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Changer de logiciel de paie n’est pas une décision à prendre à la légère. Quelle que soit la raison de ce changement, la réussite de ce projet dépend de nombre facteurs : techniques, organisationnels et bien sûr humain. Pour que la migration s’effectue dans de bonnes conditions il est essentiel de bien préparer le projet.
A travers des retours d’expériences de professionnels de la paie, voici quelques conseils pour que votre migration soit un succès.
1- Bien préparer son projet
Un projet de cette ampleur ne s’improvise pas. Il est essentiel de penser son projet et de respecter certaines étapes en amont du projet :
Étape 1 : Les raisons du choix
Avant toute conduite du projet l’entreprise doit se poser les bonnes questions ; pourquoi souhaite-t-elle changer de logiciel de paie ? Les causes d’une volonté de changement peuvent être multiples. Les principales sont :
– la solution utilisée est devenue obsolète,
– le logiciel n’est pas assez efficace ou il ne correspond plus aux attentes des utilisateurs,
– le logiciel est devenu inadapté au contexte ou à l’environnement de l’entreprise.
Il existe d’autres motivations, comme la volonté d’harmoniser les pratiques au sein d’un grand groupe (cela implique par exemple une réorganisation du service paie : avoir le même calendrier de paie pour toutes les filiales, redéfinir les tâches et les process…), de réduire les coûts, de gagner en efficacité ou encore d’optimiser le paramétrage.
Étape 2 : Les besoins
Il s’agit là d’une étape déterminante dans la réussite du projet. Après être convaincu de la nécessité de changer de logiciel, l’entreprise doit dresser un état des lieux : quelles sont les attentes de l’entreprise vis-à-vis de ce nouveau logiciel, quels sont les moyens dont l’entreprise dispose (audit de l’existant). Il faut ensuite procéder à l’élaboration du cahier des charges, qui sera la pierre angulaire du projet. Il est l’expression d’un besoin et permettra par la suite de cadrer le projet, d’arbitrer entre les différents prestataires.
Étape 3 : Le choix de la solution
A partir du cahier des charges, l’entreprise doit sélectionner le logiciel le plus adapté aux besoins à partir de 3 critères fondamentaux : le critère technologique, le critère financier et le caractère de la dépense.
2- Convertir les données
La récupération des données de l’ancien système est essentielle. Le format et la structure des données sont différents d’un logiciel à l’autre, il est alors primordial non seulement d’être particulièrement attentif à la qualité des données qui proviennent de l’outil source afin d’éviter toute erreur de calcul mais surtout de convertir les données. Cette étape s’étale sur plusieurs mois, pendant lesquels la paie est souvent réalisée en double (ancien et nouveau logiciel).
Mme Franca Pettini, gestionnaire de paie est intervenue sur le contrôle de la paie en doublon.
« Sur un même mois de paie il fallait comparer les bulletins de paie issus de l’ancien et du nouveau logiciel, afin de détecter les divergences sur le nouveau logiciel pour faire remonter les erreurs au nouveau prestataire pour correction.
Il fallait s’aider du règlementaire de paie (document établi en amont permettant de connaître les règles de paramétrage des différents éléments de paie de la société) pour vérifier le résultat attendu et faire remonter les anomalies.
Bien entendu il fallait saisir au préalable les éléments variables du mois de paie, et parfois faire une saisie manuelle des compteurs (ex : saisies sur salaires déjà prélevées) qui n’étaient pas encore transférés dans le nouveau logiciel.
En effet, si une société décide de changer de logiciel en cours d’année, le nouveau prestataire doit effectuer pour chaque salarié une reprise des données de l’ancien logiciel (cumul des compteurs ex : cotisations/CP/RTT etc.…) pour que le calcul des nouvelles paies soit correct. Parfois cela n’est pas possible car il n’y a pas de compatibilité entre les 2 systèmes et il est nécessaire de saisir manuellement les données dans les compteurs ».
3- Une formation déterminante
Il ne faut surtout pas négliger la formation sur le nouveau logiciel, puisque « nouveau logiciel = nouvelles méthodes de travail ! ». Pour Mme Pascale Kutekala, gestionnaire de paie « la formation des utilisateurs est une étape essentielle pour que le logiciel soit bien intégré en interne et correctement utilisé ». Il s’agit surtout d’un accompagnement au changement afin que les utilisateurs puissent se détacher de leurs habitudes. En effet les bénéfices du changement de logiciel ne seront perçus que si les utilisateurs parviennent à effectuer la transition.
La communication fait également partie des facteurs clés de succès, puisqu’elle permet de mobiliser l’ensemble des acteurs : de les impliquer, de leur permettre de comprendre les changements à venir ainsi que de les accepter.
4- Ne pas sous-estimer la phase post-projet
Il ne faut pas sous-estimer les évolutions du logiciel ! « Avec une durée moyenne de vie de 10 années, le logiciel va connaître des évolutions et des ajouts de modules tout au long de son utilisation. Des nouvelles versions du logiciel et des mises à jour correctives et évolutives seront proposées régulièrement par l’éditeur. Ces mises à jour permettront de conserver un système performant et d’accéder à de nouvelles fonctionnalités » nous confie Mme Kutekala.