Le contrôle Urssaf à la loupe avec la direction du contrôle 2/2

Entreprises, travailleurs indépendants, professionnels de santé, particuliers employeurs, associations… nous pouvons tous faire l’objet d’un contrôle URSSAF, mais en connaissons-nous véritablement la teneur ? Nous faisons le point pour vous en 8 questions-réponses avec un Représentant de la Direction du contrôle de l’Urssaf Ile-de-France, M. Thierry Bertrand.
Il s’agit du second article d’une série de 2.

L’URSSAF Ile-de-France… en quelques chiffres
Représente 21.2% des comptes actifs du régime général de la France soit 1 251 309 cotisants (progression de 2.31% en un an). 105.1 milliards d’euros encaissés en 2015 à travers 5 542 591 opérations de paiement.

Comment ciblez-vous les entreprises à contrôler, vos interventions sont-elles aléatoires ?

Le ciblage dépend du segment d’entreprise et du type de contrôle : contrôle Comptable de l’assiette ou contrôle dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé.

L’Acoss, notre caisse nationale, émet chaque année des orientations de contrôle.

Elles visent à définir les modalités de contrôle des différents segments d’entreprise et notamment le contrôle des grandes entreprises. La stratégie de contrôle est ensuite déclinée dans le plan de contrôle au niveau de chaque région.

Plusieurs critères sont pris en compte pour le ciblage des entreprises, il s’agit notamment :

– De l’historique au regard du contrôle URSSAF : Entreprise jamais contrôlée ou pas contrôlées depuis longtemps,

– Le secteur d’activité (planification du contrôle des entreprises, des administrations et des collectivités territoriales, …),

– En fonction de critères de risques évalués par un outil d’aide à la sélection des entreprises à contrôler.

Concernant la Lutte Contre le Travail Illégal, de nombreux signalements ou informations nous sont directement adressés. Des opérations de contrôles sont également organisées avec nos partenaires (Services fiscaux, Direccte, Police, Gendarmerie, CAF, CPAM, Pôle Emploi…)

Lorsque le risque de fraude est très important, un contrôle peut être déclenché très rapidement, dans les 24h qui suivent le signalement si cela est jugé nécessaire.

Dans ce cadre, nous contrôlons aussi bien les entreprises sous-traitantes que leurs entreprises « donneuses d’ordres ». Le donneur d’ordres a en effet un devoir de vigilance envers ses sous-traitants. Il doit notamment vérifier que son sous-traitant est à jour du règlement de ses cotisations sociales. Il doit également veiller à la validité des attestations fournies par son sous-traitant (vérification sur le site www.urssaf.fr) Dans le cas contraire, l’entreprise pourra être tenue co-responsable des dettes de son sous-traitant.

En 2015, 43 506 actions de contrôle et de prévention (tout type d’actions) ont été réalisées par l’Ile de France, dont 15 883 actions ciblées dans le cadre de la prévention et de la lutte contre le travail illégal.

Dans le cadre de cette mission, nous veillons à informer le plus grand nombre d’employeurs sur les risques encourus, l’axe préventif est primordial.

Quels sont les principaux chefs de redressement ? S’agirait-il du travail dissimulé ?

Les montants redressés sont aujourd’hui plus importants dans le domaine de la lutte contre le travail dissimulé où des systèmes de fraude organisée sont mis en évidence.

Mais la grande majorité des contrôles se déroulent dans le cadre de nos missions classiques de contrôle et de conseil et donnent lieu à des chiffrages bien moins importants, voire parfois à des crédits, car de nombreuses entreprises essayent de respecter au mieux leurs obligations sociales.

Les principaux chefs de redressement dans le cadre de ces contrôles comptables d’assiette le calcul erroné des mesures dérogatoires en faveur de l’emploi (17% des cas), le mauvais calcul de la réduction générale des cotisations étant l’anomalie la plus observée.

Il s’agit ensuite des contributions additionnelles.  Elles sont dues en fonction de la taille de l’entreprise. Il est souvent question d’erreurs de calcul.

Puis pour terminer ce classement, le versement de frais professionnels non justifiés est un autre chef de redressement fréquemment constaté.

Quels sont les droits du cotisant lors du contrôle ?

Il existe une charte du cotisant contrôlé qui présente les droits et devoirs du cotisant. Elle est disponible sur le site internet de l’Urssaf.

Le nouveau décret de juillet 2016 sur le renforcement des droits du cotisant décrit ses droits et devoirs mais également les modalités de présentation des pièces. Si le cotisant refuse par exemple l’accès au logiciel de paie, il devra fournir les documents sous une autre forme.

Cette charte est opposable à l’Urssaf et aux entreprises. Il n’y a aucune zone d’ombre.

La généralisation de la DSN va-t-elle modifier les contrôles ?

Elle va modifier le contrôle en amont puisque nous aurons déjà une partie des informations. Des travaux nationaux de fiabilisation de ces données sont actuellement en cours. Elle va très certainement raccourcir le temps du contrôle, mais également mieux orienter les investigations de l’inspecteur.

Selon vous l’application des lois sociales actuelles favorise-t-elle davantage les contrôles ? Diriez-vous qu’il y plus de contrôle aujourd’hui qu’hier ?

Certains dispositifs des dernières années sont effectivement complexes dans leur application. Je pense par exemple au calcul des exonérations de charges sur les bas salaires, à l’exonération du financement patronal aux régimes de prévoyance et de retraite supplémentaire. La réglementation concernant ces dispositifs n’a cessé d’évoluer depuis leur création.

Dans ce cadre, l’Urssaf intervient dans un rôle de conseil, notamment à l’occasion de conférence ou d’échange avec les entreprises. L’Urssaf informe également les pouvoirs publics dès lors qu’elle constate qu’une règle est difficilement applicable.

Activités sociales et culturelles de l’entreprise: le point sur le régime social applicable

En principe, les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ou directement par l’employeur (de moins de 50 salariés et ne disposant pas de CE) sont soumis aux cotisations de sécurités sociale puisqu’il s’agit d’un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».

Toutefois, l’URSSAF admet des tolérances ministérielles et exonère ce type d’avantages mais sous certaines conditions seulement. S’agissant de l’un des postes le plus contrôlés, cet article fait le point sur ces dernières.

Règle de plafond pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale

Pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale, le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale soit, 163 € en 2017.

Dépassement du seuil annuel : tout n’est pas perdu !

Si le seuil annuel de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale est dépassé au cours de l’année civile, il est encore possible de bénéficier de l’exonération de cotisations de sécurité sociale si les 3 conditions suivantes sont remplies :

1/L’attribution du bon d’achat/cadeau  doit être en lien avec un événement figurant sur la liste des événements autorisés et le salarié est concerné par cet événement : naissance, Adoption, Mariage, pacs, départ à la retraite, Noël, rentrée scolaire, Saint-Nicolas…

2/Son utilisation doit être déterminée : Le bon d’achat doit mentionner la nature du bien qu’il permet d’acheter, le nom des enseignes ou des rayons concernés. Dans tous les cas, son utilisation est exclue pour l’achat de carburant ou de produits alimentaires.

3/Son montant doit être conforme aux usages : c’est à dire ne pas dépasser 5 % du plafond mensuel de sécurité sociale. Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale étant appliqué par événement et par année civile, il est possible de cumuler, en exonération de cotisations, des bons d’achat/cadeau  par évènement si et seulement si la somme de l’ensemble ne dépasse pas le seuil de 5% du plafond mensuel.

Attention : si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, les cotisations de sécurité sociale s’appliquent dès le 1er euro.

Pour déterminer le régime applicable social applicable il convient donc de procéder en deux temps:

1ère étape : vérifier si le montant des bons d’achat/cadeaux dépasse ou non sur l’année civile le seuil de 5 % du plafond mensuel.

2ème étape : si le seuil de non-assujettissement aux cotisations de sécurité sociale est dépassé, il faut alors vérifier pour chaque bon/cadeau, si les 3 conditions d’exonération sont réunies.

Précision: les bons d’achats/cadeaux doivent être remis par le comité d’entreprise ou l’employeur en l’absence de CE (moins de 50 salariés ou plus de 50 salariés sur présentation du PV de carence). L’exonération ne s’applique pas aux bons d’achat ou cadeaux offerts par l’employeur en présence d’un comité d’entreprise.

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Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

Au cours de l’exécution du contrat de travail, de nombreux événements peuvent survenir dans la vie d’un salarié. Il s’agit notamment de gérer ses absences. Or, comment déterminer la retenue à opérer et surtout identifier si l’employeur a l’obligation de procéder à l’indemnisation de cette absence ? Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Directrice de l’activité Audit et SIRH chez PAY JOB

Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

L’absence du salarié entraîne la suspension du contrat de travail. Le salarié n’accomplissant plus son travail, l’employeur se trouve, sauf cas particuliers déchargé de son obligation de verser le salaire.
Il s’agit donc d’opérer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. L’employeur qui ne respecte pas la proportionnalité de la retenue liée à l’absence peut, le cas échéant, se voir reprocher la pratique de sanctions pécuniaires prohibées.
Tout l’enjeu est donc de déterminer dans quelles conditions il existe une obligation de procéder à un maintien ou à un complément de salaire.
Cette obligation peut être édictée par les textes légaux (code du travail, etc.), les conventions ou accords d’entreprise. Il s’agit essentiellement, d’une part, de certains congés ne donnant pas lieu à retenue sur salaire (congés payés, congés pour événements familiaux sous certaines conditions, etc.) et, d’autre part, des absences liées à l’état de santé du salarié (maladie, maternité, accident du travail, etc.).

Existe-t-il une méthode « unique » ou « universelle » de valorisation des absences ?

Non ! et c’est là toute la difficulté pour les services paye et administration du personnel des entreprises. En effet, la retenue à opérer doit être proportionnelle à la durée de l’absence et les textes légaux et conventionnels sont souvent muets voire flous sur le sujet.
Une des méthodes les moins contestables devant les tribunaux car préconisée par eux, est la méthode dite de l’horaire réel. L’opération consiste à constater le nombre de jours ou d’heures théoriquement travaillés dans le mois de l’absence et opérer la déduction en heures ou jours réels d’absence.
Cependant, et compte tenu de mon expérience, cette méthode n’est pas la plus usitée par les entreprises. Il existe bien d’autres méthodes en jours/heures ouvrés moyens, jours/heures ouvrables moyens… Chaque entreprise opte pour une gestion différente selon la nature de l’absence et les possibilités techniques de paramétrages des SIRH.

Comment vérifier l’obligation d’indemnisation totale ou partielle d’une absence ?

Comme dans toute question relative à la gestion du personnel, il est fondamental de procéder à l’analyse des obligations légales, conventionnelles ou issues des accords d’entreprises ou des usages. Rien n’empêche un employeur d’aller au-delà de ses obligations, le principe de faveur est toujours possible. Rappelons que certaines absences entraînent nécessairement une indemnisation (congés payés, congés événements familiaux…) et que d’autres se trouvent assujettis à dispositions légales et ou conventionnelles mais sous conditions (arrêt maladie, accident du travail…) et que certaines sont par définition sans indemnisation (congé sans solde…).

En quoi « gérer les absences » du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homme ou Inspection du travail ?

Le calcul de la retenue et de l’indemnisation d’une absence n’étant pas formellement défini, les résultats produits sur le bulletin sont par conséquent contestables. A ce titre, le calcul de la déduction et de l’indemnité d’une absence sont des sujets sensibles pour lesquels il convient d’être particulièrement vigilants.
Prenons l’exemple d’un arrêt maladie, les URSSAF contrôlent l’indemnisation de l’arrêt de travail car un employeur peut se trouver placer dans l’obligation d’indemniser un arrêt de travail sous déduction des IJSS : or, la déduction des IJSS vient minorer le brut assujetti à cotisations donc il s’agit une minoration de l’assiette. Dans cet exemple, le salarié pourrait contester l’indemnisation, estimant celle-ci inférieure à ses droits, et saisir l’inspection du travail et ou les prud’hommes. On voit bien que la gestion des absences et sa matérialisation sur le bulletin de paye est loin d’être sans conséquences pour les employeurs.

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Le contrôle URSSAF à la loupe avec la direction du contrôle

Entreprises, travailleurs indépendants, professionnels de santé, particuliers employeurs, associations… nous pouvons tous faire l’objet d’un contrôle URSSAF, mais en connaissons-nous véritablement la teneur ? Nous faisons le point pour vous en 8 questions-réponses avec un Représentant de la Direction du contrôle de l’Urssaf Ile-de-France, M. Thierry Bertrand.
Il s’agit du premier article d’une série de 2.

L’URSSAF Ile-de-France… en quelques chiffres
Représente 21.2% des comptes actifs du régime général de la France soit 1 251 309 cotisants (progression de 2.31% en un an). 105.1 milliards d’euros encaissés en 2015 à travers 5 542 591 opérations de paiement.  

Pourriez-vous nous expliquer comment se déroule un contrôle sur place ?

La procédure débute par la réception d’un avis de contrôle qui informe la société contrôlée de la date de visite, des documents à présenter (liste non exhaustive), mais également de la possibilité d’être assisté notamment par son cabinet conseil.

Le premier rendez-vous débute souvent par un premier échange avec le dirigeant de la société (ou d’un représentant de l’entreprise mandaté par le dirigeant) pour suivre le contrôle. Celui-ci présente l’entreprise, les accords d’entreprise, les modalités de rémunération (avantages divers, remboursements des frais du personnel…).

Après cet échange, débute la phase d’investigation.

Dans un premier temps il s’agit de la consultation de l’ensemble des documents juridiques (statuts, procès -verbaux d’assemblée…) et contractuels (contrat de prévoyance, mutuelle). L’Inspecteur du recouvrement identifie les axes qu’il va approfondir lors de son contrôle. 

         Dans un second il analyse les documents relatifs à la paie (DADS, état récapitulatif de paie). Il y a là un véritable travail de consolidation et de confrontation entre les documents. L’inspecteur vérifie par exemple si les différents éléments de rémunération sont soumis à cotisations. Il vérifie également le paramétrage du logiciel de paie.

Vient ensuite la vérification des éléments comptables, avec le contrôle de la balance et du grand livre comptable. On vérifie si l’ensemble des rémunération et avantages enregistré en comptabilité sont bien soumis à cotisation. Il peut par exemple se demander si les frais professionnels remboursés sont bien justifiés (objet professionnel du déplacement) et quelles sont les modalités de leur remboursement (valeur forfaitaire ou réelle) ?

A l’issue des investigations, une nouvelle rencontre avec le dirigeant a lieu.  Les différents constats effectués lors du contrôle sont alors présentés.

Les inspecteurs de l’Urssaf ont également une mission de conseil.  Ils peuvent par exemple permettre ainsi à la société de corriger certaines erreurs de bonne foi en émettant des observations pour l’avenir, sans redressement chiffré pour la période contrôlée.

Quelques jours après le contrôle, le dirigeant reçoit une lettre d’observation, qui formalise l’état des lieux : quels sont les constats, existe-t-il des anomalies ? La lettre d’observation est obligatoirement communiquée aux sociétés qui font l’objet d’un contrôle.

L’entreprise dispose dès lors d’un délai de 30 jours après la réception de la lettre d’observation afin de répondre ou d’apporter de nouvelles informations. Il s’agit de la période dite contradictoire.

A l’expiration de ce délai, et après réponses aux remarques formulées, l’inspecteur transmet son rapport aux services de l’Urssaf chargés du recouvrement des sommes dues.

Si l’entité contrôlée souhaite contester la décision, elle doit saisir la commission de recours amiable (CRA). Depuis le 1er janvier 2017, le délai de saisine a été porté de un à deux mois dans le cadre du renforcement des droits du cotisant.

Que recherche un inspecteur URSSAF au cours de son contrôle ?

Cela dépend des phases de l’investigation. Lors de l’analyse des documents sociaux, l’inspecteur vérifie -par exemple- l’exactitude du calcul de la Réduction Générale des Cotisations sur les bas salaires (dite réduction Fillon). En effet, la formule de calcul de cette réduction diffère en fonction notamment de l’effectif de l’entreprise ou encore du temps de travail des salariés.

L’inspecteur vérifie si les rémunérations et avantages sont bien soumise à cotisation. Il vérifie également le calcul de certaines cotisations ou contributions particulières. Il s’agit par exemple de vérifier que les financements patronaux aux régimes de prévoyance, l’intéressement et la participation sont bien soumis à CSG/CRDS. Il s’agit là d’un travail très technique de l’inspecteur.

Les investigations comptables sont liées aux différents types de rémunérations ou d’indemnisation des salariés (quelles sont les modalités de remboursement de frais /quels sont les différents types de rémunérations ?).

Comment les entreprises doivent-elles préparer le contrôle ?

L’avis de passage permet d’obtenir des informations sur les documents qui seront à fournir lors du contrôle.

Il est bien important que l’entreprises puissent recenser toutes les pièces demandées.

Lorsque l’entreprise délègue la paie ou la gestion comptable, il est indispensable qu’elle prépare le contrôle avec ce cabinet extérieur. Il est fréquent que certaines pratiques ou dispositifs mis en place au sein de la société soient portés à la connaissance du cabinet à l’occasion du contrôle.

Du papier au numérique : vers la transformation de la paie (2/2)

La dématérialisation est au cœur des transformations de la fonction paie. Souhaitée par certains, redoutée par d’autres, elle fait l’objet de nombreux débats.

Pour comprendre la dématérialisation, sa nécessité et sa traduction en paie, nous avons échangé avec Mme Isabelle Van Cauwenberge, présidente de la SDDS et directrice juridique au sein de Meta4 France.
Cet article est la seconde partie de l’interview réalisée avec Mme Van Cauwenberge.

Comment la SDDS accompagne-t-elle les pouvoirs publics sur les grandes réformes : social, RH et fiscal ?

Nos groupes de travail sont sources d’un triple apport pour les pouvoirs publics :

– ils recensent les notions difficilement interprétables, vagues donc peu compatibles avec une traduction en menus, en options et calculs automatiques ou les délais d’entrée en vigueur des nouveautés légales, qui sont inadaptés en termes de mise en œuvre et qui risquent donc de mettre les entreprises en difficulté. Ils regardent les textes avec l’œil d’un futur développeur, programmeur, para métreur, coproducteur de paie. Nous anticipons le comportement des utilisateurs, des clients.

– ils présentent les populations particulières de leur parc-clients, qui sont oubliées ou mal connues des pouvoirs publics. Ils ont un regard très pointu sur une situation réelle (grande entreprise / petites, branche d’activité par rapport à une autre, un secteur d’activé, une catégorie professionnelle, une catégorie avec un déclaratif particulier comme par exemple le monde du spectacle)

– ils sont un relais des remontées des entreprises, de leurs clients

Selon vous, quel a été le projet de simplification le plus emblématique de ces dernières années ?

Il s’agit évidemment de la DSN sans hésitation possible. On ne soulignera jamais assez le coût de cette réforme. C’est le projet à la fois le plus ambitieux, le plus abouti, mais aussi le plus coûteux en investissements R&D, qui ait existé jusqu’ici, pour les éditeurs de logiciels de paie.

C’était à la fois une chance stratégique et un défi opérationnel comme financier, pour tous nos adhérents, surtout ceux qui, à peine la DSN en vitesse de croisière pour leurs clients du secteur privé, vont devoir se consacrer à la DSN en secteur public en 2020 ou après.

Cela a véritablement transformé l’ampleur des défis posés aux éditeurs.

Il faut préciser que l’association travail sur le sujet depuis 3 à 5 ans, c’est-à-dire avant même l’initialisation officielle de ce projet.

Pensez-vous qu’au sein d’un service paie, tout peut être et doit être dématérialisé. La version « 0 papier » est-elle possible dans ces services ?

Les bénéfices en seraient indiscutables et incontestables. C’est non seulement possible mais tout à fait souhaitable, pour des raisons de conservation, de sécurité des données, de facilité d’accès aux documents conférant des droits sociaux aux salariés et aux agents.

Ce niveau de performance en protection des données dans le temps ne sera atteint que par le digital jamais atteint par le « papier ».

A contrario, il ne faut pas que la dématérialisation devienne le « cauchemar » des plus petites structures démunies de moyens financiers et humains. SDDS se préoccupent beaucoup des clients TPE-PME.

Quel regard portez-vous sur les services paie d’aujourd’hui, en les comparant à ceux d’hier ?

Ils présentent un degré de professionnalisation et de compétence-métier de plus en plus élevé.

Ces services font face à des exigences accrues, les équipes sont transformées en richesse de compétence, les tâches sont plus diversifiées avec l’allègement du plus fastidieux et du plus répétitif.

Aujourd’hui les responsables paies, les experts fonctionnels en paie sont courtisés, Il est d’ailleurs assez difficile d’en recruter ; il s’agit de profils très recherchés et plutôt en pénurie.

Après la DSN, quel sont les prochains « chantiers » de l’association ?

Tout d’abord comme déjà souligné, la DSN est un chantier à peine entamé en ce qui concerne le secteur public.

Durant les années à venir, il faudra prêter attention aux exigences de plus en plus grandes du législateur, français ou européen, qui tend à confier une véritable responsabilité au sous-traitant , mandataire ou prestataire en ce qui concerne le contrôle du respect de la loi : les dernières réformes en protection des données à caractère personnel, en lutte contre la fraude à la TVA sont des exemples récents d’une ambition législative qui consiste à vouloir faire des logiciels non plus seulement un outil au service des clients,  mais aussi un instrument de contrôle de leurs actes, voire de dissuasion par « verrouillage » et traçabilité de certaines transactions. Les pouvoirs publics rêvent de logiciels de contrôles, d’outils anti-fraude sur lesquels s’appuyer pour alléger leurs propres missions.

Par ailleurs, les destinataires finaux des données dématérialisées des sociétés se diversifient, il faut alimenter des comptes nouveaux, en public comme en privé : CPA, CPF, Prévention de la Pénibilité, fisc à travers la CVAE aujourd’hui et le P.A.S demain peut-être. Cette nouvelle utilisation des données collectées grâce aux employeurs appellera aussi une vigilance des adhérents SDDS, pour que les conséquences dans le quotidien des entreprises soient mieux anticipées et maîtrisées.
Pour en savoir plus sur l’association: http://www.association-sdds.org/

Du papier au numérique : vers la transformation de la paie (1/2)

La dématérialisation est au cœur des transformations de la fonction paie. Souhaitée par certains, redoutée par d’autres, elle fait l’objet de nombreux débats.

Pour comprendre la dématérialisation, sa nécessité et sa traduction en paie, nous avons échangé avec Mme Isabelle Van Cauwenberge, présidente de la SDDS et directrice juridique au sein de Meta4 France.
Cet article est la première partie de l’interview réalisée avec Mme Van Cauwenberge.

Pourriez-vous nous présenter l’Association SDDS ?

SDDS signifie « association pour la simplification des données des sociétés » Ces dernières années son champ d’action s’est étendu aux logiciels fiscaux et RH.

L’association regroupe 26 membres (dont plusieurs éditeurs qui se sont réunis en un seul groupe ou une seule société) dont les clients produisent 95% des bulletins de paie du secteur privé et une part grandissante des bulletins des agents de droit public.

Notre mission depuis 10 ans est de dialoguer avec les pouvoirs publics et/ou de les alerter, afin que leurs textes puissent être davantage compatibles avec une traduction en paramétrages et développements informatiques. Répartis en groupe de travail, les adhérents se réunissent pour participer à des recensements de questions et d’alertes sur les réformes publiées ou en projet susceptibles d’impacter nos logiciels ; ces travaux sont pilotés par un élu de l’association. A l’heure actuelle, nous comptons 9 groupes de travail.

Que signifie pour vous la « dématérialisation des données » et pourquoi est-elle si importante aujourd’hui ?

La disparition accélérée des déclarations-papier, soit à titre obligatoire (DUCS, DADS N4DS, formulaires fiscaux) soit à titre facultatif (bulletin de paie) oblige tous les acteurs de la chaîne – de l’employeur à l’organisme de protection sociale ou au fisc, du salarié aux partenaires sociaux –  à créer ou accepter des formats et des données standardisés.

Les avantages de cette dématérialisation sont indéniables.  Elle permettra un éventuel gain de temps et de productivité qui profitera de plus en plus à chaque acteur. A terme, elle sera source de fiabilité puisque la production des données sociales ou fiscales est de plus en plus normée donc contrôlée.

Mais cette dématérialisation ne pourra s’opérer que si tous les acteurs sont impliqués dans le changement. Pour que cette transformation vers le digital soit totalement réussie, il faut au préalable que :

  • les lois et la réglementation soient plus claires ; qu’elles contiennent moins d’exceptions et de particularismes, de notions floues ou subjectives.
  • les organismes de protection sociale renoncent à une partie de leur autonomie traditionnelle au profit d’une centralisation et d’un partage de leur politique de collecte et d’exploitation des données des entreprises et des salariés, des organismes publics et de leurs agents ou contractuels.

Cela soulève une double contrainte ; il faut que les OPS poursuivent leurs évolutions en profondeur pour simplifier et uniformiser autant que possible la liste des données collectées ; mais chaque évolution est plus longue à faire aboutir parce que désormais tous les acteurs de la chaine sont solidairement impactés. Il faut donc un effort supplémentaire d’anticipation et de préparation. Le paradoxe est donc qu’il faut réformer dans un contexte où chaque réforme est plus lourde à définir et mettre en œuvre.

  • tous se plient aux contraintes de l’informatique; il ne suffit pas de rechercher ses atouts si attractifs à terme. Il doit y avoir un effort supplémentaire de concertation de la part du gouvernement, des instances de gouvernance ou de représentation des OPS en faveur des éditeurs de logiciel, tout particulièrement leurs équipes R&D. A l’inverse, il faut que nos équipes R&D consacrent des investissements toujours plus importants aux réformes légales, ce qui laisse d’autant moins de moyens à des innovations RH extra-légales.

Du point de vue des entreprises, quels sont les principaux enjeux de cette dématérialisation ?

Plus les pouvoirs publics ont recours à la dématérialisation et à la normalisation obligatoire des documents de paie, plus les performances des logiciels (fiabilité et mise à jour des traitements de paie) deviennent stratégiques au sein des entreprises. Et plus ces fonctionnalités de gestion des obligations de l’employeur sont complètes et sensibles, plus l’entreprise a tendance à externaliser leur développement, hébergement et maintenance.

Aujourd’hui comme les entreprises ont fait appel à des modèles afin d’externaliser leurs « tâches » nécessitant le recours à un SIRH auprès de prestataires, il a fallu développer pour ces prestataires des véritables plateformes, des applications capables d’industrialiser la gestion de la paie pour des entreprises de tailles, d’organisation et de statuts réglementaires multiples

Nombres d’éditeurs adhérents de SDDS sont des acteurs majeurs de cette production de la paie par applications mutualisées ou à tout le moins hautement standardisées.

Ainsi la SDDS devient progressivement un pivot, un interlocuteur privilégié des pouvoirs publics lorsque vient le temps d’élaborer une nouvelle loi ou réglementation;  même s’il y a encore de grands progrès à obtenir dans ce domaine.

Cela modifie considérablement le rôle des éditeurs envers les pouvoirs publics, ceux-ci veulent être impliqués dès la préparation de la loi. L’essor de la SDDS s’est fait sur ce dialogue avec les pouvoirs publics.

Pour en savoir plus sur l’association: http://www.association-sdds.org/

Contrôle URSSAF: regards croisés

La survenue d’un contrôle URSSAF est toujours source d’inquiétude.  Pour faire le point sur cet évènement majeur dans la vie d’une entreprise, nous avons posé nos questions à Florence SELVINI, Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E et  Maître Anaïs LECLERCQ pour un retour d’expériences riche en informations.

La visite d’un inspecteur Urssaf est souvent source de stress et le contrôle générateur d’idées reçues. Dans les faits, y a-t-il beaucoup d’entreprises qui se font contrôler et redresser ?

Les derniers chiffres nationaux officiels communiqués par l’ACOSS démontrent une baisse du nombre des contrôles effectués mais également une hausse des régularisations opérées par rapport à l’année précédente. Les 1500 inspecteurs et 200 contrôleurs qui sont en charge de la vérification de l’application de la législation sociale ont chiffré 1 332 217 273 € de redressements et ont restitué 188 986 645 € sur l’année 2015. 67 % des entreprises contrôlées se voient notifier des anomalies bien qu’il y ait un cabinet comptable, ou un service paie et social organisé au sein de l’entreprise. La législation sociale complexe et mouvante, ainsi que le manque de transversalité entre les services RH, juridique et comptable sont générateurs d’anomalies malgré la bonne foi des entreprises.

Quels sont les principaux points étudiés par les inspecteurs et quelles sont les zones à risques ?

En dehors du travail illégal, les contrôles comptables d’assiette (CCA) donnent lieu à un nombre très varié de motifs de redressement et on peut difficilement réduire les prérogatives des agents en charge du contrôle  à la paie ou au RH. En effet, le nombre de thématiques contrôlées par un inspecteur du recouvrement est croissant et nécessite une analyse transverse des documents  de la paie et du social,  des documents comptables et juridiques : statuts, PV d’assemblée, rapport de gérance, NAO, formalisme des accords d’entreprises, contrats de retraite et prévoyance, frais professionnels et avantages en nature, épargne salariale et actionnariat, rapports annuels, normes IFRS, Rapport des CAC, exonérations de charges du type Fillon ou ZFU, taxes additionnelles, l’UNEDIC, prestations allouées par le comité d’entreprise et bientôt l’AGIRC-ARRCO…

Le risque est bien réel, mais il peut être anticipé et limité en étant bien accompagné et en mettant en place des audits et contrôles internes réguliers. Ainsi les thématiques à risques et financièrement coûteuses peuvent être sécurisées juridiquement et en amont du contrôle.

La mise en place de la DSN va permettre un meilleur ciblage des entreprises contrôlées. Comment sécuriser ses pratiques et anticiper les contrôles ?

L’incidence d’un redressement sera de plus en plus impactant pour l’entreprise, car le réseau des Urssaf a pour vocation de devenir le recouvreur social de référence. Ainsi, lorsqu’une régularisation est opérée sur 100 €, les cotisations appelées s’élèveront à 72% pour un salarié cadre relevant de l’AGIRC-ARCCO. Avec la mise en place de la DSN et le prélèvement à la source, il devient indispensable de sécuriser ses pratiques et de s’assurer que les déclarations respectent l’ensemble de la règlementation sociale. Il est important de signaler que désormais les redressements ne resteront plus confinés au secret des directions générale, RH, financière et juridique mais que les salariés risquent d’être informés de l’impact sur les ouvertures de droits, par les organismes de prestations sociales (CAF, Assurance chômage, Retraite).

Notons que le rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de l’Urssaf opposable en cas de contrôle. Toutefois, c’est une procédure complexe qui respecte un formalisme et un calendrier bien précis.

Quel comportement adopter face à un inspecteur Urssaf ?

Vous pouvez commencer par lui offrir un café et lui mettre à disposition l’ensemble des éléments qui étaient listés sur l’avis de passage et que vous avez préparés. Le contrôle est un moment d’échanges avec l’inspecteur, le dialogue est primordial au bon déroulé de la procédure. Vous pouvez ne pas être d’accord avec sa position et lui communiquer des éléments  sur support papier ou  en format dématérialisé jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations. Passé ce délai, vous entrez dans la phase contradictoire qui peut générer la rédaction de courriers chronophages.

Pour aller plus loin, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face


 

 

 

 

Déclarations sociales: une pro nous donne son avis !

Les employeurs sont soumis à un certain nombre d’obligations de déclarations concernant leurs salariés. Quelles sont les déclarations obligatoires? Quelles sont les échéances à respecter? Les taux et les assiettes de cotisations ? Ces questions sont sources de stress pour les employeurs et leurs services Ressources Humaines. Pour répondre à ces difficultés, des sociétés de conseil proposent des outils adaptés.

Mme Sophie Peyrard gérante associée de la société Net-Référence a accepté de répondre à nos questions concernant les déclarations sociales et les risques pour les entreprises.

Quels sont les risques encourus par les entreprises en cas d’erreur sur leurs déclarations sociales?

Les risques sont bien évidemment multiples et en fonction des déclarations. Ces risques sont de 2 types :

Retard de déclaration :  Toutes les déclarations sociales ont une date d’exigibilité (fin janvier pour la DADS-U, 5 ou 15 du mois suivant pour la DSN, 5 jours ouvrés pour une attestation de fin de contrat, …). Le risque sera alors de plusieurs natures :

  • Financier : avec des pénalités de retard par exemple, pour la DADS-U, une pénalité de 7,5 € par salarié et par jour de retard peut être appliquée dans la limite de 750 €. Une pénalité identique est appliquée pour chaque mois ou fraction de mois de retard supplémentaire.
  • Social : la DSN de signalement de fin de contrat a pour objectif de permettre au salarié de faire valoir ses droits au chômage plus rapidement. Un retard de signalement pénalisera le salarié concerné.

Erreurs de déclaration :  De même que pour le retard de déclaration, le risque est multiple :

  • Un risque financier : qui est identique pour les omissions de salariés et pour les retards. L’URSSAF s’appuie sur les déclarations sociales pour contrôler une entreprise. Une entreprise qui aura une déclaration « anormale » ressortira plus facilement dans les tableaux de bord de l’URSSAF et s’exposera donc à un contrôle plus fréquent.
  • Un risque de perte de temps pour le service paie : Toutes erreurs de déclaration nécessitent des explications avec l’organisme concerné (caisse de retraite, organismes de prévoyance, mutuelles…). Même si au final, l’erreur de déclaration ne porte pas à conséquence d’un point de vue financier, ces échanges sont forcément chronophages pour le service paie qui a déjà beaucoup de choses à contrôler
  • Un risque social : Les erreurs de déclarations peuvent aussi avoir un impact sur les droits des salariés. La paie peut-être correctement calculée mais si la déclaration est fausse, les droits du salarié peuvent-être amputés. On rencontre assez fréquemment ce problème pour la retraite dans la DADS-U pour les salariés étant promus cadres ou assimilés dans l’année, pour les temps partiels cotisant temps plein, pour les congés de reclassement ou autre mesure de fin de carrière.

Selon  certains experts une paie sur quatre serait fausse est-ce le même taux au niveau du déclaratif?

La déclaration étant en bout de chaîne du processus de paie, elle est souvent délaissée car l’urgence des services RH est de sortir la paie des salariés dans les temps.  La problématique de la déclaration sociale n’arrive que bien après. Hormis peut-être la déclaration DUCS des cotisations URSSAF qui fait l’objet d’un peu plus d’attention, les autres déclarations sont moins contrôlées. C’était particulièrement le cas de la DADS-U qui arrivait en début d’année, période chargée pour les services paie.

En 2015, l’URSSAF ile de France a connu une progression du nombre de redressement. Comment peut-on l’expliquer alors que dans le même temps la plupart des entreprises sont aujourd’hui équipées de logiciels de paie performants ?

Il ne faut pas voir la paie comme une simple opération technique. Calculer la paie est du ressort du logiciel (qui sont plus performants pour automatiser un certain nombre d’opérations) mais la vérification de celle-ci demande des compétences, d’autant plus dans un contexte législatif français très évolutif. Le gestionnaire doit s’assurer que la paie calculée respecte les accords d’entreprises et vérifier les calculs complexes (réduction Fillon, soldes de tout compte). Les logiciels de paie ne remplaceront jamais les contrôles de paie qui doivent-être fait par un responsable paie : « un logiciel de paie fait ce qu’on lui demande de faire ».

Il est normal que le nombre de redressement augmente puisque l’état dispose de moyens supplémentaires pour cibler les entreprises en infraction. La DSN est un de ces moyens supplémentaires puisque son objectif est double avec la simplification des déclarations d’un côté et la lutte contre la fraude et le travail dissimulé de l’autre. Ceci étant dit l’URSSAF restitue des sommes indues aux entreprises qui ont trop cotisés (environ 15%).

La DSN permettra-t-elle de réduire le risque de redressement et celui-ci est-il proportionné au coût engendré par le passage à la DSN ?

Ce dont il faut bien prendre conscience aujourd’hui avec la DSN, c’est que celle-ci est le reflet du calcul de paie. Il va devenir de plus en plus difficile au fil des contrôles internes à la norme de « bidouiller » sa déclaration puisque justement un des objectifs de la DSN est de lutter contre la fraude.

La DSN n’a pas pour objectif de réduire le risque de redressement mais d’identifier les infractions il n’y a donc pas de gain à attendre de ce côté. Néanmoins, la DSN devenant mensuelle au lieu d’annuelle pour la DADS-U, il sera plus simple d’en contrôler le contenu.

Concernant le coût engendré par le passage à la DSN, il est volontairement sous-estimée par le GIP-MDS qui affiche une charge bien en dessous de la réalité. En effet, pour déclarer sa DSN, il faut déjà bien comprendre la norme (norme qui évolue très souvent) mais avoir aussi de bonnes compétences en paie. Hormis avec des paies très simples, il est difficile de mettre en place la DSN sans aide extérieure. A contrario, la mise en place de la DSN avec un consultant paie par exemple est le bon moyen pour sécuriser et vérifier le calcul de sa paie.

Quels sont les outils et les moyens dont dispose aujourd’hui les sociétés pour fiabiliser leurs déclarations ?

Là encore tout commence avec une paie vérifiée et juste. De réelles compétences métier sont requises, et l’expertise d’un consultant spécialisé peut parfois être nécessaire. C’est d’autant plus vrai que le contexte législatif et déclaratif évolue en permanence.

L’anticipation est un autre facteur de sérénité. Bien évidemment la paie revient tous les mois et il est difficile de se dégager du temps sur cette période, mais le déclaratif DSN fait partie intégrante de ce processus. Disposer de suffisamment de temps pour contrôler correctement sa déclaration est donc un prérequis indispensable.  En termes d’outils, certains logiciels de paie intègrent des tableaux de bord et autres restitutions permettant une première vérification.

L’outil de contrôle DSN-VAL mis à disposition par Net-Entreprises permet de contrôler la structure du fichier DSN avant son dépôt et effectue un certain nombre de contrôles de premier niveau. Ces contrôles ne garantissent toutefois pas l’acceptabilité ultérieure de la déclaration par les organismes récepteurs.

Pour aller plus loin dans le contrôle de fond, il existe des outils dédiés, comme Valid’DSN, qui permettent une analyse détaillée du contenu de la déclaration et mettent en évidence les éventuels oublis, incohérences ou erreurs.

La DSN véhiculant entre autres les bordereaux, voire les actes de paiement aux différents organismes destinataires, il parait de plus en plus nécessaire d’utiliser ce type de logiciels dont le coût est en général peu élevé, et qui offrent une sécurisation bienvenue.

 

logo-nref-002 Est le premier éditeur de logiciels spécialisé dans les déclarations sociales dématérialisées. Net-Référence propose des outils d’aide(Valid’DADS-U, Créa’DSN…) afin d’améliorer et de sécuriser la qualité des données sociales.
Pour en savoir plus : net-référence

 

 

 

 

Les impacts de la loi travail sur la paie

C’est fait. La loi travail a été votée et publiée au journal officiel. Dans cet article, nous nous intéressons aux impacts de cette loi sur le volet Paie. Nous en avons décrypté les principales mesures :

Temps de travail

Si les 35 heures restent la règle (Article L3121-10 code travail), les durées maximales possibles ont été augmentées.

La durée maximale de travail quotidienne est de 10 heures. Cependant il est possible pour l’employeur d’augmenter cette durée de 2 heures, soit de la porter à 12 heures de travail par jour, dans le cadre d’un accord d’entreprise justifiée par une véritable nécessité liée à un accroissement d’activité.

La durée maximale hebdomadaire autorisée en cas de circonstances exceptionnelles a également été augmentée. Il sera désormais possible pour l’entreprise de porter la durée de travail hebdomadaire à 60 heures, contre 48 heures actuellement (article L3121-35 code travail). Pour se faire, l’entreprise devra au préalable obtenir l’autorisation de l’inspection du travail, en plus de l’accord d’entreprise.

Hormis ces circonstances exceptionnelles la durée de travail effectif hebdomadaire est limitée à 48 heures (article L3121-35 code travail) sur une même semaine et 44 heures par semaine sur une période de 12 semaines consécutives.

Pour les salariés en forfait journalier, la loi instaure une obligation de suivi pour l’employeur.

Rémunérations des heures supplémentaires

Ce point a fait l’objet de nombreuses critiques.

Les 8 premières heures restent majorées de 25% puis les suivantes de 50%.

Jusqu’ici la loi prévoyait qu’un accord collectif pouvait instituer une majoration réduite à 10% dans le cas où aucun accord de branche ne s’y opposait. La loi travail supprime cette dernière condition. Ainsi l’employeur pourra plus aisément conclure un accord pour réduire la majoration des heures supplémentaires (Article L3121-22 code travail).

Congé

   – Embauche

Pour les nouvelles recrues en entreprise, il n’est plus nécessaire d’attendre l’ouverture des droits au 1er juin pour prendre des congés. Désormais ils peuvent être pris dès l’embauche (article L3141-12 code travail), à la condition quand même d’avoir acquis ces jours.

     -Période de référence

L’employeur pourra par accord d’entreprise ou convention modifier la période de référence des congés (article L3141-11 code travail). Jusqu’à présent cette période de référence était du 1er juin N au 31 mai N+1.

    -Jeunes parents

Les jours supplémentaires de congés accordés aux femmes de moins de 21 ans seront désormais également accordé aux hommes. (article L3141-8 code travail). Ils bénéficieront de 2 jours supplémentaires par enfant à charge.

    -Congés supérieurs à 24 jours

Un salarié qui demande un congé supérieur à 24 jours d’affilés, et dont le foyer familial compte un enfant, un adulte handicapé ou une personne âgée non autonome verra sa demande obligatoirement acceptée (article L3141-17 code travail). Jusque-là cette dérogation était liée uniquement à la contrainte géographique

    -Congés pour évènements familiaux

Il est prévu un allongement des congés pour « évènements familiaux » lié aux décès :

  • Décès d’un enfant le congé est porté à 5 jours contre 2 actuellement
  • Décès du conjoint(e) ou du concubin (e) 3 jours contre 2 auparavant
  • Pour le décès d’un frère, sœur, parent, beaux-parents ils passera à 3 jours contre 1 actuellement

Bulletin électronique

Comme annoncé dans un précédent article,  « La V2 du bulletin électronique dès 2017 », la loi travail entend faciliter la mise en place du bulletin électronique.

Médecine du travail

La visite médicale d’embauche ne sera plus obligatoire, sauf pour les postes à risque. Les autres salariés passeraient de simples visites d’informations et de préventions dispensées par un professionnel de la santé (infirmière ou médecin du travail).

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Loi El Khomri : des changements en vue pour les professionnels de la paie

Malgré de nombreux rebondissements, la Loi Travail* dite « Loi El Khomri » a été votée le 8 août dernier en modifiant en profondeur certaines dispositions du code du travail. Cette loi induit aussi de nombreux changements en paie.

Tout d’abord, la Loi consacre la primauté de l’accord d’entreprise sur l’accord de branche en ce qui concerne certaines règles relatives à la durée du travail et sa rémunération: majoration des heures supplémentaires, volume horaire maximum, travail de nuit, heures complémentaires, temps de repos, taux horaire forfaitaire des contrat de professionnalisation…..).

Autre nouveauté et pas des moindres: la suppression de la notion d’avantage individuel acquis lorsqu’un accord est dénoncé sans accord de substitution. Dans ce cas-là, les avantages individuels deviennent un élément de rémunération.

Cette Loi modifie par ailleurs certains congés pour évènements familiaux et en crée de nouveaux. Si c’est une bonne nouvelle pour les salariés, c’est aussi un casse-tête en vue pour les professionnels de la paie. Autre nouveauté : la période de prise des congés payés et la modification unilatérale des dates par l’employeur.

L’objet de la Loi étant de favoriser le dialogue social au sein des entreprises, les heures de délégations ont été revues à la hausse et le décompte des heures de délégations des salariés en forfait jours précisé. De plus, ces derniers bénéficient désormais de la couverture accident du travail et maladie professionnelle lorsqu’ils participent à certaines négociations et/ou concertations.

Enfin, la Loi Travail consacre la possibilité de remettre au salarié un bulletin de paie au format électronique mais, pas à n’importes quelles conditions. Si l’accord du salarié n’est pas requis, il dispose toutefois d’un droit d’opposition.

Comme on peut le voir, les changements apportés par la Loi Travail  impacteront le quotidien des professionnels de la paie qui doivent dès maintenant intégrer les conséquences en paie de cette Loi au risque d’élaborer des paies non conformes. 

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