L’Externalisation de la paie : Retours d’expériences

De nombreuses entreprises prennent la décision de confier la gestion de leur paie à un expert. Pour des raisons de coûts ou de sécurisation de la paie, les sociétés s’appuient sur les services de leur cabinet d’expertise comptable ou de sociétés expertes.
Contrairement aux idées reçues, ce sont généralement les grandes entreprises qui ont le plus recours à cette solution, préférant se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Les avantages sont principalement au nombre de deux :
• Réduire les coûts : le service paie représente une dépense très importante pour les entreprises. Il y a la masse salariale, le coût du logiciel sans oublier les nombreuses formations que doivent suivre le personnel du service paie afin de suivre les évolutions législatives.
• Sécuriser la paie : une erreur dans les bulletins de paie peut avoir de lourdes conséquences. En optant pour l’externalisation, l’entreprise réduit le risque d’erreur car le prestataire est responsable des salaires et des données sociales.

Sous-traiter la paie comporte également des inconvénients :
• Perte de compétences sociales en interne : le choix de l’externalisation conduit souvent à une décision de réduire le personnel du service paie, parfois même à supprimer le service paie. Dans ce cas, l’entreprise se trouve souvent dépourvue de professionnels détenant des compétences sociales.
• Dépendance envers le prestataire : une fois que l’entreprise a confié la gestion de sa paie à un prestataire, il est souvent difficile d’en changer.

Quelle est la méthodologie d’externalisation de la paie ?

Une fois que l’entreprise a choisi son partenaire, un spécialiste de l’externalisation, celui-ci va mettre en place l’externalisation. Les différents prestataires proposent une méthodologie en plusieurs étapes :

1- La préparation
La première étape est celle de la préparation de l’externalisation. L’entreprise rassemble et communique au prestataire l’ensemble des informations et documents de paie : le dossier paie au format de la solution utilisée par l’entreprise, la copie des contrats en vigueur, les copies des derniers bordereaux de l’Urssaf, caisses de retraites et prévoyance…
Le prestataire analyse les documents et réalise un audit.

2- La mise en production
Le temps de mise en production varie en fonction du volume de paie ainsi que de leur complexité. Le prestataire paramètre l’outil après avoir analysé en profondeur l’état des paies de son client.
Les premiers tests ont lieu, permettant de faire remonter de probables anomalies, mais également des écarts par rapport aux obligations légales et conventionnelles. L’édition de bulletins « blancs » permet de réaliser une comparaison avec d’anciens bulletins de paie.

3- Le démarrage du service
Le prestataire communique au client ses propres supports (fichiers, tableaux), ou s’il s’agit d’un service en ligne, active l’espace de l’entreprise cliente pour la télétransmission des données de paie, fixes et variables.
Les gestionnaires de paie sont par la suite formés au nouvel outil.

4- Et après…
Les gestionnaires de paie saisissent les éléments variables de paie une fois par mois sur le support remis par le prestataire. Une fois les supports complétés par les gestionnaires, ils sont transmis au prestataire pour les intégrer et lancer des calculs de paie test. Quelques jours plus tard, le client reçoit l’intégralité des bulletins.

Les dangers d’une externalisation mal accompagnée

Pour Mme Fatima BELABED, gestionnaire paie, qui est intervenue à deux reprises sur des missions de mise en place d’externalisation de la paie, il est nécessaire de mettre en place une véritable politique de conduite du changement.

« L’ensemble du personnel Paie, voire Ressources Humaines, responsables compris, ne comprennent pas la motivation de la Direction quant au passage à l’externalisation, ils voient leurs postes « supprimés » sur le long terme, n’ayant plus les mêmes fonctions. Ils ne sont par ailleurs pas souvent informés de l’avenir de leurs postes. Cela reste en général un sujet délicat. D’après ce que j’ai remarqué, l’enjeu est parfois dramatique, dès que l’entreprise annonce l’externalisation, les gestionnaires de paie se sentent menacés, ils remettent en cause et en doute leurs compétences, certains démissionnent du jour au lendemain sans exécution de préavis, en mettant la société dans des situations très délicates.
Durant ma dernière mission, où j’ai participé à un projet d’externalisation du service paie à l’étranger, j’ai pu constater des salariés sous tentions, remontés contre les dirigeants car les projets de cette envergure s’éternisent.
Souvent la communication entre la Direction et le personnel est absente, un fait qui rend les choses très difficiles et l’absence d’information fait qu’ils ignorent leur avenir dans la société, je vous laisse imaginer l’impact considérable constaté sur la productivité et l’assiduité des gestionnaires.
Après ces expériences, je me rends compte qu’il est plus que nécessaire de mettre en place une réelle conduite du changement afin que le projet aboutisse dans les meilleures conditions possibles, dans l’intérêt du salarié comme de l’entreprise. »