L’Externalisation de la paie : Retours d’expériences

De nombreuses entreprises prennent la décision de confier la gestion de leur paie à un expert. Pour des raisons de coûts ou de sécurisation de la paie, les sociétés s’appuient sur les services de leur cabinet d’expertise comptable ou de sociétés expertes.
Contrairement aux idées reçues, ce sont généralement les grandes entreprises qui ont le plus recours à cette solution, préférant se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Les avantages sont principalement au nombre de deux :
• Réduire les coûts : le service paie représente une dépense très importante pour les entreprises. Il y a la masse salariale, le coût du logiciel sans oublier les nombreuses formations que doivent suivre le personnel du service paie afin de suivre les évolutions législatives.
• Sécuriser la paie : une erreur dans les bulletins de paie peut avoir de lourdes conséquences. En optant pour l’externalisation, l’entreprise réduit le risque d’erreur car le prestataire est responsable des salaires et des données sociales.

Sous-traiter la paie comporte également des inconvénients :
• Perte de compétences sociales en interne : le choix de l’externalisation conduit souvent à une décision de réduire le personnel du service paie, parfois même à supprimer le service paie. Dans ce cas, l’entreprise se trouve souvent dépourvue de professionnels détenant des compétences sociales.
• Dépendance envers le prestataire : une fois que l’entreprise a confié la gestion de sa paie à un prestataire, il est souvent difficile d’en changer.

Quelle est la méthodologie d’externalisation de la paie ?

Une fois que l’entreprise a choisi son partenaire, un spécialiste de l’externalisation, celui-ci va mettre en place l’externalisation. Les différents prestataires proposent une méthodologie en plusieurs étapes :

1- La préparation
La première étape est celle de la préparation de l’externalisation. L’entreprise rassemble et communique au prestataire l’ensemble des informations et documents de paie : le dossier paie au format de la solution utilisée par l’entreprise, la copie des contrats en vigueur, les copies des derniers bordereaux de l’Urssaf, caisses de retraites et prévoyance…
Le prestataire analyse les documents et réalise un audit.

2- La mise en production
Le temps de mise en production varie en fonction du volume de paie ainsi que de leur complexité. Le prestataire paramètre l’outil après avoir analysé en profondeur l’état des paies de son client.
Les premiers tests ont lieu, permettant de faire remonter de probables anomalies, mais également des écarts par rapport aux obligations légales et conventionnelles. L’édition de bulletins « blancs » permet de réaliser une comparaison avec d’anciens bulletins de paie.

3- Le démarrage du service
Le prestataire communique au client ses propres supports (fichiers, tableaux), ou s’il s’agit d’un service en ligne, active l’espace de l’entreprise cliente pour la télétransmission des données de paie, fixes et variables.
Les gestionnaires de paie sont par la suite formés au nouvel outil.

4- Et après…
Les gestionnaires de paie saisissent les éléments variables de paie une fois par mois sur le support remis par le prestataire. Une fois les supports complétés par les gestionnaires, ils sont transmis au prestataire pour les intégrer et lancer des calculs de paie test. Quelques jours plus tard, le client reçoit l’intégralité des bulletins.

Les dangers d’une externalisation mal accompagnée

Pour Mme Fatima BELABED, gestionnaire paie, qui est intervenue à deux reprises sur des missions de mise en place d’externalisation de la paie, il est nécessaire de mettre en place une véritable politique de conduite du changement.

« L’ensemble du personnel Paie, voire Ressources Humaines, responsables compris, ne comprennent pas la motivation de la Direction quant au passage à l’externalisation, ils voient leurs postes « supprimés » sur le long terme, n’ayant plus les mêmes fonctions. Ils ne sont par ailleurs pas souvent informés de l’avenir de leurs postes. Cela reste en général un sujet délicat. D’après ce que j’ai remarqué, l’enjeu est parfois dramatique, dès que l’entreprise annonce l’externalisation, les gestionnaires de paie se sentent menacés, ils remettent en cause et en doute leurs compétences, certains démissionnent du jour au lendemain sans exécution de préavis, en mettant la société dans des situations très délicates.
Durant ma dernière mission, où j’ai participé à un projet d’externalisation du service paie à l’étranger, j’ai pu constater des salariés sous tentions, remontés contre les dirigeants car les projets de cette envergure s’éternisent.
Souvent la communication entre la Direction et le personnel est absente, un fait qui rend les choses très difficiles et l’absence d’information fait qu’ils ignorent leur avenir dans la société, je vous laisse imaginer l’impact considérable constaté sur la productivité et l’assiduité des gestionnaires.
Après ces expériences, je me rends compte qu’il est plus que nécessaire de mettre en place une réelle conduite du changement afin que le projet aboutisse dans les meilleures conditions possibles, dans l’intérêt du salarié comme de l’entreprise. »

De nouveaux blogs de paye dynamiques et pleins d’ambitions !

Guylaine Vidal et Anthony Roca sont les auteurs de deux blogs à destination des professionnels de la paie (pour les débutants, mais pas uniquement). Ils nous présentent ici leurs parcours et l’histoire de leurs blogs.

Pourriez-vous vous présenter en quelques mots ?

Guylaine Vidal : « Je suis responsable paie au sein d’un cabinet de courtage d’assurances. Je manage aujourd’hui 3 personnes sur les aspects paie et administration du personnel. Parallèlement je suis également gestionnaire de paie indépendante en auto entreprise.

J’ai débuté par une licence en Paie que j’ai effectuée en apprentissage puis j’ai évolué sur des postes de gestionnaires de paie et rapidement responsable paie au sein de différentes entreprises. »

Anthony Roca : « Je travaille dans la gestion de la paie depuis 2012. Je suis issu de la reconversion professionnelle. Après un passage de 4 ans en cabinet d’expertise comptable, j’ai été approché il y a un an par une entreprise adaptée pour créer un service d’externalisation de la paie.

Le projet a bien démarré et le service compte 5 gestionnaires de paie reconnus travailleurs handicapés. Ensemble, nous traitons de la donnée sociale pour plus de 10 000 salariés. Nous faisons de la gestion de la paie et nous avons également développé un pôle gestion de la DSN événementielle à destination des grandes entreprises (plus de 3000 salariés).  Dans ce pôle sont traités les arrêts maladie des salariés de nos clients. Nous nous occupons également du recouvrement des IJSS.

Je suis également conseiller de salarié et je tiens, à titre personnel, un blog autour du métier de gestionnaire de paie. »

Qu’est-ce qui vous a donné l’idée d’écrire un blog ? Depuis quand existe-t-il ?

Guylaine Vidal : « J’ai créé le blog apprendre-la-paie.com  en juin 2017. L’objectif premier était de créer une source d’information claire pour mon équipe. Puis j’ai décidé de partager ce site à mon réseau Linkedin afin d’aider les gestionnaires de paie débutants à acquérir les bonnes bases de la paie ».

Anthony Roca : « L’idée du blog m’est venue après la lecture d’un livre de Seth Godin (Le linchpin : êtes-vous indispensable). Et c’est aussi un défi personnel, le blog me permet de devenir meilleur et d’acquérir une plus grande expertise dans le métier. C’est aussi une excuse pour mettre en avant mes connaissances de WordPress (le moteur technique du site internet. Le blog existe depuis juin 2018, totalise plus de 30 articles, des EBOOKS, des podcasts et une dizaine de vidéos. En octobre 2018, le site a totalisé 2000 visiteurs uniques ».

Pourriez-vous nous présenter votre blog ? objectifs ? public visé ?

Guylaine Vidal : « Chacun peut y retrouver des articles simples pour bien comprendre les différentes techniques de la paie et des outils pour les aider au quotidien. Apprendre-la-paie.com est un site qui accompagne les gestionnaires de paie actuels ou futurs dans l’évolution de leur carrière. Beaucoup souhaitent augmenter leurs compétences pour accéder à des postes avec plus de responsabilités ou mieux rémunérés. Pour certains le site suffit ; pour d’autres je les accompagne à travers des séances de coaching personnalisés pour travailler avec eux sur les problématiques auxquelles ils sont confrontés et les aider dans leur évolution.»

Anthony Roca : « la-paie-facile.com est un blog à destination des gestionnaires de paie en poste ou à la recherche de leur premier poste. Je partage des astuces pour réussir dans le métier de gestionnaire de paie. Je partage du contenu sous forme de vidéos, d’articles et de podcasts. Un des objectifs que je me suis fixé est d’aider les gestionnaires de paie à devenir tellement bons que les employeurs ne pourront pas les ignorer. Je reçois souvent des mails de personnes qui ont trouvé leur premier poste en suivant certaines des astuces du blog, c’est encourageant. 

Bien sûr, le blog n’est pas parfait mais je l’assume complétement. Je fais partie de ceux qui se bougent et qui font des erreurs (mais les corrigent). Comme dit un de mes mentors : “Le fossé entre l’action et l’inaction est plus grand que celui entre le savoir et l’ignorance”. »

Qu’en espérez-vous ? Comment souhaitez-vous le faire évoluer par la suite ?

Guylaine Vidal : « D’ici décembre 2018 je proposerai également aux gestionnaires souhaitant devenir indépendant une formation pour les accompagner dans la création de leur auto-entreprise à travers mon retour d’expérience. »

Anthony Roca : « Le blog va s’enrichir en contenu. Des nouveaux partenariats sont en train de se concrétiser avec des acteurs majeurs de l’industrie de la paie. A terme, si mon audience le réclame je mettrai en ligne des formations. »

 

Le contrôle de paie va-t-il supplanter la gestion de la paie ?

C’est une conséquence imprévue de la mise en place de la DSN, et dans un cadre plus large de la digitalisation des technologies. Les gestionnaires de paie sont amenés à faire de plus en plus de contrôle. La saisie d’éléments variables, qui était jusque là leur quotidien, s’automatise à travers la mise en place d’outils de GTA de plus en plus performants.

Jérôme Gosselin, responsable Paie du club Med, en témoigne : « Nous sommes en train de passer sur Workday sur la partie administration du personnel. Via cette solution, tout est accessible sur le cloud, même sur nos smartphones ! » C’est une des forces de Workday, qui est devenu un challenger sérieux de SAP au niveau mondial. Vincent Thouanel, consultant IBM en Payroll, précise : « Workday offre une expérience utilisateur bluffante. Par ailleurs, les implémentations peuvent être rapides. En 6 mois on peut être opérationnel sur Workday. »

L’aventure Workday, commencée en 2005 aux Etats-Unis lorsque l’ancien dirigeant de Peoplesoft a décidé de quitter le navire pour créer une solution innovante et adaptée aux évolutions technologiques, rappelle grandement celle de Silae, un logiciel 100% cloud créé il y a quelques années par un ancien dirigeant de Quadratus qui a su conquérir en très peu de temps le marché français de la paie des experts comptables (voir article sur Silae).

Même si le marché de la paie reste encore relativement statique en ce qui concerne les SIRH utilisés par les ETI et les grands groupes, comme en témoigne notre étude récente à ce sujet (voir l’article « Le Hit Parade des logiciels Paie »), un changement de paradigme se fait sentir. De nouveaux acteurs arrivent avec des solutions innovantes, et surtout, donc, le métier de gestionnaire de paie est en train de changer.

« Avec la DSN, on ne peut plus faire de régularisation d’un mois sur l’autre, enfin si, on peut, mais c’est très compliqué, nous explique Brankiça Pavlovic, dirigeante de la société Arhia. Avant, le gestionnaire de paie régularisait tout en janvier, au moment de la DADS. Aujourd’hui, c’est chaque mois qu’il faut sortir une paie propre. Chez Arhia, nous avons chaque mois trois étapes de contrôle pour la DSN, afin de nous assurer de réduire au maximum les anomalies ! »

Symbole de cette évolution, de plus en plus de sociétés naissantes proposent des solutions de contrôle de paie. Deux exemples :

  • Dhatim, spécialiste du Big Data, est particulièrement actif sur le marché, et dispose déjà d’un certain nombre de grandes références que la société accompagne sur le contrôle de DSN (L’Oréal, Crédit Agricole…)
  • DSN Tools est un outil créé par deux ingénieurs permettant l’exploration et le contrôles des données de la DSN
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    « Le contrôle est ce qu’il y a de plus noble en paie, explique Brankiça Pavlovic. Avec de bons algorithmes, on peut contrôler un gros volume de paie en peu de temps, précise-t-elle ». Bertrand Jaouen, responsable Paie chez Exide Technologies se réjouit également de cette évolution du métier. Il y voit des perspectives très intéressantes pour l’intérêt du service paie : « Avec la DSN, on se retrouve avec une énorme masse de données. On est aujourd’hui à plus de 2000 lignes par salariés. On est capable d’analyser en big data ces données. Dans le futur, ce sera un outil de base pour piloter autrement tout ce qui est coût de l’entreprise : masse salariale, dépenses… » Cette capacité d’analyse offrira une place de choix au service Paie pour échanger avec les décideurs de l’entreprise.

    Il n’y a pas meilleur canal de communication pour un service paie que de parler en termes de coût. C’est d’ailleurs les informations que met en avant le Benchmark 2018 d’ADP, qui évalue le coût moyen de la gestion de la paie par salarié à 448 euros par an.

    Cette évolution sera progressive. Il me semble raisonnable d’estimer qu’elle se déroulera dans le cours des dix prochaines années. Les sociétés et les organisations changent lentement leurs habitudes. Le défi sera pour les entreprises d’accompagner ce changement. De leur côté, les gestionnaires de paie devront prendre cette évolution vers un métier qui sera de plus en plus analytique, plus riche et plus exigeant en terme intellectuel.

    Interview de Poonam Punjani, manager chez Pay Job

    Depuis plus de 10 ans, le groupe Pay Job est spécialisé sur le secteur très pénurique de la paie.  CDI, CDD et intérim, nous recrutons bien sûr des gestionnaires et des responsables paie, mais nous intervenons également sur des postes d’experts, de directeurs paie et de consultants SIRH. 

    Décryptage du métier avec Poonam Punjani, manager chez Pay Job.

    Comment devient-on consultant recrutement ? Quel a été ton parcours jusqu’à présent ?

    Suite à une formation en Ecole de Commerce, j’ai eu plusieurs expériences dans les Ressources Humaines. Après avoir débuté dans le recrutement au sein d’une SSII en fort développement puis dans le conseil RH au sein d’une société d’outplacement, j’ai pu concilier les deux domaines de compétences qui m’intéressaient (le recrutement et le conseil) en rejoignant PAY JOB sur un poste de consultante en recrutement d’abord junior puis confirmée avant d’évoluer sur du management.

    Qu’est-ce qui t’a fait opter pour une carrière chez Pay Job ?

    Lorsque j’ai intégré PAY JOB, il s’agissait d’un petit cabinet qui commençait tout juste à être connu sur le marché comme l’expert du recrutement dans les métiers de la paie. J’ai apprécié la taille humaine du cabinet, les perspectives de développement et l’ambition des dirigeants. L’organisation du cabinet répondait déjà à mes attentes en termes de souplesse et d’efficacité. Malgré une croissance rapide, PAY JOB s’est progressivement structuré et équipé d’outils performants tout en gardant ses qualités initiales qui nous permettent de continuer à répondre avec réactivité et fiabilité aux attentes de nos clients.

    Quelles sont « les plus » de ton poste ?

    Compte-tenu de notre spécialisation sur les métiers de la paie et de l’administration du personnel, nous sommes en mesure d’accompagner nos clients sur la définition de leur besoin et de les aider à valider l’adéquation de leurs attentes avec le marché. Nos clients font appel à nous de plus en plus en amont de leurs projets de recrutements et sont attentifs à nos recommandations jusqu’à la validation du recrutement. C’est cette dimension conseil et expertise qui fait selon moi le plus du poste de Consultant en Recrutement chez PAY JOB.

    Depuis 7 ans, les attentes des clients ont-elles changé sur le profil des candidats ?

    En raison des perpétuelles évolutions réglementaires et de l’automatisation croissante des logiciels de paie, le métier de Gestionnaire de Paie consiste de moins en moins à faire de la saisie de variables mais de plus en plus à contrôler les bulletins et à avoir un regard critique sur les paramétrages du logiciel. Nos clients sont de plus en plus attentifs à la technicité et à l’agilité informatique des candidats présentés. Nous avons fait évoluer nos méthodes de sourcing et nos tests techniques de façon à répondre de mieux en mieux à ces attentes.

    Selon toi est-il nécessaire de savoir faire la paie pour recruter des gestionnaires de paie ?

    Sans être des experts en paie, tous les consultants PAY JOB savent différencier les spécificités des différents secteurs d’activité en matière de paie, les particularités de chaque logiciel et les différentes étapes de la réalisation d’un bulletin. C’est ce qui nous permet de comprendre de manière précise les besoins de nos clients. C’est également un pré-requis indispensable afin d’effectuer un travail de qualité auprès de nos candidats. En effet, cela nous permet, sur un marché en tension, de répondre avec précision aux interrogations des candidats et de valoriser avec exactitude les atouts des postes présentés.

    Portrait de Kevin Parachini, gestionnaire paie en cabinet d’expertise comptable

    La formation au métier de gestionnaire de paie continue tous les jours


    En juillet 2018, Kevin Parachini remporte pour la troisième fois une édition mensuelle du défi Pay Job. Gestionnaire paie depuis un peu plus de 2 ans à la suite d’une reconversion professionnelle, il exerce aujourd’hui au sein d’un cabinet d’expertise comptable. Il a accepté de revenir pour nous, sur son choix de reconversion et son expérience en cabinet d’expertise comptable.

     

    Pourriez-vous nous parler de votre parcours en quelques lignes ?

    Après des études en sciences de gestion je me suis dirigé vers une voie totalement différente. En effet, j’ai fait le choix de suivre une de mes premières passions : le cinéma. J’ai occupé pendant presque 10 ans un emploi technique, de projectionniste, dans l’exploitation cinématographique.

    Arrivé à un stade ou j’avais fait le tour de mon métier et où je n’avais plus grand-chose à en apprendre je me suis réorienté dans la gestion de la paie.

    Qu’est-ce qui vous a motivé à devenir gestionnaire de paie ? Qu’est-ce qui vous plait le plus ?

    Devenu au fil des années en quelque sorte le référent, auprès de mes anciens collègues et de mon entourage, concernant les questions sur le droit du travail, les conventions collectives et sur les bulletins de salaires, je ne me suis pas interrogé longtemps sur mon avenir professionnel. La gestion de la paie est l’emploi idéal lorsque l’on aime la réflexion, les chiffres et se sentir utile envers les autres.

    Comment vous êtes-vous formé à ce métier ?

    Tout d’abord de manière autodidacte, au fil des années, dans un premier temps en essayant de comprendre mon bulletin de salaire, puis en m’intéressant aux changements politiques et aux évolutions sociales de notre pays, mais aussi par mes différentes expériences professionnelles qui en tant que salarié, afin de veiller au bon respect de mes droits, m’ont amenée à fouiller dans les conventions collectives et le code du travail. En effet, il y a une chose totalement folle en France, c’est que nous sortons du système scolaire sans connaitre nos droits en tant que salarié et sans savoir déchiffrer et vérifier son bulletin de salaire, alors que beaucoup de nos droits sociaux découlent de ce dernier.

    Ensuite, pour effectuer ma reconversion professionnelle, j’ai effectué dans le cadre d’un CIF une formation diplômante de 6 mois et un stage en cabinet comptable qui m’ont permis d’acquérir les bases du métier et les outils nécessaires à une prise de poste efficace.

    Aujourd’hui, ma formation au métier de gestionnaire de paie continue tous les jours au travers des différentes problématiques (de paie et de gestion du personnel) que je traite en cabinet comptable, de la veille sociale que j’effectue sur la base d’une documentation variée mais aussi d’échanges sur les réseaux sociaux avec des professionnels du domaine. Je participe aussi régulièrement à différents concours, comme le concours PAY JOB ou le Trophée de la paie, ce qui me permet de développer mes connaissances et de travailler sur mes lacunes. La gestion de la paie est un métier où il ne faut surtout pas rester sur ses acquis et savoir mettre à jour son savoir continuellement.

    Quelles sont les qualités requises pour ce type de poste ?

    La discrétion est une qualité importante, le gestionnaire de paie est en possession de beaucoup de données confidentielles sur la vie privée des salariés mais aussi sur la santé financière des entreprises qu’il gère.

    L’organisation : il est important, surtout en cabinet comptable, de bien gérer son portefeuille en anticipant au maximum son travail afin de respecter les nombreuses échéances. Les imprévus sont monnaie courante du métier, il est nécessaire de toujours garder une marge de manœuvre pour ne pas être dépassé par les évènements.

    Aimer la veille sociale est aussi très important pour anticiper et non subir les évolutions qui impacteront le bulletin de paie.

    Quelle est votre vision de la place du gestionnaire de paie dans l’entreprise ; ce métier a-t-il évolué au cours des dernières années ?

    Je pense que le gestionnaire de paie manque probablement de reconnaissance, ce qui explique que les cabinets comptables ont souvent du mal à fidéliser leurs employés. Ces dernières années avec l’arrivée de la DSN le gestionnaire est devenu responsable de toutes les données sociales transmises aux caisses. La mise en place de la DSN n’a pas été simple et nous avons dû gérer les difficultés d’intégration de ces données par les caisses, en faisant souvent des déclarations en doublon. A mon avis la mise en place du prélèvement à la source ne sera pas aussi de tout repos

    Parmi les logiciels que vous avez utilisés, lequel avez-vous préféré ? pour quelles raisons ?

    Dans les deux cabinets comptables ou j’ai travaillé je n’ai utilisé que le logiciel SAGE Génération Experts (anciennement SAGE Coala). Je n’ai donc pas matière à comparer. Beaucoup de professionnels du métier, principalement en cabinet comptable, parlent du logiciel SILAE qui serait le logiciel « miracle » car il permettrait d’automatiser au maximum la paie et remplacerait beaucoup de gestionnaires de paie. Pour moi travailler sur un logiciel avec moins d’automatismes et qui demande plus de réflexion me permet, à force d’essayer de comprendre son mécanisme et en connaissant ses failles, d’avoir une vision plus complète de son fonctionnement et une meilleure compréhension du bulletin de salaire et de la DSN. Un logiciel trop automatisé ne permet pas de s’adapter facilement aux particularités des CCN, des demandes des clients ou dans mon cas aux particularités du droit local Alsace/Moselle sans faire appel à un prestataire, ce qui peut être frustrant et une perte de temps pour des personnes à l’aise avec l’outil informatique.

    Comment envisagez-vous votre avenir dans ce métier ? Évolutions techniques, évolution de carrière ?

    Pour le moment je n’ai pas la prétention, compte tenu de mon expérience dans la profession, de vouloir un poste avec plus de responsabilités. Mais dans les années à venir pourquoi ne pas occuper un poste de gestionnaire de paie en entreprise, avec une orientation plus dirigée vers les RH.

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    Qui est le gestionnaire paie d’aujourd’hui ? 2/2

    Depuis quelques années, le poste de gestionnaire de paie s’est transformé. En cause l’avènement des nouvelles technologies, qui entraîne via les progiciels de plus en plus d’automatisations des tâches, et l’environnement règlementaire qui se caractérise par sa complexité et sa perpétuelle évolution. Les profils paie se voient donc contraints de justifier de compétences informatiques avérées mais surtout d’un socle de connaissance social (paie et administration du personnel). Leur rôle s’oriente chaque jour davantage vers du contrôle de paie, et met ainsi en avant des capacités de prise de recul et d’analyse.

    Suite à la publication de notre article consacré aux responsables paie (voir article), nous nous intéressons cette fois-ci aux gestionnaires de paie. A partir de 8 000 candidatures étudiées en 2016, nous avons réalisé une enquête sur le profil type du gestionnaire de paie, ou devrions-nous dire plutôt de la gestionnaire de paie, puisque 84% des professionnels du métier sont des femmes.

    Cet article est le second d’une série de 2. Pour voir ou revoir le 1er article c’est par ici!

    Les gestionnaires paie travaillent surtout en entreprise

     

    L’environnement a une incidence directe sur l’organisation de travail et sur les missions du gestionnaire de paie. Les passerelles entre cabinet d’expertise comptable et entreprise ne sont pas évidentes. Une expérience en cabinet est parfois appréciée par les entreprises car reconnue comme une bonne école, donnant au gestionnaire l’ensemble des bases techniques et les bons réflexes. Elle peut cependant refroidir d’autres services RH d’entreprises soucieuses de la capacité du candidat à travailler en équipe, qualité non valorisée en cabinet.

    Les cabinets de leur côté recherchent quasi systématiquement des candidats disposant d’une expérience en cabinet. En effet, le rythme intense lié à leur activité nécessite que le candidat sache s’y adapter rapidement.

    82% des candidats travaillent en entreprises (PME ou grand groupe).

    Les cabinets d’expertise comptable emploient près de 14% des gestionnaires paie, et les sociétés d’édition de logiciel emploient quant à elles seulement 4% des gestionnaires paies.

     

    … dans le secteur du service ou de l’industrie

     

     

    Les sociétés qui emploient les gestionnaires de paie sont principalement des entreprises du secteur des services (24%) et de l’industrie (23%). Ces deux secteurs combinés représentent près de la moitié (47%) des emplois en entreprises.

    Le secteur de la distribution représente 14% des emplois suivi de près par le secteur social avec 10% des emplois.

    L’ensemble des autres secteurs représentent chacun 4 à 6 % des emplois de gestionnaires de paie en entreprises.

    Des gestionnaires de paie peu anglophones

     

    La maîtrise d’une langue étrangère, principalement l’anglais, constitue un atout pour les gestionnaires de paie. Ils sont pourtant encore très peu à parlent couramment anglais :

    • 17% détiennent un niveau courant (oral et écrit)
    • 39% détiennent un niveau Intermédiaire (capacité à communiquer par email, mais pas capables de participer à une réunion ou d’échanger de manière approfondie par téléphone)
    • 44% détiennent un niveau Débutant (ne peuvent même pas communiquer par écrit)

     

    Qui est le gestionnaire paie d’aujourd’hui ?

    Depuis quelques années, le poste de gestionnaire de paie s’est transformé. En cause l’avènement des nouvelles technologies, qui entraîne via les progiciels de plus en plus d’automatisations des tâches, et l’environnement règlementaire qui se caractérise par sa complexité et sa perpétuelle évolution. Les profils paie se voient donc contraints de justifier de compétences informatiques avérées mais surtout d’un socle de connaissance social (paie et administration du personnel). Leur rôle s’oriente chaque jour davantage vers du contrôle de paie, et met ainsi en avant des capacités de prise de recul et d’analyse.

    Suite à la publication de notre article consacré aux responsables paie (voir article), nous nous intéressons cette fois-ci aux gestionnaires de paie. A partir de 8 000 candidatures étudiées en 2016, nous avons réalisé une enquête sur le profil type du gestionnaire de paie, ou devrions-nous dire plutôt de la gestionnaire de paie, puisque 84% des professionnels du métier sont des femmes.

    Cet article est le premier d’une série de 2.

    Une rémunération attractive 

     

    Ces dernières années la demande forte de gestionnaires de paie a fait augmenter de manière significative les rémunérations. Aujourd’hui 7 gestionnaires de paie sur 10 gagnent plus de 30 K€ / an, soit plus de 2 500€ brut mensuel.

    Il s’agit d’un métier d’expertise très bien valorisé par rapport aux autres fonctions RH. Confrontées à la rareté des profils, les entreprises n’hésitent pas à proposer des salaires à la hausse afin d’attirer les meilleurs talents. En 2016, le salaire moyen des gestionnaires de paie en Ile-de-France s’élève 32 K€ / an, soit un peu plus de 2 600€ brut mensuel.

    Le graphique ci-dessous représente la distribution des salaires des gestionnaires de paie.

    Des professionnels expérimentés

     

    Les entreprises donnent plus d’importance à l’expérience qu’aux diplômes. Le métier s’apprend avant tout « sur le tas ». Cependant, la pénurie des profils offre des opportunités aux profils juniors. Comme nous le voyons dans le graphique ci-dessous, un peu plus de 50% des gestionnaires de paie ont moins de 5 ans d’expérience.

    A partir de 5 à10 ans d’expérience le gestionnaire de paie est susceptible d’évoluer vers des postes d’encadrement et donc sort ainsi de notre étude. Selon sa formation, ses compétences, ses affinités et ses ambitions, il peut devenir responsable paie, directeur paie ou plutôt évoluer vers un poste généraliste comme RRH ou DRH. Ainsi, seuls 23% des gestionnaires de paie ont plus de 10 ans d’expérience.

    Des études supérieures courtes

     

    La paie est un métier technique pour lequel l’expérience prime sur le diplôme. Dès lors une formation technique de deux ou trois ans après le bac est généralement considéré comme suffisant. On observe ainsi qu’un gestionnaire sur 2 a un niveau bac +2 / 3.

    Plusieurs formations courtes constituent un bon socle de connaissance, comme par exemple un DUT gestion des entreprises et des administrations, un BTS comptabilité et gestion ou une licence professionnelle en ressources humaines.

    Ainsi 54% des gestionnaires de paie détiennent un diplôme de niveau bac +2 ou bac +3.

    Les formations bac + 4 et 5 permettent de leur côté une évolution vers des postes de généraliste RH, pour lesquels la maîtrise de la paie est un atout considérable, ou vers des postes d’encadrement de service, ou encore vers de la gestion de projet SIRH, ou du consulting.

    Parallèlement aux formations diplômantes, certains établissements proposent des certificats de gestionnaire de paie, accessible avec ou sans le bac en formation initiale ou en alternance.

     

    On vous donne rendez-vous dans un mois pour la suite de cette étude sur les gestionnaires de paie.

     

    L’Open Space est-il compatible avec les métiers de la paie ?

    Dans la continuité de notre précédent article sur le bonheur au travail (voir article), intéressons-nous maintenant au lieu de travail. Pour les salariés, l’aménagement des bureaux rentre dans l’équation du bien-être au travail.

    Il n’est pas rare de voir des sociétés faire appel à des professionnels de l’aménagement afin de créer des bureaux ultramodernes et design. On a tous déjà entendu parler ou même vu les bureaux ultra-tendance de Google ou d’Apple.

    En matière d’aménagement des bureaux, la référence depuis quelques années est l’open space. Pour rappel l’open space est un espace de travail ouvert, sans cloison entre les différents bureaux, les salariés évoluant donc sur un plateau ouvert.

    Selon une étude d’OpinionWay pour CD&B, la plupart des salariés français évoluent en open space mais n’en sont guère satisfait. Selon cette étude, près de la moitié des salariés travaillant en open space accepteraient immédiatement un bureau individuel si on le leur proposait, à contrario 40% hésiteraient à quitter leur open space.

    Dans ce contexte nous nous sommes intéressés à la compatibilité de cet aménagement avec l’importance de la confidentialité que présentent les métiers de la paie.

    L’open space est-il possible pour les métiers de la paie ?

     

    Notre premier sentiment est qu’il est difficilement conciliable avec les exigences de confidentialité et de discrétion du métier. En effet, comment préserver la confidentialité des données traitées alors que son bureau n’est pas cloisonné, pire encore, que votre bureau est à la vue de tous ?

    Pour répondre à cette interrogation nous avons pris contact avec des gestionnaires et responsables de paie afin de connaître leur ressenti. Contre toute attente, les professionnels contactés ont pour la plupart tous évoluer en open-space et partagent un sentiment plutôt positif de cet aménagement.

    « Le savoir travailler ensemble »

     

    Pour eux,  la confidentialité dépend avant tout de la configuration des bureaux, « il est évident qu’en open space,  le gestionnaire de paie n’a pas à être  positionné au milieu du plateau à la vue de tous ». Pour eux le respect de la confidentialité dépend avant tout du « savoir travailler ensemble ». Un gestionnaire nous a confié qu’au sein de sa société, les salariés ont été sensibilisés au respect de la confidentialité de sa fonction,  « les trop curieux ont été invité à éviter son espace les jours de paies ». Dans les faits,  ces consignes n’étaient pas véritablement nécessaires « puisqu’ aucun collègue n’a jamais manifesté de curiosité déplacée …  il s’agit là du respect du travail des uns et des autres et n’est pas propre à un aménagement de bureau ».

    « Un lieu d’échange et de collaboration »

     

    Pour eux l’open space favorise avant tout les échanges « la fonction paie est une fonction transverse, au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable…. les contacts sont facilités par cet aménagement et la collaboration y est plus fluide» nous raconte une consultante paie d’un grand cabinet comptable.

    Loin l’idée de la sédentarité du poste, désormais la fonction suit la tendance de la mobilité et des nouveaux modes de travail collaboratifs et connectés, rendus possibles notamment grâce aux logiciels de paie accessibles en ligne ou sur le cloud.

    Vers un « Sans bureau fixe » ?

     

    Pour certains gestionnaires de paie le seul « bémol » de l’open space est véritablement le bruit. Celui-ci occasionnerait des difficultés de concentration et de facto une perte d’efficacité.

    Dans ce cas,  des améliorations peuvent être apportées. Une responsable paie d’une PME nous confie que dans sa société,  un travail sur l’acoustique a permis de réduire les bruits, puis différents espaces de travail ont été créés permettant de s’isoler et ainsi d’être dans sa bulle.

    Après l’open space, si le bureau du futur était le fait de ne plus avoir de bureau à soi ?

    Cette pratique appelée le « desk sharing », « flex office » ou encore « bureau lib » permet aux salariés de pouvoir s’installer dans plusieurs endroits, en fonction de ses besoins. Cette pratique qui séduit de plus en plus les entreprises et les salariés permet à ceux-ci d’adapter leur bureau à leur besoin.  Cette pratique, plusieurs professionnels de la paie ont eu la possibilité de la « tester » et tous nous ont confié l’avoir véritablement « adoptée ».

    Une autre consultant paie nous a confié évoluer au sein d’une grande société française dans « un espace libre » où les salariés n’ont pas d’espace de bureau personnel puisqu’ils sont mobiles et libres de choisir leur espace. Il s’agit, selon elle, de l’aménagement idéal qui favorise à la fois les échanges tout en permettant un certain niveau de confidentialité.

     

     

    Edito: Des chiffres et des hommes

    12%

    C’est le pourcentage de candidats envoyés à nos clients qui ont répondu à une annonce diffusée pour un poste donné. Ce nombre, extrêmement bas, est un indice parmi d’autres statistiques que nous venons d’extraire afin d’analyser les tenants et les aboutissants de notre travail de recruteur.

    Cela signifie donc que dans 88% des cas, les candidats que nous présentons sont des candidats qui ont été chassés, sur des cvthèques et dans notre réseau de candidatures. Pour nos clients, faire appel à PAY JOB, c’est donc se donner 8 fois plus de chance de trouver le profil recherché qu’en se limitant à diffuser une annonce sur internet.

    46%

    C’est le pourcentage de « transformation » des postes qui nous sont confiés par nos clients. Autrement dit, près d’une mission de recrutement sur deux est pourvue par notre cabinet. C’est un nombre très élevé, puisqu’il faut l’analyser en se rappelant que PAY JOB travaille au succès et sans exclusivité (donc souvent en concurrence avec d’autres prestataires de recrutement).

    Par ailleurs, il arrive aussi parfois que les missions confiées soient finalement annulées par nos clients, par exemple dans le cas de missions d’accroissement temporaire d’activité pour lesquelles le budget espéré ne se débloque pas.

    5,16

    Il s’agit du nombre de dossiers de candidature complets que nous adressons par poste confié à nos clients. Pour arriver à ce chiffre, nous recevons et sélectionnons de nombreuses candidatures. Nous passons beaucoup de temps au téléphone avec les candidats, validons leurs critères de motivation, les orientons vers les offres qui leur correspondent le mieux. Puis bien sûr nous les recevons en entretien, leur faisons passer un test technique en ligne, que malheureusement tous ne réussissent pas. Enfin nous prenons, avec leur accord, des références auprès d’anciens employeurs.

    Nos clients retiennent parmi ces dossiers présentés, en moyenne, un candidat sur trois pour le recevoir en entretien, et enfin, parmi ces candidats, un peu plus d’un sur quatre est finalement retenu pour le poste. Les plus matheux d’entre nos lecteurs feront les calculs pour vérifier qu’on retombe bien au final sur nos 46% de transformation !

    82 000

    C’est le nombre d’internautes venus sur le site de PAY JOB au cours de l’année 2016. Ils y ont passé en moyenne un peu plus de 4 minutes chacun et ont consulté 8 pages au cours de leur visite. Les pages les plus consultées sont bien sûr les offres d’emploi, rafraichies quotidiennement, et où près de trois nouvelles offres d’emploi de professionnels de la paie apparaissent chaque jour.

    Les pages de tests ont également énormément de succès. Chaque mois, plus de 2000 internautes s’exercent par exemple au test le plus prisé : celui sur les congés payés !

    43%

    C’est le pourcentage de croissance de PAY JOB en 2016. Exactement le même qu’en 2015. Cet élan est dû notamment à notre politique d’investissements permanents : embauche de nouveaux collaborateurs, développement de nos outils informatiques, de notre communication digitale…

    Il est également le reflet de la confiance que vous nous accordez. Vous, clients qui nous suivez depuis le début de notre aventure, il y a maintenant dix ans, quand nous avons fait le pari de créer un cabinet de recrutement hyper spécialisé, dédié aux métiers de la paie. Vous, clients qui nous avez rejoint depuis, chaque année davantage, pour faire appel à nos services de recrutement, d’intérim et désormais de portage salarial et de formation. Vous, enfin, candidats gestionnaires et responsables paie, consultants SIRH, experts paie… qui nous faites confiance tous les jours si nombreux pour vous aider à trouver l’opportunité professionnelle que vous recherchez.

    A tous nous souhaitons aujourd’hui adresser nos plus chaleureux remerciements pour cette belle année 2016, et vous souhaiter le meilleur pour cette année 2017. Qu’elle soit porteuse d’évènements personnels heureux, de réalisations épanouissantes et de bonheurs professionnels.

    Le point sur la DSN: Interview avec Elisabeth Humbert-Bottin

    Élisabeth Humbert-Bottin Pour notre édito de septembre nous avons voulu faire un point sur l’évènement majeur des derniers temps, le passage à la DSN :  Où en est-on du déploiement de la DSN, quelles sont les retombées, quelles sont les 1eres observations, sont autant de questions que nous avons posées au directeur général du GIP-MDS, Mme Elisabeth HUMBERT-BOTTIN.

    Élisabeth Humbert-Bottin est directeur général du Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) depuis juillet 2010.
    Élisabeth Humbert-Bottin, diplômée de HEC et de l’École nationale supérieure de sécurité sociale (EN3S), a été consultante dans différentes structures, dont le Cesia (Centre d’étude des systèmes d’information des administrations) avant d’être nommée en 1992 directeur de l’organisation de la Caisse nationale d’assurance vieillesse des travailleurs salariés (Cnav).
    Devenue secrétaire général de la Cnav en 1999, elle a pris en 2004 la direction d’Armonia, l’association assurant la maîtrise d’ouvrage informatique de la Mutualité sociale agricole (MSA).

    Comment se passe la mise en place de la DSN à ce jour ?

    En juin 2016, 520 000 entreprises sur une cible de 6 millions ont déjà recours à la DSN, cela représente près de 40% en nombre d’entreprises et la moitié en établissements. Les plus grandes entreprises de France en font partie et c’est ainsi 14 millions de salariés sur une cible de 17 millions. En termes de couverture sur ce point, les ¾ ont été dépassés.
    Pour le moment la DSN résiste très bien aux dépôts de masse, aucun problème informatique sérieux n’a été décelé, le dispositif est performant.
    Pour rappel, la DSN remplace aujourd’hui 9 déclarations sociales : les arrêts de travail (maladie, maternité, paternité), les fins de contrat, les déclarations ou les enquêtes de mouvement de main d’œuvre, la radiation aux organismes complémentaires, la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) pour l’URSSAF avec le BRC et le TR, et le relevé de mission pour les entreprises de travail temporaire.

    Le taux de qualité de la DSN (sans retour de l’URSSAF) est de 89%, alors qu’auparavant (avant la DSN) ce taux était de 86%.
    Pour le moment, nous n’observons aucun retour négatif majeur.
    Aujourd’hui 30 milliards d’euros transitent par la DSN, soit 70% des recouvrements.

    • En ce qui concerne les arrêts de travail, ils passent très bien en DSN avec un taux de près de 90%. Côté CPAM, ils dénotent une amélioration des données ainsi qu’un délai de paiement accéléré des indemnités journalières.
    • Pour le pôle emploi, il y a moins de volume, la qualité des données est la même qu’auparavant. Pour les intérimaires, on dénote une amélioration très sensible de la qualité des données avec un taux de 98%. De même, désormais 98% des salariés intérimaires sont reconnus alors qu’auparavant ce taux était de 80%.
    • Pour les mouvements de main d’œuvre, le taux de qualité est de 94%. Ce taux chute pourtant pour les grandes entreprises qui omettent parfois de faire le lien entre les mois.
    • Quant aux formalités de radiation des organismes complémentaire : 50% des entreprises communiquent leurs données via la DSN

    Les retours sont très positifs par rapport aux attentes, pour 80% des utilisateurs il s’agit là d’une véritable simplification et sécurisation des déclarations sociales.

    Selon une étude BVA réalisée fin 2015, 75% des entreprises passées à la DSN en sont satisfaites. Qu’est-ce qui est le plus positif pour elles : la limitation du coût des erreurs ou le gain de temps ?

    L’un des aspects positifs est véritablement la sécurisation des données de la paie.

    Il y a désormais une cohérence avec la nomenclature officielle notamment en ce qui concerne les motifs de fin de CDD. Auparavant les logiciels étaient très permissifs, ainsi une entreprise pouvait invoquer un motif non conforme à la nomenclature ce qui débouchait le plus souvent sur un litige porté devant les prud’hommes.
    Cela permet d’avoir quelque chose d’opposable pour les gestionnaires paie. Cette sécurisation des données permet notamment une normalisation du fonctionnement des services paies. C’est l’occasion pour les entreprises de « nettoyer » et de remettre en conformité à la norme leur service paie.Il s’agit également d’un gain de temps : par exemple la Société Générale a déjà amorti ses investissements en DSN.
    Les services RH sont dispensés de certaines missions « administratives » et pourront ainsi consacrer plus de temps à d’autres missions plus en phase avec leur métier.

    Certaines entreprises vous ont-elles fait remonter des retours négatifs ? des limites ? des difficultés nouvelles liées au passage à la DSN ?

    Dans tout changement, on estime que 10% sont très moteurs, 30% des individus sont « prêt à jouer le jeu », 30% à suivre si la majorité a suivi alors que 10% sont systématiquement mécontents. Concernant la DSN, les arguments des utilisateurs insatisfaits sont :

    • Que le passage à la DSN peut-être contraignant, car le contrôle des données est à effectuer en amont/au moment de la paie
    • Les entreprises doivent paramétrer leur logiciel ou investir dans un nouveau logiciel.
    • Il peut y avoir un temps de formation / adaptation des salariés à la DSN.

    Ces arguments sont davantage liés aux changements qu’au passage à la DSN. Le coût initial est largement compensé par la suite par le gain de temps généré. Les fonctions RH peuvent se recentrer sur leur cœur de métier et développer des missions à valeur ajoutée.

    Le calendrier de passage à la DSN pour les petites et moyennes entreprises a été décalé fin 2015 pour s’étendre désormais jusqu’en 2017. Qu’est-ce qui a motivé ce nouveau calendrier ?

    Le législateur souhaitait initialement que ce passage soit vite opéré, en 2016. Cela était très ambitieux, les éditeurs avaient beaucoup d’autres sujets et n’ont pu être massivement prêts.

    Le but du décalage était d’éviter un « big bang » d’où un calendrier échelonné avec le 1er seuil intermédiaire rendant obligatoire la DSN aux plus grandes entreprises en mai 2015, un nouveau seuil intermédiaire en juillet 2016 et une généralisation à l’ensemble des entreprises au 1er janvier 2017.

    Quels sont les enjeux de la prochaine étape, à savoir le passage des entreprises ayant déclaré plus de 50 000 euros de cotisations sociales en 2014 ?

    « Le système doit tenir » !
    Les tests démontrent de bons résultats, 44% des sociétés du régime générale sont en production.
    Les enjeux sont le passage à la phase 3.
    A l’automne 2016, de nouvelles déclarations seront disponibles dans la DSN. Le périmètre de la DSN s’étend avec le remplacement des formalités de recouvrement de la retraite complémentaire et des contrats collectifs complémentaires santé et prévoyance et de la DADS-U. La DSN se substituera ainsi non plus aux 9 déclarations disponibles aujourd’hui mais en remplacera plus de 20.
    Les entreprises qui auront toutes adopté la DSN en janvier 2017 n’auront plus de DADS-U à produire en janvier 2018.
    Une fois la généralisation opérée, plus de 20 déclarations actuellement en place pourront potentiellement être remplacées.
    L’enjeu est de basculer vers la phase de généralisation au bon moment.

    Comment s’est déroulée la mise en place de la DSN côté Editeurs de paie ? s’est-elle mieux intégrée à certains logiciels de paie qu’à d’autres ?

    Nous co-construisons la DSN avec les éditeurs depuis novembre 2011. Il s’agit de la construction d’un modèle de paie, concerté et co-construit.
    170 éditeurs sont en production de la DSN et 125 d’entre eux ont signé la charte qualité. Parmi ceux-ci, 4 éditeurs regroupent 50% des flux entrant.

    Enfin, quels sont les chantiers futurs du GIP MDS après la DSN ? Avez-vous déjà une visibilité sur les prochaines actions qui seront entreprises ?

    Il y a plusieurs chantiers !
    Nous avons pour objectif d’étendre le périmètre de la couverture DSN. Elle regroupe 24 déclarations aujourd’hui et nous souhaitons l’étendre d’au moins autant.
    Nous souhaitons également positionner le salarié comme acteur du process, qu’il ait accès aux données DSN pour rectification et modification.
    La DSN permet ainsi de créer un triptyque qui fonctionne entre l’entreprise, le salarié et  les organismes de protection sociale.

    GIP-MDSLe Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) a été créé en 2000 dans le but de mutualiser les moyens et les expertises des organismes de protection sociale en termes de dématérialisation, et de permettre aux entreprises et à leurs mandataires d’effectuer leurs déclarations sociales en ligne de manière gratuite, simple et sécurisée.
    Le GIP-MDS regroupe les organismes de protection sociale (Acoss, Agirc-Arrco, Cnav, Pôle emploi, Unédic, Cnamts, MSA, RSI…) et, comme membres associés, les organisations patronales, des syndicats de salariés, des représentants d’utilisateurs comme les éditeurs de logiciels (Syntec numérique) et les experts-comptables (Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables).
    Fort du succès de net-entreprises.fr (4 millions d’entreprises inscrites, plus de 30 millions de télédéclarations et consultations en 2015), le GIP-MDS est maître d’ouvrage opérationnel de la déclaration sociale nominative, la DSN.