La préfiguration du PAS sur le bulletin de paie

Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu entre effectivement en vigueur le 1 janvier 2019. Afin de préparer ce bouleversement, les éditeurs de logiciel permettent aux gestionnaires de paie de mettre en place la préfiguration du PAS depuis septembre 2018. Ce qui parait simple aux spécialistes de la paie ne l’est pas forcément pour les salariés. Dans cet article, je vous explique comment bien expliquer la préfiguration du PAS sur le bulletin de paie. Pour cela, vous allez utiliser le bon vocabulaire, expliquer les différents taux possibles et transmettre aux salariés les coordonnées des bons interlocuteurs.

Ne parlez pas préfiguration mais d’information personnalisée

Lors de la réalisation des bulletins de paie de septembre à décembre 2018, vous pouvez mettre en place la préfiguration du prélèvement à la source des bulletins de paie. En faisant ce choix, le logiciel de paie fera apparaître les taux du PAS et le montant simulé du prélèvement à la source.

En distribuant tel quel le bulletin, le salarié va se poser des questions, vous devez le rassurer en expliquant que la préfiguration du PAS est une information personnalisée sur le futur prélèvement à la source.

Vous devrez expliquer que le montant du PAS présent sur les bulletins de paie de septembre à décembre 2018 est :
• Simulé en fonction des taux transmis par l’administration fiscale
• Et qu’aucun prélèvement à la source ne sera effectué avant janvier 2019

Explication du taux du PAS (prélèvement à la source)

La préfiguration du prélèvement à la source va amener des interrogations au sujet des taux du PAS appliqués.
Le taux du prélèvement à la source est calculé et transmis par l’administration fiscale en tenant compte des choix exprimés par les salariés. Il existe deux types de taux, le taux personnalisé et le taux neutre.
• Le taux personnalisé est celui du foyer du salarié ou un taux individualisé en fonction de sa situation.
• Le taux neutre ou taux non personnalisé est un taux transmis à l’employeur soit parce que le salarié à opté pour la non transmission du taux personnalisé, soit parce que l’administration fiscale n’a pas transmis le taux du salarié à l’entreprise notamment en cas d’embauche.

A rappeler aux salariés qu’ils ont la possibilité à tout moment de changer les taux applicables du prélèvement à la source. Ils peuvent choisir le taux neutre à la place du taux personnalisé et inversement.

Les contacts utiles

Pour toutes questions sur le prélèvement à la source, les salariés doivent s’adresser à l’administration fiscale.  Pour contacter un interlocuteur des impôts :
• Le chat sur le site internet impots.gouv.fr
• Par téléphone au 0 811 368 368

Pour découvrir mon blog: https://la-paie-facile.com/

Une conciergerie sociale : Présentation de Ezbeez

Comment pallier les problématiques paie liés aux TPE ? Nous avons posé nos questions à M. Loustalet, co-fondateur d’Ezbee.

Pouvez-vous nous rappeler les enjeux liés à la paie pour les petites sociétés ?

Les petites sociétés comme les plus importantes ne seraient rien sans leurs ressources humaines. Pour les TPE il y a 3 points cruciaux sur lesquels nous avons fondés Ezbeez :

– L’attractivité RH de ces sociétés ainsi que la rétention de ces ressources face aux sociétés plus « attractives » en termes d’avantages extra salariaux (CE, etc.), de localisation ou en termes de notoriété. Notre fiche de paie offre du pouvoir d’achat à leurs salariés (EzBenefits) et rapproche la province de la région IDF en termes d’accès numérique.

– Appliquer les bons usages en termes de gestion de paie car le risque inhérent à une mauvaise gestion de la paie (erreurs dans les fiches de paie, non-respect de la règlementation du travail, contrats mal rédigés ou non respectés…) est un possible redressement social qui peut faire très mal, beaucoup plus mal qu’un redressement fiscal. Ezbeez est une conciergerie ce qui signifie que notre société est centrée sur le service et le conseil et non plus seulement sur l’offre logicielle. De plus notre plateforme de collecte des variables de paie est connectée directement aux serveurs des URSSAF ce qui permet d’éliminer le risque d’erreur car elle est constamment mise à jour en ce qui concerne les taux par exemple sans avoir à effectuer de paramétrages client spécifiques.

– Accompagnement à la transition numérique afin d’augmenter leur productivité en divisant par 4 les tâches administratives, par essence non-productives. Nous avons été choisis comme Activateurs de la transformation numérique des TPE/ PME par la DGE.

C’est en développant Ezbeez que vous avez réussi à répondre à ces problématiques de la gestion de la paie. Parlez-nous de cette plateforme.

Notre société est donc une conciergerie qui s’appuie sur les 3 axes décrits ci-dessus : Le service/ conseil, le club privilèges qui est une sorte de CE mutualisé qui offre 100.000 avantages exclusifs aux bénéficiaires de nos fiches de paie et notre plateforme nommée Eznet qui permet la gestion complète du sociale.

Cette dernière dont nous venons de lancer la version 2.0 permet aux chefs d’entreprises de gérer toutes les variables de leur gestion sociale :

  • Le on-boarding salariés (inscription à notre service, DPAE et contrat de travail, etc.)
  • L’introduction mensuelles de variables de paie (rémunération, primes, note de frais, avantages, congés…)
  • Les déclarations d’arrêts maladie
  • La récupération des relevés mensuels de cotisations, des états récapitulatif URSSAF, attestation pôle-Emploi etc…

L’innovation qui nous caractérise est que nous sommes le seul logiciel totalement connecté à un dispositif public des URSSAF appelé le TESE ce qui nous permet d’offrir une vraie sécurité en ce qui concerne les données de nos clients et surtout de n’avoir aucune intervention humaine entre l’introduction des variables par nos clients utilisateurs et la réception des fiches de paie. Nous sommes les seuls à avoir fait le pari d’un service privé qui se nourrit d’un substrat public en lui fournissant à son tour des données ad-hoc lui permettant de mieux fonctionner.

Vous présentez Ezbeez comme étant une solution de conciergerie, pourriez-vous détaillé cette notion ?

Absolument, et c’est tout à fait révolutionnaire ! Nous ne facturons pas les fiches de paie à nos clients… Pour nous la valeur absolue d’une fiche de paie est égale à 0. Ce n’est qu’une feuille Excel, ni plus ni moins. Pendant des années les TPE ont été prises en otage par les acteurs historiques. Encore aujourd’hui nous sommes les seuls à faire le pari que ce modèle économique de X Euros/ fiche de paie (jusqu’à 50 euros !) est déjà mort et casi enterré 6 pieds sous terre… Même si tout le monde s’y accroche encore par manque d’ambition et de vision en essayant d’améliorer une bougie. Nous, nous avons inventé l’ampoule.

Aujourd’hui nous évangélisons le marché avec notre conciergerie qui a un modèle extrêmement simple, néanmoins né de 2 ans à extraire du jus de cerveaux :

Les sociétés paient d’importantes charges, notamment aux URSSAF comme les clients des palaces paient 1000 Euros pour une chambre. Ce qui fait réellement la notoriété ou la différence entre 2 palaces est la capacité d’un concierge à répondre correctement à ses clients et d’accumuler de la connaissances clients pour anticiper les prochaines demandes. Et bien avec Ezbeez c’est la même chose. Nous ne facturons pas les fiches de paie car elles ont finalement déjà été payées via les charges reversées aux URSSAF, ce que nous facturons est LE service de conciergerie qui nous permet d’accumuler de la connaissance client, de la travailler grâce au data mining des fiches de paie, ainsi que celui qui concerne les usages sectoriels du CE (ezbenefits) et pour anticiper les prochains besoins de nos clients en termes de :

  • Mobilité physique et professionnelle
  • Augmentation du pouvoir d’achat salarié
  • Formation
  • Bien- être
  • Pouvez-vous nous en dire davantage sur les particularités techniques de cette solution ?

    C’est une plateforme en mode SAAS développée sous les dernières technologies et « pluggée » à l’URSSAF. Elle est néanmoins développée pour être un SIRH/ ERP autonome pour une scalabilité internationale adéquate, intégrant un guichet unique de collecte de charges sociales et d’interconnexion à n’importe quels organismes publics étrangers grâce aux automates développés.

    Vous proposez actuellement deux forfaits : Ezpaie ainsi que Ezbenefits, pourriez-vous nous présenter ces 2 offres

    En effet Ezpaie est une offre qui propose donc un avantage B2B, la conciergerie sociale (service/ conseil) en intégrant jusqu’à 20 fiches de paies par mois par société ce qui permet une économie à nos clients de plus de 400 euros/ an et par salarié + Ezbenefits qui y est intégré par défaut. Le coût pour la société ? 24,95 euros/ mois sans obligation de permanence.

    Ezbenefits est un réseau d’avantages exclusifs dont nous avons acquis la distribution exclusive sur le long terme qui nous permet d’offrir un vrai plus en termes de pouvoir d’achat aux salariés, soit de nos clients (entreprises de 20 salariés ou moins) soit de société plus importante en complément de politique d’avantages extra-salariaux, d’incentive ou d’un CE déficient.
    Le coût pour la société ? Gratuit pour les client Ezpaie, ou 9 Euros/ salarié/ mois pour les sociétés de plus de 20 salariés.

    Où en êtes-vous actuellement, pouvez-vous nous en dire davantage sur votre stratégie d’expansion ?

    Après 2 ans et 5 mois de commercialisation nous n’avons pas réalisé de lourde levée de fonds, mais nous avons pu compter sur l’investissement des fondateurs (André Martinie et moi-même) de nos amis et familles ainsi que sur 4 BA qui ont toujours été à nos côtés en croyant foncièrement à la réussite de notre modèle ainsi que de l’impact social et économique qu’il représente. Nous gérons aujourd’hui un portefeuille de plus de 1000 sociétés clientes avec une équipe extrêmement réduite de 12 collaborateurs ETP et un budget marketing de seulement… 100.000 euros par AN ! Et nous en sommes vraiment très fiers. Nous devrions atteindre notre break sur Q4-2019 avec d’excellentes projections ; Pour y parvenir nous travaillons cette fois-ci sur une levée de 3 millions pour Q4-2018 pour intégrer les nouveaux services « Premium » issus du datamining et accélérer l’acquisition clients en passant la cinquième car nous sommes enfin structurés pour pouvoir encaisser une forte montée en charge. En ce qui concerne une expansion internationale, nous avons d’ores et déjà jeté notre dévolu sur les 2 prochaines destinations sur lesquels nous avons délégué des études de faisabilité et de marché qui sont très prometteuses, mais je ne peux vous en dire plus car c’est secret-défense 🙂

 

Quand le bulletin électronique devient la norme et le papier l’exception

Annoncé depuis 2005, il aura finalement fallu attendre 2017, pour voir la généralisation du bulletin de paie électronique. Tour d’horizon de son application.

Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur peut décider de remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés.

En réalité cette possibilité existait déjà, cependant dans les faits, très peu d’entreprises avaient recours à la dématérialisation du bulletin car son application était très / trop compliquée. Sa mise en œuvre était conditionnée à l’acceptation des salariés. Auparavant l’employeur qui souhaitait remettre un bulletin électronique à ses salariés devait recueillir leur accord.

Depuis janvier 2017 et le renversement de la règle d’option, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. La grande majorité des salariés l’ont adopté car il présente de nombreux avantages.

Un changement apprécié

Dans les entreprises qui ont opté pour cette transmission, le changement a été rapidement apprécié. La grande majorité des salariés se disent satisfait de ce mode de transmission et côté employeur on apprécie cette « praticité » En effet ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.

  • Pour les salariés, grâce au coffre-fort numérique RH ils peuvent aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin.

Le bulletin dématérialisé séduit surtout les jeunes qui en apprécient l’instantanéité et l’accès depuis leur    smartphone.

  • Pour les entreprises, il y a bien évidement la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). Cependant dans les faits les entreprises réalisent-elles réellement des économies, ou les dépenses sont-elles simplement transférées du poste d’impression et d’envois postaux, aux solutions de coffre-fort numérique et de signature électronique ?

Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents sont archivés sur un logiciel.

Chez Pay Job, 100% des bulletins de paie sont aujourd’hui dématérialisés. Nous avons ainsi gagné en instantanéité (plus besoin d’attendre le courrier) et en gain de temps.

Les salariés peuvent s’y opposer

L’employeur doit informer le salarié des modalités de son droit d’opposition au bulletin de paie électronique soit un mois avant la 1ère émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche.

Cette information préalable permet au salarié d’anticiper la dématérialisation de son bulletin de paie et surtout de s’y opposer. A tout instant le salarié peut refuser la dématérialisation et même s’il a accepté, le salarié peut à tout moment demander de revenir à la version « papier ».

Une DRH d’un grand groupe nous confiait que le nombre de salarié opposé à la dématérialisation est minime. Selon elle, cette opposition revêt davantage d’une opposition au changement plutôt qu’au bulletin électronique.

La conservation et la disponibilité du bulletin

La seule obligation pour l’employeur est que la remise doit s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité » (article L3243-2 du code du travail).

L’employeur est libre de choisir, soit il garantit lui-même cette disponibilité, soit il fait appel à un prestataire extérieur. Le bulletin de paie doit être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci doit également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

L’employeur doit garantir la « disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.

Le salarié doit être en mesure de récupérer à tout moment ses bulletins de paie dans un format électronique courant, sans manipulation complexe ou répétitive (article D3243-8 du code du travail).

Le salarié dont l’employeur actuel ou les anciens dématérialisent auprès d’un prestataire, peut consulter ses bulletins de salaires depuis son CPA (compte personnel d’activité). Ainsi cela permet au salarié de disposer d’un emplacement unique pour conserver tous ses bulletins.

Depuis le 1er janvier 2018, toutes les entreprises ont l’obligation de remettre au salarié un bulletin de paie simplifié afin de faciliter la lisibilité des bulletins de paie par les salariés. Il est fort à parier que les employeurs en profitent pour dématérialiser leur bulletin de paie, même si cela n’est pas une obligation.

Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

Au cours de l’exécution du contrat de travail, de nombreux événements peuvent survenir dans la vie d’un salarié. Il s’agit notamment de gérer ses absences. Or, comment déterminer la retenue à opérer et surtout identifier si l’employeur a l’obligation de procéder à l’indemnisation de cette absence ? Pour faire le point sur cette question, nous avons posé nos questions à Brankiça PAVLOVIC, Cofondatrice et CEO de la société Arhia, qui nous fait part de son expérience.

Comment gérer l’absence d’un collaborateur ?

L’absence du salarié entraîne la suspension du contrat de travail. Le salarié n’accomplissant plus son travail, l’employeur se trouve, sauf cas particuliers déchargé de son obligation de verser le salaire.
Il s’agit donc d’opérer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. L’employeur qui ne respecte pas la proportionnalité de la retenue liée à l’absence peut, le cas échéant, se voir reprocher la pratique de sanctions pécuniaires prohibées.
Tout l’enjeu est donc de déterminer dans quelles conditions il existe une obligation de procéder à un maintien ou à un complément de salaire.
Cette obligation peut être édictée par les textes légaux (code du travail, etc.), les conventions ou accords d’entreprise. Il s’agit essentiellement, d’une part, de certains congés ne donnant pas lieu à retenue sur salaire (congés payés, congés pour événements familiaux sous certaines conditions, etc.) et, d’autre part, des absences liées à l’état de santé du salarié (maladie, maternité, accident du travail, etc.).

Existe-t-il une méthode « unique » ou « universelle » de valorisation des absences ?

Non ! et c’est là toute la difficulté pour les services paye et administration du personnel des entreprises. En effet, la retenue à opérer doit être proportionnelle à la durée de l’absence et les textes légaux et conventionnels sont souvent muets voire flous sur le sujet.
Une des méthodes les moins contestables devant les tribunaux car préconisée par eux, est la méthode dite de l’horaire réel. L’opération consiste à constater le nombre de jours ou d’heures théoriquement travaillés dans le mois de l’absence et opérer la déduction en heures ou jours réels d’absence.
Cependant, et compte tenu de mon expérience, cette méthode n’est pas la plus usitée par les entreprises. Il existe bien d’autres méthodes en jours/heures ouvrés moyens, jours/heures ouvrables moyens… Chaque entreprise opte pour une gestion différente selon la nature de l’absence et les possibilités techniques de paramétrages des SIRH.

Comment vérifier l’obligation d’indemnisation totale ou partielle d’une absence ?

Comme dans toute question relative à la gestion du personnel, il est fondamental de procéder à l’analyse des obligations légales, conventionnelles ou issues des accords d’entreprises ou des usages. Rien n’empêche un employeur d’aller au-delà de ses obligations, le principe de faveur est toujours possible. Rappelons que certaines absences entraînent nécessairement une indemnisation (congés payés, congés événements familiaux…) et que d’autres se trouvent assujettis à dispositions légales et ou conventionnelles mais sous conditions (arrêt maladie, accident du travail…) et que certaines sont par définition sans indemnisation (congé sans solde…).

En quoi « gérer les absences » du salarié peut constituer un risque URSSAF, Prud’homme ou Inspection du travail ?

Le calcul de la retenue et de l’indemnisation d’une absence n’étant pas formellement défini, les résultats produits sur le bulletin sont par conséquent contestables. A ce titre, le calcul de la déduction et de l’indemnité d’une absence sont des sujets sensibles pour lesquels il convient d’être particulièrement vigilants.
Prenons l’exemple d’un arrêt maladie, les URSSAF contrôlent l’indemnisation de l’arrêt de travail car un employeur peut se trouver placer dans l’obligation d’indemniser un arrêt de travail sous déduction des IJSS : or, la déduction des IJSS vient minorer le brut assujetti à cotisations donc il s’agit une minoration de l’assiette. Dans cet exemple, le salarié pourrait contester l’indemnisation, estimant celle-ci inférieure à ses droits, et saisir l’inspection du travail et ou les prud’hommes. On voit bien que la gestion des absences et sa matérialisation sur le bulletin de paye est loin d’être sans conséquences pour les employeurs.

Pour illustrer notre propos, deux procédures de gestion : les congés payés et les congés pour événements familiaux.


Pour aller plus loin sur la gestion des absences en paie, cliquez-ici

Comment rémunérer ses salariés à l’international : Présentation de Globe Payroll

Comment parvenir à rémunérer ses salariés à l’international dans les règles et comment avoir une vision complète de ses opérations de gestion de la Paie ? Nous avons posé ces questions à M. Philippe Cohen, CEO et fondateur de GlobePayroll.

Fort de sa riche expérience dans la mise en œuvre de projets de transformation à travers l’intégration de systèmes d’information, acquise pendant près de vingt ans passés dans un grand cabinet de conseil international il a créé GlobePayroll en 2015.

Pouvez-vous nous rappeler les enjeux liés à la paie internationale ?

Nous nous adressons à tous les DRH des entreprises multinationales. Quand il s’agit de payer vos collaborateurs, vous êtes confrontés à 4 problèmes principaux : la « compliance » (conformité règlementaire), la sécurité des données, la consolidation des informations de masses salariales et le coût. Pour des petites ou moyennes filiales, pas d’autre choix pour le DRH que de s’adresser à des fournisseurs locaux. Or, ces derniers assurent aujourd’hui des prestations de faible niveau en termes de « compliance », avec des solutions souvent obsolètes. Quant à la consolidation des résultats de paie, et plus généralement de la masse salariale, elle est souvent impossible et conduit les DRH à n’avoir le choix qu’entre Excel ou des interfaces complexes et couteuses. Ainsi, ils se retrouvent avec un processus cher à gérer, pour une valeur ajoutée très faible.

C’est en développant Globe Payroll que vous avez réussi à répondre à ces problématiques de la gestion de la paie. Parlez-nous de cette plateforme.

Depuis une dizaine d’année, nous avons pu observer l’impact de la tendance du Saas sur le domaine RH. Tous les acteurs, qu’ils soient historiques et émergents, ont progressivement constitué une offre de service RH, proposant un Core HR et des modules de gestion des talents. Mais aucun d’eux ne dispose d’une application de paye qui puisse répondre aux besoins des entreprises internationales. On continue à renvoyer cette question au « local » alors qu’il s’agit d’un pan essentiel de la RH, cher et fondamental en termes d’intégration. Le besoin était donc clair : restait à transformer l’essai en proposant au marché une vraie solution Saas de paie globale.

GlobePayroll répond à ces questions à travers une plateforme unique et sécurisée qui regroupe l’ensemble des règles de la paie à l’échelle internationale. Cette solution est en mesure de calculer toutes les paies à l’international, tout en prenant en considération les spécificités des règlementations locales dans chaque pays.

Au niveau sécurité, notre plateforme est hébergée dans un Data Center qui répond aux normes de sécurité les plus strictes dans le domaine.

Par ailleurs, la consolidation des données y est native. Le modèle et l’architecture de cette solution permettent de consolider et d’analyser la masse salariale en temps réel, supprimant ainsi les problèmes d’interfaces ou de « hub » de consolidation.

Pour ce qui est du coût, GlobePayroll demeure largement moins chère que les solutions disponibles actuellement sur le marché. Elle permet de mutualiser toutes les infrastructures, de rationaliser tous les équipements, de simplifier la mise à jour des règlementations et par conséquent de réduire les coûts.

Nous avons réalisé une étude de coût : GlobePayroll est 30 à 50 % moins cher que les solutions actuellement disponibles sur le marché.

Pouvez-vous nous en dire davantage sur les particularités techniques de cette solution ?

Avant GlobePayroll, plusieurs éditeurs de logiciels, parmi les plus grands, se sont essayés à concevoir des solutions de paie internationale. Aucun n’a réussi… Pour une raison majeure : tous se sont appuyés sur des produits existants conçus pour des payes locales, en cherchant à les adapter au contexte international. Et ça, ça ne marche pas…
Le succès de GlobePayroll repose sur un pari un peu fou… : construire une solution de paie, de Core HR et de reporting à partir d’une feuille blanche, en recherchant toujours le meilleur compromis entre la performance IT (vitesse, sécurité, scalabilité) et la pertinence RH (automatisation, ergonomie, évolutivité).

La solution s’est construite autour de trois piliers :

  • Un système d’héritage complet et flexible, c’est-à-dire un moteur de règle identifiant une hiérarchie à plusieurs niveaux de règles (internationales, nationales, conventions collectives, entreprise et établissement). La configuration des règles se fait grâce à un langage « naturel » que nous avons créé, qui permet d’implémenter et de maintenir la solution sans aucun développement. Une particularité qu’offre la technologie SaaS, et qui permet un gain de temps et de coûts sur les projets et sur la maintenance.
  • Des fonctionnalités de gestion avancées : GlobePayroll cherche à simplifier le métier des gestionnaires de paie pour le rendre « intelligent ». Nous avons donc conçu et packagé de nombreux assistants intelligents qui permettent d’automatiser (et de configurer à volonté) le plan de contrôle de la paie. C’est un gain de qualité mais aussi de productivité évident, et la capacité pour les services RH de se recentrer sur l’analyse.
  • Enfin, GlobePayroll dispose bien entendu de toutes les fonctionnalités de post-paie habituelles, mais ces dernières ont été conçues à partir des technologies BigData qui donnent une souplesse nouvelle pour les gestionnaires.

Concrètement, en cas de changement de règlementation, comment procède-t-on ?

Le service le plus attendu par nos clients est le mode dit « processing » lorsque nous assurons pour eux la maintenance de la règlementation. Afin de répondre à leurs attentes, quelles que soient leurs localisations dans le monde, nous travaillons actuellement sur la constitution d’une offre de compliance globale, avec un partenaire ou un réseau de partenaires en charge de la veille légale et réglementaire.

Dans les deux cas, ces informations sont remontées à la cellule que nous avons monté à Paris, en charge de maintenir les règlementations hébergées dans GlobePayroll.

Nous disposons également d’une offre « outsourcing », qui nous permet de traiter la paye de nos clients de bout en bout.

Enfin, nous travaillons sur la mise en place d’un réseau de partenaires qui seraient en charge d’assurer le paramétrage et l’intégration de notre solution dans les écosystèmes client.

Où en êtes-vous actuellement, pouvez-vous nous en dire davantage sur votre stratégie d’expansion ?

GlobePayroll, c’est avant tout une équipe de 20 personnes – développeurs, commerciaux, consultants, gestionnaires – qui travaillent sur ce projet ambitieux. Et nous avons prévu de doubler de taille d’ici un an.

Notre solution est le fruit de plus d’un an de R&D avec des experts technologiques et métiers. Nous sommes fiers d’être en production depuis janvier 2017 avec 12 clients. Et nous sommes en discussion avancée avec des entreprises, essentiellement des PME mais également des groupes de taille plus importante, afin de devenir leur partenaire de gestion administrative et de paie. Enfin, nous préparons une levée de fonds pour la fin de l’année afin de soutenir notre stratégie de développement.

Depuis le démarrage de nos activités, notre solution est internationale en couvrant 7 pays : la France, l’Irlande, les États-Unis, le Maroc, le Luxembourg, Monaco et les Pays-Bas.

Notre stratégie nous amène à concentrer nos efforts prioritairement sur l’Europe de l’Ouest et le Maghreb. Notre objectif est de s’implanter chaque mois dans un nouveau pays et de sortir tous les trois mois une version améliorée et enrichie de GlobePayroll.

Au-delà de ce schéma, nous restons réactifs aux demandes de nos clients qui nous amènent largement à dépasser les frontières de l’Europe !

De fait, les capacités de paramétrage de GlobePayroll sont telles qu’elles nous permettent de paramétrer un pays par mois ! Ce qui nous permet de viser de paramétrer 17 pays cette année et de produire 10.000 payes mensuelles en décembre 2017.

 

La V2 du bulletin électronique dès 2017

Même si la dématérialisation de la paie est possible en France depuis 2009, il faut l’avouer, le bulletin de paie électronique est très peu utilisé dans l’hexagone, contrairement aux autres pays européens. La loi El Khomri, va permettre de « rattraper » ce retard puisqu’elle entend généraliser le bulletin de paie électronique.

Annoncé depuis 2005, le bulletin électronique a vu le jour en France en 2009, avec la loi de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures du 12 mai 2009 qui a modifié les articles L3243-2 et L3243-4 du code du travail.
Cette nouvelle rédaction de l’article L3243-2 permettait à l’employeur de remettre le bulletin de paie du salarié sous forme électronique, « dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données ».
Ce nouveau mode d’émission du bulletin de salaire, sous forme de document numérique remplaçant le papier, peine pourtant à s’imposer.
Dans les faits, très peu d’entreprises ont recours à la dématérialisation du bulletin car son application est compliquée, puisqu’elle est conditionnée à l’acceptation des salariés.

La loi El Khomri devrait inverser la tendance, puisqu’elle prévoit la généralisation du bulletin de paie. En effet, la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnel, prévoit que « sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique… ».

Effectif au 1er janvier 2017, ce texte autorise l’employeur, à remettre un bulletin de paie électronique à ses salariés. Ceux-ci conservent toutefois le droit de s’y opposer. Ce texte marque le renversement de la règle d’option puisque jusque-là, c’était à l’employeur d’adresser une demande au salarié pour recourir à ce type de bulletin de paie. L’employeur ne sera désormais plus tenu de recueillir l’accord du salarié. La seule obligation pour l’employeur est que la remise devra s’effectuer « …dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité ».

Cela fait directement référence au recours à un tiers pour l’archivage des données, puisque le bulletin de paie devra être hébergé dans un espace sécurisé, personnel auquel le salarié aura accès. Le système d’archivage électronique (ou SAE) choisi devra respecter les normes en vigueur, être sécurisé et efficace. Celui-ci devra également garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité, la lisibilité et la sécurité des documents qui lui sont confiés.

Les bulletins seront donc automatiquement fournis dans ce format au sein des entreprises qui mettront ce système en place dès 2017. Les salariés qui souhaiteront conserver le format papier devront en faire la demande officielle.

Ce format représente de nombreux avantages tant pour les entreprises que les salariés.
– Pour les entreprises, il y a bien évidement la réduction des coûts (plus d’impression, de mise sous pli et d’acheminement). On estime que ces 3 postes réunis représenteront une économie de 1.5€ à 3€ (au sein des petites et moyennes entreprises) par collaborateurs. Au-delà des coûts, il y a également le geste pour l’environnement, l’image de modernité et de dynamisme véhiculée par l’entreprise, puis le gain d’espace puisque désormais tous les documents seront archivés sur un logiciel.
– Pour les salariés, ils pourront aisément et en tout instant accéder facilement à leur compte et ainsi consulter et modifier leurs données personnelles tout comme récupérer leur bulletin.

Le seul véritable obstacle est la résistance au changement de certains collaborateurs. Celle-ci sera sans doute surpassée par la majorité des collaborateurs convaincue par sa simplicité, sa qualité, sa praticité et sa facilité d’utilisation.

Aurèle FEBVRE: Pour moi la Paie et l’Administration du Personnel sont indissociables

photo af

Diplômé d’un DESS organisation RH à la Sorbonne Aurèle Febvre a occupé de 1991 à 2000 le poste de responsable RH au sein du groupe Airbus, avant de rejoindre de 2000 à 2015 le groupe France Télévisions en qualité de responsable administration RH-Paie. Tout au long de sa carrière il a su conduire et mettre en place de nombreux projets RH tel que la réorganisation de l’ADP. Avec une expérience de plus de 20 ans dans la paie et l’administration du personnel au sein de nombreuses entreprises multi-sites il a accepté de revenir pour nous sur son parcours.

1- Comment êtes-vous devenue responsable paie ?

J’ai d’abord commencé par l’administration du personnel expatrié et commercial au sein d’Airbus Group, ce qui m’a donné envie d’aller plus loin dans la compréhension des règles et leur application sur les bulletins.
Ensuite, j’ai été nommé chef du personnel en 1998 dans une unité de fabrication de 500 salariés, où j’ai pu embrasser l’ensemble de la fonction RH sur le terrain, notamment la paie.
Puis j’ai pris en charge directement la paie lorsque j’ai été amené à décentraliser certains process de la Paie et l’Administration du Personnel dans une dizaine de directions régionales.

2- Selon vous quelles qualités faut-il avoir pour être un bon responsable paie ?

D’abord la Paie et l’Administration du Personnel sont pour moi indissociables car la Paie ne peut être correcte si l’administration du personnel est mal faite.
Concernant les qualités actuelles (savoir être) : structuré, rigoureux, organisé, souple, à l’écoute, savoir communiquer (oral et écrit) et être discret, sens du service et de l’amélioration continue, savoir s’adapter.

3- Vous avez occupé pendant plus de 15 ans un poste de responsable administration RH et paie au sein d’un grand groupe audiovisuel français, pourriez-vous nous présenter les particularités (paie-ADP) ?

C’est d’abord une entreprise publique avec des grandes pressions syndicales qui s’exercent sur de nombreuses problématiques sociales et réglementaires (questions DP/CE, remontées directes auprès de la Direction Générale, accompagnements fréquents des salariés). Le changement de Direction tous les 5 ans peut aussi impacter les accords d’entreprise et la paie en conséquence.
Ensuite, l’autre particularité est la gestion des intermittents et pigistes : population très précaire et très défendue par les syndicats, avec des règles très spécifiques et surtout de nombreux contentieux de requalification en CDI.
La gestion des journalistes : population très soucieuse de ses privilèges, très protégée, des règles très spécifiques, avec parfois un certain mépris pour les fonctions administratives,
Enfin des migrations de logiciels de Paie/ADP/GTA précipitées et une fusion très chaotique, avec des impacts sur la Paie très marqués : harmonisation des règles entres les différentes sociétés qui ont constitué France télévisions, corrections techniques très nombreuses, grande insatisfaction des personnels du terrain

4- Au cours de vos diverses expériences, vous avez piloté plusieurs projets « paie », pourriez-vous nous présenter l’un d’entre eux ?

Le projet de décentralisation de certains process d’administration et paie du personnel : au lendemain de mon arrivée dans ce poste j’ai indiqué la feuille de route à mon équipe, puis je me suis entretenu avec les 9 collaboratrices pour s’organiser et préparer le changement (celui du service et le leur puisque leur poste était appelé à être supprimé).
J’ai fait un état des lieux de l’organisation de la Paie et de l’Administration du Personnel. J’ai fait une sorte de rétro planning avec les rôles pour chaque personne de l’équipe. Je me suis ensuite rendu dans chacune des 13 directions régionales pour rencontrer les équipes qui allaient recevoir de nouvelles responsabilités liées à cette décentralisation. J’ai organisé avec 3 personnes de mon équipe les réunions de coordination avec les Directions régionales, les réunions de rédaction des nouvelles procédures et de l’actualisation des réglementaires
En parallèle, nous nous sommes organisés avec la responsable SIRH pour refondre, paramétrer les logiciels et tester les bulletins. Chaque mois je communiquais à l’ensemble du réseau régional et la DRH l’état d’avancement de la nouvelle organisation ainsi que sur les nouvelles règles liées aux 35h qu’il fallait mettre en place également.
Avec 3 personnes de mon équipe, nous avons formé l’ensemble des 40 gestionnaires ADP Paie dans chacune des directions régionales.

5- Parmi les logiciels que vous avez utilisés, lequel avez-vous préféré ? pour quelles raisons ?

Au niveau de la convivialité : Pégase d’ADP
Au niveau de la puissance et de la précision : Pléiades NG

6- Vous êtes intervenu dernièrement sur une mission de management de transition au sein du service paie, quelles sont les principales difficultés ?

D’abord, il a fallu être extrêmement réactif, s’adapter rapidement à la culture, aux méthodes de travail et aux personnes. Ensuite j’ai dû être très disponible, concentré et ne pas compter mes heures
Enfin j’ai dû m’imprégner rapidement des accords d’entreprise qui ressemblaient à un mille-feuille, des deux conventions collectives et écrire les réglementaires ainsi que les process qui n’existaient pas de façon formalisée.
Cerise sur le gâteau : la responsable paie que j’avais pour mission d’aider car elle ne s’en sortait plus, a finalement refusé d’être aidée et a été licenciée. J’ai dû reprendre son poste sans aucun passage de relais.

7- Quel regard portez-vous sur le poste de responsable paie ; ce métier a-t-il évolué au cours des dernières années ?

C’est un métier à la fois riche et ingrat : il permet de couvrir la gestion, le droit social/paie, l’informatique RH, et la bureautique, la communication avec les autres RH, les managers, les salariés et les représentants du personnel, les relations avec les organismes sociaux. Grâce à lui, le droit du travail dans sa globalité (paie, droit social) se traduit de façon opérationnelle sur le bulletin de paie et les déclarations sociales.
Il est parfois méprisé par les RH eux-mêmes qui sont de plus en plus déconnectés de cette réalité des bulletins de paie sur lesquels les salariés posent leurs questions, en liaison avec les représentants du personnel. Ces bulletins sont de plus en plus complexes et il arrive que des responsables paie et Administration du Personnel ont des difficultés à communiquer, ce qui les conduit à être critiqués
Ce métier a beaucoup évolué depuis 10 ans : des compétences en informatiques et bureautiques de plus en plus fortes sont exigées, davantage de communication écrite et verbale et une capacité d’adaptation renforcée, avec une mise à jour permanente des connaissances réglementaires.
Ensuite ce métier a tendance à être de plus en plus externalisé, ce qui modifiera le profil du responsable : il sera amené à faire moins de paie en direct et il la pilotera ou supervisera davantage avec le prestataire, Il participera davantage en amont à l’actualisation de la base avec l’Informatique SIRH et le prestataire, rédigera des procédures et réglementaires, communiquera avec les RH, managers, salariés et Représentants du personnel et renforcera les outils de contrôle.

8- Comment envisagez-vous votre avenir dans ce métier ? Évolutions techniques, évolution de carrière ?

Je l’envisage principalement en tant que Manager de transition même si je n’exclus pas un poste en CDI : réorganiser, aider les équipes Paie à faire la paie proprement dite, écrire des règles et procédures et les communiquer (avec discernement), transmettre mon savoir-faire tout en étant ouvert à l’apprentissage d’autres techniques, manager une équipe.

« La paie sur Internet » illustrée avec Sage One Paie

CL photoPour aller au plus simple, en matière de gestion de la paie, les entreprises hésitent entre deux possibilités : soit elles internalisent, via des ressources spécialisées et l’achat d’un logiciel, soit elles externalisent, souvent auprès de leur cabinet comptable ou de prestataires spécialisés.

Il existe pourtant une 3e possibilité : « l’externalisation partielle » ou la paie accompagnée.

M. Christian LITAUDON, Directeur Marketing des Offres Paie-RH chez SAGE nous présente Sage one Paie, une solution répondant à ce choix « du milieu ». Sage est le leader du marché des solutions intégrées de comptabilité/gestion commerciale, de paie et de solutions de paiement en ligne. Les solutions Sage couvrent l’ensemble des besoins fonctionnels de l’entreprise.

 

Pourriez-vous nous présenter la dernière-née de vos solutions, Sage One Paie ?

Sage One est un service de réalisation de bulletin de paie et de déclarations sociales en mode Saas. Il s’agit d’une application online accessible 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe quel endroit, sans logiciel ni mise à jour à installer ou à paramétrer.

Sage One Paie est une co-production de la paie, l’entreprise saisit les éléments variables de paie, calcule et édite les bulletins, télé-déclare directement ses charges sociales avec l’assistance des professionnels de Sage. Ainsi l’entreprise conserve la maitrise de la gestion du personnel tout en étant accompagné sur le légal et le conventionnel pour garantir la conformité des paies.
L’objectif de cette application est de rendre la paie la plus simple possible et la plus accessible.

A quel type d’entreprise s’adresse cette solution ?

Sage One Paie a été créée afin de répondre aux besoins des petites entreprises (de 5 à 20 salariés). Aujourd’hui en France, la paie s’inscrit dans un cadre légal « complexe », nécessitant des processus « métier » propres, où l’erreur n’est pas permise.

On retrouve 3 niveaux de paie : le cadre légal, le cadre conventionnel et les éléments de personnalisation liés à l’entreprise. La plupart de ces entreprises, n’ont pas, ni les ressources en termes de compétences, ni les moyens de produire la paie en interne et ainsi externalisent ou délèguent à un prestataire de service tout ou partie de la paie.
Sage One permet à ces entreprises de conserver la production de leur paie tout en étant assistées par des spécialistes. Cette solution présente des prix attractifs, de 8 à 12€ du bulletin de salaire ou par salarié (tarif en fonction de la taille de l’entreprise).

Vous présentez cette solution comme une « paie accompagnée » ; pourriez-vous définir le concept ?

Entre « faire seul » ou « faire faire » c’est une alternative permettant de conserver la maitrise de cette fonction tout en étant fortement accompagné et soutenu. La paie accompagnée permet de réaliser des paies conformes et surtout de décomplexifier le processus grâce à différents leviers tels que la simplification du paramétrage, l’ergonomie et la navigation qui facilitent l’appréhension des étapes et bien entendu l’assistance « métier ».

Avec Sage One Paie les entreprises ont accès à l’application, ses mises à jour, et l’ assistance dans un schéma « tout compris ». Cette solution permet de traiter tous les éléments de la paie. Les spécialistes actualisent l’application avec la règlementation en vigueur sans intervention du client. L’assistance métier inclut le suivi règlementaire. Les déclarations sociales sont envoyées directement par mail depuis l’application.

Cette solution est présente sous la forme du CLOUD, comment les données sont-elles sécurisées ?

La sécurité et la confidentialité sont des priorités chez Sage, c’est pourquoi tout est mis en œuvre pour garantir une protection optimale. L’utilisateur accède à ses données via son login personnel et mot de passe.
Toutes les données transmises par les clients sont cryptées, puis sauvegardées en permanence dans des environnements professionnels sécurisés.

Sabrina QUENETTE: Ce qui me plaît, c’est la diversité du travail

foto-Sabrina Quenette
Sabrina Quénette a débuté sa carrière dans les RH par un poste de chargée de recrutement, avant de se tourner vers les métiers de la paie. Depuis plus de 4 ans, elle a exercé le poste de gestionnaire de paie et social au sein de plusieurs cabinets d’expertise comptable. Elle revient sur son parcours.

Comment êtes-vous devenue gestionnaire de paie?

C’est un peu le hasard qui m’a fait suivre cette voie. Après plusieurs années en recrutement, ce métier devenait difficile à concilier avec ma vie personnelle avec des entretiens en fin de journée (j’ai 2 filles que j’élève seule). Comme mon métier de base état l’assistanat de direction, j’ai décidé de me réorienter et de postuler sur ce type de poste. J’ai répondu à une offre pour un cabinet d’expertise comptable. Très vite un des experts comptable, que je remercie encore, m’a formé aux techniques de paie et au social. Un an après, je gérais l’intégralité du social des clients du Cabinet (environ 70 clients).

D’après vous, quelles sont les qualités importantes pour exercer ce métier ?

Ce qui me semble le plus important c’est la rigueur. Gérer la paie, ce n’est pas juste saisir 3 chiffres dans des cases. Il s’agit d’être le garant des données du bulletin et ensuite des déclarations sociales qui en découlent.

Quel est l’aspect qui vous plaît le plus dans votre métier ?

Ce qui me plait le plus, c’est la diversité du travail, tant dans les missions que dans les clients.

Vous avez travaillé plusieurs années en cabinet d’expertise comptable. Quel est la particularité de cet environnement ? quels facteurs vous semblent les plus importants pour y réussir ?

Contrairement à l’entreprise, en cabinet il y a plusieurs clients. Aujourd’hui, je travaille sur 20 dossiers, de la poissonnerie de 6 personnes au cabinet d’architecture de 37 collaborateurs, en passant par un salon d’esthétique de 12 salariés. Par conséquent chaque dossier est différent. Le plus important est de bien connaitre son client. Plus on connait son client, plus le dossier tourne bien et plus il est possible d’anticiper les demandes du client.

Parmi les logiciels que vous avez utilisés, lequel avez-vous préféré ? pour quelles raisons ?

Quand je suis arrivée dans mon Cabinet actuel, j’ai été formée à COALA. Puis pour les besoins d’un client, j’ai été formée à SILAE. Aujourd’hui, je travaille sur ces 2 logiciels ainsi que sur CEGID et ma préférence va à ce dernier. Il est à mon sens plus complet et plus fiable que les 2 autres.

Pourriez-vous nous présenter une situation particulièrement stressante (ou difficile) à laquelle vous avez dû faire face et comment vous avez fait pour la surmonter ?

Dans ce métier, je dirais que la situation la plus stressante, c’est la fin de l’année. Une fois les paies de décembre terminées, il faut établir les charges du 4ème trimestre, vérifier les tableaux récapitulatifs URSSAF et envoyer les DADS, et tout ça avant le 31 Janvier. Le meilleur moyen de la surmonter, c’est d’anticiper, par exemple, en contrôlant régulièrement les charges afin de ne pas se retrouver en fin d’année avec un écart dont on ne connait pas l’origine.

Quelle serait pour vous la prochaine étape dans votre métier ?

Aujourd’hui, ce qui me plairait le plus, c’est d’encadrer une équipe de gestionnaires afin de former les autres comme je l’ai été moi-même.

 

 

 

 

 

Pour tout savoir sur le prélèvement à la source

Dès 2015, le président de la république avait annoncé sa volonté de mettre en place un prélèvement à la source ; il sera finalement mis en place au 1er janvier 2018.

Avec la Suisse, la France fait partie de la minorité de pays européen à ne pas l’avoir encore mis en place. L’Allemagne fut le précurseur en Europe avec un prélèvement à la source dès 1925, suivie par les Pays-Bas en 1941, le Royaume-Uni en 1944…

Avec le prélèvement à la source, fini l’année de décalage entre l’année du versement des revenus et celui du paiement de l’impôt. A partir de 2018, vous paierez vos impôts sur vos revenus de 2018.

Qui sera concerné par cette réforme ?

La quasi-totalité des contribuables, puisque la grande majorité des revenus seront concernés par cette réforme : les salaires, pensions de retraites, revenus de remplacement (chômage), les revenus des indépendants et même les revenus fonciers. L’ensemble de ces revenus constituent 98% des revenus des foyers. Seuls les revenus des capitaux mobiliers, des plus-values mobilières ne sont pas concernés par la réforme, puisqu’ils font déjà l’objet d’un prélèvement à la source.

Le prélèvement à la source, de quoi s’agit-il ?

A partir de 2018, selon la nature des revenus, l’impôt sera directement prélevé par le tiers versant.

– Pour les salaires, traitements, pensions de retraite et revenus de remplacement l’impôt sera prélevé par le tiers versants : l’employeur, la caisse de retraite…

– Pour les revenus des indépendants et les revenus des fonciers, l’impôt sur les revenus de l’année en cours sera calculé par l’administration et fera l’objet d’acomptes payés mensuellement ou trimestriellement.

Comment cela sera mis en place

Au second semestre 2017, l’administration fiscale communiquera au contribuable et à l’employeur le taux de prélèvement (calculé sur la base de la déclaration de revenus faite en 2017 sur les revenus de 2016). Par la suite, et ce dès le premier revenu versé en 2018, le taux de prélèvement sera appliqué aux revenus.

Le taux s’appliquera chaque mois, et le contribuable verra le prélèvement à la source apparaitre sur son bulletin de salaire avec pour conséquence que le taux s’adaptera aux fluctuations de revenus : si ceux-ci augmentent, le montant du prélèvement augmentera dans les mêmes proportions et inversement.

Le taux de prélèvement sera appliqué sur le salaire net imposable du salarié.

Quel impact pour les salariés ?

On pourrait craindre qu’avec cette réforme l’employeur ait connaissance de la composition des revenus du foyers de ses collaborateurs, mais il n’en est rien, puisque l’administration fiscale communiquera à l’entreprise uniquement le taux du prélèvement. Ainsi la confidentialité des informations d’ordre personnel des salariés sera garantie.

Cette réforme n’entrainera pas une modification du barème de l’impôt sur le revenu.

Quel impact pour les entreprises ?

L’employeur devient collecteur d’impôt ! Le prélèvement sera effectué à partir de la déclaration sociale nominative (DSN). Puisque toutes les entreprises seront à partir de 2017 dans le périmètre de la DSN et que celle-ci rassemble toutes les données paie, il est donc logique d’utiliser ce support.

Les entreprises seront informées via la DSN du taux de prélèvement de chaque collaborateur. Les entreprises saisiront le taux sur leur logiciel de paie et ainsi le salarié verra le taux de prélèvement directement sur son bulletin de salaire.

L’entreprise versera à la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) en M+1, les prélèvements à la source de M-1.

L’administration fiscale restera cependant le seul interlocuteur du contribuable pour toutes questions relatives au taux, aux réclamations etc.

Cela signifie pour les entreprises une charge supplémentaire, celle de percepteur et des coûts supplémentaires (pour former les collaborateurs à cette nouvelle charge, un logiciel de paie spécifique ou sa mise à jour).

Que pensent les Français de cette réforme ?

Selon le dernier sondage, publié mercredi 15 juin et réalisé par Odoxa pour FTI Consulting, les Echos et Radio Classique, 65% des Français sont favorables à cette réforme. Dans le même temps, 73% d’entre eux estiment que cela alourdira la charge des entreprises et 71% craignent des erreurs de la part de l’administration fiscale et / ou des entreprises et redoutent que l’employeur ait connaissance de données d’ordre privé.