Indemnités non soumises à cotisations : les questions à se poser en paye

Dans un précédent article, nous avons abordé la question des avantages en nature et du remboursement des frais professionnels. Avec les indemnités non soumises à cotisations, nous élargissons notre champ d’investigation et nous tenterons de définir de manière fine quelles sont les sommes versées sous formes d’indemnités et qui sont non soumises à cotisations. Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Quelles sont les caractéristiques des indemnités non soumises à cotisations ?

Dans son sens premier, une indemnité est une  compensation financière destinée à réparer un dommage (par exemple, les indemnités de rupture de contrat). En  droit du travail, le mot désigne un salaire accessoire qui n’est pas inclus dans le traitement, mais qui est versé en rémunération d’une sujétion de service ou en remboursement d’une dépense avancée par le salarié que l’employeur prend en charge (par exemple des frais de transport ou de repas).

En droit de la sécurité sociale on dénomme « indemnité journalière » la somme destinée à remplacer en tout ou partie,  la rémunération que pendant son congé de maladie, le travailleur ne perçoit plus de son employeur.

Aussi, il est communément admis que les indemnités ne soient pas soumises à cotisations dans le respect de certaines limites qui sont liées à la nature des indemnités versées.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

Il n’existe pas de définition légale commune qui permettrait de classer ou de typer les sommes appelées indemnités non soumises à cotisations. La première difficulté à laquelle se trouve confronté tout professionnel de la paye, est la pluralité des situations auxquelles renvoient le versement de telles sommes.

De manière générale, une indemnité, contrairement à une prime, n’est pas soumise à cotisations. Toutefois, il existe de faux-amis.

Par exemple, une prime de panier est en fait une indemnité (donc non soumise à cotisations dans le respect du barème ACOSS). A l’inverse, une indemnité de fin de contrat est une prime visant à rémunérer la précarité du contrat et à ce titre doit être soumise à cotisations.

Nous voyons là la difficulté d’organiser et par conséquent de gérer le traitement social et fiscal de ces sommes. Dans tous les cas, en matière de méthodologie de contrôle, la première étape consiste à contrôler la possibilité ou non de ne pas soumettre à cotisations. La deuxième étape est de s’assurer du respect des limites de non-soumissions aux cotisations.

Quelles sont les indemnités les plus fréquemment rencontrées ?

Le sujet le plus classique est celui des indemnités de rupture d’un contrat, citons par exemple les indemnités légales et/ou conventionnelles de licenciement, les indemnités transactionnelles.

Viennent ensuite les indemnités journalières de Sécurité Sociale (en cas d’arrêt de travail pour maladie, accident du travail, maternité, paternité…).

Et enfin, toutes les indemnités de repas, de déplacement (grand et petit).

En quoi « le versement d’indemnités » à un salarié peut constituer un risque URSSAF ?

Toutes les sommes qui échappent aux cotisations peuvent potentiellement présenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer la nature des sommes versées. Enfin, quand bien même le versement de l’indemnité est justifié, il s’agit ensuite de s’assurer que le plafonnement des sommes non soumises est bien respecté : par exemple, du point de vue social, les indemnités de rupture sont plafonnées à deux PASS (plafond annuel de la sécurité sociale).

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces sommes.

Pour aller plus loin et sécuriser vos pratiques, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face

CICE et réduction générale de cotisations « FILLON »

Dans notre série sur les sujets sensibles en paye, nous abordons deux dispositifs qui posent bien des difficultés pour les professionnels de la paye, la réduction générale des cotisations patronales dite « Fillon » et le CICE (crédit d’impôt pour la compétitivité des entreprises). Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Directrice de l’activité Audit et SIRH chez PAY JOB

Pour quelles raisons, le calcul du CICE, qui est une mesure de crédit fiscal, est associé à la réduction générale des cotisations patronales dite « Fillon » ?

Effectivement, on pourrait s’interroger sur le lien qui existe entre ces deux mesures. La réponse est simple, les paramètres de calcul du CICE et de la réduction « Fillon » comportent les mêmes caractéristiques. En effet, le calcul du SMIC de référence est notamment identique. A signaler que ce sont les mêmes paramètres pour le calcul de la cotisation Allocations Familiales.

Aussi, le CICE, assis sur les rémunérations brutes versées est calculé par les services paye, déclaré via la DSN et envoyé à destination des URSSAF.

Le CICE constitue ainsi un sujet porté par les services paye mais partagé avec les services financiers et comptables et pour cause, car le CICE peut faire l’objet d’une demande de restitution immédiate ou d’un préfinancement du crédit d’impôt auprès d’un organisme bancaire.

Quels sont les points de vigilance, de contrôle et les bonnes pratiques à adopter pour circonscrire ces deux sujets ?

Le calcul de la réduction « Fillon » a subi de nombreux changements au cours de ces dernières années : Les modalités de calcul ont été profondément réformées pour les rémunérations versées depuis le 1er janvier 2015 (loi 2014-892 du 8 août 2014, art. 2-I, 5°, JO du 9 ; décret 2014-1688 du 29 décembre 2014, JO du 31 ; circ. DSS/SD5B 2015-99 du 1er janvier 2015).

En tout premier lieu, j’invite les professionnels à mener une analyse du paramétrage de toutes les rubriques utilisées dans les calculs, puis ensuite à déterminer les situations sensibles : 35 heures ou moins, temps complet ou partiel, heures complémentaires et supplémentaires, prise en compte des absences non indemnisées ou partiellement indemnisées, CDD, 13ème mois, abattement pour frais professionnels, etc.

Et surtout à contrôler progressivement le calcul des réductions appliquées ! En effet, la réduction « Fillon » est calculée pour chaque année civile, pour chaque salarié et pour chaque contrat de travail, en fonction de la rémunération annuelle brute (c. séc. soc. art. L. 241-13, III). L’employeur applique la réduction par anticipation, mois civil par mois civil (c. séc. soc. art. L. 241-13, V et D. 241-8). Une régularisation est indispensable, puisque le montant définitif de la réduction dépend de paramètres annuels.

Par expérience, je sais que parfois les délais de contrôles sont très courts en paye. Pour autant, un contrôle par échantillonnage et régulier permet d’éviter les opérations de régularisation à postériori.

En quoi le calcul du CICE et de la réduction « Fillon » peut constituer un risque URSSAF ?

Il est aisé de comprendre que toutes les mesures qui permettent de réduire les cotisations patronales constituent par définition un sujet sensible et sur lequel un contrôle URSSAF peut porter. Le contrôle de la réduction « Fillon » est dans le top 3 des sujets contrôlés.

Comme nous l’évoquions plus haut, les paramètres de calcul étant identiques, si le calcul d’une mesure est erroné, ce sont potentiellement toutes les autres mesures qui sont impactées. Les professionnels de la paye ont coutume de dire que si la réduction « Fillon » n’est pas juste, notamment du point de vue de la détermination du SMIC de référence, il existe de fortes probabilités que le calcul du CICE soit lui aussi erroné.

A noter que l’administration fiscale ne contrôlera pas l’utilisation du CICE : un CICE qui ne serait pas utilisé conformément aux objectifs d’amélioration de la compétitivité de l’entreprise ne fera donc l’objet d’aucune remise en cause par l’administration fiscale.

Qu’advient-il du CICE en 2018 ?

Avec le nouveau gouvernement, le CICE devait disparaître en 2018 au profit d’une réduction de charges. Or, l’année du basculement, l’État aurait à payer deux fois. Une fois au titre de l’année d’avant, puisque le CICE est décalé d’un an ; et une autre fois au titre de l’année en cours, avec la nouvelle baisse des charges qui se serait substituée au CICE. Or, le 4 juillet 2017, le premier ministre a reporté la transformation du CICE en allègement de charges à 2019. La pérennité du dispositif pose question après cette date.

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à justifier les résultats obtenus. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces mesures. Une telle démarche est la meilleure façon de prévenir un contrôle URSSAF et ou fiscal.

Pour aller plus loin, découvrez la formation La réduction générale cotisations patronales : maîtriser le dispositif

Activités sociales et culturelles de l’entreprise: le point sur le régime social applicable

En principe, les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ou directement par l’employeur (de moins de 50 salariés et ne disposant pas de CE) sont soumis aux cotisations de sécurités sociale puisqu’il s’agit d’un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».

Toutefois, l’URSSAF admet des tolérances ministérielles et exonère ce type d’avantages mais sous certaines conditions seulement. S’agissant de l’un des postes le plus contrôlés, cet article fait le point sur ces dernières.

Règle de plafond pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale

Pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale, le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale soit, 163 € en 2017.

Dépassement du seuil annuel : tout n’est pas perdu !

Si le seuil annuel de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale est dépassé au cours de l’année civile, il est encore possible de bénéficier de l’exonération de cotisations de sécurité sociale si les 3 conditions suivantes sont remplies :

1/L’attribution du bon d’achat/cadeau  doit être en lien avec un événement figurant sur la liste des événements autorisés et le salarié est concerné par cet événement : naissance, Adoption, Mariage, pacs, départ à la retraite, Noël, rentrée scolaire, Saint-Nicolas…

2/Son utilisation doit être déterminée : Le bon d’achat doit mentionner la nature du bien qu’il permet d’acheter, le nom des enseignes ou des rayons concernés. Dans tous les cas, son utilisation est exclue pour l’achat de carburant ou de produits alimentaires.

3/Son montant doit être conforme aux usages : c’est à dire ne pas dépasser 5 % du plafond mensuel de sécurité sociale. Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale étant appliqué par événement et par année civile, il est possible de cumuler, en exonération de cotisations, des bons d’achat/cadeau  par évènement si et seulement si la somme de l’ensemble ne dépasse pas le seuil de 5% du plafond mensuel.

Attention : si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, les cotisations de sécurité sociale s’appliquent dès le 1er euro.

Pour déterminer le régime applicable social applicable il convient donc de procéder en deux temps:

1ère étape : vérifier si le montant des bons d’achat/cadeaux dépasse ou non sur l’année civile le seuil de 5 % du plafond mensuel.

2ème étape : si le seuil de non-assujettissement aux cotisations de sécurité sociale est dépassé, il faut alors vérifier pour chaque bon/cadeau, si les 3 conditions d’exonération sont réunies.

Précision: les bons d’achats/cadeaux doivent être remis par le comité d’entreprise ou l’employeur en l’absence de CE (moins de 50 salariés ou plus de 50 salariés sur présentation du PV de carence). L’exonération ne s’applique pas aux bons d’achat ou cadeaux offerts par l’employeur en présence d’un comité d’entreprise.

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Contrôle URSSAF: regards croisés

La survenue d’un contrôle URSSAF est toujours source d’inquiétude.  Pour faire le point sur cet évènement majeur dans la vie d’une entreprise, nous avons posé nos questions à Florence SELVINI, Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E et  Maître Anaïs LECLERCQ pour un retour d’expériences riche en informations.

La visite d’un inspecteur Urssaf est souvent source de stress et le contrôle générateur d’idées reçues. Dans les faits, y a-t-il beaucoup d’entreprises qui se font contrôler et redresser ?

Les derniers chiffres nationaux officiels communiqués par l’ACOSS démontrent une baisse du nombre des contrôles effectués mais également une hausse des régularisations opérées par rapport à l’année précédente. Les 1500 inspecteurs et 200 contrôleurs qui sont en charge de la vérification de l’application de la législation sociale ont chiffré 1 332 217 273 € de redressements et ont restitué 188 986 645 € sur l’année 2015. 67 % des entreprises contrôlées se voient notifier des anomalies bien qu’il y ait un cabinet comptable, ou un service paie et social organisé au sein de l’entreprise. La législation sociale complexe et mouvante, ainsi que le manque de transversalité entre les services RH, juridique et comptable sont générateurs d’anomalies malgré la bonne foi des entreprises.

Quels sont les principaux points étudiés par les inspecteurs et quelles sont les zones à risques ?

En dehors du travail illégal, les contrôles comptables d’assiette (CCA) donnent lieu à un nombre très varié de motifs de redressement et on peut difficilement réduire les prérogatives des agents en charge du contrôle  à la paie ou au RH. En effet, le nombre de thématiques contrôlées par un inspecteur du recouvrement est croissant et nécessite une analyse transverse des documents  de la paie et du social,  des documents comptables et juridiques : statuts, PV d’assemblée, rapport de gérance, NAO, formalisme des accords d’entreprises, contrats de retraite et prévoyance, frais professionnels et avantages en nature, épargne salariale et actionnariat, rapports annuels, normes IFRS, Rapport des CAC, exonérations de charges du type Fillon ou ZFU, taxes additionnelles, l’UNEDIC, prestations allouées par le comité d’entreprise et bientôt l’AGIRC-ARRCO…

Le risque est bien réel, mais il peut être anticipé et limité en étant bien accompagné et en mettant en place des audits et contrôles internes réguliers. Ainsi les thématiques à risques et financièrement coûteuses peuvent être sécurisées juridiquement et en amont du contrôle.

La mise en place de la DSN va permettre un meilleur ciblage des entreprises contrôlées. Comment sécuriser ses pratiques et anticiper les contrôles ?

L’incidence d’un redressement sera de plus en plus impactant pour l’entreprise, car le réseau des Urssaf a pour vocation de devenir le recouvreur social de référence. Ainsi, lorsqu’une régularisation est opérée sur 100 €, les cotisations appelées s’élèveront à 72% pour un salarié cadre relevant de l’AGIRC-ARCCO. Avec la mise en place de la DSN et le prélèvement à la source, il devient indispensable de sécuriser ses pratiques et de s’assurer que les déclarations respectent l’ensemble de la règlementation sociale. Il est important de signaler que désormais les redressements ne resteront plus confinés au secret des directions générale, RH, financière et juridique mais que les salariés risquent d’être informés de l’impact sur les ouvertures de droits, par les organismes de prestations sociales (CAF, Assurance chômage, Retraite).

Notons que le rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de l’Urssaf opposable en cas de contrôle. Toutefois, c’est une procédure complexe qui respecte un formalisme et un calendrier bien précis.

Quel comportement adopter face à un inspecteur Urssaf ?

Vous pouvez commencer par lui offrir un café et lui mettre à disposition l’ensemble des éléments qui étaient listés sur l’avis de passage et que vous avez préparés. Le contrôle est un moment d’échanges avec l’inspecteur, le dialogue est primordial au bon déroulé de la procédure. Vous pouvez ne pas être d’accord avec sa position et lui communiquer des éléments  sur support papier ou  en format dématérialisé jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations. Passé ce délai, vous entrez dans la phase contradictoire qui peut générer la rédaction de courriers chronophages.

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