Zoom sur le métier de responsable SIRH Paie

Avec la révolution digitale, le système d’informations des ressources humaines – SIRH- est devenu l’outil incontournable des services Paie, permettant de piloter les Hommes, les talents et les carrières. Contrairement aux idées reçues, le SIRH est rarement une solution « tout-en-un » mais plutôt un outil adapté, personnalisé en fonction des exigences de chaque société, liées à la structure même de l’entreprise : multi-sociétés, multi-établissements, multi-secteurs d’activités, enjeux internationaux…

Le responsable SIRH est au cœur de cette transformation digitale. A mi-chemin entre la direction des ressources humaines et la direction des systèmes d’informations -DSI- le responsable SIRH est devenu en quelques années un acteur clé des entreprises.

Nous vous proposons ici un zoom sur le métier de responsable SIRH, le plus technophile des RH, ou le plus « RH » des informaticiens !

Une spécificité : la Transversalité

Pour exercer ce métier, il est nécessaire de détenir une double compétence ;  des compétences pointues en RH tel que savoir interpréter les conventions collectives et connaitre les dernières évolutions en droit du travail afin de communiquer avec le service paie interne, comprendre ses demandes, lui expliquer comment utiliser l’outil informatique … tout en détenant des compétences techniques et informatiques poussées afin de pouvoir projeter les demandes d’évolution et de modification émanant du service paie, communiquer avec le prestataire SIRH et assurer des missions de requêtage et paramétrage du logiciel.

Il s’agit d’un métier hybride avec des enjeux stratégiques pour l’entreprise tel que la refonte des processus RH portée notamment par une dynamique de dématérialisation de plus en plus forte.

Une mission de chef d’orchestre

Le responsable SIRH gère et optimise le logiciel afin de permettre aux services Paie de gagner en productivité. Tel un chef d’orchestre, il coordonne les différentes partitions du projet.

Ces missions principales sont :

  • L’analyse des besoins afin de définir les développements nécessaires : pour cela il analyse l’existant, traduit les besoins RH en matière de SI, puis priorise les besoins en fonction de la ligne directrice établie en partenariat avec la Responsable du service Paie, la direction financière, la direction informatique, et pour les projets à enjeu fort, la direction générale
  • L’élaboration des livrables avec la rédaction du cahier des charges, la définition du planning et des plans de tests fonctionnels.
  • La mise en œuvre et le suivi du projet : il s’agit notamment de gérer la relation avec la DSI et de la réalisation des recettes fonctionnelles
  • L’accompagnement au changement et la formation des utilisateurs
  • L’assistance aux utilisateurs : suivi des demandes et des dysfonctionnements, propositions d’optimisations

Les responsabilités du responsable SIRH varient selon qu’il est rattaché au Directeur des Ressources Humaines (DRH), au Directeur des Systèmes d’Information (DSI) ou à la direction du SIRH. Il peut aussi, dans certains grands groupes, être rattaché ou avoir lui-même la double casquette d’un Responsable Rémunération ou Compensation & Benefits qui chapote le service paie et le service SIRH/ contrôle de gestion sociale.

Par ailleurs, le responsable SIRH doit être force de proposition et d’innovation afin de repenser et d’améliorer les processus internes de gestion de la paie et de l’administration du personnel. Pour emporter l’adhésion au projet des diverses équipes, il doit être un bon communiquant et être capable de porter un projet.

Il n’est pas rare que le responsable SIRH se voit confier le management d’une équipe dont l’effectif varie selon la taille de l’entreprise, composée de chef(s) de projets, consultants SIRH…

Responsable ou Consultant SIRH ?

Pour le moment, la fonction de responsable SIRH est essentiellement présente dans les grandes entreprises. Les entreprises de plus petite taille ont néanmoins conscience des enjeux mais n’ont pas forcément la taille pour mobiliser un professionnel à temps plein. Dans ce cadre, certaines d’entre elles externalisent la fonction en faisant appel à des cabinets de consultants en SIRH.

Ces consultants évoluent principalement au sein de société de services ou d’éditeur de solutions. Ils interviennent ponctuellement sur des projets de transformation, de migration ou d’optimisation des SIRH, par exemple sur des missions telles que le choix et l’implémentation de logiciels ou encore l’analyse des données.

Sabrina QUENETTE: Ce qui me plaît, c’est la diversité du travail

foto-Sabrina Quenette
Sabrina Quénette a débuté sa carrière dans les RH par un poste de chargée de recrutement, avant de se tourner vers les métiers de la paie. Depuis plus de 4 ans, elle a exercé le poste de gestionnaire de paie et social au sein de plusieurs cabinets d’expertise comptable. Elle revient sur son parcours.

Comment êtes-vous devenue gestionnaire de paie?

C’est un peu le hasard qui m’a fait suivre cette voie. Après plusieurs années en recrutement, ce métier devenait difficile à concilier avec ma vie personnelle avec des entretiens en fin de journée (j’ai 2 filles que j’élève seule). Comme mon métier de base état l’assistanat de direction, j’ai décidé de me réorienter et de postuler sur ce type de poste. J’ai répondu à une offre pour un cabinet d’expertise comptable. Très vite un des experts comptable, que je remercie encore, m’a formé aux techniques de paie et au social. Un an après, je gérais l’intégralité du social des clients du Cabinet (environ 70 clients).

D’après vous, quelles sont les qualités importantes pour exercer ce métier ?

Ce qui me semble le plus important c’est la rigueur. Gérer la paie, ce n’est pas juste saisir 3 chiffres dans des cases. Il s’agit d’être le garant des données du bulletin et ensuite des déclarations sociales qui en découlent.

Quel est l’aspect qui vous plaît le plus dans votre métier ?

Ce qui me plait le plus, c’est la diversité du travail, tant dans les missions que dans les clients.

Vous avez travaillé plusieurs années en cabinet d’expertise comptable. Quel est la particularité de cet environnement ? quels facteurs vous semblent les plus importants pour y réussir ?

Contrairement à l’entreprise, en cabinet il y a plusieurs clients. Aujourd’hui, je travaille sur 20 dossiers, de la poissonnerie de 6 personnes au cabinet d’architecture de 37 collaborateurs, en passant par un salon d’esthétique de 12 salariés. Par conséquent chaque dossier est différent. Le plus important est de bien connaitre son client. Plus on connait son client, plus le dossier tourne bien et plus il est possible d’anticiper les demandes du client.

Parmi les logiciels que vous avez utilisés, lequel avez-vous préféré ? pour quelles raisons ?

Quand je suis arrivée dans mon Cabinet actuel, j’ai été formée à COALA. Puis pour les besoins d’un client, j’ai été formée à SILAE. Aujourd’hui, je travaille sur ces 2 logiciels ainsi que sur CEGID et ma préférence va à ce dernier. Il est à mon sens plus complet et plus fiable que les 2 autres.

Pourriez-vous nous présenter une situation particulièrement stressante (ou difficile) à laquelle vous avez dû faire face et comment vous avez fait pour la surmonter ?

Dans ce métier, je dirais que la situation la plus stressante, c’est la fin de l’année. Une fois les paies de décembre terminées, il faut établir les charges du 4ème trimestre, vérifier les tableaux récapitulatifs URSSAF et envoyer les DADS, et tout ça avant le 31 Janvier. Le meilleur moyen de la surmonter, c’est d’anticiper, par exemple, en contrôlant régulièrement les charges afin de ne pas se retrouver en fin d’année avec un écart dont on ne connait pas l’origine.

Quelle serait pour vous la prochaine étape dans votre métier ?

Aujourd’hui, ce qui me plairait le plus, c’est d’encadrer une équipe de gestionnaires afin de former les autres comme je l’ai été moi-même.

 

 

 

 

 

Devenir Gestionnaire de paie avec l’IFOCOP

Françoise DAEL est directrice de la communication à l’IFOCOP. Le groupe IFOCOP est un Institut de formation spécialisé dans la formation professionnelle pour adultes. Conventionné par le ministère de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique, le Conseil Régional d’Ile de France et le Fongecif d’Ile de France, il affiche un taux de retour à l’emploi systématiquement supérieur à 80%, moins d’un an après le démarrage de la formation. Il accompagne 2500 stagiaires par an – demandeurs d’emploi et salariés – dans leur projet de reconversion professionnelle.

 

Pouvez-vous présenter la formation Gestionnaire de paie

L’IFOCOP propose des formations en alternance pour adultes dans le domaine du tertiaire, notamment des formations en Ressources Humaines et Paie.
En 2014/2105, les formations RH / Paie de l’IFOCOP ont accueilli 749 stagiaires avec un taux de retour à l’emploi record de 88% !
La formation Gestionnaire de paie est diplômante et reconnue par l’Etat : elle permet d’obtenir un titre RNCP de niveau III (bac +2). Elle est éligible au Compte Personnel de Formation.

A qui s’adresse cette formation, quels sont les prérequis ?

Cette formation s’adresse aux adultes qui souhaitent se reconvertir au métier de Gestionnaire de paie. Pour y accéder, il faut avoir au minimum le niveau Bac et une expérience en entreprise d’au moins deux ans. S’agissant d’une formation professionnelle pour adultes, la motivation est un facteur déterminant !

Au sein de nos groupes de formation au métier de Gestionnaire de paie, nous accueillons aussi bien des demandeurs d’emploi (AREF, ASP, CSP, RSA), que des salariés en congé individuel de formation (CIF), en période de professionnalisation ou en congé de reclassement.

Comment se déroule la formation?

La formation Gestionnaire de paie se déroule sur 8 mois : 4 mois de cours à temps plein en centre de formation et 4 mois d’application professionnelle en entreprise, pour mettre immédiatement la théorie en application.
Cette formule est efficace car elle permet aux entreprises d’intégrer des stagiaires déjà formés et directement opérationnels. Pour preuve, chaque année, plus de la moitié des entreprises d’accueil proposent un poste à leur stagiaire IFOCOP !
Les stagiaires sont entre 18 et 25 par groupe. Ces effectifs favorisent l’émulation et le travail en équipe.

Est-ce que la formation peut se faire en contrat de professionnalisation ?

Oui, la formation Gestionnaire de paie peut se faire en contrat de professionnalisation. Elle dure alors un an et le stagiaire IFOCOP alterne des périodes en centre de formation et des périodes en entreprise.

Cette formule est particulièrement préconisée pour les jeunes de moins de 26 ans qui ont peu d’expérience en entreprise et donc moins de facilitées à trouver une entreprise d’accueil dans le cadre d’une « formule IFOCOP » classique (4 mois de cours + 4 mois de stage).

L’IFOCOP bénéficie de relations privilégiées avec de nombreuses entreprises. Leur confiance en notre modèle les amène à nous proposer toute l’année des postes en contrat de pro pour nos stagiaires !

Quel est le pourcentage de stagiaires qui, six mois après l’obtention de leur diplôme, exercent une activité professionnelle ? Les diplômés recrutés exercent à quels postes ?

6 mois après l’obtention du diplôme, ce sont 88% des stagiaires en gestion de la paie qui exercent une activité professionnelle.

Les diplômés en gestion de la paie obtiennent à 52% un poste de Gestionnaire de paie.
Les autres diplômés exercent les fonctions suivantes : Gestionnaire paie et ADP (9%), Assistant gestionnaire RH (7%), Technicien paie (5%), Responsable paie RH (5%), postes en comptabilité (5%), Collaborateur paie (4%), Assistant paie (4%), Assistant paie et ADP (2%), postes administratifs (2%) et autres postes (5%). (Source : Etude Emploi pour le Ministère de PME 2015)

Quelle est la force d’IFOCOP sur cette formation ?

Les RH, en particulier la gestion de la paie, ont toujours été un domaine privilégié de l’IFOCOP. C’est sans doute la passion pour l’humain de ses fondateurs qui a permis à l’institut d’être aussi performant dans ce domaine ! Aujourd’hui, l’institut bénéficie d’une expertise de plus de 40 ans en gestion de la paie et a acquis une forte notoriété auprès des entreprises en RH/Paie.

84% des entreprises d’accueil se sont déclarées satisfaites de leur stagiaire en gestion de la paie en 2015. (Source : Etude satisfaction IFOCOP réalisée auprès d’un échantillon de 117 entreprises en 2015. Note moyenne : 17/20.)

Pour en savoir plus sur notre formation métier de Gestionnaire de paie, RDV sur notre site web.
Des rentrées ont lieu toute l’année sur nos centres de formation situés à Paris, Rungis, Melun, Cergy-Pontoise, Saint-Quentin-en-Yvelines, Villeneuve d’Ascq et Auxerre.

« Le SIRH ne se résume pas à un logiciel »

Eric Gallot - PAY JOB

Responsable de la gestion sociale de Hauts-de-Seine Habitat, Eric Gallot exerce depuis de nombreuses années des responsabilités en contrôle de gestion sociale, administration du personnel, paie, règlementation sociale et SIRH. Après avoir travaillé au sein de Veolia Eau, du Groupe SNCF, de Paris Habitat, il a rejoint en 2014 l’office public de l’habitat des Hauts-de-Seine (800 collaborateurs salariés et fonctionnaires). Il partage avec nous son expertise et son expérience en matière de SIRH.

Quelle est la place du SIRH dans l’entreprise d’aujourd’hui ?

Le SIRH n’a pas vocation à servir uniquement la fonction RH. Aujourd’hui, le SIRH qui répond le mieux aux besoins est celui qui dépasse largement le seul périmètre des fonctions strictement ressources humaines. C’est celui qui sait être en totale adéquation avec les problématiques et les enjeux de l’entreprise. Il s’agit d’apporter les moyens nécessaires à l’activité de tous les acteurs de l’entreprise quel que soit leur rôle et leur positionnement au sein de l’organisation.
Le SIRH ne se résume pas à un logiciel : c’est le « système d’information » qui existe indépendamment de toute question informatique. L’informatisation a pour but d’en améliorer l’efficacité, au bénéfice du fonctionnement global de l’entreprise. Elle facilite, améliore, sécurise la gestion du système d’information sans jamais se confondre totalement avec lui.

Qu’est-ce que ça signifie, concrètement, en s’appuyant sur votre longue expérience ?

Les enjeux SIRH sont différents d’une entreprise à l’autre. J’ai été amené à évoluer dans des organisations qui présentent de nombreuses spécificités d’un point de vue RH : diversité de statuts, notamment dans les structures où se retrouvent à la fois des salariés et des fonctionnaires ; multiplicité des conventions collectives, d’accords collectifs à des niveaux différents (Branches, UES, entreprises, établissements, organisations fonctionnelles,…).
Il existe donc une réglementation propre à chaque cas de figure. Le SIRH doit intégrer des règles très diverses en matière de maladie, de cotisations, de gestion du temps de travail, de gestion des carrières… et, dans le même temps, réussir à appliquer des règles ou des process communs qui transcendent cette hétérogénéité.
Pour contribuer à la qualité et à la performance de l’entreprise, le SIRH doit prendre en compte toutes ces spécificités et être conçu de façon pragmatique, en donnant aux collaborateurs comme aux managers les moyens nécessaires à leurs missions. Il doit permettre en même temps d’automatiser les process manuels, quand c’est possible et nécessaire, et de les harmoniser.
Pour illustrer mon propos, un processus, qui relèverait normalement de la comptabilité, pourrait très bien être traité, pour partie, par le système de paie, dans la mesure où cela est jugé plus pertinent. Par exemple, si l’on souhaite utiliser des fonctionnalités de calcul rétroactif. Il convient donc de penser à l’échelle de l’entreprise tout entière, par objectifs et donc au niveau des processus, et non dans une logique compartimentée.

Le SIRH idéal existe-t-il ?

Oui et non, car, comme je viens de le présenter, le SIRH qui convient est toujours celui qui est le mieux adapté aux besoins à un moment T. C’est un processus qui évolue en permanence. C’est notamment la raison pour laquelle il n’existe pas de de logiciel SIRH « standard » qui réponde l’ensemble des besoins. Le standard ne répond qu’à des besoins communs à l’ensemble des entreprises. En conséquence, il ne peut s’adresser qu’à une partie des besoins ; le reste étant soit non traité soit traité manuellement par le personnel (c’est le paramètre des « coûts salariaux » du système d’information, insuffisamment pris en compte dans le coût réel du SIRH).
Chaque entreprise a ses problématiques spécifiques, ses besoins particuliers. Concernant les choix informatiques, la question pour l’entreprise relève davantage de la vision que d’un choix technique. Il faut avoir à l’esprit que l’éditeur et l’entreprise n’ont pas le même objectif. Pour l’éditeur de solutions informatiques, le but est d’offrir une solution qui couvre le plus de clients possibles ; pour l’entreprise, il est d’obtenir une réponse à ses besoins spécifiques. Ces derniers sont justement ce qui la distingue des autres. Pour elle, ce qui compte, c’est que la solution mise en œuvre soit un levier de la performance au sein de l’environnement économique.
Le logiciel doit aussi pouvoir évoluer avec le temps, pour suivre les transformations de l’entreprise : changement de taille, nouvelles activités, nouveaux projets. Et la qualité de service doit être au rendez-vous, en matière d’accompagnement de la DRH, de souplesse, d’adaptabilité.
C’est pour cela que je suis plutôt réservé vis-à-vis des solutions Saas : l’investissement de départ est peu élevé, le système est vite opérationnel, mais le service coûte cher dès lors qu’il s’agit de le faire évoluer. Surtout, on se retrouve, de fait, à payer pour les modifications demandées par les autres clients, qui peuvent très bien correspondre à des fonctionnalités dont l’entreprise n’a pas besoin. On estime aujourd’hui qu’une solution Saas revient plus cher qu’un ERP après 5 ans. Pour être un peu brutal, l’externalisation est commode quand on ne souhaite pas ou que l’on ne sait pas traiter le sujet SIRH.

Changer ou faire évoluer son SIRH, cela suppose donc un accompagnement de ce changement ?

Je n’aime pas parler d’ « accompagnement au changement » en parlant du SIRH. Il ne s’agit pas de faire « accepter » un logiciel ou de nouvelles pratiques aux collaborateurs ; le changement c’est la vie normale. Je citerai à ce titre le sociologue Michel Crozier : il rappelle que l’acteur principal du changement, c’est le collaborateur de base, qui ne cesse de vouloir une évolution et une amélioration de son poste de travail.
L’accompagnement au changement pose davantage la question du management et de sa capacité à accompagner le changement dans le cadre des objectifs collectifs à atteindre. Le logiciel, quand il est adapté aux attentes, est, en réalité, un facilitateur du changement, il n’est pas le changement lui-même ; vous comprendrez que, dans le cas contraire, le logiciel vient en opposition aux besoins et constitue un frein. La seule question qui reste est la qualité de la formation au logiciel afin de permettre une appropriation de la solution informatique et donc la réussite de sa mise en œuvre.
Je ne parlerai pas non plus de réorganisation pour les mêmes raisons. La réorganisation est un processus violent qui vise à faire face à des problèmes qui ne peuvent pas trouver de réponse sans rupture. La bonne attitude est d’être attentif, rester en veille permanente, adopter une méthode « agile ». On doit se garder d’agir seul et d’appliquer des méthodologies ou des idées toutes faites ou à la mode : lorsqu’on prend des décisions en se fondant sur son seul point de vue, on a tendance à améliorer le seul champ de ce que l’on appréhende et à dégrader le reste… Il faut être pragmatique. Par exemple, si le responsable d’une tâche considère qu’elle est mieux accomplie manuellement, inutile de l’informatiser dans le seul but d’apparaître plus moderne que les autres.

Vous l’aurez compris, la question du SIRH rejoint ce qu’est l’entreprise à un moment donné, qui la compose, où elle va et comment elle se donne les moyens d’avancer. La réponse ne vient jamais de l’extérieur : la solution est toujours en interne.

 

 

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Crédit illustration : DR