La Paie : un métier d’avenir

Payer

 

  • au sens latin,  le mot « payer » est celui qui doit
  • salaire ou rémunération d’un travail
  • donner de l’argent pour un service ou un bien

S’il y a bien un métier dont on ne peut se passer, c’est bien celui de la Paie ! Quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, tous sont concernés.
La fonction est « inévitable » : les collaborateurs et collaboratrices doivent être payés.

Depuis quelques temps déjà, les offres d’emploi sont plus nombreuses que les candidats.

Le but de cet article est d’informer tous celles et ceux qui souhaiteraient choisir cette voie et qui s’interrogent sur la formation qui leur conviendrait le mieux car il est important de choisir en conscience les parcours proposés.

Quelle formation choisir pour devenir Gestionnaire de Paie ?

Avant de vous lancer dans cette recherche, il semble opportun de connaître les missions et le profil de ce métier pour savoir si c’est une voie pour vous, en fonction de vos goûts et vos aptitudes.

Missions

  • Réaliser et émettre les bulletins de paie.
  • Effectuer les saisies des éléments variables.
  • Remplir les documents réglementaires et périodiques.
  • S’assurer de l’application stricte du Droit Social et du Droit du Travail.
  • Entretenir des relations avec les caisses de retraites et les mutuelles.
  • Suivre les dossiers de gestion du personnel (congés, RTT, maladie…).
  • Maîtriser les outils informatiques de paie et gestion du personnel.
  • Renseigner les salariés.

Profil

  • Le Gestionnaire de Paie est un spécialiste des questions administratives liées à la gestion du personnel.
  • Il doit pouvoir expliquer précisément un bulletin de paie au salarié.
  • Il doit faire preuve :
  • de rigueur et d’organisation,
  • de fiabilité et de confidentialité,
  • de curiosité intellectuelle,
  • d’un sens de la communication affirmée,
  • d’un esprit de synthèse et d’analyse.

Formation

  • BAC +2 ou +3 : BTS, DUT, Licence Professionnelle
  • Connaissances mathématiques

Écoles et centres de formation

A. En présentiel

B. En présentiel et ouverte à distance

  C. Par correspondance

 

 

 

 

 

 

Pour aller plus loin, découvrez notre formation éligible au CPF  Gestionnaire de paie en cabinet d’expertise comptable

Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles et gestion RH: Interview de Maître Cécile MARTIN

L’entrée en vigueur le 25 mai prochain du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD ou RGDP) suscite de nombreuses interrogations de la part des professionnels des Ressources Humaines.  Afin d’éclaircir le sujet, nous avons posé nos questions à Maître Cécile MARTIN. Après un passage par la CNIL en tant que Juriste, Maître Cécile  MARTIN est aujourd’hui Avocat Associée au sein du  Cabinet  ‎Ogletree Deakins International LLP. Sa spécialité recouvre le droit du travail dont les problématiques relatives au traitement des données personnelles des salariés, à l’utilisation des outils informatiques sur le lieu de travail et à la cybersurveillance.

1. Qu’est-ce que le RGDP ?

Il s’agit du Règlement Général sur la protection des Données Personnelles. Il a été adopté au niveau de l’Union Européenne le 14 avril 2016 et entera en application le 25 mai 2018. Du fait de sa nature réglementaire, il sera directement applicable au sein des Etats membres de l’Union Européenne. Cela signifie qu’il sera applicable en France sans qu’une loi nationale ne soit nécessaire. Il abrogera donc, à cette date, la directive européenne du 24 octobre 1995 relative aux données à caractère personnel.

De par sa nature réglementaire, il vise à uniformiser et simplifier les règles auxquelles les organismes traitant des données, tels que les entreprises, sont soumis au sein de l’Union Européenne, y compris les employeurs.

2. La loi du 6 janvier 1978 va-t-elle disparaître ?

Non pas totalement. Le Gouvernement a décidé de ne pas abroger la loi du 6 janvier 1978 mais de la modifier en profondeur afin d’assurer sa mise en conformité avec le RGDP. En effet, il est à noter que le règlement prévoit qu’il est possible pour les Etats membres, dans certains domaines, de préciser certaines dispositions ou de prévoir plus de garanties que ce que prévoit le droit européen. A cet égard, il est important de noter que par application de l’article 88 du règlement, les relations de travail peuvent faire l’objet de dispositions alternatives relativement aux données personnelles. Ainsi, le Règlement permet aux Etats membres de prévoir, par voie législative ou conventionnelle, des règles différentes, qui doivent en tout état de cause « protéger la dignité humaine, les intérêts légitimes et les droits fondamentaux des personnes concernées, en accordant une attention particulière à la transparence du traitement, au transfert de données à caractère personnel au sein d’un groupe d’entreprises, ou d’un groupe d’entreprises engagées dans une activité économique conjointe et aux systèmes de contrôle sur le lieu de travail ». Pour le moment, le projet de loi visant à modifier la loi du 6 janvier 1978 ne contient pas de mesures propres aux salariés mais ce projet est toujours en cours de discussion devant le Parlement.

 3. Quels sont les principaux changements induits par le RGDP auxquels les professionnels des RH doivent prêter attention ?

Le règlement a vocation à renforcer les droits des personnes physiques, et donc des salariés, sur leurs données à caractère personnel (tels que le droit à l’information, le droit d’accès aux données, le droit de rectification de ces données) et à créer de nouveaux droits comme le droit à l’effacement ou à la portabilité des données. Ainsi, à titre d’exemple, un employeur n’aura plus qu’un mois pour répondre à une demande de communication de données qui serait faite par un salarié alors que jusqu’au 25 mai 2018, il dispose de deux mois. Le RGDP vise également à créer de nouvelles obligations pour les responsables de traitement, à savoir les employeurs, notamment en ce qui concerne l’information à fournir en cas de perte ou de violation des données personnelles.

En contrepartie, le règlement prévoit une réduction des formalités préalables pour la mise en œuvre des traitements de données par les entreprises. Ainsi, désormais, le responsable de traitement sera chargé d’évaluer les risques portés par le traitement qu’il envisage de mettre en œuvre et devra tenir, sauf exceptions, un registre des traitements de données plutôt que d’effectuer des déclarations ou autorisations auprès de la CNIL, sauf pour certains traitements qui nécessiteront ce qui est appelé des DPIA (Data Privacy Impact Assessement) et dont la liste sera publiée prochainement par la CNIL. L’on passe ainsi d’un système de contrôle a priori de la CNIL à un contrôle a posteriori: c’est le principe dit de l’accountability.

4. Quels sont les sanctions encourues ?

Outre les dispositions pénales toujours applicables, la CNIL voit ses pouvoirs de contrôle et de sanctions renforcés avec la possibilité d’infliger des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’organisme concerné en fonction du manquement constaté. Il est à noter toutefois que les pouvoirs de la CNIL avaient déjà été substantiellement renforcés par la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique, laquelle avait porté le pouvoir de sanction de la CNIL à hauteur de 3 millions d’euros.

5. Quel comportement adopter face à ce nouveau texte ?

Au vu de la date d’entrée en vigueur du RGDP, il est grand temps pour les professionnels RH de se familiariser au plus vite avec ce nouveau texte, de cartographier les traitements de gestion du personnel effectués par l’entreprise afin de s’assurer que ceux-ci sont effectués en conformité avec les textes applicables et de documenter ces derniers (registre, notices d’information, procédures internes de sécurité des données…) afin d’être en mesure de prouver cette mise en conformité aux agents de la CNIL en cas de contrôle. De plus, le droit du travail s’appliquant également à ces traitements, il convient de s’assurer que les instances du personnel sont informées et consultées préalablement à la mise en œuvre de certains traitements lorsque cela est nécessaire (ex : traitements relatifs au contrôle de l’activité des salariés).

Maître Cécile MARTIN dirige la formation : Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD): les impacts sur la gestion RH

 

Indemnités non soumises à cotisations : les questions à se poser en paye

Dans un précédent article, nous avons abordé la question des avantages en nature et du remboursement des frais professionnels. Avec les indemnités non soumises à cotisations, nous élargissons notre champ d’investigation et nous tenterons de définir de manière fine quelles sont les sommes versées sous formes d’indemnités et qui sont non soumises à cotisations. Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Quelles sont les caractéristiques des indemnités non soumises à cotisations ?

Dans son sens premier, une indemnité est une  compensation financière destinée à réparer un dommage (par exemple, les indemnités de rupture de contrat). En  droit du travail, le mot désigne un salaire accessoire qui n’est pas inclus dans le traitement, mais qui est versé en rémunération d’une sujétion de service ou en remboursement d’une dépense avancée par le salarié que l’employeur prend en charge (par exemple des frais de transport ou de repas).

En droit de la sécurité sociale on dénomme « indemnité journalière » la somme destinée à remplacer en tout ou partie,  la rémunération que pendant son congé de maladie, le travailleur ne perçoit plus de son employeur.

Aussi, il est communément admis que les indemnités ne soient pas soumises à cotisations dans le respect de certaines limites qui sont liées à la nature des indemnités versées.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

Il n’existe pas de définition légale commune qui permettrait de classer ou de typer les sommes appelées indemnités non soumises à cotisations. La première difficulté à laquelle se trouve confronté tout professionnel de la paye, est la pluralité des situations auxquelles renvoient le versement de telles sommes.

De manière générale, une indemnité, contrairement à une prime, n’est pas soumise à cotisations. Toutefois, il existe de faux-amis.

Par exemple, une prime de panier est en fait une indemnité (donc non soumise à cotisations dans le respect du barème ACOSS). A l’inverse, une indemnité de fin de contrat est une prime visant à rémunérer la précarité du contrat et à ce titre doit être soumise à cotisations.

Nous voyons là la difficulté d’organiser et par conséquent de gérer le traitement social et fiscal de ces sommes. Dans tous les cas, en matière de méthodologie de contrôle, la première étape consiste à contrôler la possibilité ou non de ne pas soumettre à cotisations. La deuxième étape est de s’assurer du respect des limites de non-soumissions aux cotisations.

Quelles sont les indemnités les plus fréquemment rencontrées ?

Le sujet le plus classique est celui des indemnités de rupture d’un contrat, citons par exemple les indemnités légales et/ou conventionnelles de licenciement, les indemnités transactionnelles.

Viennent ensuite les indemnités journalières de Sécurité Sociale (en cas d’arrêt de travail pour maladie, accident du travail, maternité, paternité…).

Et enfin, toutes les indemnités de repas, de déplacement (grand et petit).

En quoi « le versement d’indemnités » à un salarié peut constituer un risque URSSAF ?

Toutes les sommes qui échappent aux cotisations peuvent potentiellement présenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer la nature des sommes versées. Enfin, quand bien même le versement de l’indemnité est justifié, il s’agit ensuite de s’assurer que le plafonnement des sommes non soumises est bien respecté : par exemple, du point de vue social, les indemnités de rupture sont plafonnées à deux PASS (plafond annuel de la sécurité sociale).

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces sommes.

CICE et réduction générale de cotisations « FILLON »

Dans notre série sur les sujets sensibles en paye, nous abordons deux dispositifs qui posent bien des difficultés pour les professionnels de la paye, la réduction générale des cotisations patronales dite « Fillon » et le CICE (crédit d’impôt pour la compétitivité des entreprises). Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Pour quelles raisons, le calcul du CICE, qui est une mesure de crédit fiscal, est associé à la réduction générale des cotisations patronales dite « Fillon » ?

Effectivement, on pourrait s’interroger sur le lien qui existe entre ces deux mesures. La réponse est simple, les paramètres de calcul du CICE et de la réduction « Fillon » comportent les mêmes caractéristiques. En effet, le calcul du SMIC de référence est notamment identique. A signaler que ce sont les mêmes paramètres pour le calcul de la cotisation Allocations Familiales.

Aussi, le CICE, assis sur les rémunérations brutes versées est calculé par les services paye, déclaré via la DSN et envoyé à destination des URSSAF.

Le CICE constitue ainsi un sujet porté par les services paye mais partagé avec les services financiers et comptables et pour cause, car le CICE peut faire l’objet d’une demande de restitution immédiate ou d’un préfinancement du crédit d’impôt auprès d’un organisme bancaire.

Quels sont les points de vigilance, de contrôle et les bonnes pratiques à adopter pour circonscrire ces deux sujets ?

Le calcul de la réduction « Fillon » a subi de nombreux changements au cours de ces dernières années : Les modalités de calcul ont été profondément réformées pour les rémunérations versées depuis le 1er janvier 2015 (loi 2014-892 du 8 août 2014, art. 2-I, 5°, JO du 9 ; décret 2014-1688 du 29 décembre 2014, JO du 31 ; circ. DSS/SD5B 2015-99 du 1er janvier 2015).

En tout premier lieu, j’invite les professionnels à mener une analyse du paramétrage de toutes les rubriques utilisées dans les calculs, puis ensuite à déterminer les situations sensibles : 35 heures ou moins, temps complet ou partiel, heures complémentaires et supplémentaires, prise en compte des absences non indemnisées ou partiellement indemnisées, CDD, 13ème mois, abattement pour frais professionnels, etc.

Et surtout à contrôler progressivement le calcul des réductions appliquées ! En effet, la réduction « Fillon » est calculée pour chaque année civile, pour chaque salarié et pour chaque contrat de travail, en fonction de la rémunération annuelle brute (c. séc. soc. art. L. 241-13, III). L’employeur applique la réduction par anticipation, mois civil par mois civil (c. séc. soc. art. L. 241-13, V et D. 241-8). Une régularisation est indispensable, puisque le montant définitif de la réduction dépend de paramètres annuels.

Par expérience, je sais que parfois les délais de contrôles sont très courts en paye. Pour autant, un contrôle par échantillonnage et régulier permet d’éviter les opérations de régularisation à postériori.

En quoi le calcul du CICE et de la réduction « Fillon » peut constituer un risque URSSAF ?

Il est aisé de comprendre que toutes les mesures qui permettent de réduire les cotisations patronales constituent par définition un sujet sensible et sur lequel un contrôle URSSAF peut porter. Le contrôle de la réduction « Fillon » est dans le top 3 des sujets contrôlés.

Comme nous l’évoquions plus haut, les paramètres de calcul étant identiques, si le calcul d’une mesure est erroné, ce sont potentiellement toutes les autres mesures qui sont impactées. Les professionnels de la paye ont coutume de dire que si la réduction « Fillon » n’est pas juste, notamment du point de vue de la détermination du SMIC de référence, il existe de fortes probabilités que le calcul du CICE soit lui aussi erroné.

A noter que l’administration fiscale ne contrôlera pas l’utilisation du CICE : un CICE qui ne serait pas utilisé conformément aux objectifs d’amélioration de la compétitivité de l’entreprise ne fera donc l’objet d’aucune remise en cause par l’administration fiscale.

Qu’advient-il du CICE en 2018 ?

Avec le nouveau gouvernement, le CICE devait disparaître en 2018 au profit d’une réduction de charges. Or, l’année du basculement, l’État aurait à payer deux fois. Une fois au titre de l’année d’avant, puisque le CICE est décalé d’un an ; et une autre fois au titre de l’année en cours, avec la nouvelle baisse des charges qui se serait substituée au CICE. Or, le 4 juillet 2017, le premier ministre a reporté la transformation du CICE en allègement de charges à 2019. La pérennité du dispositif pose question après cette date.

 

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à justifier les résultats obtenus. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces mesures. Une telle démarche est la meilleure façon de prévenir un contrôle URSSAF et ou fiscal.

Pour aller plus loin, cliquez ici

Le traitement des avantages en nature et les frais professionnels en paye : retour d’expert.

Le traitement des avantages en nature et des frais professionnels en paye est un sujet sensible. En effet, les limites sont parfois délicates à définir mais dans le même temps, ces deux postes présentent de forts risques URSSAF, Prud’homaux, ….
Pour faire le point sur le sujet, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Co-fondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de ses 25 années d’expérience en paie et administration du personnel.

Quelles sont les différences entre avantage en nature et frais professionnel ?

Si je reprends les définitions issues de l’arrêté du 20 décembre 2002, art. 1, un frais professionnel est une charge inhérente à la fonction exercée par un salarié et que celui-ci va engager en lieu et place de son employeur. Ces dépenses doivent faire l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur soit sous forme d’allocations forfaitaires soit des dépenses réellement engagées.
A contrario, un avantage en nature suppose la fourniture d’une prestation par l’employeur à titre gratuit pour une dépense que le salarié aurait dû supporter. Les plus fréquemment rencontrés en entreprise sont les avantages en nature nourriture, logement, voiture et NTIC (nouvelles technologies d’information et de communication). Il n’existe aucune obligation légale pour l’employeur de mettre ces prestations à disposition d’un collaborateur.
L’enjeu pour tout service paye est de déterminer dans quelle catégorie entrent ces sommes car leur traitement social et fiscal n’entraîne pas les mêmes conséquences.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

La qualification de ces sommes entraîne un traitement social et fiscal différent.
Pour les avantages en nature, il n’y a aucune ambiguïté : ceux-ci sont intégrés à l’assiette de cotisations. La base soumise à cotisations est donc augmentée de l’évaluation forfaitaire ou réelle de la prestation mise à disposition par l’employeur, le net imposable du salarié est par conséquent impacté. Une deuxième ligne sur le bulletin vient reprendre le montant de l’avantage en nature après le net imposable. Si l’employeur ne procède pas à cette reprise, il n’y a aucun risque juridique pour ce dernier mais cela revient à verser deux fois l’avantage en nature, une fois en espèces et une fois en nature.
Point de vigilance : un employeur peut mettre à disposition par exemple un véhicule de société. Or comment fixer la part d’usage à titre privé pour le salarié ? En effet, c’est bien la quote-part de l’utilisation à titre privé de ce bien qui doit être valorisée comme avantage en nature. Toujours dans notre exemple, ce sont les trajets entre le domicile du salarié et le lieu de l’établissement dont il dépend qui constituent un usage privé.

Pour les frais professionnels : ceux-ci peuvent être gérés « hors paye ». C’est-à-dire que leurs remboursements peuvent tout à fait être déconnectés du paiement des salaires. C’est d’ailleurs, la pratique la plus couramment rencontrée dans les entreprises. Cependant, il faut les intégrer dans la N4DS et dorénavant, dans la DSN (au moins une fois dans l’année). La transmission de ces informations est indispensable car la fiscalité du salarié pourrait en être impactée (déclaration des frais réels, si cette option est retenue par le collaborateur, la base fiscale est constituée du net imposable auxquels il faut ajouter les remboursements de frais professionnels).

 En quoi la gestion des avantages en nature et des frais professionnels du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homal ou Inspection du travail ?

Au niveau URSSAF, tout ce qui échappe aux cotisations peut potentiellement représenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer de quelle manière les « cadeaux » ou frais pris en charge par l’employeur ne sont pas dans les faits des avantages octroyés aux salariés. Enfin, quand bien même l’avantage en nature est constaté en paye, encore faut-il que son évaluation corresponde aux règles à appliquer (arrêté du 20 décembre 2002).

Au niveau prud’homal/risque inspection du travail : la frontière entre frais professionnels et avantages en nature pose parfois problème. Des litiges naissent ainsi sur la qualification à retenir en vue de savoir si une somme ou un avantage doit entrer ou non dans la base de calcul de l’indemnité de licenciement, de l’indemnité de congés payés, etc.

En conclusion, tout professionnel RH/ Paie a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire le traitement réservés à ces sommes.

Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

Au cours de l’exécution du contrat de travail, de nombreux événements peuvent survenir dans la vie d’un salarié. Il s’agit notamment de gérer ses absences. Or, comment déterminer la retenue à opérer et surtout identifier si l’employeur a l’obligation de procéder à l’indemnisation de cette absence ? Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

L’absence du salarié entraîne la suspension du contrat de travail. Le salarié n’accomplissant plus son travail, l’employeur se trouve, sauf cas particuliers déchargé de son obligation de verser le salaire.
Il s’agit donc d’opérer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. L’employeur qui ne respecte pas la proportionnalité de la retenue liée à l’absence peut, le cas échéant, se voir reprocher la pratique de sanctions pécuniaires prohibées.
Tout l’enjeu est donc de déterminer dans quelles conditions il existe une obligation de procéder à un maintien ou à un complément de salaire.
Cette obligation peut être édictée par les textes légaux (code du travail, etc.), les conventions ou accords d’entreprise. Il s’agit essentiellement, d’une part, de certains congés ne donnant pas lieu à retenue sur salaire (congés payés, congés pour événements familiaux sous certaines conditions, etc.) et, d’autre part, des absences liées à l’état de santé du salarié (maladie, maternité, accident du travail, etc.).

Existe-t-il une méthode « unique » ou « universelle » de valorisation des absences ?

Non ! et c’est là toute la difficulté pour les services paye et administration du personnel des entreprises. En effet, la retenue à opérer doit être proportionnelle à la durée de l’absence et les textes légaux et conventionnels sont souvent muets voire flous sur le sujet.
Une des méthodes les moins contestables devant les tribunaux car préconisée par eux, est la méthode dite de l’horaire réel. L’opération consiste à constater le nombre de jours ou d’heures théoriquement travaillés dans le mois de l’absence et opérer la déduction en heures ou jours réels d’absence.
Cependant, et compte tenu de mon expérience, cette méthode n’est pas la plus usitée par les entreprises. Il existe bien d’autres méthodes en jours/heures ouvrés moyens, jours/heures ouvrables moyens… Chaque entreprise opte pour une gestion différente selon la nature de l’absence et les possibilités techniques de paramétrages des SIRH.

Comment vérifier l’obligation d’indemnisation totale ou partielle d’une absence ?

Comme dans toute question relative à la gestion du personnel, il est fondamental de procéder à l’analyse des obligations légales, conventionnelles ou issues des accords d’entreprises ou des usages. Rien n’empêche un employeur d’aller au-delà de ses obligations, le principe de faveur est toujours possible. Rappelons que certaines absences entraînent nécessairement une indemnisation (congés payés, congés événements familiaux…) et que d’autres se trouvent assujettis à dispositions légales et ou conventionnelles mais sous conditions (arrêt maladie, accident du travail…) et que certaines sont par définition sans indemnisation (congé sans solde…).

En quoi « gérer les absences » du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homme ou Inspection du travail ?

Le calcul de la retenue et de l’indemnisation d’une absence n’étant pas formellement défini, les résultats produits sur le bulletin sont par conséquent contestables. A ce titre, le calcul de la déduction et de l’indemnité d’une absence sont des sujets sensibles pour lesquels il convient d’être particulièrement vigilants.
Prenons l’exemple d’un arrêt maladie, les URSSAF contrôlent l’indemnisation de l’arrêt de travail car un employeur peut se trouver placer dans l’obligation d’indemniser un arrêt de travail sous déduction des IJSS : or, la déduction des IJSS vient minorer le brut assujetti à cotisations donc il s’agit une minoration de l’assiette. Dans cet exemple, le salarié pourrait contester l’indemnisation, estimant celle-ci inférieure à ses droits, et saisir l’inspection du travail et ou les prud’hommes. On voit bien que la gestion des absences et sa matérialisation sur le bulletin de paye est loin d’être sans conséquences pour les employeurs.

Pour illustrer notre propos, deux procédures de gestion : les congés payés et les congés pour événements familiaux.


Pour aller plus loin sur la gestion des absences en paie, cliquez-ici

Les normes juridiques et la paie : Retour d’expérience

Tout professionnel de la paie est confronté dans sa pratique à devoir articuler plusieurs sources de droit. Pour faire le point sur la hiérarchie des normes, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Comment s’y retrouver dans la superposition des textes ?

Lorsqu’une entreprise emploie un collaborateur, cette collaboration est encadrée juridiquement. Or, les règles juridiques peuvent provenir de plusieurs sources : le code du travail (par définition, c’est le socle commun), les accords, les conventions collectives, et le contrat de travail…

Dans un premier temps, il s’agit d’appréhender deux notions fondamentales en droit : la hiérarchie des normes (Source https://www.legifrance.gouv.fr/Droit-francais/Guide-de-legistique/I.-Conception-des-textes/1.3.-Hierarchie-des-normes/1.3.1.-Differentes-normes ) et le principe de faveur.

Les normes peuvent être classées en deux catégories :

  • Institutionnelles : Droit international, Constitution, Traités, Lois, Règlements et Jurisprudence
  • Professionnelles : Conventions collectives, Conventions et Accords collectifs d’entreprises, Usages, Règlement intérieur, Contrat de travail.

Les normes institutionnelles sont au sommet de la hiérarchie de l’ordre juridique interne. Les normes professionnelles viennent ensuite et ne peuvent pas déroger aux dispositions institutionnelles. Le respect du principe de faveur entraîne pour toute entreprise de maîtriser cet environnement complexe.

Qu’a changé la Loi « Travail » du 10 août 2016 ?

La loi « Travail » du 10 août 2016 a entériné les articulations entre les accords classés dans la catégorie « Entreprise ».

Les accords d’entreprise comprennent tous les accords d’établissement, accords d’entreprise stricto sensu, accords de groupe et accords interentreprises (par opposition aux accords de branche et aux accords interprofessionnels).

Pour mémoire, la Loi « Travail » a créé une nouvelle catégorie d’accords : les accords interentreprises (loi art. 23 ; c. trav. art. L. 2232-36 à L. 2232-38 nouveaux).

Dans un domaine où il n’y avait pas de réelle hiérarchie des normes, la loi « Travail » choisit de systématiser le principe suivant : c’est à l’accord de niveau supérieur d’indiquer, le cas échéant, qu’il se substitue aux clauses des accords de niveau inférieur ayant le même objet (loi art. 23 ; c. trav. art. L. 2253-5 à L. 2253-7 nouveaux).

En tout état de cause, lorsque l’accord de niveau supérieur indique qu’il prévaut sur les accords de niveau inférieur, cela vaut pour le passé (accords conclus antérieurement) et pour l’avenir (accords conclus postérieurement.

Pour aller plus loin sur les impacts RH/Paie de la Loi El Komri, cliquez-ici

Quelle est la méthodologie que vous utilisez auprès de vos clients ?

Nous proposons un travail d’analyse réglementaire et nous mettons à disposition de nos clients toutes les informations leur permettant de maintenir leur maîtrise du cadre règlementaire de leur entreprise.

Dans un premier temps, nous allons rechercher les règles professionnelles qui s’appliquent à la société. Nous allons contrôler notamment que la convention collective qui est appliquée est conforme (corrélation avec le code APE, application volontaire d’une convention collective…).

Nous procédons à la relecture des accords d’entreprise et des contrats de travail pour identifier les sources supplémentaires.

Dans un deuxième temps, il s’agit de transposer ces règles et de les traduire en paramétrages du système de gestion des ressources humaines (SIRH). Nous parlons de modélisation et d’automatisation qui impactent, par exemple, la gestion des minimas conventionnels, la classification, la détermination des organismes de prévoyance et des frais médicaux…

Enfin, nous terminons ce travail par la mise à disposition d’un dossier d’analyse qui est mis à jour automatiquement et auquel le client a accès en permanence.

 

Brankiça Pavlovic
Diplômée en droit du travail et gestion des ressources humaines, Brankiça possède une expérience de 25 années dans le domaine de la paye et de l’administration du personnel.
Brankiça a notamment occupé des fonctions de responsable opérationnelle dans des environnements complexes (multi établissements, multi conventions collectives, PSE, liquidation de sociétés…).
Pendant 10 ans, en tant que Consultante, elle a accompagné des PME et formé des professionnels en ressources humaines. Elle est intervenue sur la mise en place des accords RTT, a mené des diagnostics et audits de conformité et assisté les entreprises lors de contrôles URSSAF.
Elle a également exercé les responsabilités de Directrice des Services Clients pour le leader mondial du SIRH et de la paie.
Au sein d’Arhia, sa double compétence (SI et expertise technique) lui permet de prendre en charge la mise en œuvre des nouveaux dossiers et de piloter le service client.
https://www.linkedin.com/in/brankica-pavlovic-31b530116

Activités sociales et culturelles de l’entreprise: le point sur le régime social applicable

En principe, les cadeaux et bons d’achat offerts aux salariés par le comité d’entreprise ou directement par l’employeur (de moins de 50 salariés et ne disposant pas de CE) sont soumis aux cotisations de sécurités sociale puisqu’il s’agit d’un avantage attribué par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ».

Toutefois, l’URSSAF admet des tolérances ministérielles et exonère ce type d’avantages mais sous certaines conditions seulement. S’agissant de l’un des postes le plus contrôlés, cet article fait le point sur ces dernières.

Règle de plafond pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale

Pour être exonéré de cotisations de sécurité sociale, le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribué à un salarié au cours d’une année civile ne doit pas dépasser 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale soit, 163 € en 2017.

Dépassement du seuil annuel : tout n’est pas perdu !

Si le seuil annuel de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale est dépassé au cours de l’année civile, il est encore possible de bénéficier de l’exonération de cotisations de sécurité sociale si les 3 conditions suivantes sont remplies :

1/L’attribution du bon d’achat/cadeau  doit être en lien avec un événement figurant sur la liste des événements autorisés et le salarié est concerné par cet événement : naissance, Adoption, Mariage, pacs, départ à la retraite, Noël, rentrée scolaire, Saint-Nicolas…

2/Son utilisation doit être déterminée : Le bon d’achat doit mentionner la nature du bien qu’il permet d’acheter, le nom des enseignes ou des rayons concernés. Dans tous les cas, son utilisation est exclue pour l’achat de carburant ou de produits alimentaires.

3/Son montant doit être conforme aux usages : c’est à dire ne pas dépasser 5 % du plafond mensuel de sécurité sociale. Le seuil de 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale étant appliqué par événement et par année civile, il est possible de cumuler, en exonération de cotisations, des bons d’achat/cadeau  par évènement si et seulement si la somme de l’ensemble ne dépasse pas le seuil de 5% du plafond mensuel.

Attention : si ces trois conditions ne sont pas simultanément remplies, les cotisations de sécurité sociale s’appliquent dès le 1er euro.

Pour déterminer le régime applicable social applicable il convient donc de procéder en deux temps:

1ère étape : vérifier si le montant des bons d’achat/cadeaux dépasse ou non sur l’année civile le seuil de 5 % du plafond mensuel.

2ème étape : si le seuil de non-assujettissement aux cotisations de sécurité sociale est dépassé, il faut alors vérifier pour chaque bon/cadeau, si les 3 conditions d’exonération sont réunies.

Précision: les bons d’achats/cadeaux doivent être remis par le comité d’entreprise ou l’employeur en l’absence de CE (moins de 50 salariés ou plus de 50 salariés sur présentation du PV de carence). L’exonération ne s’applique pas aux bons d’achat ou cadeaux offerts par l’employeur en présence d’un comité d’entreprise.

Pour en savoir plus sur le régime social applicable à l’ensemble des prestations liées aux activités sociales et culturelles de l’entreprise, Rdv avec FIABILIS Consulting Group, la SCP Vignancour Associés et PAY JOB  le 11 mai, en savoir plus

 

 

Contrôle URSSAF: regards croisés

La survenue d’un contrôle URSSAF est toujours source d’inquiétude.  Pour faire le point sur cet évènement majeur dans la vie d’une entreprise, nous avons posé nos questions à Florence SELVINI, Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E et  Maître Anaïs LECLERCQ pour un retour d’expériences riche en informations.

La visite d’un inspecteur Urssaf est souvent source de stress et le contrôle générateur d’idées reçues. Dans les faits, y a-t-il beaucoup d’entreprises qui se font contrôler et redresser ?

Les derniers chiffres nationaux officiels communiqués par l’ACOSS démontrent une baisse du nombre des contrôles effectués mais également une hausse des régularisations opérées par rapport à l’année précédente. Les 1500 inspecteurs et 200 contrôleurs qui sont en charge de la vérification de l’application de la législation sociale ont chiffré 1 332 217 273 € de redressements et ont restitué 188 986 645 € sur l’année 2015. 67 % des entreprises contrôlées se voient notifier des anomalies bien qu’il y ait un cabinet comptable, ou un service paie et social organisé au sein de l’entreprise. La législation sociale complexe et mouvante, ainsi que le manque de transversalité entre les services RH, juridique et comptable sont générateurs d’anomalies malgré la bonne foi des entreprises.

Quels sont les principaux points étudiés par les inspecteurs et quelles sont les zones à risques ?

En dehors du travail illégal, les contrôles comptables d’assiette (CCA) donnent lieu à un nombre très varié de motifs de redressement et on peut difficilement réduire les prérogatives des agents en charge du contrôle  à la paie ou au RH. En effet, le nombre de thématiques contrôlées par un inspecteur du recouvrement est croissant et nécessite une analyse transverse des documents  de la paie et du social,  des documents comptables et juridiques : statuts, PV d’assemblée, rapport de gérance, NAO, formalisme des accords d’entreprises, contrats de retraite et prévoyance, frais professionnels et avantages en nature, épargne salariale et actionnariat, rapports annuels, normes IFRS, Rapport des CAC, exonérations de charges du type Fillon ou ZFU, taxes additionnelles, l’UNEDIC, prestations allouées par le comité d’entreprise et bientôt l’AGIRC-ARRCO…

Le risque est bien réel, mais il peut être anticipé et limité en étant bien accompagné et en mettant en place des audits et contrôles internes réguliers. Ainsi les thématiques à risques et financièrement coûteuses peuvent être sécurisées juridiquement et en amont du contrôle.

La mise en place de la DSN va permettre un meilleur ciblage des entreprises contrôlées. Comment sécuriser ses pratiques et anticiper les contrôles ?

L’incidence d’un redressement sera de plus en plus impactant pour l’entreprise, car le réseau des Urssaf a pour vocation de devenir le recouvreur social de référence. Ainsi, lorsqu’une régularisation est opérée sur 100 €, les cotisations appelées s’élèveront à 72% pour un salarié cadre relevant de l’AGIRC-ARCCO. Avec la mise en place de la DSN et le prélèvement à la source, il devient indispensable de sécuriser ses pratiques et de s’assurer que les déclarations respectent l’ensemble de la règlementation sociale. Il est important de signaler que désormais les redressements ne resteront plus confinés au secret des directions générale, RH, financière et juridique mais que les salariés risquent d’être informés de l’impact sur les ouvertures de droits, par les organismes de prestations sociales (CAF, Assurance chômage, Retraite).

Notons que le rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de l’Urssaf opposable en cas de contrôle. Toutefois, c’est une procédure complexe qui respecte un formalisme et un calendrier bien précis.

Quel comportement adopter face à un inspecteur Urssaf ?

Vous pouvez commencer par lui offrir un café et lui mettre à disposition l’ensemble des éléments qui étaient listés sur l’avis de passage et que vous avez préparés. Le contrôle est un moment d’échanges avec l’inspecteur, le dialogue est primordial au bon déroulé de la procédure. Vous pouvez ne pas être d’accord avec sa position et lui communiquer des éléments  sur support papier ou  en format dématérialisé jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations. Passé ce délai, vous entrez dans la phase contradictoire qui peut générer la rédaction de courriers chronophages.

Florence SELVINI  Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E
Maître Anaïs LECLERCQ est Avocate au Barreau de LILLE et diplômée d’un Master 2 Droit de la santé en milieu du travail. Elle a dans un premier temps exercé en contentieux du droit social et également dans de nombreux domaines du droit privé (droit commercial, droit des assurances, droit de la responsabilité civile, droit pénal, etc.).  Aujourd'hui elle est Avocate au sein de la SCP VIGNANCOUR Associés, membre de FIABILIS G.E.I.E, et exerce exclusivement le droit social et le droit de la protection sociale. Rencontrez Florence SELVINI et Maître Anaïs LECLERCQ le 16 mai pour une journée sur le thème "Anticiper et réussir un contrôle URSSAF à l'ère de la DSN" en partenariat avec FIABILIS GEIE,  Groupement Européen composé de Fiabilis Consulting Group et de la SCP VIGNANCOUR Associés

 

 

 

 

 

recrutement dans la paie (2/2)

Fiche pratique Formation Professionnelle continue : Construire et Financer son Plan de Formation

Il n’est pas toujours simple de se repérer dans le monde de la formation. PAY JOB Formation vous propose une série de fiches pratique afin d’y voir clair. Cette semaine, nous vous renseignons sur la manière de construire et financer un plan de formation d’entreprise.

Qu’est-ce que le plan de formation ?

Le plan de formation est un document annuel qui rassemble toutes les actions de formation, bilans de compétences et validation des acquis de l’expérience retenues par l’employeur dans le cadre de la stratégie de l’entreprise et de ses projets de développement des compétences. Le plan de formation  se fait à partir d’une consultation des représentants du personnel.

Quels sont les avantages pour l’entreprise ?
  • Faire monter en compétences ses salariés au regard des évolutions techniques et réglementaires
  • Fidéliser et motiver ses salariés
  • Satisfaire à son obligation légale concernant l’obligation d’adapter les salariés à leur poste et à leur emploi
Qui sont les acteurs du plan de formation ?
  • L’employeur : il définit les actions de formation qu’il envisage d’intégrer dans le plan de formation annuel.
  • Les représentants du personnel (lorsqu’il y en a) qui sont obligatoirement consultés. La consultation annuelle sur le plan de formation a été supprimée par la loi du 17 août 2015. Depuis le 1er janvier 2016, le comité d’entreprise est consulté sur les questions relatives à la formation dans le cadre de la consultation annuelle sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi (Art. L2323-15 du Code du travail).
  • Le salarié qui peut demander à bénéficier d’une action de formation dans le cadre du plan de formation.
Quelles sont les actions concernées par le plan de formation ?

Il y a 3 catégories d’actions :

  • Les actions de formation
  • Le bilan de compétences
  • La validation des acquis de l’expérience (VAE)

Nous ne traiterons ici que des actions de formation.

Au sein des actions de formations, il faut distinguer deux sous-catégories :

1) Les actions d’adaptation au poste de travail et celles liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi dans l’entreprise.
2) Les actions de développement des compétences liées à des formations qui ne sont pas directement liées au poste géré présentement par le stagiaire

Exemples :

Un gestionnaire paie suivant une formation «La DSN : déclarer, vérifier, sécuriser » relèvera de la sous-catégorie 1

Une assistant RH suivant une formation « La paie pour débutant » relèvera de la catégorie 2.

Quelles sont  les étapes de d’élaboration du plan de formation ?

Un plan de formation efficace et efficient se construit en 4 étapes :

  • Définir les formations prioritaires eu égard aux évolutions de l’entreprise.
  • Recueillir les besoins en formation des salariés exprimés lors des entretiens professionnels.
  • Fixer les actions à inclure dans le plan de formation en distinguant bien les 2 sous-catégories vues plus haut et identifier les sources de financement.
  • Consulter les représentants du personnel
Comment puis-je financer mon plan de formation ?

A condition d’avoir versé sa contribution au plan de formation à l’OPCA dont elle est adhérente, l’entreprise peut bénéficier de la prise en charge :

  • Des frais pédagogiques
  • Des frais de transport et d’hébergement
  • Des frais annexes

Pour connaître les montants de prise en charge exacts auquel vous pouvez avoir droit, rapprochez-vous de votre OPCA.

Si par exemple vous dépendez de l’ AGEFOS PME, rdv sur : http://www.agefos-pme-iledefrance.com/site-ile-de-france/employeur/solutions-de-financement/mode-d-emploi/

Si, autre exemple, vous dépendez d’Opcalia, ce dernier peut prendre en charge tout ou partie des coûts pédagogiques, ainsi que des frais annexes (transport, hébergement, repas) liés aux formations organisées dans le cadre du plan de formation. Pour plus d’informations, rdv sur le site web d’Opcalia et renseignez, en haut de page votre secteur d’activité.

Si encore vous dépendez d’OPCA 3+, ce dernier peut prendre en charge, dans le cadre du plan, tout ou partie des coûts pédagogiques, des rémunérations (dans les entreprises de moins de 11 salariés) et des frais annexes des salariés en formation dans le cadre du plan. Les conditions et taux de prise en charge diffèrent selon l’effectif et l’accord de branche applicable à votre entreprise. Il convient donc de vous rapprocher d’OPCA 3+ pour avoir une réponse de prise en charge personnalisée et sûre.

Enfin, dernier exemple, si vous dépendez de l’OPCA Unifaf, sachez que toute association versant son « obligation d’investissement formation » (0,65%) à Unifaf bénéficie d’un budget minimum de 4 000 € au titre de son « Compte Investissement Formation Adhérent », d’une prise en charge des salaires/charges du personnel dédiés au développement de la formation net dans une certaines mesures et à certaines conditions, les frais pédagogiques, frais de salaire, les frais annexes (transport et hébergement), les frais de repas. Pour une réponse de prise en charge individualisée, contacter votre conseiller au sein de l’Unifaf.

Conclusion: des dispositifs de financement existent donc pour financer la formation professionnelle de ses salariés. Il suffit de prendre attache avec son OPCA pour en connaître l’étendue.