L’Open Space est-il compatible avec les métiers de la paie ?

Dans la continuité de notre précédent article sur le bonheur au travail, intéressons-nous maintenant au lieu de travail. Pour les salariés, l’aménagement des bureaux rentre dans l’équation du bien-être au travail.

Il n’est pas rare de voir des sociétés faire appel à des professionnels de l’aménagement afin de créer des bureaux ultramodernes et design. On a tous déjà entendu parler ou même vu les bureaux ultra-tendance de Google ou d’Apple.

En matière d’aménagement des bureaux, la référence depuis quelques années est l’open space. Pour rappel l’open space est un espace de travail ouvert, sans cloison entre les différents bureaux, les salariés évoluant donc sur un plateau ouvert.

Selon une étude d’OpinionWay pour CD&B, la plupart des salariés français évoluent en open space mais n’en sont guère satisfait. Selon cette étude, près de la moitié des salariés travaillant en open space accepteraient immédiatement un bureau individuel si on le leur proposait, à contrario 40% hésiteraient à quitter leur open space.

Dans ce contexte nous nous sommes intéressés à la compatibilité de cet aménagement avec l’importance de la confidentialité que présentent les métiers de la paie.

L’open space est-il possible pour les métiers de la paie ?

 

Notre premier sentiment est qu’il est difficilement conciliable avec les exigences de confidentialité et de discrétion du métier. En effet, comment préserver la confidentialité des données traitées alors que son bureau n’est pas cloisonné, pire encore, que votre bureau est à la vue de tous ?

Pour répondre à cette interrogation nous avons pris contact avec des gestionnaires et responsables de paie afin de connaître leur ressenti. Contre toute attente, les professionnels contactés ont pour la plupart tous évoluer en open-space et partagent un sentiment plutôt positif de cet aménagement.

« Le savoir travailler ensemble »

 

Pour eux,  la confidentialité dépend avant tout de la configuration des bureaux, « il est évident qu’en open space,  le gestionnaire de paie n’a pas à être  positionné au milieu du plateau à la vue de tous ». Pour eux le respect de la confidentialité dépend avant tout du « savoir travailler ensemble ». Un gestionnaire nous a confié qu’au sein de sa société, les salariés ont été sensibilisés au respect de la confidentialité de sa fonction,  « les trop curieux ont été invité à éviter son espace les jours de paies ». Dans les faits,  ces consignes n’étaient pas véritablement nécessaires « puisqu’ aucun collègue n’a jamais manifesté de curiosité déplacée …  il s’agit là du respect du travail des uns et des autres et n’est pas propre à un aménagement de bureau ».

« Un lieu d’échange et de collaboration »

 

Pour eux l’open space favorise avant tout les échanges « la fonction paie est une fonction transverse, au centre des relations entre salariés, direction, service juridique et comptable…. les contacts sont facilités par cet aménagement et la collaboration y est plus fluide» nous raconte une consultante paie d’un grand cabinet comptable.

Loin l’idée de la sédentarité du poste, désormais la fonction suit la tendance de la mobilité et des nouveaux modes de travail collaboratifs et connectés, rendus possibles notamment grâce aux logiciels de paie accessibles en ligne ou sur le cloud.

Vers un « Sans bureau fixe » ?

 

Pour certains gestionnaires de paie le seul « bémol » de l’open space est véritablement le bruit. Celui-ci occasionnerait des difficultés de concentration et de facto une perte d’efficacité.

Dans ce cas,  des améliorations peuvent être apportées. Une responsable paie d’une PME nous confie que dans sa société,  un travail sur l’acoustique a permis de réduire les bruits, puis différents espaces de travail ont été créés permettant de s’isoler et ainsi d’être dans sa bulle.

Après l’open space, si le bureau du futur était le fait de ne plus avoir de bureau à soi ?

Cette pratique appelée le « desk sharing », « flex office » ou encore « bureau lib » permet aux salariés de pouvoir s’installer dans plusieurs endroits, en fonction de ses besoins. Cette pratique qui séduit de plus en plus les entreprises et les salariés permet à ceux-ci d’adapter leur bureau à leur besoin.  Cette pratique, plusieurs professionnels de la paie ont eu la possibilité de la « tester » et tous nous ont confié l’avoir véritablement « adoptée ».

Une autre consultant paie nous a confié évoluer au sein d’une grande société française dans « un espace libre » où les salariés n’ont pas d’espace de bureau personnel puisqu’ils sont mobiles et libres de choisir leur espace. Il s’agit, selon elle, de l’aménagement idéal qui favorise à la fois les échanges tout en permettant un certain niveau de confidentialité.