Gérer la paie en interne ou en externe ? Avant tout une question de taille d’entreprise !

Depuis une vingtaine d’années, les sociétés d’externalisation de paie, très nombreuses, ont inondé le marché français. Le leader ADP a développé un service d’externalisation totale (appelé « management services » ou « MS ») au début des années 2000 ; des sociétés comme Cegedim, Nibelis ou HR Path via sa filiale dédiée Univers Paie ont suivi en prenant également d’importantes parts de marché sur le segment des PME et des grands groupes. L’idée pour les clients était alors d’économiser sur les coûts et de se rassurer sur la conformité des paies en s’appuyant sur les services d’un expert.

Depuis quelques années pourtant la mode semble se retourner. De grands groupes, comme récemment La Fnac, réinternalisent leur paie.

Nous avons souhaité approcher cette thématique en interrogeant des experts, consultants au sein de sociétés d’externalisation et responsables paie de services internes. Notre analyse laisse apparaître que le principal critère qui devrait orienter le choix d’une société vers l’externalisation ou l’internalisation de sa paie est avant tout la taille de la société.

I – Pour les petites PME, mieux vaut externaliser la paie

 

La majorité des TPE et PME (moins de 250 salariés) choisit de déléguer – totalement ou partiellement – la gestion de leur paie à un prestataire extérieur, souvent un cabinet comptable, afin de pouvoir se concentrer sur leur cœur de métier.

Outre le gain de temps réel qu’elle représente et la maitrise parfaite du coût unitaire par bulletin, l’externalisation leur permet de s’appuyer sur une expertise affirmée, d’être plus agile, de se mettre à l’abri d’une problématique de conformité et donc de gagner en sérénité, comme le souligne Daniel Clémentine (Directeur des services externalisés Paie et RH au sein du groupe Rogers Capital à l’Ile Maurice).

Elle permet également d’éviter les problématiques de remplacement du gestionnaire de paie (absence, maladie, congé, départ…), qui devient souvent un élément indispensable dans ce type d’organisation. D’ailleurs, Christian Lelaidier (Responsable Partenaires Primobox) se pose la question de l’utilité même d’embaucher un profil unique de « gestionnaire de paie » pour cette taille de structure. « Une personne qui va par exemple gérer la paie de 200 salariés avec une convention collective unique va sans doute y consacrer 30% à 50% de son temps. Avec la multiplication des solutions digitales pour la récupération des informations nécessaires à l’établissement des paies (les congés / RTT / Notes de frais / Feuilles de Temps / CRA …), les « fonctions » du gestionnaire de paie des sociétés de 250 collaborateurs ont évolués vers celle d’un RRH. Je me demande s’il y a un réel intérêt d’avoir un gestionnaire de paie en dessous de 250 salariés, aussi bien pour le spécialiste paie, que pour la société ».

Enfin, l’externalisation évite les coûts liés à la mise en place d’un logiciel de paie, à sa maintenance et à la formation des utilisateurs.

II – Pour les grosses PME et les grands groupes, produire la paie en interne semble plus judicieux

Garder la gestion du processus de paie en interne semble être une solution plus adéquate pour les structures qui comptent plus de 250 salariés.

Selon Daniel Clémentine, l’architecture applicative, la complexité organisationnelle (filiales et répartition géographique), fonctionnelle (métiers) et règlementaire (accords internes, usages, pratiques…) de l’entreprise peuvent rendre l’externalisation compliquée. Dans ce contexte, au-delà d’une certaine taille, l’externalisation peut coûter plus chère à l’entreprise en comparaison avec une gestion interne. Delphine Ammeux (Responsable Paie et Reporting RH, Alliance Automotive Group) émet également des réserves sur les présupposées économies d’une externalisation. « Lorsque nous avons choisi notre prestataire (parmi les plus connus du marché), il a réalisé un audit pour évaluer les gains que nous ferions en passant par eux. A postériori, et compte tenu de notre organisation décentralisée, je ne crois pas que nous ayons fait de réelles économies. Il s’avère nécessaire de maintenir un certain contrôle en interne et un prestataire en externalisation a un coût non négligeable ».

Conserver la paie en interne permet d’éviter de prendre le risque de choisir le mauvais prestataire. Anis Maalaoui (Directeur paie, Criteo) en a fait l’expérience. « On s’aperçoit souvent que ceux qui font la paie chez les prestataires sont souvent des profils très juniors et affichent un niveau de compétence assez faible. Parfois, les prestataires font eux-mêmes appel à des équipes basées en Europe de l’est… ces éléments expliquent en partie le taux d’erreurs souvent très important dans les paies. Finalement, ça demande plus de travail de vérifier et de remonter toutes les anomalies. Garder l’expertise paie dans l’entreprise permet d’avoir un meilleur suivi et d’anticiper plus facilement les divers problèmes ». Un avis partagé par Marion Salerno (RRH, Nuvia). « Mes homologues qui ont recours à des cabinets me rapportent toujours les mêmes problématiques : incompréhension entre la demande et l’application, erreurs fréquentes, manque de connaissance et de formation des gestionnaires de paie… ».

Elle souligne par ailleurs que ce fonctionnement permet une certaine liberté d’utilisation et de paramétrage spécifique de l’outil SIRH. « Quel que soit le souhait, il me semble que dans ce cas le dicton « on n’est jamais si bien servi que par soi-même » prend tout son sens. En effet comment mieux adapter un logiciel de paie et son utilisation que lorsqu’on s’en sert tous les jours ? »

Bertrand Jaouen (Responsable paie France, Exide Technologies) y voit les avantages d’une mutualisation et d’un partage des connaissances, des pratiques et des tâches, bénéfiques pour une société en termes de souplesse, de réactivité, de compréhension et d’adaptation des règles. Pour cela, il précise qu’il est essentiel de motiver, de fidéliser et de garder les profils de gestionnaires de paie (très demandés sur le marché). « Je pense que le point le plus important, c’est de réussir à garder l’intérêt de ses collaborateurs au quotidien dans le poste, à travers par exemple des formations, une diversification des tâches, de la gestion de projets, etc ».

 

Au-delà de la taille de la société, d’autres critères impactent le choix optimal pour chaque organisation, comme par exemple le nombre de structures juridiques et physiques constituant la société, le nombre et les particularités des conventions collectives, etc.

Dans nos prochains articles, nous aborderons le sujet via d’autres angles et nous évoquerons notamment la gestion de la paie « assistée » ou « semi-externalisée ». N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et commentaires, issues de vos expériences personnelles, afin d’enrichir le débat !

 

Le blog des gestionnaires de paie, une référence made in « Rue de la paye »

Xavier Théoleyre est Responsable Marketing de Rue de la Paye depuis plus de trois ans. Il est rédacteur en chef du blog gestionnaire-paye.com, des sites ruedelapaye.com, fredpayroll.com (100 000 sessions mensuelles en moyenne sur l’écosystème). Il a la gentillesse de bien vouloir répondre à nos questions portant sur le développement remarquable de cette société d’externalisation de paie et sur ses nombreux projets à venir.

 

 

Pourriez-vous nous parler de Rue de la paye d’abord. Comment s’est créée la société ? Comment s’est-elle développée ? quel service propose-t-elle et quelle est sa cible clientèle ?

Rue de la Paye est née de l’imagination de Frédéric Malot. Après une carrière de kayakiste et un diplôme d’expertise-comptable en poche, il réalise que la profession du chiffre n’aime pas la paye. Elle est compliquée, fastidieuse et pas suffisamment rémunératrice. Nous sommes en 2000 et l’internet ouvre tous les horizons.

Frédéric Malot crée alors Rue de la Paye, la première société d’externalisation de la paye disponible sur le web. Ces services s’adressent tout d’abord aux experts-comptables, qui représentent encore 70% de ses clients, puis progressivement directement aux entreprises de 5 à 1000 salariés. La société développe une interface simple et conviviale pour la collecte des variables de paie. Elle offre les services  de nos équipes de gestionnaires de paie pour établir les bulletins de salaire et les charges sociales. Enfin elle met les documents à disposition de ses clients sur un cloud paie sécurisé accessible depuis l’interface.

A ce jour, Rue de la Paye réalise en moyenne 30 000 bulletins de salaire par mois pour un peu plus de 5000 entreprises.

Comment vous est venu l’idée de créer un blog ?

Rue de la paye est constituée de spécialistes de la paye en veille constante sur tous les aspects législatifs et conventionnels. Le blog nous permet d’augmenter la notoriété de notre marque tout en valorisant cette expertise. Il est, avec notre site www.ruedelapaye.com, un plier de notre stratégie de content marketing. Il contribue fortement à nous donner une visibilité de qualité sur le net.

D’autre part, l’objectif de notre entreprise est de rendre la paie plus simple pour nos clients. Il est donc de notre devoir de rentre toutes les évolutions de ce domaine intelligible au plus grand nombre. Nos articles ne sont pas uniquement destinés aux techniciens de la paie mais à tous. Ils sont destinés à vulgariser la paye pour permettre à tout un chacun de s’approprier cette matière mouvante et d’abord complexe.

Vous avez aujourd’hui 40 000 visiteurs mensuels sur votre blog. Qui sont ces visiteurs ? Avez-vous qualifié leurs attentes et comment y répondez-vous ?

Nos visiteurs sont principalement des gestionnaires de paie. Mais pas seulement ! Nous lisent également les patrons de petites et moyennes entreprises, les experts-comptables et un certain nombre de salariés. Ils y retrouvent les dernières actualités de la paie et du social (par exemple, nous parlons beaucoup de la loi El Khomry et de ses rebondissements en ce moment), des informations sur les conventions collectives et  des éléments pratiques pour établir la paye au quotidien. Nous ne nous interdisons pas non plus de communiquer sur l’envers des décors de Rue de la Paye en interviewant certains de nos salariés.

Comme vous le voyez, les thèmes abordés couvrent un  large spectre. Que vous cherchiez le montant du panier repas BTP en Bretagne, des informations sur les exonérations de charges et les aides à l’emploi d’un apprenti ou d’avoir le point de vu d’un expert de la paye sur le futur de la fiche de paie et des relations sociales, nous nous efforçons de vous répondre au mieux.

Vous noterez que j’insiste sur le « nous ».  Ce blog n’est pas la propriété du seul service marketing. J’ai la chance de pouvoir compter sur la contribution de bon nombre de mes collègues qui fournissent quotidiennement des articles intéressants à mon équipe.

Quels sont vos projets pour le futur en terme de développement du blog ? Concernant Rue de la paye plus largement ?

Pour le blog comme pour Rue de la Paye, l’objectif est de développer les partenariats. Le but final étant d’offrir à nos clients un ensemble de solutions pour simplifier la gestion de la paie et plus largement de l’ensemble des fonctions RH.

Rue de la paye a déjà développé un partenariat avec l’assureur indépendant CFDP pour proposer à ses clients de l’assistance et de la protection juridique. Concrètement, depuis le 1er avril 2016, les entreprises qui choisissent Rue de la Paye se voient offrir la possibilité de poser toutes leurs questions sur la gestion sociale et les ressources humaines. Des juristes leurs répondent directement.

Toujours en partenariat avec CFDP, nous vous proposons de vous accompagner en cas de litige avec un salarié que vous soyez en attaque ou en défense. Les frais d’expertises et d’avocats sont pris en charge dans la limite prévue par le contrat.

Les juristes de CFDP seront amenés à proposer des articles sur le site de Rue de la Paye pour développer encore plus fortement la présentations de cas pratiques relevant de leur spécialité.

Le nombre de nos contributeurs doit continuer à augmenter au cours des mois à venir. Le blog doit à court terme devenir une référence du web dans le domaine de la paie et des ressources humaines.

« Les SIRH paie font de plus en plus l’objet d’une externalisation »

Sans titre-1Ce qu’attendent les entreprises ? Des SIRH simples à utiliser, offrant des possibilités de self-service et de reporting intuitif. Olivier Laurent, directeur général du cabinet de conseil RH et SIRH Althéa, fait le point sur l’évolution du marché et de ses acteurs.

 

 

 

PAY JOB – Quelles sont les principales tendances que vous observez dans les SIRH, et notamment dans les solutions paie ?

Olivier Laurent – Au sein d’Althéa, cabinet leader du conseil RH et SIRH, nous constatons que le modèle économique privilégié par nos clients évolue. L’achat de licence, en SIRH, a largement cédé la place à l’externalisation sur la grande majorité des sujets RH. On observe d’ailleurs une systématisation de cette tendance sur les outils de gestion des talents et de recrutement. En ce qui concerne les solutions paie, nous nous situons à 50/50 pour ces deux orientations. Le marché change énormément, renforçant notre activité de conseil et d’accompagnement.

 

Quels sont les principaux éléments qui distinguent les grandes catégories de solutions SIRH paie ?

Il existe de moins de moins de différences dans les fonctionnalités des principaux SIRH proposés par les grands acteurs du marché. Le choix s’opère en fonction des attentes des clients, selon la taille de leur organisation, l’offre de services proposés, des prix et de leur volonté – ou non – de conserver des compétences internes de gestion de la paie.

 

Quelles sont justement les principales attentes de vos clients ?

Les entreprises ont tendance à rechercher des systèmes de self-service et de workflow, déployables auprès des collaborateurs, et un reporting opérationnel intuitif et fluide. On observe également de plus en plus de projets de gestion des temps et des activités, qui sont menés en parallèle ou en amont des projets de paie. Nos clients veulent aussi du conseil sur l’optimisation de leur organisation.
Aujourd’hui la simplicité est recherchée, dans l’architecture du SIRH, dans sa présentation, dans son utilisation. Les entreprises attendent davantage de dématérialisation à destination des managers opérationnels et des salariés.

 

Quels sont les facteurs de réussite d’un projet de changement ou d’installation de SIRH paie ?

Le principal élément dépend des clients : ils doivent comprendre que ce projet nécessite du temps et de l’argent. Le premier prérequis est la définition et l’appropriation du règlementaire paie, ce qui nécessite la réalisation d’un livre blanc qui formalise la dimension légale à date, ainsi que la réalisation d’un cahier des charges précis. La seconde étape concerne la réflexion autour de l’outil : sera-t-il géré en interne ou externalisé – et dans ce cas, quel sera le niveau de service offert ? Quels processus vont être dématérialisés en self-service et en workflow ? Sur cette base, nous réalisons avec le client un business case complet, intégrant la mise en évidence des besoins en ressources internes. La logique est celle du prêt-à-porter de qualité, avec des modèles pré-paramétrés qui limitent les coûts. Notre rôle de consultant est de cadrer la démarche et d’apporter notre expertise sur le règlementaire.

 

Quelle est la durée de vie d’un SIRH paie ?

Ces projets font partie des plus complexes à mettre en œuvre : une fois installés, on ne les remplace pas avant dix ans au minimum ! Il faut s’approprier un outil coûteux et au retour sur investissement très faible, ce qui n’incite pas à en changer régulièrement. Le modèle d’outsourcing permet d’opter pour des outils évolutifs, ce qui transforme également notre activité de conseil dans le sens d’une plus grande expertise autour de la paie.

 

Crédit illustration : kran77/Fotolia

« La gestion de la paie relève aujourd’hui de l’expertise juridique »

Benoit Perret, IGSLes professionnels de la paie doivent s’adapter en permanence aux évolutions légales et technologiques – des défis qui ont largement transformé le métier ces dernières années et qui nécessitent des mises à jour constantes. Les éclairages de Benoit Perret, intervenant dans le mastère RGRH de l’école IGS-RH et formateur en entreprise.

 

 

 

PAY JOB – De quelle façon le métier de gestionnaire de paie a-t-il évolué ces dernières années ?

Benoit Perret – Depuis le début des années 2000 et la mise en place des 35 heures, la législation du Code du travail ne cesse de changer. Le cadre législatif de la paie a toujours bougé, mais la vitesse actuelle des évolutions est un phénomène plus récent. Bientôt, ce sont les lois Rebsamen et Macron qui devront être assimilées. Cette complexification croissante a transformé en profondeur le métier : auparavant centré sur des tâches « mécaniques », il nécessite aujourd’hui une forte expertise – un changement qui n’est pas encore assez pris en compte par les entreprises, alors que les enjeux juridiques et financiers sont très importants. Or les entreprises qui ne font pas de veille légale régulière sont confrontées à des risques d’erreurs, sur la rémunération versée au salarié ou sur les charges sociales. Ces éléments compliquent l’acquisition et la préservation de cette expertise.

 

Comment réagissent les entreprises ?

Elles sont face à deux alternatives : soit elles continuent de réaliser la paie elles-mêmes, soit elles la confient à un prestataire. Dans ce dernier cas, on se situe dans une logique d’externalisation totale ou partielle – elles gardent alors la main sur l’alimentation des données, leur contrôle et la finalisation des démarches. On constate que les précurseurs, qui dès les années 2000 ont opté pour la délégation à des prestataires, reprennent aujourd’hui la main sur la vérification des informations. Cela s’explique par la perte de cette expertise en interne, qui limitait notamment l’information donnée aux salariés.

 

En dehors du cadre juridique, quelles évolutions constatez-vous aujourd’hui ?

La technologie permet un meilleur partage de l’information, avec pour objectif une sécurité et une fiabilité optimales. Encore faut-il s’assurer de l’adéquation entre le bulletin de paie et la réalité de terrain, par exemple les fréquentes fluctuations du nombre d’heures effectives dans les métiers de la production. Une grande réactivité est nécessaire, ainsi qu’un contrôle rigoureux. Cet exemple illustre l’importance de l’action humaine, même sur les outils technologiques les plus perfectionnés.

 

Comment les gestionnaires de paie peuvent-ils s’adapter à ces multiples contraintes ?

Comme pour tout métier confronté à des changements importants, la formation est essentielle. Les entreprises sont confrontées à une épée de Damoclès : toute erreur peut se traduire par un contrôle Urssaf ou un recours prudhommal. Elles prennent donc un risque important si les professionnels de la paie ne sont pas suffisamment au courant des évolutions légales et technologiques, ce qui implique au moins deux formations par an. La mise en place, l’année prochaine, de la déclaration sociale nominative est source de stress pour les gestionnaires. Les logiciels sont-ils adaptés ? Comment s’assurer de la justesse des calculs ? On le voit avec l’exemple de ce prochain dispositif, ce métier nécessite des mises à jour régulières sur les outils et les contenus. Savoir, maîtriser, mettre en œuvre : c’est bel et bien une fonction experte qui est indispensable aux entreprises aujourd’hui.