4 conseils pour réussir son changement de logiciel de paie

Changer de logiciel de paie n’est pas une décision à prendre à la légère. Quelle que soit la raison de ce changement, la réussite de ce projet dépend de nombre facteurs : techniques, organisationnels et bien sûr humain. Pour que la migration s’effectue dans de bonnes conditions il est essentiel de bien préparer le projet.

A travers des retours d’expériences de professionnels de la paie, voici quelques conseils pour que votre migration soit un succès.

1- Bien préparer son projet

Un projet de cette ampleur ne s’improvise pas. Il est essentiel de penser son projet et de respecter certaines étapes en amont du projet :

Étape 1 : Les raisons du choix

Avant toute conduite du projet l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle changer de logiciel de paie ? Les causes d’une volonté de changement peuvent être multiples. Les principales sont :
– la solution utilisée est devenue obsolète,
– le logiciel n’est pas assez efficace ou il ne correspond plus aux attentes des utilisateurs,
– le logiciel est devenu inadapté au contexte ou à l’environnement de l’entreprise.

Il existe d’autres motivations, comme la volonté d’harmoniser les pratiques au sein d’un grand groupe (cela implique par exemple une réorganisation du service paie : avoir le même calendrier de paie pour toutes les filiales, redéfinir les tâches et les process…), de réduire les coûts, de gagner en efficacité ou encore d’optimiser le paramétrage.

Étape 2 : Les besoins 

Il s’agit là d’une étape déterminante dans la réussite du projet. Après être convaincu de la nécessité de changer de logiciel, l’entreprise doit dresser un état des lieux : quelles sont les attentes de l’entreprise vis-à-vis de ce nouveau logiciel, quels sont les moyens dont l’entreprise dispose (audit de l’existant). Il faut ensuite procéder à l’élaboration du cahier des charges, qui sera la pierre angulaire du projet. Il est l’expression d’un besoin et permettra par la suite de cadrer le projet, d’arbitrer entre les différents prestataires.

Étape 3 : Le choix de la solution

A partir du cahier des charges, l’entreprise doit sélectionner le logiciel le plus adapté aux besoins à partir de 3 critères fondamentaux : le critère technologique, le critère financier et le caractère de la dépense.

2- Convertir les données

La récupération des données de l’ancien système est essentielle. Le format et la structure des données sont différents d’un logiciel à l’autre, il est alors primordial non seulement d’être particulièrement attentif à la qualité des données qui proviennent de l’outil source afin d’éviter toute erreur de calcul mais surtout de convertir les données. Cette étape s’étale sur plusieurs mois, pendant lesquels la paie est souvent réalisée en double (ancien et nouveau logiciel).

Mme Franca Pettini, gestionnaire de paie est intervenue sur le contrôle de la paie en doublon.

« Sur un même mois de paie il fallait comparer les bulletins de paie issus de l’ancien et du nouveau logiciel, afin de détecter les divergences sur le nouveau logiciel pour faire remonter les erreurs au nouveau prestataire pour correction. 

Il fallait s’aider du règlementaire de paie (document établi en amont permettant de connaître les règles de paramétrage des différents éléments de paie de la société) pour vérifier le résultat attendu et faire remonter les anomalies.

Bien entendu il fallait saisir au préalable les éléments variables du mois de paie, et parfois faire une saisie manuelle des compteurs (ex : saisies sur salaires déjà prélevées) qui n’étaient pas encore transférés dans le nouveau logiciel.

En effet, si une société décide de changer de logiciel en cours d’année, le nouveau prestataire doit effectuer pour chaque salarié une reprise des données de l’ancien logiciel (cumul des compteurs ex : cotisations/CP/RTT etc.…) pour que le calcul des nouvelles paies soit correct. Parfois cela n’est pas possible car il n’y a pas de compatibilité entre les 2 systèmes et il est nécessaire de saisir manuellement les données dans les compteurs ».

3- Une formation déterminante

Il ne faut surtout pas négliger la formation sur le nouveau logiciel, puisque « nouveau logiciel = nouvelles méthodes de travail ! ». Pour Mme Pascale Kutekala, gestionnaire de paie « la formation des utilisateurs est une étape essentielle pour que le logiciel soit bien intégré en interne et correctement utilisé ».  Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement afin que les utilisateurs puissent se détacher de leurs habitudes. En effet les bénéfices du changement de logiciel ne seront perçus que si les utilisateurs parviennent à effectuer la transition.

La communication fait également partie des facteurs clés de succès, puisqu’elle permet de mobiliser l’ensemble des acteurs : de les impliquer, de leur permettre de comprendre les changements à venir ainsi que de les accepter.

4- Ne pas sous-estimer la phase post-projet

Il ne faut pas sous-estimer les évolutions du logiciel ! « Avec une durée moyenne de vie de 10 années, le logiciel va connaître des évolutions et des ajouts de modules tout au long de son utilisation. Des nouvelles versions du logiciel et des mises à jour correctives et évolutives seront proposées régulièrement par l’éditeur. Ces mises à jour permettront de conserver un système performant et d’accéder à de nouvelles fonctionnalités » nous confie Mme Kutekala.

Professionnels de la paie : Comment rédiger un CV efficace ?

La première mission du CV est de faire bonne impression et pour cela celui-ci doit être efficace ! Compte tenu du volume important de candidatures reçues chaque jour, les recruteurs disposent de peu de temps pour lire, comprendre et analyser les CV. Il faut alors que le recruteur retrouve rapidement les informations essentielles.

Puisque la paie est un métier technique, les recruteurs recherchent des éléments bien précis. Voici les principaux éléments auxquels les recruteurs portent une attention tout particulière.

1- Indiquez les logiciels maitrisés et votre expertise sectorielle.

 

Premier constat : la maîtrise d’un ou de plusieurs logiciels est une des compétences clés attendue par le recruteur. D’ailleurs chez Pay Job, lorsqu’un consultant échange avec son client sur son besoin en recrutement, la première question formulée est « quel est votre logiciel de paie ».

Le recruteur attend du candidat un certain savoir-faire « informatique » et une capacité de maîtriser plusieurs progiciels de paie, qui diffèrent selon l’entreprise et son secteur d’activité. Sur le CV, chaque expérience doit être associée à un logiciel de paie. Précisez également si vous avez participé au déploiement du logiciel ou au paramétrage des dossiers.

Vous devez rassurer le recruteur, votre candidature doit mettre en évidence votre connaissance approfondie d’un logiciel et d’un secteur d’activité.

Vous disposez d’une solide expérience dans le secteur de la métallurgie ou du spectacle ? faites-la ressortir au travers de vos missions. En effet la connaissance de certaines conventions collectives très recherchées par les recruteurs pourra faire pencher la balance en votre faveur.

2- Misez sur un CV chronologique plutôt qu’un CV par compétences

 

Certains candidats préfèrent inventorier leurs compétences au sein d’une rubrique « compétence » plutôt que de mettre en avant leurs expériences professionnelles. Chez Pay Job, nous avons une préférence pour les CV « classiques » car ils sont beaucoup plus lisibles.

Dans les métiers de la paie, l’expérience est déterminante. Le CV présenté par compétences ne permet pas d’appréhender la maîtrise de chaque compétence.

Pour valoriser ses compétences il faut les rattacher aux emplois qui ont permis de les acquérir et les illustrer par des données chiffrées, des exemples précis de réalisations.

Le recruteur apportera plus de crédit à une compétence acquise dans un contexte bien précis, en connaissant la date et la durée de cette expérience. Le logiciel a-t-il été pratiqué longtemps ? il y a combien d’années ? les versions informatiques évoluant, une maîtrise du logiciel hypervision datant du début des années 2000 demandera à être questionnée si ce logiciel n’a pas été réutilisé depuis.

3- Soyez concret et précis : Misez sur les mots clés

 

Le métier de la paie demande des compétences d’organisation, de rigueur et de précision. Votre CV doit refléter ces compétences.

Vous devez donner des indications concrètes et précises de vos réalisations : le nombre de bulletins de salaire traités, l’environnement, la convention collective. Si vous avez traité l’administration du personnel indiquez vos tâches : contrats de travail, visite médicale, gestion des arrêts de travail…

Le recruteur doit voir ce que vous pouvez apporter à l’entreprise et non pas ce que vous souhaitez faire.
A contrario il est inutile de donner trop de détails, concentrez-vous uniquement sur les éléments pertinents. Pensez en mot clé !

L’utilisation de bons mots-clés permettront de faire ressortir les missions clés et compétences recherchés pour le poste que vous convoitez. Si le recruteur indique « mise en place d’un CSP paie » et que vous avez déjà réalisé cette mission, il semble opportun de la valoriser en y associant des données pertinentes – par exemple la taille des équipes managées, les moyens mis en œuvre, les résultats obtenus, les missions – ces informations vous rendront légitime pour le poste.

Stratégiquement il faut adapter le CV à l’annonce. Il faut en amont repérer les compétences et les missions citées dans l’offre d’emploi à laquelle vous postulez, pour ensuite les glisser dans votre CV. N’oubliez pas que le recruteur ne consacre que peu de temps à la lecture de chaque candidature, alors facilitez lui la tâche !

Pour terminer, n’oubliez pas de mettre une photo (voici notre article consacré à la photo sur CV).

 

 

Professionnels de la paie : faites-vous repérer sur les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux professionnels tels que Viadéo ou Linkedin, -les deux principales plateformes- participent au paysage du recrutement depuis plusieurs années. Que ce soit car l’entrée initiale y est peu coûteuse, que l’information y circule rapidement ou que la prise de contact y est facilitée la grande majorité des recruteurs ont recours à ces outils.

Le secteur de la paie n’est pas à part puisque la plupart des acteurs, qu’ils soient en veille ou à l’écoute du marché, ont pris l’habitude de faire du réseautage 2.0. Dans ce contexte, être ou ne pas être sur les réseaux sociaux professionnels ne devrait plus être une question à se poser.

Pourtant, sur l’ensemble des candidatures reçues en 2015 par le groupe PAYJOB, nous observons que 25% des candidats n’ont toujours pas de profil actif sur les réseaux. Cet article vise à les inciter à changer leurs habitudes.

-Pourquoi il faut avoir un profil Linkedin ou Viadéo en 2017

Pour être visible sur le marché de l’emploi

Incontestablement, pour se créer un réseau, accéder aux offres « cachées », mais surtout pour être visible auprès des recruteurs !  Nous parlons bien sûr des cabinets de recrutement, mais également et peut-être encore plus, des responsables recrutement, des DRH et des responsables de service paie d’entreprises que votre profil pourra intéresser, et parfois même déclencher un recrutement qui n’était pas initié.

Il est fréquent qu’un recruteur google-ise un candidat, son profil est alors une vitrine sur le net. Que ce soit pour identifier des profils, ou affiner une candidature les recruteurs ont pris l’habitude de consulter les réseaux sociaux professionnels.

Pour apparaître comme un acteur digital et moderne

Les profils informatiques sont davantage recherchés par les recruteurs utilisant les réseaux sociaux. La digitalisation de la fonction paie est un des grands enjeux actuels et futurs. Le secteur de la paie est en pleine transformation avec l’essor de l’informatique et des nouveaux outils logiciels. Le professionnel paie de demain devra être technophile et devra s’intéresser de près aux nouvelles technologies.

Montrer votre maîtrise des réseaux sociaux ; posséder un profil mis à jour, mettant en avant vos compétences, mais également participer aux échanges sur les réseaux sociaux, que ce soit en commentant des articles ou en en postant vous-même, vous donner une visibilité d’un acteur intéressé par votre métier et à l’aise avec les outils numériques.

-Nos conseils pour développer votre présence sur les réseaux

Maintenant que vous êtes convaincu de l’utilité des réseaux sociaux, nous vous donnons les principaux conseils pour y soigner votre présence.

Avoir un profil oui, mais A JOUR

L’erreur classique sur les réseaux sociaux consiste à confondre présence et actualisation. Il ne suffit pas d’être présent pour être remarqué. Le profil doit être complet et surtout régulièrement mis à jour. Nombreux sont les candidats qui se contentent de créer un compte sans jamais l’alimenter. Les profils incomplets peuvent créer la confusion chez les recruteurs et les employeurs potentiels (le candidat est-il toujours en poste ? quelle est sa formation initiale ? etc.)

Partager vos opinions

Que ce soit pour partager de l’information, débattre au sein d’une communauté sur un sujet donné, échanger avec ses pairs, construire sa e-réputation est indispensable.

Prendre part à un sujet sur un groupe permet de rendre visible votre expertise, cela permettra aux recruteurs d’apprécier vos compétences

Indiquer les logiciels maitrisés

Vous maitrisez tel ou tel logiciel de paie, alors précisez-le. La maîtrise d’un logiciel est souvent un critère prépondérant de recrutement, dans ce cas les recruteurs ont recours à la recherche par mots-clés ou par filtre.

Demander des recommandations

N’hésitez pas à solliciter des recommandations auprès d’anciens collègues ou responsables ; celles-ci permettent de prouver et de crédibiliser l’expérience. Un profil recommandé rassure et sécurise et démontre une capacité d’engagement, puisque l’auteur de la recommandation s’engage personnellement.