Contrôle URSSAF: regards croisés

La survenue d’un contrôle URSSAF est toujours source d’inquiétude.  Pour faire le point sur cet évènement majeur dans la vie d’une entreprise, nous avons posé nos questions à Florence SELVINI, Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E et  Maître Anaïs LECLERCQ pour un retour d’expériences riche en informations.

La visite d’un inspecteur Urssaf est souvent source de stress et le contrôle générateur d’idées reçues. Dans les faits, y a-t-il beaucoup d’entreprises qui se font contrôler et redresser ?

Les derniers chiffres nationaux officiels communiqués par l’ACOSS démontrent une baisse du nombre des contrôles effectués mais également une hausse des régularisations opérées par rapport à l’année précédente. Les 1500 inspecteurs et 200 contrôleurs qui sont en charge de la vérification de l’application de la législation sociale ont chiffré 1 332 217 273 € de redressements et ont restitué 188 986 645 € sur l’année 2015. 67 % des entreprises contrôlées se voient notifier des anomalies bien qu’il y ait un cabinet comptable, ou un service paie et social organisé au sein de l’entreprise. La législation sociale complexe et mouvante, ainsi que le manque de transversalité entre les services RH, juridique et comptable sont générateurs d’anomalies malgré la bonne foi des entreprises.

Quels sont les principaux points étudiés par les inspecteurs et quelles sont les zones à risques ?

En dehors du travail illégal, les contrôles comptables d’assiette (CCA) donnent lieu à un nombre très varié de motifs de redressement et on peut difficilement réduire les prérogatives des agents en charge du contrôle  à la paie ou au RH. En effet, le nombre de thématiques contrôlées par un inspecteur du recouvrement est croissant et nécessite une analyse transverse des documents  de la paie et du social,  des documents comptables et juridiques : statuts, PV d’assemblée, rapport de gérance, NAO, formalisme des accords d’entreprises, contrats de retraite et prévoyance, frais professionnels et avantages en nature, épargne salariale et actionnariat, rapports annuels, normes IFRS, Rapport des CAC, exonérations de charges du type Fillon ou ZFU, taxes additionnelles, l’UNEDIC, prestations allouées par le comité d’entreprise et bientôt l’AGIRC-ARRCO…

Le risque est bien réel, mais il peut être anticipé et limité en étant bien accompagné et en mettant en place des audits et contrôles internes réguliers. Ainsi les thématiques à risques et financièrement coûteuses peuvent être sécurisées juridiquement et en amont du contrôle.

La mise en place de la DSN va permettre un meilleur ciblage des entreprises contrôlées. Comment sécuriser ses pratiques et anticiper les contrôles ?

L’incidence d’un redressement sera de plus en plus impactant pour l’entreprise, car le réseau des Urssaf a pour vocation de devenir le recouvreur social de référence. Ainsi, lorsqu’une régularisation est opérée sur 100 €, les cotisations appelées s’élèveront à 72% pour un salarié cadre relevant de l’AGIRC-ARCCO. Avec la mise en place de la DSN et le prélèvement à la source, il devient indispensable de sécuriser ses pratiques et de s’assurer que les déclarations respectent l’ensemble de la règlementation sociale. Il est important de signaler que désormais les redressements ne resteront plus confinés au secret des directions générale, RH, financière et juridique mais que les salariés risquent d’être informés de l’impact sur les ouvertures de droits, par les organismes de prestations sociales (CAF, Assurance chômage, Retraite).

Notons que le rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de l’Urssaf opposable en cas de contrôle. Toutefois, c’est une procédure complexe qui respecte un formalisme et un calendrier bien précis.

Quel comportement adopter face à un inspecteur Urssaf ?

Vous pouvez commencer par lui offrir un café et lui mettre à disposition l’ensemble des éléments qui étaient listés sur l’avis de passage et que vous avez préparés. Le contrôle est un moment d’échanges avec l’inspecteur, le dialogue est primordial au bon déroulé de la procédure. Vous pouvez ne pas être d’accord avec sa position et lui communiquer des éléments  sur support papier ou  en format dématérialisé jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations. Passé ce délai, vous entrez dans la phase contradictoire qui peut générer la rédaction de courriers chronophages.

Pour aller plus loin, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face


 

 

 

 

Déclarations sociales: une pro nous donne son avis !

Les employeurs sont soumis à un certain nombre d’obligations de déclarations concernant leurs salariés. Quelles sont les déclarations obligatoires? Quelles sont les échéances à respecter? Les taux et les assiettes de cotisations ? Ces questions sont sources de stress pour les employeurs et leurs services Ressources Humaines. Pour répondre à ces difficultés, des sociétés de conseil proposent des outils adaptés.

Mme Sophie Peyrard gérante associée de la société Net-Référence a accepté de répondre à nos questions concernant les déclarations sociales et les risques pour les entreprises.

Quels sont les risques encourus par les entreprises en cas d’erreur sur leurs déclarations sociales?

Les risques sont bien évidemment multiples et en fonction des déclarations. Ces risques sont de 2 types :

Retard de déclaration :  Toutes les déclarations sociales ont une date d’exigibilité (fin janvier pour la DADS-U, 5 ou 15 du mois suivant pour la DSN, 5 jours ouvrés pour une attestation de fin de contrat, …). Le risque sera alors de plusieurs natures :

  • Financier : avec des pénalités de retard par exemple, pour la DADS-U, une pénalité de 7,5 € par salarié et par jour de retard peut être appliquée dans la limite de 750 €. Une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard supplémentaire.
  • Social : la DSN de signalement de fin de contrat a pour objectif de permettre au salarié de faire valoir ses droits au chômage plus rapidement. Un retard de signalement pénalisera le salarié concerné.

Erreurs de déclaration :  De même que pour le retard de déclaration, le risque est multiple :

  • Un risque financier : qui est identique pour les omissions de salariés et pour les retards. L’URSSAF s’appuie sur les déclarations sociales pour contrôler une entreprise. Une entreprise qui aura une déclaration « anormale » ressortira plus facilement dans les tableaux de bord de l’URSSAF et s’exposera donc à un contrôle plus fréquent.
  • Un risque de perte de temps pour le service paie : Toutes erreurs de déclaration nécessitent des explications avec l’organisme concerné (caisse de retraite, organismes de prévoyance, mutuelles…). Même si au final, l’erreur de déclaration ne porte pas à conséquence d’un point de vue financier, ces échanges sont forcément chronophages pour le service paie qui a déjà beaucoup de choses à contrôler
  • Un risque social : Les erreurs de déclarations peuvent aussi avoir un impact sur les droits des salariés. La paie peut-être correctement calculée mais si la déclaration est fausse, les droits du salarié peuvent-être amputés. On rencontre assez fréquemment ce problème pour la retraite dans la DADS-U pour les salariés étant promus cadres ou assimilés dans l’année, pour les temps partiels cotisant temps plein, pour les congés de reclassement ou autre mesure de fin de carrière.

Selon  certains experts une paie sur quatre serait fausse est-ce le même taux au niveau du déclaratif?

La déclaration étant en bout de chaîne du processus de paie, elle est souvent délaissée car l’urgence des services RH est de sortir la paie des salariés dans les temps.  La problématique de la déclaration sociale n’arrive que bien après. Hormis peut-être la déclaration DUCS des cotisations URSSAF qui fait l’objet d’un peu plus d’attention, les autres déclarations sont moins contrôlées. C’était particulièrement le cas de la DADS-U qui arrivait en début d’année, période chargée pour les services paie.

En 2015, l’URSSAF ile de France a connu une progression du nombre de redressement. Comment peut-on l’expliquer alors que dans le même temps la plupart des entreprises sont aujourd’hui équipées de logiciels de paie performants ?

Il ne faut pas voir la paie comme une simple opération technique. Calculer la paie est du ressort du logiciel (qui sont plus performants pour automatiser un certain nombre d’opérations) mais la vérification de celle-ci demande des compétences, d’autant plus dans un contexte législatif français très évolutif. Le gestionnaire doit s’assurer que la paie calculée respecte les accords d’entreprises et vérifier les calculs complexes (réduction Fillon, soldes de tout compte). Les logiciels de paie ne remplaceront jamais les contrôles de paie qui doivent-être fait par un responsable paie : « un logiciel de paie fait ce qu’on lui demande de faire ».

Il est normal que le nombre de redressement augmente puisque l’état dispose de moyens supplémentaires pour cibler les entreprises en infraction. La DSN est un de ces moyens supplémentaires puisque son objectif est double avec la simplification des déclarations d’un côté et la lutte contre la fraude et le travail dissimulé de l’autre. Ceci étant dit l’URSSAF restitue des sommes indues aux entreprises qui ont trop cotisés (environ 15%).

La DSN permettra-t-elle de réduire le risque de redressement et celui-ci est-il proportionné au coût engendré par le passage à la DSN ?

Ce dont il faut bien prendre conscience aujourd’hui avec la DSN, c’est que celle-ci est le reflet du calcul de paie. Il va devenir de plus en plus difficile au fil des contrôles internes à la norme de « bidouiller » sa déclaration puisque justement un des objectifs de la DSN est de lutter contre la fraude.

La DSN n’a pas pour objectif de réduire le risque de redressement mais d’identifier les infractions il n’y a donc pas de gain à attendre de ce côté. Néanmoins, la DSN devenant mensuelle au lieu d’annuelle pour la DADS-U, il sera plus simple d’en contrôler le contenu.

Concernant le coût engendré par le passage à la DSN, il est volontairement sous-estimée par le GIP-MDS qui affiche une charge bien en dessous de la réalité. En effet, pour déclarer sa DSN, il faut déjà bien comprendre la norme (norme qui évolue très souvent) mais avoir aussi de bonnes compétences en paie. Hormis avec des paies très simples, il est difficile de mettre en place la DSN sans aide extérieure. A contrario, la mise en place de la DSN avec un consultant paie par exemple est le bon moyen pour sécuriser et vérifier le calcul de sa paie.

Quels sont les outils et les moyens dont dispose aujourd’hui les sociétés pour fiabiliser leurs déclarations ?

Là encore tout commence avec une paie vérifiée et juste. De réelles compétences métier sont requises, et l’expertise d’un consultant spécialisé peut parfois être nécessaire. C’est d’autant plus vrai que le contexte législatif et déclaratif évolue en permanence.

L’anticipation est un autre facteur de sérénité. Bien évidemment la paie revient tous les mois et il est difficile de se dégager du temps sur cette période, mais le déclaratif DSN fait partie intégrante de ce processus. Disposer de suffisamment de temps pour contrôler correctement sa déclaration est donc un prérequis indispensable.  En termes d’outils, certains logiciels de paie intègrent des tableaux de bord et autres restitutions permettant une première vérification.

L’outil de contrôle DSN-VAL mis à disposition par Net-Entreprises permet de contrôler la structure du fichier DSN avant son dépôt et effectue un certain nombre de contrôles de premier niveau. Ces contrôles ne garantissent toutefois pas l’acceptabilité ultérieure de la déclaration par les organismes récepteurs.

Pour aller plus loin dans le contrôle de fond, il existe des outils dédiés, comme Valid’DSN, qui permettent une analyse détaillée du contenu de la déclaration et mettent en évidence les éventuels oublis, incohérences ou erreurs.

La DSN véhiculant entre autres les bordereaux, voire les actes de paiement aux différents organismes destinataires, il parait de plus en plus nécessaire d’utiliser ce type de logiciels dont le coût est en général peu élevé, et qui offrent une sécurisation bienvenue.

 

logo-nref-002 Est le premier éditeur de logiciels spécialisé dans les déclarations sociales dématérialisées. Net-Référence propose des outils d’aide(Valid’DADS-U, Créa’DSN…) afin d’améliorer et de sécuriser la qualité des données sociales.
Pour en savoir plus : net-référence