Comment rémunérer ses salariés à l’international : Présentation de Globe Payroll

Comment parvenir à rémunérer ses salariés à l’international dans les règles et comment avoir une vision complète de ses opérations de gestion de la Paie ? Nous avons posé ces questions à M. Philippe Cohen, CEO et fondateur de GlobePayroll.

Fort de sa riche expérience dans la mise en œuvre de projets de transformation à travers l’intégration de systèmes d’information, acquise pendant près de vingt ans passés dans un grand cabinet de conseil international il a créé GlobePayroll en 2015.

Pouvez-vous nous rappeler les enjeux liés à la paie internationale ?

Nous nous adressons à tous les DRH des entreprises multinationales. Quand il s’agit de payer vos collaborateurs, vous êtes confrontés à 4 problèmes principaux : la « compliance » (conformité règlementaire), la sécurité des données, la consolidation des informations de masses salariales et le coût. Pour des petites ou moyennes filiales, pas d’autre choix pour le DRH que de s’adresser à des fournisseurs locaux. Or, ces derniers assurent aujourd’hui des prestations de faible niveau en termes de « compliance », avec des solutions souvent obsolètes. Quant à la consolidation des résultats de paie, et plus généralement de la masse salariale, elle est souvent impossible et conduit les DRH à n’avoir le choix qu’entre Excel ou des interfaces complexes et couteuses. Ainsi, ils se retrouvent avec un processus cher à gérer, pour une valeur ajoutée très faible.

C’est en développant Globe Payroll que vous avez réussi à répondre à ces problématiques de la gestion de la paie. Parlez-nous de cette plateforme.

Depuis une dizaine d’année, nous avons pu observer l’impact de la tendance du Saas sur le domaine RH. Tous les acteurs, qu’ils soient historiques et émergents, ont progressivement constitué une offre de service RH, proposant un Core HR et des modules de gestion des talents. Mais aucun d’eux ne dispose d’une application de paye qui puisse répondre aux besoins des entreprises internationales. On continue à renvoyer cette question au « local » alors qu’il s’agit d’un pan essentiel de la RH, cher et fondamental en termes d’intégration. Le besoin était donc clair : restait à transformer l’essai en proposant au marché une vraie solution Saas de paie globale.

GlobePayroll répond à ces questions à travers une plateforme unique et sécurisée qui regroupe l’ensemble des règles de la paie à l’échelle internationale. Cette solution est en mesure de calculer toutes les paies à l’international, tout en prenant en considération les spécificités des règlementations locales dans chaque pays.

Au niveau sécurité, notre plateforme est hébergée dans un Data Center qui répond aux normes de sécurité les plus strictes dans le domaine.

Par ailleurs, la consolidation des données y est native. Le modèle et l’architecture de cette solution permettent de consolider et d’analyser la masse salariale en temps réel, supprimant ainsi les problèmes d’interfaces ou de « hub » de consolidation.

Pour ce qui est du coût, GlobePayroll demeure largement moins chère que les solutions disponibles actuellement sur le marché. Elle permet de mutualiser toutes les infrastructures, de rationaliser tous les équipements, de simplifier la mise à jour des règlementations et par conséquent de réduire les coûts.

Nous avons réalisé une étude de coût : GlobePayroll est 30 à 50 % moins cher que les solutions actuellement disponibles sur le marché.

Pouvez-vous nous en dire davantage sur les particularités techniques de cette solution ?

Avant GlobePayroll, plusieurs éditeurs de logiciels, parmi les plus grands, se sont essayés à concevoir des solutions de paie internationale. Aucun n’a réussi… Pour une raison majeure : tous se sont appuyés sur des produits existants conçus pour des payes locales, en cherchant à les adapter au contexte international. Et ça, ça ne marche pas…
Le succès de GlobePayroll repose sur un pari un peu fou… : construire une solution de paie, de Core HR et de reporting à partir d’une feuille blanche, en recherchant toujours le meilleur compromis entre la performance IT (vitesse, sécurité, scalabilité) et la pertinence RH (automatisation, ergonomie, évolutivité).

La solution s’est construite autour de trois piliers :

  • Un système d’héritage complet et flexible, c’est-à-dire un moteur de règle identifiant une hiérarchie à plusieurs niveaux de règles (internationales, nationales, conventions collectives, entreprise et établissement). La configuration des règles se fait grâce à un langage « naturel » que nous avons créé, qui permet d’implémenter et de maintenir la solution sans aucun développement. Une particularité qu’offre la technologie SaaS, et qui permet un gain de temps et de coûts sur les projets et sur la maintenance.
  • Des fonctionnalités de gestion avancées : GlobePayroll cherche à simplifier le métier des gestionnaires de paie pour le rendre « intelligent ». Nous avons donc conçu et packagé de nombreux assistants intelligents qui permettent d’automatiser (et de configurer à volonté) le plan de contrôle de la paie. C’est un gain de qualité mais aussi de productivité évident, et la capacité pour les services RH de se recentrer sur l’analyse.
  • Enfin, GlobePayroll dispose bien entendu de toutes les fonctionnalités de post-paie habituelles, mais ces dernières ont été conçues à partir des technologies BigData qui donnent une souplesse nouvelle pour les gestionnaires.

Concrètement, en cas de changement de règlementation, comment procède-t-on ?

Le service le plus attendu par nos clients est le mode dit « processing » lorsque nous assurons pour eux la maintenance de la règlementation. Afin de répondre à leurs attentes, quelles que soient leurs localisations dans le monde, nous travaillons actuellement sur la constitution d’une offre de compliance globale, avec un partenaire ou un réseau de partenaires en charge de la veille légale et réglementaire.

Dans les deux cas, ces informations sont remontées à la cellule que nous avons monté à Paris, en charge de maintenir les règlementations hébergées dans GlobePayroll.

Nous disposons également d’une offre « outsourcing », qui nous permet de traiter la paye de nos clients de bout en bout.

Enfin, nous travaillons sur la mise en place d’un réseau de partenaires qui seraient en charge d’assurer le paramétrage et l’intégration de notre solution dans les écosystèmes client.

Où en êtes-vous actuellement, pouvez-vous nous en dire davantage sur votre stratégie d’expansion ?

GlobePayroll, c’est avant tout une équipe de 20 personnes – développeurs, commerciaux, consultants, gestionnaires – qui travaillent sur ce projet ambitieux. Et nous avons prévu de doubler de taille d’ici un an.

Notre solution est le fruit de plus d’un an de R&D avec des experts technologiques et métiers. Nous sommes fiers d’être en production depuis janvier 2017 avec 12 clients. Et nous sommes en discussion avancée avec des entreprises, essentiellement des PME mais également des groupes de taille plus importante, afin de devenir leur partenaire de gestion administrative et de paie. Enfin, nous préparons une levée de fonds pour la fin de l’année afin de soutenir notre stratégie de développement.

Depuis le démarrage de nos activités, notre solution est internationale en couvrant 7 pays : la France, l’Irlande, les États-Unis, le Maroc, le Luxembourg, Monaco et les Pays-Bas.

Notre stratégie nous amène à concentrer nos efforts prioritairement sur l’Europe de l’Ouest et le Maghreb. Notre objectif est de s’implanter chaque mois dans un nouveau pays et de sortir tous les trois mois une version améliorée et enrichie de GlobePayroll.

Au-delà de ce schéma, nous restons réactifs aux demandes de nos clients qui nous amènent largement à dépasser les frontières de l’Europe !

De fait, les capacités de paramétrage de GlobePayroll sont telles qu’elles nous permettent de paramétrer un pays par mois ! Ce qui nous permet de viser de paramétrer 17 pays cette année et de produire 10.000 payes mensuelles en décembre 2017.

 

« La paie sur Internet » illustrée avec Sage One Paie

CL photoPour aller au plus simple, en matière de gestion de la paie, les entreprises hésitent entre deux possibilités : soit elles internalisent, via des ressources spécialisées et l’achat d’un logiciel, soit elles externalisent, souvent auprès de leur cabinet comptable ou de prestataires spécialisés.

Il existe pourtant une 3e possibilité : « l’externalisation partielle » ou la paie accompagnée.

M. Christian LITAUDON, Directeur Marketing des Offres Paie-RH chez SAGE nous présente Sage one Paie, une solution répondant à ce choix « du milieu ». Sage est le leader du marché des solutions intégrées de comptabilité/gestion commerciale, de paie et de solutions de paiement en ligne. Les solutions Sage couvrent l’ensemble des besoins fonctionnels de l’entreprise.

 

Pourriez-vous nous présenter la dernière-née de vos solutions, Sage One Paie ?

Sage One est un service de réalisation de bulletin de paie et de déclarations sociales en mode Saas. Il s’agit d’une application online accessible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit, sans logiciel ni mise à jour à installer ou à paramétrer.

Sage One Paie est une co-production de la paie, l’entreprise saisit les éléments variables de paie, calcule et édite les bulletins, télé-déclare directement ses charges sociales avec l’assistance des professionnels de Sage. Ainsi l’entreprise conserve la maitrise de la gestion du personnel tout en étant accompagné sur le légal et le conventionnel pour garantir la conformité des paies.
L’objectif de cette application est de rendre la paie la plus simple possible et la plus accessible.

A quel type d’entreprise s’adresse cette solution ?

Sage One Paie a été créée afin de répondre aux besoins des petites entreprises (de 5 à 20 salariés). Aujourd’hui en France, la paie s’inscrit dans un cadre légal « complexe », nécessitant des processus « métier » propres, où l’erreur n’est pas permise.

On retrouve 3 niveaux de paie : le cadre légal, le cadre conventionnel et les éléments de personnalisation liés à l’entreprise. La plupart de ces entreprises, n’ont pas, ni les ressources en termes de compétences, ni les moyens de produire la paie en interne et ainsi externalisent ou délèguent à un prestataire de service tout ou partie de la paie.
Sage One permet à ces entreprises de conserver la production de leur paie tout en étant assistées par des spécialistes. Cette solution présente des prix attractifs, de 8 à 12€ du bulletin de salaire ou par salarié (tarif en fonction de la taille de l’entreprise).

Vous présentez cette solution comme une « paie accompagnée » ; pourriez-vous définir le concept ?

Entre « faire seul » ou « faire faire » c’est une alternative permettant de conserver la maitrise de cette fonction tout en étant fortement accompagné et soutenu. La paie accompagnée permet de réaliser des paies conformes et surtout de décomplexifier le processus grâce à différents leviers tels que la simplification du paramétrage, l’ergonomie et la navigation qui facilitent l’appréhension des étapes et bien entendu l’assistance « métier ».

Avec Sage One Paie les entreprises ont accès à l’application, ses mises à jour, et l’ assistance dans un schéma « tout compris ». Cette solution permet de traiter tous les éléments de la paie. Les spécialistes actualisent l’application avec la règlementation en vigueur sans intervention du client. L’assistance métier inclut le suivi règlementaire. Les déclarations sociales sont envoyées directement par mail depuis l’application.

Cette solution est présente sous la forme du CLOUD, comment les données sont-elles sécurisées ?

La sécurité et la confidentialité sont des priorités chez Sage, c’est pourquoi tout est mis en œuvre pour garantir une protection optimale. L’utilisateur accède à ses données via son login personnel et mot de passe.
Toutes les données transmises par les clients sont cryptées, puis sauvegardées en permanence dans des environnements professionnels sécurisés.

Pour tout savoir sur le prélèvement à la source

Dès 2015, le président de la république avait annoncé sa volonté de mettre en place un prélèvement à la source ; il sera finalement mis en place au 1er janvier 2018.

Avec la Suisse, la France fait partie de la minorité de pays européen à ne pas l’avoir encore mis en place. L’Allemagne fut le précurseur en Europe avec un prélèvement à la source dès 1925, suivie par les Pays-Bas en 1941, le Royaume-Uni en 1944…

Avec le prélèvement à la source, fini l’année de décalage entre l’année du versement des revenus et celui du paiement de l’impôt. A partir de 2018, vous paierez vos impôts sur vos revenus de 2018.

Qui sera concerné par cette réforme ?

La quasi-totalité des contribuables, puisque la grande majorité des revenus seront concernés par cette réforme : les salaires, pensions de retraites, revenus de remplacement (chômage), les revenus des indépendants et même les revenus fonciers. L’ensemble de ces revenus constituent 98% des revenus des foyers. Seuls les revenus des capitaux mobiliers, des plus-values mobilières ne sont pas concernés par la réforme, puisqu’ils font déjà l’objet d’un prélèvement à la source.

Le prélèvement à la source, de quoi s’agit-il ?

A partir de 2018, selon la nature des revenus, l’impôt sera directement prélevé par le tiers versant.

– Pour les salaires, traitements, pensions de retraite et revenus de remplacement l’impôt sera prélevé par le tiers versants : l’employeur, la caisse de retraite…

– Pour les revenus des indépendants et les revenus des fonciers, l’impôt sur les revenus de l’année en cours sera calculé par l’administration et fera l’objet d’acomptes payés mensuellement ou trimestriellement.

Comment cela sera mis en place

Au second semestre 2017, l’administration fiscale communiquera au contribuable et à l’employeur le taux de prélèvement (calculé sur la base de la déclaration de revenus faite en 2017 sur les revenus de 2016). Par la suite, et ce dès le premier revenu versé en 2018, le taux de prélèvement sera appliqué aux revenus.

Le taux s’appliquera chaque mois, et le contribuable verra le prélèvement à la source apparaitre sur son bulletin de salaire avec pour conséquence que le taux s’adaptera aux fluctuations de revenus : si ceux-ci augmentent, le montant du prélèvement augmentera dans les mêmes proportions et inversement.

Le taux de prélèvement sera appliqué sur le salaire net imposable du salarié.

Quel impact pour les salariés ?

On pourrait craindre qu’avec cette réforme l’employeur ait connaissance de la composition des revenus du foyers de ses collaborateurs, mais il n’en est rien, puisque l’administration fiscale communiquera à l’entreprise uniquement le taux du prélèvement. Ainsi la confidentialité des informations d’ordre personnel des salariés sera garantie.

Cette réforme n’entrainera pas une modification du barème de l’impôt sur le revenu.

Quel impact pour les entreprises ?

L’employeur devient collecteur d’impôt ! Le prélèvement sera effectué à partir de la déclaration sociale nominative (DSN). Puisque toutes les entreprises seront à partir de 2017 dans le périmètre de la DSN et que celle-ci rassemble toutes les données paie, il est donc logique d’utiliser ce support.

Les entreprises seront informées via la DSN du taux de prélèvement de chaque collaborateur. Les entreprises saisiront le taux sur leur logiciel de paie et ainsi le salarié verra le taux de prélèvement directement sur son bulletin de salaire.

L’entreprise versera à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) en M+1, les prélèvements à la source de M-1.

L’administration fiscale restera cependant le seul interlocuteur du contribuable pour toutes questions relatives au taux, aux réclamations etc.

Cela signifie pour les entreprises une charge supplémentaire, celle de percepteur et des coûts supplémentaires (pour former les collaborateurs à cette nouvelle charge, un logiciel de paie spécifique ou sa mise à jour).

Que pensent les Français de cette réforme ?

Selon le dernier sondage, publié mercredi 15 juin et réalisé par Odoxa pour FTI Consulting, les Echos et Radio Classique, 65% des Français sont favorables à cette réforme. Dans le même temps, 73% d’entre eux estiment que cela alourdira la charge des entreprises et 71% craignent des erreurs de la part de l’administration fiscale et / ou des entreprises et redoutent que l’employeur ait connaissance de données d’ordre privé.

barometre controle URSSAF PAYJOB

Baromètre Urssaf : plus de contrôles, moins de redressements

Les entreprises ont été plus souvent contrôlées par l’Urssaf en 2012-2015 qu’en 2010-2013, d’après le 4e baromètre Atequacy. Cauchemar du gestionnaire paie, les redressements sont moins nombreux en 2015, même si les montants concernés augmentent.

Des PME moins souvent redressées que les grandes entreprises, davantage de remboursements, perçus plus rapidement… Les principaux enseignements de l’étude, réalisée par Junior ESSEC Conseil sur un échantillon de 200 entreprises de 50 salariés et plus.

Contrôle Urssaf : un événement de plus en plus « banal » 

Parfois vécu de façon traumatique par les entreprises et les gestionnaires paie, surtout dans les PME – plus encore peut-être que le contrôle fiscal – le contrôle Urssaf représente ce moment où la direction de l’entreprise se confronte avec la mise en œuvre, par ses propres services, d’une réglementation sociale complexe et changeante.

Le recouvrement des sommes impayées à la Sécurité sociale étant prescrit au bout de 3 ans (sauf cas de fraude), les Urssaf cherchent en principe à contrôler chaque entreprise à cette fréquence. En pratique, l’objectif n’est pas atteint, mais on s’en rapproche : sur la période 2012-2015, 4 entreprises sur 5 ont été contrôlées, contre 2 sur 3 entre 2010 et 2013. Si on ne considère que 2015, on note cependant un fléchissement.

Sans surprise, les entreprises les plus grandes, de plus de 500 salariés, ont été davantage contrôlées que les PME (50 à 250 salariés, dans l’étude) : 91% contre 77%, sur la période 2012-2015.

Les contrôles de 2015 ont été plus longs (28% de plus de 2 mois contre 20% l’année passée), mais ont débouché moins souvent sur des redressements : la moitié des entreprises contrôlées ont été redressées, contre 60% en 2014. Et les bonnes nouvelles ont été plus nombreuses : un contrôle Urssaf peut en effet se conclure également sur un remboursement de charges ! 22% des entreprises contrôlées ont eu cette bonne surprise en 2015, contre 14% l’année dernière. Et 22% seulement ont vu leur contrôle se conclure sur un constat de conformité – un chiffre étonnamment bas qui démontre à lui seul la complexité de la règlementation sociale.

À noter d’ailleurs que le nombre de redressements augmente avec la taille de l’entreprise, ce qui après tout ne tombe pas sous le sens. La complexité accrue à laquelle sont confrontées les organisations de 500 salariés et plus influe donc davantage sur leur conformité que les moyens supplémentaires dont on pourrait penser qu’elles disposent pour l’atteindre – experts juridiques, ressources plus importantes pour recourir à des conseils, systèmes de paie conçus à grande échelle – internalisés ou externalisés…

Des redressements plus importants, des remboursements plus réduits

Si le duo de tête des motifs de redressement ne change pas – avantages en nature/ frais professionnels, indemnités de rupture – le versement transport remplace cette année l’allègement Fillon sur la troisième marche du podium. Toutes problématiques RH qui trouvent leur traduction sur la fiche de paie. Et si les redressements sont moins nombreux, ils portent sur des sommes plus importantes : plus de la moitié montent à plus de 10 000 €, contre un tiers en 2014. 4 entreprises sur 5 ont remboursé rubis sur l’ongle la somme réclamée – même si 35% ont déposé un recours, un chiffre en hausse.

Parallèlement, les remboursements ont porté sur des sommes comparativement moins importantes que l’année passée. Pour effectuer ces remboursements de trop-perçus, l’Urssaf n’a respecté le délai maximal de 4 mois que dans 60% des cas, ce qui représente malgré tout 10% de mieux que l’année précédente. Un effort appréciable, mais encore insuffisant, de la part d’une institution censée montrer l’exemple.

 

Le contrôle Urssaf reste un moment de stress pour beaucoup d’entreprises et de services RH (37% s’expriment dans ce sens), et le recours à un conseil extérieur s’impose souvent. À mesure que le contrôle se « banalise », cependant, le rôle de conseil de l’Urssaf a vocation à se développer. Le contrôle a des vertus pédagogiques pour un tiers des répondants : cette proportion, dont on peut espérer qu’elle ira en s’accroissant, marque l’émergence d’une relation de partenariat entre l’Urssaf et l’entreprise, engagées ensemble, dans un monde idéal du moins, en faveur de la conformité, de la transparence et de l’efficacité RH.

 

Crédit illustration : Tomfry/Fotolia

fiche de paie contrat de confiance

La fiche de paie, un contrat de confiance

« Tout travail mérite salaire ». L’adage décrit bien le socle du contrat de travail : mes efforts contre une rétribution. La fiche de paie, qui en l’absence d’autre document vaut contrat de travail, reste la matérialisation de ce lien. Et si, heureusement, la relation de travail va le plus souvent bien au-delà de cette base commune, celle-ci doit impérativement être assurée. D’où la vigilance des salariés, dont 1 sur 3 aurait constaté une erreur dans son bulletin dans l’année écoulée. D’où, également, l’importance cruciale du rôle du responsable paie et de son équipe.

 

En 2015, le bulletin de paie est sur la sellette. Trop complexe : c’était l’objet du rapport Sciberras, qui proposait cet été des pistes pour le simplifier. Mais pas trop de simplification non plus : les salariés ne veulent pas avoir l’impression qu’on leur cache des informations. D’autant que les collaborateurs veillent au grain, et vérifient leurs bulletins : c’est notamment ce que nous apprend le sondage conduit par l’Ifop pour le cabinet de prestations RH Securex auprès d’un échantillon représentatif de 1000 salariés en octobre 2015.

 

97% des salariés regardent leur bulletin plus d’une fois dans l’année

En effet, la quasi-totalité des salariés, selon cette enquête, consulte leur fiche de paie. Pour une écrasante majorité (85%), ils le font même chaque mois, et ils ne sont que 2% à déclarer ne jamais regarder leur bulletin (et 1% une fois par an). L’assiduité de cette vérification mensuelle est plus importante chez les plus âgés – 9 salariés de plus de 50 ans sur 10 – et décroît avec le niveau hiérarchique – seulement 3 sur 4 dans la catégorie « cadres et professions libérales ».

L’enquête, à vrai dire, ne permet pas de distinguer entre le collaborateur qui jette un œil distrait sur le chiffre en gras pour s’assurer que tout va bien, et celui ou celle qui « épluche » le bulletin à la recherche d’un éventuel oubli. Il reste qu’1 sur 3 a repéré au moins une erreur au cours de l’année écoulée – de quelque nature que ce soit, montant du salaire, cotisations, heures travaillées, congés, remboursements… 16% en ont même relevé « à plusieurs reprises ».

Parmi les champions de l’erreur, on trouve les plus jeunes (39% des 18-34 ans), les ouvriers (44%), les collaborateurs d’entreprises moyennes (42% dans les entreprises de 50 à 249 salariés), les habitants du Nord-Est (39%).

 

Un niveau de confiance important malgré tout

Le bulletin de paie semble donc conserver aux yeux de bien des salariés une valeur très significative, aussi bien symbolique qu’utilitaire. Une des raisons, peut-être, de la lenteur avec laquelle progresse sa dématérialisation ? Jean-Christophe Sciberras, constatait dans son rapport de juillet dernier qu’au sein du groupe Solvay, dont il est le DRH pour la France, le bulletin électronique ne bénéficiait qu’à 15% des salariés de la filiale française, mais à 95% de leurs collègues allemands et à 73% au Royaume-Uni.

Il reste que 22% des salariés français, selon l’étude de Securex, reçoivent leur paie avec des retards occasionnels ou carrément à une date irrégulière – en particulier les jeunes, les ouvriers, les salariés de la construction et des TPE. Une proportion à peu près équivalente à celle des salariés qui n’ont pas confiance en leur employeur pour intégrer les changements réglementaires en matière de droit du travail…

 

Si l’on regarde le verre à moitié plein, 4 salariés sur 5 (79%) ont, eux, confiance en leur entreprise pour produire une paie qui soit « réglo » ; et seuls 4% ne lui font « pas du tout confiance ». Preuve, sans doute, que les services paie font leur travail, et que leur rôle dans la cohésion de l’entreprise ne doit jamais être sous-estimé !

 

Crédit illustration : jusep/Fotolia