuite procéder à l’élaboration du cahier des charges, qui sera la pierre angulaire du projet. Il est l’expression d’un besoin et permettra par la suite de cadrer le projet, d’arbitrer entre les différents prestataires.

Étape 3 : Le choix de la solution

A partir du cahier des charges, l’entreprise doit sélectionner le logiciel le plus adapté aux besoins à partir de 3 critères fondamentaux : le critère technologique, le critère financier et le caractère de la dépense.

2- Convertir les données

La récupération des données de l’ancien système est essentielle. Le format et la structure des données sont différents d’un logiciel à l’autre, il est alors primordial non seulement d’être particulièrement attentif à la qualité des données qui proviennent de l’outil source afin d’éviter toute erreur de calcul mais surtout de convertir les données. Cette étape s’étale sur plusieurs mois, pendant lesquels la paie est souvent réalisée en double (ancien et nouveau logiciel).

Mme Franca Pettini, gestionnaire de paie est intervenue sur le contrôle de la paie en doublon.

« Sur un même mois de paie il fallait comparer les bulletins de paie issus de l’ancien et du nouveau logiciel, afin de détecter les divergences sur le nouveau logiciel pour faire remonter les erreurs au nouveau prestataire pour correction. 

Il fallait s’aider du règlementaire de paie (document établi en amont permettant de connaître les règles de paramétrage des différents éléments de paie de la société) pour vérifier le résultat attendu et faire remonter les anomalies.

Bien entendu il fallait saisir au préalable les éléments variables du mois de paie, et parfois faire une saisie manuelle des compteurs (ex : saisies sur salaires déjà prélevées) qui n’étaient pas encore transférés dans le nouveau logiciel.

En effet, si une société décide de changer de logiciel en cours d’année, le nouveau prestataire doit effectuer pour chaque salarié une reprise des données de l’ancien logiciel (cumul des compteurs ex : cotisations/CP/RTT etc.…) pour que le calcul des nouvelles paies soit correct. Parfois cela n’est pas possible car il n’y a pas de compatibilité entre les 2 systèmes et il est nécessaire de saisir manuellement les données dans les compteurs ».

3- Une formation déterminante

Il ne faut surtout pas négliger la formation sur le nouveau logiciel, puisque « nouveau logiciel = nouvelles méthodes de travail ! ». Pour Mme Pascale Kutekala, gestionnaire de paie « la formation des utilisateurs est une étape essentielle pour que le logiciel soit bien intégré en interne et correctement utilisé ».  Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement afin que les utilisateurs puissent se détacher de leurs habitudes. En effet les bénéfices du changement de logiciel ne seront perçus que si les utilisateurs parviennent à effectuer la transition.

La communication fait également partie des facteurs clés de succès, puisqu’elle permet de mobiliser l’ensemble des acteurs : de les impliquer, de leur permettre de comprendre les changements à venir ainsi que de les accepter.

4- Ne pas sous-estimer la phase post-projet

Il ne faut pas sous-estimer les évolutions du logiciel ! « Avec une durée moyenne de vie de 10 années, le logiciel va connaître des évolutions et des ajouts de modules tout au long de son utilisation. Des nouvelles versions du logiciel et des mises à jour correctives et évolutives seront proposées régulièrement par l’éditeur. Ces mises à jour permettront de conserver un système performant et d’accéder à de nouvelles fonctionnalités » nous confie Mme Kutekala.

Comment choisir son logiciel de paie? Un point sur le marché 2/2

Aujourd’hui, toute entreprise qui souhaite gérer l’intégralité du processus « paie » doit s’équiper d’un logiciel de paie. Le choix du logiciel revêt un caractère stratégique puisqu’il doit répondre à des enjeux à la fois économiques et organisationnels de l’entreprise.

Devant la multitude d’offres, comment choisir le logiciel correspondant à ses besoins ?

Pour répondre à cette question, nous vous présentons une étude sur les solutions retenues par nos clients, nos partenaires et les raisons de leur choix. Notre étude sur les logiciels porte sur un panel de plusieurs milliers d’entreprises qui ont fait le choix de gérer en interne la paie, mais également d’experts d’externalisation de la paie.

Cet article est le second d’une série de 2. Pour voir ou revoir le 1er article c’est par ici!

Le choix des grosses PME et des grands groupes

La gestion de la paie au sein des grands groupes nécessite des solutions parfaitement adaptées à leur structure et aux enjeux de l’entreprise comme par exemple :

– la gestion des multi-sociétés, multi-établissements

– La gestion de la paie internationale

– La gestion des talents (recrutement, formation, carrière)…

 

Les solutions pour les grandes entreprises sont complètes, modulaires et intégrées. Elles permettent de consolider aisément les informations paie des différentes filiales.

Pour des raisons de sécurité, les grandes entreprises privilégient une gestion directe via un système sur site plutôt que dans le cloud.

La solution qui arrive en tête est la solution Hypervision du groupe ADP qui équipe 18% des services paie, suivi de près par la solution Sage X3 People de SAGE et de la solution SAP SuccessFactors du groupe SAP qui couvre 10% des services paie.

Que ce soit avec la solution Hypervision ou Decidium, les offres d’ADP sont largement plébiscitées par les grands groupes, puisque 26% d’entre eux ont fait ce choix. (Pour en savoir plus sur Decidium, voici notre article consacré à cette solution).

Une grande société de l’édition a fait le choix de la solution DECIDUM car celle-ci lui permet un service sur mesure. Avec cette solution le groupe peut sur un même outil, analyser les données nécessaires à la performance administrative et RH ainsi qu’au développement des talents.

HR Access, un outil majoritairement destiné aux grands groupes, arrive en 5ème position.

Le choix des cabinets comptables et prestataires d’externalisation

Les sociétés plus petites n’ont pas toujours le personnel ou la volonté de gérer les fonctions RH de base, telles que la paie, au sein de leur entreprise. La gestion de la paie est alors déléguée à un expert, de manière totale ou partielle.

En générale, les TPE et petites PME externalisent la gestion de leurs bulletins de paie auprès d’un cabinet comptable (celui qui gère également leur comptabilité), alors que les grandes entreprises choisissent des prestataires d’externalisation spécialisés en paie, capables de supporter d’importants volumes de gestion salariale.

Pour les cabinets d’expertise comptable, chaque client est différent, et par conséquent avec des spécificités paie différentes (en particulier de nombreuses conventions collectives). Il est indispensable pour eux de fiabiliser et fluidifier la collecte des données et que le logiciel s’adapte aux différentes typologies de dossier paie.

Les logiciels couvrent tous les besoins des experts-comptables : comptabilités-paie et proposent des modes collaboratifs.

Le logiciel de paie qui arrive en tête auprès des cabinets d’expertise comptable est « Sage Coala », il s’agit de l’ancienne version de la gamme Sage Expert. Ces 2 offres proposées par SAGE équipent 30% des cabinets comptables.

Vient ensuite CEGID qui équipe 19% des cabinets comptables de la solution Cegid Expert, puis QuadraEXPERT de la société Quadratus, avec un taux d’équipement de 13% (groupe Cegid) et PEGASE du groupe ADP avec un taux de 11%.

Un expert-comptable d’un grand cabinet comptable parisien nous a confié avoir opté pour la solution QuadraEXPERT car il s’agit selon lui d’une solution véritablement conçue et dédiée à la profession.

L’externalisation partielle

Pour que notre étude soit complète, nous devons aborder la troisième voie, celle de l’externalisation partielle ou de la paie accompagnée. Elle repose sur la mise en ligne d’un logiciel, l’entreprise est en charge de la production de la paie et du déclaratif mais un service d’accompagnement réalisé par des spécialistes métier permet de fiabiliser la paie.

Voici notre article consacré à  SAGE one paie

 

Comment choisir son logiciel de paie? Un point sur le marché 1/2

Aujourd’hui, toute entreprise qui souhaite gérer l’intégralité du processus « paie » doit s’équiper d’un logiciel de paie. Le choix du logiciel revêt un caractère stratégique puisqu’il doit répondre à des enjeux à la fois économiques et organisationnels de l’entreprise.

Devant la multitude d’offres, comment choisir le logiciel correspondant à ses besoins ?

Pour répondre à cette question, nous vous présentons une étude sur les solutions retenues par nos clients, nos partenaires et les raisons de leur choix. Notre étude sur les logiciels porte sur un panel de plusieurs milliers d’entreprises qui ont fait le choix de gérer en interne la paie, mais également d’experts d’externalisation de la paie.

Cet article est le premier d’une série de 2.

La tendance

La plupart des logiciels actuels proposent des offres de base permettant la gestion de la paie, du déclaratif, de centraliser les informations dans une base de données et de générer des reportings. Ces fondamentaux peuvent être complétés par des modules complémentaires en fonction des besoins et spécificités de chaque entreprise.

Que la paie soit traitée totalement en interne ou partiellement externalisée, le logiciel doit répondre à 2 impératifs : il doit permettre un gain de temps et une diminution du risque d’erreur.

A l’ère de la numérisation, de plus en plus de logiciels sont hébergés en mode SaaS (software as a Service) ou sur le cloud. Il n’est ainsi plus nécessaire d’installer de logiciel sur les ordinateurs des utilisateurs, plus de licence d’utilisation à acquérir ni de maintenance à effectuer. Tout se fait en temps réel et à distance.

Les besoins des entreprises en matière de logiciels de paie diffèrent en fonction du secteur d’activité. En particulier, les sociétés exerçant dans la restauration, le bâtiment ou le spectacle sont exposées à la gestion de bulletins de paie compliqués, avec de nombreux éléments variables, entrées sorties, etc.

Mais c’est d’abord la taille de votre entreprise qui doit vous orienter dans le choix d’un logiciel de paie.

Le choix des PME (entre 50 et 500 salariés)

La plupart des entreprises de cette catégorie optent pour un logiciel « standard » permettant la gestion de la paie et du déclaratif, conforme à la législation, dématérialisé (DSN / dématérialisation des bulletins de paie) en mode Saas ou sur le Cloud.

Nombreuses sont les PME à opter pour le Cloud, principalement pour des raisons économiques.

Comme le tableau ci-dessus en témoigne, au niveau des PME, les logiciels qui arrivent en tête sont les logiciels de SAGE, avec la version Sage Paie & RH i7 en installation locale ou la solution Paie i7 online sur le cloud. Ces deux solutions couvrent 27% des services paie des PME.

Les solutions SAGE sont également majoritairement maîtrisées par les professionnels de la paie (voir notre étude sur les logiciels ).

Cegid arrive second avec la solution Yourcegid Ressources Humaines Y2, qui propose une offre complète en mode Saas. Une société du BTP nous a confié que le choix de cette solution s’est fait sur la rapidité de prise en main, la fiabilité ainsi que l’hébergement des données dans un data center.

Nous vous donnons rendez-vous dans un mois pour le deuxième article de cette étude qui abordera le choix des grandes sociétés et des cabinets d’expertise comptable.