Comment j’ai recruté un Manager Paie International

Dans cette nouvelle rubrique, intitulée « Chronique de recruteurs », nous prenons le temps de décrire un processus de recrutement du début à la fin, depuis la demande initiale jusqu’à l’embauche du collaborateur. Nous nous attardons sur les détails du processus, les moments inattendus, les enjeux et les difficultés, tout ce qui fait qu’une mission de recrutement ne ressemble jamais à une autre mission de recrutement. Etre recruteur, c’est avant tout savoir écouter la demande de nos clients, puis les accompagner pour faire correspondre leurs attentes à la réalité du marché de l’emploi.

1- La demande initiale 

Nous avons récemment été contactés par la Responsable Paie d’un groupe international de services professionnels dans le secteur des finances, et dont le siège de la filiale française est implanté à Paris La Défense.

L’entité française est composée de 1600 collaborateurs ; il s’agit d’une société en pleine croissance, évoluant dans un environnement dynamique.

La Responsable Paie part en congé maternité dans quatre mois et souhaite que nous l’aidions à recruter sa remplaçante.

2-Le descriptif de poste 

Lorsque la Responsable Paie nous contacte afin de nous exposer sa demande, elle nous confie avoir cherché à effectuer le recrutement directement. Au vu de la pénurie de bons candidats sur le marché, elle n’a pas pu trouver le candidat idéal, d’autant plus qu’elle ne veut pas céder sur un certain nombre d’exigences. Elle se retrouve désormais dans l’urgence de trouver sa ou son remplaçant et attend de nous une forte réactivité.

Après avoir échangé longuement avec elle au sujet du poste et de ses attentes spécifiques, nous établissons une fiche de poste qui nous permettra de cibler les profils que nous allons lui proposer.

Le poste consiste en une mission de pilotage du centre de services partagés (CSP) dédié à la paie et au SIRH, qui est basé en Pologne ; le candidat devra être garant du bon fonctionnement de la paie et plus largement des politiques Compensation & Benefits, dans un contexte de grande exigence technique et réglementaire.

Le pilotage du CSP se fait à distance, avec des déplacements réguliers en Pologne. Le Responsable Paie est directement rattaché(e) au Leader Europe CSP RH qui est à Londres. Les échanges se font exclusivement en Anglais.

Le candidat sera recruté dans le cadre d’un CDD  d’une durée de 8 mois. Notre client souhaite une intégration immédiate mais peut « supporter » un mois d’attente si cela est nécessaire.

3- Critères de recherche 

Afin de cibler au mieux les profils, la phase de sélection et de hiérarchisation des critères principaux à prendre en compte est essentielle.

Ici, nous avons fait le choix de rechercher en priorité des candidats qui disposent de 5 critères principaux :

  • un niveau d’anglais très courant, voire bilingue
  • une expérience significative (minimum 10 ans) en paie acquise dans un grand groupe
  • une expérience significative de pilotage d’un service paie avec encadrement de personnel
  • une disponibilité permettant d’effectuer les déplacements en Pologne
  • être prêt à accepter un CDD qui devrait être sans suite
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    Nous prendrons ensuite en compte des critères que nous qualifions de secondaires, tels que la localisation géographique, le niveau de rémunération souhaité par les candidats, la disponibilité (immédiate ou non immédiate).

    La maîtrise d’un logiciel de paie, souvent exigée comme une priorité par nos clients, n’est pas ici un critère important.

    4- Déroulé de la recherche 

    Nous activons donc une recherche de candidats par l’intermédiaire de 2 vecteurs principaux, qui sont la diffusion d’une offre d’emploi sur notre site et sur nos job board partenaires, et l’activation de notre réseau :  nous disposons en effet d’une base de données nous permettant d’avoir rapidement accès  à un vivier de candidats qualifiés. C’est cet outil qui s’avère le plus efficace pour le ciblage des profils.

    La recherche est relativement rapide (environ 3 heures) car les critères définis par le client permettent d’effectuer une sélection fine.

    Nous faisons donc une première recherche qui nous permet de contacter les candidats qui répondent à l’ensemble de ces critères. Le but étant de présenter le poste au candidat mais aussi de vérifier l’adéquation du profil avec la demande de notre client.

    Il s’agit d’un poste attractif, avec une rémunération qui est tout à fait  dans le marché (60-70K€)  et des missions de qualité. Nous ne rencontrons aucune difficulté à susciter l’intérêt des candidats. Cependant, très peu d’entre eux sont à la fois bilingues anglais, et capables d’assumer les responsabilités demandées, sur une courte durée.

    Au vue du dimensionnement du poste et du profil recherché, les candidats ciblés ont un très bon niveau technique et comprennent rapidement les enjeux liés au poste.

    En revanche, les candidats ont tendance à surestimer leur niveau d’anglais. L’évaluation orale à laquelle nous les soumettons nous oblige à écarter de nombreuses candidatures.

    L’entretien de recrutement chez le client se fera pour une partie en Anglais avec le Leader Europe qui ne parle absolument pas français.

    Nous proposons finalement à notre client trois profils ciblés dès la première sélection. Celui-ci décide de tous les rencontrer. La Responsable Paie en poste et le Leader Europe sont, à l’issue des entretiens, particulièrement séduits par une candidate à laquelle ils font une proposition sans tarder.

    La candidate accepte immédiatement le poste, qui correspond en tout point à ses attentes. Bien qu’il s’agisse d’un CDD de remplacement sans renouvellement possible, elle décide de favoriser l’intérêt du poste à la nature du contrat.

    Un accord est rapidement trouvé entre la candidate et la société ; tous les éléments avaient bien été validés en entretien.

    5- Profil du candidat retenu 

    Diplômée d’un Master 2 en Ressources Humaines, la candidate retenue dispose de plus de vingt ans d’expérience professionnelle, dont dix en paie et administration du personnel.

    Elle intervient sur l’ensemble du processus de paie et dispose de bonnes compétences techniques, validées par notre test technique auquel elle a obtenu la note de 82/100 (on considère que le test est bon à partir de 70 et très bon à partir de 80). Elle a piloté la production d’un grand nombre de paies (jusqu’à 1500 salariés en multi sites), dans des environnements complexes.

    Sur le plan managérial, elle a supervisé des équipes allant jusqu’à 7 collaborateurs. Elle semble disposer d’un style managérial plutôt participatif. Elle apprécie d’accompagner ses collaborateurs et les faire monter en compétences.

    Elle a  participé à de nombreux projets transversaux au cours de sa carrière : la préparation des revues de politique RH et paie des filiales, études et benchmarks sur divers sujets Comp & Ben…

    Enfin, cette candidate a un très bon niveau d’anglais ; elle est capable d’échanger aussi bien à l’écrit qu’à l’oral avec des interlocuteurs étrangers. Elle utilise l’anglais au quotidien sur ses fonctions actuelles. Son N+1 est basé à Londres. Les échanges, reporting et réunions se font exclusivement en anglais.

    Elle est actuellement en mission au sein d’un grand groupe international, où elle pilote un service paie dans le cadre, déjà, d’un remplacement congés maternité ; cette mission se termine juste au moment où doit débuter celle de notre client !

    Les retours des différents contrôles de références sont élogieux ; elle est décrite par ses anciens responsables comme une excellente technicienne, organisée et rigoureuse. Ils disent d’elle qu’elle est dotée d’un très bon relationnel, et qu’elle s’intègre très facilement dans une équipe, qu’elle a le contact facile, ce qui est un atout pour le management. Elle était enfin très appréciée de ses équipes et de l’ensemble des collaborateurs.

    Enfin, elle n’a aucune contrainte et une disponibilité totale pour les déplacements réguliers en Pologne.

    Elle a séduit notre client par ses compétences techniques ainsi que par son approche globale : orientation clients et résultats, sens du dialogue, management opérationnel et fort potentiel.