La préfiguration du PAS sur le bulletin de paie

Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu entre effectivement en vigueur le 1 janvier 2019. Afin de préparer ce bouleversement, les éditeurs de logiciel permettent aux gestionnaires de paie de mettre en place la préfiguration du PAS depuis septembre 2018. Ce qui parait simple aux spécialistes de la paie ne l’est pas forcément pour les salariés. Dans cet article, je vous explique comment bien expliquer la préfiguration du PAS sur le bulletin de paie. Pour cela, vous allez utiliser le bon vocabulaire, expliquer les différents taux possibles et transmettre aux salariés les coordonnées des bons interlocuteurs.

Ne parlez pas préfiguration mais d’information personnalisée

Lors de la réalisation des bulletins de paie de septembre à décembre 2018, vous pouvez mettre en place la préfiguration du prélèvement à la source des bulletins de paie. En faisant ce choix, le logiciel de paie fera apparaître les taux du PAS et le montant simulé du prélèvement à la source.

En distribuant tel quel le bulletin, le salarié va se poser des questions, vous devez le rassurer en expliquant que la préfiguration du PAS est une information personnalisée sur le futur prélèvement à la source.

Vous devrez expliquer que le montant du PAS présent sur les bulletins de paie de septembre à décembre 2018 est :
• Simulé en fonction des taux transmis par l’administration fiscale
• Et qu’aucun prélèvement à la source ne sera effectué avant janvier 2019

Explication du taux du PAS (prélèvement à la source)

La préfiguration du prélèvement à la source va amener des interrogations au sujet des taux du PAS appliqués.
Le taux du prélèvement à la source est calculé et transmis par l’administration fiscale en tenant compte des choix exprimés par les salariés. Il existe deux types de taux, le taux personnalisé et le taux neutre.
• Le taux personnalisé est celui du foyer du salarié ou un taux individualisé en fonction de sa situation.
• Le taux neutre ou taux non personnalisé est un taux transmis à l’employeur soit parce que le salarié à opté pour la non transmission du taux personnalisé, soit parce que l’administration fiscale n’a pas transmis le taux du salarié à l’entreprise notamment en cas d’embauche.

A rappeler aux salariés qu’ils ont la possibilité à tout moment de changer les taux applicables du prélèvement à la source. Ils peuvent choisir le taux neutre à la place du taux personnalisé et inversement.

Les contacts utiles

Pour toutes questions sur le prélèvement à la source, les salariés doivent s’adresser à l’administration fiscale.  Pour contacter un interlocuteur des impôts :
• Le chat sur le site internet impots.gouv.fr
• Par téléphone au 0 811 368 368

Pour découvrir mon blog: https://la-paie-facile.com/

Quand le bulletin électronique devient la norme et le papier l’exception

Annoncé depuis 2005, il aura finalement fallu attendre 2017, pour voir la généralisation du bulletin de paie électronique. Tour d’horizon de son application.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut décider de remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés.

En réalité cette possibilité existait déjà, cependant dans les faits, très peu d’entreprises avaient recours à la dématérialisation du bulletin car son application était très / trop compliquée. Sa mise en œuvre était conditionnée à l’acceptation des salariés. Auparavant l’employeur qui souhaitait remettre un bulletin électronique à ses salariés devait recueillir leur accord.

Depuis janvier 2017 et le renversement de la règle d’option, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. La grande majorité des salariés l’ont adopté car il présente de nombreux avantages.

Un changement apprécié

Dans les entreprises qui ont opté pour cette transmission, le changement a été rapidement apprécié. La grande majorité des salariés se disent satisfait de ce mode de transmission et côté employeur on apprécie cette « praticité » En effet ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.

  • Pour les salariés, grâce au coffre-fort numérique RH ils peuvent aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin.

Le bulletin dématérialisé séduit surtout les jeunes qui en apprécient l’instantanéité et l’accès depuis leur    smartphone.

  • Pour les entreprises, il y a bien évidement la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). Cependant dans les faits les entreprises réalisent-elles réellement des économies, ou les dépenses sont-elles simplement transférées du poste d’impression et d’envois postaux, aux solutions de coffre-fort numérique et de signature électronique ?

Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents sont archivés sur un logiciel.

Chez Pay Job, 100% des bulletins de paie sont aujourd’hui dématérialisés. Nous avons ainsi gagné en instantanéité (plus besoin d’attendre le courrier) et en gain de temps.

Les salariés peuvent s’y opposer

L’employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d’opposition au bulletin de paie électronique soit un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche.

Cette information préalable permet au salarié d’anticiper la dématérialisation de son bulletin de paie et surtout de s’y opposer. A tout instant le salarié peut refuser la dématérialisation et même s’il a accepté, le salarié peut à tout moment demander de revenir à la version « papier ».

Une DRH d’un grand groupe nous confiait que le nombre de salarié opposé à la dématérialisation est minime. Selon elle, cette opposition revêt davantage d’une opposition au changement plutôt qu’au bulletin électronique.

La conservation et la disponibilité du bulletin

La seule obligation pour l’employeur est que la remise doit s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité » (article L3243-2 du code du travail).

L’employeur est libre de choisir, soit il garantit lui-même cette disponibilité, soit il fait appel à un prestataire extérieur. Le bulletin de paie doit être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci doit également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

L’employeur doit garantir la « disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Le salarié doit être en mesure de récupérer à tout moment ses bulletins de paie dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive (article D3243-8 du code du travail).

Le salarié dont l’employeur actuel ou les anciens dématérialisent auprès d’un prestataire, peut consulter ses bulletins de salaires depuis son CPA (compte personnel d’activité). Ainsi cela permet au salarié de disposer d’un emplacement unique pour conserver tous ses bulletins.

Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de remettre au salarié un bulletin de paie simplifié afin de faciliter la lisibilité des bulletins de paie par les salariés. Il est fort à parier que les employeurs en profitent pour dématérialiser leur bulletin de paie, même si cela n’est pas une obligation.

La V2 du bulletin électronique dès 2017

Même si la dématérialisation de la paie est possible en France depuis 2009, il faut l’avouer, le bulletin de paie électronique est très peu utilisé dans l’hexagone, contrairement aux autres pays européens. La loi El Khomri, va permettre de « rattraper » ce retard puisqu’elle entend généraliser le bulletin de paie électronique.

Annoncé depuis 2005, le bulletin électronique a vu le jour en France en 2009, avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures du 12 mai 2009 qui a modifié les articles L3243-2 et L3243-4 du code du travail.
Cette nouvelle rédaction de l’article L3243-2 permettait à l’employeur de remettre le bulletin de paie du salarié sous forme électronique, « dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ».
Ce nouveau mode d’émission du bulletin de salaire, sous forme de document numérique remplaçant le papier, peine pourtant à s’imposer.
Dans les faits, très peu d’entreprises ont recours à la dématérialisation du bulletin car son application est compliquée, puisqu’elle est conditionnée à l’acceptation des salariés.

La loi El Khomri devrait inverser la tendance, puisqu’elle prévoit la généralisation du bulletin de paie. En effet, la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnel, prévoit que « sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique… ».

Effectif au 1er janvier 2017, ce texte autorise l’employeur, à remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés. Ceux-ci conservent toutefois le droit de s’y opposer. Ce texte marque le renversement de la règle d’option puisque jusque-là, c’était à l’employeur d’adresser une demande au salarié pour recourir à ce type de bulletin de paie. L’employeur ne sera désormais plus tenu de recueillir l’accord du salarié. La seule obligation pour l’employeur est que la remise devra s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».

Cela fait directement référence au recours à un tiers pour l’archivage des données, puisque le bulletin de paie devra être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique (ou SAE) choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci devra également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

Les bulletins seront donc automatiquement fournis dans ce format au sein des entreprises qui mettront ce système en place dès 2017. Les salariés qui souhaiteront conserver le format papier devront en faire la demande officielle.

Ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.
– Pour les entreprises, il y a bien évidement la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). On estime que ces 3 postes réunis représenteront une économie de 1.5€ à 3€ (au sein des petites et moyennes entreprises) par collaborateurs. Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents seront archivés sur un logiciel.
– Pour les salariés, ils pourront aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin.

Le seul véritable obstacle est la résistance au changement de certains collaborateurs. Celle-ci sera sans doute surpassée par la majorité des collaborateurs convaincue par sa simplicité, sa qualité, sa praticité et sa facilité d’utilisation.