La réussite de Silae, symbole de la transformation digitale du métier du gestionnaire de paie

L’idée était de comprendre le succès remarquable de Silae, ce logiciel de gestion de la paie qui a en quelques années conquis le marché des experts comptables (près de la moitié des cabinets d’expertise comptable français sont désormais clients de l’éditeur aixois). Pour cela, nous avons interrogé ses utilisateurs.

Ce que nous avons découvert va au-delà d’une réussite d’entreprise, et nous entraîne sur le chemin d’un changement profond du métier de gestionnaire de paie. La réussite fulgurante de Silae est très probablement annonciatrice de nouveaux changements qui vont modifier radicalement le marché de la gestion de la paie, et avoir des retombées très intéressantes pour les services de gestion sociale.

Les raisons d’un succès

« Je ne repasserais sur un autre logiciel pour rien au monde » affirment uniformément les responsables paie que nous avons questionnés. Marion Quentin, Responsable Pôle Social au sein du cabinet Bizouard et associés, précise : « Silae est très intuitif. Lorsqu’on recrute désormais, il n’est plus nécessaire de demander qu’un gestionnaire paie connaisse le logiciel, ce qui était le cas sur notre logiciel précédent ». Il s’agit d’un véritable avantage car les profils de gestionnaire paie sont rares.

Tous soulignent un gain de temps très fort, de l’ordre de 30% de productivité, lié au fait que le logiciel est très bien fait. Quand un dossier de paie ne change pas d’un mois sur l’autre (comme c’est le cas pour la paie des présidents de SAS notamment), il n’est plus nécessaire d’entrer dans le dossier. On peut lancer la paie automatiquement. Dès lors tout va vite : la transmission des éléments de charges aux organismes via la DSN, la mise à disposition des bulletins de salaire via un espace cloud, etc.

Alors que les éditeurs historiques ont rajouté des couches pour s’adapter aux évolutions technologiques (cloud…) et aux dernières exigences légales, très nombreuses (mise en place de la DSN, bulletin simplifié, prélèvement à la source prochainement…) Silae est parti d’une feuille blanche, nous explique Daniel Clémentine, Expert Paie et RH au sein du groupe Rogers Capital : « En plus d’avoir exploité les opportunités associées aux nouvelles technologies SAAS (Software as a service, ce qui signifie que le logiciel est hébergé sur internet et non plus sur l’ordinateur de l’utilisateur), ils ont su proposer un logiciel parfaitement adapté aux besoins des experts comptables et à ceux des experts en services externalisés Paie et RH comme nous ».

Les atouts principaux du logiciel sont les suivants :
– une gestion du conventionnel extrêmement facilitée. « Toutes les principales conventions collectives sont paramétrées, ça facilite énormément la paie au quotidien » nous explique Bénédicte Caqueret, Déléguée aux missions sociales au sein du cabinet Stengelin.
– la capacité à gérer le légal. « Le fonctionnement de type SAAS permet un enrichissement régulier de l’outil, précise Daniel Clémentine. A titre d’exemple nous avions fait remonter à Silae le besoin de disposer d’une fonctionnalité permettant de personnaliser en automatique le nommage des fichiers de virements de salaires pour un groupe de sociétés ; cela devait nous permettre d’accroître notre productivité et surtout de nous concentrer sur le contrôle Qualité des paies et déclaratifs. Quelques semaines plus tard, la fonctionnalité était proposée en standard à Tous les utilisateurs de Silae avec des possibilités bien au-delà de nos attentes ! »
– un outil fait pour faire gagner du temps aux gestionnaires de paie : « Le gain de temps est énorme lors de la saisie des éléments variables, nous explique Bénédicte Caqueret. Saisir un congé sur Silae c’est un clic de souris alors que sur notre précédent logiciel il fallait saisir le nombre de jours de congés, le nombre d’heures, un commentaire avec la date… Il y a également une manière de saisir les heures en mode rafale. Le logiciel calcule tout seul les tickets restaurant. »

Des mutations de métier et de services en découlent

Alors qu’un gestionnaire de paie en cabinet pouvait traiter en moyenne 300 à 350 paies par mois, Silae permet de faire passer ce nombre à 500. Face à cette rupture technologique, nous voyons se développer deux principales stratégies, généralement proposées en fonction de clientèles ayant des attentes différentes :

1- Baisser les prix pour répondre à des problématiques de coûts:

« Il nous est désormais possible de proposer un nouveau service, à bas prix » nous explique Corinne Thersen, Responsable Pôle Social au sein du cabinet Alterethic. « Grâce au mode SAAS, nos clients peuvent saisir eux-mêmes leurs éléments variables. Notre rôle consiste alors à les accompagner dans le paramétrage initial du logiciel et à les former pour savoir l’exploiter au mieux » Le métier de gestionnaire de paie évolue ainsi vers une fonction d’expert, tourné vers l’accompagnement, la formation, et délesté de l’aspect rébarbatif que représente la saisie des éléments variables.

Cette réorganisation permet à certaines sociétés qui ont des problématiques de coûts importants de trouver une solution pour économiser. Elle n’est cependant pas sans risque, car c’est la société cliente qui au final devra assumer d’éventuelles erreurs de saisie (la réglementation légale est complexe et il est facile de se tromper dans le calcul d’heures supplémentaires ou par exemple dans un calcul d’indemnités d’une fin de contrat). Il est alors possible à la société cliente de souscrire un suivi d’expertise (nommé révision) de la part du cabinet comptable afin que ce dernier prenne le temps de contrôler la justesse des paies.

2- Apporter une expertise RH au sens large pour faire gagner du temps aux clients :

« Les experts comptables ont compris qu’il fallait évoluer vers de l’accompagnement RH » nous explique Daniel Clémentine. « C’était le sujet de l’un des ateliers du dernier congrès annuel de l’Ordre. Via le cloud, il va être possible désormais de proposer à nos clients de rationnaliser toute une série de tâches RH qui leur prennent du temps, en digitalisant et automatisant par exemple la demande et la validation des congés, ou encore la gestion des notes de frais, le reporting RH…etc.»

Ces évolutions ont des impacts importants pour les gestionnaires de paie. « Mes collaboratrices étaient un peu perdues au début, rapporte Corinne Thersen. Nous avions du mal à nous libérer de nos tableaux excel, que nous utilisions pour vérifier les réductions Fillon. C’est difficile de nous en détacher, de lâcher prise et de faire confiance » Mais une fois fait, quel bonheur ! Le métier se transforme complètement. Il est certain que si nous faisions un sondage pour évaluer et la motivation et la satisfaction au travail des collaborateurs paie avant et après la mise en place de Silae, les résultats seraient sans ambiguïté. « Passer sur Silae m’a aussi permis de faire évoluer mon équipe vers des profils confirmés et non plus des débutants, nous dit encore Corinne Thersen. J’ai cinq personnes de bon niveau, bien payées. Je n’ai jamais eu un aussi bon service social. »

Les possibilités sont nombreuses pour accentuer cette mutation des services paie vers de l’accompagnement RH. « Depuis le début de l’année, Silae a mis à disposition de ses clients la GED (Gestion électronique documentaire), nous explique Gaëtan Annon, dirigeant de Vizion RH, société partenaire de Silae. Ce nouveau service permet de stocker l’ensemble des données concernant les salariés sur le cloud : contrats, avenants, bulletins de salaire… Tous ces éléments sont désormais stockés en ligne et mis à disposition des salariés via un portail collaboratif sécurisé.»

 

 

L’apport de Silae aux services sociaux des cabinets d’expertise comptable est un très bel exemple des gains de temps que permet désormais l’intelligence artificielle. D’autres nouveaux acteurs apparaissent depuis quelques années sur le marché des éditeurs de paie, côté entreprises, en apportant leur lot d’outils de simplification du travail du gestionnaire de paie. De technicien, le métier évolue vers du conseil et de l’expertise. Il s’enrichit.

Certains prédisent depuis un certain nombre d’années la disparition de ce métier. Nous croyons plutôt chez PAY JOB en sa transformation. Les complexités légales resteront longtemps en France une donnée résistante à la digitalisation ! Et l’analyse des situations particulières nécessitera longtemps l’expertise de l’œil du gestionnaire de paie, dont le métier pourra peu à peu s’ouvrir à un rôle d’accompagnement, d’une part vers les services internes de l’entreprise (DRH et finance), comme le fait aujourd’hui le contrôleur de gestion social dans les grands groupes, d’autre part vers les salariés eux-mêmes, qui seront prochainement encore plus demandeurs de conseil avec l’introduction de l’imposition à la source.

 

Déclarations sociales: une pro nous donne son avis !

Les employeurs sont soumis à un certain nombre d’obligations de déclarations concernant leurs salariés. Quelles sont les déclarations obligatoires? Quelles sont les échéances à respecter? Les taux et les assiettes de cotisations ? Ces questions sont sources de stress pour les employeurs et leurs services Ressources Humaines. Pour répondre à ces difficultés, des sociétés de conseil proposent des outils adaptés.

Mme Sophie Peyrard gérante associée de la société Net-Référence a accepté de répondre à nos questions concernant les déclarations sociales et les risques pour les entreprises.

Quels sont les risques encourus par les entreprises en cas d’erreur sur leurs déclarations sociales?

Les risques sont bien évidemment multiples et en fonction des déclarations. Ces risques sont de 2 types :

Retard de déclaration :  Toutes les déclarations sociales ont une date d’exigibilité (fin janvier pour la DADS-U, 5 ou 15 du mois suivant pour la DSN, 5 jours ouvrés pour une attestation de fin de contrat, …). Le risque sera alors de plusieurs natures :

  • Financier : avec des pénalités de retard par exemple, pour la DADS-U, une pénalité de 7,5 € par salarié et par jour de retard peut être appliquée dans la limite de 750 €. Une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard supplémentaire.
  • Social : la DSN de signalement de fin de contrat a pour objectif de permettre au salarié de faire valoir ses droits au chômage plus rapidement. Un retard de signalement pénalisera le salarié concerné.

Erreurs de déclaration :  De même que pour le retard de déclaration, le risque est multiple :

  • Un risque financier : qui est identique pour les omissions de salariés et pour les retards. L’URSSAF s’appuie sur les déclarations sociales pour contrôler une entreprise. Une entreprise qui aura une déclaration « anormale » ressortira plus facilement dans les tableaux de bord de l’URSSAF et s’exposera donc à un contrôle plus fréquent.
  • Un risque de perte de temps pour le service paie : Toutes erreurs de déclaration nécessitent des explications avec l’organisme concerné (caisse de retraite, organismes de prévoyance, mutuelles…). Même si au final, l’erreur de déclaration ne porte pas à conséquence d’un point de vue financier, ces échanges sont forcément chronophages pour le service paie qui a déjà beaucoup de choses à contrôler
  • Un risque social : Les erreurs de déclarations peuvent aussi avoir un impact sur les droits des salariés. La paie peut-être correctement calculée mais si la déclaration est fausse, les droits du salarié peuvent-être amputés. On rencontre assez fréquemment ce problème pour la retraite dans la DADS-U pour les salariés étant promus cadres ou assimilés dans l’année, pour les temps partiels cotisant temps plein, pour les congés de reclassement ou autre mesure de fin de carrière.

Selon  certains experts une paie sur quatre serait fausse est-ce le même taux au niveau du déclaratif?

La déclaration étant en bout de chaîne du processus de paie, elle est souvent délaissée car l’urgence des services RH est de sortir la paie des salariés dans les temps.  La problématique de la déclaration sociale n’arrive que bien après. Hormis peut-être la déclaration DUCS des cotisations URSSAF qui fait l’objet d’un peu plus d’attention, les autres déclarations sont moins contrôlées. C’était particulièrement le cas de la DADS-U qui arrivait en début d’année, période chargée pour les services paie.

En 2015, l’URSSAF ile de France a connu une progression du nombre de redressement. Comment peut-on l’expliquer alors que dans le même temps la plupart des entreprises sont aujourd’hui équipées de logiciels de paie performants ?

Il ne faut pas voir la paie comme une simple opération technique. Calculer la paie est du ressort du logiciel (qui sont plus performants pour automatiser un certain nombre d’opérations) mais la vérification de celle-ci demande des compétences, d’autant plus dans un contexte législatif français très évolutif. Le gestionnaire doit s’assurer que la paie calculée respecte les accords d’entreprises et vérifier les calculs complexes (réduction Fillon, soldes de tout compte). Les logiciels de paie ne remplaceront jamais les contrôles de paie qui doivent-être fait par un responsable paie : « un logiciel de paie fait ce qu’on lui demande de faire ».

Il est normal que le nombre de redressement augmente puisque l’état dispose de moyens supplémentaires pour cibler les entreprises en infraction. La DSN est un de ces moyens supplémentaires puisque son objectif est double avec la simplification des déclarations d’un côté et la lutte contre la fraude et le travail dissimulé de l’autre. Ceci étant dit l’URSSAF restitue des sommes indues aux entreprises qui ont trop cotisés (environ 15%).

La DSN permettra-t-elle de réduire le risque de redressement et celui-ci est-il proportionné au coût engendré par le passage à la DSN ?

Ce dont il faut bien prendre conscience aujourd’hui avec la DSN, c’est que celle-ci est le reflet du calcul de paie. Il va devenir de plus en plus difficile au fil des contrôles internes à la norme de « bidouiller » sa déclaration puisque justement un des objectifs de la DSN est de lutter contre la fraude.

La DSN n’a pas pour objectif de réduire le risque de redressement mais d’identifier les infractions il n’y a donc pas de gain à attendre de ce côté. Néanmoins, la DSN devenant mensuelle au lieu d’annuelle pour la DADS-U, il sera plus simple d’en contrôler le contenu.

Concernant le coût engendré par le passage à la DSN, il est volontairement sous-estimée par le GIP-MDS qui affiche une charge bien en dessous de la réalité. En effet, pour déclarer sa DSN, il faut déjà bien comprendre la norme (norme qui évolue très souvent) mais avoir aussi de bonnes compétences en paie. Hormis avec des paies très simples, il est difficile de mettre en place la DSN sans aide extérieure. A contrario, la mise en place de la DSN avec un consultant paie par exemple est le bon moyen pour sécuriser et vérifier le calcul de sa paie.

Quels sont les outils et les moyens dont dispose aujourd’hui les sociétés pour fiabiliser leurs déclarations ?

Là encore tout commence avec une paie vérifiée et juste. De réelles compétences métier sont requises, et l’expertise d’un consultant spécialisé peut parfois être nécessaire. C’est d’autant plus vrai que le contexte législatif et déclaratif évolue en permanence.

L’anticipation est un autre facteur de sérénité. Bien évidemment la paie revient tous les mois et il est difficile de se dégager du temps sur cette période, mais le déclaratif DSN fait partie intégrante de ce processus. Disposer de suffisamment de temps pour contrôler correctement sa déclaration est donc un prérequis indispensable.  En termes d’outils, certains logiciels de paie intègrent des tableaux de bord et autres restitutions permettant une première vérification.

L’outil de contrôle DSN-VAL mis à disposition par Net-Entreprises permet de contrôler la structure du fichier DSN avant son dépôt et effectue un certain nombre de contrôles de premier niveau. Ces contrôles ne garantissent toutefois pas l’acceptabilité ultérieure de la déclaration par les organismes récepteurs.

Pour aller plus loin dans le contrôle de fond, il existe des outils dédiés, comme Valid’DSN, qui permettent une analyse détaillée du contenu de la déclaration et mettent en évidence les éventuels oublis, incohérences ou erreurs.

La DSN véhiculant entre autres les bordereaux, voire les actes de paiement aux différents organismes destinataires, il parait de plus en plus nécessaire d’utiliser ce type de logiciels dont le coût est en général peu élevé, et qui offrent une sécurisation bienvenue.

 

logo-nref-002 Est le premier éditeur de logiciels spécialisé dans les déclarations sociales dématérialisées. Net-Référence propose des outils d’aide(Valid’DADS-U, Créa’DSN…) afin d’améliorer et de sécuriser la qualité des données sociales.
Pour en savoir plus : net-référence

 

 

 

 

Nous avons testé le logiciel de paie PayFit

La société qui souhaite révolutionner la gestion de la paie, PayFit, vient de terminer une levée de fonds de 5 millions lui permettant notamment d’accélérer son développement. A cette occasion nous avons voulu nous intéresser de plus près à ce logiciel qui simplifie la gestion des bulletins de paie.

Créée en janvier 2015, PayFit est un service en ligne de réalisation de la paie. Présentée comme une solution «plus fiable, plus rapide et moins cher», ce service permettrait de rendre accessible la paie à tous. Avec PayFit, la paie deviendrait presque amusante et «magique».  Les professionnels du métier, qui constatent chaque jour les nombreuses complexités des situations en matière de gestion de la paie, sont en droit d’être sceptiques face à cette promesse. Nous avons testé la solution en ligne pour nous faire notre propre opinion.

Qu’est-ce que le Payfit ?

Il s’agit d’un logiciel en mode SaaS (software-as-a-service) destiné à gérer la paye des TPE-PME. Ce logiciel couvre l’ensemble des fonctionnalités d’un logiciel de paie « classique », de la création de la fiche salarié, à la réalisation de bulletins de paie, en passant par la déclaration et le paiement des charges. Comme tout logiciel en mode SaaS, aucun achat ni installation de logiciel n’est nécessaire, pas plus que l’installation de future mise à jour.
PayFit n’est pas présenté comme une « paie accompagnée » ou une « co-production » de paie même si une assistance est disponible car le service est conçu afin de permettre à l’employeur de réaliser seul l’ensemble des étapes de l’édition d’un bulletin de paie.

Un essai pour tester le service

Le test que nous avons réalisé s’est limité à la saisie des éléments de paie.  Pour des raisons évidentes nous n’avons pu ni procéder au paiement des salariés, ni déclarer les charges. Ce test d’une durée approximative d’une heure est centré sur la création du compte entreprise ainsi que de l’édition d’un bulletin de paie.

La première étape est bien entendu la création du compte ; PayFit proposant un essai gratuit pour tester son service. L’employeur doit inscrire sa société puis renseigner les éléments relatifs à l’entreprise : nombre de salariés, convention collective, taux AT-MP…

Ensuite vient la création de la fiche de notre premier employé (nous avons la possibilité de délaisser cette saisie à l’employé lui-même). Pour cela nous devons renseigner les informations sur son identité (nom/prénom/date et lieu de naissance, adresse, numéro de sécurité sociale…), puis les informations relatives à son contrat de travail (type de contrat, date d’entrée, classification, catégorie, poste …).payfit-saisie-du-contrat
Ensuite on renseigne les informations relatives au temps de travail. Dans mon exemple je saisis 39h payées e heures supplémentaires et en RTT.

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On me demande ensuite de vérifier l’acquisition de jours de congés payés puis de vérifier le montant des précédentes rémunérations (dans mon exemple le salarié est en poste depuis le 06/06/2016). Puis un bulletin de paie est édité.

Je tente de « corser » la saisie en y rajoutant des éléments de rémunération : tickets restaurants, prime sur objectif, remboursement de frais, saisie d’un acompte puis déduction des heures d’absences. Facile… le bulletin est de nouveau édité avec la prise en compte des nouveaux éléments.

Une prise en main assez rapide

Le logiciel est effectivement assez simple d’utilisation avec une prise en main rapide même s’il faut consacrer au préalable du temps à la compréhension de la logique du logiciel. Le site est intuitif et ergonomique, mais il faut s’armer de rigueur et d’organisation pour renseigner les cases qui précisent les jours de travail ou de congé, les primes et autres « particularités du mois ».

PayFit permet également de déclarer et de payer ses déclarations sociales. Cependant, comme évoqué précédemment, nous n’avons pas pu tester cette partie. Enfin, il convient de noter que pour le moment le site n’est pas compatible avec le navigateur Mozilla.

Prévenir les risques d’erreur

En testant ce type de logiciel, accessible à tous, nous avons « a priori » des craintes concernant la possibilité de réaliser des erreurs aussi minimes qu’elles soient par souci de facilitation des démarches. Ce site est-il suffisamment armé de gardes fous permettant d’éviter les erreurs ?

Tout au long de la saisie des différents éléments de paie, le site nous prodigue des conseils, permettant au plus novice d’entre nous de détenir un certain nombre d’informations sur la paie.

Mais au-delà du conseil y a t’il des rambardes de protection nous empêchant de commettre des erreurs ? Nous avons donc testé en indiquant par exemple une saisie sur salaire supérieure au maximum fixée par la loi…impossible le site nous en empêche.

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Un logiciel se limitant aux paies simples ?

Lors des phases de test nous nous sommes posés la question suivante : qu’en est-il de ceux qui ont des plans de paie compliqués, avec des conventions collectives différentes, des horaires variables ou atypiques ? Le site peut-il prendre en compte les caractéristiques de tous les secteurs d’activités ou les horaires variables de votre aménagement du temps de travail ? Si vous travaillez avec des salariés « spéciaux » (intermittents du spectacle, ouvriers agricoles…) pouvez-vous aisément faire la paie sur ce logiciel ?

Les seuils des cotisations sociales et les différents accords de branches professionnelles sont-ils régulièrement mis à jour ? Puis pour terminer qu’en est-il de la protection des données ?

Nous avons donc contacté PayFit à ce sujet. Ils nous ont affirmé qu’à ce jour une cinquantaine de conventions collectives avaient été codifiées et que les seuils de cotisations étaient régulièrement mis à jour, dès qu’un changement de taux légal était opéré.

En revanche, les cas particuliers tels que les intermittents du spectacle, les ouvriers agricoles, les veilleurs et gardiens de nuit ne peuvent pas été pris en charge par le logiciel.

Qui veut la paix prépare la paie !

Pour faire une paie, il ne suffit pas d’appuyer sur un bouton pour que la paie réalisée soit juste, ce n’est pas qu’un travail de saisie, cela nécessite de multiples compétences :  être à l’aise avec les mots pour décrypter les conventions collectives, les accords d’entreprises, etc. et savoir réaliser des calculs complexes comme c’est le cas pour les soldes de tout compte ou la réduction Fillon.

Les conséquences d’une paie erronée sont nombreuses. Il y bien entendu le risque de redressement de la part de l’Urssaf mais également, en cas de litige avec un salarié, des risques prudhommaux.

En conclusion, notre avis est que PayFit propose une solution bluffante par sa facilité d’utilisation et l’approfondissement des situations de paie qui peut le rendre très utile pour des TPE/PME souhaitant diminuer leurs coûts de gestion.

Cependant, les employeurs qui font appel à ce service devraient être en capacité de contrôler les paies, via au moins les services d’un bon expert social supervisant le process.

Le point sur la DSN: Interview avec Elisabeth Humbert-Bottin

Élisabeth Humbert-Bottin Pour notre édito de septembre nous avons voulu faire un point sur l’évènement majeur des derniers temps, le passage à la DSN :  Où en est-on du déploiement de la DSN, quelles sont les retombées, quelles sont les 1eres observations, sont autant de questions que nous avons posées au directeur général du GIP-MDS, Mme Elisabeth HUMBERT-BOTTIN.

Élisabeth Humbert-Bottin est directeur général du Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) depuis juillet 2010.
Élisabeth Humbert-Bottin, diplômée de HEC et de l’École nationale supérieure de sécurité sociale (EN3S), a été consultante dans différentes structures, dont le Cesia (Centre d’étude des systèmes d’information des administrations) avant d’être nommée en 1992 directeur de l’organisation de la Caisse nationale d’assurance vieillesse des travailleurs salariés (Cnav).
Devenue secrétaire général de la Cnav en 1999, elle a pris en 2004 la direction d’Armonia, l’association assurant la maîtrise d’ouvrage informatique de la Mutualité sociale agricole (MSA).

Comment se passe la mise en place de la DSN à ce jour ?

En juin 2016, 520 000 entreprises sur une cible de 6 millions ont déjà recours à la DSN, cela représente près de 40% en nombre d’entreprises et la moitié en établissements. Les plus grandes entreprises de France en font partie et c’est ainsi 14 millions de salariés sur une cible de 17 millions. En termes de couverture sur ce point, les ¾ ont été dépassés.
Pour le moment la DSN résiste très bien aux dépôts de masse, aucun problème informatique sérieux n’a été décelé, le dispositif est performant.
Pour rappel, la DSN remplace aujourd’hui 9 déclarations sociales : les arrêts de travail (maladie, maternité, paternité), les fins de contrat, les déclarations ou les enquêtes de mouvement de main d’œuvre, la radiation aux organismes complémentaires, la déclaration unifiée de cotisations sociales (DUCS) pour l’URSSAF avec le BRC et le TR, et le relevé de mission pour les entreprises de travail temporaire.

Le taux de qualité de la DSN (sans retour de l’URSSAF) est de 89%, alors qu’auparavant (avant la DSN) ce taux était de 86%.
Pour le moment, nous n’observons aucun retour négatif majeur.
Aujourd’hui 30 milliards d’euros transitent par la DSN, soit 70% des recouvrements.

  • En ce qui concerne les arrêts de travail, ils passent très bien en DSN avec un taux de près de 90%. Côté CPAM, ils dénotent une amélioration des données ainsi qu’un délai de paiement accéléré des indemnités journalières.
  • Pour le pôle emploi, il y a moins de volume, la qualité des données est la même qu’auparavant. Pour les intérimaires, on dénote une amélioration très sensible de la qualité des données avec un taux de 98%. De même, désormais 98% des salariés intérimaires sont reconnus alors qu’auparavant ce taux était de 80%.
  • Pour les mouvements de main d’œuvre, le taux de qualité est de 94%. Ce taux chute pourtant pour les grandes entreprises qui omettent parfois de faire le lien entre les mois.
  • Quant aux formalités de radiation des organismes complémentaire : 50% des entreprises communiquent leurs données via la DSN

Les retours sont très positifs par rapport aux attentes, pour 80% des utilisateurs il s’agit là d’une véritable simplification et sécurisation des déclarations sociales.

Selon une étude BVA réalisée fin 2015, 75% des entreprises passées à la DSN en sont satisfaites. Qu’est-ce qui est le plus positif pour elles : la limitation du coût des erreurs ou le gain de temps ?

L’un des aspects positifs est véritablement la sécurisation des données de la paie.

Il y a désormais une cohérence avec la nomenclature officielle notamment en ce qui concerne les motifs de fin de CDD. Auparavant les logiciels étaient très permissifs, ainsi une entreprise pouvait invoquer un motif non conforme à la nomenclature ce qui débouchait le plus souvent sur un litige porté devant les prud’hommes.
Cela permet d’avoir quelque chose d’opposable pour les gestionnaires paie. Cette sécurisation des données permet notamment une normalisation du fonctionnement des services paies. C’est l’occasion pour les entreprises de « nettoyer » et de remettre en conformité à la norme leur service paie.Il s’agit également d’un gain de temps : par exemple la Société Générale a déjà amorti ses investissements en DSN.
Les services RH sont dispensés de certaines missions « administratives » et pourront ainsi consacrer plus de temps à d’autres missions plus en phase avec leur métier.

Certaines entreprises vous ont-elles fait remonter des retours négatifs ? des limites ? des difficultés nouvelles liées au passage à la DSN ?

Dans tout changement, on estime que 10% sont très moteurs, 30% des individus sont « prêt à jouer le jeu », 30% à suivre si la majorité a suivi alors que 10% sont systématiquement mécontents. Concernant la DSN, les arguments des utilisateurs insatisfaits sont :

  • Que le passage à la DSN peut-être contraignant, car le contrôle des données est à effectuer en amont/au moment de la paie
  • Les entreprises doivent paramétrer leur logiciel ou investir dans un nouveau logiciel.
  • Il peut y avoir un temps de formation / adaptation des salariés à la DSN.

Ces arguments sont davantage liés aux changements qu’au passage à la DSN. Le coût initial est largement compensé par la suite par le gain de temps généré. Les fonctions RH peuvent se recentrer sur leur cœur de métier et développer des missions à valeur ajoutée.

Le calendrier de passage à la DSN pour les petites et moyennes entreprises a été décalé fin 2015 pour s’étendre désormais jusqu’en 2017. Qu’est-ce qui a motivé ce nouveau calendrier ?

Le législateur souhaitait initialement que ce passage soit vite opéré, en 2016. Cela était très ambitieux, les éditeurs avaient beaucoup d’autres sujets et n’ont pu être massivement prêts.

Le but du décalage était d’éviter un « big bang » d’où un calendrier échelonné avec le 1er seuil intermédiaire rendant obligatoire la DSN aux plus grandes entreprises en mai 2015, un nouveau seuil intermédiaire en juillet 2016 et une généralisation à l’ensemble des entreprises au 1er janvier 2017.

Quels sont les enjeux de la prochaine étape, à savoir le passage des entreprises ayant déclaré plus de 50 000 euros de cotisations sociales en 2014 ?

« Le système doit tenir » !
Les tests démontrent de bons résultats, 44% des sociétés du régime générale sont en production.
Les enjeux sont le passage à la phase 3.
A l’automne 2016, de nouvelles déclarations seront disponibles dans la DSN. Le périmètre de la DSN s’étend avec le remplacement des formalités de recouvrement de la retraite complémentaire et des contrats collectifs complémentaires santé et prévoyance et de la DADS-U. La DSN se substituera ainsi non plus aux 9 déclarations disponibles aujourd’hui mais en remplacera plus de 20.
Les entreprises qui auront toutes adopté la DSN en janvier 2017 n’auront plus de DADS-U à produire en janvier 2018.
Une fois la généralisation opérée, plus de 20 déclarations actuellement en place pourront potentiellement être remplacées.
L’enjeu est de basculer vers la phase de généralisation au bon moment.

Comment s’est déroulée la mise en place de la DSN côté Editeurs de paie ? s’est-elle mieux intégrée à certains logiciels de paie qu’à d’autres ?

Nous co-construisons la DSN avec les éditeurs depuis novembre 2011. Il s’agit de la construction d’un modèle de paie, concerté et co-construit.
170 éditeurs sont en production de la DSN et 125 d’entre eux ont signé la charte qualité. Parmi ceux-ci, 4 éditeurs regroupent 50% des flux entrant.

Enfin, quels sont les chantiers futurs du GIP MDS après la DSN ? Avez-vous déjà une visibilité sur les prochaines actions qui seront entreprises ?

Il y a plusieurs chantiers !
Nous avons pour objectif d’étendre le périmètre de la couverture DSN. Elle regroupe 24 déclarations aujourd’hui et nous souhaitons l’étendre d’au moins autant.
Nous souhaitons également positionner le salarié comme acteur du process, qu’il ait accès aux données DSN pour rectification et modification.
La DSN permet ainsi de créer un triptyque qui fonctionne entre l’entreprise, le salarié et  les organismes de protection sociale.

GIP-MDSLe Groupement d’intérêt public Modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS) a été créé en 2000 dans le but de mutualiser les moyens et les expertises des organismes de protection sociale en termes de dématérialisation, et de permettre aux entreprises et à leurs mandataires d’effectuer leurs déclarations sociales en ligne de manière gratuite, simple et sécurisée.
Le GIP-MDS regroupe les organismes de protection sociale (Acoss, Agirc-Arrco, Cnav, Pôle emploi, Unédic, Cnamts, MSA, RSI…) et, comme membres associés, les organisations patronales, des syndicats de salariés, des représentants d’utilisateurs comme les éditeurs de logiciels (Syntec numérique) et les experts-comptables (Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables).
Fort du succès de net-entreprises.fr (4 millions d’entreprises inscrites, plus de 30 millions de télédéclarations et consultations en 2015), le GIP-MDS est maître d’ouvrage opérationnel de la déclaration sociale nominative, la DSN.