Rencontre avec Brankiça Pavlovic, CEO et Co-fondatrice d’Arhia

Selon les chiffres officiels, près de 2/3 des entreprises françaises externalisent à ce jour leur paie ; l’intérêt de ce choix, qui se révèle la majeure partie du temps plus pratique que stratégique, n’est donc plus à prouver. Néanmoins, il reste tout de même à choisir le « bon » prestataire – autrement dit, celui disposant de l’offre (services, ressources mises à disposition, tarification…) la plus adaptée aux problématiques et aux spécificités d’une activité donnée.
Sur ce marché en pleine croissance (+ 40% en trois ans), nous pouvons ainsi dissocier deux typologie d’acteurs : les structures éditrices d’outils (plateforme, SIRH, logiciel…) et les cabinets (expertise comptable ou spécialisés sur la gestion sociale). C’est sur ce premier type de prestataires que Pay Job a décidé de s’arrêter, en partant à leur rencontre.

Nouvelle étape aujourd’hui, avec l’interview de Brankiça Pavlovic – CEO et Co-fondatrice d’Ahria.
arhia

Pouvez-vous nous présenter vote activité ?

Brankiça Pavlovic : Arhia est un prestataire dédié à la gestion sociale des entreprises, quelles que soient leur taille et leur activité.
Nous traitons l’ensemble des formalités liées à l’administration du personnel et à la paye : embauche, solde de tout compte, bulletins de paie, déclarations sociales, absentéisme, visites médicales, registre du personnel….
Notre activité repose sur notre outil, développé en interne par l’équipe et moi-même. Il s’agit d’une plateforme 100% web à la fois souple et sécurisante, permettant une rapide intégration des spécificités des entreprises.
Plus largement, notre mission est de faciliter la vie des entreprises et de les affranchir des exigences associées à la gestion du personnel.
Notre volonté est d’offrir une prestation de qualité qui vise l’excellence et qui sécurise les risques encourus.
Notre approche est de personnaliser le service rendu en privilégiant l’efficacité, la proximité et la souplesse.

Quel a été votre parcours jusqu’alors ?

J’ai passé plus de vingt années au sein de multiples services Paie et Administration du personnel, aussi bien en entreprise que chez des prestataires. Cela m’a permis de me confronter à une multitude d’environnements et problématiques et de découvrir de nombreux logiciels de Paie.

Justement, autour de quel(s) constat(s) le projet s’est-il construit ?

Durant mon parcours, j’ai constaté que le marché des SIRH permettant de réaliser des bulletins de paie s’organise autour de deux grandes offres : d’un côté, les outils paramétrables en interne par le client, avec un support fonctionnel de la part de l’éditeur ou d’un revendeur. Certes ce mode de gestion est plus souple mais il présente des inconvénients : la logique et la conformité des paramétrages est indexé au niveau de compétences du responsable Paie et SIRH.

De l’autre, les systèmes plus complexes, maintenus par le prestataire, permettent de bénéficier de fonctionnalités plus importantes mais ils ne sont pas toujours en mesure de s’adapter aux spécificités et aux besoins des entreprises.
Dernier point, peu d’outils proposent de piloter la totalité du processus d’administration du personnel : DPAE, contrat de travail, calcul automatique des indemnités de rupture, documents de STC, gestion des visites médicales….
Pour faire face à des environnements sociaux denses, les entreprises cherchent des solutions pour répondre à leurs obligations légales. Cependant, comment s’assurer que la gestion du personnel et sa traduction via le bulletin de paye sont conformes du point de vue des règles légales et conventionnelles ? Comment gagner en sérénité et en confiance sur ces questions sensibles ? Comment être certain que toutes les formalités ont été accomplies ?
En nous basant sur ce constat, nous avons conçu une prestation d’externalisation couvrant l’ensemble du processus paie et administration du personnel en nous appuyant sur un outil dans lequel nous avons automatisé les règles légales et conventionnelles.

A quelle(s) cible(s) vous adressez-vous aujourd’hui

De par son fonctionnement, notre outil s’adresse à tout type d’entreprises, PME comme Grand Groupe, tous secteurs confondus.
Notre modèle s’adapte aussi bien aux secteurs dit « complexes » (BTP, production audiovisuelle, industrie, hôtellerie / restauration, travail temporaire) qu’aux secteurs plus « classiques » présentant, au premier abord, moins de particularités.

Concrètement, quelles sont les fonctionnalités clés de votre outil ?

– Le multi-période d’emplois : Nous avons mis en place la fonctionnalité de traiter plusieurs bulletins de paie pour le même collaborateur sur une même période d’emploi.

– la rétroactivité : Il faut modifier, annuler une donnée déjà constatée en paye ? La rétroactivité est une fonctionnalité native dans le produit. Le système va recalculer en automatique les données de rappel.

– le live chat : Un expert est toujours en ligne pour répondre aux besoins d’assistance de nos clients.

– la possibilité pour le client de suivre son dossier en temps réel : les données sont accessibles 24/24, 7/7, nos clients ont une visibilité permanente sur le traitement de leurs informations.

D’un point de vue de la facturation, comment fonctionnez-vous ?

Comme évoqué plus haut, notre objectif était de trouver un modèle permettant de simplifier et de clarifier au maximum cet aspect.
Nous fonctionnons sur la base d’un forfait unique et raisonnons à l’échelle d’un salarié, et non par document ou temps passé sur le dossier. Ce forfait est de 14€ par mois et par salarié.

Où en êtes-vous à ce jour ?

Nous avons intégré notre premier client à la fin du premier trimestre 2016. Quatre autres nous on rejoint depuis. Nous avons actuellement un volume de 300 salariés par mois sur des secteurs variés (travail temporaire, prestations de services, crédit-bail immobilier, holding…). Nous poursuivons notre développement et prévoyons sur l’année 2017 de quadrupler notre volume de production.

Quel objectif(s) vous fixez-vous pour la suite ? A quelle échéance ?

Nous avons des ambitions importantes. En effet, notre objectif est de devenir un acteur majeur de l’externalisation de la paye et du SIRH. A trois ans, nous projetons de franchir le cap des 5 millions d’euros de CA et à 5 ans, d’entrer dans le trio de tête du secteur.

Pour finir, pouvez-vous nous présenter l’équipe ?

Nous sommes deux fondateurs.
Diplômé en économie et expertise-comptable, Arnaud Benhamdine possède une expérience de 15 années comme Consultant Paie et SIRH acquises au sein d’acteurs majeurs du conseil et il a occupé les fonctions de responsable juridique et processus paie chez un des leaders français du SIRH. Il occupe les fonctions de CTO.

Diplômée en droit du travail et gestion des ressources humaines, je possède une expérience de 25 années dans le domaine de la paye et de l’administration du personnel. J’ai notamment occupé des fonctions de responsable opérationnelle au sein de structures diverses (PME et Grands Groupes) et j’ai travaillé comme directrice des services clients pour le leader mondial du SIRH.  J’occupe les fonctions de CEO.

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Le point sur la DSN: Interview avec Elisabeth Humbert-Bottin

Élisabeth Humbert-Bottin Pour notre édito de septembre nous avons voulu faire un point sur l’évènement majeur des derniers temps, le passage à la DSN :  Où en est-on du déploiement de la DSN, quelles sont les retombées, quelles sont les 1eres observations, sont autant de questions que nous avons posées au directeur général du GIP-MDS, Mme Elisabeth HUMBERT-BOTTIN.

Élisabeth Humbert-Bottin est directeur général du Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) depuis juillet 2010.
Élisabeth Humbert-Bottin, diplômée de HEC et de l’École nationale supérieure de sécurité sociale (EN3S), a été consultante dans différentes structures, dont le Cesia (Centre d’étude des systèmes d’information des administrations) avant d’être nommée en 1992 directeur de l’organisation de la Caisse nationale d’assurance vieillesse des travailleurs salariés (Cnav).
Devenue secrétaire général de la Cnav en 1999, elle a pris en 2004 la direction d’Armonia, l’association assurant la maîtrise d’ouvrage informatique de la Mutualité sociale agricole (MSA).

Comment se passe la mise en place de la DSN à ce jour ?

En juin 2016, 520 000 entreprises sur une cible de 6 millions ont déjà recours à la DSN, cela représente près de 40% en nombre d’entreprises et la moitié en établissements. Les plus grandes entreprises de France en font partie et c’est ainsi 14 millions de salariés sur une cible de 17 millions. En termes de couverture sur ce point, les ¾ ont été dépassés.
Pour le moment la DSN résiste très bien aux dépôts de masse, aucun problème informatique sérieux n’a été décelé, le dispositif est performant.
Pour rappel, la DSN remplace aujourd’hui 9 déclarations sociales : les arrêts de travail (maladie, maternité, paternité), les fins de contrat, les déclarations ou les enquêtes de mouvement de main d’œuvre, la radiation aux organismes complémentaires, la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) pour l’URSSAF avec le BRC et le TR, et le relevé de mission pour les entreprises de travail temporaire.

Le taux de qualité de la DSN (sans retour de l’URSSAF) est de 89%, alors qu’auparavant (avant la DSN) ce taux était de 86%.
Pour le moment, nous n’observons aucun retour négatif majeur.
Aujourd’hui 30 milliards d’euros transitent par la DSN, soit 70% des recouvrements.

  • En ce qui concerne les arrêts de travail, ils passent très bien en DSN avec un taux de près de 90%. Côté CPAM, ils dénotent une amélioration des données ainsi qu’un délai de paiement accéléré des indemnités journalières.
  • Pour le pôle emploi, il y a moins de volume, la qualité des données est la même qu’auparavant. Pour les intérimaires, on dénote une amélioration très sensible de la qualité des données avec un taux de 98%. De même, désormais 98% des salariés intérimaires sont reconnus alors qu’auparavant ce taux était de 80%.
  • Pour les mouvements de main d’œuvre, le taux de qualité est de 94%. Ce taux chute pourtant pour les grandes entreprises qui omettent parfois de faire le lien entre les mois.
  • Quant aux formalités de radiation des organismes complémentaire : 50% des entreprises communiquent leurs données via la DSN

Les retours sont très positifs par rapport aux attentes, pour 80% des utilisateurs il s’agit là d’une véritable simplification et sécurisation des déclarations sociales.

Selon une étude BVA réalisée fin 2015, 75% des entreprises passées à la DSN en sont satisfaites. Qu’est-ce qui est le plus positif pour elles : la limitation du coût des erreurs ou le gain de temps ?

L’un des aspects positifs est véritablement la sécurisation des données de la paie.

Il y a désormais une cohérence avec la nomenclature officielle notamment en ce qui concerne les motifs de fin de CDD. Auparavant les logiciels étaient très permissifs, ainsi une entreprise pouvait invoquer un motif non conforme à la nomenclature ce qui débouchait le plus souvent sur un litige porté devant les prud’hommes.
Cela permet d’avoir quelque chose d’opposable pour les gestionnaires paie. Cette sécurisation des données permet notamment une normalisation du fonctionnement des services paies. C’est l’occasion pour les entreprises de « nettoyer » et de remettre en conformité à la norme leur service paie.Il s’agit également d’un gain de temps : par exemple la Société Générale a déjà amorti ses investissements en DSN.
Les services RH sont dispensés de certaines missions « administratives » et pourront ainsi consacrer plus de temps à d’autres missions plus en phase avec leur métier.

Certaines entreprises vous ont-elles fait remonter des retours négatifs ? des limites ? des difficultés nouvelles liées au passage à la DSN ?

Dans tout changement, on estime que 10% sont très moteurs, 30% des individus sont « prêt à jouer le jeu », 30% à suivre si la majorité a suivi alors que 10% sont systématiquement mécontents. Concernant la DSN, les arguments des utilisateurs insatisfaits sont :

  • Que le passage à la DSN peut-être contraignant, car le contrôle des données est à effectuer en amont/au moment de la paie
  • Les entreprises doivent paramétrer leur logiciel ou investir dans un nouveau logiciel.
  • Il peut y avoir un temps de formation / adaptation des salariés à la DSN.

Ces arguments sont davantage liés aux changements qu’au passage à la DSN. Le coût initial est largement compensé par la suite par le gain de temps généré. Les fonctions RH peuvent se recentrer sur leur cœur de métier et développer des missions à valeur ajoutée.

Le calendrier de passage à la DSN pour les petites et moyennes entreprises a été décalé fin 2015 pour s’étendre désormais jusqu’en 2017. Qu’est-ce qui a motivé ce nouveau calendrier ?

Le législateur souhaitait initialement que ce passage soit vite opéré, en 2016. Cela était très ambitieux, les éditeurs avaient beaucoup d’autres sujets et n’ont pu être massivement prêts.

Le but du décalage était d’éviter un « big bang » d’où un calendrier échelonné avec le 1er seuil intermédiaire rendant obligatoire la DSN aux plus grandes entreprises en mai 2015, un nouveau seuil intermédiaire en juillet 2016 et une généralisation à l’ensemble des entreprises au 1er janvier 2017.

Quels sont les enjeux de la prochaine étape, à savoir le passage des entreprises ayant déclaré plus de 50 000 euros de cotisations sociales en 2014 ?

« Le système doit tenir » !
Les tests démontrent de bons résultats, 44% des sociétés du régime générale sont en production.
Les enjeux sont le passage à la phase 3.
A l’automne 2016, de nouvelles déclarations seront disponibles dans la DSN. Le périmètre de la DSN s’étend avec le remplacement des formalités de recouvrement de la retraite complémentaire et des contrats collectifs complémentaires santé et prévoyance et de la DADS-U. La DSN se substituera ainsi non plus aux 9 déclarations disponibles aujourd’hui mais en remplacera plus de 20.
Les entreprises qui auront toutes adopté la DSN en janvier 2017 n’auront plus de DADS-U à produire en janvier 2018.
Une fois la généralisation opérée, plus de 20 déclarations actuellement en place pourront potentiellement être remplacées.
L’enjeu est de basculer vers la phase de généralisation au bon moment.

Comment s’est déroulée la mise en place de la DSN côté Editeurs de paie ? s’est-elle mieux intégrée à certains logiciels de paie qu’à d’autres ?

Nous co-construisons la DSN avec les éditeurs depuis novembre 2011. Il s’agit de la construction d’un modèle de paie, concerté et co-construit.
170 éditeurs sont en production de la DSN et 125 d’entre eux ont signé la charte qualité. Parmi ceux-ci, 4 éditeurs regroupent 50% des flux entrant.

Enfin, quels sont les chantiers futurs du GIP MDS après la DSN ? Avez-vous déjà une visibilité sur les prochaines actions qui seront entreprises ?

Il y a plusieurs chantiers !
Nous avons pour objectif d’étendre le périmètre de la couverture DSN. Elle regroupe 24 déclarations aujourd’hui et nous souhaitons l’étendre d’au moins autant.
Nous souhaitons également positionner le salarié comme acteur du process, qu’il ait accès aux données DSN pour rectification et modification.
La DSN permet ainsi de créer un triptyque qui fonctionne entre l’entreprise, le salarié et  les organismes de protection sociale.

GIP-MDSLe Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) a été créé en 2000 dans le but de mutualiser les moyens et les expertises des organismes de protection sociale en termes de dématérialisation, et de permettre aux entreprises et à leurs mandataires d’effectuer leurs déclarations sociales en ligne de manière gratuite, simple et sécurisée.
Le GIP-MDS regroupe les organismes de protection sociale (Acoss, Agirc-Arrco, Cnav, Pôle emploi, Unédic, Cnamts, MSA, RSI…) et, comme membres associés, les organisations patronales, des syndicats de salariés, des représentants d’utilisateurs comme les éditeurs de logiciels (Syntec numérique) et les experts-comptables (Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables).
Fort du succès de net-entreprises.fr (4 millions d’entreprises inscrites, plus de 30 millions de télédéclarations et consultations en 2015), le GIP-MDS est maître d’ouvrage opérationnel de la déclaration sociale nominative, la DSN.