Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

Au cours de l’exécution du contrat de travail, de nombreux événements peuvent survenir dans la vie d’un salarié. Il s’agit notamment de gérer ses absences. Or, comment déterminer la retenue à opérer et surtout identifier si l’employeur a l’obligation de procéder à l’indemnisation de cette absence ? Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Directrice de l’activité Audit et SIRH chez PAY JOB

Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

L’absence du salarié entraîne la suspension du contrat de travail. Le salarié n’accomplissant plus son travail, l’employeur se trouve, sauf cas particuliers déchargé de son obligation de verser le salaire.
Il s’agit donc d’opérer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. L’employeur qui ne respecte pas la proportionnalité de la retenue liée à l’absence peut, le cas échéant, se voir reprocher la pratique de sanctions pécuniaires prohibées.
Tout l’enjeu est donc de déterminer dans quelles conditions il existe une obligation de procéder à un maintien ou à un complément de salaire.
Cette obligation peut être édictée par les textes légaux (code du travail, etc.), les conventions ou accords d’entreprise. Il s’agit essentiellement, d’une part, de certains congés ne donnant pas lieu à retenue sur salaire (congés payés, congés pour événements familiaux sous certaines conditions, etc.) et, d’autre part, des absences liées à l’état de santé du salarié (maladie, maternité, accident du travail, etc.).

Existe-t-il une méthode « unique » ou « universelle » de valorisation des absences ?

Non ! et c’est là toute la difficulté pour les services paye et administration du personnel des entreprises. En effet, la retenue à opérer doit être proportionnelle à la durée de l’absence et les textes légaux et conventionnels sont souvent muets voire flous sur le sujet.
Une des méthodes les moins contestables devant les tribunaux car préconisée par eux, est la méthode dite de l’horaire réel. L’opération consiste à constater le nombre de jours ou d’heures théoriquement travaillés dans le mois de l’absence et opérer la déduction en heures ou jours réels d’absence.
Cependant, et compte tenu de mon expérience, cette méthode n’est pas la plus usitée par les entreprises. Il existe bien d’autres méthodes en jours/heures ouvrés moyens, jours/heures ouvrables moyens… Chaque entreprise opte pour une gestion différente selon la nature de l’absence et les possibilités techniques de paramétrages des SIRH.

Comment vérifier l’obligation d’indemnisation totale ou partielle d’une absence ?

Comme dans toute question relative à la gestion du personnel, il est fondamental de procéder à l’analyse des obligations légales, conventionnelles ou issues des accords d’entreprises ou des usages. Rien n’empêche un employeur d’aller au-delà de ses obligations, le principe de faveur est toujours possible. Rappelons que certaines absences entraînent nécessairement une indemnisation (congés payés, congés événements familiaux…) et que d’autres se trouvent assujettis à dispositions légales et ou conventionnelles mais sous conditions (arrêt maladie, accident du travail…) et que certaines sont par définition sans indemnisation (congé sans solde…).

En quoi « gérer les absences » du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homme ou Inspection du travail ?

Le calcul de la retenue et de l’indemnisation d’une absence n’étant pas formellement défini, les résultats produits sur le bulletin sont par conséquent contestables. A ce titre, le calcul de la déduction et de l’indemnité d’une absence sont des sujets sensibles pour lesquels il convient d’être particulièrement vigilants.
Prenons l’exemple d’un arrêt maladie, les URSSAF contrôlent l’indemnisation de l’arrêt de travail car un employeur peut se trouver placer dans l’obligation d’indemniser un arrêt de travail sous déduction des IJSS : or, la déduction des IJSS vient minorer le brut assujetti à cotisations donc il s’agit une minoration de l’assiette. Dans cet exemple, le salarié pourrait contester l’indemnisation, estimant celle-ci inférieure à ses droits, et saisir l’inspection du travail et ou les prud’hommes. On voit bien que la gestion des absences et sa matérialisation sur le bulletin de paye est loin d’être sans conséquences pour les employeurs.

Pour aller plus loin, découvrez la formation Gérer les absences en paie et suspension du contrat de travail