La dernière paie et le solde de tout compte: ce qu’il faut savoir

Après la réduction générale des cotisations patronales, nous vous proposons un point d’expert sur la dernière paie et le solde de tout compte avec Liliana Gallot, Auteure et Formatrice en paie.

1) Le solde de tout compte qu’est-ce que c’est ?

Au sens strict du Code du travail, le solde de tout compte est un document faisant l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (article L1234-20 du Code du travail). Il est également appelé « reçu pour solde de tout compte ».

Dans le langage des professionnels de la paie, le terme « solde de tout compte » englobe l’intégralité du processus de l’établissement de la dernière paie (le dernier bulletin, le reçu pour solde de tout compte, le certificat de travail, l’ensemble des éléments déclarés à l’administration).

2) Comment est calculée la dernière paie ?

Nous avons différentes étapes de calculs à effectuer ou à vérifier :

  • En cas de sortie avant la fin du mois, proratisation du salaire du mois en cours. Pour rappel, la jurisprudence estime que c’est la méthode en heures réelles, et respectivement en jours réels (pour un salarié en forfait jours), qui doit être appliquée.
  • La valorisation de tout variable ou de toute absence sur le mois en cours (comme par exemple, les tickets restaurant, les primes du mois, les heures supplémentaires ou complémentaires, d’autres majorations spécifiques, des absences survenues sur le dernier mois etc…).
  • L’existence du versement d’éventuelles primes conventionnelles ou contractuelles calculées au prorata temporis.
  • L’intégration d’un préavis (ou d’une indemnité compensatrice de préavis) en fonction du type et des modalités de départ.
  • L’intégration d’une indemnité de non-concurrence si une telle clause existe et si elle n’a pas été levée par l’employeur.
  • La présence d’une indemnité de fin de contrat pour certains types de CDD.
  • Le solde éventuel des congés non pris sous forme d’indemnité compensatrice de congés payés.
  • Le solde de tout autre type de repos dû. Tous les compteurs doivent être soldés.
  • Le calcul d’une indemnité de départ en fonction du motif et les vérifications des seuils d’exonérations (indemnité de licenciement, indemnité de rupture conventionnelle, transaction etc).

Attention, le sens de ces calculs suit souvent un ordre bien précis. On ne calcule pas par exemple les indemnités compensatrices de congés payés (ICCP) sans avoir réalisé les étapes précédentes (de 1 à 6) car, potentiellement, les éléments précédents peuvent être pris en compte dans le calcul du montant de l’ICCP.  Typiquement, dans le cas contraire, on risque d’oublier dans la base ICCP une indemnité compensatrice de préavis (tout en excluant un éventuel 13ème mois du montant), une indemnité de fin de contrat (pour un CDD) ou une indemnité de non-concurrence.

3) Quels sont les contrôles types à mettre en place sur la partie paie ?

Toutes les étapes précédemment décrites doivent faire l’objet d’un contrôle détaillé. Par ailleurs, il est souvent recommandé de faire un double contrôle (par un gestionnaire de paie binôme ou par un responsable de paie) surtout sur les soldes de tout compte complexes.

A ces étapes, il faut obligatoirement rajouter le contrôle des tranches. Le point de vigilance, c’est de s’assurer que tous les éléments impactant le plafond sont bien pris en compte. J’entends par là notamment un réajustement en cas de temps partiel (en cas d’heures complémentaires, il faut penser à les rajouter dans le recalcul du plafond), en cas d’absence non rémunérée, ou encore, en cas de présence d’une indemnité compensatrice de préavis (dans ce dernier cas, on rajoute des plafonds en fonction de la durée du préavis).

Toujours au niveau des cotisations, la vérification du déclenchement des cotisations supplémentaires est un point de contrôle classique. On peut avoir des variations en fonction :

  • du niveau de salaire (sur les lignes CET, le complément maladie à 6% ou le complément Allocations familiales à 1.8%) ;
  • de la présence d’une indemnité spécifique (comme par exemple la contribution patronale de mise à la retraite à 50% ou le forfait social de 20% pour une rupture conventionnelle).

Un autre point de contrôle doit être porté sur la réduction générale des cotisations patronale car il y a des spécificités sur les STC. En effet, les indemnités de départ (de type IFC, ICCP etc.) qui se trouvent dans le salaire brut doivent être neutralisées dans le réajustement du SMIC (dans la partie salaire brut divisé par le salaire brut rétabli). Ce point est subtilement lié au contrôle sur les cotisations d’assurance maladie-maternité-invalidité et d’allocations familiales car le point de départ de la partie complémentaire de ces cotisations est justement ce même SMIC réajusté.

Je conseille également de vérifier les seuils d’exonérations liés à la mutuelle, à la prévoyance et à une éventuelle retraite supplémentaire.

4) Quels sont les contrôles au niveau déclaratif à mettre en place ?

Depuis des années, nous évoluons dans un contexte de déclarations regroupées en DSN. Il est important de bien connaître la structure d’une DSN pour savoir à quel endroit exactement nous devons vérifier les données transmises et surtout, connaître les résultats attendus.

Nous ne déclarons pas uniquement des données administratives de fin de contrat mais également des salaires bruts, des heures (ou respectivement, des jours), des indemnités de fin de contrat ou des primes en distinguant bien l’origine et leur période de référence.

Il est primordial de mettre en place des contrôles sur ces données. Penser qu’un logiciel de paie sait faire et qu’on n’a plus besoin de vérifier ces données est un grand piège. Le logiciel sait faire quand on a bien recetté et qu’on sait que l’ensemble des rubriques utilisées remontent.

5) Quels sont les documents à remettre obligatoirement au salarié au moment de la fin du contrat ?

Le code du travail évoque 3 documents obligatoires, peu importe la cause de la fin du contrat (licenciement, démission, fin de CDD, fin de contrat d’apprentissage, etc.) : le certificat de travail, le reçu pour solde de compte et l’attestation d’assurance chômage (articles de D1234-6 à D1234-12). En fonction des dispositifs mis en place dans l’entreprise, on peut avoir d’autres documents obligatoires comme par exemple l’état récapitulatif de l’ensemble des sommes épargnées en cas d’épargne salariale dans l’entreprise.

6) Quel est le délai pour remettre au salarié le solde de tout compte ?

L’employeur a l’obligation d’informer le salarié de la date de mise à disposition des documents de fin de contrat afin de permettre au salarié de venir les récupérer. C’est la raison pour laquelle on dit que le solde de tout compte est « quérable ». Beaucoup d’entreprise pratiquent l’envoi du solde de tout compte par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais juridiquement cette démarche n’est pas nécessaire.

En termes de délais, les documents doivent être mis à disposition dès le lendemain du terme du contrat. Mais pour des raisons de procédures de paie variant d’une entreprise à une autre, les délais sont parfois plus longs.

En cas de retard, un dédommagement pourrait être obtenu par le salarié s’il arrive à démontrer qu’il a subi un préjudice.

7) Quelles sont les modalités de paiement ?

En principe, par chèque (car « quérable ») mais le montant calculé sur le solde de tout compte peut très bien être réglé par virement tout en mettant cette mention sur le reçu (et au plus tard à la date du versement habituel du salaire).

8) Le salarié peut-il contester les sommes mentionnées ?

Oui, tout à fait. Les modalités de dénonciation dépendent de la manière dont le document a été signé par le salarié. En cas de signature sans réserve, ce dernier peut contester le reçu pour solde de tout compte dans les 6 mois qui suivent sa signature. En cas de réserves émis ou de refus de signer, le reçu peut être dénoncé dans les 3 ans qui suivent sa remise.

Attention, l’effet libératoire d’un reçu pour solde de tout compte ne concerne que « les montants qui y sont mentionnés » (article L1234-20 du Code du Travail).

 

Formations animées par Liliana GALLOT:

 

café de la paie

Café de la paie by PAY JOB-5ème numéro

Suite au 5ème numéro du Café de la paie du 28 avril 2022 (10h30-11h30) organisé par PAY JOB, spécialisé dans le recrutement, l’Audit&Conseil et la formation paie le Cabinet de conseil et gestion de la paie CROWE RSA et le Collectif des Payeurs, vous trouverez ci-dessous le lien de téléchargement du support.

Nous vous donnons rendez-vous le 29 septembre 2022 pour un 6ème numéro dédié aux actualités impactant la gestion de la paie. Il sera animé par Brankiça PAVLOVIC-Directrice Activités Audit et Conseils chez PAY JOB et Marc MARIN-Associé Pôle Social chez Crowe RSA et co-fondateur du Collectif des Payeurs.

 

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Réduction générale des cotisations patronales: regard d’expert avec Liliana GALLOT

 

Par Liliana Gallot, Auteure et Formatrice en paie

1.Quels sont les entreprises, les salariés et les niveaux de salaire concernés par la réduction générale des cotisations patronales ?

En termes de typologie d’entreprise, on va retrouver tous les employeurs classiques (les entreprises industrielles, commerciales, artisanales, les associations), mais aussi les régimes à part comme la MSA, La Poste, les marins, les clercs etc. On va exclure les collectivités et les établissements du secteur public, les entreprises régies par certains régimes spéciaux (de type EDF, SNCF, Banque de France) ou encore les particuliers employeurs.

Géographiquement, la réduction générale des cotisations patronales peut être pratiquée en Métropole mais aussi en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique et à la Réunion. En revanche, pour ces derniers, elle ne peut pas être cumulée avec d’autres allégements applicables spécifiquement pour ces territoires (notamment, Lodeom).

La réduction s’applique très précisément aux salariés titulaires d’un contrat de travail dont l’emploi entraîne l’obligation d’affiliation à l’assurance chômage. Elle vise les niveaux de salaire inférieurs à 1,6 fois le SMIC. Il s’agit d’une réduction dégressive qui devient nulle au niveau de 1,6 fois le SMIC.

2.Quelles sont les cotisations visées ?

Les cotisations visées par cet allégement sont la maladie, la vieillesse, les allocations familiales, le FNAL, la contribution de solidarité pour l’autonomie, une fraction de la cotisation d’accident du travail et de maladie professionnelle (0,59% en 2022), les cotisations de retraite complémentaire (6,01 points dans le cas général) et la cotisation d’assurance chômage (4,05 %).

3.Comment calculer cet allègement patronal ?

La formule de base est assez classique :

réduction générale des cotisations patronales = Salaire annuel brut soumis à cotisations × un coefficient (C)

Pour identifier le C, on applique la formule suivante :

C = (T/0,6) × (1,6 × SMIC calculé pour un an/ rémunération annuelle brute – 1).

Le résultat obtenu pour le coefficient est arrondi à quatre décimales.

Pour le cas général, T est de 0,3195 (quand on pratique un FNAL à 0,10 %) ou de 0,3235 (dans les entreprises avec un FNAL à 0,50 %). Un point de vigilance concerne les taux spécifiques. En effet, le T peut être inférieur pour des salariés qui ont des taux spécifiques propres à leur profession, comme par exemple les journalistes et les VRP multicartes.

4.Quelles sont les étapes du calcul ?

Il faut préciser qu’il s’agit d’un calcul annualisé (année civile) même si on pratique la réduction par mois. Les étapes à suivre:

  • Étape 1 : Identifier le T à prendre en compte en fonction de l’effectif de l’entreprise (mais aussi au niveau des taux spécifiques comme mentionné ci-dessus) et ensuite, faire le rapport entre ce T et 0,6. Noter le résultat.
  • Étape 2 : Réajuster (si besoin) le Smic utilisé dans la formule (par rapport à un temps partiel, par rapport à une absence non rémunérée ou par rapport à un des facteurs supplémentaires [1] fixés par le législateur).
  • Étape 3 : A ce Smic recalculé, rajouter, s’il y a lieu, le nombre d’heures complémentaires ou supplémentaires multiplié par un taux Smic.
  • Étape 4 : Calculer le rapport entre ce Smic annuel et la rémunération annuelle brute soumise à cotisations. En cas d’abattement pour frais professionnels, il faut faire un double calcul et noter les 2 résultats (brut avec abattement et brut sans abattement).
  • Étape 5 : Multiplier le résultat de l’étape 4 par 1,6. Ensuite, enlever 1. Noter le nouveau résultat d’étape.
  • Étape 6 : Multiplier le résultat de l’étape 1 avec le résultat de l’étape 5. Dans certains cas, multiplier par un facteur supplémentaire appelé « b » (en cas de présence d’une caisse de congé payé ou, dans certains cas, pour un salarié travaillant en tant qu’intérimaire [2]). Le résultat représente votre coefficient final.
  • Étape 7 : Ce coefficient doit être limité à T majoré par le facteur b. Dans ce cas, on peut se retrouver avec un coefficient final supérieur à 0,3195 (ou respectivement à 0,3235).
  • Étape 8 : Multiplier le brut soumis à cotisations avec le coefficient identifié dans l’étape 6. En cas d’abattement pour frais professionnels, le résultat ne peut pas être supérieur à 130% du résultat sans abattement (d’où la nécessité de faire un double calcul au niveau de l’étape 4).
  • Étape 9 : Maintenant que vous avez trouvé la réduction générale des cotisations patronales annuelle, il faut déduire ce que vous avez déjà passé les mois précédents pour savoir à combien s’élève la réduction du mois en cours.
5.Est-ce que la réduction générale des cotisations patronales est cumulable avec d’autres exonérations ou allégements ?

En principe, elle n’est pas cumulable avec une autre exonération totale ou partielle des cotisations patronales ou avec l’application de taux ou d’assiette spécifiques (à l’exception de certains métiers comme les journalistes ou les VRP multicartes mais à condition de réajuster le « T »).  Toutefois, la réduction générale des cotisations patronales est cumulable avec la déduction forfaitaire des cotisations patronales relative aux heures supplémentaires.

Pour rappel, la réduction générale des cotisations patronales était cumulable avec les dispositifs d’exonération de cotisations patronales exceptionnelles mis en place dans le cadre des « Mesures covid-19 ».

6.Comment gérer les mises à jour au niveau du SMIC ?

Si le SMIC évolue en cours d’année, le mécanisme est plutôt simple. Comme déjà mentionné, nous travaillons avec un SMIC annuel. Pour calculer cette valeur annuelle en cas d’une ou de plusieurs évolutions au cours de l’année civile, on doit prendre en compte la somme des SMIC mensuels pour les périodes antérieures et postérieures à l’évolution.

7.Comment déclarer cet allégement en DSN ?

Il y a, en effet, des spécificités déclaratives pour pouvoir bénéficier de la réduction. Dans le cadre général, il faut faire une ventilation entre les cotisations Urssaf et les cotisations retraite visées par la réduction. Dans certains cas, il faudra aussi faire une ventilation supplémentaire pour la partie Pôle emploi (par exemple, pour les intermittents du spectacle).  Concrètement, on va appliquer la règle de 3 pour identifier la part de l’Urssaf par exemple.

8.Quels sont les points de vigilance, de contrôle et les bonnes pratiques à adopter ?

Pour moi, il y a déjà 2 prérequis du point de vue organisation des contrôles :

  • Il faut que le gestionnaire en charge soit formé pour effectuer ce contrôle correctement (je pense très précisément à une/des formation.s de perfectionnement et de mise à niveau car la législation évolue rapidement)
  • Il faut qu’il y ait des temps prédéfinis et calés dans les agendas où on sait qu’il travaille sur ce sujet

On s’imagine souvent que le gestionnaire de paie peut faire ce type de contrôle rapidement entre 2 bulletins. C’est une vision assez fréquente alors que la liste des points de vigilance est assez longue. D’ailleurs, en cas d’écart, ça prend un certain temps pour identifier d’où vient le problème, quelle est la bonne démarche pour régulariser cela etc. Par ailleurs, l’impact financier peut être  très important. Pour vous donner une idée, pour un salarié au Smic, la réduction générale des cotisations patronales permet de ne payer que 5% en plus par rapport au brut. Pour une rémunération de 4000 euros brut, on va être dans les 43% de charges en plus du salaire brut. Dans cet exemple, il n’y a pas que la réduction générale des cotisations patronales qui entre en jeu mais son impact dans cette variation est plus qu’important.

Les points de vigilance les plus fréquents sont les suivants :
  • Prendre en compte le profil sur le bulletin de paie (un mandataire par exemple n’entre pas dans le champ d’application de la réduction)
  • Faire la calcul dans le « bon » ordre
  • Réajuster le T si besoin
  • Réajuster le SMIC par rapport à des spécificités contractuelles, par rapport à des absences etc.
  • En cas d’absence, exclure les primes non impactées par cette absence dans le réajustement du SMIC
  • Prendre en compte le « bon » brut dans la formule
  • Si besoin, appliquer les « facteurs » supplémentaires indiquer à l’article D241-10 du Code de la Sécurité sociale
  • Si besoin, faire attention au plafonnement de la réduction en cas d’application de la déduction spécifique pour frais professionnels
  • Faire attention à ce que la régularisation progressive fonctionne correctement
Les bonnes pratiques à mettre en place :
  • Analyser le récapitulatif des bulletins pour savoir s’il y a des spécificités (profils, taux ou rubriques spécifiques) et pour identifier la typologie d’un éventuel échantillon.
  • Avoir un tableau type d’analyse (sous Excel) pour tous les gestionnaires qui travaillent sur ce contrôle.
  • Pour gagner du temps et se concentrer sur l’analyse des données (et non pas la saisie), préparer en amont une extraction des données utilisées pour la formule (données contractuelles, paie, DSN). Il est donc primordial d’avoir un logiciel de paie qui soit en mesure de proposer ce type d’extraction.
  • Constituer un échantillon tout en croisant des profils paie différents et des rubriques variées.
  • Suivre ces échantillons sur la durée.
  • Sauvegarder ces contrôles dans un dossier spécifique dédié pour la traçabilité.

9.Quel est le lien entre cette réduction et d’éventuels risques Urssaf ?

Avant de parler de risques, je trouve qu’il faut encore une fois souligner qu’on est dans une logique surtout de « maîtrise » de la masse salariale. Comme évoqué, en fonction aussi du niveau de salaire, le coût employeur est vraiment inférieur si on applique la réduction générale des cotisations patronales correctement. D’ailleurs, il y a des entreprises qui vivent de ces « recherches » d’économie et notamment, les sociétés d’audit.

Ensuite, un sujet non négligeable quand on parle de risques Urssaf concerne le fait que cet allégement peut être appliqué sous condition d’être un « bon » cotisant. Le bénéfice peut très précisément disparaître en cas de constat de travail dissimulé ou de fraude au chômage partiel par exemple. Dans ce cas, non seulement on ne peut plus bénéficier de la réduction générale des cotisations patronales mais en plus, l’entreprise devra procéder au remboursement sur la période de fraude constatée.

Enfin, nous avons vu le nombre d’éléments qui peuvent entrer en jeu dans le calcul de la réduction générale des cotisations patronales. Je ne dirais pas que c’est compliqué, mais c’est complexe  sachant que la réduction générale des cotisations patronales est un des sujets phares durant un contrôle Urssaf, c’est un des premiers postes qui sera analysé. Le coût d’un éventuel redressement va varier en fonction de la masse salariale et du/des problème.s relevé.s. Si par exemple, on a appliqué la réduction générale des cotisations patronales sur un profil non visé par cet allégement, il va falloir rembourser les sommes sur 3 ans. S’il y a eu des erreurs qui ont conduit à un montant de réduction générale des cotisations patronales supérieur à ce dont avait droit l’entreprise, cette dernière devra rembourser la différence. À cela, il faut ajouter les pénalités et les majorations de retard.

Un dernier point de vigilance : les réajustements que l’on fait au niveau du SMIC sont commun avec ceux que l’on devrait exécuter pour déterminer l’application des taux réduits sur les cotisations Maladie et Allocation Familiales. Très concrètement, si vous avez des erreurs sur vos calculs de réduction générale des cotisations patronales, vous avez très certainement des erreurs également sur les 2 cotisations précitées, ce qui potentiellement peut générer des redressements encore plus importants.

[1] Se référer à l’article D241-10 du Code de la Sécurité sociale

[2] Idem

Formations animées par Liliana GALLOT:

Optimiser sa contribution Agefiph avec les leviers existants

En France, 12 millions de personnes sont en situation de handicap, 2,7 millions d’actifs ont une Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé (RQTH). Les travailleurs handicapés (TH) ont un taux de chômage 2 fois supérieur à celui de la population active.
Les entreprises ont ainsi une responsabilité sociétale d’inclusion et elles y sont d’ailleurs encouragées, notamment par l’obligation d’emploi de travailleurs handicapés (OETH). Un référent handicap est d’ailleurs désormais obligatoire dans les entreprises de plus de 250 salariés.

Via les leviers puis les bénéfices d’une politique handicap, découvrons comment agir avec Amandine PILLOT, Dirigeante de la société Atout-caP, Consultante Politique Handicap et Référente Handicap externalisée!

1.Optimiser sa contribution grâce au Référent Handicap

Le Référent Handicap obligatoire est « chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap ». Cette obligation, transformons-là en opportunité !

C’est en effet l’occasion de former son Référent Handicap (qui s’est idéalement porté volontaire) et de lui attribuer du temps pour cette mission (1 ou 2 jours par semaine par exemple en PME, plus pour les ETI…), ainsi qu’un budget afin de pouvoir mettre en place une politique complète et durable qui permettra de faire grimper son taux d’emploi de TH et ainsi de faire diminuer puis disparaitre la contribution Agefiph de l’entreprise.

Formé, avec du temps et un budget, il peut devenir LA personne ressource, mais aussi le chef de projet de la politique inclusive ou encore le coordinateur des actions et partenaires diversité.

Il agira en engageant la Direction, en mettant en place des formations pour les managers et recruteurs, en sensibilisant le personnel en intervenant en amont des recrutements pour attirer plus de candidats TH ou encore donner son avis d’expert sur les candidatures TH…
Il sera aussi en mesure de solliciter les aides de l’Agefiph notamment : aide au recrutement en alternance (prime de 4000 € actuellement), financement des adaptations de poste et surcouts liés au handicap.
Le Référant Handicap joue donc un rôle clef dans votre politique handicap, laquelle peut être valorisée en communication interne et externe, dans votre stratégie de RSE ou de marque employeur.

2.Performance de l’entreprise inclusive

Aujourd’hui, la diversité, le handicap ne sont plus tabous. Au contraire l’inclusion est recherchée, bien perçue, notamment par les jeunes générations.

L’inclusion peut, en effet être un véritable levier de performance ! Pourquoi, comment ?
La différence apporte aux équipe un autre regard sur le monde mais aussi plus de créativité. La prise en compte des fragilités de chacun réduit aussi le turn-over.

Tout ceci vous surprend ? Plusieurs études* et indicateurs viennent appuyer ce discours, avec des chiffres : les entreprises inclusives sont plus performantes avec un chiffre d’affaires supérieur aux autres et un positionnement en bourse meilleur.

*Etude Deloitte https://www2.deloitte.com/fr/fr/pages/talents-et-ressources-humaines/solutions/diversite-inclusion.html

*Indice mondial https://www.law.upenn.edu/live/news/10427-thomson-reuters-diversity-and-inclusion-index

N’attendons plus et agissons !

Formations animées par Amandine PILLOT :

Café de la paie by PAY JOB 3ème numéro

Suite au 3ème numéro du Café de la paie du 15 octobre 2021 organisé par PAY JOB, spécialisé dans le recrutement, l’Audit&Conseil et la formation paie/RH, et  CEGID, éditeur de solutions de gestion utiles et innovantes pour les entreprises, vous trouverez ci-dessous le lien de téléchargement du support ainsi que le Q/R. RDV courant janvier 2022 pour un 4ème numéro.

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Q/R Café de la paie 15102021: comme promis, voici les compléments de réponses aux questions de ce matin

1/AED exploitation par le Pôle Emploi

Désormais, il suffit de produire vos signalements fins de contrat de travail via le système DSN. Ainsi, Pôle emploi récupère directement toutes les informations nécessaires (sauf s’il s’agit de contrats courts qui ne sont pas à ce jour couverts par la DSN).

L’employeur doit impérativement effectuer ce signalement au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture d’un contrat de travail, et remettre l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER), que l’Assurance Chômage délivre en retour du signalement, au salarié. Les informations du signalement devront également être reprises dans la DSN mensuelle.

https://www.net-entreprises.fr/declaration/attestation-employeur/

Par ailleurs, la mise en place du FCTU, fin de contrat unique, doit remplacer l’AED.

Le signalement « Fin de Contrat de Travail Unique » (FCTU) a vocation à remplacer les Attestations Employeurs actuelles d’ici fin décembre 2021, quel que soit le canal existant : AE web, AE dématérialisée, ou encore signalement « Fin de Contrat de Travail » (FCT) de la DSN.

https://www.net-entreprises.fr/declaration/pilotes-dsn/

2/ Garde d’enfants et Télétravail

La première condition est l’impossibilité de télétravailler.

Pour les salariés de droit privé : l’activité partielle

Les conditions sont les suivantes : Les deux parents doivent être dans l’incapacité de télétravailler ;

https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A15141

3/Numéro FINESS et Organismes destinataires – Fiche technique DSN

https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2455/kw/Num%C3%A9ro%20Siret%20invalide

4 / PMSS des forfaits jours

https://boss.gouv.fr/portail/accueil/assiette-generale.html#titre__chapitre-6—le-plafond-de-la-se

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5/ PEPA : Accord ou DUE

L’article 4, III de la loi de finance rectificative dispose que l’employeur peut conclure un accord d’entreprise ou de groupe ou prendre une décision unilatérale. Cet article ne soumet pas à des conditions supplémentaires l’utilisation de l’un ou l’autre des dispositifs ce qui laisse penser que l’employeur peut choisir librement le dispositif qui lui convient le mieux.

Référent Handicap obligatoire dans les entreprises à partir de 250 salariés : le point d’expert

Depuis septembre 2018, un Référent Handicap doit être désigné dans toutes entreprises de plus de 250 salariés. Il est notamment « chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap », Article L5213-6-1 du Code du travail. Désignation, rôle, contrainte ou opportunité : le point sur cette fonction stratégique pour les professionnels RH avec Amandine PILLOT, Dirigeante de la société Atout-caP, Consultante Politique Handicap et Référente Handicap externalisée.

Désignation du Référent handicap

Il peut être désigné en interne (souvent l’un des membres du service RH), idéalement sur la base du volontariat ou peut être externalisé. Il est à la fois :

  • Une personne ressource, contact et relais sur le sujet du handicap dans l’entreprise
  • Un coordinateur des différents acteurs et partenaires
  • Un chef de projet qui met en place et anime une politique handicap
Son rôle

Le Référent Handicap va :

  • assurer le suivi des collaborateurs travailleurs handicapés, leur maintien dans l’emploi et leur adaptation de poste,
  • intervenir lors du processus de recrutement et d’intégration de travailleurs handicapés, informer sur la RQTH ou leurs droits,
  • organiser des formations pour les managers et des opérations de sensibilisation pour toutes les équipes…

Un temps dédié doit donc lui être attribué afin qu’il puisse réellement agir. Il pourra faire partie du Réseau des Référents Handicap de l’Agefiph pour partager des bonnes pratiques.

Faire de cette obligation une opportunité

Certes, il s’agit désormais d’une obligation légale, mais c’est surtout l’opportunité d’agir concrètement en faisant appel à un expert externalisé ou en choisissant de faire monter en compétences un collaborateur motivé et impliqué, afin de traiter le sujet et de mettre en place une politique handicap durable. Ceci permettra d’affirmer de nouveaux engagements dans votre politique RSE, dans votre marque employeur, mais surtout et avant tout de libérer la parole sur le sujet du handicap en entreprise en combattant les préjugés. Petit à petit, le taux d’emploi de travailleurs handicapés augmentera et votre contribution annuelle Agefiph diminuera.

Amandine PILLOT anime la formation Obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH): Nouvelle version 2021 et la formation Mettre en place une politique handicap dans son entreprises

Café de la paie by PAY JOB 1er numéro

PAY JOB, société spécialisée dans le recrutement et la formation des professionnels de la paie et des ressources humaines, vous popose un nouveau concept: le Café de la paie by PAY JOB*. Tout au long de l’année, des webinars gratuits en direct d’une heure, pour faire le point sur un/des sujets d’actualité paie, poser vos questions à des experts et échanger avec vos pairs.
*Nombre de places limité

 

Au programme du 1er numéro du 12 janvier 2021/10h30-11h30

  • Valeurs paies applicables dès janvier 2021
  • Activité partielle de droit commun et activité partielle de longue durée
  • Gestion des arrêts de travail dérogatoires COVID
  • Report des charges et exonérations liés au COVID
  • Principales évolutions DSN 2021
  • Calendrier des principales échéances 1er semestre 2021

Webinar animé par:

 

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Votre contribution AGEFIPH au titre de l’OETH 2020 est très élevée? Voici comment agir, dès maintenant, pour réduire la prochaine

Vous avez réalisé votre 1ère DOETH en DSN en application de la réforme de l’OETH et votre contribution AGEFIPH est cette année très élevée/plus élevée que les années précédentes. Amandine PILLOT, Dirigeante de la société Atout-caP et Consultante Politique Handicap nous donne dans cet article des pistes pour anticiper et réduire sa contribution AGEFIPH 2022 au titre de l’OETH 2021. 

RAPPEL – Le calcul de la contribution 2021
La réforme de l’OETH encourage fortement l’emploi direct. La contribution financière se calcule donc ainsi :

  • Contribution brute= Nb de BOETH manquant x 400/500/600/1500 x le SMIC horaire brut
  • Contribution nette= Contribution brute -Sous-traitance- Ecap- Dépenses déductibles

A cette contribution nette, on peut déduire les abattements prévus jusqu’en 2024 pour atténuer les augmentations résultant de la réforme de l’OETH. Un simulateur fiable est proposé par l’Agefiph.

Votre contribution AGEFIPH 2021 est élevée, comment faire pour anticiper celle de l’année prochaine ?
D’abord, il convient de faire le point sur l’état de sa politique handicap actuelle.  En plus des chiffres (contribution, nombre de travailleurs handicapés…), il faut s’interroger sur:

  • le suivi proposé à ses collaborateurs travailleurs handicapés
  • Le degré de sensibilisation de la Direction et des collaborateurs
  • Son process de recrutement
  • Sa sous-traitance
  • ….

Par où commencer pour réduire sa contribution ? 
Mécaniquement il est nécessaire de faire grimper son taux d’emploi direct. Dans cet objectif, il est primordial de commencer par la formation, la sensibilisation du CoDir, des managers et de l’ensemble des équipes. Cela va libérer la parole, rassurer, informer. Vous génèrerez ainsi de nouvelles RQTH en interne tout en préparant les équipes à l’arrivée de prochains collaborateurs travailleurs handicapés.

Comment recrute-t-on des travailleurs handicapés?
Une fois que ses équipes sont préparées, on peut envisager un plan de recrutement. On ne réserve aucun emploi aux travailleurs handicapés, mais on ouvre clairement ses postes à tous. Adapter son process de recrutement est nécessaire. On attire de nouvelles candidatures de travailleurs handicapés en affirmant ses engagements par exemple, on apprend à décrypter un CV de travailleurs handicapés,  on adapte ses entretiens…

L’intégration d’un nouveau collaborateur travailleurs handicapés est-elle différente ?
Oui, son arrivée s’anticipe d’avantage et un suivi adapté est requis afin de donner toutes ses chances à cette intégration. L’accompagnement doit être renforcé en évitant d’être intrusif et par conséquent discriminant. Le travailleurs handicapés doit être acteur de son inclusion et le manager a un rôle clé !

On parle d’emploi direct jusque-là, existe-t-il d’autres leviers à activer pour baisser sa contribution financière?
Oui, l’objectif est bien de remplir son obligation d’emploi en se rapprochant le plus possible de 6% de travailleurs handicapés de son effectif moyen annuel (EMA). Mais si son taux d’emploi est inférieur, il reste possible de réduire sa contribution AGEFIPH en faisant appel à la sous-traitance responsable, en déclarant des « dépenses déductibles » ou encore en ayant des Ecap.

Amandine PILLOT anime les formations Obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH): Nouvelle version 2021  et Mettre en place une politique handicap dans son entreprises

Café de la paie by PAY JOB 2ème numéro

PAY JOB, spécialisé dans le recrutement, l’Audit&Conseil et la formation paie/RH, et  Crowe RSA vous donnent rdv le 18 mai pour le 2ème numéro du Café de la paie: 1 heure pour faire le point sur l’actualité de la paie et poser vos questions à des experts. 

Au programme du 2er numéro du 18 mai 2021/10h30-11h30
  • Activité paie
  • Activité partielle
  • Gestion des arrêts de travail dérogatoires COVID
  • Report des charges et exonérations liés au COVID
  • Prochaines échéances

Webinar animé par:

Télécharger le support

 

 RDV à la rentrée pour un nouveau Café de la paie!

 

Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles et gestion RH: Interview de Maître Cécile MARTIN

L’entrée en vigueur le 25 mai prochain du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD ou RGDP) suscite de nombreuses interrogations de la part des professionnels des Ressources Humaines.  Afin d’éclaircir le sujet, nous avons posé nos questions à Maître Cécile MARTIN. Après un passage par la CNIL en tant que Juriste, Maître Cécile  MARTIN est aujourd’hui Avocat Associée au sein du  Cabinet  ‎Ogletree Deakins International LLP. Sa spécialité recouvre le droit du travail dont les problématiques relatives au traitement des données personnelles des salariés, à l’utilisation des outils informatiques sur le lieu de travail et à la cybersurveillance.

1. Qu’est-ce que le RGDP ?

Il s’agit du Règlement Général sur la protection des Données Personnelles. Il a été adopté au niveau de l’Union Européenne le 14 avril 2016 et entera en application le 25 mai 2018. Du fait de sa nature réglementaire, il sera directement applicable au sein des Etats membres de l’Union Européenne. Cela signifie qu’il sera applicable en France sans qu’une loi nationale ne soit nécessaire. Il abrogera donc, à cette date, la directive européenne du 24 octobre 1995 relative aux données à caractère personnel.

De par sa nature réglementaire, il vise à uniformiser et simplifier les règles auxquelles les organismes traitant des données, tels que les entreprises, sont soumis au sein de l’Union Européenne, y compris les employeurs.

2. La loi du 6 janvier 1978 va-t-elle disparaître ?

Non pas totalement. Le Gouvernement a décidé de ne pas abroger la loi du 6 janvier 1978 mais de la modifier en profondeur afin d’assurer sa mise en conformité avec le RGDP. En effet, il est à noter que le règlement prévoit qu’il est possible pour les Etats membres, dans certains domaines, de préciser certaines dispositions ou de prévoir plus de garanties que ce que prévoit le droit européen. A cet égard, il est important de noter que par application de l’article 88 du règlement, les relations de travail peuvent faire l’objet de dispositions alternatives relativement aux données personnelles. Ainsi, le Règlement permet aux Etats membres de prévoir, par voie législative ou conventionnelle, des règles différentes, qui doivent en tout état de cause « protéger la dignité humaine, les intérêts légitimes et les droits fondamentaux des personnes concernées, en accordant une attention particulière à la transparence du traitement, au transfert de données à caractère personnel au sein d’un groupe d’entreprises, ou d’un groupe d’entreprises engagées dans une activité économique conjointe et aux systèmes de contrôle sur le lieu de travail ». Pour le moment, le projet de loi visant à modifier la loi du 6 janvier 1978 ne contient pas de mesures propres aux salariés mais ce projet est toujours en cours de discussion devant le Parlement.

 3. Quels sont les principaux changements induits par le RGDP auxquels les professionnels des RH doivent prêter attention ?

Le règlement a vocation à renforcer les droits des personnes physiques, et donc des salariés, sur leurs données à caractère personnel (tels que le droit à l’information, le droit d’accès aux données, le droit de rectification de ces données) et à créer de nouveaux droits comme le droit à l’effacement ou à la portabilité des données. Ainsi, à titre d’exemple, un employeur n’aura plus qu’un mois pour répondre à une demande de communication de données qui serait faite par un salarié alors que jusqu’au 25 mai 2018, il dispose de deux mois. Le RGDP vise également à créer de nouvelles obligations pour les responsables de traitement, à savoir les employeurs, notamment en ce qui concerne l’information à fournir en cas de perte ou de violation des données personnelles.

En contrepartie, le règlement prévoit une réduction des formalités préalables pour la mise en œuvre des traitements de données par les entreprises. Ainsi, désormais, le responsable de traitement sera chargé d’évaluer les risques portés par le traitement qu’il envisage de mettre en œuvre et devra tenir, sauf exceptions, un registre des traitements de données plutôt que d’effectuer des déclarations ou autorisations auprès de la CNIL, sauf pour certains traitements qui nécessiteront ce qui est appelé des DPIA (Data Privacy Impact Assessement) et dont la liste sera publiée prochainement par la CNIL. L’on passe ainsi d’un système de contrôle a priori de la CNIL à un contrôle a posteriori: c’est le principe dit de l’accountability.

4. Quels sont les sanctions encourues ?

Outre les dispositions pénales toujours applicables, la CNIL voit ses pouvoirs de contrôle et de sanctions renforcés avec la possibilité d’infliger des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’organisme concerné en fonction du manquement constaté. Il est à noter toutefois que les pouvoirs de la CNIL avaient déjà été substantiellement renforcés par la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique, laquelle avait porté le pouvoir de sanction de la CNIL à hauteur de 3 millions d’euros.

5. Quel comportement adopter face à ce nouveau texte ?

Au vu de la date d’entrée en vigueur du RGDP, il est grand temps pour les professionnels RH de se familiariser au plus vite avec ce nouveau texte, de cartographier les traitements de gestion du personnel effectués par l’entreprise afin de s’assurer que ceux-ci sont effectués en conformité avec les textes applicables et de documenter ces derniers (registre, notices d’information, procédures internes de sécurité des données…) afin d’être en mesure de prouver cette mise en conformité aux agents de la CNIL en cas de contrôle. De plus, le droit du travail s’appliquant également à ces traitements, il convient de s’assurer que les instances du personnel sont informées et consultées préalablement à la mise en œuvre de certains traitements lorsque cela est nécessaire (ex : traitements relatifs au contrôle de l’activité des salariés).

Maître Cécile MARTIN dirige la formation : Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD): les impacts sur la gestion RH