Café de la paie by PAY JOB 3ème numéro

Suite au 3ème numéro du Café de la paie du 15 octobre 2021 organisé par PAY JOB, spécialisé dans le recrutement, l’Audit&Conseil et la formation paie/RH, et  CEGID, éditeur de solutions de gestion utiles et innovantes pour les entreprises, vous trouverez ci-dessous le lien de téléchargement du support ainsi que le Q/R. RDV courant janvier 2022 pour un 4ème numéro.

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Q/R Café de la paie 15102021: comme promis, voici les compléments de réponses aux questions de ce matin

1/AED exploitation par le Pôle Emploi

Désormais, il suffit de produire vos signalements fins de contrat de travail via le système DSN. Ainsi, Pôle emploi récupère directement toutes les informations nécessaires (sauf s’il s’agit de contrats courts qui ne sont pas à ce jour couverts par la DSN).

L’employeur doit impérativement effectuer ce signalement au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture d’un contrat de travail, et remettre l’Attestation Employeur Rematérialisée (AER), que l’Assurance Chômage délivre en retour du signalement, au salarié. Les informations du signalement devront également être reprises dans la DSN mensuelle.

https://www.net-entreprises.fr/declaration/attestation-employeur/

Par ailleurs, la mise en place du FCTU, fin de contrat unique, doit remplacer l’AED.

Le signalement « Fin de Contrat de Travail Unique » (FCTU) a vocation à remplacer les Attestations Employeurs actuelles d’ici fin décembre 2021, quel que soit le canal existant : AE web, AE dématérialisée, ou encore signalement « Fin de Contrat de Travail » (FCT) de la DSN.

https://www.net-entreprises.fr/declaration/pilotes-dsn/

2/ Garde d’enfants et Télétravail

La première condition est l’impossibilité de télétravailler.

Pour les salariés de droit privé : l’activité partielle

Les conditions sont les suivantes : Les deux parents doivent être dans l’incapacité de télétravailler ;

https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A15141

3/Numéro FINESS et Organismes destinataires – Fiche technique DSN

https://net-entreprises.custhelp.com/app/answers/detail_dsn/a_id/2455/kw/Num%C3%A9ro%20Siret%20invalide

4 / PMSS des forfaits jours

https://boss.gouv.fr/portail/accueil/assiette-generale.html#titre__chapitre-6—le-plafond-de-la-se

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5/ PEPA : Accord ou DUE

L’article 4, III de la loi de finance rectificative dispose que l’employeur peut conclure un accord d’entreprise ou de groupe ou prendre une décision unilatérale. Cet article ne soumet pas à des conditions supplémentaires l’utilisation de l’un ou l’autre des dispositifs ce qui laisse penser que l’employeur peut choisir librement le dispositif qui lui convient le mieux.

Référent Handicap obligatoire dans les entreprises à partir de 250 salariés : le point d’expert

Depuis septembre 2018, un Référent Handicap doit être désigné dans toutes entreprises de plus de 250 salariés. Il est notamment « chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap », Article L5213-6-1 du Code du travail. Désignation, rôle, contrainte ou opportunité : le point sur cette fonction stratégique pour les professionnels RH avec Amandine PILLOT, Dirigeante de la société Atout-caP, Consultante Politique Handicap et Référente Handicap externalisée.

Désignation du Référent handicap

Il peut être désigné en interne (souvent l’un des membres du service RH), idéalement sur la base du volontariat ou peut être externalisé. Il est à la fois :

  • Une personne ressource, contact et relais sur le sujet du handicap dans l’entreprise
  • Un coordinateur des différents acteurs et partenaires
  • Un chef de projet qui met en place et anime une politique handicap
Son rôle

Le Référent Handicap va :

  • assurer le suivi des collaborateurs travailleurs handicapés, leur maintien dans l’emploi et leur adaptation de poste,
  • intervenir lors du processus de recrutement et d’intégration de travailleurs handicapés, informer sur la RQTH ou leurs droits,
  • organiser des formations pour les managers et des opérations de sensibilisation pour toutes les équipes…

Un temps dédié doit donc lui être attribué afin qu’il puisse réellement agir. Il pourra faire partie du Réseau des Référents Handicap de l’Agefiph pour partager des bonnes pratiques.

Faire de cette obligation une opportunité

Certes, il s’agit désormais d’une obligation légale, mais c’est surtout l’opportunité d’agir concrètement en faisant appel à un expert externalisé ou en choisissant de faire monter en compétences un collaborateur motivé et impliqué, afin de traiter le sujet et de mettre en place une politique handicap durable. Ceci permettra d’affirmer de nouveaux engagements dans votre politique RSE, dans votre marque employeur, mais surtout et avant tout de libérer la parole sur le sujet du handicap en entreprise en combattant les préjugés. Petit à petit, le taux d’emploi de travailleurs handicapés augmentera et votre contribution annuelle Agefiph diminuera.

Amandine PILLOT anime la formation Obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH): Nouvelle version 2021 et la formation Mettre en place une politique handicap dans son entreprises

Votre contribution AGEFIPH au titre de l’OETH 2020 est très élevée? Voici comment agir, dès maintenant, pour réduire la prochaine

Vous avez réalisé votre 1ère DOETH en DSN en application de la réforme de l’OETH et votre contribution AGEFIPH est cette année très élevée/plus élevée que les années précédentes. Amandine PILLOT, Dirigeante de la société Atout-caP et Consultante Politique Handicap nous donne dans cet article des pistes pour anticiper et réduire sa contribution AGEFIPH 2022 au titre de l’OETH 2021. 

RAPPEL – Le calcul de la contribution 2021
La réforme de l’OETH encourage fortement l’emploi direct. La contribution financière se calcule donc ainsi :

  • Contribution brute= Nb de BOETH manquant x 400/500/600/1500 x le SMIC horaire brut
  • Contribution nette= Contribution brute -Sous-traitance- Ecap- Dépenses déductibles

A cette contribution nette, on peut déduire les abattements prévus jusqu’en 2024 pour atténuer les augmentations résultant de la réforme de l’OETH. Un simulateur fiable est proposé par l’Agefiph.

Votre contribution AGEFIPH 2021 est élevée, comment faire pour anticiper celle de l’année prochaine ?
D’abord, il convient de faire le point sur l’état de sa politique handicap actuelle.  En plus des chiffres (contribution, nombre de travailleurs handicapés…), il faut s’interroger sur:

  • le suivi proposé à ses collaborateurs travailleurs handicapés
  • Le degré de sensibilisation de la Direction et des collaborateurs
  • Son process de recrutement
  • Sa sous-traitance
  • ….

Par où commencer pour réduire sa contribution ? 
Mécaniquement il est nécessaire de faire grimper son taux d’emploi direct. Dans cet objectif, il est primordial de commencer par la formation, la sensibilisation du CoDir, des managers et de l’ensemble des équipes. Cela va libérer la parole, rassurer, informer. Vous génèrerez ainsi de nouvelles RQTH en interne tout en préparant les équipes à l’arrivée de prochains collaborateurs travailleurs handicapés.

Comment recrute-t-on des travailleurs handicapés?
Une fois que ses équipes sont préparées, on peut envisager un plan de recrutement. On ne réserve aucun emploi aux travailleurs handicapés, mais on ouvre clairement ses postes à tous. Adapter son process de recrutement est nécessaire. On attire de nouvelles candidatures de travailleurs handicapés en affirmant ses engagements par exemple, on apprend à décrypter un CV de travailleurs handicapés,  on adapte ses entretiens…

L’intégration d’un nouveau collaborateur travailleurs handicapés est-elle différente ?
Oui, son arrivée s’anticipe d’avantage et un suivi adapté est requis afin de donner toutes ses chances à cette intégration. L’accompagnement doit être renforcé en évitant d’être intrusif et par conséquent discriminant. Le travailleurs handicapés doit être acteur de son inclusion et le manager a un rôle clé !

On parle d’emploi direct jusque-là, existe-t-il d’autres leviers à activer pour baisser sa contribution financière?
Oui, l’objectif est bien de remplir son obligation d’emploi en se rapprochant le plus possible de 6% de travailleurs handicapés de son effectif moyen annuel (EMA). Mais si son taux d’emploi est inférieur, il reste possible de réduire sa contribution AGEFIPH en faisant appel à la sous-traitance responsable, en déclarant des « dépenses déductibles » ou encore en ayant des Ecap.

Amandine PILLOT anime les formations Obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH): Nouvelle version 2021  et Mettre en place une politique handicap dans son entreprises

Café de la paie by PAY JOB 2ème numéro

PAY JOB, spécialisé dans le recrutement, l’Audit&Conseil et la formation paie/RH, et  Crowe RSA vous donnent rdv le 18 mai pour le 2ème numéro du Café de la paie: 1 heure pour faire le point sur l’actualité de la paie et poser vos questions à des experts. 

Au programme du 2er numéro du 18 mai 2021/10h30-11h30
  • Activité paie
  • Activité partielle
  • Gestion des arrêts de travail dérogatoires COVID
  • Report des charges et exonérations liés au COVID
  • Prochaines échéances

Webinar animé par:

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 RDV à la rentrée pour un nouveau Café de la paie!

 

Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles et gestion RH: Interview de Maître Cécile MARTIN

L’entrée en vigueur le 25 mai prochain du nouveau Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RGPD ou RGDP) suscite de nombreuses interrogations de la part des professionnels des Ressources Humaines.  Afin d’éclaircir le sujet, nous avons posé nos questions à Maître Cécile MARTIN. Après un passage par la CNIL en tant que Juriste, Maître Cécile  MARTIN est aujourd’hui Avocat Associée au sein du  Cabinet  ‎Ogletree Deakins International LLP. Sa spécialité recouvre le droit du travail dont les problématiques relatives au traitement des données personnelles des salariés, à l’utilisation des outils informatiques sur le lieu de travail et à la cybersurveillance.

1. Qu’est-ce que le RGDP ?

Il s’agit du Règlement Général sur la protection des Données Personnelles. Il a été adopté au niveau de l’Union Européenne le 14 avril 2016 et entera en application le 25 mai 2018. Du fait de sa nature réglementaire, il sera directement applicable au sein des Etats membres de l’Union Européenne. Cela signifie qu’il sera applicable en France sans qu’une loi nationale ne soit nécessaire. Il abrogera donc, à cette date, la directive européenne du 24 octobre 1995 relative aux données à caractère personnel.

De par sa nature réglementaire, il vise à uniformiser et simplifier les règles auxquelles les organismes traitant des données, tels que les entreprises, sont soumis au sein de l’Union Européenne, y compris les employeurs.

2. La loi du 6 janvier 1978 va-t-elle disparaître ?

Non pas totalement. Le Gouvernement a décidé de ne pas abroger la loi du 6 janvier 1978 mais de la modifier en profondeur afin d’assurer sa mise en conformité avec le RGDP. En effet, il est à noter que le règlement prévoit qu’il est possible pour les Etats membres, dans certains domaines, de préciser certaines dispositions ou de prévoir plus de garanties que ce que prévoit le droit européen. A cet égard, il est important de noter que par application de l’article 88 du règlement, les relations de travail peuvent faire l’objet de dispositions alternatives relativement aux données personnelles. Ainsi, le Règlement permet aux Etats membres de prévoir, par voie législative ou conventionnelle, des règles différentes, qui doivent en tout état de cause « protéger la dignité humaine, les intérêts légitimes et les droits fondamentaux des personnes concernées, en accordant une attention particulière à la transparence du traitement, au transfert de données à caractère personnel au sein d’un groupe d’entreprises, ou d’un groupe d’entreprises engagées dans une activité économique conjointe et aux systèmes de contrôle sur le lieu de travail ». Pour le moment, le projet de loi visant à modifier la loi du 6 janvier 1978 ne contient pas de mesures propres aux salariés mais ce projet est toujours en cours de discussion devant le Parlement.

 3. Quels sont les principaux changements induits par le RGDP auxquels les professionnels des RH doivent prêter attention ?

Le règlement a vocation à renforcer les droits des personnes physiques, et donc des salariés, sur leurs données à caractère personnel (tels que le droit à l’information, le droit d’accès aux données, le droit de rectification de ces données) et à créer de nouveaux droits comme le droit à l’effacement ou à la portabilité des données. Ainsi, à titre d’exemple, un employeur n’aura plus qu’un mois pour répondre à une demande de communication de données qui serait faite par un salarié alors que jusqu’au 25 mai 2018, il dispose de deux mois. Le RGDP vise également à créer de nouvelles obligations pour les responsables de traitement, à savoir les employeurs, notamment en ce qui concerne l’information à fournir en cas de perte ou de violation des données personnelles.

En contrepartie, le règlement prévoit une réduction des formalités préalables pour la mise en œuvre des traitements de données par les entreprises. Ainsi, désormais, le responsable de traitement sera chargé d’évaluer les risques portés par le traitement qu’il envisage de mettre en œuvre et devra tenir, sauf exceptions, un registre des traitements de données plutôt que d’effectuer des déclarations ou autorisations auprès de la CNIL, sauf pour certains traitements qui nécessiteront ce qui est appelé des DPIA (Data Privacy Impact Assessement) et dont la liste sera publiée prochainement par la CNIL. L’on passe ainsi d’un système de contrôle a priori de la CNIL à un contrôle a posteriori: c’est le principe dit de l’accountability.

4. Quels sont les sanctions encourues ?

Outre les dispositions pénales toujours applicables, la CNIL voit ses pouvoirs de contrôle et de sanctions renforcés avec la possibilité d’infliger des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’organisme concerné en fonction du manquement constaté. Il est à noter toutefois que les pouvoirs de la CNIL avaient déjà été substantiellement renforcés par la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique, laquelle avait porté le pouvoir de sanction de la CNIL à hauteur de 3 millions d’euros.

5. Quel comportement adopter face à ce nouveau texte ?

Au vu de la date d’entrée en vigueur du RGDP, il est grand temps pour les professionnels RH de se familiariser au plus vite avec ce nouveau texte, de cartographier les traitements de gestion du personnel effectués par l’entreprise afin de s’assurer que ceux-ci sont effectués en conformité avec les textes applicables et de documenter ces derniers (registre, notices d’information, procédures internes de sécurité des données…) afin d’être en mesure de prouver cette mise en conformité aux agents de la CNIL en cas de contrôle. De plus, le droit du travail s’appliquant également à ces traitements, il convient de s’assurer que les instances du personnel sont informées et consultées préalablement à la mise en œuvre de certains traitements lorsque cela est nécessaire (ex : traitements relatifs au contrôle de l’activité des salariés).

Maître Cécile MARTIN dirige la formation : Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD): les impacts sur la gestion RH

 

La réduction générale des cotisations patronales: ce qu’il faut savoir

 

Par Liliana Gallot, auteur et formatrice en paie

1. Quels sont les entreprises, les salariés et les niveaux de salaire concernés par la réduction générale des cotisations patronales ?

En termes de typologie d’entreprise, on va retrouver tous les employeurs classiques (les entreprises industrielles, commerciales, artisanales, les associations), mais aussi les régimes à part comme la MSA, La Poste, les marins, les clercs etc. On va exclure les collectivités et les établissements du secteur public, les entreprises régies par certains régimes spéciaux (de type EDF, SNCF, Banque de France) ou encore les particuliers employeurs.

Géographiquement, la réduction peut être pratiquée en Métropole mais aussi en Guadeloupe, en Guyane, en Martinique et à la Réunion. En revanche, pour ces derniers, elle ne peut pas être cumulée avec d’autres allégements applicables spécifiquement pour ces territoires (notamment, Lodeom).

La réduction s’applique très précisément aux salariés titulaires d’un contrat de travail dont l’emploi entraîne l’obligation d’affiliation à l’assurance chômage. Elle vise les niveaux de salaire inférieurs à 1,6 fois le SMIC. Il s’agit d’une réduction dégressive qui devient nulle au niveau de 1,6 fois le SMIC.

2. Quelles sont les cotisations visées ?

Les cotisations visées par cet allégement sont la maladie, la vieillesse, les allocations familiales, le FNAL, la contribution de solidarité pour l’autonomie, une fraction de la cotisation d’accident du travail et de maladie professionnelle (0,70% en 2021), les cotisations de retraite complémentaire (6,01 points dans le cas général) et la cotisation d’assurance chômage (4,05 %).

3. Comment calculer cet allègement patronal ?

La formule de base reste assez classique :

Réduction = Salaire annuel brut soumis à cotisation × un coefficient (C)

Pour identifier le C, on applique la formule suivante :

C = (T/0,6) × (1,6 × SMIC calculé pour un an/ rémunération annuelle brute – 1).

Le résultat obtenu pour le coefficient est arrondi à quatre décimales.

Pour le cas général, T est de 0,3206 (quand on pratique un FNAL à 0,10 %) ou de 0,3246 (dans les entreprises avec un FNAL à 0,50 %). Un point de vigilance concerne les taux spécifiques. En effet, le T peut être inférieur pour des salariés qui ont des taux spécifiques à leur profession, comme par exemple c’est le cas pour les journalistes et les VRP multicartes.

4. Quelles sont les étapes du calcul ?

Il faut préciser qu’il s’agit d’un calcul annualisé (année civile) même si on pratique la réduction par mois. On a plusieurs étapes :

  • Étape 1 : Identifier le T à prendre en compte en fonction de l’effectif de l’entreprise (mais aussi au niveau des taux spécifiques comme mentionné ci-dessus) et ensuite, faire le rapport entre ce T et 0,6. Noter le résultat.
  • Étape 2 : Réajuster (si besoin) le Smic utilisé dans la formule (par rapport à un temps partiel, par rapport à une absence non rémunérée ou par rapport à un facteur supplémentaire [1] déterminé par le législateur).
  • Étape 3 : A ce Smic recalculé, rajouter, s’il y a lieu, le nombre d’heures complémentaires ou supplémentaires multiplié par un taux Smic.
  • Étape 4 : Calculer le rapport entre ce Smic annuel et la rémunération annuelle brute soumise à cotisation. En cas d’abattement pour frais professionnel, il faut faire un double calcul et noter les 2 résultats (brut avec abattement et brut sans abattement).
  • Étape 5 : Multiplier le résultat de l’étape 4 par 1,6. Ensuite, enlever 1. Noter le nouveau résultat d’étape.
  • Étape 6 : Multiplier le résultat de l’étape 1 avec le résultat de l’étape 5. Dans certains cas, multiplier par un facteur supplémentaire appelé « b » (en cas de présence d’une caisse de congé payé ou, dans certains cas, pour un salarié travaillant en tant qu’intérimaire [2]). Le résultat représente votre coefficient final.
  • Étape 7 : Ce coefficient doit être limité à T majoré par le facteur b. Dans ce cas, on peut se retrouver avec un coefficient final supérieur à 0,3206 (ou respectivement à 0,3246).
  • Étape 8 : Pour trouver la réduction, il suffit de multiplier le brut soumis à cotisation avec le coefficient identifié dans l’étape 6. En cas d’abattement pour frais professionnel, le résultat ne peut pas être supérieur à 130% le résultat sans abattement (d’où la nécessité de faire un double calcul au niveau de l’étape 4).
  • Étape 9 : Étant donné que vous avez trouvé la réduction annuelle, il faut déduire ce que vous avez déjà passé les mois précédents pour savoir à combien s’élève la réduction du mois en cours.
5. Est-ce que la réduction est cumulable avec d’autres exonérations ou allégements ?

En principe, elle n’est pas cumulable avec une autre exonération totale ou partielle des cotisations patronales ou avec l’application de taux ou d’assiette spécifiques (à l’exception de certains métiers comme les journalistes ou les VRP multicartes mais à condition de réajuster le « T »). On peut pratiquer la déduction forfaitaire des cotisations patronales relative aux heures supplémentaires.

La réduction générale des cotisations patronales est bien cumulable avec les exonérations de cotisations patronales exceptionnelles, dites « covid-19 ».

6. Comment déclarer cet allégement en DSN ?

Il y a, en effet, des spécificités déclaratives pour pouvoir bénéficier de la réduction. Dans le cadre général, il faut faire une ventilation entre les cotisations Urssaf et les cotisations retraite visées par la réduction. Dans certains cas, on va être obligé de faire une ventilation supplémentaire pour la partie Pôle emploi (par exemple, pour les intermittents du spectacle).

Concrètement, on va appliquer la règle de 3 pour identifier la part de l’Urssaf par exemple.

Taux maximal du coefficient (exemple 0,3206 pour une entreprise de mois de 50 sal.) = 100%

Taux des cotisations et contributions versées à l’URSSAF (exemple 0,2605) = ? %

7. Quels sont les points de vigilance, de contrôle et les bonnes pratiques à adopter ?

Pour moi, il y a déjà 2 prérequis du point de vue organisation des contrôles :

  • Il faut que le gestionnaire en charge soit formé pour effectuer ce contrôle correctement (je pense très précisément à un parcours de perfectionnement et de mise à niveau car la législation évolue rapidement)
  • Il faut qu’il y ait des temps prédéfinis et calés dans les agendas où on sait qu’il travaille sur ce sujet

On s’imagine souvent que le gestionnaire de paie peut faire ce type de contrôle rapidement entre 2 bulletins. C’est une vision assez fréquente alors que la liste des points de vigilance est assez longue. D’ailleurs, en cas d’écart, ça prend un certain temps pour identifier d’où vient le problème, quelle est la bonne démarche pour régulariser cela etc. En pareille, l’impact financier est très important. Pour vous donner une idée, pour un salarié au Smic, la réduction générale des cotisations patronales permet de ne payer que 5% en plus par rapport au brut. Pour un 4000 euros brut, on va être dans les 43% de charges en plus du salaire brut. Dans cet exemple, il n’y a pas que la réduction générale des cotisations patronales qui entre en jeu mais, son impact dans cette variation est plus qu’important.

>Les points de vigilance les plus fréquents sont les suivants :

  • Prendre en compte le profil sur le bulletin de paie (un mandataire par exemple n’entre pas dans le champ d’application de la réduction)
  • Appliquer le « bon » ordre dans le calcul
  • Réajuster le T si besoin
  • Réajuster le SMIC par rapport à des spécificités contractuelles, par rapport à des absences etc.
  • En cas d’absence, exclure les primes non impactées par cette absence dans le réajustement du SMIC
  • Prendre en compte le « bon » brut dans la formule
  • Si besoin, appliquer les « facteurs » supplémentaires dans l’article D241-10 du Code de la Sécurité sociale
  • Si besoin, faire attention au plafonnement de la réduction en cas d’application de la déduction spécifique pour frais professionnels
  • Faire attention à ce que la régularisation progressive fonctionne correctement

>Les bonnes pratiques à mettre en place :

  • Analyser le récapitulatif des bulletins pour savoir s’il y a des spécificités (profils, taux ou rubriques spécifiques) et pour identifier la typologie d’un éventuel échantillon.
  • Avoir un tableau type d’analyse (sous Excel) pour tous les gestionnaires qui travaillent sur ce contrôle.
  • Pour gagner du temps et se concentrer sur l’analyse des données (et non pas la saisie), préparer en amont une extraction des données utilisées pour la formule (données contractuelles, paie, DSN). Il est donc primordial d’avoir un logiciel de paie qui soit en mesure de proposer ce type d’extraction.
  • Constituer un échantillon tout en croisant des profils paie différents et des rubriques variées.
  • Suivre ces échantillons sur la durée.
  • Sauvegarder ces contrôles dans un dossier spécifique dédié pour la traçabilité.
8. Quel est le lien entre cette réduction et d’éventuels risques Urssaf ?

Avant de parler de risques, je trouve qu’il faut encore une fois souligner qu’on est dans une logique surtout de « maîtrise » de la masse salariale. Comme évoqué, en fonction aussi du niveau de salaire, le coût employeur est vraiment inférieur si on applique cette réduction correctement. D’ailleurs, il y a des entreprises qui vivent de ces « recherches » d’économie et notamment, les entreprises d’audit.

Ensuite, un sujet non négligeable quand on parle de risques Urssaf concerne le fait que cet allégement peut être appliqué sous condition d’être un « bon » cotisant. Le bénéfice peut très précisément disparaître en cas d’un constat de travail dissimulé ou de fraude par rapport au chômage partiel. Dans ce cas, non seulement, on ne peut plus bénéficier de cette réduction mais, il va falloir faire des remboursements sur la période de fraude constatée.

Enfin, nous avons vu le nombre d’éléments qui peuvent entrer en jeu dans le calcul de la réduction. Je ne dirais pas que c’est compliqué, mais c’est complexe quand même ! Et la réduction générale des cotisations patronales est un des sujets phares durant un contrôle Urssaf, c’est une des premières choses qui va être analysée. Le coût d’un éventuel redressement va varier en fonction de la masse salariale et du problème en question. Si par exemple, on n’a pas appliqué la réduction sur un profil visé par cet allégement, il va falloir rembourser les sommes sur 3 ans. S’il y a eu des erreurs qui ont fait qu’on a appliqué une réduction trop importante par rapport à ce qui aurait dû être fait, il faudra payer la différence. À cela, il faut rajouter les pénalités et les majorations de retard.

Pour vous former sur la réduction générale des cotisations patronales, cliquez ici

 

[1] Se référer à l’article D241-10 du Code de la Sécurité sociale

[2] Idem

Contrôle URSSAF: regards croisés

La survenue d’un contrôle URSSAF est toujours source d’inquiétude.  Pour faire le point sur cet évènement majeur dans la vie d’une entreprise, nous avons posé nos questions à Florence SELVINI, Senior Payroll Auditor au sein de Fiabilis G.E.I.E et  Maître Anaïs LECLERCQ pour un retour d’expériences riche en informations.

La visite d’un inspecteur Urssaf est souvent source de stress et le contrôle générateur d’idées reçues. Dans les faits, y a-t-il beaucoup d’entreprises qui se font contrôler et redresser ?

Les derniers chiffres nationaux officiels communiqués par l’ACOSS démontrent une baisse du nombre des contrôles effectués mais également une hausse des régularisations opérées par rapport à l’année précédente. Les 1500 inspecteurs et 200 contrôleurs qui sont en charge de la vérification de l’application de la législation sociale ont chiffré 1 332 217 273 € de redressements et ont restitué 188 986 645 € sur l’année 2015. 67 % des entreprises contrôlées se voient notifier des anomalies bien qu’il y ait un cabinet comptable, ou un service paie et social organisé au sein de l’entreprise. La législation sociale complexe et mouvante, ainsi que le manque de transversalité entre les services RH, juridique et comptable sont générateurs d’anomalies malgré la bonne foi des entreprises.

Quels sont les principaux points étudiés par les inspecteurs et quelles sont les zones à risques ?

En dehors du travail illégal, les contrôles comptables d’assiette (CCA) donnent lieu à un nombre très varié de motifs de redressement et on peut difficilement réduire les prérogatives des agents en charge du contrôle  à la paie ou au RH. En effet, le nombre de thématiques contrôlées par un inspecteur du recouvrement est croissant et nécessite une analyse transverse des documents  de la paie et du social,  des documents comptables et juridiques : statuts, PV d’assemblée, rapport de gérance, NAO, formalisme des accords d’entreprises, contrats de retraite et prévoyance, frais professionnels et avantages en nature, épargne salariale et actionnariat, rapports annuels, normes IFRS, Rapport des CAC, exonérations de charges du type Fillon ou ZFU, taxes additionnelles, l’UNEDIC, prestations allouées par le comité d’entreprise et bientôt l’AGIRC-ARRCO…

Le risque est bien réel, mais il peut être anticipé et limité en étant bien accompagné et en mettant en place des audits et contrôles internes réguliers. Ainsi les thématiques à risques et financièrement coûteuses peuvent être sécurisées juridiquement et en amont du contrôle.

La mise en place de la DSN va permettre un meilleur ciblage des entreprises contrôlées. Comment sécuriser ses pratiques et anticiper les contrôles ?

L’incidence d’un redressement sera de plus en plus impactant pour l’entreprise, car le réseau des Urssaf a pour vocation de devenir le recouvreur social de référence. Ainsi, lorsqu’une régularisation est opérée sur 100 €, les cotisations appelées s’élèveront à 72% pour un salarié cadre relevant de l’AGIRC-ARCCO. Avec la mise en place de la DSN et le prélèvement à la source, il devient indispensable de sécuriser ses pratiques et de s’assurer que les déclarations respectent l’ensemble de la règlementation sociale. Il est important de signaler que désormais les redressements ne resteront plus confinés au secret des directions générale, RH, financière et juridique mais que les salariés risquent d’être informés de l’impact sur les ouvertures de droits, par les organismes de prestations sociales (CAF, Assurance chômage, Retraite).

Notons que le rescrit social permet d’obtenir une décision explicite de l’Urssaf opposable en cas de contrôle. Toutefois, c’est une procédure complexe qui respecte un formalisme et un calendrier bien précis.

Quel comportement adopter face à un inspecteur Urssaf ?

Vous pouvez commencer par lui offrir un café et lui mettre à disposition l’ensemble des éléments qui étaient listés sur l’avis de passage et que vous avez préparés. Le contrôle est un moment d’échanges avec l’inspecteur, le dialogue est primordial au bon déroulé de la procédure. Vous pouvez ne pas être d’accord avec sa position et lui communiquer des éléments  sur support papier ou  en format dématérialisé jusqu’à l’envoi de la lettre d’observations. Passé ce délai, vous entrez dans la phase contradictoire qui peut générer la rédaction de courriers chronophages.

Pour aller plus loin, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face


 

 

 

 

Indemnités non soumises à cotisations : les questions à se poser en paye

Dans un précédent article, nous avons abordé la question des avantages en nature et du remboursement des frais professionnels. Avec les indemnités non soumises à cotisations, nous élargissons notre champ d’investigation et nous tenterons de définir de manière fine quelles sont les sommes versées sous formes d’indemnités et qui sont non soumises à cotisations. Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Quelles sont les caractéristiques des indemnités non soumises à cotisations ?

Dans son sens premier, une indemnité est une  compensation financière destinée à réparer un dommage (par exemple, les indemnités de rupture de contrat). En  droit du travail, le mot désigne un salaire accessoire qui n’est pas inclus dans le traitement, mais qui est versé en rémunération d’une sujétion de service ou en remboursement d’une dépense avancée par le salarié que l’employeur prend en charge (par exemple des frais de transport ou de repas).

En droit de la sécurité sociale on dénomme « indemnité journalière » la somme destinée à remplacer en tout ou partie,  la rémunération que pendant son congé de maladie, le travailleur ne perçoit plus de son employeur.

Aussi, il est communément admis que les indemnités ne soient pas soumises à cotisations dans le respect de certaines limites qui sont liées à la nature des indemnités versées.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

Il n’existe pas de définition légale commune qui permettrait de classer ou de typer les sommes appelées indemnités non soumises à cotisations. La première difficulté à laquelle se trouve confronté tout professionnel de la paye, est la pluralité des situations auxquelles renvoient le versement de telles sommes.

De manière générale, une indemnité, contrairement à une prime, n’est pas soumise à cotisations. Toutefois, il existe de faux-amis.

Par exemple, une prime de panier est en fait une indemnité (donc non soumise à cotisations dans le respect du barème ACOSS). A l’inverse, une indemnité de fin de contrat est une prime visant à rémunérer la précarité du contrat et à ce titre doit être soumise à cotisations.

Nous voyons là la difficulté d’organiser et par conséquent de gérer le traitement social et fiscal de ces sommes. Dans tous les cas, en matière de méthodologie de contrôle, la première étape consiste à contrôler la possibilité ou non de ne pas soumettre à cotisations. La deuxième étape est de s’assurer du respect des limites de non-soumissions aux cotisations.

Quelles sont les indemnités les plus fréquemment rencontrées ?

Le sujet le plus classique est celui des indemnités de rupture d’un contrat, citons par exemple les indemnités légales et/ou conventionnelles de licenciement, les indemnités transactionnelles.

Viennent ensuite les indemnités journalières de Sécurité Sociale (en cas d’arrêt de travail pour maladie, accident du travail, maternité, paternité…).

Et enfin, toutes les indemnités de repas, de déplacement (grand et petit).

En quoi « le versement d’indemnités » à un salarié peut constituer un risque URSSAF ?

Toutes les sommes qui échappent aux cotisations peuvent potentiellement présenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer la nature des sommes versées. Enfin, quand bien même le versement de l’indemnité est justifié, il s’agit ensuite de s’assurer que le plafonnement des sommes non soumises est bien respecté : par exemple, du point de vue social, les indemnités de rupture sont plafonnées à deux PASS (plafond annuel de la sécurité sociale).

En conclusion, tout professionnel de la paye a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire les traitements réservés à ces sommes.

Pour aller plus loin et sécuriser vos pratiques, découvrez la formation Contrôle Urssaf: savoir l’anticiper et y faire face

PAIE et RH: renforcer, compléter et actualiser ses compétences

Nos prestations

Nous proposons des formations paie, ressources humaines et droit du travail du niveau débutant au niveau expert, en passant par les sujets d’actualité et les secteurs spécifiques:

  • Des formations en inter-entreprises en présentiel à Paris
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Nos tarifs sont publiés sur chaque programme de formation par soucis de transparence. Ils ont été fixés au plus juste pour permettre au plus grand nombre de bénéficier d’une formation de qualité. Nous sommes actuellement, à formation et intervenant identique ou équivalent les plus compétitifs.

Quelle que soit votre demande, nous nous engageons à vous répondre sous 24h maximum

A qui s’adressent nos formations

Nos formations s’adressent aux professionnels de la paie et des ressources humaines occupant un poste en entreprise, cabinet de conseil ou association. Quelque que soit le secteur d’activité, nos formations et formateurs.trices s’adaptent à vos attentes et particularités sectorielles.

Nos formateurs

Avocats, Consultant.e paie, Consultant.e RH, …nos formations sont animées par des professionnels de la paie, des ressources humaines et du droit du travail ayant plus de 10 années d’expérience sur le terrain et qui aujourd’hui, ont développé leur activité de conseil. Ils ont à coeur de partager leur expertise avec les professionnels qu’ils forment.

Notre pédagogie

En inter comme en intra-entreprise, en présentiel comme à distance, notre pédagogie repose sur le triptyque: analyses réglementaires/exercices et mises en situation réelles/échanges. Les supports sont rédigés  comme de véritables outils de travail que les participants peuvent consulter une fois de retour dans leur environnement de travail.

Personnes en situation de handicap

Nous nous efforçons d’adapter nos modalités de formations aux personnes en situation de handicap. Pour cela, il suffit de nous contacter 3 semaines avant la formation au 01 83 81 95 00 ou de nous écrire à lindazidane@payjob.fr

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Le traitement des avantages en nature et les frais professionnels en paye : retour d’expert.

Le traitement des avantages en nature et des frais professionnels en paye est un sujet sensible. En effet, les limites sont parfois délicates à définir mais dans le même temps, ces deux postes présentent de forts risques URSSAF, Prud’homaux, ….
Pour faire le point sur le sujet, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Co-fondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de ses 25 années d’expérience en paie et administration du personnel.

Quelles sont les différences entre avantage en nature et frais professionnel ?

Si je reprends les définitions issues de l’arrêté du 20 décembre 2002, art. 1, un frais professionnel est une charge inhérente à la fonction exercée par un salarié et que celui-ci va engager en lieu et place de son employeur. Ces dépenses doivent faire l’objet d’un remboursement de la part de l’employeur soit sous forme d’allocations forfaitaires soit des dépenses réellement engagées.
A contrario, un avantage en nature suppose la fourniture d’une prestation par l’employeur à titre gratuit pour une dépense que le salarié aurait dû supporter. Les plus fréquemment rencontrés en entreprise sont les avantages en nature nourriture, logement, voiture et NTIC (nouvelles technologies d’information et de communication). Il n’existe aucune obligation légale pour l’employeur de mettre ces prestations à disposition d’un collaborateur.
L’enjeu pour tout service paye est de déterminer dans quelle catégorie entrent ces sommes car leur traitement social et fiscal n’entraîne pas les mêmes conséquences.

Comment sont traitées ces sommes en paye ?

La qualification de ces sommes entraîne un traitement social et fiscal différent.
Pour les avantages en nature, il n’y a aucune ambiguïté : ceux-ci sont intégrés à l’assiette de cotisations. La base soumise à cotisations est donc augmentée de l’évaluation forfaitaire ou réelle de la prestation mise à disposition par l’employeur, le net imposable du salarié est par conséquent impacté. Une deuxième ligne sur le bulletin vient reprendre le montant de l’avantage en nature après le net imposable. Si l’employeur ne procède pas à cette reprise, il n’y a aucun risque juridique pour ce dernier mais cela revient à verser deux fois l’avantage en nature, une fois en espèces et une fois en nature.
Point de vigilance : un employeur peut mettre à disposition par exemple un véhicule de société. Or comment fixer la part d’usage à titre privé pour le salarié ? En effet, c’est bien la quote-part de l’utilisation à titre privé de ce bien qui doit être valorisée comme avantage en nature. Toujours dans notre exemple, ce sont les trajets entre le domicile du salarié et le lieu de l’établissement dont il dépend qui constituent un usage privé.

Pour les frais professionnels : ceux-ci peuvent être gérés « hors paye ». C’est-à-dire que leurs remboursements peuvent tout à fait être déconnectés du paiement des salaires. C’est d’ailleurs, la pratique la plus couramment rencontrée dans les entreprises. Cependant, il faut les intégrer dans la N4DS et dorénavant, dans la DSN (au moins une fois dans l’année). La transmission de ces informations est indispensable car la fiscalité du salarié pourrait en être impactée (déclaration des frais réels, si cette option est retenue par le collaborateur, la base fiscale est constituée du net imposable auxquels il faut ajouter les remboursements de frais professionnels).

 En quoi la gestion des avantages en nature et des frais professionnels du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homal ou Inspection du travail ?

Au niveau URSSAF, tout ce qui échappe aux cotisations peut potentiellement représenter un risque de redressement. Le contrôle va donc consister à déterminer de quelle manière les « cadeaux » ou frais pris en charge par l’employeur ne sont pas dans les faits des avantages octroyés aux salariés. Enfin, quand bien même l’avantage en nature est constaté en paye, encore faut-il que son évaluation corresponde aux règles à appliquer (arrêté du 20 décembre 2002).

Au niveau prud’homal/risque inspection du travail : la frontière entre frais professionnels et avantages en nature pose parfois problème. Des litiges naissent ainsi sur la qualification à retenir en vue de savoir si une somme ou un avantage doit entrer ou non dans la base de calcul de l’indemnité de licenciement, de l’indemnité de congés payés, etc.

En conclusion, tout professionnel RH/ Paie a un intérêt à se pencher sur les pratiques de son entreprise et chercher à répondre à ces questions. L’anticipation des conséquences sociales et fiscales permettra de mesurer et d’ajuster si nécessaire le traitement réservés à ces sommes.

Pour allers loin, découvrez la formation: Traitement paie des avantages en nature et frais professionnels