Un projet SIRH gagnant ! Retours d’experts

La mise en place d’un SIRH permet à l’entreprise d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines (ADP, paie, recrutement, mobilité, formation…). Les principaux avantages de la mise en place du SIRH sont : une meilleure organisation, un gain d’efficacité et de performance. Afin que l’entreprise puisse bénéficier des avantages que procure le SIRH, il est primordial pour elle de choisir la bonne solution mais également de suivre étape par étape son implémentation. Aussi pour éviter que celle-ci tourne au cauchemar, voici quelques conseils d’experts pour que l’expérience soit un succès.

Un SIRH pour quel Besoin ?

Avant toute conduite du projet SIRH, l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle mettre en place un SIRH ? Que va apporter le SIRH ? Quels sont les besoins ?

Toutes les entreprises n’implantent pas un SIRH pour les mêmes raisons. Talentia Software distingue 5 besoins (sachant qu’un SIRH répond normalement à plusieurs besoins) :

  • Le 1er besoin auquel répond le SIRH est la nécessité d’automatiser les processus RH (67% des entreprises)
  • Pour améliorer la performance de la fonction RH (66%)
  • Pour fournir aux collaborateurs et managers des services RH de qualité (60%)
  • Pour maîtriser les coûts de gestion de la fonction RH (44%)
  • Pour gérer les talents (43%)

1 projet, 10 étapes

Le choix de la solution est une étape décisive dans le projet. Il ne faut pas que l’entreprise se retrouve avec un logiciel surdimensionné et des coûts disproportionnés par rapport aux besoins de l’entreprise.

Pour Fabienne Latour directrice marketing de HR Path le choix de la solution repose sur une méthodologie en 10 étapes, qui sont également les 10 points clés pour réussir son projet SIRH :

1) Définir l’objectif : pourquoi souhaitons-nous, nous munir d’un SIRH ? Quel type de projet ?

2) Réaliser un audit de l’existant : Penser à cartographier les outils existants. La volonté de mettre en place un SIRH découle souvent d’un rapprochement entre deux entités, il est alors indispensable d’auditer l’existant des 2 entreprises.

3) Projeter la cible : qu’est-ce-que l’entreprise souhaite faire ? Déterminer le schéma directeur SIRH cible

4) Quel est le Budget / ROI : combien cela va coûter à l’entreprise par rapport à ce que cela va rapporter ?

5) Constitution de l’équipe projet : de qui sera composée l’équipe projet / quelle sera sa mission / à quelles étapes du projet interviendront-ils ?

6) Création du cahier des charges : 2 cahiers des charges : fonctionnel et opérationnel. Les cahiers des charges doivent être précis, exhaustifs et surtout détaillés.

7) Planification du projet : établir mois après mois chacune des étapes (la phase de l’audit, des 1ers tests…)

8) Le choix de la solution. De nos jours plus aucune entreprise ne se lance dans le développement en interne d’une solution. Elles préfèrent se tourner vers les éditeurs de progiciels du marché qui proposent plusieurs types de solution. 3 critères fondamentaux doivent animer le choix de la solution :

  • Critère technologique : La solution retenue est-elle compatible avec l’existant, est-elle facilement accessible, est-elle suffisamment intuitive la solution est-elle évolutive…
  • Viens ensuite le critère financier, avec le prix de la solution.
  • Puis le 3e critère est le caractère de la dépense; est-ce un achat de logiciel, donc un seul coût ou un abonnement dès lors réglé mensuellement (ex Saas).

9) La préparation du projet

10) l’Anticipation de la phase de production : produire un plan d’assurance qualité visant à régir la production

L’entreprise qui prend la décision d’implanter un SIRH doit être consciente de ce que cela représente en termes de temps, de décision, de budget et de mobilisation des salariés.

Une communication claire

Il est indispensable de former les différents utilisateurs. Que cette formation soit assurée en interne ou via un prestataire, celle-ci doit être accompagnée par une forte mobilisation de l’ensemble de l’entreprise et d’une bonne communication.

Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement. L’objectif étant que le changement ne soit pas trop lourd pour les salariés (par exemple passer d’une solution « manuelle » à une solution complète) et surtout qu’il ne soit pas une source de stress.

Avec l’implantation d’un SIRH, c’est toute l’organisation de l’entreprise qui sera impactée. Il est important de communiquer sur le projet mais également de manière générale de rappeler le fonctionnement des RH dans l’entreprise et notamment certains processus.

Du papier au numérique : vers la transformation de la paie (2/2)

La dématérialisation est au cœur des transformations de la fonction paie. Souhaitée par certains, redoutée par d’autres, elle fait l’objet de nombreux débats.

Pour comprendre la dématérialisation, sa nécessité et sa traduction en paie, nous avons échangé avec Mme Isabelle Van Cauwenberge, présidente de la SDDS et directrice juridique au sein de Meta4 France.
Cet article est la seconde partie de l’interview réalisée avec Mme Van Cauwenberge.

Comment la SDDS accompagne-t-elle les pouvoirs publics sur les grandes réformes : social, RH et fiscal ?

Nos groupes de travail sont sources d’un triple apport pour les pouvoirs publics :

– ils recensent les notions difficilement interprétables, vagues donc peu compatibles avec une traduction en menus, en options et calculs automatiques ou les délais d’entrée en vigueur des nouveautés légales, qui sont inadaptés en termes de mise en œuvre et qui risquent donc de mettre les entreprises en difficulté. Ils regardent les textes avec l’œil d’un futur développeur, programmeur, para métreur, coproducteur de paie. Nous anticipons le comportement des utilisateurs, des clients.

– ils présentent les populations particulières de leur parc-clients, qui sont oubliées ou mal connues des pouvoirs publics. Ils ont un regard très pointu sur une situation réelle (grande entreprise / petites, branche d’activité par rapport à une autre, un secteur d’activé, une catégorie professionnelle, une catégorie avec un déclaratif particulier comme par exemple le monde du spectacle)

– ils sont un relais des remontées des entreprises, de leurs clients

Selon vous, quel a été le projet de simplification le plus emblématique de ces dernières années ?

Il s’agit évidemment de la DSN sans hésitation possible. On ne soulignera jamais assez le coût de cette réforme. C’est le projet à la fois le plus ambitieux, le plus abouti, mais aussi le plus coûteux en investissements R&D, qui ait existé jusqu’ici, pour les éditeurs de logiciels de paie.

C’était à la fois une chance stratégique et un défi opérationnel comme financier, pour tous nos adhérents, surtout ceux qui, à peine la DSN en vitesse de croisière pour leurs clients du secteur privé, vont devoir se consacrer à la DSN en secteur public en 2020 ou après.

Cela a véritablement transformé l’ampleur des défis posés aux éditeurs.

Il faut préciser que l’association travail sur le sujet depuis 3 à 5 ans, c’est-à-dire avant même l’initialisation officielle de ce projet.

Pensez-vous qu’au sein d’un service paie, tout peut être et doit être dématérialisé. La version « 0 papier » est-elle possible dans ces services ?

Les bénéfices en seraient indiscutables et incontestables. C’est non seulement possible mais tout à fait souhaitable, pour des raisons de conservation, de sécurité des données, de facilité d’accès aux documents conférant des droits sociaux aux salariés et aux agents.

Ce niveau de performance en protection des données dans le temps ne sera atteint que par le digital jamais atteint par le « papier ».

A contrario, il ne faut pas que la dématérialisation devienne le « cauchemar » des plus petites structures démunies de moyens financiers et humains. SDDS se préoccupent beaucoup des clients TPE-PME.

Quel regard portez-vous sur les services paie d’aujourd’hui, en les comparant à ceux d’hier ?

Ils présentent un degré de professionnalisation et de compétence-métier de plus en plus élevé.

Ces services font face à des exigences accrues, les équipes sont transformées en richesse de compétence, les tâches sont plus diversifiées avec l’allègement du plus fastidieux et du plus répétitif.

Aujourd’hui les responsables paies, les experts fonctionnels en paie sont courtisés, Il est d’ailleurs assez difficile d’en recruter ; il s’agit de profils très recherchés et plutôt en pénurie.

Après la DSN, quel sont les prochains « chantiers » de l’association ?

Tout d’abord comme déjà souligné, la DSN est un chantier à peine entamé en ce qui concerne le secteur public.

Durant les années à venir, il faudra prêter attention aux exigences de plus en plus grandes du législateur, français ou européen, qui tend à confier une véritable responsabilité au sous-traitant , mandataire ou prestataire en ce qui concerne le contrôle du respect de la loi : les dernières réformes en protection des données à caractère personnel, en lutte contre la fraude à la TVA sont des exemples récents d’une ambition législative qui consiste à vouloir faire des logiciels non plus seulement un outil au service des clients,  mais aussi un instrument de contrôle de leurs actes, voire de dissuasion par « verrouillage » et traçabilité de certaines transactions. Les pouvoirs publics rêvent de logiciels de contrôles, d’outils anti-fraude sur lesquels s’appuyer pour alléger leurs propres missions.

Par ailleurs, les destinataires finaux des données dématérialisées des sociétés se diversifient, il faut alimenter des comptes nouveaux, en public comme en privé : CPA, CPF, Prévention de la Pénibilité, fisc à travers la CVAE aujourd’hui et le P.A.S demain peut-être. Cette nouvelle utilisation des données collectées grâce aux employeurs appellera aussi une vigilance des adhérents SDDS, pour que les conséquences dans le quotidien des entreprises soient mieux anticipées et maîtrisées.
Pour en savoir plus sur l’association: http://www.association-sdds.org/

Du papier au numérique : vers la transformation de la paie (1/2)

La dématérialisation est au cœur des transformations de la fonction paie. Souhaitée par certains, redoutée par d’autres, elle fait l’objet de nombreux débats.

Pour comprendre la dématérialisation, sa nécessité et sa traduction en paie, nous avons échangé avec Mme Isabelle Van Cauwenberge, présidente de la SDDS et directrice juridique au sein de Meta4 France.
Cet article est la première partie de l’interview réalisée avec Mme Van Cauwenberge.

Pourriez-vous nous présenter l’Association SDDS ?

SDDS signifie « association pour la simplification des données des sociétés » Ces dernières années son champ d’action s’est étendu aux logiciels fiscaux et RH.

L’association regroupe 26 membres (dont plusieurs éditeurs qui se sont réunis en un seul groupe ou une seule société) dont les clients produisent 95% des bulletins de paie du secteur privé et une part grandissante des bulletins des agents de droit public.

Notre mission depuis 10 ans est de dialoguer avec les pouvoirs publics et/ou de les alerter, afin que leurs textes puissent être davantage compatibles avec une traduction en paramétrages et développements informatiques. Répartis en groupe de travail, les adhérents se réunissent pour participer à des recensements de questions et d’alertes sur les réformes publiées ou en projet susceptibles d’impacter nos logiciels ; ces travaux sont pilotés par un élu de l’association. A l’heure actuelle, nous comptons 9 groupes de travail.

Que signifie pour vous la « dématérialisation des données » et pourquoi est-elle si importante aujourd’hui ?

La disparition accélérée des déclarations-papier, soit à titre obligatoire (DUCS, DADS N4DS, formulaires fiscaux) soit à titre facultatif (bulletin de paie) oblige tous les acteurs de la chaîne – de l’employeur à l’organisme de protection sociale ou au fisc, du salarié aux partenaires sociaux –  à créer ou accepter des formats et des données standardisés.

Les avantages de cette dématérialisation sont indéniables.  Elle permettra un éventuel gain de temps et de productivité qui profitera de plus en plus à chaque acteur. A terme, elle sera source de fiabilité puisque la production des données sociales ou fiscales est de plus en plus normée donc contrôlée.

Mais cette dématérialisation ne pourra s’opérer que si tous les acteurs sont impliqués dans le changement. Pour que cette transformation vers le digital soit totalement réussie, il faut au préalable que :

  • les lois et la réglementation soient plus claires ; qu’elles contiennent moins d’exceptions et de particularismes, de notions floues ou subjectives.
  • les organismes de protection sociale renoncent à une partie de leur autonomie traditionnelle au profit d’une centralisation et d’un partage de leur politique de collecte et d’exploitation des données des entreprises et des salariés, des organismes publics et de leurs agents ou contractuels.

Cela soulève une double contrainte ; il faut que les OPS poursuivent leurs évolutions en profondeur pour simplifier et uniformiser autant que possible la liste des données collectées ; mais chaque évolution est plus longue à faire aboutir parce que désormais tous les acteurs de la chaine sont solidairement impactés. Il faut donc un effort supplémentaire d’anticipation et de préparation. Le paradoxe est donc qu’il faut réformer dans un contexte où chaque réforme est plus lourde à définir et mettre en œuvre.

  • tous se plient aux contraintes de l’informatique; il ne suffit pas de rechercher ses atouts si attractifs à terme. Il doit y avoir un effort supplémentaire de concertation de la part du gouvernement, des instances de gouvernance ou de représentation des OPS en faveur des éditeurs de logiciel, tout particulièrement leurs équipes R&D. A l’inverse, il faut que nos équipes R&D consacrent des investissements toujours plus importants aux réformes légales, ce qui laisse d’autant moins de moyens à des innovations RH extra-légales.

Du point de vue des entreprises, quels sont les principaux enjeux de cette dématérialisation ?

Plus les pouvoirs publics ont recours à la dématérialisation et à la normalisation obligatoire des documents de paie, plus les performances des logiciels (fiabilité et mise à jour des traitements de paie) deviennent stratégiques au sein des entreprises. Et plus ces fonctionnalités de gestion des obligations de l’employeur sont complètes et sensibles, plus l’entreprise a tendance à externaliser leur développement, hébergement et maintenance.

Aujourd’hui comme les entreprises ont fait appel à des modèles afin d’externaliser leurs « tâches » nécessitant le recours à un SIRH auprès de prestataires, il a fallu développer pour ces prestataires des véritables plateformes, des applications capables d’industrialiser la gestion de la paie pour des entreprises de tailles, d’organisation et de statuts réglementaires multiples

Nombres d’éditeurs adhérents de SDDS sont des acteurs majeurs de cette production de la paie par applications mutualisées ou à tout le moins hautement standardisées.

Ainsi la SDDS devient progressivement un pivot, un interlocuteur privilégié des pouvoirs publics lorsque vient le temps d’élaborer une nouvelle loi ou réglementation;  même s’il y a encore de grands progrès à obtenir dans ce domaine.

Cela modifie considérablement le rôle des éditeurs envers les pouvoirs publics, ceux-ci veulent être impliqués dès la préparation de la loi. L’essor de la SDDS s’est fait sur ce dialogue avec les pouvoirs publics.

Pour en savoir plus sur l’association: http://www.association-sdds.org/

ADP nous présente DECIDIUM

Photo P. Perche

Patricia PERCHE est directrice Marketing chez ADP depuis 2013, en charge de l’animation des marchés PME, ETI et Grandes Entreprises (jusqu’à 3000 salariés). Diplômée de l’ESSEC Business School, Patricia Perche dispose d’une expérience de vente dans différents secteurs d’activité (retail, édition, automobile, services). Elle rejoint ADP en 2000 dans les services commerciaux dédiés aux TPE/PME. Elle nous présente ici DECIDIUM, la nouvelle solution phare d’ADP.

 

A qui s’adresse la gamme DECIDIUM ? Pourriez-vous nous la présenter ?

La solution DECIDIUM couvre trois domaines d’expertise : la paie, la gestion du capital humain et la gestion des temps et activités. Elle s’adresse à deux typologies de clients :

  • La PME de moins de 500 salariés

Les PME ont recours à la solution DECIDIUM afin de garantir la conformité des bulletins de paie tout en diminuant le temps consacré à la production de la paie leur permettant ainsi de développer le capital humain de l’entreprise. Grâce aux solutions HCM (Human capital Management) de DECIDIUM, la PME peut mettre sous contrôle et piloter sa politique RH, produire des indicateurs RH et partager toutes leurs données sociales avec les Institutions représentatives du personnel par exemple. Les enjeux business des PME sont focalisés sur l’acquisition de nouveaux clients : tous les acteurs de l’entreprise sont mobilisés pour atteindre cet objectif et la Direction générale est sur tous les fronts. Ces entreprises sont souvent dépourvues de service RH. L’activité paie est assurée par une personne responsable de plusieurs activités clés pour l’entreprise. Elle prend en charge également toutes les autres missions de la fonction administrative du personnel et de la RH.

  • Les grandes entreprises et ETI

Pour faire face à la concurrence et accroître ses parts de marché, ces entreprises développent leur activité grâce à la croissance externe et / ou en investissant dans l’innovation et les compétences associées. Le plus souvent, dotées d’un service RH structuré, ces entreprises ont recours à la solution DECIDIUM pour augmenter la performance de leurs actions RH, mesurer l’efficacité de leur politique et accompagner leurs collaborateurs dans les changements opérés par les stratégies mises en place. La suite RH de DECIDIUM va les accompagner pour mettre sous contrôle le pilotage de la masse salariale, suivre les campagnes d’entretiens et élaborer le budget de formation.

Pourriez-vous nous expliquer son fonctionnement ?

DECIDIUM est une solution en service qui s’appuie sur des technologies avancées telles que le cloud et le Big  Data. Elle intègre des fonctionnalités collaboratives pour favoriser l’expérience utilisateur des collaborateurs et des managers. Grâce à ces technologies et à la couverture RH étendue, l’expert RH ou le responsable paie, peut construire une connaissance complète du salarié et mettre en place les actions en conséquence.

Les salariés accèdent par l’intermédiaire de leur appareils mobiles (smart phone, tablette) ou PC en temps réel aux informations RH: poser des congés, vérifier leur solde de RTT… Les managers accompagnent le développement des collaborateurs grâce à des solutions HCM pour gérer les campagnes d’entretiens et les besoins en formation.

En fonction de l’expertise et des compétences du pôle paie et RH, l’entreprise a le choix entre différents niveaux de service. ADP place le curseur en fonction des besoins des clients (co-production, externalisation partielle ou complète). «Je veux garder la maitrise de ma paie, mais j’ai besoin d’être accompagné dans l’interprétation des règles légales et conventionnelles et dans leurs maintenances dans le SIRH» ou «je me décharge complètement de la paie». et ainsi «j’externalise au profit des experts d’ADP».  ADP s’adapte au besoin de chaque entreprise.

Est-ce qu’ADP accompagne les entreprises dans l’apprentissage de DECIDIUM ?

Une fois contractualisée et le périmètre de la solution définie, les utilisateurs de la solution DECIDIUM s’inscriventà la  formation solution. L’effort d’accompagnement dans l’apprentissage des clients, par ADP varie en fonction du niveau de service retenu (co-production ou externalisation), du périmètre fonctionnel choisi (gestion des temps, composants RH ou interface avec d’autres applications) et du niveau d’expertise des utilisateurs chez le Client. ADP accompagne le client dans l’assistance métier et technique au quotidien de la solution.

Quelles sont les perspectives stratégiques d’ADP pour les mois et les années à venir en France et à l’international ?

ADP a créé un laboratoire, « ADP Lab. » situé au Etats-Unis. C’est un centre de recherche interne, pour l’innovation et la collaboration. Face à la transformation numérique qui impacte fortement nos clients, nous nous adaptons avec une nouvelle culture du design, centrée sur l’expérience utilisateur. Nous avons recruté de nouveaux talents pour susciter de nouvelles idées afin que nos solutions soient toujours fiables et sécurisées, mais aussi évolutives, accessibles sur de multiples supports et adaptables en continu aux nouvelles possibilités qu’offrent la révolution numérique. Ce « concept store » permet l’analyse des comportements afin d’améliorer l’offre de service basée sur le « Human Capital Management » (HCM).
Concrètement, ADP utilise de plus en plus la « technologie embarquée » et la technologie du Big Data afin d’améliorer l’expérience client sur des applications métiers à destination des Managers et des Collaborateurs.

Que deviennent les outils classiques d’ADP : hypervision et GXP ?

Ces outils classiques représentent le cœur de métier d’ADP. Les entreprises ont encore majoritairement recours à ces outils. ADP prévoit de faire évoluer Hypervision pour amener encore plus de satisfaction auprès de ses clients. GXP évolue en permanence pour répondre aux attentes spécifiques des grands comptes.

ADP développe-t-il son propre modèle de Gestion des Temps et des Activités? Vous appuyez vous parfois sur l’expertise d’acteurs spécialisés en GTA (type Horoquartz ou Bodet)?

ADP propose différentes options pour s’adapter au contexte de gestion des temps de ses clients. Lorsque l’entreprise cliente est déjà équipée d’une GTA avec un éditeur spécialisé, ADP met en place l’interface pour gérer le flux des données en provenance de la GTA vers la paie ADP.

A contrario, lorsque l’entreprise cliente n’est pas équipée en GTA, ADP, peut mettre en place cette solution via son SIRH DECIDUM. La GTA de DECIDIUM s’adresse aussi bien aux experts de la gestion des temps qu’aux managers et collaborateurs. ADP propose à cet effet, différentes possibilités pour enregistrer la présence ou déclarer l’activité : via un portail, des badgeuses ou du e-pointage.

 

A propos d’ADP :

De puissantes technologies avec une touche d’humanité. Les entreprises du monde entier, quel que soit leur secteur ou leur taille, tirent parti des solutions basées sur le Cloud et des connaissances des experts d’ADP, afin de les aider à libérer le potentiel de leurs collaborateurs. Ressources humaines, gestion des temps et des activités, paie, conformité : travaillons ensemble pour construire une meilleure performance collective.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur : www.fr.adp.com